Деловые события

Организация деловых мероприятий. Советы от Кипишолога. Фишки, идеи и концепции деловых ивентов. Практический опыт

Поделись полезностями с друзьями:

Свежие статьи по организации деловых мероприятий:

Закулисье одного мероприятия. Заметки Кипишолога

— Цель моего доклада изменить вашу жизнь! — начинаю я свое выступление и вижу удивление в глазах слушателей. Получилось сразу захватить внимание :)))

Такое ощущение, что я сама с собой соревнуюсь за премию \»шок — это по-нашему\»

Форс-мажоры при организации мероприятия
Вы думаете, это мы напились и радуемся классному мероприятию?;
Как бы не так;:)))

Это очередное «внезапное» на событии. 
Раньше я психовала и негодовала: как так, не обговорили, не согласовали…

История одной конференции. Этапы создания делового мероприятияЧто важнее тема или спикер на деловом мероприятии? — размышляла Лена перед планированием конференции.- С одной стороны важно пригласить именитого человека, чтобы все говорили: «Знаем, пойдём, заплатим», а с другой — если тема доклада так себе, то и спикер может не заинтересовать. 

Как провести успешный вебинар? Фишки и структура 

Внутренняя валюта мероприятия. Заметки Кипишолога
цель внутренних денег на мероприятии увеличение интереса к спонсорским стендам. Мне всегда хотелось, чтобы участники сами радостно подходили к стендам и задавали вопросы. 

На Уральской Интернет Неделе мы ввели в обращение «Лайки», на которые можно было что-то купить на стендах партнеров.

Нетворкинг и обнимашки. Заметки Кипишолога.

— Любите ли вы, когда к вам прикасается незнакомый человек? А обнимается? 
— НЕЕЕЕЕТ! — дружно кричат мне из зала. Я не люблю когда нарушают мои личные границы и сама ни к кому не прикасаюсь.

Как бы не так 😉

ТОП-5 приёмов успешного доклада 
Что работает, а что нет в докладе?

 Я посещаю огромное количество деловых мероприятий и специально для вас записала интересные приёмы, которые будоражили зал.Применяйте и добивайтесь своих целей!

Кафе для деловых мероприятий в Екатеринбурге. Часть 4 Спонсор мероприятия: от привлечения до интеграции в событие Режиссура мероприятия: главные мысли с Event-конгресса 2017 С чего начать реализацию своего мероприятия?
Гаранированный источник интереса к вашему мероприятию

— Нам нужна конференция! С чего начать? — раздумывала Лена, глядя в окно. Панорама впечатляла: кружили снежинки, светился большой город, а юркие машины пытались преодолеть пробку большого города. — Вот сколько людей, пришли бы они все на конференцию!

 А вам хочется делать классные мероприятия? 

— Где же брать идеи для мероприятий? — задумалась Лена. Интерес к её бизнес-завтракам стал резко падать. Наша героиня сильно переживает — совсем не хочется сидеть без любимого дела! Нужен прорыв. Озарение. Где же его взять?

Организация конференции. Модератор для мероприятия
За 10 минут вы узнаете: 

+ Кто такой ведущий — модератор делового мероприятия?

+ Что ещё он должен уметь, кроме объявления спикеров и слежкой за таймингом?

+ Почему модератор может погубить ваше событие?

+ Где брать квалифицированных модераторов для делового мероприятия?

В поисках места проведения делового мероприятия. Кейс
Для мероприятия требуется уютная и надёжная площадка.
Из этой статьи вы узнаете о способах поиска и договорённостей с местом проведения события
А начинается история просто: «Однажды Лена решила провести бизнес-завтрак для клиентов и не могла найти площадку…»
Как оформить страницу мероприятия?За 7 минут видео вы узнаете:

+ как придумать название мероприятия

+ что должно быть на странице с описанием события

+ зачем делать встречи во и

Приятного просмотра!

Как найти настоящих друзей в социальных сетях?

Что делать с тысячей «друзей» в социальных сетях? Каждый день нам приходят запросы и уведомления от очередного друга. Чаще всего это боты или спам, но иногда попадаются живые люди. В этой статье хочу поделиться собственным опытом знакомства через социальные сети.

Знакомства, как они есть. Ошибки начинающего нетворкера 
Начитавшись вдохновенных книг по нетворкингу так и хочется знакомиться и делиться со всеми всем! Часто это быстро отвращает от общения: у меня, например, тут же скопировали точь-в-точь множество идей и вокруг завелись мошенники. 

Только благодаря бдительным друзьям удалось избежать потерь, но осадочек остался.

Революционная формула бартера для делового мероприятия
Лена решила организовать мероприятие и заработать. Посчитала смету и ужаснулась!

• выручка от продажи билетов — вдруг не покроет затраты?
• спонсорские взносы, а если инвестиций не будет?

Из этой статьи вы узнаете, как минимизировать риски, если снизить расходы заранее.

Формирование программы мероприятия. Заметки Кипишолога

Тема события стоит на первом месте для участникам. По названию гость определяет, стоит читать программу или нет. Представим, что нам удалось завлечь участника и он изучает программу.

Что должно быть в повестке мероприятия, чтобы участник зарегистрировался?

Как с максимальной пользой посещать деловые мероприятия. Заметки Кипишолога ТОП-8 ошибок при подготовке развлекательного мероприятия Атмосфера мероприятия. Заметки Кипишолога Развлекательное мероприятие. Идеи для яркого завершения конференции Площадки в Екатеринбурге для деловых мероприятий. Часть 3 10 полезных ссылок для организатора деловых мероприятий 3 правдивые истории ивент-фэйлов  33 причины, почему вас не приглашают выступить с докладом Вся правда о выступлениях на деловых мероприятиях.  42 способа продать на бесплатном мероприятии
Часто для продаж дорогостоящих товаров и услуг делаются специальные бесплатные мероприятия. Какие же инструменты можно использовать для совершения продаж,

не выходя из конференц-зала?

Как найти докладчика на мероприятие.  Описание мероприятия. Используем советы и получаем регистрации

Как написать продающий текст, даже если вы не копирайтер?

Организаторам мероприятий регулярно приходится делать рассылки, писать статьи и оформлять страницу события. И нужно, чтобы текст продавал билеты гостям!

В этой статье советы по улучшению текста. Обязательно применяйте на практике.

Деловые знакомства на мероприятиях. 

После посещения мероприяти у вас появилась стопка визиток. Что дальше? Как сделать так, чтобы большинство контактов принесло в итоге равльную пользу?

Это статья о том, как продолжить общение после шапочного знакомства. Она будет особенна полезна поклонникам позитивного нетворкинга — тем, кто считает, что нужно помогать друг другу

42 возможных проблемы при организации мероприятияЗадача организатора мероприятий предвидеть проблемы и решать их по мере поступления. Легко сказать, но что делать при отключении электричества или драке?

В статье множество внезапных ситуаций и варианты предовратить неприятные последствия. Рекомендую прочитать статью всем, кто хочет получать отличные отзывы о своих событиях!

Как эффективно построить работу с волонтёрами на мероприятии.

Каждый организатор знает, что для успешной реализации любого мероприятия важна каждая мелочь.  И чем крупнее проект, тем больше важных мелочей необходимо учесть.

Как уследить за всем процессом в одиночку, сохранить рентабельность проекта и, при этом, уберечь свою нервную систему – расскажу  в этой компактной статье.

Где и как заводить полезные деловые знакомства? Чтобы познакомиться с интересными людьми нужно знать интересные места для знакомств.

Для нетворкинга подходят многие места:выставки, конференции, открытия и другие события.

В этой статье вы узнаете, как преодолеть страх перед общением, где лучше знакомиться и что лучше говорить известным людям.

Нестандарные решения для деловых мероприятий

Парнёрам уже давно надоело быть среди «кладбища логотипов» или просто размещать ролл-ап, листовку. 

Что можно предложить в качестве продвижения компании на мероприятии рассказывает Ольга Поздняк, директор агентства бизнес событий «Экспо-Линк»
Продвижение на мероприятиях. Рабочие фишки для вашего событияВАУ-эффект никогда не помешает вашему событию!

На фото: «Художник Hissa Igrashi создал потрясающий яркий матрас из разноцветных желатиновых мишек. На изготовление такого необычного матраса художнику потребовались 26135 мармеладных медведей и 4 недели для завершения проекта.»

Иногда случается, что желающих выступить больше, чем времени на мероприятии. И докладчикам отказывать не хочется, да и усилить событие известными специалистами никогда не помешает.

Как найти спикера для делового мероприятия

При организации платного делового мероприятия, а в особенности мастер-класса, очень важно выбрать востребованного, интересного и красноречивого докладчика, за которого слушатели готовы заплатить. 

Как найти такого человека и организовать прибыльное мероприятие смотрите в видео-ролике ниже.

Собираем участников на мероприятия
Полный зал гостей события — что может быть радостней для оргнанизатора мероприятия?

Как этого добиться мы обсудили на семинаре. Главные выводы читайте в этой статье

Приглашаю посетить мои мероприятие в Екб:

Источник: http://kipisholog.ru/poleznosti_dlya_iventa/

Организация деловых мероприятий

Если у вас есть четкое видение развития бизнеса, то в нем наверняка есть место и для различных специализированных мероприятий.

Ведь с их помощью можно увеличить интерес к вашим продуктам и услугам и их продажи, найти и наладить плотные контакты с потенциальными и существующими партнерами, поднять уровень практических знаний своих сотрудников и еще многое другое. Но в таком деле нужна опытная и квалифицированная поддержка.

И чтобы проведение деловых мероприятий в Москве, России или за границей вашей компанией оправдало инвестиции, за такой помощью стоит обратиться в Лабораторию полного цикла Mosevent группы компаний НТС!

910

Какие деловые мероприятия мы можем провести для вас?

Мы стараемся обеспечить максимальную свободу выбора. Поэтому наша команда готова предложить для вашей компании следующие варианты:

Маркетинговые события. Официальные и неформальные презентации бренда, товара или услуги, рекламно-информационные пресс-конференции и подобные деловые мероприятия, которые обеспечат внимание к вашему бизнесу, зададут его правильное позиционирование и повысят лояльность к нему среди потребителей. С нами все это легко достижимо!

Обучающие программы. В организации различных деловых мероприятий важное место занимают всевозможные тренинги и семинары для персонала и руководства. Ведь с их помощью вы повышаете конкурентоспособность собственного предприятия. Мы поможем с обучением сотрудников, выбрав для них наиболее подходящие курсы и лекторов.

Тематические мероприятия. Организованные вами конференция, форум или симпозиум достигают нескольких целей. Во-первых, подобное деловое мероприятие громко заявляет о вашей компании как об одном из лидеров отрасли. Во-вторых, эти события позволяют установить тесные отношения с партнерами. В-третьих, это хороший способ расширить аудиторию.

Нестандартные задачи. Возможная организация и проведение деловых мероприятий в Mosevent не ограничивается обычным для бизнес-тематики перечнем. Вы можете обратиться к нам с любой, даже самой неожиданной и смелой идеей по поводу какой-либо программы – и мы гарантируем, что у нас вы получите оптимальные способы ее реализации.

Чем конкретно мы можем помочь вам?

Говоря о деловых мероприятиях, в Лаборатории полного цикла подразумевают в первую очередь комплексный подход. Поэтому мы можем организовать все этапы таких событий:

Планирование. Продуманный план действий – это уже половина успеха. И по этой причине наша компания готовит детальную программу. Какой нужен формат события, кто в нем будет участвовать, что включено в сценарий, где проходит организация деловых мероприятий: в гостинице, конференц-зале, выставочном центре или, например, гипермаркете – в этом деле важен каждый нюанс.

Подготовка. В Mosevent подберут площадку для делового мероприятия, оснастят ее всем необходимым оборудованием, соберут команду из профильных и технических специалистов, организаторов, промоутеров, HR- и PR-специалистов, хостес, охранников и т.д. При необходимости мы закажем билеты на поезд и самолет для всех участников и обеспечим им номера в отелях нужного класса.

Сопровождение. Во время проведения ваших деловых мероприятий наша команда всегда будет рядом – до самого их завершения. Потому с нами вам гарантирована слаженная логистика, надежный трансфер гостей, полное обеспечение расходными материалами и рекламной продукцией, питание и многое другое – все, что только может вам понадобиться.

Почему с нами комфортно работать?

Деловые или любые другие мероприятия – принцип работы Лаборатории полного цикла Mosevent остается неизменным. Он базируется на трех моментах:

Солидный опыт. Группа компаний НТС начала свою деятельность в 2005 году. За это время мы провели сотни корпоративных и бизнес-программ. У нас в активе числится организация деловых мероприятий в Москве, по всей стране и даже за границей, в чем помогает уникальная для ивент-агентства лицензия туроператора.

Персональный сервис. Каждое новое деловое мероприятие мы начинаем с чистого листа – это непреложный стандарт для Mosevent. Только вникая в особенности конкретного бизнеса или отрасли, можно предложить для них наиболее верные, продуктивные и интересные решения. Потому у нас нет и не будет типовых проектов.

Разумное ценообразование. При формировании программы проведения конкретных деловых корпоративных мероприятий наша компания старается предложить действительно интересные для вашего бизнеса условия. Чтобы вам было выгодно работать с нами, мы минимизируем расходы и делаем прозрачными все без исключения цены.

Заказывайте деловые мероприятия в Лаборатории полного цикла Mosevent – это оптимальное решение для вашей компании, в чем легко убедиться уже сейчас!

• Поиск и аренда площадки по запросу
• Разработка оригинального сценария от 10 000 руб.
• Режиссура от 10 000 руб.
• Звёздный спикер от 300 000 руб.
• Оформление площадки, аренда сцены от 50 000 руб.
• Фотограф от 15 000 руб.
• оператор от 45 000 руб.
• Кофе-брейк от 350 руб./чел.
• Обед для участников от 1 350 руб./чел.
• Печать и дизайн материалов от 10 000 руб.
• Звуковое оборудование от 20 000 руб.
• Оборудование (проектор, экран, флипчарт) от 20 000 руб.
• Синхронный перевод от 60 000 руб.
• Логистика мероприятия от 10 000 руб.
• Транспортные расходы от 5 000 руб.
• Пресс-волы, ролл-апы и т.д. от 7 000 руб.

Источник: https://MosEvent.ru/uslugi/delovye-meropriyayiya/

Event-технологии: Как провести деловое мероприятие с минимальными затратами

-0-

Поделитесь первыми!

поделились

Неважно, планируете ли вы деловое мероприятие как средство поиска новых клиентов и налаживания деловых контактов или как инструмент получения денег. Планирование бюджета и финансовых вложений – одно из наиболее сложных и рисковых этапов в подготовке события.

Если мероприятие – ваш маркетинговый инструмент, вы должны быть уверены, что расходы на проведения полностью оправдают себя, а стоимость привлеченного потенциального клиента не станет для вас неприятной неожиданностью.

В случае же платных событий, ваша цель – получение итоговой прибыли. Как известно, прибыль это разница между вашими доходами и расходами.

Поэтому предлагаю рассмотреть, каким образом сделать так, чтобы организация события не стала ударом по бюджету компании и серьезным поводом задуматься, правильно ли выбрано направление вашего бизнеса.

Советы предназначены для организаторов деловых событий крупного и среднего масштаба, таких как: семинары, мастер-классы, тренинги, выставки и фестивали. Статья также пригодится сотрудникам компаний, которые периодически организуют мероприятия подобного формата, являющиеся частью их маркетинга.

Практически для всех событий, независимо от их масштаба, существует общий список необходимых расходов, которые можно разбить на такие направления:

1. привлечение и обслуживание спикеров;
2. площадка для проведения события;
3. обеспечение материальной части мероприятия (печатные и раздаточные материалы);
4. привлечение аудитории (весь комплекс маркетинговых активностей по привлечению посетителей);
5. организация процесса продажи билетов для физических и юридических лиц и регистрации посетителей;
6. проведение кофе-брейков, фуршетов и развлекательной части мероприятия.

Каждая из указанных статей расходов может, как позитивно, так и негативно отразиться на общем бюджете и привести к успеху или провалу мероприятия.

Поэтому каждый организатор должен детально понимать структуру своих расходов, чтобы проводить события с оптимальными для него затратами и получать на выходе желаемый результат, будь то стоимость каждого привлеченного клиента или сумма запланированной прибыли. Конечно, расходы могут быть больше или меньше в зависимости от масштаба или тематики мероприятия.

К примеру, полноценный банкет иногда можно заменить на скромный кофе-брейк, если конференция длится 3-4 часа. А обслуживание спикера может быть сведено только к оплате транспортных расходов. Также вы можете предложить спикеру то, что находится в его зоне интересов, например масштабную PR-кампанию или работу с нужной ему целевой аудиторией.

Однако не стоит забывать, что чрезмерная экономия на таких пунктах, как приглашение известных спикеров, аренда удобно расположенной площадки для проведения конференции, печать качественных и полезных информационных материалов и организация питания, способна снизить привлекательность мероприятия для клиентов.

Можно смело экономить, без ущерба для качества события, на оплате услуг привлеченного персонала, процессе продажи билетов, и организации офлайн-регистрации, а также на рекламе и продвижении мероприятия. Тикетинговые онлайн-сервисы совмещают в себе все три пункта, и сотрудничество с ними будет хорошим подспорьем увеличивающим доходность мероприятия.

Не забывайте и о дополнительных способах получения прибыли, позволяющих окупить издержки.

Ищите пути дополнительного заработка

Как известно, деловые мероприятия являются хорошими площадками для продвижения и рекламы, и вы можете продавать рекламные места и спонсорские пакеты компаниям-участницам.

Некоторые из них также будут готовы заплатить за право выступить на конференции, где собрались специалисты из интересующей их отрасли.

Таким образом, вы не просто получаете интересного для вашей целевой аудитории спикера, но и привлекаете дополнительный бюджет на событие.

После делового мероприятия многие с удовольствием ездили на экскурсию по интересным местам города.

Отдельными пакетами также продается «Индивидуальное общение со спикером», например, в рамках приезда Роберта Кийосаки в Россию, успешный организатор из Санкт-Петербурга устроил серию бизнес-завтраков и ужинов для желающих, и стоимость таких пакетов смогла покрыть многие затраты на проведение мероприятия.

Для того, чтобы расширить аудиторию вашего события и привлечь тех, кто не готов ехать в другой город, можно организовать онлайн-трансляцию и продавать право на доступ к ней. Так поступил оргкомитет IT-конференции Russian Internet Week в прошлом году.

Также предложите участникам консалтинговые услуги по анализу отрасли и прогнозированию её развития. Задача эта не столь сложна, как кажется, поскольку перед конференцией вам, скорее всего, нужно будет собрать и обработать отраслевую информацию.

Кроме того, на конференциях можно просто что-то продавать: специализированную литературу или сувениры.

Продавайте билеты самостоятельно и онлайн

Есть способы существенно сэкономить на продаже билетов на мероприятия, и облегчить жизнь и себе, и покупателям. Наиболее распространенный способ продажи билетов сегодня, особенно в развлекательной сфере: онлайн- или офлайн-кассы.

Важно помнить, что традиционные кассы предполагают расходы на печать бумажных билетов и отчисление комиссионных, доходящих до 15%, кассам-посредникам. При этом у event-менеджеров есть лучшая альтернатива – онлайн-сервисы по организации продажи билетов.

Они позволяют использовать для этих целей собственный сайт, группы в социальных сетях и множество других ресурсов, которые читает ваша целевая аудитория. Партнерство с ними не бесплатно, но может обойтись дешевле, чем сотрудничество с кассами-посредниками.

Не стоит забывать, что при пересылке на сторонний ресурс для покупки билета всегда есть вероятность потерять покупателя. Его внимание может переключиться на другое событие, представленное на сайте.

С офлайн-продажами связана другая проблемы – бумажные билеты необходимо квотировать по точкам продаж и постоянно перераспределять, обеспечивая работой те кассы, где продажи идут активнее.

С онлайн-реализацией таких проблем нет, продавать билеты можно на сотне ресурсов одновременно.

Организаторы деловых мероприятий, многие из которых до сих пор по старинке предлагают людям оплачивать участие на конференциях и семинарах через банковские переводы или в офисе продаж, получают от сотрудничества с интернет-сервисами возможность привлечь клиента в момент наивысшей готовности к оплате – сразу после прочтения анонса и появления интереса. Отложенная оплата, сопряженная со сложностями, такая как банковский перевод, означает потерю едва ли не трети клиентов, которые передумают, забудут или не захотят тратить на это своё время.

Автоматизируйте труд персонала

При использовании интернет-сервисов также можно сократить количество персонала, занятого на организации мероприятия, и, следовательно, сэкономить на оплате их труда.

Кроме продаж билетов, такие технологии позволяют автоматически создавать бейджи для посетителей, проводить онлайн-анкетирование и регистрацию.

Это затратная по времени часть организации конференции, для выполнения которой обычно требуется отдельная команда сотрудников.

Снижается нагрузка на бухгалтерию, так как организаторы получают полноценное бухгалтерское сопровождение и контролируют статистику продаж в своем аккаунте 24 часа в сутки. Онлайн-сервисы полностью берут на себя работу с юридическими лицами, включающую подготовку договоров на оплату и набора закрывающих документов. Организатор в свою очередь получает оплату от одного контрагента.

Продвигайте мероприятие и стимулируйте сбыт бесплатно

Не обязательно тратить большие средства на рекламу мероприятия, можно частично или полностью положиться на бесплатные инструменты продвижения, предлагаемые билетными интернет-сервисами. Во-первых, это возможность вести e-mail-рассылку по базе потенциальных участников событий.

База формируется после анкетирования посетителей при регистрации и покупке билетов на одно из ваших первых мероприятий. В дальнейшем её можно изменять и дополнять при проведении всех последующих. Этот инструмент является одним из ключевых у большинства успешных организаторов бизнес-событий.

По статистике, до 30-40% билетов продается после первой рассылки по базе лояльных посетителей.

Размещайте новости о подготовке конференции, интересных участниках события и актуальных проблемах вашей отрасли, проведите конкурс по розыгрышу бесплатных билетов. Подписчики групп в социальных сетях поделятся вашими новостями и, тем самым, поспособствуют продвижению мероприятия.

Кроме новостей, размещайте на этих ресурсах форму продажи билетов, которая легко интегрируется в любую онлайн-площадку.

Кроме того, с помощью интернет-сервисов для автоматизации продажи билетов вы можете стимулировать аудиторию к покупке, используя маркетинговые инструменты. К примеру, клиенты TicketForEvent самостоятельно в своем личном кабинете настраивают скидки на ранние и массовые покупки и генерируют промо-коды для бесплатных участников – партнеров и журналистов.

Для организаторов, которые ориентированы на работу в среднесрочной и долгосрочной перспективе, очень действенным является инструмент построения своей сети аффилиатов.

Event-менеджеры договариваются с большим количеством онлайн-ресурсов, на которых присутствует их аудитория, и усиливают продажи в личном кабинете через партнерские сайты.

Многие организаторы, которые работают на рынке не один год, достигают уровня продаж более 70% через партнерские маркетинговые сети.

Каким бы ни было ваше мероприятие, вы всегда можете найти способы уменьшить бюджет на его проведение.

Не имея достаточной специализации в этом, лучше положиться на профессионалов, предложение которых наиболее выгодно вашей компании.

Источник: https://event.ru/trips/event-tehnologii-kak-provesti-delovoe-meropriyatie-s-minimalnyimi-zatratami/

Проведение бизнес-мероприятий: конференции, семинары, сессии

Развитие бизнеса требует улучшение коммуникаций внутри компании и расширения рамок взаимодействия вне компании. Как результат, встает вопрос о необходимости проведения деловых событий: конференций, стратегических сессий, семинаров, бизнес встреч, презентаций и пресс-конференций. Это серьезные мероприятия, формирующие деловую репутацию и корпоративную культуру компании.

В условиях жесткой конкуренции, «информационного шума», крайне важным становится создание действительно эффективных деловых событий. Качественная площадка мероприятия и современное техническое оснащение несомненно важны, но они не являются гарантией успешности проекта.

В «Эвент Консалтинг Сервис» критерием успешности считают создание позитивной атмосферы делового общения между участниками мероприятия.

Именно в такой атмосфере возникают новые и укрепляются старые связи, достигаются необходимые договорённости, подписывайся контракты, появляются новые возможности, решаются наболевшие вопросы.

Для команды «Эвент Консалтинг Сервис» вот уже более 10 лет организация конференций, семинаров, других бизнес-мероприятий в России и за рубежом является основной специализацией. Организация мероприятий, включающие деловую и учебную часть, развлекательную и спортивную программу, работу со спонсорами и СМИ — сильная сторона деятельности нашей компании.

В числе организованных деловых мероприятий:

• Проектная сессия по заказу «ИнтерРАО»
• Стратегические ИТ-сессии по заказу ФГУП «Почта России» с участием 84 регионов РФ
• Научно-практические конференции и учебные сессии по заказу Правительства Москвы
• Стратегические сессии и конференции по заказу ЗАО «Комплексные Энергетические Системы»
• Проведение отчетно-годовых собраний по заказу ОАО «Объединенная энергетическая компания»
• Конференц-поддержка по заказу ThyssenKrupp Industrial Solution

Специалисты «Эвент Консалтинг Сервис» учтут каждую деталь в логистике мероприятия, создадут креативную концепцию события, предложат различные варианты мест проведения делового мероприятия.

«Эвент Консалтинг Сервис» имеет богатый опыт по привлечению спонсоров и организации повышенного интереса со стороны СМИ, что значительно увеличивает престижность и уровень мероприятия.

Если вам предстоит организация конференции, презентация или шоу-показ, тогда не обойтись без креативной «фишки», привлечения звёзд шоу-бизнеса, известных спортсменов, политиков, интересных спикеров.

Такой подход позволяет получить плотное кольца из журналистов с теле и фотокамерами и реальный отклик в СМИ.

Это реальная «головная боль», но она немедленно пройдет, если вы доверите организацию «Эвент Консалтинг Сервис».

Размещение до и после мероприятия грамотно преподнесенной информации в прессе и сети интернет, создает значительные преимущества перед конкурентами и привлекает незадействованные в мероприятии ресурсы как клиентские, так и партнерские.

АТМОСФЕРА ДЕЛОВОГО СОБЫТИЯ

Основная задача при организации делового мероприятия это создание комфортной атмосферы делового общения. Каждый присутствующий должен быть окружен заботой и вниманием, ощущать свою значимость и положение; всё это позволяет получать удовольствие от участия в вашем мероприятии.

Мы уделяем много внимания навигации, чтобы участники интуитивно находили и получали все, что им может понадобится — от дополнительных материалов до банального туалета. Таблички, баннеры, раздаточный материал, информационные стенды и персонал, удобный и своевременный кейтеринг.

Мы заранее знаем все, что может понадобится и обеспечиваем это в нужном месте и в нужное время.

Наше основное преимущество — возможность предоставить весь комплекс услуг по организации семинаров и деловых мероприятий, включая креативную, организационную, полиграфическую, деловую и развлекательную часть. В зависимости от места и даты проведения, мы подберем оптимальный вариант программы способной придать вашему деловому общению особый непринужденный оттенок.

Инсентив туры

С недавних пор появилось в обиходе турфирм и эвент-агентств словосочетание «инсентив туры». В переводе с английского  «incentive» значит «стимул». Инсентив туры — это корпоративные поездки, которые максимально мотивируют и поощряют персонал компании.

В США и Европе сейчас около 85% компаний применяют инсентив туры для поощрения лучших сотрудников любого ранга, несмотря на их стоимость и организационные проблемы. Организаторы инсентив-туров создают поистине уникальные развлекательные программы, которые в сочетании с высоким уровнем обслуживания оставляют у сотрудников незабываемые впечатления.

Участники уникальных туров могут не только побывать в экзотических странах, но и принять участие в самых интересных мероприятиях, недоступных для обычных путешественников. Например, посмотреть частную коллекцию картин и антиквариата в старинном английском замке или стать участником обеда на борту подводной лодки, или потанцевать самбу на карнавале в Бразилии.

Фантазия наших креативных сотрудников безгранична.

Источник: https://www.eventcons.ru/uslugi/konferentsii-i-delovye-sobytiya.html

Деловые мероприятия: форматы, особенности организации

Деловые мероприятия — это общественные события в бизнесе: конференции, презентации, круглые столы, форумы, семинары, встречи, которые по составу, длительности, географическому охвату превосходят классические офисные совещания.

Такое простое и исчерпывающее определение деловым мероприятиям дал Маартен Ваннесте, автор международного бестселлера «Архитектура делового мероприятия». Будучи президентом Института проектирования деловых мероприятий (MDI), он изнутри изучил множество реальных конференций, форумов, сопоставил их организацию и итоги.

Основываясь на своем огромном практическом опыте, Ваннесте пришёл к твёрдому убеждению, что подготовка деловых мероприятий и их организация — это до 60% успеха в достижении бизнес-целей, ради которых мероприятие проводится:

• в создании, укреплении и поддержании положительного делового имиджа компании;
• в привлечении партнёров, клиентов, инвесторов;
• в успешном выводе на рынок нового продукта;
• в повышении узнаваемости торговой марки.

Что учитывают опытные компании по организации деловых мероприятий в своей работе

Чтобы организовать деловое мероприятие успешно, необходимо:

• сопоставить цели инициатора/заказчика мероприятия с существующими форматами и выбрать максимально подходящий или их сочетание;
• обеспечить баланс культурно-развлекательной и деловой частей мероприятия.

Конференция

Инициаторами бизнес-конференций становятся коммерческие и некоммерческие организации. Они проводят деловые мероприятия такого типа для своих партнёров (реальных и потенциальных) и коллег с целью обсудить различные проблемы, частные и общие вопросы, связанные с отраслевым, региональным бизнесом и бизнесом вообще, с целью привлечь партнёров и клиентов и т. д.

По решаемым задачам конференции делятся на дилерские, маркетинговые, презентационные, отраслевые и т. д., по способу организации — на локальные (в одном месте) и распределённые (в разных местах), аудио- и видеоконференции.

Чтобы организовать деловое мероприятие-конференцию, необходимо:

• разработать деловую и креативную концепцию;
• подобрать и арендовать площадку, оборудование;
• создать базу участников и пригласить их, а также известных спикеров;
• продумать индивидуальный стиль мероприятия;
• привлечь медиа-партнёров;
• разработать программу мероприятия с удачным чередованием шоу-программ и деловых встреч;
• обеспечить проживание и питание участников и т. д.

Только тщательно разработанный план мероприятия, чёткая организация и оперативное решение всех возникающих вопросов обеспечат успех инициатора. Потому сегодня подготовку деловых мероприятий делегируют компаниям, которые занимаются этим профессионально.

Дилерское мероприятие

Деловые мероприятия для дилеров могут проходить в разных форматах, которые объединяют одинаковые цели — обмен информацией, анализ рынка, налаживание контактов, увеличение базы клиентов, презентация продукции и марки.

Обычно это масштабные выездные конференции, форумы, выставки, семинары, съезды, которые сочетают деловые встречи и развлекательные мероприятия. Потому подготовка деловых мероприятий для дилеров занимает от 1 до нескольких месяцев. За это время нужно эффективно решить те задачи, которые подразумевает конкретный формат события.

Бизнес-семинар

Это узко направленное деловое мероприятие, задача которого в первую очередь — обучение. Участники семинара обсуждают сообщения по актуальным деловым вопросам, проекты, удачный опыт, получают новую информацию по заданной теме, проводят дискуссии, обмениваются собственным опытом.

По форме и задачам семинары бывают:

• корпоративными (закрытыми) — их проводят для сотрудников компании с целью повышения их компетентности и квалификации;
• открытыми — для всех желающих; нередко открытые бизнес-семинары компании проводят с целью собственной рекламы.

Сложность организации семинаров зависит от размаха мероприятия и поставленных задач. Проще организовать корпоративный семинар, однако и он может быть довольно масштабным.

Например семинар-поощрение, когда администрация, владельцы компании вывозят сотрудников в зоны отдыха внутри страны или за ее пределами.

Для организации семинара требуется подобрать место проведения, разработать оформление и рекламную поддержку, программу семинара, обеспечить техническое оснащение, организовать приглашения, питание, проживание, проезд (при необходимости).

Тренинги

Тренингами называют краткосрочные мероприятия преимущественно обучающего и воспитательного характера. В ходе тренинга отрабатывают конкретные узкие навыки, умения, получают новые знания, меняют поведенческие модели.

Большим спросом пользуются тренинги по продажам и деловому общению, деловые ролевые игры. Для их проведения приглашают бизнес-тренеров, выбирают площадку, оформление, составляют программу мероприятия, если оно планируется развёрнутым и т. д.

Несмотря на краткосрочность тренингов, компании по организации деловых мероприятий должны приложить максимум усилий, чтобы тренинг оправдал ожидания. Его успешность зависит и от выбора тренера, и от настроя команды, который формируется комплексом факторов — от даты проведения до места проживания.

Выставки

Выставки проводят с целью демонстрации продукта (продукции или услуг), его продажи, создания и поддержания репутации, имиджа компании.

Особенность организации выставки в том, что для её проведения необходимо подходящее помещение, его оснащение стендами, оборудованием. В ходе выставки также устраивают семинары, тренинги, конференции, мастер-классы, организуют фуршеты, шоу и т. д. Но чаще сама выставка является мероприятием-партнёром к другому бизнес-событию, например — форуму или конференции.

Выставки могут быть постоянными или разовыми, проходить в моно- и полиформате. Моновыставки инициирует одна компания, полиформат предполагает участие нескольких компаний и более масштабен.

Успех организации выставки зависит от того, где экспонируются компании, состава участников (чем конкурентнее он, тем больший интерес привлекает выставка), насыщенности деловой и развлекательной программы.

Компании по организации деловых мероприятий, планируя выставку, должны разработать креативную идею-концепцию (международные примеры: «Мудрость природы» — Япония, 2005 год; «Вода и устойчивое развитие» — Испания, 2008 год; «Лучше город — лучше жизнь» — Китай, 2010 год), на которую станут ориентироваться потенциальные участники. Если выставку инициирует одна компания, то она и предлагает концепцию, которую разрабатывает организатор.

Именно концепция определит место проведения, приглашённых, оформление, культурную программу и прочие моменты мероприятия.

Презентации

Задача этого мероприятия — представление продукта (продукции, услуги), рассказ о достижениях компании, а цель — продвижение продукции, поиск партнёров, клиентов.

Презентация обычно проходит как часть более масштабного мероприятия, а потому сложность в её проведении — сделать событие заметным и запоминающимся. Организатору презентации нужно тщательно разработать рекламу события — промоматериалы, подарки, освещение в медиа; найти помещение с отличными техническими условиями или обеспечить их там, где презентация будет происходить.

По форме организации и задачам презентации делятся на представление товаров, компании, стандартные и концептуальные, классические и креативные, самостоятельные и в рамках бизнес-встреч.

Деловые приёмы

Деловые приёмы по организации напоминают светские мероприятия и необходимы для налаживания контактов, связей, решения каких-либо вопросов.

Подобно презентациям, они чаще проводятся в рамках других мероприятий и представляют собой синтез делового события и развлекательного. Неформальная обстановка приёмов способствует раскрепощённому общению и лёгкому контакту участников.

Круглые столы

Круглый стол — мероприятие имиджевое. Его темы — это широкие вопросы бизнеса, политики, экономики, науки и т. д. Потому продвижение собственных интересов в рамках круглого стола — это яркие, интересные выступления, спонсорство — то, что будет непременно отражено в средствах массовой информации.

Бизнес-форумы

Форум — одно из особенно масштабных бизнес-мероприятий.

Этот формат становится особенно популярным, потому что охватывает большую аудиторию, позволяет общаться полуформально, достаточно свободно для официальных мероприятий и включает все виды (или большую их часть) перечисленных выше бизнес-событий. На форумах можно громко заявить о себе даже тем, кто только начинает деятельность, установить важные контакты.

Но масштаб мероприятия и его структура чрезвычайно сложны в организации, потому требуют много времени для подготовки,а  также высокого профессионализма организаторов.

Эти задачи типичны для организации бизнес-мероприятий, но их решение усложняется большим охватом участников, огромным количеством событий в рамках форума.

Подготовка деловых мероприятий: основные этапы

Выше мы указали, какие специфические и общие задачи приходится решать организатору деловых мероприятий. А теперь мы расскажем, в какие этапы укладывается решение:

• постановка цели мероприятия — она определяет масштаб события, круг участников, расходы;
• расчёт и согласование бюджета;
• определение концепции события и разработка плана мероприятий;
• составление графика подготовки, распределение задач;
• информационная поддержка события, рекламная кампания;
• собственно подготовка — аренда помещения, отбор и приглашение участников/спикеров/тренеров, составление развлекательной программы и приглашение артистов, организация питания, обеспечение безопасности гостей;
• техническая подготовка площадки мероприятия;
• встреча и размещение гостей.

За этими общими словами кроется напряжённая творческая и организационная работа, результатом которой станет запоминающееся и эффективное бизнес-мероприятие.

Источник: https://buyingbusinesstravel.com.ru/glossary/term/delovye-meropriyatiya/