+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Электронная переписка с работниками в качестве доказательства в суде

Содержание

Является ли электронная переписка доказательством в суде – Юридическая консультация

Электронная переписка с работниками в качестве доказательства в суде

Однако такая форма коммуникации имеет свои недостатки, если дело касается споров и разногласий с агентами. О том, как придать юридическую силу электронной переписке, мы поговорим далее.

Электронная почта прочно обосновалась во всех сферах бизнеса. Без нее не обойтись ни в трудовых отношениях, ни в решении вопросов с контрагентами.

Такая переписка позволяет ускорить обмен важной информацией, решить какие-либо конфликты, не прибегая к способам, которые отнимают много сил и времени (например, с помощью претензий).

К тому же электронная переписка дает возможность вести переговоры относительно содержания важных для фирмы контрактов.

В трудовых отношениях почта используется для доведения до сотрудников различных поручений, требований, приказов, связи с работниками, которые трудятся вне офиса и т д. То есть в настоящее время электронная переписка стала неотъемлемой частью работы любой организации.

Решая споры и разногласия при помощи данного средства связи, руководители фирм не всегда задумываются о последствиях. Например, как доказать свою точку зрения в суде, если партнер или сотрудник после данного в письме обещания не выполнил возложенные на себя обязательства, а единственным доказательством является переписка по почте.

Судьи при рассмотрении споров весьма неоднозначно реагируют на такой способ аргументирования.

Это связано с тем, что в соответствии с гражданским процессуальным законодательством доказательствами по делу могут быть сведения о фактах, которые имеют значение для правильного рассмотрения спора, полученные из объяснений сторон, показаний свидетелей, письменных и вещественных доказательств, аудио- и видеозаписей, заключений экспертов.

Под электронной перепиской понимается письменное доказательство, выполненное в форме цифровой, графической записи, в том числе полученное посредством факсимильной, электронной связи либо иным позволяющим установить достоверность документа способом.

При рассмотрении дела судьи принимают доказательства, которые добыты только законным путем, а также имеют значение для разрешения конкретного спора. Таким образом, одной из самых важных характеристик доказательства является его достоверность.

В случае с электронной перепиской судьи не всегда считают, что информация или данные, содержащиеся в ней, являются достоверными. К тому же в гражданском процессуальном праве такой вид доказательств напрямую не закреплен.

Внимание

В соответствии с пунктом 10 cтатьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ электронное сообщение — информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

Любое документальное доказательство, рассматриваемое в суде, должно быть подвергнуто идентификации (подтверждению правдивости сведений) и аутентификации (подтверждению авторства документа).

Судьи обращают внимание, что при предъявлении электронной переписки в качестве доказательства он может содержать недостоверные или подкорректированные сведения, которые были внесены с помощью специальных программ.

Кроме того, при использовании «электронной» почтовой переписки очень сложно подтвердить отправителя и получателя писем. При отправке электронного сообщения чаще всего фиксируется только данное действие и реже факт получения, сам же текст нигде не записывается.

То же самое касается и электронного почтового ящика, так как их регистрация практически всегда является анонимной (не требует представления каких-либо документов). Следовательно, при разбирательстве дела могут возникнуть сомнения в том, на самом ли деле письмо отправлено или получено тем, на кого указывает одна из сторон спора.

В итоге судьи признают, что электронная переписка может являться доказательством в силу того, что она стала обычаем делового оборота. Но краеугольным камнем остается вопрос о правдивости содержащихся в ней сведений, так как в принципе они ничем не подтверждаются, кроме слов стороны, которая предъявила переписку в качестве доказательства.

Однако существуют способы сделать переписку надежной.

Применение электронной подписи

Лица, применяющие в деловом общении электронные сообщения, могут подписывать их электронной подписью В соответствии с положениями Федерального закона от 27 июля 2006 г.

№ 149-ФЗ обмен электронными сообщениями, которые подписаны электронной подписью или другим аналогом собственноручной подписи, при заключении договоров или оформлении иных правоотношений, рассматривается как обмен документами.

Следовательно, электронные письма, которые подписаны такой подписью, будут иметь ту же самую силу, что и обычный документ. Однако в таких случаях судьи признают, что аналогом собственноручной подписи является только электронная подпись.

Обращение к нотариусу

Нотариус по просьбе заинтересованных лиц обеспечивает доказательства, которые могут понадобиться при обращении в суд, если имеются основания, что последующее представление аргументов станет затруднительным.

После рассмотрения поступившей просьбы нотариус должен известить о времени и месте обеспечения доказательств лиц, которые к нему обратились. При этом их неявка не будет препятствием для выполнения действий по обеспечению доказательств.

Однако допускается выполнение данных действий и без извещения, но только в случаях, не терпящих отлагательства (не помешает попросить нотариуса указать данные случаи в протоколе), или когда нельзя определить, кто будет участвовать в деле.

Это важно

При этом обеспечение доказательств является всего лишь констатацией факта наличия электронной переписки, а не установлением подлинности содержания писем. Также к нотариусу следует обращаться с данной просьбой до обращения в суд.

Внесение специальных условий в договор

При заключении договора стороны могут прописать условие о том, что электронной переписке придается юридическая сила. Например, можно использовать следующие формулировки:

«Все документы и переписка, которые используются и оформляются во исполнение данного договора, могут быть направлены контрагенту почтой, курьером, по факсу, или по электронной почте (адрес указан в реквизитах)».

«Стороны договора признают, что счета, заявки, протоколы сверки, акты и другие документы, отправленные по электронной почте, будут иметь такую же юридическую силу, что и документация, составленная в письменной форме, и могут использоваться в качестве доказательств».

Источник: https://afina777.com/yavlyaetsya-li-elektronnaya-perepiska-dokazatelstvom-v-sude/

Электронная переписка с работниками как доказательство в суде

Электронная переписка с работниками в качестве доказательства в суде

В настоящее время   переписка руководства компании с работниками часто ведется в электронном виде или через смс-сообщения.

Являются ли такая переписка  доказательством определенных фактов  для разрешения трудовых споров в суде? Например, факта получения работником трудового задания или его ознакомления с локальными нормативными актами и другими документами по трудовым отношениям, извещение работника о невозможности явиться на работу по уважительной причине?

В большинстве случаев суды принимают в качестве доказательств такую переписку. Но для надежности лучше закрепить порядок использования электронной переписки в локальных документах, а также в трудовых договорах с работниками.

 Впоследствии распечатки электронной переписки могут стать важным, а то и единственным  доказательством в суде при рассмотрении трудового спора. На этот случай лучше подстраховаться заранее.

В частности, можно предусмотреть во внутренних документах и трудовых договорах обязанность работников проверять электронную почту и читать смс-сообщения, а также закрепить в специальном документе порядок использования такой переписки.

При этом следует учитывать, что в некоторых случаях документы желательно отправлять все-таки в бумажном, а не электронном виде.

Распечатки такой переписки могут стать эффективным доказательством в суде. Например, если работник будет утверждать, что не получал никаких поручений и выполнил свои обязанности в полном объеме. Но чтобы впоследствии не возникло проблем в суде, лучше включить в локальные нормативные акты, должностные инструкции, а также трудовые договоры с работниками ряд дополнительных положений.

Во-первых, если в компании в целом работа устроена таким образом, что все или некоторые задания отправляются с помощью электронных средств связи, то необходимо закрепить порядок такой работы в локальном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или отдельном документе).

При этом важно закрепить, что переписка между работодателем и работником по вопросам, связанным с выполнением работником своих обязанностей (письма, уведомления и т. д.

), имеет такую же юридическую силу, как и обмен документами в бумажном виде, а использование в такой переписке электронной цифровой подписи не обязательно.

Во-вторых, необходимо  предусмотреть в числе обязанностей работников проверять электронную почту с определенной периодичностью (например, каждые два часа в течение рабочего дня или смены).

В практике есть случаи, когда даже без документального закрепления этой обязанности работодателям удавалось доказать, что это входило в обязанности работника. Но лучше подстраховаться заранее и включить такую обязанность.

Тогда и в суде будет проще доказывать, что работник не выполнил задание и тем самым нарушил трудовую дисциплину.

В-третьих, если работодатель установил возможность ведения электронной переписки с работником, то в трудовом договоре нужно указать конкретные способы связи, а также адреса электронной почты работника и его руководителя или номера их мобильных телефонов, по которым будет осуществляться связь. Причем желательно указать в трудовом договоре адрес не только корпоративной, но и личной почты работника (на случай, если он окажется вне рабочего места без доступа к корпоративной почте).

Если с работником заключен договор о дистанционной работе, то при взаимодействии с ним по электронной переписке обязательно нужно использовать усиленные квалифицированные электронные подписи (ст. 312.1 ТК РФ).

Использование электронной переписки по кадровым вопросам

Помимо переписки по чисто рабочим вопросам электронная почта может использоваться и для направления кадровых документов: например, для ознакомления работника с внутренними документами или для отправления ему документов, связанных с наложением дисциплинарного взыскания. Однако как показывает практика, предоставление такой переписки не всегда помогает работодателям в суде.

Ознакомление работников с внутренними документами по электронной почте. Согласно статье 22 Трудового кодекса, работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Поэтому, если работодатель ознакомит работника с внутренним документом только по электронной почте, а затем решит наложить на этого работника дисциплинарное взыскание за нарушение такого внутреннего документа, есть риск, что суд признает дисциплинарное взыскание незаконным по чисто формальной причине — именно из-за отсутствия ознакомления под роспись.

Если предусмотреть во внутреннем документе, что ознакомление с новыми локальными актами возможно не только под роспись, но и по электронной почте, то будет больше шансов на выигрыш в суде.

Запрос объяснений. Довольно часто руководители отправляют своим подчиненным электронные письма или смс-сообщения с требованием объяснить отсутствие на рабочем месте. При этом они считают, что этого достаточно для соблюдения порядка наложения дисциплинарного взыскания в случае прогула или опоздания.

Логика следующая: работодатель затребовал письменное объяснение, а значит, требования статьи 193 ТК РФ соблюдены. Но в такой ситуации на электронный адрес работника лучше отправить сканированную копию документального запроса письменных объяснений (с собственноручной подписью уполномоченного лица).

Тогда суд, возможно, признает порядок назначения дисциплинарного взыскания соблюденным.

Если же запрос о причинах отсутствия будет отправлен работнику просто в «теле» обычного сообщения по электронной почте или смс, то велика вероятность, что суд из-за этого признает несоблюденным весь порядок вынесения дисциплинарного взыскания

Направление приказа о дисциплинарном взыскании

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе.

Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт (ч. 6 ст. 193 ТК РФ).

Это императивные правила, и в этой норме четко говорится о необходимости уведомления работника именно под роспись.

Однако в некоторых ситуациях суды не видят нарушения порядка применения дисциплинарных взысканий в случае направления работнику сканированной копии приказа (например, об увольнении) по электронной почте. Особенно если работодатель и работник находятся в разных городах.

Например, в одном деле суд рассматривал иск работника о понуждении работодателя к ознакомлению с распоряжением о наложении дисциплинарного взыскания в виде выговора. Работник настаивал на том, что работодатель нарушил порядок наложения дисциплинарного взыскания, поскольку отправил ему только скан распоряжения по электронной почте.

То есть суть нарушения порядка, по мнению работника, заключалась в том, что его не ознакомили с распоряжением очно и под роспись.

Уведомления и заявления, направленные работником работодателю

Работодателю не стоит упускать из внимания тот факт, что, устанавливая возможность обмена с работником юридически значимыми сообщениями по электронной почте или иному виду электронной связи, компания получает не только удобства, но и риски. Работник также может использовать такую переписку в свою пользу.

Уведомления об отсутствии на работе.

Например: работник уведомил работодателя по электронной почте о том, что не выйдет на работу в определенные дни, поскольку имеет право на дополнительные дни отдыха в связи со сдачей крови в качестве донора (ч. 3 ст. 186 ТК РФ).

Но его все-таки уволили за прогул. Однако суд восстановил работника, приняв во внимание, что тот отсутствовал на работе по уважительной причине, к тому же заранее предупредил об этом работодателя.

Вероятно, столь жесткий и формальный подход суда объясняется стремлением защитить интересы работника от теоретически возможных злоупотреблений работодателя.

Заявление об увольнении. Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели (ч. 1 ст. 80 ТК РФ).

Но вопрос о том, может ли работник направить заявление об увольнении по электронной почте, является спорным. Суд может  принять во внимание императивные правила ст.

80 ТК РФ, а также то, что трудовой договор был подписан в стандартной письменной форме, а  не путем обмена электронными письмами.  С учетом этого в судебной практике суды считают, что электронное  заявление об увольнении по собственному желанию  не имеет силу.

Законную силу имеет только  заявление  оформленное на бумажном носителе и заверенное подписью работника (либо если на заявлении, отправленном по электронной почте, имеется электронная цифровая подпись).

Отсюда, в случае получения от работника заявления об увольнении по электронной почте лучше попросить его прислать оригинал в виде традиционного бумажного документа. Иначе не исключен риск, что уже спустя какое-то время после увольнения работник передумает и его придется восстановить на работе и выплатить зарплату за период вынужденного прогула.

Отзыв заявления об увольнении

 Несмотря на указанный подход судов к оценке электронных заявлений об увольнении, суды  вполне лояльно относятся к отправке по электронной почте отзыва работником своего заявления об увольнении.

Во-первых, в Трудовом кодексе не указано, в какой форме должен направляться отзыв такого заявления.

Во-вторых, в случае с этим документом трудно заподозрить подделку переписки от лица работника (особенно если работник в суде сам настаивает на том, что направлял этот документ). Поэтому работодателю опасно игнорировать поступившее от работника электронное сообщение о том, что он передумал увольняться. Иначе есть риск, что суд восстановит такого сотрудника на работе

Источник: http://pershickow.ru/elektronnaya-perepiska-s-rabotnikami-kak-dokazatelstvo-v-sude.

Как использовать электронные доказательства в трудовом споре

Электронная переписка с работниками в качестве доказательства в суде

Суды все чаще принимают данные электронной переписки, пропускных систем и другие электронные доказательства. Эксперты рассказали «ТС» об опыте работы с электронными доказательствами.

Как использовать в суде данные пропускной системы

Александр Коркин, к. ю. н., руководитель практики трудового и миграционного права юридической компании «Пепеляев групп» в Санкт-Петербурге и Алла Нуртынова, младший юрист практики трудового и миграционного права юридической компании «Пепеляев групп» в Санкт-Петербурге:

— В трудовых спорах мы часто используем данные электронных систем учета прихода и ухода работников. Например, в одном деле работник оспаривал взыскание за опоздание. Мы предоставили суду акт об опоздании на работу и данные системы учета контроля прохода работников.

Важную роль сыграло то, что работодатель зафиксировал в локальном акте правила прихода сотрудников на работу и ухода с работы. Кроме того, компания вручала работникам под роспись индивидуальные карты-пропуски. Правила использования этих карт также были закреплены в локальном акте. В итоге суд оставил выговор в силе.

В другом деле работник настаивал, что распечатку из системы учета входа на территорию бизнес-центра нельзя использовать в качестве доказательства. Аргумент работника — бизнес-центр незаконно обрабатывал его персональные данные.

Суд нашел довод работника неубедительным, поскольку законодательство о персональных данных работодатель не нарушил. В итоге работник проиграл спор (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 23.04.2012 по делу № 33–5413/2012).

Таким образом, использовать в суде данные пропускной системы можно, если:

  • компания установила правила пропуска работников на свою территорию и использования пропускных карт;
  • работники ознакомлены с этими правилами под роспись;
  • компания не нарушает законодательство о персональных данных.

Если эти требования не соблюдать, есть риск того, что суд не примет данные пропускной системы в качестве надлежащего доказательства.

Об электронных доказательствах:

Как использовать в суде видеозапись

Светлана Модестова-Хорст, руководитель рабочей группы коллегии адвокатов «Малов и партнеры», в прошлом судья Измайловского районного суда г. Москвы:

— Мне запомнилось дело, которое Измайловский районный суд г. Москвы рассмотрел в 2013 году. Я представляла интересы работницы. Она устроилась массажистом в салон красоты, но трудовой договор с ней не заключили. Режим работы и размер зарплаты стороны обговорили устно.

В спорах о признании трудовых отношений у работников обычно не хватает доказательств

Работодателю не понравилось, как новая работница выполняет обязанности, и спустя 2 месяца он сказал ей, что на работе она может больше не появляться. Окончательный расчет работнице не выплатили.

В суде мы требовали обязать работодателя признать сложившиеся отношения трудовыми и погасить задолженность. Главным доказательством в деле была видеозапись разговора с администратором салона. На записи работница просила выплатить зарплату. Администратор ответил, что деньги она не получит, а в суде ничего не докажет, так как официально не трудоустроена.

На основании записи суд пришел к выводу, что работодатель осознанно не заключил с работницей трудовой договор. При этом работодатель не представил суду доказательств, которые бы это опровергали. В итоге суд удовлетворил требования работницы (решение Измайловского районного суда г. Москвы от 13.02.2013 по делу № 2–1180/2013).

Считаю, что в этом деле суд обоснованно поддержал работницу. Обычно в спорах об установлении факта трудовых отношений у работников нет никаких доказательств. Это дело — исключение. У работницы на руках была видеозапись, которая подтверждала, что между ней и работодателем сложились трудовые отношения.

Как использовать в суде распечатку электронных писем

Юрий Стародумов, юрист АНО ” Центр социально-трудовых прав»:

— Работники часто используют в спорах распечатки электронных писем. Такое доказательство легко подделать. Поэтому суды принимают его, только если стороны или свидетели подтверждают достоверность переписки.

Например, в одном деле и работник, и работодатель представили суду одну и ту же распечатку электронной переписки. Суд принял такое доказательство (решение Савеловского районного суда г. Москвы от 06.

02.2014 по делу № 2–144/2014). В другом деле запрос объяснений у работника по электронной почте подтвердили кадровики (решение Тверского районного суда г. Москвы по делу № 2–512/2015 от 20.05.2015).

Еще одно доказательство — скриншоты с сайтов. Как и распечатку электронной переписки, суды принимают их нечасто.

К примеру, работница не смогла на основании скриншотов с сайта подтвердить, что трудилась после окончания срока трудового договора.

Суд не принял такое доказательство, хотя деятельность работницы освещалась на сайтах (решение Симоновского районного суда г. Москвы от 20.05.2015 по делу № 2–3782/2015).

Также в моей практике был интересный случай, когда судья осмотрел интернет-страницу со своего сотового телефона. Секретарь судебного заседания зафиксировал это в протоколе. К сожалению, суд не счел информацию на сайте относящейся к делу. Потому результаты осмотра не получили оценку в решении (дело № 2–54/2014 Таганского районного суда г. Москвы).

Как использовать в суде распечатку переписки в Viber

Андрей Ковалев, практикующий юрист, в прошлом государственный инспектор труда:

— Расскажу об одном деле, подробностями которого со мной поделился коллега. Предприниматель принял работника в кафе на должность шеф-повара. Трудовой договор заключать он отказался. Тогда работник пошел в суд доказывать трудовые отношения. Основные доказательства работника:

  • переписка с предпринимателем по телефону в программе Viber;
  • справка телефонного оператора, согласно которой номер телефона принадлежит предпринимателю;
  • книга отзывов и предложений кафе, в которой были записаны отзывы о его работе;
  • фотографии с изображением приготовления им пищи в кафе в спецодежде повара.

Из переписки следовало, что предприниматель поручал работнику различные задания: какие блюда и когда готовить, какую посуду использовать и проч.

Также во время общения по Viber он подтвердил, что получил от работника трудовую и медицинскую книжки.

Суд учел эти доказательства и принял решение в пользу работника (решение Индустриального районного суда г. Ижевска от 18.08.2016 по делу № 2–229/16).

В подобных спорах у работников зачастую отсутствуют кадровые документы. Поэтому они представляют те доказательства, которые могут достать. И это может быть все что угодно — от СМС-переписки до фотографий на камерах мобильных телефонов. Суды учитывают совокупность таких доказательств. Какого-то одного обычно недостаточно, чтобы подтвердить факт трудовых отношений.

  • Необычные доказательства в трудовых спорах. Козыри для безвыходных ситуаций

Источник: https://www.tspor.ru/article/2080-qqe-17-m1-12-01-2017-kak-ispolzovat-elektronnye-dokazatelstva-v-trudovom-spore

Электронная переписка с работниками в качестве доказательства в суде

Электронная переписка с работниками в качестве доказательства в суде

В компании переписка руководства с работниками часто ведется в электронном виде или через смс-сообщения. Принимают ли суды такие сообщения в качестве доказательства фактов, имеющих значение для разрешения трудовых споров?

Во многих компаниях переписка с работниками по электронной почте или посредством смс-сообщений уже давно сложившаяся практика. С помощью таких сообщений работодатель может давать задания работникам, знакомить их с новыми внутренними документами и уведомлять о каких-то важных для работника и работодателя событиях.

Впоследствии распечатки такой переписки могут стать важным (а иногда и единственным) доказательством в суде при рассмотрении трудового спора. На этот случай лучше подстраховаться заранее.

В частности, можно предусмотреть во внутренних документах и трудовых договорах обязанность работников проверять электронную почту и читать смс-сообщения, а также закрепить в специальном документе порядок использования такой переписки.

При этом следует учитывать, что в некоторых случаях документы желательно отправлять все-таки в бумажном, а не электронном виде.

Организация электронной переписки в рабочих целях

Многим работодателям удобно направлять работникам различные задания, вопросы, а также документы, связанные с текущей работой, по электронной почте, а иногда и в смс-сообщениях или посредством таких сервисов, как Skype, WhatsApp, Viber и др.

Плюсов такой организации работы немало: электронные сообщения позволяют не только оперативно донести до работника необходимую информацию, но еще и подтвердить, что руководитель работника действительно направлял своему подчиненному конкретное сообщение — например, служебное задание (за счет того, что сообщения сохраняются у отправителя в папке исходящих). Распечатки такой переписки могут стать эффективным доказательством в суде. Например, если работник будет утверждать, что не получал никаких поручений и выполнил свои обязанности в полном объеме. Но чтобы впоследствии не возникло проблем в суде, лучше включить в локальные нормативные акты, должностные инструкции, а также трудовые договоры с работниками ряд дополнительных положений.

Во-первых, если в компании в целом работа устроена таким образом, что все или некоторые задания отправляются с помощью электронных средств связи, то необходимо закрепить порядок такой работы в локальном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или отдельном документе).

При этом важно закрепить, что переписка между работодателем и работником по вопросам, связанным с выполнением работником своих обязанностей (письма, уведомления и т. д.

), имеет такую же юридическую силу, как и обмен документами в бумажном виде, а использование в такой переписке электронной цифровой подписи не обязательно.

Во-вторых, не лишним будет предусмотреть в числе обязанностей работников проверять электронную почту с определенной периодичностью (например, каждые два часа в течение рабочего дня или смены).

В практике есть случаи, когда даже без документального закрепления этой обязанности работодателям удавалось доказать, что это входило в обязанности работника. Но лучше подстраховаться заранее и включить такую обязанность.

Тогда и в суде будет проще доказывать, что работник не выполнил задание и тем самым нарушил трудовую дисциплину.

В-третьих, если работодатель установил возможность ведения электронной переписки с работником, то в трудовом договоре нужно указать конкретные способы связи, а также адреса электронной почты работника и его руководителя или номера их мобильных телефонов, по которым будет осуществляться связь. Причем желательно указать в трудовом договоре адрес не только корпоративной, но и личной почты работника (на случай, если он окажется вне рабочего места без доступа к корпоративной почте).

Использование электронной переписки по кадровым вопросам

Помимо переписки по чисто рабочим вопросам электронная почта может использоваться и для направления кадровых документов: например, для ознакомления работника с внутренними документами или для отправления ему документов, связанных с наложением дисциплинарного взыскания. Однако как показывает практика, предоставление такой переписки не всегда помогает работодателям в суде.

Ознакомление работников с внутренними документами по электронной почте

Согласно статье 22 Трудового кодекса, работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Поэтому, если работодатель ознакомит работника с внутренним документом только по электронной почте, а затем решит наложить на этого работника дисциплинарное взыскание за нарушение такого внутреннего документа, есть риск, что суд признает дисциплинарное взыскание незаконным по чисто формальной причине — именно из-за отсутствия ознакомления под роспись.

Если предусмотреть во внутреннем документе, что ознакомление с новыми локальными актами возможно не только под роспись, но и по электронной почте, то будет больше шансов на выигрыш в суде.

Например, в одном деле банк объявил выговор директору службы безопасности за то, что тот одобрил заемщику кредит, не проверив необходимые сведения о нем. Проверять эти сведения сотрудник был обязан на основании инструкции по обеспечению экономической безопасности бизнеса.

Работник обжаловал приказ о наложении дисциплинарного взыскания. В суде он настаивал на том, что не был ознакомлен под роспись с указанной выше инструкцией.

Суд установил, что инструкция высылалась ему по электронной почте с целью ознакомления личного состава подразделения банка и в силу своей должности он был обязан и сам ознакомиться с ее содержанием (это подтверждала выписка из архива электронной переписки).

Причем работник был ознакомлен с порядком использования корпоративной электронной почты под роспись. Кроме того, аналогичные обязанности по идентификации заемщиков были предусмотрены в должностной инструкции, с которой работник тоже был ознакомлен под роспись. На этом основании суд отказал работнику в иске (определение Приморского краевого суда от 06.03.14 по делу № 33–1126).

Запрос объяснений от работника

Довольно часто руководители отправляют своим подчиненным электронные письма или смс-сообщения с требованием объяснить отсутствие на рабочем месте. При этом они считают, что этого достаточно для соблюдения порядка наложения дисциплинарного взыскания в случае прогула или опоздания.

Логика следующая: работодатель затребовал письменное объяснение, а значит, требования статьи 193 Трудового кодекса соблюдены. Но в такой ситуации на электронный адрес работника лучше отправить сканированную копию документального запроса письменных объяснений (с собственноручной подписью уполномоченного лица).

Тогда суд, возможно, признает порядок назначения дисциплинарного взыскания соблюденным (определение Московского областного суда от 20.10.11 по делу № 33–23754).

Если же запрос о причинах отсутствия будет отправлен работнику просто в «теле» обычного сообщения по электронной почте или смс, то велика вероятность, что суд из-за этого признает несоблюденным весь порядок вынесения дисциплинарного взыскания (определение Санкт-Петербургского городского суда от 09.06.14 № 33–9039).

Направление приказа о дисциплинарном взыскании

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе.

Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт (ч. 6 ст. 193 ТК РФ).

Это императивные правила, и в этой норме четко говорится о необходимости уведомления работника именно под роспись.

Однако в некоторых ситуациях суды не видят нарушения порядка применения дисциплинарных взысканий в случае направления работнику сканированной копии приказа (например, об увольнении) по электронной почте. Особенно если работодатель и работник находятся в разных городах.

Например, в одном деле суд рассматривал иск работника о понуждении работодателя к ознакомлению с распоряжением о наложении дисциплинарного взыскания в виде выговора.

Работник настаивал на том, что работодатель нарушил порядок наложения дисциплинарного взыскания, поскольку отправил ему только скан распоряжения по электронной почте. То есть суть нарушения порядка, по мнению работника, заключалась в том, что его не ознакомили с распоряжением очно и под роспись.

Суд в иске отказал.

Правда, главным образом это произошло из-за того, что работник пропустил процессуальный срок, но попутно суд отметил, что часть 6 статьи 193 Трудового кодекса предоставляет работнику право своевременно узнать о том, что его привлекают к дисциплинарной ответственности, и направлена на обеспечение возможности своевременного обжалования действий работодателя. С учетом этого, а также принимая во внимание тот факт, что работник и работодатель находились в разных городах, суд решил, что, отправив распоряжение о наложении выговора по электронной почте, работодатель не нарушил порядок наложения дисциплинарного взыскания (апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 21.05.13 по делу № 33–1953/2013).

Полную версию статьи «Электронная переписка с работниками. Имеют ли доказательственную силу сообщения, направленные по e-mail и смс» читайте в №6, 2015

Источник: https://zakon.ru/blog/2015/11/27/elektronnaya_perepiska_s_rabotnikami_v_kachestve_dokazatelstva_v_sude

Переписка в OUTLOOK как доказательство в суде

Электронная переписка с работниками в качестве доказательства в суде

Мы заметили тенденцию, что наша законодательная база и тем более судебная система, мягко говоря, «не успевают» за стремительно развивающимися информационными технологиями, да и вообще за жизнью в целом. Все у них как-то «вразвалочку», не торопясь, без особого интереса к тому, что сейчас происходит в реальной жизни.

А ведь действительно, сегодня мы имеем множество судебных дел, в которых люди не могли отстоять свои законные права только лишь по той причине, что у них на руках не оказалось необходимых вещественных доказательств.

Вот, к примеру, дело арбитражного суда, где две компании выясняют отношения (кто и кому, что должен).

Понятное, что эти два контрагента все это время обменивались не только счетами фактурами, но еще и электронными письмами.

А судья им говорит, мол, могут ли они предоставить соответствующие бумаги, например, письма или «телеграммы»? Истец или ответчик указывает на распечатанную переписку между ними, а затем выясняется, что для суда это не более, чем «филькина грамота» и решение Фемиды будет зависеть совсем от других обстоятельств.

Сегодня мы затронем достаточно злободневную тему и поговорим о том, как наша «судебка» воспринимает электронную переписку, берет ли ее во внимание и как можно максимально обезопасить себя, если, кроме нее, больше нечем доказывать свою невиновность.

Природа недоверия

На самом деле наши суды смотрят на электронную переписку с некоторым «подозрением» далеко не только потому, что их должностные лица надолго «застряли в прошлом». Практически любой электронный документ по своей природе – вещь крайне уязвимая к фальсификации.

Возьмите хотя бы ваши письма с почты, выведите их в Word и вы увидите, как легко и не принужденно можно править написанное без каких бы то ни было сложностей. Более того, такой документ легко видоизменить, даже не выходя за пределы почтового ящика, и Outlook в этом отношении отлично вписывается в данное правило.

Судьи это прекрасно понимают и, возможно, благодаря их недоверию не удалось «повесить собак» на множество поистине безобидных людей. Но, как известно, у медали всегда есть и обратная сторона. Если мы говорим об «одностороннем» документе, т.е.

том, что никуда не отправлялся и нигде не публиковался, то он существует в единственном экземпляре, чего нельзя сказать о письме.

У его автора сообщение будет храниться в папке «Отправленные», а у получателя во «Входящих».

Следовательно, если истец подделает свой экземпляр письма, то «приложить руку» к дубликату своего адресата у него уже не получится.

Это значит, что на суде, как и всегда, окажется две «правды», каждая из которых имеет право на существование до вынесения приговора (это к слову о презумпции невиновности).

Раз это так, то почему бы все-таки не воспринимать электронную переписку за доказательство наличия или отсутствия правонарушения? Как оказалось, есть еще одна причина, и о ней нам рассказал клиент по услуге «1С Онлайн», за что мы ему очень признательны.

Не проходите мимо: Уголовный поступок и уголовная ответственность

Нотариусам работы хватает

Еще лет 15 – 17 назад стали появляться первые прецеденты, когда граждане обращались в суды, имея на руках почтовую переписку. Разумеется, в те времена и подумать было сложно, что электронные документы послужат полноценной доказательной базой. Но все же времена изменились, и люди стараются не повторять былых ошибок.

Оказывается, для того, чтобы суд воспринял распечатку электронного документа всерьез, ее просто необходимо заверить у нотариуса…

Да, действительно, и этого будет вполне достаточно. Проблема заключается в том, что не многим эта идея приходит сразу в голову, а суды сами эту информацию распространять не торопятся. Казалось бы, что сложного, а нет… Но раз мы с вами заговорили об этом, то давайте посмотрим, что об этом рассказал нам клиент по услуге «1С 8 в облаке»:

«В прошлом году мы судились с нашим контрагентом. Нас обвиняли в том, что мы якобы обещали ему предоставить скидку, если он сможет заплатить по счету за отгруженный товар в течение 21 дня (по договору у нас отсрочка 60 дней)». Получилось так, что они платеж по счету провели и затем стали требовать часть денег обратно.

Наш директор им в этом отказал, ссылаясь не только на договор, но и на электронную переписку с руководителем контрагента. В итоге, они подали на нас в суд за неисполнение обязательств… О каких обязательствах при этом идет речь, лично мне так до сих пор и не понятно.

В конце всей истории суд они проиграли, но, как ни странно, решающую роль в этом деле сыграл не подписанный двумя сторонами договор, а, непосредственно, наша переписка.

Благо, наш директор в прошлом практикующий юрист и ему удалось «через» своих заверить копию диалога у нотариуса»…

– Скажите, пожалуйста, как выглядела процедура заверения и что для этого потребовалось?

«Ничего сложного. Директор приехал к нотариусу с ноутбуком, открыл перед ним интересующую нас переписку.

Далее они прямо на месте ее распечатали, и у нотариуса появилась возможность удостовериться в том, что в ней нет никакой провокации и обмана с нашей стороны.

Он внимательно ознакомился с ходом диалога, а затем поставил свою резолюцию, будучи уверенным в нашей правоте (наверное, в ней. Не знаю, может, они всем такие резолюции ставят)»…

В последующем наш клиент рассказал о том, что директор заплатил какие-то деньги за работу нотариуса и благополучно покинул юридическое бюро. Стоит отметить, что данная услуга обошлась недорого. Возможно, еще и поэтому стоит обратить на нее пристальное внимание, если разногласия с клиентом дойдут до суда.

Не пропустите: Как сотрудники могут обанкротить компанию?

Однако при этом возникает вполне резонный вопрос: «Как быть в том случае, если нет ноутбука, планшета, смартфона или прочего «переносного» гаджета, с помощью которого можно удостоверить нотариуса о факте переписки»? Немного «погуглив», нам удалось узнать, что в этих случаях нотариуса можно вызвать непосредственно в офис, где он сможет выполнить свою работу. Да, это обойдется уже дороже, но все-таки такая возможность сохраняется и это безусловный плюс.

А как быть с viber?

Сейчас мы с вами говорим, скажем так, об «официальном» обмене электронными сообщениями, подразумевающими лицензионное программное обеспечение (Outlook входит в состав MS Office и стоит определенных денег). Но как быть с такими ситуациями, когда все самое необходимое и «важное» отправлено не через этот почтовый сервис, а через популярный мессенджер?

Во-первых, это бесплатное ПО, к нему и так «натянуто» доверие судей. Во-вторых, нотариусы, насколько нам это известно, не стали бы заверять содержащиеся сведения из этой переписки.

В-третьих, нет такого понятия, как «рабочий вайбер» или «корпоративный вотсап», из чего можно сделать вывод, любая переписка в этом случае будет носить сугубо конфиденциальный характер между двумя частными лицами.

Возможно, это может стать вещественным доказательством, но только в случае с гражданскими делами, но не как с арбитражом.

Как на это смотрят в других странах?

Можно сказать, что электронная почта стала внедряться в нашу деловую жизнь сравнительно недавно (неужели лет 20 – это много для России)? Если подумать о практике применения e-mail в тех же США, то она существовала тогда, когда еще не распался Советский Союз.

Возможно, по этой причине американские судьи рассматривают ее и документы, содержащиеся в ней, в качестве реального ориентира для вынесения приговора.

Здесь же будет не лишним сказать, что многое из того, чем мы пользуемся сейчас, к примеру, 1С в аренду, справочно-правовые системы, расчетчики налогов, заработной платы, пени и пособий когда-то давно появились в виде аналогов на другом континенте.

Не потому, что мы такие «отсталые», а всего лишь по той причине, что раньше они нам были не нужны. Сейчас же без них никак.

И, как вы сами понимаете, вся работа с этими ресурсами протекает посредствам компьютера или другого цифрового устройства.

Очень странно на фоне этого не принимать во внимание электронные документы как таковые или же с крайней неохотой их учитывать при вынесении решений. Во всяком случае, мы будем надеяться, что данная ситуация вскоре изменится к лучшему.

Выводы

Опираясь на все вышесказанное, давайте сделаем краткое резюме:

  1. Законодательная база четко не регулирует необходимость использования электронной переписки в качестве доказательства в суде;

  2. Фактически, мы имеем дело с тем, что судьи на свое усмотрение определяют, учитывать их или же нет;

  3. Для увеличения шансов «признания» переписки желательно заверить ее копию у нотариуса;

  4. Нежелательно обсуждать серьезные вопросы с контрагентами с помощью популярных мессанджеров, т.к. их «вес» на суде будет минимальным, если речь не идет о гражданских делах;

  5. При любых обстоятельствах следует быть готовыми к тому, что суд не примет электронную переписку в расчет при вынесении приговора.

Мы мало-помалу хотим расширить наши и ваши представления о жизни наших коллег за рубежом в проекте «Не наш Бухгалтер». Первая заметка была посвящена отличиям американского бухгалтера от российского и она пользуется значительным успехом! Рекомендуем Вам обязательно ее посетить.

Желаем удачи!

Источник: https://scloud.ru/blog/perepiska_v_outlook_kak_dokazatelstvo_v_sude/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.