+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как не допустить подмены листов договора

Работнику указали неверный оклад? Исправьте ошибку правильно

Как не допустить подмены листов договора

Не прочитано

После того как новый сотрудник подписал все документы, кадровик заметил ошибку в договоре. Оказалось, что в размере оклада появился лишний ноль. Чтобы не ставить в известность руководство, он просто зачеркнул неверную цифру, расписался в документе и поставил кадровую печать.

Через полгода с работником произошел конфликт, и ошибка всплыла. Дело дошло до суда, а у кадровика был непростой разговор с начальником. От ошибок никто не застрахован, но есть способы, которыми их нельзя исправлять.

Мы расскажем, как поступить правильно, чтобы не навредить своей карьере и благополучию компании.

Не заменяйте лист трудового договора с ошибкой, работник может доказать подмену документа

Чаще всего трудовой договор печатают на нескольких листах и скрепляют степлером. При этом нигде не сказано, что нужно каждую страницу заверять подписями сторон. В итоге подписи ставят только в конце документа. Из-за этого у кадровика, который обнаружил свою ошибку, возникает соблазн заменить листы в трудовом договоре. Даже если сотрудник на это согласен, компанию подстерегают риски.

Работник может сделать нотариальную копию старой версии документа. Нет гарантий, что работник до того, как вы договорились заменить листы, не заверил его у нотариуса. По закону нотариус не вправе отказать в копии документа лишь потому, что он скреплен металлическими скобами (ст. 45 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г.

№ 4462-1). Ранее нотариусы не могли заверять документ, если он не сшит, но сейчас эта норма не действует (п. 1.4 Методических рекомендаций по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них, утвержденных Решением Правления ФНП от 26–27 марта 2003 г.).

В итоге суд примет нотариальную копию трудового договора, а не экземпляр работодателя, ведь последний легче подделать.

Если экземпляры договоров будут отличаться, суд проведет экспертизу. Если кадровик заменит лист с ошибкой только в экземпляре трудового договора компании, то он не будет соответствовать экземпляру работника.

У последнего появится рычаг давления и повод шантажировать компанию судом. В случае судебного спора сотрудник вправе ходатайствовать о технической экспертизе трудового договора, чтобы подтвердить подлинность своего экземпляра.

Если суд установит подлог листов в трудовом договоре, работодатель проиграет трудовой спор с работником.

Исправления в договоре всегда оформляйте соглашением

Если в трудовом договоре ошибка, которая закралась всего в одно слово, не спешите исправлять ее ручкой. Поскольку почти все документы печатают, то чернилами можно что-то дополнять в исключительных случаях. Когда планируете исправления, опирайтесь на два правила.

Условия договора исправляйте через дополнительное соглашение. Если компания написала лишний ноль в окладе работника, просто зачеркнуть цифру нельзя. Оплата труда работника – это обязательное условие трудового договора (ч.

вторая ст. 57 ТК РФ). Изменить его можно только с помощью дополнительного соглашения или приложения к документу
(ч. третья ст. 57, ст. 72 ТК РФ).

Если правки сделать чернилами, суд и проверяющие органы не примут изменение как надлежащее.

Сведения в договоре исправляйте от руки в исключительных случаях. Вписывать от руки в трудовой договор можно только недостающие сведения (ч. первая, третья ст. 57 ТК РФ). Если работодатель забыл включить в текст, например, свой ИНН или паспортные данные сотрудника, то можно его дописать ручкой.

Но указать дополнительные сведения нужно в обоих экземплярах трудового договора. Для этого кадровику придется просить у работника его договор. Поэтому на практике такой способ почти не используют.

Лучше вносить недостающие сведения, оформляя приложение или дополнительное соглашение к трудовому договору, чтобы не было претензий со стороны ГИТ и споров в суде.

https://www.youtube.com/watch?v=xosFvMAIqrA

В трудовом договоре сотрудника компания прописала оклад 12 000 рублей в день. Но, отработав два месяца, он получил зарплату меньше, чем по условию договора, и обратился в суд.

Работодатель настаивал, что оклад сотрудника – 12 000 рублей в месяц и что сумму в трудовом договоре следует толковать как размер оплаты труда за календарный месяц. При этом работодатель не подтвердил зарплату сотрудника иными документами. Приказ о приеме компания не издавала, а в штатном расписании нет должности истца.

Поэтому суд ориентировался только на текст трудового договора, который предоставил работник. Кроме того, работодатель не пытался до суда исправить ошибку в трудовом договоре. До иска работника компания не указывала на допущенную ошибку в размере оплаты труда и не предлагала ее исправить.

Суд встал на сторону сотрудника и взыскал с работодателя задолженность по оплате 1 049 000 рублей (апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 19 мая 2016 г. по делу № 33-8437/2016).

Любые ошибки в трудовом договоре исправляйте документально

Если вы нашли ошибку в трудовом договоре, ее следует устранить. И технические неточности, и неправильно указанные обязательные условия трудового договора исправляйте письменно.

Уведомите работника об ошибке. Сообщите сотруднику, что в его трудовом договоре нашли опечатку или ошибку.

Закон не требует в этом случае готовить какой-либо документ-основание для изменений, но лучше проинформировать работника письменно, например уведомлением. В нем аргументируйте, почему ошибка является технической (образец ниже).

Так работник поймет, что его не пытаются обмануть. Вручите ему уведомление под подпись и попросите отразить, согласен ли работник заключить дополнительное соглашение.

Скачать и распечатать образец

Если в компании непосредственный руководитель участвует в кадровых вопросах, попросите его вручить сотруднику уведомление об ошибке в трудовом договоре. Если это физически невозможно, руководитель может дополнительно поставить свою подпись на уведомлении. В этом случае работник лояльнее отнесется к просьбе подписать письменное соглашение.

После того как вы исправите ошибку в трудовом договоре, скорректируйте другие документы, в которых есть аналогичная неточность (приказ о приеме или переводе, личная карточка работника и др.).

Заключите с работником дополнительное соглашение к трудовому договору. После уведомления подпишите с сотрудником письменное соглашение к трудовому договору
(ст. 72 ТК РФ).

Это основной документ, который сведет к минимуму спорные вопросы с сотрудником и инспекциями. По форме дополнительное соглашение будет аналогично другим соглашениям к трудовому договору (образец ниже).

Обязательно включите в текст документа срок, с которого действует пункт, в котором вы устранили ошибку.

Скачать и распечатать образец

Подготовьте другие доказательства, если работник откажется исправлять ошибку

Сложно представить, что работник откажется исправлять ошибку, если ему указали зарплату меньше обещанного. Но когда зарплата завышена, сотрудник может не пойти навстречу. Поэтому заручитесь другими документами на случай конфликта с работником, чтобы доказать фактический размер оклада.

Получите от работника письменный отказ заключить дополнительное соглашение.

В уведомлении о технической ошибке в трудовом договоре попросите работника написать, что он отказывается заключать дополнительное соглашение.

Если сотрудник не захочет делать такую отметку, составьте при свидетелях акт об отказе ознакомиться с уведомлением и подписывать письменное соглашение к трудовому договору.

Опишите отказ работника в служебной записке и получите от руководителя письменное распоряжение. Составьте служебную записку на имя генерального директора, что работник отказался исправить дополнительным соглашением ошибку в трудовом договоре.

В записке поясните, почему вы считаете это ошибкой, какие есть доказательства, приложите копию уведомления работнику и акт об отказе с ним ознакомиться. Издайте приказ за подписью генерального директора, чтобы подтвердить неточность в договоре и указать фактические условия труда сотрудника.

В приказе сделайте ссылку на доказательства, подтверждающие ошибку. В случае суда компанию защитят документы, которые подтвердят попытки исправлений.

1. Если выявили ошибку в трудовом договоре, не пытайтесь без ведома сотрудника поменять лист или исправить неточность ручкой. Суд и ГИТ не признают такие исправления надлежащими.

2. Заключайте с работником письменное соглашение к трудовому договору, если обнаружили описки в документе. Предварительно направьте сотруднику уведомление о том, что нашли ошибку.

3. Если работник отказывается исправить ошибку письменным соглашением, подготовьте другие документы: акт об отказе исправить ошибку, служебную записку на имя руководителя, приказ о признании в договоре опечатки. Так вы соберете доказательства на случай спора с сотрудником.

Звезда
за правильный ответ

Неправильно

Правильно!

Как исправлять техническую ошибку, которую допустили в трудовом договоре:

написать на полях, что это ошибка, поставить подпись и печать;

замазать белым штрихом-корректором и поверх написать чернилами;

уведомить работника и подписать с ним дополнительное соглашение.

Источник: https://e.kdelo.ru/554092

Как защитить договор от подделки | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Как не допустить подмены листов договора

Для того чтобы избежать непредвиденных ситуаций и не полагаться на добросовестность контрагентов, необходимо использовать защиту договоров. Какой способ защиты выбрать, поговорим в этой статье.

Из статьи вы узнаете:

  • какие существуют виды защиты бланков
  • чем отличается визирование от парафирования
  • как прошивать договоры
  • какой способ защиты договоров самый дешевый

Для защиты договоров от подделки, подмены или просто потери существуют несколько методов. В этой статье мы рассмотрим эти методы защиты договоров и сравним их эффективность.

Эксперты журнала “Справочник секретаря” расскажут, что важно знать о делопроизводстве договоров секретарю

Фирменные бланки с защитными свойствами

Порой недобросовестные контрагенты умышленно меняют страницы договоров, либо страница может просто  выпасть и потеряться при пересылке, в любом случае, для важных контрактов необходимо применять защитные меры. Одной из таких может стать использование специально изготовленных фирменных бланков.

Такие бланки изготавливаются способами, аналогичными изготовлению денежных купюр, государственных акций, облигаций, сертификатов и т.п.

3 вида защиты:

  1. технологическая защита;
  2. полиграфическая защита;
  3. физико-химическая защита.

Технологическая защита – это применение визуально обнаруживаемых элементов при изготовлении бумаги для бланков: водяные знаки, защитные волокна, нити, голограммы и т.д.

Полиграфическая защита – нанесение на бумагу графических элементов методом полиграфической печати: микропечать (ее невозможно воссоздать при сканировании или ксерокопировании), высокая печать, фоновые сетки, ирисные раскаты и т.д.

Физико-химическая защита – также используется на этапе изготовления бумаги: метамерные краски (проявляющиеся в инфракрасном излучении), оптически варьирующиеся краски, люминесцентные вещества и т.д.

Совершенно очевидно, что страницы отпечатанного на подобной бумаге документа невозможно подменить или исправить. Кроме того, технологии создания такого вида защиты позволят организации разработать собственный стиль документов, либо применить уже имеющийся.

Как правильно согласовывать документы?

Визирование или парафирование

Чем отличается визирование от парафирования?

Визирование – это заверение документа уполномоченным должностным лицом (не обязательно главой организации, например, руководителем департамента, филиала), подтверждающее его ознакомление и согласие с содержанием документа.

Парафирование – термин, распространившийся из сферы международного права – это подтверждение окончательности и подлинности содержания документа.

Парафировать документ может только руководитель, подписывающий документ, то есть высший руководитель компании.

Как правило, парафирование используется при заключении контрактов, требующих согласования с государственными органами, либо если сумма контракта велика, и документ действительно требует максимального уровня защиты.

На заметку! Парафирование – это двусторонний процесс, то есть каждая из сторон договора должна заверить договор. Визирование допускается с одной стороны, если это необходимо именно вашей организации.

Иногда парафирование указывают как необходимое дополнительное условие непосредственно в тексте договора, а также предусматривают колонтитул при подготовке печатной версии документа.

И парафирование, и визирование может оформляться с помощью специального штампа, на котором должно быть указано название организации, номер листа из общего количества (Лист 5 из 15 листов) и подпись уполномоченного сотрудника (руководителя). Номера листов и подпись заполняются собственноручно лицом, визирующим или парафирующим договор. Штамп (или колонтитул) для парафирования проставляется на лицевой стороне каждого листа документа, визирование – на оборотной стороне листа.

Полезный совет! Как видно, процедура визирования или парафирования – достаточно трудоемкая для руководящих лиц, поэтому пропишите в ЛНА – в Положении о работе с договорами или Инструкции по делопроизводстве – те виды договоров, которые должны проходить процедуру парафирования.

Как система электронного документооборота снижает риски конфликтов в договорной деятельности?

Прошивание договора

Перед тем как передать договор на подпись руководителю (или уполномоченному лицу), его необходимо прошить с помощью ленты либо специального тонкого шнура.

Есть два способа прошивания документов: «на две дырки» для объемных документов, и «угловой способ» для документов с небольшим количеством листов.

Для того, чтобы прошить документ «на две дырки» должно быть предусмотрено левое поле не менее 3,5 см.

Концы нити должны быть завязаны в узелок и приклеены к обратной стороне договора с помощью бумажного квадрата, на котором должно быть написано или напечатано: «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью _____ листов (цифрами и прописью)», далее указываются должности и фамилии лиц, подписавших договор. Оформление прошивки смотрите на рисунке ниже.

Печати и подписи должны располагаться так, чтобы захватить и лист и приклеенный квадрат, так достигается защита прошитого договора.

Технология работы с документами. Документооборот

Проставление штампа

Самый простой и дешевый способ защиты листов, на которых отпечатан договор – проставление на оборотах специального штампа. Например, с изображением эмблемы, логотипа организации. При таком способе вы не сможете зафиксировать количество листов в документе, но с точки зрения временных затрат, такой способ дешевле. И дает, хоть и минимальную, но защиту.

Все эти способы могут использоваться в комплексе, либо выбирается какой-либо один. Это зависит от того, какой способ предпочтет руководитель, и какой бюджет может позволить себе организация на меры по защите договоров от подделки. Они приведены в статье по мере убывания стоимости, но и трудозатраты также необходимо учесть и прописать выбранное решение в соответствующих положениях.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210746-qqq-16-m12-27-12-2016-kak-zashchitit-dogovor-ot-poddelki

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.