Командировка на личном транспорте

Особенности командировки на личном транспорте

Использование транспорта в служебной командировке – это мобильность передвижения и оперативность выполнения поставленных перед сотрудником задач. Рассмотрим подробно, как происходит в командировке оплата такси или возмещение эксплуатации собственного автотранспорта.

Командировка на личном транспорте

Трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов, понесенных работником в служебной командировке (ст. 167 Трудового Кодекса РФ). Использование собственного автомобиля в командировке – не исключение (ст. 188 ТК РФ). Для надлежащего оформления эксплуатации личного автотранспорта в служебных целях необходимо соблюсти некоторые формальности.

Обязательным является оформление приказа о направлении работника в командировку и путевого листа. Служебная записка не является подтверждением использования автомобиля в командировке, она может лишь определять ее продолжительность.

Путевой лист – основной документ, подтверждающий факт использования личного транспорта в служебных целях и целевой расход горюче-смазочных материалов (ГСМ). Подтверждение затрат на ГСМ производится чеками с автозаправочных станций (АЗС).

Приказ оформляется в произвольной форме, либо по унифицированному образцу Т9 или Т9А. Форма Т9А предназначена для направления в командировку группы сотрудников.

Структура выплат определяется договоренностью между работодателем и сотрудником и может быть приблизительно следующей:

• амортизация транспортного средства;
• затраты на ГСМ;
• текущее техническое обслуживание;
• возможный внеплановый ремонт.

Прочие документы, такие как служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о командировке, в 2019 году не являются обязательными, их оформление может быть регламентировано только внутренними нормативными актами организации. О том, как документально оформляется командировка, читайте в этой статье https://otdelkadrov.online/6638-dokumenty-dlya-oformleniya-odnodnevnoi-komandiroi-komandiroi-v-vyhodnye-dni

Оформление путевого листа

Путевой лист – это документ установленного образца. Может использоваться форма, разработанная непосредственно в компании, или образец, утвержденный Госкомстатом (ныне Росстат) Постановлением №78 от 28.11.1997 года.

Путевой лист обязательно должен содержать следующие позиции:

• реквизиты документа: название и номер;
• срок действия;
• данные владельца автомобиля и данные водителя машины (если это разные лица):
  1. фамилию, имя, отчество,
  2. паспортные данные;
• сведения об используемом транспортном средстве:
  1. государственный номер,
  2. реквизиты паспорта транспортного средства (ПТС)

Возмещение затрат за эксплуатацию личного автомобиля

Обратите внимание

Суточные в командировке рассчитываются с того дня, когда фактически началась командировка и включают в себя выходные и праздничные дни. Даже если сотрудник выехал в 23.55 в воскресенье, этот день должен быть оплачен работодателем. Подробности — в этой статье

Оплата расходов, понесенных при использовании собственного транспорта, возможна лишь при представлении сотрудником ряда документов:

1. заполненного путевого листа;
2. копии ПТС автомобиля, который использовался в командировке;
3. чеков, подтверждающих покупку ГСМ;
4. авансового отчета;
5. служебной записки, отражающей конкретные сроки нахождения сотрудника в командировке.

При возникновении в ходе командировки непредвиденных обстоятельств, например – срочного ремонта автомобиля, к авансовому отчету должны быть приложены чеки о покупке необходимых запчастей или технических жидкостей (антифриза, автомасла и т. д.). Все отчетные документы должны быть сданы в бухгалтерию не позже 3 рабочих дней после возвращения сотрудника из служебной командировки.

Необходимо отметить, что списание ГСМ при командировке на личном автомобиле производится согласно нормам расхода топлива, утвержденным Министерством транспорта РФ в Распоряжении №АМ-23-р от 14.03.2008 года.

Альтернативный вариант оформления командировки на личном авто

Оформление использования личного автомобиля в служебной командировке возможно не только путем прямого возмещения расходов на его эксплуатацию, но и временной арендой данного транспортного средства у работника.

При этом арендатором выступает организация, отправляющая сотрудника в командировку, а арендодателем – владелец автомобиля или лицо, действующее на основании нотариально заверенной доверенности от владельца (Гражданский Кодекс (ГК) РФ, ст. 606).

Договор аренды заключается в письменной форме. Аренда автомобиля может быть 2 видов: с экипажем и без него. Формулировка «С экипажем» предполагает, что арендодатель выступает в двух ипостасях: как водитель и как арендодатель.

Следовательно, арендная плата подразделяется на непосредственно аренду и оплату услуг водителя. Вариант «Без экипажа» предусматривает, что ответственность за арендованное авто и все издержки по его эксплуатации несет арендатор, т. е.

компания, отправляющая сотрудника в командировку.

Использование в командировке услуг такси

Расходы на такси в командировке в 2019 году сотруднику должна возмещать организация, командировавшая его по служебной необходимости. Ст.

168 ТК РФ утверждает, что все расходы, понесенные сотрудником во время командировки, должны быть компенсированы работодателем.

При этом данные расходы и их суммы должны быть санкционированы или же прописаны в коллективном договоре либо в каком-либо локальном акте компании. Это положение следует учитывать сотруднику, прежде чем воспользоваться услугами такси в командировке.

Квитанция формы строгой отчетности должна содержать следующую информацию:

1. реквизиты квитанции: серию, номер;
2. наименование перевозчика, его ИНН;
3. сумму проезда;
4. дату выдачи квитанции;
5. подпись с расшифровкой лица, выдавшего квитанцию.

Возмещение оплаты услуг такси разносится в статью расходов организации, на сумму которых уменьшается ее налогооблагаемая база налога на прибыль.

Обязательным условием является документальное подтверждение того, что поездка была совершена (чек или квитанция строгой отчетности) и подтверждение того, что поездка была составляющей деятельности, направленной на получение прибыли.

Командировка – составляющая часть деятельности любой организации, поэтому затраты по ее осуществлению разносятся в статью расходов.

Источник: https://otdelkadrov.online/6787-kompensatsiya-rashodov-v-komandirovke-na-taksi-na-lichnom-transporte

Особенности оформления командировки на личном транспорте

Любая командировка на личном транспорте должна оформляться и оплачиваться так же, как и поездка на служебном авто. Работодатель обязан выплатить сотруднику суточные и аванс, за который ему нужно будет отчитаться.

Общая информация

Использование служебных поездок работодателями регулируется Трудовым кодексом и другими нормативными актами. При этом он обязан гарантировать отправленному в командировку лицу возмещение всех его расходов. Оформление служебной поездки осуществляется согласно установленным правилам.

Сотрудник может ехать на собственном или служебном автомобиле, а также использовать для поездки общественный транспорт. Минимальный срок служебной командировки не установлен. Исходя из этого, сотрудник может пробыть в командировке один день и получить соответствующее возмещение.

Срок командировки во многом зависит от следующих факторов:

• объем задания;
• сложность выполнения поручения;
• дополнительные характеристики задания.

Максимальных сроков у служебной поездки также нет. Нормы, которыми было установлено ограничение на 40 дней командировки без учета нахождения в дороге, были отменены.

Оформление

Работникам важно знать, какие документы в 2019 году выдаются перед поездкой.

Существуют различные нюансы оформления, например, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле, то потребуется служебная записка и путевой лист.

По закону некоторые документы, которые ранее использовались при оформлении командировки, больше не используются. Это командировочное удостоверение, служебное задание и т. д.

Тем не менее, на некоторых предприятиях руководители продолжают их применять, издав соответствующие локальные акты.

Отправляя работника в служебную поездку, руководитель обязан издать соответствующий приказ. Для этого есть установленная законом форма Т-9 или Т-9а, если речь идет об отправке нескольких сотрудников. Кроме того, на предприятии может быть установлена другая форма приказа.

https://www.youtube.com/watch?v=wYzHEKfluRM

Если сотрудник поедет в командировку на служебном или личном автотранспорте, то приказ содержит следующую информацию:

• название компании;
• дату и номер;
• сведения о работнике;
• информация о месте командировки;
• длительность поездки;
• цель;
• подробности об автотранспорте.

Приказ обязательно подписывает непосредственный руководитель командированного сотрудника. На его основании бухгалтерия осуществляет необходимые расчеты и выдает лицу суточные.

Документы

Если сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, то следует оформить путевой лист. Поэтому важно знать, как оформить этот документ в 2019 году. Несмотря на то, что при проверке расходов организации налоговыми службами путевой лист не требуется, с его помощью гораздо проще доказать использование личного транспорта.

Для составления путевого листа используется специальная форма, утвержденная постановлением Госкомстата РФ. Но, как и в случае с другими бумагами, работодатель может использовать и свою форму путевого листа. Документ обязательно содержит:

• название и номер;
• срок действия;
• сведения о собственнике авто;
• сведения о ТС и водителе.

Еще одним подтверждающим документом является служебная записка. Предприятия самостоятельно разрабатывают шаблоны записок для того, чтобы их было удобнее заполнять. Неважно, на служебном автомобиле едет сотрудник или на личном авто, документ все равно нужно оформить. Всю необходимую информацию вносит сам работник.

Служебная записка содержит основные сведения:

• название организации;
• сведения о работнике;
• место назначения;
• длительность поездки;
• информацию об автомобиле.

К служебной записке прикладывается путевой лист и другие бумаги, подтверждающие осуществление командировки. При отсутствии подобных документов удостоверить этот факт необходимо должностному лицу принимающей организации. Для этого в документе делается соответствующая запись и подтверждается печатью и подписью.

Расходы

Практически все траты командированных работников подлежат возмещению работодателем (ст. 168 ТК РФ). Среди таких расходов находятся:

• суточные, которые сотрудник тратит на еду и другие нужды;
• проезд (траты на бензин);
• аренда жилья;
• прочие расходы.

Что касается размера суточных, то для работников государственных учреждение законом установлен свой максимум. Частные организации имеют право самостоятельно устанавливать сумму, но есть нюансы.

Максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ, в 2019 году составляет 700 рублей для поездок по России и 2, 5 тыс. рублей для загранкомандировок.

Остальные командировочные так же рассчитываются, исходя из бюджета организации.

Для получения аванса сотрудник обязан написать заявление с указанием необходимой суммы. Его подписывает руководитель, а затем передает в бухгалтерию. Деньги подчиненному перечисляются на банковскую карту или выдаются наличными. Остаток средств после возвращения работник обязан сдать в бухгалтерию на основании соответствующего ордера.

После возвращения работник обязан составить авансовый отчет и приложить к нему следующие документы:

• гостиничные чеки или другие бумаги, подтверждающие траты на проживание;
• квитанции об оплате ГСМ;
• путевой лист, служебную записку и т. д.

Важно знать, что отчитываться по суточным не нужно. Если работник ездил собственной машиной, то работодатель обязан выплатить соответствующую компенсацию.

Ее размер устанавливается им самостоятельно, но при этом нередко учитывается объем двигателя авто. Если объем составляет 2 тыс. куб. см., то выплачивается не менее 1, 200 рублей.

Когда объем двигателя выше этой нормы, то платится не меньше 1, 500 рублей. Так же работодатель может заключить с сотрудником договор аренды.

Справка: если в командировке было несколько работников, то путевой лист выписывается только на водителя. Именно он обязан отчитываться по тратам на ГСМ, техобслуживание и т. д.

Работодатель имеет право продлить командировку. Для этого необходимо придерживаться следующей процедуры:

• работник выражает согласие о продлении служебной поездки;
• наниматель издает соответствующий приказ;
• перечислит сотруднику сумму аванса.

Руководитель не имеет права требовать, чтобы подчиненный при продлении командировки тратил собственные средства. Если сотрудники все-таки используют их, то должны получить возмещение после возвращения.

Однодневные командировки

Командировка на личном транспорте продолжительностью в 1 день также подлежит оплате. Спорность ситуации заключается в том, что на законодательном уровне нет четкого алгоритма отплаты таких служебных поездок.

Например, с 2012 года установлено, что размер, так называемых, суточных не должен превышать 700 рублей. Так же работодателям разрешено выплачивать сотрудникам сумму в размере их среднедневного заработка за день.

Как и при обычной служебной поездке, наниматель обязан компенсировать:

• траты на проезд (бензин и т. д.);
• дополнительные расходы (телефонную связь и т. д.).

Если подчиненный отправился в командировку с использованием собственного или служебного ТС в выходной или праздничный день, ему должны выплатить двойной среднедневной заработок.

Командировка сотрудника на личном автомобиле в 2019 году должна быть оформлена по всем правилам. Владельцу авто необходимо лишь предоставить документы, подтверждающие все понесенные расходы. А работодатель в свою очередь обязан все возместить.

Источник: https://KadrovyhDel.ru/komandirovka/na-lichnom-transporte.html

Командировка на личном транспорте

Сотруднику, отправляясь в командировку на личном автомобиле, нужно согласовать с работодателем время и маршрут поездки.

Информация может быть указана в путевом листе. Его форма и порядок заполнения установлены Приказом Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008 г.

Обязательные реквизиты бланка указаны в разделе 2 Приказа. Он должен содержать:

• наименование автомобиля;
• информацию о времени действия путевого листа;
• информация о собственнике машины;
• сведения о водителе.

В качестве подтверждающих документов нужны свидетельство о регистрации машины и действующая страховка.

В бюджетной организации

Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника бюджетной организации проводится в общем порядке. Командировка оформляется приказом руководителя организации.

В документе может быть обозначено, что специалист отправляется в поездку на собственном транспорте.

Порядок компенсации может устанавливаться местными регламентами в организации и распространяется на государственных (муниципальных) служащих и других сотрудников бюджетной сферы.

Несколько сотрудников

Возмещение будет предоставлено сотруднику, которому принадлежит машина.

Остальные работники получают суточные, компенсацию за проезд (в случае, если они оплачивали ГСМ или проводили ремонт машины за свой счет).

Компенсации также подлежат затраты на аренду жилья и другие расходы, согласованные с работодателем.

Директора

Командировка директора на личном транспорте возможна на общих основаниях.

Компания может ему компенсировать расходы, если поездка была согласована с учредителями (участниками) или если это предусмотрено в локальном акте организации.

При командировке директора на служебной машине расходы за использование транспортного средства несет его собственник — юридическое лицо.

ДТП

На автомобиль должен быть оформлен полис ОСАГО, за счет которого покрываются расходы на ремонт автомобиля или выполняется ремонт. Это возможно, если водитель не является виновным в аварии.

Возможность компенсации за ДТП не по вине откомандированного сотрудника также должна быть предусмотрена в трудовом договоре или дополнительном соглашении — между работодателем и работником.

В документе предусматривается возможность полной компенсации за ДТП или компенсации части расходов, которые не покрывает сумма страхового возмещения.

Если виновником аварии признан откомандированный сотрудник, то выплат он не получает.

Если потребовался ремонт

Ситуация спорна, так как работодатель может обвинить сотрудника в ненадлежащем уходе за машиной и ссылаться на то, что поломка была скрытой и возникла еще до отправления в командировку.

Возможность компенсации зависит от характера поломки. Если неожиданно пробило колесо, то работодатель может компенсировать затраты на шиномонтажные работы, приняв чек от сотрудника. Возможность компенсации решается в индивидуальном порядке.

Использование в поездке услуг такси

Такие расходы могут быть компенсированы, но необходимо письменное подтверждение затрат.

Желательно пользоваться услугами лицензированных перевозчиков, которые по окончании поездки могут выбить чек за оказанные услуги и полученную от откомандированного сотрудника оплату.

Образец заявления на командировку можно использовать при составлении документа.

Как написать служебную записку на командировку? Образец .

Какие документы нужны?

Для оформления командировки необходимы:

• приказ работодателя;
• авансовый отчет;
• путевой лист;
• служебная записка.

Форма таких документов может разрабатываться компанией самостоятельно. Отчет сотрудника необходим для того чтобы подтвердить понесенные расходы и предоставить работодателю соответствующую финансовую информацию.

Приказ

Приказ оформляется по распоряжению работодателя.

Документ содержит информацию о сотруднике, его табельном номере, месте и продолжительности командировки.

Документ должен быть подписан работодателем и предоставляется сотруднику для ознакомления под роспись. В распоряжение может вноситься информация о продлении командировки.

Бланк приказа о направлении в командировку формы Т-9 тут,

образец написания приказа о направлении в командировку тут.

Командировочное удостоверение

Оно необязательно, но может оформляться на усмотрение работодателя. Удостоверение носит уполномочивающий характер.

По завершении командировки документ возвращается в отдел кадров. Срок действия удостоверения может продлеваться.

Бланк командировочного удостоверения формы Т-10 тут,

образец написания командировочного удостоверения тут.

Путевой лист

Документ обязателен для откомандированного работника. У бланка есть срок действия.

В путевом листе указывается информация о машине, сведения о водителе и собственнике. Обозначается длительность и маршрут поездки.

Служебная записка

Служебная записка оформляется на имя работодателя. В ней содержится информация о поездке, сумме понесенных расходов.

Записка может быть удостоверена работодателем и предоставляется в бухгалтерию.

Образец служебной записки здесь.

Правила оформления командировки на личном автомобиле – списание ГСМ, документы, оплата расходов на транспорт

При появлении необходимости работодатель может отправить сотрудника в командировку.

Данное мероприятие представляет собой поездку в другую местность с целью решения определенных производственных задач.

Расходы, потраченные работником на транспорт, проживание и т.д., должны быть возмещены работодателем в полном размере.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Это условие регламентировано 167 статьей ТК РФ.

В ходе обсуждения деталей командировки с руководителем, трудящийся может выбрать наиболее подходящий вид транспорта, на котором он отправится в поездку.

188 статья ТК РФ допускает, что таковым может быть личный автомобиль специалиста.

Оформление поездке на своем транспорте

Любая командировка требует соответствующего оформления, вне зависимости от того, в какую местность отправляется трудящийся.

Если поездка работника подразумевает передвижение на личном транспортном средстве, обеим сторонам трудовых отношений важно позаботиться о грамотном оформлении данного мероприятия.

Главным документом, издание которого запускает процесс оформления командировки, является приказ работодателя.

В нем руководитель отражает необходимость отправки сотрудника в поездку.

В приказе обязательно отражается момент,касающийся использования для передвижения личного транспорта, а также технология возмещения соответствующих расходов.

Данная структура в каждом случае определяется индивидуально, но в стандартной ситуации включает в себя следующие пункты:

• амортизация автомобиля;
• денежные средства, потраченные на оплату ГСМ;
• техническое обслуживание транспортного средства;
• внеплановые ремонтные работы (в случае возникновения необходимости).

Стандартной информацией, обязательной для отражения в приказе, являются следующие данные:

• название организации-работодателя;
• дата издания распоряжения;
• номер документа;
• инициалы сотрудника, его должность и другие контактные данные;
• сведения о месте командировки;
• цель поездки;
• продолжительность мероприятия;
• подписи ответственных лиц – руководителя предприятия и сотрудника.

Кроме распоряжения может оформляться служебная записка. Следует учитывать, что она не выступает в качестве документального подтверждения факта отправки сотрудника в командировку на личном автомобиле.

В текущем году необязательными к оформлению являются следующие бумаги:

• служебное задание;
• командировочное удостоверение;
• отчет о командировке.

Перечисленные документы заполняются при условии,что необходимость их оформления отражена в нормативных актах, разработанныхкомпанией.

Основным документов, оформляемым при отправке в командировку на личном транспортном средстве, считается путевой лист.

Для его заполнения предусмотрена унифицированная форма №78. Допускается использование образца,разработанного руководством. В таком случае в путевом листе обязательно указываются реквизиты, утвержденные приказом Минтранса РФ №152.

В документации отражается следующая информация:

• наименование бумаги;
• реквизиты путевого листа — номер и т.п.;
• период действия документа;
• информация о водителе. Если транспортное средство принадлежит другому лицу, сведения о нем также указываются в этом пункте – инициалы, паспортные данные;
• информация об автомобиле – реквизиты паспорта ТС, государственный номер.

По возвращению из поездки работник предоставляет руководителю или специалистам отдела бухгалтерии авансовый отчет.

В нем уже должна быть заполнена часть, ответственным за заполнение которой является трудящийся. Остальные данные в документ вносит бухгалтер. На предоставление отчета сотруднику дается 3 дня.

Порядок оплаты расходов на такси.

Как оплачиваются расходы сотрудника?

В соответствии со 168 статьей ТК РФ, а также Постановлением Правительства РФ №749, командированный сотрудник вправе претендовать на возмещение денежных средств, потраченных на следующие цели:

• оплату проезда в обе стороны;
• аренду жилья;
• другие расходы, определенные руководством.

Для того чтобы работодатель возместил специалисту оплату проезда на личном автомобиле, командированный сотрудник должен предоставить:

• путевой лист;
• служебную записку;
• документы, подтверждающие расходы на покупку топлива для заправки транспортного средства.

Оплата расходов производится привычным образом – путем наличного или безналичного расчета.

Трудовым Законодательством РФ не запрещено выплачивать денежные средства, предназначенные для оплаты транспортных расходов, до отправки сотрудника в командировку.

Такое возможно по договоренности между работодателем и подчиненным.

Какие документы нужно оформить для списания ГСМ?

При возмещении денежных средств, потраченных работником на заправку личного автомобиля, учитывается информация, отраженная в Распоряжении Министерства транспорта РФ №АМ-23-р. В нормативном акте указаны нормы расхода топлива.

Для получения компенсации трудящийся должен предоставить руководству такие документы:

• заполненный соответствующим образом путевой лист;
• ксерокопия ПТС транспортного средства, использованного в поездке;
• чеки с АЗС, подтверждающие расходы на оплату топлива;
• авансовый отчет;
• служебная записка.

При нахождении в поездке у командированного сотрудника могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, к примеру, поломка автомобиля, требующая срочного исправления.

В таком случае к списку документов,указанному выше, необходимо приложить отчетные бумаги – чеки на покупку запчастей или оплату ремонта ТС.

Полный перечень документов, которые способы подтвердить расходы в командировке, представлен .

• Эксплуатационная ответственностьГРАНИЦА БАЛАНСОВОЙ ПРИНАДЛЕЖНОСТИСмотреть что такое «ГРАНИЦА БАЛАНСОВОЙ ПРИНАДЛЕЖНОСТИ» в других словарях: граница балансовой принадлежности —…
• Жалоба в коллегию адвокатов, образецЖалоба на адвоката в адвокатскую палатуВ Адвокатскую Палату города _____________________________________гр. __________________________,проживавшего по адресу: ______________тел. ____________на…
• Городской архив МоскваЮридическая составляющая С юридической точки зрения, ликвидация предприятия — это очень сложный процесс, зачастую сопровождаемый…
• Решение по апелляционной жалобеОбразец апелляционной жалобы по гражданскому делуВ ________________________________ суд(верховный суд республики/краевой/областной суд/суд города федеральногозначения/суд автономной области/суд…

Источник: https://artlife-astrahan.ru/komandirovka-na-lichnom-transporte/

Командировка на личном автомобиле: условия оформления, оплата

Направляя сотрудника в рабочую командировку, руководители предприятий нередко прибегают к использованию общественного транспорта для достижения работником места назначения и его последующего передвижения.

В свою очередь работники, обладающие собственным средством передвижения, для большего комфорта и повышения мобильности предпочитают использовать личный автомобиль.

При достижении договоренности с работодателем в выборе второго варианта, стороны должны согласовать условия командировочной поездки, а также подготовить перечень сопроводительных документов. Подробнее ознакомиться с нюансами оформления командировки на личном автомобиле поможет представленная публикация.

Особенности командировки на личном автомобиле

Процедура направления сотрудника в командировку на личном автомобиле в некоторой степени отличается от оформления стандартной поездки с использованием общественного транспорта.

Это обусловлено тем, что эксплуатация персонального средства передвижения требует дополнительных гарантий со стороны работодателя.

В частности это касается необходимости возмещения затрат за использование личного автомобиля во время командировки, на его ремонт или компенсацию убытков в случае аварийных ситуаций.

Конкретный перечень условий, связанных с направлением работника в командировочную поездку на персональном средстве передвижения, должен быть обозначен в содержании локальных документов предприятия и трудового договора подчиненного.

Подробный перечень правил, которые касаются служебной командировки трудящегося, представлен в Трудовом кодексе РФ, Постановлении Правительства под номерами 92 и 749, Федеральных законах 125 и прочих разъяснительных нормативно — правовых актах.

Использовать личный автомобиль для отправления в командировку работник вправе исключительно после одобрения работодателя и согласования нюансов служебной поездки. В противном случае сотрудник может лишиться собственных денежных средств, затраченных им в ходе поездки на персональном средстве передвижения.

Как оформить командировку на личном автомобиле?

Порядок оформления рабочей командировки сотрудника на личном автомобиле не отличается существенным образом от подготовки к поездке в любых других ситуациях. Особенности процедуры зависят в первую очередь от того, какие сопроводительные документы требуется оформить.

Порядок действий для оформления командировки на личном автомобиле:

• От имени руководителя организации составляется и издается приказ о направлении сотрудника в командировку на личном автомобиле. Допускается использование унифицированного бланка приказа, который соответствует форме Т — 9. Также имеется возможность заполнить документ в произвольном виде. После ознакомления с содержанием приказа работник подписывает его в знак согласия. По желанию работодателя могут быть оформлены дополнительные документы для служебной поездки. Например, служебное задание, командировочное удостоверение;
• Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то помимо приказа обязательным для оформления документом считается путевой лист;
• Согласование суммы авансовых выплат, которые предоставляются работнику для оплаты топлива при командировке на личном автомобиле, проживания и питания. Денежные средства выдаются в бухгалтерии или кассе предприятия на основании кассового ордера или распоряжения руководителя;
• По возвращении работника из командировки на личном автомобиле, он не позднее трех дней с момента появления на рабочем месте составляет авансовый отчет или предъявляет путевой лист. Текст документа должен содержать сведения о размере затраченных средств. Для подтверждения внесенной информации целесообразно приложить к отчету документальные свидетельства, подтверждающие расход аванса;
• Если в соответствии с представленным отчетом будет выявлен перерасход со стороны работника, который подтверждается документально, тогда организация обязуется выплатить разницу в течение трех дней после обращения трудящегося или в день выдачи заработной платы. В обратном случае денежные средства, оставшиеся после командировки подчиненного на личном автомобиле, возвращаются им в течение трех дней с момента появления на рабочем месте.

Сопутствующие документы

Наибольшее внимание, при направлении работника в командировку на личном автомобиле, отводится документальной стороне вопроса. В первую очередь это связано с тем, что ввиду вступивших в силу изменений, сопутствующие командировке документы стали подразделяться на обязательные и дополнительные.

Помимо этого, если работник едет в командировку на личном автомобиле, работодатель должен быть уверен в точной сумме израсходованных подчиненным авансовых средств. Поскольку именно на основании предоставляемых работником бумаг производится оплата за понесенные им расходы и дни командировочной поездки.

К перечню обязательных для оформления документов относятся:

Приказ. В содержании распоряжения отмечается либо общая информация о поездке или более детальные сведения. Это зависит от того, какие дополнительные документы будут оформлены помимо приказа. По общим правилам в содержание акта включается:

• Название предприятия;
• Дата, место оформления и порядковый номер акта;
• Персональные сведения о сотруднике, направляемом в командировку;
• Сведения о месте назначения служебной поездки;
• Дата начала и окончания командировки;
• Цели и задачи, поставленные перед подчиненным;
• Условие о том, какой транспорт будет использован для передвижения трудящегося (личный автомобиль, общественный или служебный транспорт);
• Уточняется сумма авансовых средств, предоставленных работнику или информация об организации, за счет которой реализуется поездка;
• В завершении документ датируется и ставятся подписи сторон.

Скачать образец приказа о командировке на личном автомобиле

Путевой лист. Основополагающий документ, назначение которого состоит в подтверждении использования личного автомобиля во время командировки, расхода горюче — смазочных материалов, а также затрат на его покупку. Для заполнения и внесения информации может использоваться унифицированная форма под номером 3 или специально разработанный в организации бланк.

Структура и содержание путевого листа:

• Наименование документа и его порядковый номер;
• Период действия. Документ считается действительным только на момент командировочной поездки трудящегося на личном автомобиле;
• Персональные сведения о работнике (паспортные данные, должность);
• Информация о личном автомобиле, используемом для командировки (номер, сведения из технического паспорта машины, модель и марка);
• Кроме того, отмечается дата и время выезда, а также дата и время возвращения трудящегося;
• Расход ГСМ.

Документ предъявляется работодателю на рассмотрение вместе с сопроводительными чеками, квитанциями из заправочных станций или автомастерских, мест питания и проживания.

Скачать образец

Если руководством организации было принято решение о необходимости заполнения дополнительных документов, например: служебное задание, отчет о командировке на личном автомобиле, служебная записка, командировочное удостоверение, то работник предъявляет соответствующую документацию.

Как возмещаются затраты?

Если сотрудник направляется в командировку на личном автомобиле, работодатель обязуется возместить понесенные подчиненным траты. Расчет компенсационных выплат за расход осуществляется на основании переданных сотрудником документов. К их числу относятся:

• Путевой лист, заполненный необходимыми сведениями;
• Копия технического паспорта транспортного средства, который был использован в командировке. Акт предъявляется работником для подтверждения того факта, что автомобиль является его личной собственностью;
• Авансовый отчет, если работодатель требует заполнить его;
• Служебная записка. Оформляется по инициативе руководителя организации;
• Квитанции, чеки и прочие акты, подтверждающие затраты трудящегося на покупку ГСМ, питание, проживание и иные внеплановые расходы, например, оплата ремонтных работ или приобретение требуемых деталей.

Надлежащая документация передается в отдел бухгалтерии не позднее трех дней с момента возвращения подчиненного из командировки на личном автомобиле.

Отдельного внимания заслуживает вопрос о том, как учитывать ГСМ при использовании личного автомобиля в командировке? Сумма средств для оплаты ГСМ устанавливается на основании: расстояния от места назначения, стоимости топлива, объема двигателя и времени, которое было затрачено для выполнения рабочих обязанностей. Данный порядок утвержден Министерством транспорта РФ в содержании Распоряжения № АМ — 23 — р.

Размер выплат за использование персонального средства передвижения для служебной поездки не должен превышать 1500 рублей в месяц. Если затраты, понесенные сотрудником, превышают обозначенную сумму, они подлежат налогообложению.

Это касается командировок подчиненного на личном автомобиле в пределах России. Если предполагается рабочая поездка за пределы Российской Федерации, налоговым сборам подлежат суммы свыше 2500 рублей.

Основанием для предоставления компенсации служит приказ руководителя.

При ДТП или осуществлении ремонта

Перед направлением подчиненного в командировку на личном автомобиле, директор компании должен убедиться в наличии страхового полиса на машину. Поскольку это поможет избежать дополнительных затрат в случае дорожно — транспортного происшествия, виновником которого не был признан сотрудник.

Работодатель обязуется компенсировать ущерб, понесенный работником в том случае, если была предварительная договоренность или соответствующее условие прописано в содержании трудового договора. Если работник, направленный в командировку на личном автомобиле, стал виновником аварии, компенсационные выплаты не предоставляются.

Помимо возможности возмещения расходов в случае аварийных ситуаций, сотруднику отдельно необходимо оговорить условия выплаты компенсации в результате поломки машины.

В любом случае, если работник намерен вернуть незапланированно потраченные средства, ему требуется предоставить документы, чеки, квитанции, свидетельствующие о сумме убытков.

Условия оплаты командировки на личном транспорте

Условия оплаты командировки на личном автомобиле работника отличаются от стандартных только тем, что на руководителя компании возлагается обязанность по возмещению денежных средств за эксплуатацию машины. Кроме того, выплачиваются:

• Денежные средства для аренды жилья или гостиничного номера;
• Суточные выплаты для оплаты питания и иных расходов;
• Денежные средства для оплаты командировочных дней.

Порядок, сумма и условия предоставления авансовых средств и оплаты трудовой деятельности подчиненного в период командировки и при использовании личного автомобиля уточняется в содержании локальных актов предприятия.

Заработная плата за время выполнения трудящимся профессиональных обязанностей в командировочной поездке начисляется согласно стандартной тарифной ставке за один рабочий день. Исключение составляют ситуации, когда сотрудник был вынужден работать в выходные или праздничные дни.

В подобном случае размер среднедневного заработка за один рабочий день увеличивается в два раза.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

• 8 (800) 350-83-59 — все регионы РФ.

(3 4,33 из 5)
Загрузка…

Источник: https://mosfund.ru/pravo/komandirovka-na-lichnom-avtomobile.html