Корпоративные документы

Об «ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы»



«ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы» — программно-методический комплекс класса управления документами (Enterprise Content Management) и бизнес-процессами (Business Process & Workflow Management).

Продукт сертифицирован «Совместимо! Система программ «1С:Предприятие».

Продукт занял 3-е место в обзоре систем электронного документооборота (СЭД), опубликованном порталом CNews в декабре 2009 года. 

Продукт занял 3-е место в обзоре систем электронного документооборота (СЭД), опубликованном журналом «Финансовый директор» в октябре 2009 года. Подробнее…

Что даст Вам внедрение «ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы»

Автоматизация документооборота и бизнес-процессов через внедрение продукта позволяет существенно повысить управляемость хранением и движением практически любых типов информации в Вашей компании (особенно в территориально распределенной), обеспечить прозрачность и управляемость бизнес-процессами организации и вывести на качественно новый уровень контроль их выполнения сотрудниками.

С помощью «ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы» проектируется и поддерживается единая система электронного документооборота (СЭД) и бизнес-процессов с четкими ответами на вопросы: «кто делает?», «что делает?», «в какой последовательности?», «что получает на входе и предоставляет на выходе?», и самое главное «кто за все это отвечает?».

Вы сможете: 

• Организовать традиционное делопроизводство (электронный архив) и интеграцию с бизнес-процессами (workflow);
• Осуществить внедрение и автоматизацию документооборота компании, полного жизненного цикла работы с документами всех видов (систематизация, создание, редактирование, утверждение, поиск, хранение и т.д.);
• Создать прозрачную систему ответственности и выполнения работ в организации (управленческий контроллинг); 
• Осуществить оперативный контроль сроков и других параметров выполнения задач и целых процессов; 
• Осуществить поддержку системы менеджмента качества. Создание баз знаний (корпоративное хранилище регламентов и процедур); 
• Реализовать оперативную коллективную работу с документами и процессами, и гибкое разграничение прав доступа;
• Внедрить автоматизацию бизнес-процессов (схемы бизнес-процессов), и согласование документов (маршруты документов);
• Снизить временные и стоимостные издержки при передаче информации в ходе выполнения бизнес-процессов;
• Сократить время на принятие решений путем описания четких инструкций;
• Уменьшить время на обучение персонала: сотрудники получают четкие описания своих обязанностей в виде должностной инструкции; 
• Гарантировать завершение инициированных в системе бизнес-процессов — система автоматически отслеживает задержки и сообщает об этом в виде отчетов и уведомлений; 
• Повысить производительность труда офисных сотрудников за счет снижения времени на передачу информации в ходе бизнес-процесса; 
• Улучшить реакцию организации на внешние события; 
• Сделать организацию более гибкой путем более простого и качественного внесения изменений в текущие бизнес-процессы; 
• Обеспечить надежное и безопасное хранение информационных материалов; 
• Снизить влияние «человеческого фактора» на бизнес вашей компании. 
• При этом обеспечивается полная интеграция системы документооборота с типовыми и нетиповыми конфигурациями для «1С: Предприятие 8». Сертификат «1С: Совместимо!» «ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы» (прежнее название «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005») гарантирует совместимость работы и интеграции с учетной системой «1С: Предприятие 8». 

Для кого предназначен продукт 

Продукт ориентирован и успешно применяется в средних и крупных организациях вне зависимости от направления деятельности и формы собственности. Особенно полезен в географически-распределенных компаниях с необходимостью передачи информации между удаленными бизнес-единицами и централизованным контролем над информационными потоками. 

Благодаря возможностям тесной интеграции с системой финансового управления «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы», продукт может быть максимально эффективно использован на предприятиях, планирующих внедрение бюджетирования (управленческого учета), а не только лишь автоматизацию СЭД и\или автоматизацию бизнес-процессов.

Источник: https://www.intalev.ru/products/old/kdp/about.php

Корпоративные системы управления документами

Корпоративный документооборот представляет собой документооборот внутри корпорации.

Определение 1

Документооборот – это процесс движения документов, начиная с момента их формирования либо получения и заканчивая моментом их исполнения, завершения или отправки.

Таким образом, в основе корпоративного документооборота лежит организация процесса движения документов. Сами же документы делятся на три базовых вида (рисунок 1).

Рисунок 1. Основные виды документов. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Первые поступают в корпорацию из вне, вторые, наоборот, отправляются во внешнюю среду, а третьи — создаются внутри корпорации и не выходят за ее пределы.

Поимо этого корпоративные документы могут быть организационного, распорядительного, нормативного или финансового характера. Все они имеют свои функции и особенности. Их движение, передача и обработка лежат в основе построения корпоративных систем управления документами.

Основными принципами корпоративного документооборота являются:

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

• четкость организации движения корпоративных документов;
• однократность пребывания;
• оперативность обработки;
• согласованность.

Сам по себе процесс корпоративного документооборота предполагает необходимость последовательного прохождения ряда этапов, включая прием, обработку, регистрацию, распределение корреспонденции, передачу и доставку документов, учет объема документов и контроль за их исполнением.

Корпоративный документооборот принято считать одним из важнейших звеньев организации делопроизводства в компании. Благодаря ему определяются не только инстанции движения документов, но и сама скорость их движения.

Замечание 1

В основе организации документооборота корпорации лежит построение соответствующих систем движения документов. Рассмотрим их эволюцию более подробно.

Эволюция систем корпоративного документооборота

Изначально, на первых порах развития института корпоративной собственности (еще до появления персональных компьютеров и сети Интернет), корпоративный документооборот осуществлялся посредством бумажных носителей. Процесс его организации был весьма длительным и труд затратным. Однако вместе с развитием информационных технологий сфера документооборота претерпела существенные изменения и была автоматизирована.

Начало использования ЭВМ в корпоративном секторе было зафиксировано в конце 1960-х – начале 1970-х гг. В то время автоматизация документооборота использовалась в основном для организации процедур контроли исполнения документов, а также при заполнении регистрационных карточек и ведения электронной картотеки.

Спустя десятилетие свое распространение получило использование электронной почты с редактором документов, позволяющим не только создавать электронные документы, но и отправлять их по электронной почте.

В середине 1980-х гг. появились первые системы, автоматизирующие хранение электронных документов. Бумажные документы при помощи специальных устройств подвергались сканированию. В результате пользователи стали иметь дело с цифровыми копиями, отличающимися более высокой доступностью и удобством хранения и использования.

В начале 1990-х гг. на первый план стало выходить ответственное выполнения сотрудниками корпоративных структур порученных им работ. В связи с этим появилась новая технология «work flow», основанная на управлении потоками работ. Основными особенностями таких систем стали:

• рассмотрение документов в качестве лишь одного из множества типов данных наряду с аудио, видео и графикой;
• выделение в автоматизирующих системах бизнес-заданий и бизнес-процессов, для своего исполнения требующих своевременной поставки необходимых документов.

Для решения поставленных задач стали использовать специальное программное обеспечение — системы управления электронными документами (сокращенно – СУЭД). Позднее они были переквалифицированы в информационные системы управления документами (ИСУД). В общем виде их разновидности представлены на рисунке 2.

Рисунок 2. Разновидности ИСУД. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

В последующие годы корпоративные информационные системы управления документами активно развивались, расширялись и дополнялись. Их функционал увеличивался, а число пользователей – неуклонно росло. Рассмотрим современные электронные системы корпоративного документооборота более подробно.

Электронные системы корпоративного документооборота

Замечание 2

Современные электронные системы документооборота являются мощным средством автоматизации процессов управления документами и их оборотом. В их основе лежит соответствующее программное обеспечение, нередко интегрированное в общую информационную систему управления корпорацией.

Основными преимуществами их использования являются:

• высокая степень производительности;
• интегрируемость в другие управленческие системы;
• масштабируемость;
• гибкость и возможность подстройки под запросы конкретных пользователей и пр.

Считается, что использование подобных систем позволяет с одной стороны обеспечить эффективный учет и контроль бизнес-процессов корпорации, а с другой – оперативное и эффективно управлять корпоративными документами и маршрутами их движения.

Основной целью разработки, внедрения и использования электронных систем корпоративного документооборота выступает оптимизация и ускорение корпоративного документооборота, а также обеспечение эффективного контроля за исполнением документов.

Как показывает практика, чаще всего такие системы разрабатываются сторонними фирмами — профессиональными игроками рынка программных продуктов для бизнеса. В России одним из наиболее известных разработчиков систем электронного документооборота является компания «1С».

Источник: https://spravochnick.ru/menedzhment_organizacii/sistema_korporativnogo_upravleniya/korporativnye_sistemy_upravleniya_dokumentami/

Разработка корпоративной документации организации — концептуал

Корпоративный сектор общественных отношений — олицетворяет собой подотрасль гражданского права, регулирующего общественные отношения на основе частно-управленческих методов, связанных с образованием и деятельностью корпораций (корпоративных форм юридических лиц).

В свою очередь корпоративное право также следует понимать как отрасль права, направленную на помощь руководителям предприятий и организаций.

Законодатель устанавливает обязанность разработки и принятия корпоративных документов юридического лица: устав, учредительный Договор, Договор о создании общества, проспект эмиссии ценных бумаг, положение об Общем собрании акционеров/участников, положение о Совете директоров, положение о Правлении, положение об исполнительном органе и другие внутренние акты, в случае наличия необходимости их разработки согласно уставу организации.

Разработка корпоративной документации организации часто может быть обусловлена особенностями стратегии развития бизнеса, его отдельными направлениями.

Трудовое законодательство предусматривает обязательное наличие у работодателя перечня документов, регулирующих трудовые отношения в организации:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о системе оплаты труда;
• график отпусков;
• штатное расписание;
• соглашение о материальной ответственности (если должность предполагает материальную ответственность).

Некоторые работодатели разрабатывают внутренние документы, необходимые для определения бонусной части заработной платы сотрудников, к примеру, «положение о мотивации», «положение о коммерческой тайне», «соглашение о неразглашении информации» и другие.

Каждый уважающий себя руководитель, проявляющий заботу о будущем предприятия, в независимости от формы ведения хозяйственной деятельности, должен понимать важность корпоративной документации.

Именно «внутренний документ» организации отражает Вашу текущую деятельность, а значит должен быть в идеальном порядке. Порядок составления внутренней документации организации определяется, в первую очередь – законностью.

Аналитический отдел ЮК «КОНЦЕПТУАЛ» специализируется на составлении внутренних документов организаций всех форм собственности. Экономическая безопасность Вашего предприятия – наша основная задача.

Разработка корпоративных документов организации, сопровождение процедур текущей деятельности организации

• Создание «корпоративного базиса» включает в себя разработку следующих документов:
• Устав;
• Договор о создании общества;
• Протоколы общего собрания акционеров (участников), сопроводительные документы;
• Протоколы совета директоров;
• Документы счетной комиссии акционерного общества;
• Акционерные соглашения;
• Правила подготовки и проведения общего собрания;
• Кодекс корпоративного поведения;
• Внутренние регламенты, положения, правила, и.т.п.

Разработка корпоративной документации организации сопровождается:

• Подготовкой и проведением общих собраний участников предприятий (акционеров, учредителей);
• Подготовкой пакета всех необходимых документов для создания, реорганизации или ликвидации ООО, ПАО;
• Осуществление уведомления ФАС;
• Раскрытие информации:
  • Годовой отчет общества;
  • Годовая/квартальная бухгалтерская отчетность общества;
  • Ежеквартальный отчет;
  • Список аффилированных лиц;
  • Информация, прилагаемая к ходатайству и/или уведомлению государственного антимонопольного органа;
  • Решение/отчёт о выпуске ценных бумаг;
  • Проспект (эмиссия) ценных бумаг;
  • Сообщение о существенном факте;
  • Сообщение о сведениях, способных повлиять на стоимость ценных бумаг;
  • В иной форме, предусмотренной законодательством Российской Федерации, документами общества, Кодексом корпоративного поведения;
• Предоставление ежегодной отчетности в ФСФР.

Сопровождение эмиссии ценных бумаг в ПАО. Реестр акционеров

• Регистрация выпуска акций (первичная эмиссия, дополнительная эмиссия);
• Регистрация отчета о выпуске акций;
• Подготовка Правил ведения реестра акционеров;
• Подготовка реестра акционеров;
• Организация самостоятельного ведения реестра акционеров акционерным обществом;
• Иные вопросы.

Анализ всей корпоративной документации компании на предмет соответствия действующему законодательству

• Правовой анализ на предмет соответствия законодательству и эффективности регулирования отношений:
  • Устав юридического лица;
  • Договор о создании;
  • Протоколы общих собраний, сопроводительная документация;
  • Протоколы Советов директоров, сопроводительная документация.

• Письменное заключение:
  • о недостатках действующих корпоративных документов и возможных негативных последствиях их дальнейшего наличия без устранения;
  • система устранения недостатков корпоративной документации;
  • оптимизация структуры управления организации.

Подготовка правовых заключений по вопросам корпоративного права

Составление специализированного правового заключения – особый вид правовых отношений с юридическим лицом.

Получая правовое заключение, наши специалисты письменно помогают Вам разобраться в вопросах корпоративного права. В частности, защитить права миноритария, владельца привилегированных акций, иных акционеров.

Участникам обществ — помогут найти основание для оспаривания решений органов управления организации, разъяснят вопросы подготовки и проведения общих собраний, выкупа акций, исключения участников (акционеров) из общества.

Если вы стали участником судебного процесса, актуальными будут следующие направления нашего сотрудничества:

• Оспаривание решений общих собраний участников/акционеров, решений совета директоров и иных органов хозяйствующего субъекта;
• Восстановление прав акционеров/участников;
• Оспаривание отказа (приостановления) регистрации организации со стороны регистрирующего органа;
• Споры, вытекающие из акционерных соглашений;
• Иные споры в области корпоративного права.

В виду широкого спектра рассматриваемых вопросов, нашей компанией разработана система «внутренний аналитик обращений». После получения запроса на консультацию, система автоматически распределяет заявки между юристами, для дальнейшей обработки.

У нас на сайте Вы можете найти образцы документов, а также оставить запрос на консультацию, воспользовавшись формой «звонок юристу» на главной странице, либо «заявка на консультацию» в разделе «КОНТАКТЫ».

Для ускорения связи со специалистом – звоните: +7 (495) 151 29 09, +7 (929) 98 5 98 65 или пишите: conceptual.office@gmail.com.

Будем рады Вам помочь!

Источник: https://moskva-yurist.com/%D1%80%D0%B0%D0%B7%D1%80%D0%B0%D0%B1%D0%BE%D1%82%D0%BA%D0%B0-%D0%BA%D0%BE%D1%80%D0%BF%D0%BE%D1%80%D0%B0%D1%82%D0%B8%D0%B2%D0%BD%D0%BE%D0%B9-%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%B0%D1%86/