Обработка персональных данных работников

Персональные данные работника понятие и их защита

   Информация о личности человека, включающая персональные данные, защищена законодательно. В России запрещено передавать информацию о человеке посторонним без его ведома.

За это предусмотрено наказание – и административное, и уголовное! Кадровик рискует быть привлечённым к ответственности, если законные требования о защите личной информации будут нарушены.

Давайте до тонкостей разберём, что такое персональные данные работника, понятие и их защита.

Нормативная база

Основной закон, регулирующий защиту информации о работнике – ФЗ №152 от 27.07.2006г. Закон разъясняет, как должна обрабатываться личная информация. Обработка в нашем случае – это сбор документов работника (личных документов и приказов по работе), формирование личного дела и работа с кадровыми компьютерными программами, куда заносится личная информация.

Предоставление персональных данных

Предоставление личных данных – это передача отчётов с личной информацией в органы, которые имеют право таковую запрашивать. Например, в службы статистики или военкомат.

По смыслу закона оператор (в нашем случае – кадровик), который формирует личные дела работников, имеет прямой доступ к персональным данным всех работников организации, а поэтому несёт личную ответственность в случае разглашения личной информации.

В случае умышленного или нечаянного разглашения личной информации, оператор может быть привлечён к ответственности аж по трём кодексам:

• трудовой (ТК);
• административный (КоАП);
• уголовный (УК).

Ответственность и наказание по ТК:

• увольнение по п. «в» ст.90 за разглашение информации;
• замечание, выговор или увольнение по ст.192 – за некачественное исполнение обязанностей.

Ответственность по КоАП:

• штраф в размере 500 – 1000 рублей (требования ст.13.11 – за нарушение закона);
• штраф в размере 2500 – 3000 рублей (требования ст.13.12 – если используются несертифицированные компьютерные программы).

Ответственность по УК:

• штраф от 100 до 300 тысяч рублей, или в размере двухгодовой зарплаты, или лишение права заниматься кадровой работой на срок до 5-ти лет, а также возможно привлечение к принудительным работам до 4 лет, или арест до полугода. Также можно лишиться свободы на срок до 4-х лет – по части 2 ст.137 – за сбор должностным лицом личной информации без согласия.

Как видите – наказания серьёзные, так что не рискуйте и приведите кадровую работу в соответствие со 152 законом.

Что входит в персональные данные работника

Персональные данные по понятию законодателя, это любая информация, косвенно или прямо относящаяся к работнику. Кадровику доступны такие личные данные:

• ФИО;
• адрес;
• телефон;
• паспортные данные;
• семейное положение;
• должность и профессия;
• размер зарплаты;
• ИНН;
• номер страхового пенсионного свидетельства;
• личные данные о воинском учёте;
• место работы;
• сведения о стаже и местах работы;
• сведения об основаниях увольнения с прошлых мест работы;
• сведения о долгах (по алиментам или кредитам);
• данные о здоровье (инвалидности).

Вот такую информацию о работниках вам нужно правильно защитить.

Защита персональных данных работника

  В документах отдела кадров по номенклатуре обязательно должно присутствовать Положение о персональных данных работников. Этот локальный акт в точности должен соответствовать 152-му закону. О том, как составить и утвердить положение, будет разъяснено в отдельной статье, а пока вернёмся к требованиям закона.

19-я статья Закона и Требования к защите данных обязывает кадровика к следующим мерам по защите информации:

• личные дела работников не должны быть доступны посторонним лицам (нужно хранить их в сейфе); 
• кадровые компьютерные программы должны быть легальными и сертифицированными; 
• экран компьютера, на котором установлена кадровая программа, не должен быть в прямой видимости посторонних лиц, как и сам компьютер не должен использоваться посторонними; 
• используемый кадровиком компьютер не должен иметь выход в интернет во избежание вирусных угроз и похищения информации; 
• кадровик должен быть назначен ответственным за хранение и обработку персональных данных приказом начальства; 
• все флешки, диски или дискеты, как и бумажные документы, содержащие личную информацию, должны быть учтены в реестре и храниться в сейфе; 
• нельзя передавать личную информацию (в том числе сканы или копии документов) по факсу, электронной почте или по телефону.

Обратите внимание: каждый кадровик в качестве черновиков использует ненужные документы. Если на документе есть личная информация (например, вы делаете записи на обратной стороне копии чьего-то паспорта) – не оставляйте его на столе, не передавайте кому-либо, не выкидывайте в мусор! Лучше все ненужные документы с данными сразу уничтожать.

Согласие работника на обработку персональных данных

  Статья 6 Закона разъясняет, при каких условиях должна обрабатываться личная информация:каждый работник обязательно должен письменно согласиться с обработкой его данных.

Согласие работника архиважно, не забывайте об этом! В законе работника обозвали «субъектом персональных данных», от которого просто необходимо получить письменное согласие на обработку его личной информации.

Всё о согласии расписано в 9 статье закона.

Основное правило получения согласия – подпись на документе о согласии должна быть лично работника или его представителя по доверенности (доверенность должна быть приложена к документу).

Документ о согласии должен включать:

• ФИО, адрес, серия, номер, дата и место выдачи паспорта работника (и представителя, если имеется доверенность);
• ФИО, должность и место работы кадровика;
• цель обработки данных;
• список личных данных;
• список действий, которые будет производить кадровик с данными;
• срок действия согласия (срок трудового договора);
• подпись работника с расшифровкой.

Согласие работника Чтобы правильно составить согласие работника на обработку персональных данных, образец заполнения можно скачать здесь.

Работа кадровика интересная, но не стоит забывать об ответственности. Для того, чтобы вы не попали в неприятную ситуацию, тут и рассмотрены вопросы – что такое персональные данные работника, понятие и их защита.

Подробней по теме:

Источник: https://pravo-v-dele.ru/deloproizv/lichdela/personalnye-dannye.html

Как защитить персональные данные сотрудников и не попасть на повышение штрафов с 1 июля 2017 года

Что такое персональные данные?
Как избежать претензий со стороны контролирующих органов и сотрудников
Как проверить свою бухгалтерскую компанию на предмет защиты персональных данных
Ответственность за нарушение закона 152-ФЗ
ТОП-5 нарушений, за которые штрафуют компании и руководителей

ФИО и любая другая личная информация о гражданине – это персональные данные. Если у компании есть сотрудники, либо хранятся персональные данные клиентов или других физических лиц, она должна выполнять требования Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных». За их соблюдением строго следит Роскомнадзор. Требований много, и ответственность за их несоблюдение предусмотрена серьезная.

Как защитить персональные данные сотрудников и клиентов и правильно организовать работу с персональными данными, чтобы избежать штрафов, читайте в нашей публикации.

Что такое персональные данные?

Согласно закону № 152-ФЗ, персональные данные – это любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу. То есть о персональных данных можно говорить, если по информации или ее совокупности можно понять, о ком именно идет речь. Если же идентифицировать личность нельзя, то такие сведения нельзя отнести к персональным данным.

Исчерпывающего списка персональных данных в законодательстве не приводится. Относятся данные к персональным или не относятся, решается в каждой ситуации отдельно. Но обычно к ним принято относить:

• фамилию, имя, отчество;
• адрес проживания;
• электронный адрес;
• номер телефона;
• дата рождения;
• место рождения;
• национальность;
• вероисповедание;
• место работы;
• должность;
• рост;
• вес;
• и т.д.

Как должен защищать персональные данные отдел кадров

Обязанности в сфере защиты персональных данных отделом кадров четко прописаны в главе 14 Трудового кодекса РФ и ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ.

Итак, кадровым сотрудникам следует:

1. Проходить обучение, повышать квалификацию по обработке персональных данных (если работодатель ответственно относится к вопросу соблюдения кадровой службой законодательства о персональных данных – он потратится на учебу).
2. Осуществлять все действия с персональными данными (документами, содержащими персональные данные) только с письменного согласия работника. Кстати, сообщение информации о работе того или иного сотрудника кредитным организациям по телефону также должно быть произведено только с письменного согласия работника.
3. Знакомить перед заключением трудового договора сотрудников с локальным нормативным актом, определяющим порядок обработки персональных данных в компании.
4. Соблюдать режим ограниченного допуска к персональным данным (разграничивать доступ между специалистами по кадрам в соответствии с функционалом, использовать в работе запирающиеся шкафы, сейфы, запирающие и блокирующие устройства).

Во-первых, необходимо выяснить состав физических лиц, чьи персональные данные обрабатываются.

Если компания имеет дело лишь с персональными данными:

• сотрудников, работающих по трудовым договорам;
• работающих по договорам ГПХ;
• и иными физическими лицами.

Когда обработка персональных данных отделом кадров ограничивается лишь фамилией, именем и отчеством – достаточно разработать единый комплексный документ, определяющий политику компании в области обработки персональных данных, как работников, так и иных лиц, вступающих в отношения с компанией и чьи персональные данные обрабатываются.

Если круг субъектов и перечень персональных данных шире (например, компания занимается обработкой и хранением персональных данных своих клиентов), то ограничиться локальными нормативными актами не получится. В таком случае Закон № 152-ФЗ обязывает компанию:

1. уведомить Роскомнадзор о намерении обрабатывать персональные данные;
2. подготовить перечень документов, определяющий порядок обработки и защиты персональных данных. Перечень таких документов достаточно обширный. Практика показывает, что это:
   • Приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных;
   • Документ, определяющий политику оператора в отношении обработки персональных данных;
   • Согласия сотрудников на обработку персональных данных (в т.ч. на передачу третьим лицам и получение у третьих лиц);
   • Документ, содержащий положения о принятии оператором правовых, организационных и технических мер для защиты персональных данных;
   • Документы по организации приема и обработке обращений и запросов субъектов персональных данных;
   • Документы, определяющие категории обрабатываемых персональных данных, особенности и правила их обработки без использования средств автоматизации;
   • Документ, устанавливающий требования к ведению журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию;
   • Документ, устанавливающий требования к хранению материальных носителей содержащих персональные данные;
   • Документ о классификации информационных систем;
   • Список лиц, которым необходим доступ к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, утвержденный оператором или уполномоченным лицом;
   • Документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников.

Если обработку персональных данных по поручению компании выполняет провайдер, (например, аутсорсинговая бухгалтерская компания), то вышеперечисленный перечень документов дополняется:

1. Письменным поручением на обработку персональных данных. Такое поручение может быть внесено в основной договор об оказании услуг и должно включать не только поручение провайдеру осуществлять от имени компании обработку персональных данных, но и цели такой обработки, перечень действий с ними, их состав, а также обязательство провайдера соблюдать конфиденциальность и безопасность персональных данных, а также требования к их защите.
2. Согласиями на передачу персональных данных провайдеру – от каждого сотрудника

Как видим, перечень документов, регламентирующий обработку персональных данных, достаточно обширный.

Чтобы не перегружать документооборот огромным количеством локальных нормативных актов (приказов, положений, инструкций и т.д.

), а процесс приема на работу в бесконечный процесс ознакомления с локальными документами, рекомендуется утвердить один документ, регламентирующий все аспекты работы с персональными данными в компании.

Как проверить свою бухгалтерскую компанию на предмет защиты персональных данных

Все ранее перечисленные требования относятся и к провайдеру, в том числе, компаниям, оказывающим услуги бухгалтерского аутсорсинга.

Добросовестный провайдер:

• По запросу клиента предоставит выписку из федерального реестра операторов персональных данных (компания-провайдер попадает в этот реестр после уведомления Роскомнадзора).

Важно!

Проверить провайдера на соблюдение порядка уведомления Вы можете самостоятельно на сайте Роскомнадзора: https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/operators-list/.

• Ознакомит со своей Политикой в отношении персональных данных клиентов.
• Включит в договор обслуживания условия о поручении и обязанности провайдера осуществлять обработку персональных данных от имени компании, а также обязанности, связанные с защитой этих данных.

Важно!

Провайдер не обязан брать согласия с субъектов персональных данных, которые он обрабатывает в связи с исполнением договора на обслуживание, поэтому обязательно возьмите письменные согласия с работников на передачу персональных данных провайдеру.

Ответственность за нарушение закона 152-ФЗ

Возможные нарушения в области защиты персональных данных и суммы штрафов мы привели в таблице:

За что могут штрафоватьСумма штрафа

Персональные данные обрабатываются не в тех целях, на которое дано согласиеНапример, персональные данные работника обрабатываются в целях расчета заработной платы, ведения кадрового делопроизводства, но никак не для оформления кредита, открытия лицевых счетов в банках, продажи чего-либо. В согласии на обработку персональных данных обязательно указываются цели обработки – это требование Закона 152-ФЗ.	от 30 000 до 50 000 руб.
Обработка персональных данных отделом кадров без письменного согласия (когда оно, естественно, требуется)	от 15 000 до 75 000 руб.
Политика по обработке персональных данных не опубликована или отсутствует в свободном доступе (на стенде, на сайте и т.д.)	от 15 000 до 30 000 руб.
Оператор персональных данных не отреагировал на запрос сотрудника (субъекта персональных данных)Например, на электронную почту приходит регулярная рассылка с сайта ***, принадлежащего компании ААА. Получатель рассылки направляет в компанию ААА запрос о подтверждении факта обработки его персональных данных, их состава, целей такой обработки и т.д. В течение 30 дней компания ААА должна дать официальный ответ. Если такого ответа не последовало, то это нарушение.	от 20 000 до 45 000 руб.
Нарушены условия защиты бумажных документов, содержащих персональные данные Например, произошла утечка данных вследствие случайного доступа постороннего лица, уничтожение персональных данных, их распространение и т.д.	от 25 000 до 50 000 руб.

Что говорят суды о плохо защищенных персональных данных

• В тексте договора об оказании бухгалтерских услуг отсутствовали существенные условия об обеспечении конфиденциальности и безопасности персональных данных при их обработке, не был приведен перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, а также не указаны требования к защите обрабатываемых персональных данных. Компании выписали предписание устранить нарушение (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 29.04.2013 по делу № А44-5910/2012).

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/kak-zashchitit-personalnye-dannye-sotrudnikov-i-ne-popast-na-povyshenie-shtrafov-s-1-iyulya-2017-god/

Персональные данные сотрудников: хранение, обработка, использование — Контур.Бухгалтерия

Сотрудники кадровых отделов работают с персональными данными работников организации: получают, обрабатывают, хранят и передают сведения. Работа с этой информацией регламентируется законом (ТК РФ и ФЗ №152- ФЗ «О персональных данных»). Нужно знать правила обращения с персональными сведениями, чтобы избежать нарушений и штрафов.

Что относится к персональным данным

Статья 3 Закона  №152-ФЗ говорит, что персональные данные — это информация о лице:

• ФИО;
• дата рождения;
• место рождения;
• адрес;
• семейное положение;
• образование;
• профессия;
• доходы.

Приведенный перечень сведений является открытым, его дополняют необходимыми пунктами. Персональные данные нужны работодателю для оформления и поддержания трудовых отношений (см. ст. 85 ТК РФ). Информация о работнике содержится в таких документах:

• документ, удостоверяющий личность (паспорт, заграничный паспорт, военный билет, временное удостоверение личности);
• трудовая книжка;
• СНИЛС;
• военный билет;
• документ об образовании;
• ИНН;
• водительское удостоверение;
• медицинская книжка (если требуется).

Важно! Персональные данные работника — конфиденциальная информация. Это значит, что их нельзя разглашать ее без письменного согласия сотрудника (ст. 3 Закона №152-ФЗ).

Обработка персональных данных сотрудника

Обработка персданных — это действия с личной информацией работника, когда работодатель принимает сотрудника в штат или заключает договор ГПХ; работник продвигается по карьерной лестнице и т.д. Во время обработки соблюдайте требования статьи 86 ТК РФ:

• у обработки должна быть цель и основания;
• запрещена передача личных сведений работника третьим лицам без его письменного согласия; 
• персональные сведения передает сам гражданин.

В локальных актах предприятия нужно прописать Правила защиты личных сведений о работниках. Работники обязаны ознакомится с этими правилами и расписаться о согласии с документом. Для порядка и безопасности организации нужно создать положения и приказы для работы с персданными.

Во время проверки у вас должны быть подготовлены: Положение о персональных данных, Заявление работника с согласием на обработку личных данных, Приказ о назначении ответственных за работу с личной информацией работников, Приказ об обеспечении безопасности личных сведений работников.

Категории персональных данных

К первой категории относятся личные сведения о расовой принадлежности, состоянии здоровья, политических взглядах.

Ко второй категории относится информация, благодаря которой можно получить дополнительную информацию о субъекте — номер телефона, семейное положение, прежнее место работы и т.д.

В третьей категории содержится информация, позволяющая идентифицировать работника (ФИО+ паспортные данные).

В последней, четвертой категории находятся общедоступная информация(данные о профессии и квалификации).

Хранение и использование данных о персонале

Работодатель обязан ввести порядок хранения и использования сведений о работниках (ст. 87 ТК РФ). Документы по сотруднику объединяются в личное дело. Порядок хранения и ведения личных дел вводит и контролирует работодатель.

 Личные дела руководителей компании, работников, имеющих государственные звания, и так далее хранятся постоянно. Личные дела других работников храните 75 лет.

 Ответственность по хранению, ведению, учету, выдаче трудовых книжек тоже возлагается на работодателя. 

Правила передачи персданных налагают на работодателя ряд ограничений. Ограничения устанавливаются согласно статье 88 ТК РФ:

• известите лиц, которые получили доступ к информации о работнике, что ее следует использовать только в тех целях, для которых они были сообщены;
• передача данных внутри одной компании должна проходить согласно правилам локального акта, с которым работник был ознакомлен;
• доступ к данным получают только специально уполномоченные лица;
• запрещено делать запрос о здоровье работника у медицинского учреждения.

Работники имеют право на предоставление полной информации об их личных сведениях и их обработке (кому передавались сведения и для чего).

Также нужно обеспечить сотрудникам свободный доступ к своим личным сведениям и медицинским данным.

Помните, что работник имеет право обжаловать в суде незаконные действия работодателя и привлечь должностное лицо-нарушителя к уголовной или административной ответственности.

Ответственность за нарушение правил работы с личной информацией

В соответствии с ТК РФ, нарушители норм обработки и защиты личных сведений работника привлекаются к разным видам ответственности.

• К дисциплинарной ответственности относятся замечание, выговор, увольнение. 
• К административной ответственности относятся предупреждение или штраф от 3 до 5 МРОТ.
• К материальной ответственности привлекаются работники, которые непосредственно обрабатывают  персональную информацию. В случае незаконного распространения информации сотрудник организации может заявить о моральном вреде и потребовать его возмещения у работодателя. 
• Уголовная ответственность по ст. 137 УК РФ за незаконное распространение сведений о лице без его согласия предусматривает штраф в сумме до 200 000 рублей, либо обязательные работы от 120 до 180 часов, либо арест до 4 месяцев.

Работа с личными сведениями требует высокого уровня ответственности. Соблюдайте правила и помните о контроле Трудовой инспекции.

Александра Аверьянова

Ведите простой кадровый учет в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Начисляйте зарплату, легко считайте пособия, удержания и командировочные, автоматически готовьте отчеты по сотрудникам и отправляйте их через интернет. А еще — ведите учет, платите налоги, сдавайте налоговую и бухгалтерскую отчетность и пользуйтесь поддержкой наших экспертов. Первый месяц работы в сервисе — бесплатно.

Источник: https://www.b-kontur.ru/enquiry/420-personalnye-dannye-sotrudnikov

Обработка персональных данных работников

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта или звоните по телефону
+7 (499) 350-80-69 (Москва)
+7 (812) 309-75-13 (СПб)

Это быстро и бесплатно !

Любые действия, совершаемые с персональными данными гражданина (работника, пациента, клиента компании, предоставляющей какие-либо услуги), называются обработкой.

Речь идёт о сборе и фиксации личной информации о человеке, её распространении, систематизации, передачи на хранение в архив и прочих операциях. Чтобы обработка осуществлялась на законных основаниях, необходимо учесть некоторые нюансы, речь о которых пойдёт ниже.

Что включают в себя персональные данные?

Вся информация, касающаяся определённого гражданина, является его персональными данными. Получение, хранение, накопление и реализация этих сведений осуществляется исключительно после получения письменного разрешения этого человека.

Согласно положениям ФЗ № 152 от 27.07.2006 года, к подобной информации относятся:

• ФИО определённого лица;
• его дата и место рождения;
• адрес официальной регистрации либо фактического проживания;
• семейное положение;
• наличие либо отсутствие детей;
• возраст;
• полученное образование;
• место трудоустройства и должность;
• уровень получаемых доходов;
• социальное и имущественное положение;
• и т. п.

Данная информация может содержаться в международном или гражданском паспорте гражданина, его свидетельстве о рождении, ИНН, СНИЛС, документах о полученном образовании, медицинских справках и заключениях, водительских правах и т. п.

Обработка перечисленной выше информации должна производиться только в целях соблюдения законодательства (к примеру, при оказании гражданину помощи в трудоустройстве).

Требования к обработке персональных данных

Процедура обработки начинается с получения личных сведений о гражданине. Согласно 86 статье ТК РФ и 6 статье ФЗ № 152, собрать и использовать персональные данные о человеке можно лишь после получения от него письменного разрешения.

В противном случае любые операции, производимые с подобной информацией, считают незаконными. Ниже представлены основные требования, предъявляемые к процедуре обработки:

• любые действия, совершаемые с личной информацией о человеке, могут осуществляться лишь на законных основаниях и без нанесения ущерба для гражданина;
• организации и физические лица, занимающиеся обработкой персональных данных, обязаны соблюдать положения Конституции и других нормативно-правовых актов;
• информация о человеке первоначально получается у него самого (если подобное невозможно, допустимо запросить нужные сведения у других лиц при предварительном уведомлении гражданина и получении его разрешения);
• обработке не подлежат религиозные и политические взгляды человека, его личная жизнь, участие в общественных объединениях;
• работодатель сотрудника обязан обеспечить сохранность персональной информации от стороннего использования, разглашения или утраты;
• граждане, о которых собирается личная информация, должны быть ознакомлены с порядком её последующей обработки под роспись.

Данные правила зафиксированы в 86 статье ТК РФ и направлены на защиту личной жизни гражданина.

Порядок обработки персональных данных работников

Процедура обработки начинается с получения необходимой информации у самого сотрудника. Перед сбором нужных руководителю сведений работник должен быть ознакомлен с порядком обработки персональных данных.

Крайне важно получить письменное согласие гражданина, иначе сбор и использование сведений о человеке будут считаться незаконными.

Если узнать информацию личного характера от самого сотрудника невозможно, руководитель может обратиться к другим лицам (например, в организацию, в которой гражданин был трудоустроен ранее). Однако и в этом случае без получения разрешения сотрудника не обойтись.

Он должен быть уведомлён:

• о характере информации, необходимой руководителю;
• об источниках её получения;
• о целях использования;
• о последствиях отказа от предоставления данных сведений.

Как указывалось выше, некоторая информация находится под запретом. Например, речь идёт о политических убеждениях или религиозных взглядах сотрудника. Сведения о состоянии здоровья работника также невозможно получить без наличия для этого весомой причины и разрешения самого гражданина.

Сам бланк заявления не имеет стандартной формы, поэтому может составляться в свободном виде. При этом важно включить в текст документа основные сведения, зафиксированные в 9 статье ФЗ № 152.

Доверенность на обработку персональных данных

Получить сведения о конкретном человеке можно не только от него самого, но и от его законного представителя. При этом важно в тексте заявления о согласии на совершение данной операции указать ФИО и паспортные данные этого лица.

Ответственность за утечку персональных данных

Руководитель организации, в которой трудоустроен гражданин, или ИП, обязан обеспечить защиту полученной информации о сотруднике.

В случае утечки или потери персональных данных работника руководство может быть привлечено к административной, гражданско-правовой и даже уголовной ответственности.

Лица, виновные в утечке сведений о сотруднике, также привлекаются к дисциплинарной или материальной ответственности. Речь идёт о нарушении медицинской, страховой тайны, разглашении фактов о частной жизни человека и т. д.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас или заполните форму онлайн:

+7 (499) 350-80-69 (Москва)

+7 (812) 309-75-13 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

Источник: https://urmozg.ru/trudovoe-pravo/obrabotka-personalnyh-dannyh-rabotnikov/

Каковы цели обработки персональных данных в организации

Все организации собирают, хранят и используют сведения о своих сотрудниках. Информация личного характера сейчас имеет высокую ценность, а при попадании в руки мошенников она становится средством для совершения преступлений. В этой статье мы расскажем, как и с какой целью компании обрабатывают персональные данные и должны ли они получать на это согласие работников.

Что такое обработка персональных данных

Понятие «обработка персональных данных» включает любые действия, совершаемые оператором с индивидуальной информацией. Среди них:

1. сбор;
2. уточнение;
3. систематизация;
4. использование;
5. удаление;
6. хранение.

Все организации и предприятия являются операторами персональных данных, поскольку обрабатывают их. В ст. 22 закона № 152-ФЗ дается правовое основание обработки персональных данных. Исходя из текста статьи, работодатель вправе совершать действия с личной информацией работников без уведомления об этом намерении органов Роскомнадзора.

Раньше к персональным данным относились только ФИО, место рождения, адрес регистрации и паспортные данные. Сейчас это любые сведения о человеке, включая его семейное положение, образование, уровень доходов.

Работодатель не вправе обрабатывать данные о политических взглядах, вероисповедании и частной жизни работника. Подробнее о том, что относится к персональным данным — читайте в этой статье https://otdelkadrov.

online/5841-ponyatie-vidy-personalnyh-dannyh

Для совершения действий с личной информацией применяются несколько способов. Автоматизированная обработка персональных данных — это обработка на компьютере. Неавтоматизированный способ предполагает использование бумажных носителей. Сейчас в большинстве случаев применяется смешанная обработка, которая сочетает в себе элементы автоматизированной и неавтоматизированной.

Цели обработки персональных данных на предприятии

Выделяют следующие цели обработки персональных данных в организации:

1. Заключение, исполнение и прекращение гражданско-правовых договоров с гражданами, юридическими лицами, ИП и другими лицами в ситуациях, предусмотренных законодательством и Уставом предприятия.
2. Организация кадрового учета организации, обеспечение соблюдения законов, заключение и исполнение обязательств по трудовым и гражданско-правовым договорам.
3. Ведение кадрового делопроизводства, содействие работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, пользовании льготами.
4. Исполнение требований налогового законодательства по вопросам исчисления и уплаты налога на доходы физлиц и единого социального налога, пенсионного законодательства при формировании и передаче в ПФР персонифицированных данных о каждом получателе доходов, которые учитываются при начислении взносов на обязательное пенсионное страхование.
5. Заполнение первичной статистической документации в соответствии с Трудовым, Налоговым кодексом и федеральными законами.

Что такое согласие на обработку персональных данных

Вместе с предоставлением необходимых документов при заключении трудового договора подписывается согласие работника на обработку персональных данных работника. Согласно ст. 3 ФЗ №152, к таким данным относятся все сведения о человеке — от имени и фамилии до записей в трудовой книжке.

Персональные данные делятся на 3 категории:

• Общедоступные — основные анкетные данные, включая ФИО, пол, дату и место рождения.
• Биометрические — информация о внешности и некоторых физиологических особенностях, если они определяются визуально.
• Специальные — национальность, вероисповедание, состояние здоровья, судимости, частично — сведения о работе (причины увольнения и др.).

Персональные данные конфиденциальны (за исключением общедоступных), поэтому для их обработки необходимо получать согласие человека.

В обязательном порядке устанавливается срок действия согласия на обработку персональных данных. Моментом его окончания становится либо конкретная дата, либо определенное событие, в том числе отзыв работником своего согласия. Это требование указано в п. 4 ст. 9 ФЗ №152.

В каких случаях нужно согласие на обработку персональных данных

согласие требуется на обработку специальных и биометрических данных. общедоступную информацию разрешается свободно использовать, если только это не противоречит закону, а также общепринятым нормам морали и этики.

ситуации, когда согласие на обработку персональных данных не требуется

исключение составляют случаи, когда расследуется уголовное дело, проводятся оперативно-розыскные мероприятия. биометрические данные могут понадобиться, чтобы установить личность при отсутствии у человека документов. в таких ситуациях не требуется согласие на обработку личной информации.

заявление о согласии на обработку личной информации подается на имя руководителя организации в письменной форме. в шапке документа указываются:

1. должность руководителя и наименование организации, которую он возглавляет;
2. фио руководителя;
3. должность работника;
4. фио работника;
5. дата;
6. место составления.

возможен ли отказ от обработки персональных данных с позиции закона

По закону, отказ от согласия на обработку персональных данных не несет юридических последствий. В ч. 1 ст. 9 ФЗ №152 указано, что само согласие выражается свободно и добровольно.

Обратите внимание

За разглашение персональных данных Трудовым кодексом предусмотрены виды ответственности. Подробнее читайте на нашем сайте здесь

Ч. 5 ст. 6 того же закона допускает отсутствие согласия на обработку личной информации в случае, если это требуется для исполнения договора, в том числе трудового.

Поэтому работодатели, выполняя свои обязанности, в интересах сотрудников могут обрабатывать их персональные данные без получения на то согласия. Это касается только работников, которые уже числятся в штате. Принять человека на работу при его отказе от обработки персональных данных нельзя.

В таком случае еще не заключен трудовой договор. Раз этого документа нет, то и обязанности исполнять его у работодателя не возникает.

Иногда отказ от обработки личной информации чреват негативными последствиями. Если на предприятии действует пропускной режим, то при таких обстоятельствах работнику нельзя будет оформить либо заменить пропуск — такое действие выйдет за рамки служебных целей. Поэтому отсутствие согласия повлечет за собой невозможность выполнения трудовых функций.

Источник: https://otdelkadrov.online/5837-pravovoe-obosnovanie-neobhodimost-obrabotki-personalnyh-dannyh-v-organizatsii

Трудовой кодекс РФ. Глава 14. Защита персональных данных работника

Персональные данные работника — информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Обработка персональных данных работника — получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.

Статья 86. Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты

В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:

1) обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

2) при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящим Кодексом и иными федеральными законами;

3) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие.

Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

4) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни.

В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;

5) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами;

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

6) при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;

7) защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами;

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

8) работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

9) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;

10) работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.

Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Статья 88. Передача персональных данных работника

При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:

не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами;

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;

предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено.

Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности).

Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами;

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись;

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;

передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Статья 89. Права работников в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя

В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право на:

полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;

свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

определение своих представителей для защиты своих персональных данных;

доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;

требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований настоящего Кодекса или иного федерального закона.

При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия.

Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;

обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

Статья 90. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника

Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Источник: https://www.SuperJob.ru/trudovoj-kodeks/14-zaschita-personalnyh-dannyh-rabotnika.html