Оформление отчетных документов для командировочных

Оформление командировки в 2019 году: пошаговая инструкция, заполнить документы онлайн

Мы разработали пошаговую инструкцию для оформления командировки в 2019 году. В статье есть образцы и бланки всех документов для отправки работника в командировку.

Бланк приказа о направлении в командировку одного сотрудника

Бланк приказа о направлении в командировку двух и более сотрудников

Нужны ли командировочные удостоверения в 2019 году

Командировочное удостоверение в 2019 году не действуют, на самом деле отмена произошла еще в 2015 году, когда постановлением Правительства РФ № 1595 внесли изменения в п. 7 постановления Правительства РФ от 13.10.

2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», заменив требование об оформлении командировочного удостоверения условием о том, что фактический срок пребывания в командировке определяется на основании проездных документов.

Вместе с тем, право выписывать командировочные листы никто не отнимал. Если работодатель решает именно таким документом подкреплять факт служебной поездки сотрудника, то бланк организация или предприниматель может разработать самостоятельно, а может взять за основу прежнюю форму Т-10.

Какие правила оформления командировок в 2019 году для внутренних и зарубежных поездок в части суточных

Суточные могут быть установлены любые, в т. ч. внутренним нормативным актам можно предусмотреть разный размер суточных для разных должностей, а также для разных мест командирования.

Но при этом согласно норм ст. 217 НК РФ есть максимальный размер суточных, с которых не начисляется налог с доходов. Эти величины составляют 700 руб. для служебных поездок по России и 2 500 руб. для зарубежных командировок. Как начислить взносы со сверхлимитных суточных, информация в статье «Стало ясно, в какой момент начислять взносы с суточных».

С 1 января перечень документов для документов командировки изменился. Полный список смотрите в статье журнала «Упрощенка».

Документы на командировку

Командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем

Вести документы для командировки бесплатно онлайн вы можете в нашей программе Упрощенка 24/7. Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и  готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Перейти в программу

О том, как отправить сотрудника в командировку в 2019 году по России, расскажет небольшая шпаргалка в таблице:

Загранкомандировки в 2019 году : оформляем и оплачиваем

Для загранкомандировки шпаргалка такая:

Как оформить по шагам

Шаг 1. Оформите приказ на командировку по организации или ИП. Это может быть приказ по форме № Т- 9а или разработанный компанией самостоятельно. В документе указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки. 

Шаг 2. Выдайте суточные. 

Шаг 3. Факт отъезда зафиксируйте в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. Количество отработанных часов указывать не нужно. Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ. 

Шаг 4. После возвращения работника получите с него авансовый отчет (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели поездки. К документу прилагаются все подверждающие документы (чеки, квитанции с гостиниц и др.).

Образцы основных документов для оформления командировки

Отчет по командировке в 2019 году для бухгалтерии должен содержать:

• авансовый отчет;
• документы, подтверждающие расходы на проживание;
• документы, подтверждающие расходы на проезд;
• иные документы, подтверждающие согласованные расходы (например, билет на выставку, целью которой и являлась командировка и т. п.).

В связи с отменой командировочных удостоверений для командировок оформляются такие документы:

1. Письменное распоряжение руководителя. Это может быть приказ по форме Т-9, но может быть и документ в произвольной форме. У нас вы можете скачать бланк приказа как для одного сотрудника, так и для нескольких.

Бланк приказа о направлении в командировку одного сотрудника

Бланк приказа о направлении в командировку двух и более сотрудников

2. В зависимости от установленной на предприятии процедуры может быть оформлено и командировочное удостоверение. У нас вы можете скачать его бланк, а также образец заполнения.

Бланк командировочного удостоверения

Образец заполнения командировочного удостоверения

3. Для подтверждения нахождения в командировке используются проездные документы, документы об оплате проживания или при отсутствии таковых, оформляется служебная записка. У нас на сайте вы можете скачать образец такой служебной записки.

Образец служебной записки

4. По завершении командировки составьте авансовый отчет.

Особенности оформления командировки генерального директора

Для генерального директора не предусмотрено никаких исключений. Оформление его служебной поездки оформляется по общим правилам. Соответственно и то, как отчитываться за командировку в 2019 году, не зависит от должности командируемого лица.

Единственная разница – внутренним нормативным актом организация может установить повышенные суточные директору предприятия, но вопрос налогообложения суточных при этом не изменится – вся сумма сверх нормы будет базой для расчета НДФЛ.

Особенности оформления однодневной командировки

Документальное оформление командировки в 2019 году, если она имела продолжительность всего один день, имеет одну особенность, связанную с начислением суточных.

Для однодневной деловой поездки без пересечения границы РФ суточные не предусмотрены. Для служебной поездки длительностью в один день заграницу предусмотрены суточные в пределах 50% от нормы (п. 20 постановления № 749).

Напомним, что размер суточных работодатель может установить любой на свое усмотрение, но если эти суточные превышают норму, то с них придется уплатить НДФЛ.

В остальном требования по составу документов идентичны командировке нормальной продолжительности.

Если командировка на своей машине, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Для командировки 2019 года новые правила учета подразумевают возможность подтвердить поездку без проездных документов служебной запиской с приложенными чеками на бензин, например.

Если нет и чеков на бензин, то для определения сроков командировки опираются на документы о проживании или только на информацию, полученную из служебной записки сотрудника.

В этом случае сроки не могут выходить за пределы первоначально указанным в распоряжении руководителя.

Если командировка на служебном автомобиле, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Если поездка осуществляется на служебном автомобиле, то ситуация проще, чем с личным транспортом. На служебный автомобиль в обязательном порядке оформляется путевой лист, который содержит даты начала и окончания поездки. С 15 декабря в путевых листах стало больше обязательных реквизитов, подробности в статье «Обновите формы путевых листов».

Порядок оформления командировки в 2019 году

Порядок, предусмотренный при направлении сотрудника в служебную поездку, регулируется уже упомянутом постановлении № 749.

Кроме того, порядок выплаты суточных и иных возмещений расходов, связанных с командировкой, установлен в ст. 168 ТК РФ. Как уже было отмечено выше, организация или предприниматель вправе оформлять командировочное удостоверение, как и прежде до 2015 года.

Бухучет командировочных расходов в 2019 году

Получив подтверждение командировочных расходов в 2019 году, бухгалтер сделает такие проводки:

• Дт 20, 23, 26, 44 и иные счета учета затрат Кт 71 – отражаются все расходы, включая суточные;
• Дт 71 Кт 50 – выдан перерасход по авансовому отчету;
• Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетной суммы;
• Дт 70 Кт 68 – удержан НДФЛ с суточных сверх нормы (удержание будет происходить из ближайшей заработной платы, начисленной этому сотруднику). 

Источник: https://www.26-2.ru/art/351894-oformlenie-komandirovkii

Отчетные документы о командировке сделаем быстро и недорого

Многие компании, как частные, так и государственные, не могут обойтись без командировок. Они необходимы для организаций в плане работы. Но в то же время это включает в себя поездку сотрудника в указанное место, проживание в гостинице, отчетные документы и следовательно гостиничные чеки

Получите отчетные документы о командировке здесь

К тому же компания выплачивает своим работникам деньги, которые были потрачены на данную поездку. Но для этого нужно предоставлять заполненные командировочные документы.

У нас можно легко купить отчетные документы о командировке за проживание в гостинице, которые помогут вам получить денежные средства за поездку и пребывание в номере. Стоит отметить, что сейчас это стоит довольно немало. Но обо всем поговорим более детально.

Что такое авансовый отчет по командировке?

Все командировочные расходы оплачиваются компанией по указанным данным из авансового отчета. Поэтому важно знать, как оформить авансовый отчет по командировке и что он собой представляет.

Когда вы едете в командировку, то ваш работодатель выдает такие документы:

• приказ-направление работника в командировку (оформляется после того, как подтверждает начальник командировку – форма Т-9);
• записку о командировочной поездке (обязательно указывается место, куда едет сотрудник, причина командировки, сроки и перечень работ, которые нужно выполнить);
• выдача командировочного удостоверения (форма Т-10) и рабочее задание (форма Т-10а).

Стоит отметить, что скачать командировочное удостоверение с авансовым отчетом можно на нашем портале. Там же вы найдете и образец для правильного его заполнения.

Важно не просрочить сроки сдачи документации, которые необходимо предоставить сразу по возвращении из поездки. Главное, чтобы все бумаги были в наличии, иначе вы не сможете закрыть командировку и получить суточные.

Мы поможем решить любой командировочный вопрос

У нас можно купить гостиничные чеки по приемлемой цене. К тому же мы поможем вам разобраться с авансовым отчетом по командировке, образец заполнения которого вам предоставят наши консультанты.

Мы даем полный пакет документов для бухгалтерии

Счет-фактура

Мы предоставляем документацию только в Москве. При этом чеки вы можете получить непосредственно из рук в руки, лично встретившись с нашим сотрудником. Передача происходит чаще всего на станциях метро, которая вам удобней всего.

Чтобы у нас купить подтверждающие документы для авансового отчета по командировке, необходимо изучить наши принципы работы.

Все это касается и тех, кому нужен авансовый отчет для командировки за границу. В таком случае, рассчитываться будет вся командировка в валюте.

Преимущества сотрудничества с нами

В настоящее время легко столкнуться с аферистами, которые будут обещать золотые горы за минимальную сумму. И при этом купить подтверждающие документы для авансового отчета по командировке вам вряд ли удастся. Или же их подлинность будет под сомнением. Поэтому вы изначально должны быть в курсе, какие документы нужны и как заполнять все бумаги.

Мы работаем только с настоящими профессионалами своего дела. Поэтому сотрудничая с нами, вы не только узнаете, как заполнить авансовый отчет по командировке, образец которого легко найти на нашем сайте, но и получите массу преимуществ:

• изготовление официальных командировочных документов гостиниц (чеки, счета, ИНН, прайсы, справки, счет-фактуры, акты, ОГРНИПы);
• документы из гостиницы для авансового отчета за проживание создаются в соответствии с ОКВЭД 55.10 (официальная предпринимательская деятельность гостиниц);
• всю документацию (в том числе подтверждение проживания) оформляет гостиничный бухгалтер. Это, несомненно, гарантирует высокое качество изготовленных бумаг и оказанных услуг;
• заполнение авансового отчета не будет затруднительным, поскольку все чеки из гостиниц имеют специальный QR код с полной чистотой в юридической сфере. Их можно легко отследить в приложении «Проверка кассового чека» на любом гаджете или на портале ФНС;
• вся информация попадает в реестр постояльцев отеля, поэтому легко подтвердить ваше нахождение там. Для этого достаточно отправить запрос на электронную почту. В ответ ваша компания получит заказное письмо, в котором имеется официальная справка с подтверждением проживания в данной гостинице.

Мы поможем вам сделать все документы в данной сфере, даже если у вас заграничная командировка. Пример заполнения авансового отчета по командировке за границу мы также вам можем предоставить.

Наши сотрудники в совершенстве знают, как оформить авансовый отчет для любой поездки по работе. Оформление отчетных документов происходит:

1. В день, когда началась служебная поездка (если вы располагаете точными сроками поездки, то желательно обратиться к нам минимум за день до поселения).
2. За день до окончания поездки (в случае, если вы не знаете точную дату окончания поездки или вы находитесь в командировке некоторое время, то не помешает связаться с нами хотя бы за день, до того как вам предстоит возвращаться).
3. В последний день поездки (уезжая после 20:00, можно оформить нужную документацию в этот день). Курьеры получают бумаги ежедневно в промежутке с 18:30 и до 19:00.

Бывают случаи, что вы обратились за помощью к другой компании, но получив документы стало ясно, что образец авансового отчета по командировке вам не подходит. Обратитесь к нам до 16:30 в день отъезда.

Конечно же, заполнение авансового отчета о командировке требует от вас своевременной подачи бумаг. Потому что сдача отчета важная составляющая в ее завершении и оплате. Стоит отметить, что мы можем создать отчет в 1с для вашего удобства.

Также, у нас легко скачать авансовый отчет командировочного удостоверения или ознакомиться с примером авансового отчета по командировке.

Только вам решать, как провести командировку. В любом случае мы готовы в любой момент прийти вам на помощь и помочь сдать отчет командировочного удостоверения или гостиничную документацию.

Источник: https://xn----etbgbmadpwbh0bn7ed5d.xn--p1ai/%D0%BE%D1%82%D1%87%D0%B5%D1%82%D0%BD%D1%8B%D0%B5-%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%8B-%D0%BE-%D0%BA%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D0%BD%D0%B4%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%BA%D0%B5/

Отчетные документы за проживание в квартире посуточно

В статье рассказывается какие нужны отчетные документы за проживание в квартире посуточно Сегодня с каждым днём процветает бизнес, сферы услуги, маркетинг и т. п.

И как же сейчас обойтись человеку, который путешествует, или расположился в городе из-за командировки или просто решил посетить город без жилья? Если вы в командировке, то для того, чтобы работодатель смог оплатить вам блага, нам нужно будет предоставить бумаги, которые указывают на то, что вы проживали в том или ином месте какое-то количество дней. Вам будет необходимо составить подробный отчёт, в который будет входить все ваши затраты и позже отправить список документов в бухгалтерию. Все документы необходимо собирать в строгой форме, иначе все затраты на командировку вам придётся платить из своего кошелька, что не очень-то и приятно.

Отчётные документы. В каких случаях они необходимы?

Если у работодателя есть необходимость отправить вас в командировку, то вам нужно уточнить, если в его действиях правомерность. Например, есть ограничения по Трудовому кодексу. Не могут быть отправлены в командировку следующие лица:

Уважаемые читатели! Наши статьи рассказывают о способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 555-93-50. Это быстро и бесплатно!

• Рабочие в период ученического договора. Командировка нарушает учебные мероприятия. Отправка считается законной только в том случае, если работник прошел обучение.
• Беременные женщины
• Возрастные ограничения также считаются преградой. Не достигшие 18 лет, кроме творческих личностей – спортсменов, журналистов, художников и т. п. Ссылка на Трудовой кодекс: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/

Отчётные документы, которые необходимы для командировки. Какие документы нужно предоставить?

Вы обязаны предоставить сотрудникам отдела бухгалтерии следующие виды документов:

• Количество потраченных средств на приобретения номера в гостинице, квартире или общежитии.
• Расходы на транспорт.
• Расходы на продукты питания.
• Расходы на телефонную и интернет-связь.
• Если поездка была совершена работником на личном транспорте, то нужно предоставить чек с суммой на топливо.

Как только рабочий вернулся из командировки, то ему нужно будет сделать отчётные документы о совершенной им поездки. Так, сейчас мы предоставим список тех документов, которые вам необходимо собрать:

• Чеки о потраченных денежных средствах;
• Билеты, которые использовались для поездки;
• Кассовые чеки на продукты питания;
• Чеки с АЗС;
• Чеки о растрате средств на нужды для рабочей деятельности.

Как потребовать отчётные документы от гостиничного номера, частной квартиры?

Кратковременное расположение в гостиной комнате или в другом жилье требует обязательной оплаты по договору на аренду жилья. Для вашей бухгалтерии будет достаточного простого чека об уплате номера гостиницы или общежития.

Один из представителей сотрудников может выдать вам специальный счёт – справку. Другое дело будет обстоять с арендой комнаты или квартиры. Если вы обратились в агентство по недвижимости, то вам надо будет сохранить все бланки об уплате не только проживания, так и за посреднические услуги.

И в таком случае бухгалтерия будет не вправе оплатить стоимость проживания вас в квартире.

А если подтверждения нет?

Что делать сотруднику, у которого нет подтверждения о том, что он находился в какой-то период времени в номере или квартире? Часто случается, что сотрудник не может подать необходимые документы о расходах во время нахождения в командировки. В таких случаях практически нельзя доказать, что вы находились в том или ином номере.

Фактически сотрудник ведь проживал. Обычно в таких случаях руководитель компании устанавливает компенсационные выплаты. Такие выплаты обычно не превышают размер затрат сотрудника во время командировки. Также можно узнать среднюю стоимость проживания в номере или в квартире из агентства недвижимости.

Позже на основании данных можно потребовать в суде компенсацию всех ваших издержек.

Про Налоги

Допускается освобождение от уплаты налогов и различных платежей, если сумма наема жилья составляет 699 рублей за один день по России, или 2500 рублей за день заграничной.

Отчетные документы за проживание в квартире посуточно у частных лиц

Если вы решили проживать у частника, то вы должны составить с ним письменный договор, подтверждающий факт проживание. В данном списке/договоре должны быть указаны: сроки, стоимость проживания и по возможности дополнительные услуги, если они необходимы.

Что необходимо, чтобы составить письменный договор? Для этого вам потребуется всего лишь паспорта сторон. Также стоит попросить у частного лица документы о праве собственности. Оплачивать наем стоит лучше наличными под расписку владельца. Такую выписку смогут принять не только в бухгалтерии, но и в налоговой инспекции.

А что с налогами? Так, расходы на жильё, которые будут возмещены бухгалтерией, не будут облагаться налогами в соответствии со статьёй.

В заключение я хотел бы дать вам совет. Не стоит пренебрегать сбором различных чеков, документов, расписок и тому подобное. Такие мелочи помогут вам доказать всё, что необходимо.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: 

+7 (800) 555-93-50 (Регионы РФ)

+7 (495) 317-12-91 (Москва)
+7 (812) 429-74-51 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!

В этой статье вы узнали, какие нужны отчетные документы за проживание в квартире посуточно. Если у вас возникли вопросы и проблемы, требующие участие юристов, то вы можете обратиться за помощью к специалистам информационно-правового портала «Шерлок». Просто оставьте на нашем сайте заявку, и наши юристы вам перезвонят.

Источник: https://www.cherlock.ru/articles/otchetnie-dokymenti-za-projivanie-v-kvartire-posytochno...

Отчетные документы для командировочных за проживание

Любое задание, порученное работнику, подразумевает сдачу отчетности о его выполнении. И командировка в другой населенный пункт в этом случае не является исключением.

Отправляясь за пределы города с определенным поручением от руководства, работник должен позаботиться о том, чтобы по возвращении иметь при себе отчетные документы для командировочных.

Это правило обязательно для всех сотрудников предприятия.

Необходимые документы для командировки

Специфика многих организаций (предприятий) предусматривает постоянное общение с партнерами. Но многие из них зачастую находятся за пределами данного населенного пункта. Поэтому некоторые сотрудники вынуждены ехать в другой город для решения важных производственных вопросов.

Чтобы по прибытии подтвердить выполнение конкретного поручения, они должны оформить соответствующие отчетные документы для командировочных. Только после этого бухгалтерия сможет оплатить работникам расходы, понесенные за период выполнения ими служебного задания.

Список сотрудников, имеющих право выезжать в командировки, а также срок и иные подробности поездки обычно оговариваются определенными соглашениями, различными локальными нормативными актами или коллективным договором.

В любом случае, отправляясь в поездку, работник должен иметь при себе:

1. Командировочное удостоверение. Хотя с 2015 года оно официально упразднено, но многие предприятия все-таки по старинке его используют.
2. Соответствующий приказ руководителя.
3. Служебное задание.

Это – основные отчетные документы для командировочных, без которых любая поездка работника не будет иметь под собой никаких оснований.

Оплата командировок

Расчеты с сотрудниками за выполненные задания бухгалтерия производит ступенчато. Сначала, перед отъездом, работнику выдается аванс, сумма которого рассчитывается на основании имеющихся норм.

Эти денежные средства предусмотрены для оплаты проезда, найма жилья, дополнительных расходов, связанных с проживанием (суточных), и других нужд, разрешенных нанимателем.

Окончательный расчет производится после того, как по возвращении работник сдаст оформленные отчетные документы для командировочных. Они должны содержать в себе:

• авансовый отчет, в котором перечислены все понесенные затраты;
• служебную записку в том случае, если для работы сотруднику приходилось использовать собственный транспорт или брать его в аренду.

Вместе с авансовым отчетом в бухгалтерию необходимо также сдать командировочное удостоверение, в котором должны быть отметки тех предприятий, которые посетил сотрудник, выполняя порученное ему служебное задание.

Наименование организации должно соответствовать тому, что изначально указывалось в приказе.

Если в случае производственной необходимости требовалось посещение компаний, расположенных в других населенных пунктах, то этот факт должен быть отмечен в отчете о командировке.

Первым днем командировки считается отъезд сотрудника с постоянного места работы. Дата отправления указана на билете используемого транспортного средства (автобуса, поезда, самолета). Причем отсчет суток производится до 24 часов. Позднее уже считаются следующие сутки. Это обязательно надо учитывать при покупке билетов.

Последний день определяется по дате возвращения, также указанной в билете. До 2015 года расчет проводился на основании информации, отмеченной в командировочном удостоверении. Но после того как в силу вступило Постановление РФ №1595 от 29.12.2014 года, для подтверждения выезда работнику достаточно предъявить командировочные отчетные документы в виде билетов на проезд.

Именно они будут служить доказательством срока командировки, на основании которого бухгалтерия затем выплатит работнику «суточные» (дополнительные расходы, связанные с проживанием). Эти средства предусмотрены для питания человека, находящегося вдали от дома в связи с выполнением служебных обязанностей по поручению руководства.

Возможно, поэтому подобные затраты иногда называют «полевым довольствием», которое рассчитывается, исходя из норм, утвержденных Правительством России.

Съемное жилье

Отправляясь в командировку, многие сотрудники заранее бронируют себе номера в гостиницах. Это гарантирует им возможность проживания там по прибытии. Но иногда не удается воспользоваться такой услугой из-за отсутствия свободных мест или же работник предпочел решить этот вопрос на месте. В таком случае ему придется довольствоваться съемным жильем. Такой вариант тоже возможен.

По возвращении ему необходимо будет указать это обстоятельство, оформляя отчетные документы для командировочных. За проживание на квартире он получит компенсацию, размер которой утвержден отдельным положением. Общая сумма будет состоять из посуточной оплаты, умноженной на количество дней нахождения в командировке.

В некоторых случаях руководство предприятия арендует квартиру в том населенном пункте, куда наиболее часто выезжают его сотрудники для решения производственных вопросов. Это заметно упрощает жилищный вопрос для работника. Он по праву находится в съемном помещении, не затрачивая на это собственных средств.

Следовательно, по возвращении предприятие ничего не должно ему возмещать.

Возмещение затрат

По возвращении домой работник может рассчитывать на возмещение затрат, понесенных им за время нахождения в командировке. Порой они бывают даже несоизмеримы с фактическими расходами.

Это может произойти в том случае, если он не представил в бухгалтерию подтверждающие документы или самовольно неоправданно превысил предельно допустимые нормы. В этом случае сотруднику придется лично разбираться с руководством.

Что должно войти в отчетные документы для командировочных? Образец итогового авансового отчета представляет собой перечень всех финансовых затрат сотрудника.

Как правило, возмещению подлежат:

1. Суточные, размер которых зависит от количества дней нахождения в командировке. Они подтверждаются проездными билетами или командировочным удостоверением. В России установлены единые допустимые нормы оплаты, в соответствии с которыми за сутки работнику положено 700 рублей (в пределах страны) и 2500 (при выезде за границу).
2. Расходы на транспорт подтверждаются оригиналами приобретенных в кассе билетов.
3. Расходы на проживание. Возмещение производится на основании представленных чеков и счетов-фактур.

Разницу между авансом и фактически затраченной суммой сотрудник сможет получить при начислении зарплаты за текущий месяц.

Проживание в гостинице

Выезжая по служебной необходимости, работник, как правило, решает разные важные для предприятия вопросы. Многие из них невозможно решить за один день. А находясь в другом городе, ему нужно где-то ночевать. Самый простой вариант – это гостиница. Там любой приезжий может найти все, что нужно для проживания.

Что представляют собой отчетные документы из гостиницы для командировочных? Обычно это квитанция (счет) на оплату услуг проживания. Она представляет собой бланк строгой отчетности формы 3-Г, в котором отражена следующая информация:

• реквизиты гостиницы;
• наименование документа, номер и дата его оформления;
• данные о посетителе (Ф.И.О. с указанием страны проживания, паспортные данные, адрес прописки и дата заезда);
• расчет стоимости проживания с выделенной НДС;
• печать предприятия.

Вместе со счетом в бухгалтерию надо представить кассовый чек, который выдается там же, в гостинице, после произведения оплаты. Он будет подтверждением затрат, которые нужно возместить.

В счет могут быть включены также дополнительные услуги (бронь, кафе, прачечная, стоянка автомобиля, телефонная связь, трансфер до аэропорта и другие).

Но оплата их производится только в случае, когда таковые предусмотрены коллективным договором данного предприятия, или с личного разрешения руководства.

Источник: http://fb.ru/article/279694/otchetnyie-dokumentyi-dlya-komandirovochnyih-za-projivanie

Как провести командировочные расходы в 1С 8.3: оформление авансового отчета, учет суточных

Если сотрудник едет в командировку, ему оплачивают проезд, жилье, питание и прочие расходы. Для оплаты питания выдают суточные, остальные расходы сотрудник подтверждает документами. Как провести командировочные расходы в 1С 8.3 Бухгалтерия и как правильно оформить суточные, читайте эту инструкцию.

Деньги для командировки выдают из кассы, или перечисляют сотруднику на карту.

Часто расходы на проезд и проживание сразу оплачивают по безналичному расчету, в таких случаях работнику выдают только суточные – для оплаты питания.

Организация сама устанавливает размер суточных, но с суммы свыше 700 рублей придется платить НДФЛ и страховые взносы. Исключение – взносы от несчастных случаев, их с суточных не платят.

После приезда из командировки работник отдает в бухгалтерию документы, которые подтверждают проезд, проживание и прочие расходы. К прочим относят, например, представительские расходы, аренду автомобиля, проезд на такси.

Бухгалтер отражает все командировочные расходы в авансовом отчете. Кроме того, в расчете зарплаты особым образом отражают суточные.

В нашей статье читайте как провести командировочные расходы в 1С 8.3 и как оформить в 1С суточные.

Выдайте деньги из кассы

Зайдите в раздел «Банк и касса» (1) и нажмите на ссылку «Кассовые документы» (2).

В открывшемся окне нажмите кнопку «Выдача» (3). Откроется форма расходного кассового ордера.

В форме расходника укажите:

• Организацию (4);
• Вид операции (5). Выберете «Выдача подотчетному лицу»;
• Получателя (6). Выберете из справочника нужного сотрудника;
• Сумму (7);
• Статью расходов (8). Укажите подходящую статью, например, «Выдача денежных средств подотчетнику».

Для проведения нажмите кнопки «Записать» (9) и «Провести» (10). Теперь в учете есть запись по выдаче наличных на командировочные расходы в 1С 8.3. Чтобы посмотреть проводки нажмите «ДтКт» (11).

В окне проводок есть бухгалтерская запись по дебету счета 71 и кредиту счета 50:

ПЕРЕЕЗД С «1С» НА «БУХСОФТ»
Перенести данные из Вашей «1С» теперь легко! «БухСофт» переносит все данные без потерь и делает проверку! Подробнее о программе ⟶

Перечислите деньги на карту

Зайдите в раздел «Банк и касса» (1) и нажмите на ссылку «Банковские выписки» (2).

В открывшемся окне нажмите кнопку «Списание» (3). Откроется форма списания с расчетного счета.

В форме списания укажите:

1. Вашу организацию (4);
2. С какого счета перечисляете деньги (5);
3. Вид операции (6). Выберете «Выдача подотчетному лицу»;
4. Получателя (7). Выберете из справочника сотрудника, который едет в командировку;
5. Сумму (8);
6. Статью расходов (9). Укажите подходящую статью, например, «Выдача денежных средств подотчетнику».

Для проведения нажмите кнопки «Записать» (10) и «Провести» (11). Теперь в учете есть запись по перечислению на карту сотруднику на командировочные расходы в 1С. Чтобы посмотреть проводки нажмите «ДтКт» (12).

В окне проводок есть бухгалтерская запись по дебету счета 71 и кредиту счета 51:

Отразите расходы во вкладке «Прочее»

Зайдите в раздел «Банк и касса» (1) и нажмите на ссылку «Авансовые отчеты» (2).

В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать» (3). Откроется форма АО.

В форме укажите вашу организацию (4) и подотчетника (5). Во вкладке «Прочее» (6) нажмите кнопку «Добавить» (7) и укажите:

• Документ расхода (8). Здесь могут быть билеты, квитанции гостиницы, суточные;
• Номер документа (9);
• Его дату (10);
• Номенклатуру (11). Выберете или создайте в справочнике номенклатуры в группе «Услуги» подходящую номенклатуру, например «Командировочные расходы (проезд)» и т.д.;
• Сумму расхода (12);
• Ставку НДС (13). Указывают, если в проездных билетах или гостиничных квитанциях НДС выделен отдельной строкой;
• Поставщика (14);
• СФ (15). Если НДС в документах выделен отдельной строкой, поставьте галочку. Для вычета НДС по проездным билетам и услугам гостиниц счет-фактура не нужен;
• БСО (16). Ставьте галочку, если НДС выделен в документах на проезд и гостиницу отдельной строкой, и счет-фактуры при этом нет;
• Счет затрат (17);
• Статью затрат (18).

Командировочные расходы в 1С 8.3 оформлены, далее отразите выданные деньги.

Отразите расходы во вкладке «Авансы»

Во вкладке «Авансы» (1) нажмите кнопку «Добавить» (2) и выберете тип документа, которым выдавались деньги на командировку (3). Далее нажмите «ОК» (4). Откроется список всех документов оплат по данному подотчетнику.

В открывшемся списке кликните на нужный документ оплаты (5) и нажмите «Выбрать» (6). Документ попадет в табличную часть авансового отчета.

Теперь в отчете видны данные, сколько сотруднику выдано денег (7), сколько он потратил (8) и какой долг остался по авансовому отчету (9). В нашем примере получился перерасход по командировочным расходам 1С 8.3.

Для сохранения документа нажмите кнопки «Записать» (10) и «Провести» (11).

В этом же окне можно создать документ на выплату сотруднику суммы перерасхода. Для этого нажмите кнопку «Создать на основании» (12) и выберете пункт «Выдача наличных» (13) или «Списание с расчетного счета» (14). Далее оформите документ оплаты, как написано в начале этой статьи.

Оформите перерасход по суточным в 1С

Чтобы начислить НДФЛ и страховые взносы на суточные свыше нормы, зайдите в 1С 8.3 Бухгалтерия в раздел «Зарплата и кадры» (1) и кликните на ссылку «Все начисления» (2). Откроется окно с начислениями зарплаты.

В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать» (3) и выберете пункт «Начисление зарплаты» (4). Откроется форма начисления.

Вид начисления «Расходы на командировки сверх нормы» вы можете создать самостоятельно. Для этого в справочнике начислений нажмите кнопку «Создать» и в форме укажите:

• Наименование (9);
• НДФЛ облагается, код дохода (10). Выберете значение «4800»;
• Категория дохода (11). Укажите «Натуральный доход»;
• Доход в натуральной форме (12). Поставьте галочку;
• Страховые взносы, вид дохода (13). Выберете «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами на ОПС, ОМС и соц.страхование, не облагаемые взносами на страхование от несчастных случаев»;
• Налог на прибыль (14). Поставьте галочку напротив «не включается в расходы…»;
• Способ отражения (15). Выберете проводки для отражения начислений, ни могут быть такими же, как при начислении оклада.

Чтобы сохранить настройку нажмите «Записать и закрыть» (16). Теперь можете использовать этот тип начисления для оформления суточных сверх нормы, если хотите правильно провести в 1С командировочные расходы.

Источник: https://www.buhsoft.ru/article/2014-oformlenie-komandirovochnyh-rashodov-v-1s-83-buhgalteriya

Отчетные документы для командировочных: оплата расходов на проживание в квартире посуточно или в гостинице

Любое задание, касающееся работы, подразумевает сдачу отчетности о его выполнении. Особенно это актуально в отношении служебной командировки. Работник, отправляясь за пределы города с определенным поручением от руководства, должен по возвращении иметь при себе отчетные документы для командировочных. Это правило обязательно для всех сотрудников предприятия.

В каких случаях возникает необходимость

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

В современных условиях практически ни одно предприятие не обходится без направления сотрудников в рабочие поездки.

4 основных вида и причины направления в командировки:

• решение производственных задач по России или за рубежом;
• поездка работника в обособленное подразделение, находящееся вне места постоянной работы;
• посещение сотрудником подразделения головного офиса организации;
• обязательное обучение за пределами населенного пункта для подтверждения квалификации (например, врачи медицинских учреждений обязаны проходить обучение и подтверждать свой сертификат каждые пять лет).

В командировки направляются только работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Организация обязана возместить сотруднику понесенные расходы.

Составление приказа

Распоряжение о направлении сотрудника в командировку должно быть оформлено письменно, например, в виде приказа. Данный вывод следует из абз. 2 п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 в соответствии с ч. 2 ст. 166 ТК РФ.

Приказ составляется в трех экземплярах:

1. Один экземпляр отдается в расчетную группу для начисления средней зарплаты работнику за период командировки.
2. Второй — в бухгалтерию организации, занятую непосредственно расчетом командировочных расходов, для выдачи аванса.
3. Еще один экземпляр остается у работника на руках. Надо предъявить его в месте командировки.

Приказ подписывается руководителем и самим работником, это подразумевает согласие на поездку. Необходимо его согласование с отделом кадров и некоторыми другими службами.

В документе оговаривается:

• место направления;
• цель и срок пребывания;
• источник средств (в бюджете это имеет большое значение).

Срок командировки

Срок служебной командировки — это период, длящийся со дня выезда работника по день возвращения из нее. Это следует из абз. 2 п. 4 Положения о командировках. Определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Максимальный срок законом не установлен.

В связи с отменой командировочного удостоверения, срок нахождения в рабочей поездке определяется по проездным документам, предоставляемым работником.

День выезда считается по дате отправления:

• поезда;
• самолета;
• автобуса или другого транспорта.

День возвращения — по дате прибытия в населенный пункт.

Продолжительность поездки необходимо определить до ее начала, чтобы рассчитать размер аванса, выдаваемого работнику, и учесть рабочее время командированного в табеле.

Авансовый отчет

В течение 3 рабочих дней после возвращения сотруднику нужно предоставить авансовый отчет по расходам, понесенным в поездке, в бухгалтерию предприятия. Чтобы проблем с его составлением не было, лучше до отъезда ознакомиться с перечнем необходимых документов. Это можно сделать в бухгалтерии.

Примерный список расходов по командировке:

• суточные (документальное подтверждение не требуется);
• проезд (авиа и ж/д, автобусные билеты и т. д.);
• проживание (кассовые чеки, квитанции, счета, договора найма и т. д).

Служебное задание отменено и для отчета не требуется.

Авансовый отчет заполняется по утвержденной форме АО-1 с двух сторон.

С обратной стороны заполняются расходы работника.

Оформление в табеле

На основании приказа на командированного работника заполняется табель учета рабочего времени.

Дни командировки отмечаются буквенным (К) или цифровым (06) кодом, продолжительность отработанного времени не указывается.

После подписания руководителем и работником отдела кадров, табель передается в бухгалтерию для начисления заработка.

За период нахождения работника в командировке (включая дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки в пути) ему сохраняется средний заработок за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (абз. 1 п. 9 Положения о командировках).

Служебная записка

Отмена командировочных удостоверений в 2015 году создала некоторые проблемы с определением срока нахождения в служебной поездке. Некоторые предприятия для своего удобства продолжают его использовать.

При отсутствии проездных документов время нахождения в командировке определяется по документам на проживание. Не исключены случаи, когда и их предоставить невозможно.

Тогда может помочь служебная записка, составленная самим работником и заверенная принимающей стороной.

Перечень для бюджетной организации

Деятельность бюджетного учреждения ограничивается массой нормативов и требований.

Нормы расходов по командировкам бюджетной организации установлены Постановлением Правительства РФ № 729 от 2 октября 2002 г.

Ограничения касаются:

1. Оплаты проживания (кроме случая, когда работнику предоставляется бесплатное помещение) — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 рублей в сутки.
2. Суточных — в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке.
3. Проезда к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами.

Проезд до места командировки ограничен по категориям транспорта:

• железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
• водным транспортом — в каюте V группы морского судна, в каюте II категории речного судна, в каюте I категории судна паромной переправы;
• воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
• автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

Особенности оплаты проживания

Нормирование затрат по проживанию — одна из особенностей бюджетного учреждения.

Норма очень мала, она редко соответствует действующим ценам на жилье. В некоторых регионах за 550 рублей в сутки жилье снять невозможно.

Если командированный работник не уложился в норму, он может написать заявление на имя начальника об оплате услуги по факту. При наличии соответствующих документов и внебюджетных средств предприятия, ему возместят затраты.

Бюджетное предприятие, имеющее средства от коммерческой деятельности, может увеличить нормы командировочных расходов. Зафиксировать изменения необходимо коллективным договором или положением о командировках, которое должно быть в каждой организации.

Нюансы проживания

Затраты по найму жилья — одно из основных направлений расходов при командировке. После окончания рабочей поездки, сотрудник обязан предоставить отчетные бумаги за проживание. К ним стоит отнестись серьезно, бухгалтерия не может принять неправильно оформленные документы.

Подтверждающая документация для гостиницы

Наилучший и удобный вариант размещения в поездке — гостиница. Рекомендуется заранее подыскать варианты, забронировать номер.

Источник: https://uristi.guru/dokumenty/otchetnye-dokumenty.html