+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Ответ на претензию: важные детали

Содержание

Фатальные ошибки турагента в работе с документами

Ответ на претензию: важные детали

Буквально пару лет назад конфликты между турагентством и недовольным клиентом решались проще. А сейчас потребители выигрывают до 80% судов, причем по самым пустяковым искам.

И самые большие потери агентства несут из-за неграмотно оформленных документов – договоров, памяток, заявок на бронирование.

Сегодня говорим о делах бумажных и о том, как отсутствие нужной подписи, может сказаться на судебном решении.

Нашим экспертом выступает рассказывает Анна Гладун, генеральный директор юридической компании «ГЛАДУН консалтинг» и член правовой комиссии РСТ.  Топ самых распространенных ошибок турагентов, по мнению эксперта, мог бы выглядеть так:

1. Предоставили не полную информацию о потребительских свойствах туристского продукта. Или предоставили, но не зафиксировали документально

Несмотря на то, что круг этой информации законодательством не определен, турист, исходя из условий заказа, должен получить сведения обо всех деталях поездки, в том числе, и об этапах подготовки к ней. Например, это данные о  необходимых документах, о правилах въезда, выезда и пребывания в стране (месте) назначения, о действиях в случае возникновения какой-либо затруднительной ситуации.

Считается, что информация предоставлена туристу только при условии документального подтверждения этого факта. Поэтому закрепляйте содержание всем памяток приказами. По каждому направлению стоит завести журнал формата А4, разлиновать и подшить туда утвержденный образец.

Турист, получая документы, будет ставить в этом журнале подпись – прочитал, ознакомлен, подписываюсь. Такая тетрадь может быть особо полезна в случаях, когда клиент хочет ехать в какую-то страну вопреки рекомендациям Ростуризма: ведь туроператоры, рассуждает он, не отменили рейсы, а, значит, можно лететь.

Подстрахуйте себя распиской.

В противном случае агентство несет риск ответственности за нарушение прав потребителя, в том числе, по возмещению в полном объеме убытков, возникших у туриста из-за отсутствия у него актуальной информации.

2. Изменили условия бронирования, не оформив это письменно

Это грубейшая, но, к сожалению, весьма распространенная ошибка. Если туроператор не подтвердил выбранный отель, следует своевременно и обязательно в письменной форме сообщить об этом туристу.

А перед тем, как турист даст добро на поиск нового варианта, нужно получить от него поручение на бронирование и оформить его дополнительным соглашением (или приложением) к уже заключенному договору.

Например, на новом листе бронирования сверху добавить текст: «Настоящим соглашением Стороны договорились признать Приложение № ___ от ____ (имеется ввиду старое бронирование) признать утратившим силу. Действуют положения настоящего Приложения. Денежные средства учитываются в счет нового (изменившегося) бронирования».  

Далее идут новые условия тура.

Тем самым мы отменяем первое приложение, признаем его недействительным. Обязательно проставляйте свежие даты и соблюдайте номерную очередность документов!

При этом любые заявления от туриста нужно принимать только в письменном (либо в отсканированном) виде. Если у него нет времени ехать в офис, и вы большую часть времени общаетесь по электронной почте или в социальной сети, проследите, чтобы e-mail и ID клиента были зафиксированы в договоре наряду с обычным почтовым адресом.

Рекомендуем добавить в договор:
Стороны признают факсимильную электронную связь в качестве официального способа передачи информации в рамках настоящего договора. Стороны пришли к соглашению, что электронные адреса-телефоны являются официальными средствами коммуникации и сообщения, отправленных с них, являются волеизъявлением сторон.

3. Неграмотно оформили аннуляцию

Многие ошибочно полагают, что в случае отказа клиента от тура, достаточно разорвать договор (в буквальном смысле, выбросив его в мусорное ведро) и под расписку вернуть туристу деньги, за вычетом штрафов. Но, как показывает судебная практика, этого недостаточно. Любая аннуляция должна происходить только после письменного заявления туриста и составления дополнительного соглашения к договору:

Стороны пришли к соглашению о прекращении правоотношений по данному договору на основании заявления туриста Иванова А.А. Размер фактических расходов ООО «Вояж» в момент подписания настоящего соглашения составил 10 000 рублей. ООО «Вояж» возвращает Ивановой А.А. 20 000 рублей.

Еще один важный момент: бывает, что туристов не устроила сумма, вернувшаяся после аннуляции, и они не забирают деньги из турагентства, рассчитывая получить через суд больше.

За неудовлетворение законных требований потребителя и просрочку выплат начисляется штраф – 3% от суммы сделки каждый день. «Накапало» за просрочку – и турист подает в суд.

Потом будет сложно доказать, что вы намеревались вернуть клиенту деньги, но он сам от них отказался. Отправьте в адрес клиента заказное письмо:

Уважаемая Иванова А.А., сообщаем Вам о возврате денежных средств по договору №111 в размере 20 000 рублей и просим явиться в офис компании  ООО «Вояж»  до 20 октября 2013 года, либо сообщить  банковские реквизиты для перечисления указанной суммы. При неявке она будет помещена на депозит нотариуса или на банковский счет до востребования.

Возвращайте деньги незамедлительно! Не храните их у себя.

4. Претензия туриста осталась без официального ответа. Договорились «на словах»

Если вы переадресовали претензию партнеру, но он не торопится на нее отвечать, нужно писать промежуточный ответ – от себя, разумеется. Желательно отправить его заказным письмом.

Клиент видит, что вы занимаетесь его проблемой и перестает воспринимать агентство как главного врага.

В противном случае он может упрекнуть вас в полном бездействии и отправиться за справедливостью в суд, который, скорее всего, окажется на стороне потребителя.

Одна из возможных форм ответа:
В связи с необходимостью проверки сведений турагентство ООО «Вояж» отправило запрос туроператору ООО «Тревел». После получения ответа от контрагентов ООО «Вояж» направит его в Ваш адрес.

К слову, официальные сроки, в которые турист может подавать претензию – 20 дней после возвращения из поездки, а на ваш ответ предусмотрено не более 10 дней. Если претензия подана с нарушением сроков, как это часто бывает, не игнорируйте ее. Примите, зарегистрируйте и дальше пробуйте искать компромисс.

Если дойдет до суда – мало не покажется, потому что никто не будет смотреть, вовремя подана рекламация или с опозданием – у туриста есть три года на подачу искового заявления. Чувствуете, что клиент проблемный? Сразу отложите его документы в надежный ящик, отсканируйте на всякий случай и постарайтесь сохранить их как минимум в течение года.

И обязательно используйте все досудебные средства для урегулирования споров, фиксируя каждый  свой шаг.

5. Не ознакомили туриста со штрафами туроператоров

Вообще слово «штрафы» лучше не употреблять, его в нашей сфере не любят.

Если включить в договор фиксированные размеры удержаний или даже штрафы за аннуляцию, можно получить серьезную головную боль: при судебном разбирательстве договор могут признать недействительным, а турфирму подвергнуть административному наказанию. Как же тогда информировать о штрафах? В договоре должно быть отражено, что клиент ознакомлен с размерами фактически понесенных расходов контрагентов:

Рекомендуем прикладывать к договору отдельный листок-приложение («…агент уведомляет заказчика, что удержание со стороны туроператора составляет…») и отдавать его на подпись туристу.

В таком случае вас не тронет не суд, ни Роспотребнадзор, конечно, если при этом можно будет подтвердить и зафиксировать все фактические расходы. Таковыми не признаются депозитные платежи в адрес контрагентов и накладные расходы, следовательно, их удержание с туриста может быть признано незаконным.

6. Полномочия сотрудника, который оформляет туристов, не были подтверждены документально

Если договора подписывает директор, то его данные должны быть указаны в уставе компании. Если менеджер, то ему необходима доверенность на заключение договоров с клиентами от лица компании. При этом доверенность не может быть выдана на срок более трех лет.

7. Работа без договора

Работа без договора сама по себе влечет ответственность, за такое грубейшее нарушение Роспотребнадзор штрафует всегда. При этом договор с потребителем все равно считается заключенным, но автоматически не в пользу агентства.

Источник: https://profi.travel/articles/113/details

Право на отказ: как вернуть или обменять товар в магазине

Ответ на претензию: важные детали

Каждый из нас хотя бы раз задумывался о том, чтобы вернуть свою покупку в магазин. Причин множество: брак, товар не подошёл по размеру и цвету или покупатель просто поддался на уговоры продавцов и приобрёл ненужную вещь. Сайт mos.ru приготовил новую инструкцию, которая поможет москвичам разобраться, как обменять или вернуть купленный товар.

Успеть за 14 дней

Срок в две недели предоставляется для возврата и обмена товара надлежащего качества (небракованного), который не подошел по цвету, фасону, размеру, габаритам или другим параметрам.

На момент возврата покупка должна сохранять внешний вид, комплектацию, ярлыки и бирки. Требование покупателя об обмене либо возврате товара подлежит удовлетворению, если товар не был в употреблении.

К тому же есть список вещей, которые при отсутствии заводского брака обменять не получится. Например, купить машину и вернуть её через несколько дней только из-за узких сидений или маркого цвета нельзя.

А вот отказаться от дисков или бампера, которые не подошли для вашей модели автомобиля, можно.

Возврату или обмену не подлежат следующие товары надлежащего качества:

— предметы личной гигиены (зубные щётки, расчески и заколки и другие);

— парфюмерно-косметические товары;

— трикотаж и швейные изделия (носки, бельё, чулки, колготки);

— отрезы тканей, ленты, кружева;

— кабели и строительно-отделочные материалы, отпускаемые на метраж (линолеум, плёнка, ковровые покрытия);

— изделия из полимерных материалов, контактирующие с пищевыми продуктами (посуда, ёмкости и упаковочные материалы для хранения еды);

— бытовая химия, пестициды и агрохимикаты;

— мебельные гарнитуры и комплекты;

— ювелирные изделия, огранённые драгоценные камни;

— автомобили и прицепы к ним, мото- и велотовары, мобильные средства малой механизации сельскохозяйственных работ, прогулочные суда;

— технически сложные товары бытового назначения, на которые установлены гарантийные сроки (станки, электробытовые машины и приборы, бытовая радиоэлектронная аппаратура, фото- и киноаппаратура, телефонные аппараты и факсимильная аппаратура, электронные игрушки, бытовое газовое оборудование и другие устройства);

— гражданское оружие, основные части гражданского и служебного огнестрельного оружия, патроны;

— животные и растения;

— непериодические издания (книги, брошюры, альбомы, картографические и нотные издания, листовые изоиздания, календари, буклеты, издания, воспроизведенные на технических носителях информации).

Все остальные товары можно обменять в течение 14 дней (не считая дня покупки). При себе нужно иметь товарный чек или иной документ или свидетельские показания, подтверждающие факт оплаты. Также придётся написать заявление с указанием причины возврата.

Если в день обращения у продавца не окажется аналогичного товара, покупатель может забрать его в другой день или потребовать возвращения денег. Сумма должна быть перечислена в течение трёх дней со дня возврата товара. Если товар за это время подорожал (например, закончилась акция), вернут только сумму, которая указана в чеке.

Покупки через интернет

Намного проще отказаться от покупок в интернет-магазине. Если товар ещё не доставлен, то любой заказ можно отменить. В случае предварительной оплаты продавец обязан вернуть деньги несостоявшемуся покупателю.

То есть в сети покупатель может отказаться даже от товаров, которые в обычных магазинах обмену не подлежат. Исключение составляют только товары, изготовленные на заказ.

Если товар уже получен, но не подошёл, то его можно вернуть:

— в течение семи дней после получения при наличии информации в письменном виде о сроках и порядке его возвращения;

— в течение трёх месяцев — если такая информация в письменном виде предоставлена не была. Стоит учесть, что таким способом покупку можно только вернуть, а не обменять.

К заявлению необходимо приложить чек, скриншот из личного кабинета или электронной почты о совершённой оплате. Вернуть деньги продавец обязан в течение 10 дней с момента обращения покупателя.

А вот оплатить услуги курьера придётся из своего кошелька.

Возвращение бракованных товаров

К некачественным или бракованным следует относить только товары с дефектами, о которых покупателю не сказали при покупке.

В случае приобретения любого товара ненадлежащего качества покупатель вправе:

— обменять его на такой же, но надлежащего качества, или на похожий при перерасчёте стоимости. Если для замены товара требуется более семи дней, то можно потребовать аналогичный товар во временное пользование;

— получить бесплатный ремонт в гарантийной службе или компенсацию расходов за ремонт у третьих лиц. При этом на время ремонта товара длительного пользования покупателю при предъявлении требований обязаны предоставить аналогичный товар;

— потребовать соразмерного уменьшения покупной стоимости товара за найденные дефекты или возмещение убытков, понесённых от использования некачественного товара;

—потребовать возврата уплаченной за товар суммы.

Если гарантийный срок, срок годности или срок службы товара не установлены, то эти требования можно предъявить продавцам в течение двух лет со дня покупки. В случае, когда гарантия на товар менее двух лет, покупателю придётся доказать, что недостатки возникли до получения товара.

Однако если бракованный товар относится к технически сложному и не имеет существенных недостатков, то заменить его или вернуть деньги покупатель сможет только в течение 15 дней с момента его приобретения.

Например, когда в новом ноутбуке залипают кнопки спустя две недели с момента доставки, а в машине потекло масло через месяц, то покупатель вправе потребовать у продавца только предоставления скидки, бесплатного ремонта или компенсации расходов на самостоятельный ремонт. Продавец также вправе перенаправить заявку к изготовителям.

Зато обращаться с претензиями можно в течение двух лет при наличии доказательств, что поломка не связана с неправильной эксплуатацией товара.

Кроме того, часто магазины сами предоставляют гарантию на товар за дополнительную плату. Обменять покупку в этом случае можно, даже если поломка произошла по вине покупателя.

Если же недостаток существенный, продавец не смог устранить дефект или товар приходится постоянно отдавать в ремонт, то покупатель вправе обменять его на такой же или другой марки с перерасчётом стоимости. Также в этом случае можно вернуть уплаченную сумму.

Если некачественный товар принесёт убытки, то можно потребовать их возместить в течение гарантийного срока, а если срок службы не установлен, то в течение 10 лет с момента приобретения товара.

Возврат товара, приобретённого в кредит

Если покупатель возвращает товар ненадлежащего качества, приобретённый в кредит, то продавец согласно закону «О защите прав потребителей» обязан вернуть уплаченную за товар сумму в размере погашенного ко дню возврата кредита, возместить уплаченные проценты и другие платежи по договору, а также возместить плату за предоставление кредита. О возврате кредита также необходимо уведомить банк.

От проверок до суда: куда жаловаться на продавцов

В случае если продавец отказывается обменивать качественный товар в 14-дневный срок после покупки или возвращать деньги за бракованные вещи, нужно вызвать администратора торговой точки.

Если с ним также не удалось договориться — смело требуем жалобную книгу, которая должна быть в любом магазине.

В ней чётко и без лишних эмоций следует изложить суть проблемы, указать даты покупки и обращения в магазин, перечислить имена сотрудников, вовлечённых в инцидент, а также предъявить требования к дирекции магазина. Ниже нужно оставить контактные данные, поставить дату и подпись.

Жалобу следует подготовить в печатном виде и в нескольких экземплярах. Одну копию нужно отдать в магазин. Сотрудники обязаны её принять и подтвердить это подписью и печатью организации на втором экземпляре, который остаётся  у покупателя. В тексте обязательно нужно указать, что магазин не отреагировал на вашу претензию в книге жалоб.

Если ответа нет, то можно позвонить в дирекцию магазина (контакты обычно указываются в начале жалобной книги) или обратиться в столичное отделение Роспотребнадзора и Департамент торговли и услуг города. Сюда же можно обратиться, если продавец задерживает проведение экспертизы качества товара.

Ещё по одному экземпляру жалобы предоставляется в отделение Роспотребнадзора и Департамент торговли и услуг.

После рассмотрения жалобы надзорные органы должны дать письменный ответ, в котором указать разъяснение ситуации, либо организовать проверку предприятия и сообщить о ее результатах.

Однако Роспотребнадзор не может взыскать деньги в пользу покупателя, поэтому вернуть их можно только через суд.

Источник: https://www.mos.ru/news/item/22142073/

Письмо – ответ на претензию

Ответ на претензию: важные детали

Как составить письмо – ответ на претензию (жалобу)? Это письмо является признаком соблюдения деловой этики, и от него во многом зависит сохранение репутации компании.

Три типа писем – ответов на жалобу: их структура и содержание. Практи­ческие советы при написании писем – отве­тов на полученные претензии.

Подготовка текстов писем: от получения письма-пригла­шения к сотрудничеству до приглашения на первую рабочую встречу

Письмо – ответ на претензию (жалобу)

Нам бы хотелось представить вам еще один вид деловых писем – ответ на полученную претензию, жалобу (adjustment letter). Написание такого письма представляет особую трудность, так как в нем автор при­знает, не признает или частично признает свои ошибки. Между тем это письмо является признаком соблюдения деловой этики и от него во многом зависит сохранение репутации компании.

Если автор письма согласен с поступившей жалобой, он принима­ет на себя всю ответственность, готов исправить свои промахи, изви­няется за доставленные клиенту неудобства.

Особая трудность напи­сания таких писем заключается в том, что пишущий любой ценой должен сохранить добрые отношения с партнером, несмотря на воз­никшие проблемы.

Поэтому, приступая к написанию письма – ответа на претензию, жалобу, наберитесь терпения, проявите такт и дипло­матичность.

В зависимости от отношения автора письма к проблеме, изложенной в письме-жалобе, различают три типа писем – ответов на жалобу:

  • Когда вы допустили ошибку и претензия вашего партнера справедлива. Автор письма согласен с претензией и принимает всю ответ­ственность за случившееся на себя.
  • Когда ваш партнер не прав и его претензия несправедлива. Автор письма отказывается принимать на себя ответственность за создав­шуюся проблемную ситуацию и объясняет свою позицию.
  • Иногда ответственность за допущенные промахи возлагается на третью сторону, например на дилера или перевозчика.

Письмо – ответ на претензию, когда она справедлива

План письма – ответа на претензию, когда она справедлива.

1. Подтверждение получения жалобы.

2. Признание допущенной ошибки, извинение за эту ошибку, объяс­нения.

3. Предложение путей решения проблемы.

4. Повторные извинения получателю письма за доставленные не­удобства.

Образец письма ответа на претензию

Dear Ms Hardy1We have received your letter of June 12 about the shipment of wrong equipment.2Please accept our apologies for the inconvenience.3The equipment you ordered has been shipped today. In this letter, we have enclosed a discount coupon for seven percent off your next purchase. In addition we have also deducted the cost of shipping.4Let me say again how much we regret any inconvenience. We look forward to serving you in the future.Yours sincerely, John RobertsCustomer Service Manager

Письмо – ответ на претензию, когда она несправедлива

Вы считаете, что в своем письме-жалобе ваш партнер необоснован­но предъявляет вам свои претензии. Вы не согласны с полученной жа­лобой и отказываетесь принять ответственность за сложившуюся си­туацию на себя, объясняя свою позицию.

Примерный план письма – ответа на претензию, когда она не­справедлива

1. Ссылка на предыдущий контакт.

2. Отклонение претензии, подкрепленное обоснованием такого ре­шения.

3. Предложение возможных путей решения проблемы.

4. Тактичное и вежливое заключение.

Образец письма – ответа на претензию

Dear Ms Farrell1We have received your claim of 16 June 2010 regarding the quality of the engines we shipped to you.2However, after a number of tests we have come to the conclusion that the engines shipped to you are identical to the samples you considered when placing the order.3Could you please check your shipment again?4Sincerely yours, Kelly JonesCustomer Service Department

Случаи, когда ответственность возложена на третью сторону

Довольно часто в современном деловом мире вина за создавшуюся проблемную ситуацию может быть возложена на третью сторону.

В этом случае автор письма – ответа на полученную претензию частично берет на себя ответственность за допущенные просчеты и дает соответствую­щие объяснения в своем послании.

План составления такого письма совпадает с планом составления письма – отклонения претензии.

Образец письма ответа на претензию, когда задействована третья сторона

Dear Mr Newman1We have received your April 5th letter regarding the damaged computers.2We were sorry to hear that the product was damaged when you received it.3We are now discussing the problem with our Forwarding Agent and will advise you immediately as soon as we know the outcome.4Once again, we hope you will accept our apologies for the inconvenience caused. We very much hope you will continue to use our services in the future.Sincerely yours, Ian Roberts Customer Service Manager

Практические советы

Нам бы также хотелось дать вам несколько практических советов, которыми вы могли бы воспользоваться при написании писем – ответов на полученные претензии.

  • Перед написанием письма соберите всю информацию по данному вопросу.
  • Чтобы не потерять клиента или партнера, необходимо продумать, что вы можете ему предложить в качестве извинения за доставленные неудобства: купон на скидку или небольшой подарок.
  • Помните, что чаще всего в письмах – ответах на полученные претен­зии предлагаются следующие действия в качестве решения создав­шейся проблемы:
    • возврат денежных средств заказчику (refund); 
    • замена товара (replacement); 
    • кредит в том же объеме, но на покупку других товаров в вашей компании (credit).
  • В письмах – ответах на претензии не объясняйте в деталях, почему возникла проблема. Не говорите плохо о своей компании, извинитесь и пообещайте решить все проблемы.

Предлагаем фразы, которые вы могли бы использовать при написа­нии писем – ответов на претензии.

English: Russian:
Please accept my sincere apologiesПримите, пожалуйста, мои искренние извинения
I am extremely/ really/ very sorry for what has happenedЯ действительно очень сожалею о случившемся
We were sorry to hear that the product was damaged / defective / faultyМы были очень огорчены, узнав, что товар поврежден
Please accept our apologies for the inconvenience causedПожалуйста, примите наши извинения за доставленные неудобства
Having looked into this matter in detail, I regret that I can be of no further assistanceРассмотрев этот вопрос в деталях, я сожалею, что не могу быть Вам полезен
We apologize for the error and will correct it to your satisfactionМы приносим свои извинения за ошибку и исправим ее, удовлетворив Ваши пожелания
We are sorry for the trouble we caused you and hope you will accept our sincere apologiesМы сожалеем, что доставили Вам неприятности, и надеем­ся, что Вы примите наши искренние извинения
We regret the error and apologize for any inconvenience. We look forward to serving you in the futureМы сожалеем о допущенной ошибке и приносим свои извинения за неудобства. С нетерпением ждем возможно­сти быть Вам полезными в будущем

Задание 1. Дополните предложения, используя следующие слова:

Inconvenience, regarding, are shipping, coupon, regret, apologize,

replacement, look forward to, thank you, in addition, yours faithfully, are enclosing. Dear Sirs

1 for your e-mail of June 12 2 the damaged refrigerator you received. We 3 for the damage and for the 4.

We 5 by overnight mail a 6 refrigerator. 7, we 8 a discount 9 for ten percent off your next purchase.

Again, we 10 the error and apologize for any inconvenience. We 11 serving you in the future.

John Grey

Customer Service Manager

Задание 2. Переведите с русского языка на английский:

English: Russian:
Уважаемые господа,
Мы подтверждаем получение вашей претензии от 16 июня 2011 г. относительно компьютеров, отправ­ленных вам 13 сентября 2010 г.
Мы с сожалением узнали, что один из ящиков был найден поврежденным по прибытии.
Замена поврежденных компьютеров выполнена сегодня, и вы получите их в конце этой недели.
Пожалуйста, примите наши извинения за доставленное неудобство.
С уважением,

Ответы на задания присылайте до 15 сентября по адресу:

129164, г. Москва, а/я 9, редакция журнала “Справочник секретаря и офис-менеджера”. E-mail: ,Контактное лицо (Ф.И.О., должность): _____________________________Наименование и адрес организации: _______________________________ Телефон (с кодом города): _______________________________________ E-mail: _________________________________________________________

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/91316-qqq-12-m7-pismo-otvet-na-pretenziju

Претензии клиентов: как на них реагировать и отвечать

Ответ на претензию: важные детали

  • Почему важно работать с претензиями клиентов
  • Как сделать клиента лояльнее с помощью рукописной открытки
  • Отрицательный опыт: компания начала отвечать на претензии и жалобы клиентов, но их стало еще больше

В жизни каждой компании случаются неприятные моменты – претензии клиентов. Мы воспринимаем их как подарки, ведь если клиент сообщает о проблеме, значит, он сохранил остатки лояльности и готов к диалогу.

Недовольство клиентов помогает исправить системные ошибки и повысить компетентность персонала. Однако важно, прежде всего, правильно на жалобы реагировать.

В ответ на претензии клиентов мы стали писать письма от руки с извинениями. Раньше мы так реагировали на отзывы довольных клиентов – отправляли им бумажное письмо с благодарностью. Реакция всегда была положительной, поэтому мы решили так же поступать и в ответ на жалобы. Кроме того, к личным извинениям мы прилагаем шоколад.

Письмо на специальной открытке пишу я сам или менеджер, который работает с клиентом. Я совершенно не стесняюсь своего ужасного почерка – лучше пусть будет по-настоящему, чем похоже на имитацию.

Вместе с тем заявку на открытку от моего имени может сделать любой сотрудник, взаимодействующий с клиентами: менеджер службы поддержки, работник представительства в Москве, менеджер по работе с партнерами.

Приведу примеры, когда открытки с извинениями помогли нам исправить впечатление о компании.

Пример 1. Однажды мы допустили брак при пошиве коллекции для одного партнера. Он был сильно расстроен, даже взбешен – никак не ожидал от нас такой ошибки.

Действительно, мы не отнеслись должным образом к его заказу и на контроле готовых изделий просмотрели брак. Электронные письма и звонки не помогали – партнер их игнорировал.

Тогда мы переделали заказ без согласования с ним и отправили по тому же адресу. К заказу приложили личные извинения на бумаге и сладкий подарок.

Реакция партнера была молниеносной – сменив гнев на милость, он тут же написал мне и менеджеру, с которым работал, письмо с благодарностью.

Пример 2. Был случай, когда клиент несколько раз просил нас переделать изделие, потому что оно неудачно сидело на его фигуре. В какой-то момент он даже был готов забрать деньги (мы возвращаем их по первому требованию). Однако открытка и шоколад изменили его отношение, мы продолжили работу, и в итоге нам удалось пошить для него идеальную сорочку.

Каждое отправленное письмо срабатывает на 100%. Такое внимательное отношение всегда приятно удивляет заказчиков. Мы даже получали восторженные письма от клиентов и партнеров после вручения наших открыток. Один из них сделал публикацию на своей странице в «Фейсбуке». Все наши извинения были приняты, и нам удалось сохранить клиентов, а самое главное – хорошие отношения с ними.

  • Как работать с жалобами клиентов – пошаговый алгоритм

Почему важно работать с претензиями клиентов

Жалобы клиентов могут касаться качества обслуживания, поведения персонала вашей компании, несвоевременного выполнения заказа, качества товара или оказанной услуги.

Правильная организация работы с жалобами клиентов (потребителей) позволяет повысить их лояльность к вашей компании и, как следствие, доходы.

От удовлетворенности заказчиков качеством предоставленных услуг зависит приток новых клиентов.

Как показывает мой опыт, примерно 50% новых клиентов приходят по рекомендациям уже существующих.

Если клиент недоволен, значит, он испытывает чувство сильной обиды или недовольства и хочет вам об этом сообщить. Если претензия клиента обоснованна, а он не получил удовлетворения – вы потеряли его, а также его друзей и знакомых. Ведь известно, что удержание имеющегося клиента – более приоритетная задача, чем привлечение нового.

Во-первых, удержание потребителя требует меньших затрат, а во-вторых, потери клиентов могут расстроить функционирование налаженного рынка с незначительным реальным ростом.

Следовательно, приверженность покупателя, основанная на качественном и постоянном удовлетворении его потребностей, – одно из значительных преимуществ.

Как работать с претензиями клиентов

1. Фиксируйте все жалобы

В первую очередь необходимо фиксировать все поступающие в компанию жалобы и претензии в специально заведенном журнале. Это нужно поручить сотруднику, ответственному за работу с клиентами (обычно жалобами занимается маркетолог или директор по качеству).

Фиксировать жалобы нужно для того, чтобы потом найти пути решения тех или иных проблем и устранить недостатки в работе. По жалобам можно также судить о том, что думают клиенты о компании.

Следует регулярно (например, раз в месяц) обсуждать все поступившие претензии, причем не только их содержание, но и способы и скорость урегулирования ситуации. В обсуждении должны принимать участие все сотрудники, ответственные за работу с клиентами и их претензиями, а также менеджеры, чьих подразделений касаются поступившие жалобы.

2. Реагируйте максимально быстро

Каждую претензию необходимо разобрать и провести так называемое внутреннее расследование. Желательно дать ответ клиенту максимально быстро, если возможно – в день поступления претензии. Только так он почувствует заботу компании.

Если обнаружится вина сотрудников, клиенту нужно принести извинения и устранить все недостатки. Причем, как показывает практика, мелкие претензии лучше всего сначала устранить, а затем уже разбираться, по чьей вине произошел сбой.

3. Наладьте обратную связь

Обеспечьте бизнес постоянной и надежной обратной связью. Научите своих сотрудников слушать клиентов, отвечать на их вопросы и решать их проблемы. Персонал должен понимать, что жалобы – это нормальное явление в бизнесе и ценный источник информации, а вовсе не свидетельство их некомпетентности.

Работая с клиентом, вы решаете его проблемы, и, если он почувствует, что его проблемы вам небезразличны, он придет к еще не раз.

4. Что делать, если претензия необоснованна

Если вы увидели, что вины вашей компании в случившемся нет, необходимо объяснить клиенту, что вы выполнили все взятые на себя обязательства. Однако желательно при этом предложить выход из сложившейся ситуации с меньшими для клиента и для компании потерями. Клиент не должен оставаться с проблемой один! Это особенно важно для организаций, работающих в секторе b2b.

В моей практике был случай, когда от клиента поступила претензия, что не все оговоренные работы по оформлению торговой точки выполнены в полном объеме.

Немедленный выезд на место позволил установить, что все работы, перечисленные в задании, выполнены полностью и согласно проекту, а несоответствие вызвано тем, что в ходе работ заказчик изменил требования.

Обсудив ситуацию, мы приняли решение удовлетворить требования заказчика, несмотря на то что это вело к уменьшению наших доходов. В настоящее время данная фирма является нашим постоянным клиентом.

Недовольные клиенты показывают пути развития

Недовольные клиенты доставляют много хлопот, но они же являются важнейшим ресурсом развития. Готовность решать возникающие проблемы способна превратить жалобы клиентов в источник качественных усовершенствований.

Правильный подход к работе с претензиями позволит расширить ассортимент услуг и предоставлять их на еще более качественном уровне. Не надо бояться жалоб клиента и пытаться переложить на него ответственность.

Клиент, пришедший с жалобой, имеет для Вас неоценимое значение, он указывает на те недоработки, которые тормозят Ваш бизнес.

Работа с рекламациями клиентов: говорит Генеральный Директор

Станислав Шарипов, Генеральный Директор компании «АВРО-БУС», Москва

Иногда от представителей различных компаний на вопрос о претензиях со стороны клиентов можно услышать ответ: «Жалоб нет и никогда не было». Мы не относимся к таким счастливчикам: в нашу компанию периодически поступают претензии от клиентов.

Более того, мы благодарны заказчикам за то, что они на нас жалуются, так как предполагаем, что любая жалоба или рекламация (не важно, обоснованная она или нет) таит в себе сигнал о том, каким образом наши рабочие процессы могут быть улучшены.

Порядок обработки жалоб (рекламаций) в нашей компании установлен в процедуре «Обратная связь с заказчиком». Процедура описывает, как регистрировать и обрабатывать жалобы и благодарности, поступающие от заказчиков, как оценивать удовлетворенность клиентов, и обеспечивает регулярный сбор информации о восприятии потребителем степени выполнения его требований.

С жалобами (рекламациями) мы работаем следующим образом. Обращение клиента поступает в компанию и регистрируется в базе данных. Для этого достаточно телефонного звонка заказчика. Затем руководитель службы качества осуществляет обработку жалобы, включающую несколько этапов:

  1. Выяснение ситуации (мнения заказчика и сотрудника, выполнявшего работы), анализ обоснованности жалобы.
  2. Выяснение причин жалобы (чем была вызвана, из-за каких факторов возникла данная ситуация).
  3. Разработка так называемых корректирующих действий: во-первых, действий по устранению недовольства заказчика и, во-вторых, мер по усовершенствованию рабочих процессов, которые позволят избежать аналогичных жалоб в будущем. Корректирующие действия разрабатываются в любом случае – обоснованна ли жалоба или нет.
  4. Оценка удовлетворенности заказчика (насколько клиент доволен принятыми мерами и выполненными работами).
  5. Обычно процесс реагирования на жалобы, принятия необходимых мер занимает от трех до десяти дней. Когда мы можем отреагировать оперативно, жалоба обрабатывается за несколько часов.

Самое главное в этом процессе – не отмахнуться от клиента, увидеть причины, которые привели к его жалобе, и попытаться устранить не только следствие (недостатки в выполненных работах), но и причину (несовершенство рабочих процессов). Худшее в отношениях с клиентом – это его уход.

Когда заказчик жалуется, он дает нам шанс продолжить отношения с ним и повод усовершенствовать работу.

Если претензия урегулирована и заказчик удовлетворен, он, как правило, сохраняет отношения с компанией; более того, его доверие повышается, и сотрудничество может продолжаться в течение долгого времени.

Все процессы системы менеджмента качества в нашей компании практически полностью автоматизированы, что существенно упрощает проведение большинства рутинных процедур. Благодаря такой работе с жалобами мы имеем следующую статистику: за 2005 год наша компания выполнила работы объемом более 14 000 нормо-часов, за этот период было зарегистрировано 16 жалоб (рекламаций) и 73 благодарности.

Алексей Кушкин, Генеральный Директор компании ATH American Express, Москва


Несколько лет назад на предыдущем месте работы мы решали проблему с частыми претензиями клиентов. Отдел, обрабатывающий жалобы, перестал справляться с объемом и не успевал вовремя реагировать.

Мы ввели новые KPI для сотрудников, принимающих претензии клиентов, – количество ответов на претензии и время их обработки. Если сотрудник обрабатывал больше установленных для него на день жалоб, то за каждую последующую получал дополнительное вознаграждение. Через полгода выяснилось, что количество жалоб, включая повторные, заметно возросло.

Оказалось, что сотрудники стали гнаться за количеством обработанных жалоб в ущерб качеству, ответы зачастую носили формальный характер. Когда речь шла о неправомерном списании, например, 300 руб.

с баланса клиента, специалисту было проще подарить клиенту эти деньги, чем разбираться в причинах сбоя. В целом же сотрудники выбирали менее спорные случаи, когда ответ очевиден.

Клиенты, неудовлетворенные ответами, стали обращаться повторно с новыми вопросами и претензиями.

Мы дополнительно ввели еще один показатель KPI – количество повторных претензий от клиента. Это позволило определять, насколько исчерпывающим был ответ специалиста.

Чтобы пресечь бесконтрольное удовлетворение жалоб клиентов, был введен финансовый порог на предоставление компенсации – в зависимости от должности сотрудника. В любом случае там, где цена вопроса превышала 150 руб.

, выплаты осуществлялись с одобрения руководителя.

Выстраивая систему мотивации, всегда нужно использовать не только количественные, но и качественные показатели. Мой опыт свидетельствует, что они не должны подменять друг друга. В противном случае сотрудники найдут лазейку и будут действовать лишь в своих интересах. Совмещение количественных и качественных показателей дает более объективную картину работы специалистов.

Источник: https://www.gd.ru/articles/8284-pretenzii-klientov

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.