Правильное оформление трудовой книжки при приеме на работу

Как правильно заполнить трудовую книжку — пошаговая инструкция

Трудовая книжка сохраняет в себе всю информацию о трудовой деятельности работника и используется для определения длительности его стажа. Действующие в настоящее время формы трудовой книжки и вкладыша установлены в Пост.

№ 225 от 16 апреля 2003 г. Как правильно заполнить трудовую книжку, указано в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г.

Данные постановления содержат расхождения по некоторым вопросам, что требует обращения к Трудовому Кодексу и еще более затрудняет оформление трудовой книжки.

Это особенно верно в отношении частных предпринимателей, вынужденных брать на себя обязанность по ведению кадрового учета.

Малейшее отклонение от стандартов заполнения трудовой книжки ведет к недействительности внесенных сведений, как и различные ошибки, допущенные в самих записях.

Для устранения последствий в соответствующие графы вносятся исправления строго по установленному образцу. В исключительных случаях работнику выдается дубликат.

Когда открывается

Каждая трудовая книжка имеет собственный номер, выдается работнику на всю жизнь и не подлежит замене за исключением некоторых случаев.

Если у недавно принятого на работу сотрудника этот документ отсутствует, необходимо открыть ему новый.

В случае если таковой был, но по каким-либо причинам не может быть предоставлен, данная информация отражается в акте, который заверяется подписями: лица, выдающего новую трудовую книжку, работника и свидетеля.

Документ заводится на сотрудника, проработавшего в компании не менее шести дней, и должен быть оформлен в течение недели со дня его трудоустройства. Данная процедура производится в присутствии работника, из чьей заработной платы впоследствии удерживается стоимость бланка.

Трудовая книжка, образец заполнения при приеме на работу:

Как заполнять

Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров.

В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы.

При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.

Выписка из трудовой книжки — образец заполнения:

Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью.

Правильный формат заполнения даты: 05.03.2019. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей.

Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.

Документы

Для заполнения трудовой книжки требуются:

• паспорт сотрудника (или другой документ, удостоверяющий личность);
• диплом об образовании;
• журнал учета трудовых книжек;
• свидетельство ИП или Устав организации;
• гербовая печать.

Подробно как заполнить титульный лист трудовой книжки смотрите в ролике

Трудовая книжка разделена на три части:

1. Титульный лист, содержащий сведения о владельце документа.
2. Сведения о работе, включающие в себя наименование предприятий, на которых осуществлялась трудовая деятельность и длительность таковой.
3. Раздел о награждениях.

Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:

• названия компании (вкл. правовую форму);
• типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).

Титульный лист

На первой странице трудовой книжки нужно указать всю информацию о работнике, руководствуясь предоставленными им документами. Она должна содержать:

• Ф И О владельца;
• дату рождения (в числовом выражении);
• уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
• наименование профессии, указанной в дипломе;
• дату открытия трудовой книжки;
• подпись сотрудника;
• подпись лица, заполнявшего документ;
• гербовую печать организации.

Титульный лист трудовой книжки, образец заполнения 2019:

Сведения о работе

Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:

1. Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
2. Дату приема на работу и других событий.
3. Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения. Помимо факта принятия на работу, здесь фиксируются также случаи перевода на другую должность и увольнения. Сведения об этом должны быть внесены в графу в течение 7 дней со дня выхода приказа, за исключением записи об увольнении, которая составляется непосредственно в день его совершения.
4. Документальное подтверждение записи — наименование приказа, дата его выпуска и номер (именно в этом порядке).

Подробно как делать записи о работе в трудовой книжке смотрите в видео

Раздел, содержащий сведения о работе, может включать в себя и дополнительную информацию:

1. По желанию работника в него вносятся сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании документов, предоставленных другим предприятием, на котором работник устроен на совмещенную должность. При этом используются те же принципы заполнения графы, что и при внесении сведений об основной работе. Трудовая книжка должна храниться у служащего отдела кадров по месту основной работы, который единственный вправе вносить в нее какую-либо информацию.
2. Приобретение второй профессии, получение разряда, повышение квалификации также отражаются в данном разделе.
3. Если имеет место переименование предприятия, делается соответствующая запись с указанием документа, послужившего основанием для этого. Данная информация сможет объяснить расхождение в печатях, поставленных при трудоустройстве и увольнении сотрудника. Те же действия выполняются при переименовании должности.
4. В случае реорганизации предприятия в разделе отмечается увольнение работника с последующим его приемом в новую компанию.

Образец заполнения трудовой книжки при ликвидации ООО:

Примеры

А. С. Копачева поступила на должность юрисконсульта в ОАО «Авелан» 27 февраля 2016 г. 12 августа 2016 г. она была переведена на должность старшего юрисконсульта. Данный факт был отражен в разделе «Сведения о работе».

№ записи Дата: Число Месяц Год Сведения о приеме на работу,.. Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

1	2	3	4
Открытое акционерное общество «Авелан»
4	27 02 2016	Принята на работу на должность юрисконсульта	Приказ № 7/К от 27.02.2016 г.
12 08 2016	Переведена на должность старшего юрисконсульта

Источник: https://otdelkadrov.online/4935-osnovnye-pravila-obrazets-zapolneniya-trudovoi-knizhki-v-year-godu

Правила заполнения трудовых книжек

ТК — по закону это (ст.66 ТК РФ), персональный документ, отражающий качество работы и информацию о работе человека, а также его профессиональный стаж. Книжку создает первый официальный работодатель.

За правильное ведение трудовой книжки отвечает наниматель.

Ведение трудовых документов для компании или частного предпринимателя является обязательным, только молодые специалисты без какого-либо опыта работы вообще могут быть приняты без трудовой книжки, а также люди, которые трудятся по совместительству.

Зачем нужна трудовая книжка, ее приобретение и оформление

В обороте существуют типы документов от 2004, 2003, 1973, 1938 годов. Все данные образцы действительны и в замене не нуждаются.

Функции, выполняемые трудовой книжкой, следующие:

• Из нее можно узнать о причинах увольнения сотрудника с предыдущих мест работы, о награждениях, о стаже
• Трудовая книжка требуется для расчета пенсии

Работодатель должен предоставить сотруднику трудовую книжку, если он нанимается впервые после окончания ВУЗа или иного учебного заведения.

Работник должен обратиться в отдел кадров с просьбой завести ему трудовую книжку в письменном виде.

При оформлении трудовой книжки молодой специалист должен присутствовать лично, а оформить ее обязаны в первые пять дней работы сотрудника. Плата за создание ТК взимается с работника (п.47 правил оформления), но не всегда:

• ТК оформили неверно;
• ТК потеряли;
• Потеряли множество ТК из-за чрезвычайного происшествия;

Во всех этих случаях расходы на чистый бланк трудовой книжки берет на себя работодатель.

Иногда возникает ситуация, что у нанимаемого работника есть опыт работы, но трудовая книжка потеряна или отсутствует по какой-то другой причине. Сотруднику отделом кадров предприятия оформляется новая ТК, в которую вписывается:

• Подтверждённый рабочий стаж;
• Поощрения и благодарности из старой ТК;

Приобретение чистых трудовых книжек — исключительно задача нанимателя, они покупаются в зависимости от количества нанимаемых лиц, которые устраиваются в компанию с отсутствующей книжкой. Бланки ТК может продавать только официальный продавец («ГОЗНАК»), закупка трудовых у иных лиц не предусмотрено трудовым кодекса и является его нарушением, за которое работодатель понесет ответственность ( 5.27 КоАП). В этой статье мы рассказываем про бухгалтерскую отчетность малого предприятия.

Учет трудовых документов

Обязательства за правильное сохранение трудовых документов полностью ложатся на плечи нанимателя — это регулируется в законе (VI раздел правил Правительства РФ от 2003 года). В современной практике существуют два документа, предназначенные для контроля за трудовыми книжками:

• Журнал учета трудовых книжек. Ведет отдел кадров компании, в него записываются дата принятия работника, анкетные данные, должность, номер приказа о назначении, реквизиты ТК.
• Книга приходно-расходная. Ведет бухгалтерия предприятия. В этой книге отражаются все операции по покупке бланков трудовых книжек и вкладышей в них, заносятся реквизиты.

Страницы в вышеуказанных документах имеют порядковый номер, прошнурованы, имеют пломбу, печать и подпись руководителя организации. Подробно о ведении данных документов можно узнать в пункте 41 правил Правительства РФ от 2003 года №225.

Ведение и хранение трудовых книжек работников

Чтобы назначить лицо, под ответственностью которого будет оформление и ведение трудовых книжек, личных карточек сотрудников, руководитель компании пишет приказ в свободной форме — это узаконено в п.

45 правил Правительства РФ от 2003 года №225.

На большом предприятии оформляет трудовые обычно в отделе кадров, если же отдел кадров в компании отсутствует, то трудовые книжки и прочие документы могут быть под ответственностью бухгалтерии, отдела делопроизводства, секретариата.

Чтобы изменить подчиненного, ответственного за ведение трудовых книжек, следует заключить соглашение приема-передачи. В соглашение вписываются личные данные собственников книжек, количество передаваемых документов. Без подписей сдавшего и принявшего дела, акт считается недействительным.

Хранить трудовые книжки важно в месте, недоступном для третьих лиц. Чаще всего трудовые документы хранят в запирающемся шкафу или сейфе, если правила хранения нарушены, т.е.

документы могут быть подвержены порче в месте хранения, на предприятие могут быть наложены штрафные санкции. Срок хранения трудовых книжек — до увольнения работника.

Срок хранения трудовых документов регламентируется перечнем типовых документов (п. 664, 686 и 695 Перечня):

• Приходно-расходная книга по учету бланков ТК- 5 лет;
• Книга учета движения ТК– 75 лет;
• Невостребованные трудовые книжки – 75 лет;

Инструкция по ведению трудовых книжек

Заполнение новой (пустой) трудовой книжки:

1. Записи производятся только при помощи шариковойгелевойперьевой авторучки чёрногосинегофиолетового цвета.
2. Все записи делаются на основании приказа, в трудовую вносится его номер.
3. Все записи производятся без сокращений и имеют свой номер в пределах раздела.
4. Использование римских цифр неприемлемо, все даты вписываются арабскими числами.

Заполнение титульного листа трудовой книжки (проверка правильности заполненного)

• ФИО по паспорту (не сокращаем)
• Дата рождения. Месяц прописью, число и год — цифрой: 5 декабря 1975 года
• Образование («высшее профессиональное», «среднее профессиональное»)
• В именительном падеже специальность («юрист», «учитель»)
• Дата заполнения (в течение 5 дней после приема на работу)
• Подпись и ее расшифровка, а также подпись (расшифровка) собственника ТК
• Печать компании

Сведения о приеме на работу (проверяем правильность заполненного)

Внимание! Перед записью важно поставить печать предприятия и дублировать прописью его реквизиты.

• Порядковый номер записи
• Дата приема сотрудника
• «Принят (а) в (название отдела) на должность (наименование)»
• Приказ, его номер

Во время увольнения во второй строке записывается дата (последний рабочий день работника), в третьей — повод расторжения рабочих отношений и отсылка к соответствующей статье ТК.

Работа по совместительству и трудовая книжка

Информации о трудовой деятельности по совместительству может быть занесена в ТК в отделе кадров основной компании-нанимателя. Запись о совместительстве не обязательна по закону и производится лишь по личной инициативе владельца документа (ст.66 ТК).

Гражданину необходимо предоставить прошение в письменном виде с желанием сделать запись в ТК в кадровую службу основной компании-нанимателя, а также приложить заверенную копию трудового соглашения с росписью директора из компании, где трудится в качестве совместителя.

Если поменялись данные собственника ТК

Личная информация в ТК подлежат корректировке, если у работника изменилась анкетная информация. Как происходит смена фамилии в трудовой книжке? Данные, которые изменились, вносятся в ТК при подтверждении соответствующими документами.

Если сотрудница изменила фамилию в связи с замужеством, то подтверждающим документом должно выступить свидетельство о браке. Корректировка информации выполняется путем зачеркивания старой информации и вписывании новой.

С внутренней стороны обложки ставится печать и подписывается руководитель отдела кадров.

Как правильно заверить трудовую книжку?

Кадровая служба компании может заверить копию трудового документа. Для этого требуется сделать копии всех, содержащих записи страниц. По месту работы на них поставят печать, текущую дату и надпись: «Копия верна».

Также свою подпись поставит ответственное лицо организации и отметит на копии, что вы работает в компании в настоящее время.

Заверенную таким образом копию принимают любые организации, как подтверждение постоянного места работы.

Работа без трудовой книжки, неправильные записи

Если сотрудник работает без трудовой книжки и с ним не заключен трудовой договор, то он не устроен официально.

Большое количество нанимателей действуют, пренебрегая законодательством и выдавая заработную плату «в конверте», это позволяют им существенно экономить на налоговых отчислениях.

За такую «экономию» работодатель может быть арестован Федеральной налоговой службой с целью проведения проверки и наложения санкций вплоть до уголовного наказания.

Отказ организации от ведения трудовых книжек или некорректное их ведение является нарушением трудового законодательства, за которое существует штраф в размере от 1000 до 5000 рублей для должностных лиц и порядка 50000 для юридических (Постановление ФАС МО от 26.10.2006 N КА-А40/10220-06).

Также контролерами может быть остановлена деятельность компании на срок до 90 суток.

Если наниматель несвоевременно исправляет неправильные записи в трудовой, то он должен возместить работнику ущерб, который равняется периоду, в течение которого сотрудник не мог вести трудовую деятельность.

Сведения о награждениях

Подводя итоги, добавим, что, безусловно, трудовая книжка – документ важный, подлежащий строгой отчетности, но последние десятилетие вокруг него упорно витают слухи о предполагаемой отмене.

С какой целью? Даже видные ученые в сфере права затрудняются ответить на этот вопрос. Сторонниками отмены считается, что трудовая книжка — пережиток советского прошлого, атавизм. Но вместо ТК, они ничего предложить не могут.

Следовательно, на данном этапе развития трудовых отношении между сотрудниками и работодателем, этот документ необходим.

Как оформляется отпуск и как начисляются декретные для беременных сотрудниц?

Тонкости ведения кассовых операций с подробными правилами здесь.

Что нужно для открытия кафе: http://svoy-business.com/nachalo-deyatelnosti/vidyi-biznesa/kak-otkryit-kafe-s-nulya.html

Источник: http://svoy-business.com/personal/rabota-s-personalom/pravila-oformleniya-trudovyih-knizhek.html

Оформление трудовой книжки при приеме на работу: пошаговая инструкция, что должна содержать

Последние изменения: Январь 2019

Каждый раз, трудоустраиваясь, наемный работник обязан оформлять соответствующую кадровую документацию. Оформление трудовой книжки при приеме на работу позволяет хранить историю рабочего пути и правильно определять стаж и опыт конкретного гражданина. Процедура записи в трудовую книжку унифицирована и не предполагает иных вариантов оформления, кроме разрешенных законодательством.

Основные положения

 Оформление документа строго регламентировано, а сама форма трудовой книжки нового образца утверждена ПП №225 в 2003 году.

По закону, если гражданин исполняет обязанности в течение 5-дневного срока, администрация предприятия обязана делать запись с фиксацией трудоустройства по основному месту.

В России этот документ служит основным свидетельством стажа и рабочей деятельности. В зависимости от года приема на работу в РФ действует несколько вариантов оформления.

Последние изменения вносились в 2004 году и действуют до сих пор.

Обновление формата не является причиной для смены документа, поскольку он заводится 1 раз жизни и ведется на протяжении всего рабочего периода (кроме утери или порчи).

Если работник впервые трудоустраивается и ранее не работал, в отделе кадров заводят трудовую по образцу 2004 года, т.е. в последней версии.

Согласно ст. 65 ТК РФ, книжка входит в обязательный перечень, предъявляемый при трудоустройстве, однако если ранее стажа не было, либо в случае утери или порчи бланка, работодатель обязан оформить заново. Основанием для нового формуляра станет написанное работником заявление.

Заполнение формуляра также строго регламентировано и соотносится со ст.66 ТК РФ. Любая подмена своими бланками по закону не допускается.
В документе описываются все случаи официального трудоустройства, занимаемых должностях, продолжительности труда. Помимо записей о принятии или расторжении трудового контракта, в ней содержатся сведения о переводах, иных изменениях. Записей о проступках в действующем варианте формуляра не предусмотрено – на этот случай предполагается прекращение трудовых отношений с провинившимся сотрудником по статье.

В течение всего периода работы в организации документ хранится в отделе кадров и не может быть выдан. В случае необходимости подтверждения места работы человек вправе получить заверенную копию трудовой. Возврат осуществляется только в момент расставания после того, как уполномоченный специалист кадрового отдела вносит последнюю запись.

Порядок внесения информации также четко определен законодательством вплоть до оснований для увольнения.

Кто уполномочен вести записи

Право на оформление трудовой книжки на принятого сотрудника имеют юридические лица, организации, и индивидуальные предприниматели. При приеме на работу в отдел кадров передают пакет документов, включая паспорт и трудовую книжку.

Если в компании не предусмотрена кадровая служба, заполнением и хранением документов на сотрудников занимается уполномоченное лицо. Определить, кто заполняет книжку в компании, можно на основании отдельного внутреннего распоряжения в пределах организации.

Это может быть секретарь, либо бухгалтер, иное должностное лицо.

Все время, пока человек трудится у конкретного работодателя, книжка хранится на предприятии, а на руки ее выдают только при увольнении, с обязательной подписью работника в книге учета.

Если в штате не предусмотрено специалиста по кадровой работе или выделенного работника с полномочиями кадровика, право вносить в книжку новые записи имеет только директор.

Что содержит бланк трудовой книжки

Чтобы знать, как заполнить трудовую книжку, необходимо внимательно ознакомиться с содержанием бланка, определенным согласно ст. 65 ТК РФ:

1. Личные сведения о сотруднике.
2. Место трудоустройства.
3. Должность.
4. С какого года идет рабочий стаж.
5. Кадровые перемещения в пределах одного предприятия.
6. Увольнения, приемы на другие предприятия.
7. Периоды работы.
8. Достижения работника.

Оформление формуляра следует вести согласно нормам, определяемым положениями закона №255-ФЗ, принятого 29 декабря 2006 года. В России предусмотрено заполнение трудовой книжки на русском, кроме тех субъектов РФ, где установлен местный национальный язык.

Инструкция по ведению трудовых книжек предусматривает четкое соблюдение последовательности заполнения, исходя из текущей структуры формуляра:

1. Титульным листом.
2. Основными сведениями о труде на протяжении жизни.
3. Награждениями человека за отличные результаты.

Титульник

Эта страница формуляра заполняется сведениями о владельце:

• ФИО (полностью) согласно данным в паспорте;
• дата рождения (в формате ДД.ММ.ГГГГ);
• образование (уровень законченного образования на момент первого оформления);
• специальность согласно сведениям из диплома;
• дата заведения;
• подпись сотрудника, уполномоченного вести кадровые документы;
• печать.

Трудовая деятельность

Раздел состоит из нескольких разворотов, оформленных в виде таблицы со столбцами:

1. Номер по порядку.
2. Время приема на работу.
3. Название юрлица (включая сокращенный вариант).
4. Должность человека с квалификацией.
5. Подразделение.
6. Название кадрового документа-основания, дата, № (строго в этой последовательности).

Помимо информации о начале и завершении работы указывают все кадровые изменения – переводы на новые места, должности и т.д. На оформление новых сведений по закону отводится не более 7 дней после издания соответствующего внутреннего приказа, а при увольнении запись датируют днем ухода.

По усмотрению работающего на двух работах гражданина, вносят записи при совмещении согласно подтверждающих справок от другого работодателя. Процесс внесения записей при совмещении аналогичен, однако заполнять графы в период трудоустройства вправе только основной работодатель.

Любые изменения в квалификации, получение новой специальности, разряда также вносят в книжку.

При смене наименования организации делают новые записи с упоминанием документа, ставшего основанием для изменений. Это позволит впоследствии вносить новые записи от того же работодателя с заверением новыми печатями.

Если компания реорганизуется, делают отметку о прекращении сотрудничества, а далее о приеме в штат нового юрлица.

Награждения

Все важные достижения, по усмотрению работодателя, могут быть внесены в формуляр работника на основании изданного приказа, где указано о необходимости оформления записи в документе. В действующем формате книжки не вносятся сведения о проступках и наказаниях.

Общие правила заполнения трудовой книжки

У трудовой книжки есть свой индивидуальный номер, который не меняется на протяжении всей рабочей деятельности.

В случае отсутствия формуляра у принятого в штат человека, кадровая служба обязана завести новый.

  Если документ существует, но отсутствует в силу веских причин, при трудоустройстве составляется отдельный акт об этом, с заверением его в присутствии свидетеля и самого сотрудника.

https://www.youtube.com/watch?v=82Mj5R2CHm8

Каждый прием на работу по основному месту обязывает своевременно заполнять форму в течение первой недели работы. Если документ заводится впервые, его стоимость взимается с последующего заработка человека.

Если повторные трудоустройства не требуют иных действий, кроме внесения новой порядковой записи, то при первичном зачислении на работу кадровик обязан завести бланк и оформить титульную страницу пустой трудовой книжки. Поскольку документ будет действовать на протяжении всей жизни, важно правильно заполнить сведения строго в соответствии с предоставленными личными бумагами и инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Личные параметры (ФИО, информация о рождении) оформляется согласно предъявленному паспорту. Сведения об образовании заполняются на основании предоставленных дипломов, сертификатов, удостоверений.

Особенности заполнения

Особое внимание уделяется правилам заполнения формуляра.  Ознакомиться с образцом заполнения трудовой книжки можно на специализированных интернет-ресурсах, либо следовать разъяснениям из закона №255-ФЗ.

• Все записи делают шариковой ручкой, исключая цветные чернила (только черный, синий, фиолетовый).
• Формат внесения дат – цифровой, ДД.ММ.ГГГГ.
• Если предприятие расположено на территории республики, имеющей свой национальный язык, оформление допускается на ином, кроме русского языка.

Важно правильно формулировать текст каждой новой строки, соотнося его с формулировками из внутренних приказов организации.

Как оформляется перевод

Не только смена работодателя является поводом для обновления записей в трудовой. Любые кадровые перестановки с изменением названия должности должны быть зафиксированы. Чтобы перевести принятого на определенную должность работника на другое место, администрация обязана согласовать изменения с самим человеком.

В зависимости от места дальнейшей работы различают переводы:

• внутренние, в пределах одного юрлица с внесением записи о переводе в другое подразделение, на новую должность в пределах компании;
• внешние, с расторжением контракта с организацией и заключением нового контракта с новым работодателем.

В последнем варианте в третьем столбце формуляра вносят запись с датой, номером приказа на расторжение трудового договора и аналогичные сведения на прием в штат нового юрлица.

По длительности различают переводы на постоянной основе или с целью временного замещения отсутствующего человека.

Сведения трудовой позволяют установить длительность рабочего стажа и определить наличие особых привилегий у работника.  документа играет важную роль при назначении пенсий, расчета продолжительности трудовой деятельности, поэтому так важно соблюдать установленные законодательством правила ведения и заполнения формуляра.

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему

© 2019 zakon-dostupno.ru

Источник: https://zakon-dostupno.ru/trudoustroystvo/oformlenie-trudovoy-knizhki-pri-prieme-na-rabotu/

Правила оформления трудовой книжки при приеме на работу

Начало трудовой деятельности любого гражданина должно осуществляться с подписания трудового соглашения.

Вместе с этим, сразу после издания приказа о зачислении в штат компании, осуществляется запись в трудовой книжке о приёме на работу.

Делает её сотрудник кадрового подразделения, другое уполномоченное на ведение таких документов лицо либо сам работодатель (если это индивидуальный предприниматель).

Правила

Перед началом заполнения официальных документов целесообразно ознакомиться с общими правилами, как это должно осуществляться.

Оформление трудовой книжки при приёме на работу имеет свои особенности, в частности:

• все записи должны выполняться шариковой либо гелевой ручкой с использованием тёмных чернил (синего либо чёрного цвета);
• записи производятся исключительно на русском языке;
• делать какие-либо сокращения в процессе внесения информации не допускается (исключения может составлять общепринятая аббревиатура);
• все сведения, что вписываются, должны в обязательном порядке располагаться в правильных графах и соответствовать данным и информации, обозначенной в соответствующих приказах на приём, перемещение, увольнение, перевод, поощрение, изменение ранга, разряда или категории;
• вся вносимая информация должна исключать неоднозначность трактовки, важна аккуратность, разборчивость;
• для записи числовой информации используются только арабские цифры.

Писать необходимо разборчивым, аккуратным почерком. Какие-либо исправления, подтирания, использование корректоров не допускается.

Если в процессе внесения записей в книжку всё же была допущена ошибка, которую нужно исправить, неправильную запись необходимо перечеркнуть ровной линией, сверху аккуратно написать правильные сведения и всё это заверить подписью кадровика и печатью компании (отдела кадров).

Трудовая книжка – это документ, сопровождающий своего хозяина на всём промежутке его трудовой деятельности до момента выхода на пенсию. Поэтому в процессе её заполнения следует все записи делать аккуратно, а хранить в специально оборудованном для этого месте.

При утере документ подлежит повторной выдаче, на титульном листе книжки ставится пометка «дубликат». Записи также вносятся заново. Могут возникнуть сложности с заполнением, если человек несколько раз менял место работы.

Начало трудовой деятельности

Каждый работник когда-то впервые переступает порог своей первой компании, где ему определяют первое в его жизни рабочее место. Законодатель установил, организация, куда гражданин впервые пришёл трудоустраиваться, обязана завести на него трудовую книжку.

Делается это в определённой последовательности:

1. После одобрения руководства и принятия решения о приёме нового сотрудника в штат компании с ним подписывается трудовой договор либо контракт (зависит от должности, на которую претендует соискатель).
2. Не позднее первого рабочего дня, когда работник приступал к выполнению возложенных на него трудовым соглашением функциональных обязательств, работодатель обязан издать приказ о приёме его на работу. Такой распорядительный акт подписывается генеральным директором (главой правления), директором либо уполномоченным руководителем филиала. С приказом сотрудник должен под подпись ознакомиться не позднее 3 дня его фактической работы.
3. После подписания приказа руководителем компании (уполномоченным лицом) работник кадрового подразделения обязан оформить на нового сотрудника трудовую книжку и внести в неё все необходимые записи в соответствии с документами нового труженика и записями в приказах о его трудоустройстве. Для этого законодатель отвёл не более 5 рабочих дней после того, как будет подписан соответствующий приказ.

Эти действия выполняются в строго указанной последовательности. Миновать какой-то этап не получится, так как это будет нарушением законодательства.

Правила и инструктивные указания, определяющие, как необходимо вести, хранить, заполнять трудовой документ, какой формы должны быть бланки трудовых книжек, установлены на правительственном уровне и утверждены соответствующим образом. Какое-либо самоуправство здесь не допускается, ибо в дальнейшем такой документ может быть признан недействительным.

Важно отметить, что чаще всего запись в трудовой книжке о приёме на работу осуществляется в последний, отведённый законодателем, день. Это связано с тем, что сотрудник обязан проработать в компании больше 5 дней (до этого момента администрация имеет право не оформлять трудовую книжку).

В случае заключения трудового договора с испытательным сроком данные об этом должны найти отображение в трудовой книжке (указывается период испытательного срока).

Это важно для того, что в случае последующего увольнения из-за не прохождения периода испытания, имелось соответствующее доказательство, документальное подтверждение, что принимали сотрудника на предприятие с таким условием начала трудовой деятельности.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Для впервые принятого для выполнения трудовых функций работника у работодателя присутствуют некоторые дополнительные обязательства, установленные на законодательном уровне:

• обязанность выполнить оформление такому сотруднику новой трудовой книжки;
• обязательство заполнить титульный лист;
• сведения о владельце, его дате рождения, образовании, полученной ранее специальности, имеющейся профессии делаются на основании предоставленных оригиналов документов;
• владелец документа должен поставить свою подпись на титульном листе книжки в качестве подтверждения сведений о нём.

Если на момент заполнения трудовой книжки какие-то документы отсутствуют (например, гражданин ещё продолжает своё обучение), заполнение соответствующих граф будет выполнено после получения соответствующего документа.

Каждая запись, внесённая в трудовую, в обязательном порядке дублируется в личной карточке сотрудника. Именно здесь он обязан проставить свою личную подпись об ознакомлении. Расписываться в трудовой книжке в обязательном порядке нужно только в случае увольнения, когда этот документ выдаётся на руки уже бывшему сотруднику.

Всё время, пока гражданин трудится на предприятии, его трудовая должна храниться в отделе кадров (непосредственно у работодателя), который несёт ответственность за сохранность этого документа.

Разделы книжки

Фактически самым важным для работника и работодателя разделом, кроме титульного листа, является блок информации, где прописываются данные о трудовой деятельности сотрудника.

Ведь именно здесь будут записывать должность, период работы, приобретённые категории, ранги, разряды.

По этому разделу в дальнейшем будут определять периоды основной работы, причины, побудившие сотрудника на увольнение.

Сразу стоит обозначить, что состоит этот раздел из четырёх блоков с разворотом на две страницы. Их заполнение должно осуществляться в соответствии с обозначенными выше правилами.

В блоки вносится следующая информация:

1. В первом блоке проставляется арабской цифрой порядковый номер записи. Тут нужно понимать, что все последующие записи будут иметь следующий порядковый номер записи вне зависимости от места работы, страницы заполнения, причин увольнения.
2. Второй блок предназначен для внесения ведомостей о дате, с которой работник начал свою трудовую деятельность. Пишется в трёх колонках арабскими цифрами без сокращений. Если дата начала деятельности припадает на первые числа (от 1 до 9), то перед таким числом всегда проставляется 0.
3. Следующий, третий блок предназначен для осуществления записи о фактическом действии, которое произошло. Сюда вносят информацию о начале работы, переводе на другую должность, повышении квалификации и другие. Обязательно должны присутствовать важные данные о трудовой деятельности (например, испытательный срок и его период, срочный трудовой договор). Должность, на которую принимается сотрудник, по названию должна быть идентична той, что прописана в штатном расписании, с обязательным обозначением разряда, категории, ранга. Сначала указываются сведения о предприятии, где работает владелец трудовой. Может заполняться от руки, а может проставляться в виде фирменного прямоугольного штампа компании. Внизу под такой записью обязательно должна указываться должность, ФИО с расшифровкой, подпись уполномоченного на ведение трудовых книжек лица. Запись обязательно заверяется круглой печатью.
4. Последний, четвёртый блок предназначен для внесения оснований, используя которые были внесены записи. Пишутся сведения в сокращённом виде. Как правило, это сведения о распорядительном акте (приказе, распоряжении).

Обозначенная выше последовательность фиксирования сведений в трудовых утверждена на государственном уровне. Отходить от такого порядка недопустимо. В противном случае в будущем у гражданина могут возникнуть проблемы в процессе оформления пенсии.

Как поступать с совместителями

Весьма часто граждане практикуют трудоустройство сразу на нескольких работах. С учётом того, что такие действия не запрещены на законодательном уровне, возникает вопрос урегулирования таких трудовых отношений с тем, чтобы в будущем иметь возможность правильно оформить пенсию.

В этом случае законодатель определил такие основные моменты:

• при оформлении на работу по совместительству заводить на новом рабочем месте вторую трудовую книжку необязательно;
• для внесения сведений о второй работе необходимо официальное трудоустройство по совместительству (подтверждается надлежащим образом заверенными приказами о приёме на работу и трудовым соглашением);
• записи в основную трудовую книжку осуществляются последующим порядковым номером, выполнять запись другой организации и проставлять подпись другого кадровика не требуется.

Сотрудник может попросить кадровика другого предприятия, где он работает по совместительству, о том, чтобы тот сделал соответствующие записи.

Законодатель определил, что все сведения о трудовой деятельности гражданина могут вноситься на одном предприятии, где находится его основная работа. Для этого просто необходимо предоставить в отдел по работе с кадрами копии актов, подтверждающих другие трудовые отношения.

Нужно понимать, если трудовые отношения по совместительству будут прекращены, для получения соответствующих записей в трудовую книжку гражданину лично придётся принести в отдел кадров основного предприятия копии документов об увольнении. Если же к тому времени будет прекращена работа в основной компании, соответствующую запись сможет сделать кадровик следующего предприятия, куда гражданин трудоустроится на основную работу.

Когда и как выдаётся дубликат

Учитывая, что трудовая книжка должна сопровождать гражданина от начала его труда до момента увольнения на пенсию, за такой длительный промежуток времени может случиться что угодно.

Физический износ, случайная утрата, различные непредвиденные обстоятельства (порвалась, залита водой, чернилами, обгорела) становятся основаниями, из-за которых необходимо выполнить процедуру оформления дубликата такого документа.

В этом случае внесение информации о прошлой трудовой деятельности гражданина осуществляется на последнем предприятии, где он выполняет рабочие функции. Для начала этой процедуры необходимо обратиться к работодателю с письменным заявлением.

Последовательность действий в процессе выдачи дубликата сводится к таким шагам:

1. Работник пишет письменное обращение на имя работодателя, где указывает причину необходимости выдачи дубликата трудовой книжки.
2. Рассмотрение заявления осуществляется на протяжении 14 календарных дней.
3. За период, пока заявление находится на рассмотрении, работник обязан собрать справки с предыдущих мест работы о сведениях, подтверждающих его прошлую трудовую деятельность (приказы, в которых указано, по какой причине увольняется работник). В случае ликвидации таких компаний на момент обращения, можно запросить сведения из ближайших архивов, куда при закрытии предприятия передавались личные дела сотрудников на хранение. Если справки отсутствуют, в дубликате может указываться общий совокупный стаж, который работник имел до момента потери документа.
4. Все документы передаются в отдел кадров компании, где трудится гражданин.
5. Работник кадрового подразделения на основании предоставленных справок в хронологическом порядке восстанавливает все записи в трудовой. Повторно выданный документ подписывается кадровым работником, который должен заверить свою подпись печатью организации.

По заявлению гражданина работодатель обязан оформлять дубликат утерянного документа. Не допускается даже при наличии весомых аргументов отказывать сотруднику в его праве на замену утерянного документа.

Особенности внесения отдельных записей

Не вся информация, с которой работают кадровые сотрудники, должная отображаться в трудовой книжке. В частности там не фиксируются взыскания дисциплинарного характера. Но если к сотруднику применена такая мера, как увольнение, это обязательно отразится в его трудовой. Также книжка не содержит данных об отпусках сотрудника, развёрнутой информации о причинах принимаемых решений.

Чтобы получить эти сведения, потребуется обращаться в кадровое подразделение конкретной компании, где по просьбе выдадут соответствующую справку.

Целесообразно также обозначить механизм изменения ошибочных либо недействительных записей. В частности в случае смены причины увольнения, неправильной записи, принятия судом решения о восстановлении сотрудника в должности, работодатель обязан привести в порядок все имеющиеся записи в трудовой. Чтобы это сделать, необязательно всё перечёркивать либо переписывать по-новому, оформляя дубликат.

Нужно просто выполнить то, что гласит инструкция:

• следующей по порядковому номеру записью нужно обозначить, что «запись № ___ недействительна (ошибочна)»;
• дальше в трудовой книжке пишется правильная запись, которую нужно использовать в дальнейшем;
• против каждой из таких записей в обязательном порядке указывается основание, послужившее необходимостью внесения такого текста (номер приказ, решение суда и номер приказа).

Делать все записи нужно максимально аккуратно и грамотно, не допуская орфографических и пунктуационных ошибок.

Заполнение трудовых книжек не должно превращаться в альбом для рисования, поэтому законодателем и установлен определённый порядок внесения изменений и исправления ошибок, обязательный для всех кадровых сотрудников и работодателей.

Внесение в трудовую книжку записи о приёме на работу – это важный момент для каждого человека, ведь от правильности записи зависит его пенсия. Очень важно, чтобы книжка велась аккуратно и в соответствии с трудовым законодательством.

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/priem/zapis-v-trudovoy-knizhke