Пример должностной инструкции документоведа

Пример должностной инструкции документоведа

Почти на любых предприятиях в штате присутствует такая должность, как документовед. Это человек, который занимается документоведением, предоставляет нужную информацию при запросе, ведает архивом.

Работник обязан уметь пользоваться современными программами, в его обязанности входит ведение и контроль документации.

В настоящее время должность документоведа требует все больше знаний и умений, и  специалист является достаточно ценным кадром на предприятии. Далее рассмотрим:

• кто такой документовед;
• где работает такой специалист;
• основные обязанности и функции;
• требования к специалисту;
• основные положения должности;
• как стать документоведом.

Кто такой документовед

В современное время документовед это уже не тот человек, который выполняет скучную и пыльную работу, а это достаточно важный специалист на предприятии, который должен обладать такими качествами, как коммуникабельность, пунктуальность, трудолюбие, быть честным и хорошо уметь работать с бумагами.

В обязанности сотрудника входит ведение документации всей фирмы, умение быстро находить и предоставлять нужную информацию, структурировать полученные документы, вести архив, пользоваться современными компьютерными программами.

На современном рынке труда профессия документоведа пользуется большим спросом, руководство понимает, что сотрудник должен:

• организовать процесс сбора и хранения информации, которая составляет основу деятельности любого предприятия;
• знать и уметь применять законы в области документоведения;
• обладать терминологией в сфере своей работы;
• уметь пользоваться нормативно-методическими материалами, применяемые в сфере деятельности;
• знать историю возникновения документоведения, а также нововведения актуальные на данный момент;
• организовать процесс своевременной и правильной утилизации документов;
• знать правила составления и заполнения документов;
• помимо организации самого документоведения, должен быть организован качественный контроль за доступом посторонних лиц, как к документам, так и к справочным базам.

Очень важно для соискателя на эту должность иметь высшее образование, ведь сотруднику необходимо обладать большим количеством знаний в сфере документоведения, а также отслеживать современные тенденции, уметь пользоваться компьютерными программами, которые тоже видоизменяются со временем.

Где работает такой специалист

Документовед – это специалист, обеспечивающий порядок и контроль документов на предприятии.

Чаще всего в эту профессию идут лица женского пола, специалист обязан знать все о документах и уметь с ними работать.

Основой деятельности является оформление и группировка бумаг предприятия, контроль справочной службы, отслеживание и соблюдение правильности хранения документов.

Такой сотрудник необходим в следующих местах работы:

• на предприятии (как в крупных и средних, так и на небольших);
• в ведомственных архивах;
• в министерствах;
• в любых организациях, у которых большой объем документооборота.

Основные обязанности и функции

К каждой профессии предъявлены обязанности и функции, которым должен следовать специалист. Для документоведа к обязанностям можно отнести следующие пункты:

• оптимизация документооборота на фирме;
• сортировка, занесение информации в базу и передача бумаг в архив;
• ведение базы данных документов на предприятии, обеспечение доступа и помощи другим сотрудникам при обращении за информацией;
• обеспечение сохранности бумаг;
• контроль за безопасностью и ограничением доступа к документам;
• разработка, оформление и заполнение форм и табелей документов.

В функция специалиста являются:

• разработка и своевременное внедрение современных процессов работы с бумагами на основе использования современных технологий вычислений, а именно:
  • контроль ведения;
  • учет;
  • хранение;
  • справочная работа.
• необходимость принятия участия в организации и улучшении работы отдела по документоведению, контролировать делопроизводство;
• внос предложений по улучшению условий труда, оптимизацию рабочих мест;
• разработка документов и табелей для коллег различных структурных подразделений;
• плавное внедрение на всех структурах предприятия системы документации;
• соблюдение порядка состава документации, стремление к уменьшению ненужных бумаг;
• организация отбора и передачи документов на хранение;
• участие в разработке задач для улучшения информационных систем;
• своевременное изучение и применение знаний в области документоведения, использование современной документации, на основе которой осуществляется деятельность;
• принятие участия в отборе кадров для улучшения работы.

Требования к специалисту

Основные требования, предъявляемые к сотруднику:

• наличие образования в сфере документоведения или в сфере смежной с данной специальностью;
• умение пользоваться ПК;
• опыт работы с бумагами (если нет опыта на работе, то при прохождении практики должны были сформироваться знания и умения в этой сфере).

К личностным качествам, которыми должен обладать документовед, можно отнести:

• внимательность;
• пунктуальность;
• аккуратность;
• стрессоустойчивость;
• быстрая обучаемость;
• эрудированность;
• умение быстро находить документы и информацию по работе;
• грамотность;
• наличие организаторских способностей;
• усидчивость;
• умение отвечать за свои действия.

Специалист должен уметь работать с документацией, ведь ему придется отдавать все свое рабочее время на поиск, обработку и хранение бумаг, у такого человека должен быть интерес к такому виду работы. Но обладать всеми личностными качествами, перечисленными выше недостаточно, помимо этого специалист должен обладать навыками и знаниями в следующих областях:

• экономика;
• бухгалтерия;
• юриспруденция;
• кадровое делопроизводство;
• основы программирования;
• архивное дело;
• менеджмент;
• управление персоналом.

Документоведом должен быть человек, обладающей хорошей памятью и готовый работать с большим объемом информации.

Очень часто специалисту приходиться подготавливать документы для вышестоящего руководства, или для проверяющих инстанций.

Поэтому при подходе к делу специалист должен быть внимательным и проявить все свои знания, чтобы работа была выполнена качественно и в оговоренный срок.

Основные положения должностной инструкции

Для того чтобы сгруппировать требования, на предприятии разрабатывают должностные инструкции для всех категорий работников, включая документоведа.

В общих положениях должностных инструкций указывают на основании чего, и кем назначается на должность сотрудник, к какой категории работы относится специальность, требования, предъявляемые к соискателю.

Также тут указывается, кто является руководителем, и кто подчиняется специалисту.  Очень важно сообщить о новом документоведе всем заинтересованным и перечисленным в инструкции лицам, чтобы ускорить процесс адаптации новичка в команде.

Например, в инструкции товароведа, данный пункт может выглядеть следующим образом:

• сотрудник назначается и увольняется на основании приказа, согласованного с руководителем предприятия;
• на должность документоведа претендуют лица, имеющие высшее образование (еще в этом пункте можно указать требования к стажу работы);
• профессия документовед относится к категории специалистов;
• специалист должен обладать знаниями, чтобы:
  • организовать рабочий процесс, включающий ведение архива, сбор и сохранности документации;
  • знаниями современных программ, методов проектирования баз данных;
  • обладать знаниями в разных сферах, включая экономику, основы управления, социологии;
  • уметь применять опыт зарубежных и российских коллег, быть в теме актуальных изменений.
• подчиненность сотрудника должна быть в соответствии с введенной иерархией подчинения на предприятии;
• на время отпуска или болезни сотрудника замещает другое должностное лицо в соответствии с приказом директора.

Современный рынок вакансий предлагает устроиться документоведом в следующие учреждения:

• документовед в школу;
• в детсад;
• в образовательное учреждение;
• в колледж;
• в доу.

Рассмотрим некоторые особенности. Для документоведа в школе начальником является директор, который дает распоряжения сотруднику.

Как правило, на эту должность ищут человека со стажем работы на аналогичной должности, так как в государственных учреждениях присутствует специфика составления документов.

Документы, разработанные сотрудником должны соответствовать требованиям ГОСТ.

Для документоведа в образовательных учреждениях также необходимо знать законодательство в этой сфере. На сотрудника возложены обязательства секретаря, делопроизводителя и кадрового работника, в связи с ограничением штата.

Для сотрудников высших учебных заведений обязательно надо быть ознакомленным с профилем деятельности заведения, ведь нередко придется подготавливать документацию к заседаниям и совещаниям.

Как стать документоведом

Чтобы начать свою профессиональную деятельность в сфере документоведения можно получить специальное образование.

Как правило, претендентов, не имеющих соответствующего образования, редко берут на должность с хорошим окладом.

Ведь руководство понимает, что сотрудник должен быть квалифицирован, выполнять свою работу быстро и качественно, ведь от этого зависит дальнейшее развитие предприятия.

При выборе места обучения уделять внимание стоит не только наличию высококвалифицированных преподавателей, но и возможности прохождения практики в крупных российских предприятиях, с возможным дальнейшим трудоустройством.

Имея на руках диплом об образовании, можно легко трудоустроиться, найти высокооплачиваемую работу и быть уверенным, что при рассмотрении кандидатур, человеку с образованием вероятней отдадут предпочтение.

Свежий взгляд на эту профессию от молодых специалистов.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Источник: https://investim.info/primer-dolzhnostnoy-instrukcii-dokumentoveda/

Должностная инструкция документоведа

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции документоведа, образец 2019 года. Должностная инструкция документоведа должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности документоведа, права документоведа, ответственность документоведа.

В должностной инструкции документоведа должны быть отражены следующие пукнты:

Должностные обязанности документоведа

1) Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

Документовед должен знать

2) Документовед при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

3) Требования к квалификации.

Документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.

Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет.

Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1. Общие положения

1. Документовед относится к категории специалистов.

2. Документоведом принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

3. Документовед принимается на должность и освобождается от должности ____ (директором, руководителем) организации по представлению ____ (должность)

4. Документовед должен знать:

• законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;
• порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
• методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
• порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;
• организацию архивного дела;
• нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
• основы программирования;
• методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
• основы эргономики, социальной психологии, социологии;
• документообразование;
• отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
• основы экономики, организации труда и управления;
• законодательство о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

5. В своей деятельности документовед руководствуется:

• законодательством Российской Федерации,
• Уставом (положением) организации,
• приказами и распоряжениями ___ (генерального директора, директора, руководителя) организации,
• настоящей должностной инструкцией,
• Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Документовед подчиняется непосредственно: ___ (должность)

7. На время отсутствия документоведа (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное ___ (должность) организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Документовед:

1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

5. Организует внедрение систем ведения документации.

6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

8.

Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

3. Права документоведа

Документовед имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

• по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
• о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
• о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность документоведа

Документовед несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция документоведа — образец 2019 года. Должностные обязанности документоведа, права документоведа, ответственность документоведа.

Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaja-instrukcija-dokumentoveda

Должностные инструкции документоведа: положения, виды, образцы и бланки

Документооборот – это основополагающая часть управления в организации, предприятии или компании. Все деловые договора должны быть правильно оформлены и их последующее хранение обязательно быть системным.

С развитием компании увеличивается и количество документов, которые сопровождают все операции и договоры. При этом это происходит независимо от того, к какой сфере деятельности принадлежит предприятие. Такое положение дел обуславливает популярность новому виду профессии – документоведу.

Что это такое

Должностная инструкция документоведа – это документ, который содержит в себе перечень обязанностей и прав, наложенных на специалиста. В ней также есть положения, касающиеся уровня знаний потенциального соискателя.

Данный документ позволяет ознакомить будущего сотрудника с обязанностями, которые будут наложены на него. Это нужно в первую очередь для установления взаимопонимания между работодателем и его трудящимися. Кроме того, его положения позволяют разрешать споры с начальством иди наоборот аргументировать им наложенные дисциплинарные штрафы.

Суть и цель

Документовед — это работник, в обязанности которого входит регистрация и учет документов. Близкими по роду деятельности к данной профессии являются секретари, референты, архивисты и делопроизводители.

Распорядительные документы начальства обязательно должны быть правильно составлены, чтобы соответствовать нормативам. Кроме того, с ними нужно ознакомить сотрудников, для которых и предназначалось распоряжение.

Информация, отображаемая в документах может устареть и стать неактуальной. В таком случае бумаги нужно разделить в соответствии с законодательными актами для делопроизводства и отправить на хранение в архив.

Все эти обязанности наложены на документоведа.

В крупных организациях обязанности данных специалистов разделяются. Это может быть только оформление, регистрация, контролем за исполнением и т.д.

Какими нормативными актами регулируется

Должностная инструкция документоведа регулируется нормативными актами самой компании и действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

1 категории

В обязанности документоведа 1 категории входит работа со всем объемом документации на предприятии. В том числе и с приказами руководства компании.

В требования при приеме на работу данного сотрудника входит обязательный стаж работы на данной должности 2 категории не менее двух лет. По своим обязанностям в организации он является руководителем.

2 категории

Ко второй категории можно отнести менее опытных специалистов. В их обязанности также входит работа с документацией компании, однако полномочий при этой меньше.

В требованиях при принятии на данную должность зачастую указан стаж работы не менее двух лет.

В школе

Данный специалист, трудящийся в образовательном учреждении обязан кроме основных законов, знать также и законодательный акт «Об образовании».

Как правило, школа имеет ограниченный штат работников, поэтому документоведу придется совмещать свои обязанности с деятельностью секретаря и кадрового специалиста.

Ему необходимо во время труда придерживаться методических указаний, касающихся труда в общеобразовательном учреждении (письмо Министерства образования №03-51/64).

Специалисту в школе также придется дополнительно подготавливать проекты распорядительной документации по оформлению личных дел, вести книгу учета учащихся и учитывать количество часов, отработанных сотрудниками.

Стоит отдельно отметить высшие учебные учреждения. Ведь в них ведется научная деятельность. Поэтому в должностные обязанности документоведа будет входить подготовка документации для проведения заседаний и составление протоколов. По поручению руководства он также может проводить телефонные переговоры.

ДОУ

В дошкольном учреждении, также, как правило, штат сотрудников небольшой. Поэтому специалисту зачастую придется совмещать свои обязанности с другими родственными профессиями.

Кроме этого, документоведу придется составлять трудовые договора с сотрудниками, оформлять личные дела и вести всю сопроводительную документацию.

Ведущий документовед

Данный специалист является непосредственным руководителем в отделе. Как правило, этот сотрудник должен иметь стаж работы документоведа 1 категории не менее чем два года. В его обязанности кроме составления документов и направления их в архив входит руководство подчиненными.

Кто составляет и где используется

Должностная инструкция документоведа разрабатывается в отделе кадров организации, трудом начальника и по персоналу, эйчаров. Могут также ривлекаться юрист и юрисконсульт к разработке документа.Она необходима на этапе приема на работу соискателя, так как с ее положениями он должен ознакомиться в письменном виде до подписания трудового договора.

В инструкции содержатся положения, касающиеся требований к специалисту, обязанностей, которые он должен выполнять и его прав. Это позволяет четко разграничить сферу деятельности работника. Вследствие чего он будет иметь представление о задачах, которые он будет решать во время работы.

Для работника должностная инструкция поможет отказывать руководству в случае если оно дает ему поручения, не входящие в прямые обязанности. Положения также могут быть использованы в суде в качестве доказательств.

Положения должностной инструкции документоведа

Должностная инструкция состоит из четырех частей.

Общие

• Документовед должен иметь высшее образование соответствующей специальности;
• Специалист обязан быть ознакомленным с распоряжениями и нормативными актами компании;
• Работник должен уметь работать с компьютерной техникой, а также умело организовывать архивные дела. Кроме того, он должен знать, как составляются документы;
• Специалист назначается на свою должность и увольняется с нее приказом руководства компании;
• Во время отсутствия данного сотрудника, указывается лицо, которое будет временно исполнять его функции.

Обязанности

В обязанности данного сотрудника входит:

• Разработка и последующее внедрение новых технологичных процессов для работы с документацией и информацией, содержащейся в ней при использовании современной вычислительной техники (это может быть усовершенствование учета, контроля исполнения, справочной и т.д.);
• Принимать участие в действиях, направленных на совершенствование документооборота и его управления;
• Проводить контроль существующего делопроизводства в конкретных отделах и подразделениях;
• Вносить предложения по оптимизации труда в отделе документационного обеспечения;
• Принимать участие в разработке унифицированных систем документации, а также табелей (имеющих различное назначение);
• Организовывать, развивать и внедрять систему документации (автоматизированную);
• Оптимизировать и упорядочивать документопоток;
• Отбирать документацию для последующего ее хранения в государственных архивах. Проведение экспертиз, на предмет ценности документов;
• Внедрять новое программное обеспечение, а также проводить инструктаж сотрудникам отделов по его использованию;
• Изучать мировой и отечественный опыт в данной сфере, после чего принимать участие в разработке более актуальных нормативных документов в организации;
• Изучает документы (в том числе нормативные и приказы), которые непосредственно касаются его деятельности;
• Изучает нормативные акты по охране труда, окружающей среды, и безопасного выполнения работ.

О роли документовода расскажет это видео:

Права

Специалист имеет право на:

• Действия, которые направлены на устранение или предотвращение выявленных им нарушений;
• Получение все регламентируемые законодательством государства социальные гарантии;
• Требование оказывать содействие от других сотрудников и руководства для исполнения своих должностных обязанностей;
• Требовать на предоставления ему всего необходимого оборудования, а также организацию условий для качественного исполнения обязанностей;
• Ознакомиться с приказами и нормативными документами, которые касаются его деятельности;
• Требовать от руководства информацию, документы или данные необходимые для исполнения обязанностей;
• Повышать свою квалификацию;
• Сообщать о выявленных нарушениях в результате своей деятельности и предлагать способы их устранения.

Ответственность

На документоведа налагается ответственность за:

• Несвоевременное выполнение должностных обязанностей или же за некачественный труд;
• Игнорирование правил внутреннего распорядка компании, охраны труда или же техники безопасности;
• Разглашение информации, которая относится к коммерческой тайне;
• Правонарушения, которые были совершены во время исполнения должностных обязанностей;
• Нанесения вследствие своих действий материального ущерба организации.

ДИ документоведа можно скачать здесь.

ДИ документоведа (образец)

В целом профессия документоведа является довольно интересной. Работая на этой должности можно понять, как устроена компания, а также механизм ее функционирования. Полноценный карьерный рост может быть только в больших организациях.

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/kadry/dokument/dolzhnostnye-instruktsii/dokumentoveda.html