Проверка электронной почты сотрудников. Как контролировать переписку на законных основаниях

Электронная переписка с работниками в качестве доказательства в суде

В компании переписка руководства с работниками часто ведется в электронном виде или через смс-сообщения. Принимают ли суды такие сообщения в качестве доказательства фактов, имеющих значение для разрешения трудовых споров?

Во многих компаниях переписка с работниками по электронной почте или посредством смс-сообщений уже давно сложившаяся практика. С помощью таких сообщений работодатель может давать задания работникам, знакомить их с новыми внутренними документами и уведомлять о каких-то важных для работника и работодателя событиях.

Впоследствии распечатки такой переписки могут стать важным (а иногда и единственным) доказательством в суде при рассмотрении трудового спора. На этот случай лучше подстраховаться заранее.

В частности, можно предусмотреть во внутренних документах и трудовых договорах обязанность работников проверять электронную почту и читать смс-сообщения, а также закрепить в специальном документе порядок использования такой переписки.

При этом следует учитывать, что в некоторых случаях документы желательно отправлять все-таки в бумажном, а не электронном виде.

Организация электронной переписки в рабочих целях

Многим работодателям удобно направлять работникам различные задания, вопросы, а также документы, связанные с текущей работой, по электронной почте, а иногда и в смс-сообщениях или посредством таких сервисов, как Skype, WhatsApp, Viber и др.

Плюсов такой организации работы немало: электронные сообщения позволяют не только оперативно донести до работника необходимую информацию, но еще и подтвердить, что руководитель работника действительно направлял своему подчиненному конкретное сообщение — например, служебное задание (за счет того, что сообщения сохраняются у отправителя в папке исходящих). Распечатки такой переписки могут стать эффективным доказательством в суде. Например, если работник будет утверждать, что не получал никаких поручений и выполнил свои обязанности в полном объеме. Но чтобы впоследствии не возникло проблем в суде, лучше включить в локальные нормативные акты, должностные инструкции, а также трудовые договоры с работниками ряд дополнительных положений.

Во-первых, если в компании в целом работа устроена таким образом, что все или некоторые задания отправляются с помощью электронных средств связи, то необходимо закрепить порядок такой работы в локальном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или отдельном документе).

), имеет такую же юридическую силу, как и обмен документами в бумажном виде, а использование в такой переписке электронной цифровой подписи не обязательно.

Во-вторых, не лишним будет предусмотреть в числе обязанностей работников проверять электронную почту с определенной периодичностью (например, каждые два часа в течение рабочего дня или смены).

В практике есть случаи, когда даже без документального закрепления этой обязанности работодателям удавалось доказать, что это входило в обязанности работника. Но лучше подстраховаться заранее и включить такую обязанность.

Тогда и в суде будет проще доказывать, что работник не выполнил задание и тем самым нарушил трудовую дисциплину.

В-третьих, если работодатель установил возможность ведения электронной переписки с работником, то в трудовом договоре нужно указать конкретные способы связи, а также адреса электронной почты работника и его руководителя или номера их мобильных телефонов, по которым будет осуществляться связь. Причем желательно указать в трудовом договоре адрес не только корпоративной, но и личной почты работника (на случай, если он окажется вне рабочего места без доступа к корпоративной почте).

Использование электронной переписки по кадровым вопросам

Помимо переписки по чисто рабочим вопросам электронная почта может использоваться и для направления кадровых документов: например, для ознакомления работника с внутренними документами или для отправления ему документов, связанных с наложением дисциплинарного взыскания. Однако как показывает практика, предоставление такой переписки не всегда помогает работодателям в суде.

Ознакомление работников с внутренними документами по электронной почте

Согласно статье 22 Трудового кодекса, работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Поэтому, если работодатель ознакомит работника с внутренним документом только по электронной почте, а затем решит наложить на этого работника дисциплинарное взыскание за нарушение такого внутреннего документа, есть риск, что суд признает дисциплинарное взыскание незаконным по чисто формальной причине — именно из-за отсутствия ознакомления под роспись.

Если предусмотреть во внутреннем документе, что ознакомление с новыми локальными актами возможно не только под роспись, но и по электронной почте, то будет больше шансов на выигрыш в суде.

Например, в одном деле банк объявил выговор директору службы безопасности за то, что тот одобрил заемщику кредит, не проверив необходимые сведения о нем. Проверять эти сведения сотрудник был обязан на основании инструкции по обеспечению экономической безопасности бизнеса.

Работник обжаловал приказ о наложении дисциплинарного взыскания. В суде он настаивал на том, что не был ознакомлен под роспись с указанной выше инструкцией.

Причем работник был ознакомлен с порядком использования корпоративной электронной почты под роспись. Кроме того, аналогичные обязанности по идентификации заемщиков были предусмотрены в должностной инструкции, с которой работник тоже был ознакомлен под роспись. На этом основании суд отказал работнику в иске (определение Приморского краевого суда от 06.03.14 по делу № 33–1126).

Запрос объяснений от работника

Довольно часто руководители отправляют своим подчиненным электронные письма или смс-сообщения с требованием объяснить отсутствие на рабочем месте. При этом они считают, что этого достаточно для соблюдения порядка наложения дисциплинарного взыскания в случае прогула или опоздания.

Логика следующая: работодатель затребовал письменное объяснение, а значит, требования статьи 193 Трудового кодекса соблюдены. Но в такой ситуации на электронный адрес работника лучше отправить сканированную копию документального запроса письменных объяснений (с собственноручной подписью уполномоченного лица).

Тогда суд, возможно, признает порядок назначения дисциплинарного взыскания соблюденным (определение Московского областного суда от 20.10.11 по делу № 33–23754).

Если же запрос о причинах отсутствия будет отправлен работнику просто в «теле» обычного сообщения по электронной почте или смс, то велика вероятность, что суд из-за этого признает несоблюденным весь порядок вынесения дисциплинарного взыскания (определение Санкт-Петербургского городского суда от 09.06.14 № 33–9039).

Направление приказа о дисциплинарном взыскании

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе.

Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт (ч. 6 ст. 193 ТК РФ).

Это императивные правила, и в этой норме четко говорится о необходимости уведомления работника именно под роспись.

Например, в одном деле суд рассматривал иск работника о понуждении работодателя к ознакомлению с распоряжением о наложении дисциплинарного взыскания в виде выговора.

Работник настаивал на том, что работодатель нарушил порядок наложения дисциплинарного взыскания, поскольку отправил ему только скан распоряжения по электронной почте. То есть суть нарушения порядка, по мнению работника, заключалась в том, что его не ознакомили с распоряжением очно и под роспись.

Суд в иске отказал.

Правда, главным образом это произошло из-за того, что работник пропустил процессуальный срок, но попутно суд отметил, что часть 6 статьи 193 Трудового кодекса предоставляет работнику право своевременно узнать о том, что его привлекают к дисциплинарной ответственности, и направлена на обеспечение возможности своевременного обжалования действий работодателя. С учетом этого, а также принимая во внимание тот факт, что работник и работодатель находились в разных городах, суд решил, что, отправив распоряжение о наложении выговора по электронной почте, работодатель не нарушил порядок наложения дисциплинарного взыскания (апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 21.05.13 по делу № 33–1953/2013).

Полную версию статьи «Электронная переписка с работниками. Имеют ли доказательственную силу сообщения, направленные по e-mail и смс» читайте в №6, 2015

Источник: https://zakon.ru/blog/2015/11/27/elektronnaya_perepiska_s_rabotnikami_v_kachestve_dokazatelstva_v_sude

Электронная переписка с работниками как доказательство в суде

В настоящее время   переписка руководства компании с работниками часто ведется в электронном виде или через смс-сообщения.

Являются ли такая переписка  доказательством определенных фактов  для разрешения трудовых споров в суде? Например, факта получения работником трудового задания или его ознакомления с локальными нормативными актами и другими документами по трудовым отношениям, извещение работника о невозможности явиться на работу по уважительной причине?

В большинстве случаев суды принимают в качестве доказательств такую переписку. Но для надежности лучше закрепить порядок использования электронной переписки в локальных документах, а также в трудовых договорах с работниками.

 Впоследствии распечатки электронной переписки могут стать важным, а то и единственным  доказательством в суде при рассмотрении трудового спора. На этот случай лучше подстраховаться заранее.

В частности, можно предусмотреть во внутренних документах и трудовых договорах обязанность работников проверять электронную почту и читать смс-сообщения, а также закрепить в специальном документе порядок использования такой переписки.

При этом следует учитывать, что в некоторых случаях документы желательно отправлять все-таки в бумажном, а не электронном виде.

Распечатки такой переписки могут стать эффективным доказательством в суде. Например, если работник будет утверждать, что не получал никаких поручений и выполнил свои обязанности в полном объеме. Но чтобы впоследствии не возникло проблем в суде, лучше включить в локальные нормативные акты, должностные инструкции, а также трудовые договоры с работниками ряд дополнительных положений.

Во-первых, если в компании в целом работа устроена таким образом, что все или некоторые задания отправляются с помощью электронных средств связи, то необходимо закрепить порядок такой работы в локальном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или отдельном документе).

При этом важно закрепить, что переписка между работодателем и работником по вопросам, связанным с выполнением работником своих обязанностей (письма, уведомления и т. д.

), имеет такую же юридическую силу, как и обмен документами в бумажном виде, а использование в такой переписке электронной цифровой подписи не обязательно.

В практике есть случаи, когда даже без документального закрепления этой обязанности работодателям удавалось доказать, что это входило в обязанности работника. Но лучше подстраховаться заранее и включить такую обязанность.

Тогда и в суде будет проще доказывать, что работник не выполнил задание и тем самым нарушил трудовую дисциплину.

В-третьих, если работодатель установил возможность ведения электронной переписки с работником, то в трудовом договоре нужно указать конкретные способы связи, а также адреса электронной почты работника и его руководителя или номера их мобильных телефонов, по которым будет осуществляться связь. Причем желательно указать в трудовом договоре адрес не только корпоративной, но и личной почты работника (на случай, если он окажется вне рабочего места без доступа к корпоративной почте).

Если с работником заключен договор о дистанционной работе, то при взаимодействии с ним по электронной переписке обязательно нужно использовать усиленные квалифицированные электронные подписи (ст. 312.1 ТК РФ).

Использование электронной переписки по кадровым вопросам

Помимо переписки по чисто рабочим вопросам электронная почта может использоваться и для направления кадровых документов: например, для ознакомления работника с внутренними документами или для отправления ему документов, связанных с наложением дисциплинарного взыскания. Однако как показывает практика, предоставление такой переписки не всегда помогает работодателям в суде.

Ознакомление работников с внутренними документами по электронной почте. Согласно статье 22 Трудового кодекса, работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Поэтому, если работодатель ознакомит работника с внутренним документом только по электронной почте, а затем решит наложить на этого работника дисциплинарное взыскание за нарушение такого внутреннего документа, есть риск, что суд признает дисциплинарное взыскание незаконным по чисто формальной причине — именно из-за отсутствия ознакомления под роспись.

Если предусмотреть во внутреннем документе, что ознакомление с новыми локальными актами возможно не только под роспись, но и по электронной почте, то будет больше шансов на выигрыш в суде.

Запрос объяснений. Довольно часто руководители отправляют своим подчиненным электронные письма или смс-сообщения с требованием объяснить отсутствие на рабочем месте. При этом они считают, что этого достаточно для соблюдения порядка наложения дисциплинарного взыскания в случае прогула или опоздания.

Логика следующая: работодатель затребовал письменное объяснение, а значит, требования статьи 193 ТК РФ соблюдены. Но в такой ситуации на электронный адрес работника лучше отправить сканированную копию документального запроса письменных объяснений (с собственноручной подписью уполномоченного лица).

Если же запрос о причинах отсутствия будет отправлен работнику просто в «теле» обычного сообщения по электронной почте или смс, то велика вероятность, что суд из-за этого признает несоблюденным весь порядок вынесения дисциплинарного взыскания

Направление приказа о дисциплинарном взыскании

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе.

Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт (ч. 6 ст. 193 ТК РФ).

Это императивные правила, и в этой норме четко говорится о необходимости уведомления работника именно под роспись.

Однако в некоторых ситуациях суды не видят нарушения порядка применения дисциплинарных взысканий в случае направления работнику сканированной копии приказа (например, об увольнении) по электронной почте. Особенно если работодатель и работник находятся в разных городах.

Например, в одном деле суд рассматривал иск работника о понуждении работодателя к ознакомлению с распоряжением о наложении дисциплинарного взыскания в виде выговора. Работник настаивал на том, что работодатель нарушил порядок наложения дисциплинарного взыскания, поскольку отправил ему только скан распоряжения по электронной почте.

То есть суть нарушения порядка, по мнению работника, заключалась в том, что его не ознакомили с распоряжением очно и под роспись.

Уведомления и заявления, направленные работником работодателю

Работодателю не стоит упускать из внимания тот факт, что, устанавливая возможность обмена с работником юридически значимыми сообщениями по электронной почте или иному виду электронной связи, компания получает не только удобства, но и риски. Работник также может использовать такую переписку в свою пользу.

Уведомления об отсутствии на работе.

Например: работник уведомил работодателя по электронной почте о том, что не выйдет на работу в определенные дни, поскольку имеет право на дополнительные дни отдыха в связи со сдачей крови в качестве донора (ч. 3 ст. 186 ТК РФ).

Но его все-таки уволили за прогул. Однако суд восстановил работника, приняв во внимание, что тот отсутствовал на работе по уважительной причине, к тому же заранее предупредил об этом работодателя.

Вероятно, столь жесткий и формальный подход суда объясняется стремлением защитить интересы работника от теоретически возможных злоупотреблений работодателя.

Но вопрос о том, может ли работник направить заявление об увольнении по электронной почте, является спорным. Суд может  принять во внимание императивные правила ст.

80 ТК РФ, а также то, что трудовой договор был подписан в стандартной письменной форме, а  не путем обмена электронными письмами.  С учетом этого в судебной практике суды считают, что электронное  заявление об увольнении по собственному желанию  не имеет силу.

Законную силу имеет только  заявление  оформленное на бумажном носителе и заверенное подписью работника (либо если на заявлении, отправленном по электронной почте, имеется электронная цифровая подпись).

Отсюда, в случае получения от работника заявления об увольнении по электронной почте лучше попросить его прислать оригинал в виде традиционного бумажного документа. Иначе не исключен риск, что уже спустя какое-то время после увольнения работник передумает и его придется восстановить на работе и выплатить зарплату за период вынужденного прогула.

Отзыв заявления об увольнении

 Несмотря на указанный подход судов к оценке электронных заявлений об увольнении, суды  вполне лояльно относятся к отправке по электронной почте отзыва работником своего заявления об увольнении.

Во-первых, в Трудовом кодексе не указано, в какой форме должен направляться отзыв такого заявления.

Во-вторых, в случае с этим документом трудно заподозрить подделку переписки от лица работника (особенно если работник в суде сам настаивает на том, что направлял этот документ). Поэтому работодателю опасно игнорировать поступившее от работника электронное сообщение о том, что он передумал увольняться. Иначе есть риск, что суд восстановит такого сотрудника на работе

Источник: http://pershickow.ru/elektronnaya-perepiska-s-rabotnikami-kak-dokazatelstvo-v-sude.

Слежка за сотрудниками: как законно установить контроль над работой сотрудников?

Руководство каждой компании заинтересовано в том, чтобы работа персонала была максимально эффективной.

Поэтому работодатели всё активнее стремятся контролировать, как сотрудники выполняют свои должностные обязанности, и чем они занимаются в рабочее время.

Для этого используются самые различные методы: начиная с обычного видеонаблюдения и заканчивая установкой специализированного программного обеспечения, отслеживающего интернет-трафик пользователей.

В свою очередь, некоторые работники считают такой контроль посягательством на неприкосновенность частной жизни, поэтому любые проявления тотального «шпионажа» они воспринимают крайне негативно. Кто прав? И если работодатель может отслеживать действия своих подчинённых, как это сделать в рамках правового поля?

Использование специализированных программ контроля над действиями сотрудников. Буква закона

Электронные письма и соцсети: тайна за семью печатями?

Установка видеонаблюдения. Действия в рамках правового поля

Краткие выводы

Следует признать, что работодатели контролировали работу своих подчинённых практически всегда. Только если раньше для этого использовалась бумажная отчётность или к работе привлекался отдельный сотрудник, который был уполномочен наблюдать за остальными, то сегодня развитие IT-технологий вносит в процесс контроля свои коррективы. Насколько это законно?

Использование специализированных программ контроля над действиями сотрудников. Буква закона

Действующее законодательство не разделяет трудовые отношения между наёмным работником и работодателем на две отдельные группы в зависимости от того, используется в работе компьютерная техника или же нет. По мнению юристов, невозможно разрабатывать и вносить в законодательные акты все новые и новые поправки, как только на рынке появляется очередная модификация программного обеспечения.

Впрочем, это и ни к чему. Правовые отношения, их суть и субъекты, а также сам результат такого взаимодействия остаются неизменными. Они не зависят от прогресса орудий производства.

Иными словами, независимо от того, какая именно версия компьютерной программы обеспечивает работу предприятия, по сути, это всё те же классические трудовые отношения, где, согласно ст.

21 ТК РФ, «работник обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности».

Таким образом, применение специализированных программ, обеспечивающих контроль над действиями работников, не противоречит действующему законодательству.

Анатолий Маркович Невелев – Генеральный директор CleverControl, разработчика одноименного облачного приложения для учета рабочего времени и контроля над работой сотрудников, — рекомендует перед установкой подобного программного обеспечения уведомлять персонал в письменном виде. Помимо этого, на своем сайте https://clevercontrol.ru компания предупреждает клиентов, что приложение можно использовать только при соблюдении законодательства РФ.

Подписание подобного документа, уведомляющего сотрудников об использовании приложений мониторинга активности, станет дополнительной гарантией взаимопонимания между обеими сторонами трудовых отношений.

К тому же, если работник поставлен в известность об использовании ПО для мониторинга деятельности сотрудников, следовательно, его конституционные права соблюдаются (ст. 23 и 24 Конституции РФ).

Значит, работодатель соблюдает права работника, включая неприкосновенность частной жизни, использование персональных данных, а также тайну переписки и содержания других сообщений.

Электронные письма и соцсети: тайна за семью печатями?

Нормы действующего законодательства (в частности ч. 2 ст. 22 ТК РФ) обязывают предприятие обеспечивать сотрудников документами, оборудованием и другими приспособлениями, которые необходимы для того, чтобы они могли качественно выполнять свои служебные обязанности.

Следует отметить, что ПК, укомплектованный программными продуктами (включая служебный e-mail), также относится к категории рабочего оборудования.

Примечателен тот факт, что действуя в рамках закона, работник не вправе применять имущество работодателя для достижения личных целей.

Вместе с тем, руководствуясь ч. 1 ст. 22 ТК РФ, работодатель имеет право контролировать действия персонала: проверять, чем тот занимается на протяжении рабочего дня, как выполняет свои служебные обязанности, использует ли он технические средства по назначению — только для решения рабочих задач.

Можно без преувеличения сказать, что отслеживание трафика, проверка истории браузера, включая содержание корпоративной электронной почты, является законным правом работодателя.

Соответственно, использование программных продуктов типа CleverControl, который позволяет вести мониторинг всех типов активности на компьютере, также является законным.

Этот факт достаточно красноречиво подтверждается и судебной практикой.

Так, российские служители фемиды, впрочем, как и судьи ЕСПЧ, не считают просмотр содержания электронных писем работников компании нарушением тайны переписки.

Примечательно, что это утверждение в равной степени относится как к сообщениям, отправленным с помощью служебного почтового ящика, так и с личного (в случае, если переписка велась с рабочего ПК).

Здесь возникает вполне закономерный вопрос: вправе ли работодатель целенаправленно просматривать содержимое личного электронного ящика своих работников? Применительно к этой ситуации закон категоричен – компания не имеет права получать доступ к личной информации, поскольку это идёт в разрез с нормами ст. 23 и 24 Конституции РФ.

Следует отметить, что в большинстве случаев, когда спорная ситуация касается фиксации отправки/получения сообщений сотрудником с личного почтового ящика на рабочем ПК информация об этом поступает к руководству предприятия без взлома почты.

Нарушение трудовой дисциплины может быть выявлено с помощью специализированных программ, в том числе через программное обеспечение CleverControl, которое отслеживает интернет-трафик (включая адреса получателей и форму прикреплённого файла в отправленных сообщениях) и позволяет контролировать активность пользователей из любой точки земного шара в режиме онлайн.

В случае использования специализированных программ закон признаёт отсутствие несанкционированного доступа к личной информации работника, поскольку они мониторят действия персонала в рабочее время и анализируют трафик его компьютера, а это, учитывая нормы действующего законодательства, работодатель имеет право контролировать. Ведь цель таких проверок заключается не в стремлении раскрыть тайну переписки, а в контролировании целевого использования персоналом оборудования компании, являющегося её собственностью, качества выполнения служебных обязанностей и соблюдения трудовой дисциплины.

Следует признать, что отслеживание электронных почтовых отправлений и сообщений в различных мессенджерах является лишь частью активности пользователя, которую работодатель имеет право отслеживать на рабочих ПК своих подчинённых. То же самое можно сказать и о «жизни» сотрудников в соцсетях. И нередко результатом такого контроля становится увольнение нерадивого работника. Почему?

Если говорить другими словами, теперь это время является собственностью предприятия. Поэтому человек, решающий личные вопросы в ущерб работе, априори нарушает условия контракта.

О морально-этической стороне этой ситуации говорить вообще не приходится.

Конечно, кто-то может возразить, что пара сообщений, отправленных в социальной сети, ничего не значат. Но если перенести это в рамки стратегически важного объекта, то уже становится не до шуток.

В то же время в коммерческих структурах нередко существует конфиденциальная информация, которую разглашать запрещается.

Безусловно, в глобальном масштабе такая огласка возможно и не причинит ощутимого ущерба, а вот навредить работе конкретной компании вполне может.

На практике уволенные работники нередко обращаются в суд с иском, в котором жалуются на то, что использование специализированного программного обеспечения нарушает неприкосновенность их личной жизни.

Однако если представителям работодателя удаётся доказать, что компания использовала данные из личной переписки сотрудника и его аккаунтов в соцсетях лишь в объёме, достаточном для того, чтобы зафиксировать факт нарушения трудовой дисциплины (а не с целью шпионажа за приватной жизнью), судьи не считают такие действия нарушением положений ст. 23 Конституции РФ.

Установка видеонаблюдения. Действия в рамках правового поля

Если с установкой специальных программ, отправкой сообщений с рабочего ПК и мониторингом личных аккаунтов персонала в соцсетях всё понятно, то как расценивать такую форму контроля как видеонаблюдение?

Чтобы прояснить ситуацию, следует снова обратиться к положениям ч. 1 ст. 22 ТК РФ. Здесь чётко прописано, что работодатель обязан обеспечивать работникам «безопасность и условия труда, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда».

Следовательно, при соблюдении ряда определённых условий, видеосъёмка на рабочем месте, где персонал выполняет свои прямые служебные обязанности, не расценивается как вмешательство в личную жизнь сотрудников, не квалифицируется как нарушение их конституционных прав и не идёт в разрез с нормами действующего законодательства.

Как работодатель может легализовать видеофиксацию действий своих подчинённых и не стать фигурантом уголовного дела?

Для установки видеокамер необходимы веские основания. Это может быть как обеспечение безопасности работников, сохранность ТМЦ, так и неразглашение конфиденциальной информации или повышение эффективности работы персонала;

Система видеофиксации должна быть установлена таким образом, чтобы оградить частную жизнь работников от вмешательства посторонних лиц. Поэтому наличие камер в туалетных комнатах, местах для курения и коридорах является незаконным. В объективах видеокамер должно просматриваться только рабочее место персонала.

Здесь вполне достаточным будет наличие подписи под типовым документом (или отдельного пункта в трудовом договоре с подобным содержанием), где указано, что работник даёт своё согласие на контроль работодателем его действий с помощью видеофиксации.

Когда сотрудник подписывает согласие на видеосъёмку, любая жалоба на тотальную слежку сразу же теряет смысл. Подразумевается, что работник реально оценивает ситуацию и понимает, на что он идёт.

Краткие выводы

Работодатель вправе контролировать действия персонала на рабочем месте любыми законными методами. При этом ответственность за возможное раскрытие содержания личных сообщений, в первую очередь, ложится на самого сотрудника, если он ведёт переписку со служебного почтового ящика или пользуется другим оборудованием, принадлежащим компании.

Согласно нормам действующего законодательства (в частности, ст. 21 ТК РФ) сотрудник имеет право располагать достоверной развёрнутой информацией обо всех нюансах условий труда. Поэтому работодателю следует под подпись поставить его в известность о проведении каких-либо контрольных мероприятий, включая установку специализированного программного обеспечения для мониторинговых действий.

Сотрудникам компании не следует использовать служебный e-mail, корпоративные мессенджеры и страницы в соцсетях для личной переписки.

Эти действия могут быть квалифицированы как серьёзное нарушение трудовой дисциплины, что неизбежно повлечёт за собой дисциплинарное взыскание.

В свою очередь, чтобы избежать неприятных судебных разбирательств, работодателю следует использовать любую информацию о личных контактах и переписке персонала в объёме, необходимом лишь для установки факта нарушения правил трудового распорядка.

Юридически грамотный подход позволяет исключить вероятность каких-либо проблем, связанных контролем сотрудников. Просто надо находить оптимальные решения и фиксировать их в соответствующих документах. Работник и работодатель совместными усилиями трудятся над совместным делом, поэтому они должны уважать права друг друга и качественно выполнять свои обязанности.

Полезные ссылки

1. CleverControl (https://clevercontrol.ru) — облачная система учета рабочего времени и контроля за работой сотрудников на компьютерах

2. Трудовой кодекс РФ ч. 1 ст. 22

Источник: https://www.gd.ru/articles/9422-slejka-za-sotrudnikami

Служебная переписка сотрудников

ЕСПЧ признал правомерным мониторинг электронной почты и мессенджеров сотрудников. Российские и иностранные СМИ решили, что служебная переписка сотрудников подлежит контролю. Но так ли это на самом деле, мы расскажем в статье.

• Из этой статьи вы узнаете:
• Может ли работодатель тайно читать переписку с рабочих ящиков сотрудников
• Вправе ли компания уволить сотрудника за личные сообщения в рабочей переписке
• Как доказать, что контроль за перепиской сотрудников не нарушал их права

Суть спора, который дошел до ЕСПЧ, заключалась в праве работодателя просматривать рабочую переписку работников. В данном деле ЕСПЧ признал правомерным и такую форму контроля за выполнением работниками профессиональных задач (постановление ЕСПЧ от 12.01.2016 по делу «Bărbulescu v. Romania» (жалоба № 61496/08). Спустя несколько дней после выхода постановления ЕСПЧ член Общественной палаты России Владимир Слепак со ссылкой на это дело даже предложил законодательно запретить общение в соцсетях в рабочее время. Правда, Минтруд это предложение не поддержал.

Причин для такой кардинальной трактовки постановления ЕСПЧ нет. Если посмотреть иные позиции Европейского суда по аналогичной проблематике, то можно понять, что Суд поддерживает принцип неприкосновенности частной жизни и на работе.

Но при этом есть ряд юридически значимых обстоятельств, доказанность которых позволяет работодателю, с определенными оговорками, вмешиваться в частную жизнь работника. В том числе просматривать его рабочую переписку.

В этой статье речь пойдет о том, когда такие действия работодателя будут законными.

Что позволит читать служебную переписку: четыре условия

Суть конфликта между Барбулеску и его работодателем заключалась в следующем. Работник 3 года трудился в компании специалистом по продажам.

По просьбе работодателя он создал учетную запись в Yahoo Messenger, чтобы отвечать на запросы клиентов.

13 июля 2007 года работодатель объявил работнику, что тот пользуется ресурсами компании не для работы, а в личных целях. Правила компании это строго-настрого запрещали.

Работник настаивал, что он использовал Yahoo Messenger только в служебных целях. Тогда работодатель продемонстрировал ему расшифровку его сообщений в рабочем аккаунте Yahoo Messenger. Среди них была переписка по личным вопросам с братом и невестой.

1 августа 2007 года работодатель уволил работника за нарушение правил внутреннего распорядка компании, согласно которым работникам запрещалось использовать компьютеры, ксероксы, телефоны, телекс и факс-аппараты для личных целей.

 Служебная переписка сотрудников была вскрыта.

Работник обжаловал увольнение в национальных судах и, не добившись положительного результата, обратился в Европейский суд по правам человека.

Именно это и стало причиной, по которой позицию ЕСПЧ расценили как «зеленый свет» для остальных работодателей по тотальному контролю за работниками.

Нужно сказать, что в своей практике ЕСПЧ часто использует своеобразные тесты — последовательность вопросов, ответы на которые позволяют определить, нарушены ли те или иные положения Европейской конвенции о защите прав человека и основных свобод (далее — Конвенция). В свою очередь, «развилки», возникающие из-за разных ответов на одни и те же вопросы в казалось бы сходных делах, позволяют отграничивать смежные ситуации друг от друга.

Такого рода тест существует и для определения нарушения права на уважение частной жизни, которое закреплено в ст. 8 Конвенции. Его можно представить в виде четырех вопросов:

• мог ли человек рассчитывать на неприкосновенность частной жизни в отношении именно той сферы, в которую производилось вмешательство;
• преследовало ли такое вмешательство законную цель;
• не были ли при этом нарушены формальные правила;
• был ли соблюден баланс интересов.

Ответы на эти вопросы позволяют понять логику ЕСПЧ в данном деле.

Служебная переписка сотрудников: работодатель может ее проверять

По общему правилу работник вправе рассчитывать на неприкосновенность частной жизни в типичных рабочих ситуациях3. Это называется презумпцией ожидания неприкосновенности частной жизни. Однако данная презумпция, по-видимому, может быть опровергнута.

Для этого работодатель, помимо прочего, должен установить специальное внутрикорпоративное регулирование или политику конфиденциальности4. Так, в § 38 постановления по делу «Bărbulescu v.

Romania» Европейский суд обратил внимание (хотя прямо и не констатировал опровержение указанной выше презумпции), что работодатель установил внутренние правила, которые запрещали сотрудникам использовать компьютеры и ресурсы компании в личных целях.

При этом важно не только существование такого запрета, но и то, что работника своевременно предупредили об этом, ознакомили с соответствующим локальным актом. Например, в вынесенном в пользу работника постановлении по делу «Halford v.

the United Kingdom» ЕСПЧ сослался, в том числе, на то, что не было доказательств какого-либо предупреждения работницы о возможном контроле за ее телефонными звонками (§ 45). Подобные обстоятельства Суд исследовал и по делу «Bărbulescu v. Romania» (§ 43).

Он установил, что хотя работодатель и ссылался на уведомление г-на Барбулеску о том, что его аккаунт в Yahoo Messenger могут проверять, но доказательств того, что работника ознакомили с документом, не представил. Работник же, в свою очередь, отрицал, что был в курсе этого.

И хоть данное обстоятельство не повлияло на итоговое мнение ЕСПЧ, тем не менее об этом не стоит забывать. Лучше заранее прописать политику конфиденциальности и ознакомить с ней работников, чем в последующем сталкиваться со спорами вроде дела Барбулеску.

Возможность контроля за работником должна быть предусмотрена законом

Требование осуществлять вмешательство в частную жизнь «в соответствии с законом» означает прежде всего наличие соответствующего законодательного регулирования.

Если основания и процедура вмешательства не регламентированы, следовательно, оно граничит с произволом, что недопустимо.

Например, в постановлении по делу «Copland v. the United Kingdom» (§ 47–49) Суд указал, что поскольку на момент сбора сведений о звонках работницы с телефона колледжа не было никаких правил, которые регулировали эти вопросы, то работодатель осуществлял контроль за работником с нарушением п. 2 ст. 8 Конвенции. В результате ЕСПЧ констатировал нарушение права на уважение частной жизни.

В деле «Bărbulescu v. Romania», напротив, Суд применил положения ст. 40(1)(d) Трудового кодекса Румынии, согласно которым работодатель вправе отслеживать выполнение работниками своих профессиональных задач.

Отметим, что в самой общей форме право на контроль работодателя за работниками закреплено и в Трудовом кодексе РФ. Это следует, например, из ч. 1 ст.

15, где сказано, что трудовые отношения — это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции в интересах, под управлением и контролем последнего. Аналогичная формулировка есть в ст.

56, где раскрывается, что такое трудовой договор. Упоминается контроль за количеством и качеством выполняемой работы в п. 1 ст. 86 ТК РФ. Кроме того, в ст.

209 ТК РФ сказано, что рабочее место — это место, которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. Конкретизация же форм такого контроля, оснований и прочего — это компетенция работодателя при локальном нормотворчестве.

Важно подчеркнуть, что работодателю недостаточно закрепить на локальном уровне правило о возможности читать служебную переписку работников и прослушивать телефоны. Все это должно преследовать законную цель и не противоречить Конвенции, а также национальному законодательству.

Такими целями могут быть, например, контроль за эффективностью рабочих процессов и за сохранностью имущества6.

Контроль за работником должен быть в разумных рамках

Даже если есть недвусмысленное законодательство или принятый в соответствии с ним четкий и понятный локальный акт, с которым работник ознакомлен, этого недостаточно, чтобы вмешиваться в частную жизнь. Важно также соблюсти баланс интересов.

Служебная переписка сотрудников может содержать любую информацию. Например, хотя телефонные звонки и электронные письма подпадают под понятие «частная жизнь», в определенных ситуациях вмешиваться в эту сферу допустимо для достижения законных целей.

Баланс интересов по методике ЕСПЧ можно проиллюстрировать на примере дела «Köpke v. Germany». Суть дела в том, что в магазине, где заявительница работала кассиром, по итогам нескольких проверок работодатель выявил недостачу.

Поскольку похитителя вычислить не удалось, работодатель решил организовать скрытую видеосъемку работы кассиров. Она показала, что хищение совершала именно кассир Köpke. Ее уволили, и все национальные суды встали на сторону работодателя.

ЕСПЧ также не поддержал работницу. Мотивировка Суда была следующей:

• видеонаблюдение на рабочем месте заявителя организовали только после того, как обнаружили недостачу в отделе напитков, в котором она работала, с целью проверки обоснованного подозрения в совершении кражи;
• видеонаблюдение велось всего 2 недели, в зону обзора камеры входила только касса, кассир и место в непосредственной близости к кассе, а доступ к полученным видеоматериалам имели только сотрудники работодателя и нанятые им работники детективного агентства;
• видеозапись использовали только для увольнения работницы; у работодателя не было никаких других более эффективных средств защиты его имущественных прав.

В итоге Европейский суд констатировал, что баланс между правом работницы на уважение частной жизни и интересом работодателя по защите его имущественных прав не нарушен8.

Именно оценка соблюдения баланса интересов и сыграла ключевую роль в деле «Bărbulescu v. Romania». Европейский суд констатировал следующее:

• аккаунт в Yahoo Messenger работник создал по заданию работодателя и он предназначался исключительно для выполнения работы, которую работодатель был вправе контролировать;
• в ходе мониторинга исследовалось только содержание рабочего мессенджера, а не другие данные и документы, которые хранились на офисном компьютере Барбулеску;
• то, что у работодателя не возникло ущерба, не является обязательным фактором, который позволяет работодателю отслеживать выполнение работниками своей профессиональной деятельности9.

Хотя сообщения в Yahoo Messenger и подпадают под понятие «частная жизнь» и в ходе рассмотрения дела презумпция ожидания ее неприкосновенности не была опровергнута, Суд все равно встал на сторону работодателя.

В его пользу сыграли предусмотренное законом право работодателя на контроль за выполнением работником своих профессиональных задач, наличие локального запрета на использование ресурсов компании в личных целях и соблюдение баланса интересов.

С учетом указанных обстоятельств ЕСЧП пришел к выводу об отсутствии в данном деле нарушения права на уважение частной жизни. Вместе с тем для общего вывода о карт-бланше работодателям на мониторинг электронной почты и мессенджеров работников в рабочее время оснований в постановлении Европейского суда не содержится.

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/88999-chtenie-slujebnoy-perepiski-sotrudnikov