Регламент эффективной работы с доверенностями

Возможность передоверия полномочий финансовым директором

При этом можно установить ограничения. Например, предоставить право заключать договоры только определенного вида или договоры, максимальная цена которых ограничена, и т.п.

; — открытие банковских счетов, совершение операций по распоряжению средствами на этих счетах; — распоряжение имуществом, которым наделено подразделение, или отдельными видами имущества (например, за исключением недвижимости); — заключение и расторжение от имени организации трудовых договоров с лицами, принимаемыми на работу в обособленное подразделение; — право первой подписи различных документов, оформленных в обособленном подразделении: учетных, финансовых документов, счетов-фактур, отчетности и т.п.; — представление интересов организации в органах государственной власти; — возможность передоверия отдельных полномочий третьим лицам, так как руководитель подразделения не всегда может самостоятельно выполнять свои функции по различным причинам (например, командировка, болезнь и т.п.)

Доверенность как форма передачи полномочий

Понятие доверенности, правовое регулирование ДОВЕРЕННОСТЬ — письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Образец доверенности формы № М-2 Оборотная сторона формы № М-2 Срок действия доверенности Прекращение действия доверенности К тому же лицо, выдавшее доверенность, может в любое время отменить ее, а лицо, которому выдана доверенность, — отказаться от нее. Соглашение об отказе от этих прав ничтожно.

• лицо, которому выдана доверенность;
• известных третьих лиц, для представительства перед которыми дана доверенность.

Например: «Иванов И.И.

Примерная форма учета доверенностей

За руководителя организации

или –ввиду нарушения представителем или органом юридического лица условий осуществления полномочий либо интересов представляемого или интересов юридического лица (ст.

Такие сделки, в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ, считаются заключенными от имени и в интересах врио, если только организация впоследствии не одобрит данную сделку. Причем независимо от формы одобрения оно должно исходить от органа или иного лица, уполномоченного заключать такие сделки или совершать действия, которые могут рассматриваться как одобрение.

На это указано в п.

Регламент эффективной работы с доверенностями

Для чего компании нужен регламент работы с доверенностями Стоит ли выдавать сотрудникам доверенности с правом передоверия Как организовать отмену доверенностей увольняющихся работников Для оптимизации работы учет доверенностей можно вести не только в бумажном журнале , но и в виде таблицы в Excel с использованием гиперссылок на электронные копии всех доверенностей компании. В регламенте по работе с доверенностями нужно закрепить не только юридические , но и чисто технические требования к оформлению доверенностей.

Особые требования к доверенностям с правом передоверия Важно учитывать , что срок действия доверенности , выданной в порядке передоверия , не может превышать срока действия доверенности , на основании которой она выдана ( п.

4 ст. 187 ГК РФ). Владимир Гринько, директор по договорной практике и работе с дебиторской задолженностью бизнес-группы RU-COM

Банк экспертных заключений

Генеральный директор выдал своему заместителю по финансовым вопросам доверенность с рядом полномочий.

Заместитель хочет передоверить часть полученных полномочий другому сотруднику, нашей же организации.

Необходимо ли такую доверенность удостоверять у нотариуса? Мы с удовольствием ответим на Ваш вопрос на основании проверенных документов, включенных в Систему Консультант Плюс

Делегирование полномочий через доверенности – это корпоративное право высшей категории!

Что содержит этот «ГОСТ» юридической службы?

Дублирует положения 8 статей ГК РФ? Ваша юридическая служба выполняет эти задачи?

На 100% ? При избрании нового генерального директора важно отменить все доверенности, выданные предыдущим генеральным директором, издайте об этом приказ и уведомите всех сотрудников компании.

Подготовьте форму извещения об отмене доверенностей и передайте ее в службу управления персоналом, которая обязана будет обеспечить заполнение этой формы со стороны любого уволенного (уволившегося) сотрудника.

О доверенностях, выдаваемых в порядке передоверия юридическими лицами (сергеев а

по делу N А56-41120/2013. Постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 25 ноября 2013 г. по делу N А56-57579/2012; Постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 21 июля 2014 г.

по делу N А50-21519/2012, и др. Бюллетень Верховного Суда РФ. 2015. N 8. Постановление Конституционного Суда РФ от 25 июня 2015 г.

N 4г/6-7029. Апелляционное определение Московского областного суда от 25 мая 2015 г. по делу N 33-12177/15. Приходится признать, что приведенные судебные прецеденты выражают лишь мнение отдельных судей, не образуют пока устойчивой судебной практики, демонстрируют противоречивость судебных решений по сходным делам. Список использованной литературы 1.

Оформление полномочий руководителя представительства

действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность».

В отношении руководителя обособленного подразделения действие доверенности прекращается по следующим основаниям: · по истечении срока доверенности; · в результате отмены доверенности юридическим лицом, выдавшим ее; · из-за отказа от доверенности руководителя обособленного подразделения, которому выдана доверенность; · в результате прекращения юридического лица, от имени которого выдана доверенность; · в результате смерти руководителя обособленного подразделения, которому выдана доверенность, признание его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим. Доверенность, выдаваемая руководителем представительства, в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена.

В соответствии с пунктом

Креативная юриспруденция

в рамках работы с доверенностями.

Чем же предлагается «точить топор» в работе с доверенностями? Структура Регламента осуществления работы с доверенностями в Открытом акционерном обществе «Российские коммунальные системы» и его Управляемых обществах: Раздел 2. Разграничение компетенции по работе с доверенностями 2.3.

Компетенция Управляемого общества Раздел 3. Порядок организации и осуществления работы с доверенностями 3.1. Общий порядок организации и осуществления работы с доверенностями 3.2.

Инициирование подготовки доверенности 3.3.

Подготовка доверенностей 3.4. Согласование и выдача доверенностей 3.5.

Учет и хранение доверенностей 3.6.

Прекращение доверенностей 3.7.

Особенности работы с доверенностями, выдаваемыми в порядке передоверия 3.8.

Источник: http://credit-helper.ru/vozmozhnost-peredoverija-polnomochij-finansovym-direktorom-25741/

Система регламентов — краеугольный камень эффективности руководителя

Тот, кто знает правила здравого разума, ниже того, кто их любит. Тот, кто их любит, ниже того, кто их исполняет.

Китайская мудрость

 Опять приходится переделывать работу за своими подчинёнными?

кому: руководителям, топ-менеджерам, собственникам

«Опять двойка!», или «сделай за меня мою работу»

Сколько раз в день Вам приходится переделывать работу за своими подчинёнными? Один раз? Два? А может быть пять? Постоянно?! В таком случае у меня для Вас две новости: одна хорошая, а другая — плохая.

Начну с плохой. Чтобы изменить ситуацию к лучшему, потребуются значительные усилия. Нет, не подчинённых, а именно ваши! И, наконец, хорошая новость: после внедрения системы регламентов (система наказаний и поощрений пригодится также), Вы забудете, что значит переделывать чью-то работу. А теперь подробнее. 

Система регламентов — спасательный круг для руководителя

Хорошая система регламентов даёт для Вас лично и вашей компании (для подразделения, отдела и т.д.) следующие преимущества:

• результат выполненной работы подчинёнными становится предсказуемым и соответствует заданным параметрам качества.
• экономится значительное количество времени руководителей (а самое главное — нервов!): при обучении новых сотрудников, при управлении повседневными задачами.
• стратегические: масштабируемость бизнеса и независимость от персонала.

Однако, чтобы этих преимуществ добиться, руководителю придётся серьёзно и долго потрудиться (как всегда, волшебных аэрозолей, распыляемых среди ваших подчинённых, не существует). Фактически, система регламентов — это формализованная система правил.

Волшебных таблеток и аэрозолей, распыляемых среди ваших подчинённых, не существует

А необходимое (но не достаточное, безусловно!) условие выполнение любых правил — это, как минимум, их формализация. Про все достаточные условия я здесь говорить не буду, ибо для этого есть книга “Вы или Вас: профессиональная эксплуатация подчинённых” (ссылка на обзор).

Приготовьтесь инвестировать значительные усилия и время. Овчинка, бесспорно, стоит выделки (с одним из возможных результатов познакомьтесь в статье “Удалённое управление компанией: как управлять своим бизнесом из любой точки мира”).

 Регламенты зачастую не любят ни верхи, ни низы: парадокс ли это?

Парадокс или очевидность: почему регламенты в большинстве компаний не любят ни низы, ни верхи

Регламенты и должностные инструкции НЕ любят как многие руководители, так и их подчинённые. И вот почему:

• Зачастую регламенты не отражают реальных происходящих бизнес-процессов в компании. Если такие должностные инструкции выполнять — попросту наступит катастрофа.
• Если даже есть эффективные регламенты, то они всё равно не выполняются подчинёнными. Недостаточно регламент опубликовать. Руководителю необходимо приложить усилия к его соблюдению.

Условия работы системы регламентов — необходимые и достаточные

Система регламентов работает только в случае выполнения всех перечисленных параметров:

Перед тем как ввести в действие новый регламент — необходимо его проект обсудить со всеми заинтересованными лицами.

После того как обсуждение закончено — все правки “задним” числом и отмазки типа “я с этим не согласен, поэтому сделал по-другому” пресекаются и наказываются.

Читайте подробнее статью не для слабонервных “«Поощряй и наказывай, не обманывай и не прощай» — система поощрений и наказаний сотрудников“.

По тому же принципу вносятся существенные дополнения к уже существующим регламентам, должностным инструкциям и алгоритмам. Я это обычно делаю в формате сообщения в нашем внутреннем корпоративном портале (см. скриншот ниже).

Дополнение в регламент: формализация начала и завершения рабочего дня для сотрудников.

Как это происходит в “Открытой Студии”? Каждый сотрудник, которого касаются дополнения, ставит “+”, что ознакомился, а также лично со мной обсуждает свои комментарии и предложения.

Каждый сотрудник, которого касаются дополнения, ставит “+”, что ознакомился, а также лично со мной обсуждает свои комментарии и предложения.

Кстати, от сотрудников, которые находятся в позиции “исполнительность” или “лояльность” к системе управления, можно получить действительно ценные дополнения. Поэтому такой возможностью пренебрегать не стоит.

Не забываем, что не менее важная задача руководителя состоит в том, чтобы “продать” своим подчинённым вводимый регламент или дополнения. Но если продажа по каким-то причинам “не состоялось”, а обстоятельства требуют — регламент вводится волевым решением. Тем не менее, свой навык “продаж” хороший руководитель обязан «прокачивать»!

 Не торопитесь назначать виновных, возможно, это Вы!

Регламент не ошибается или «покажи мне виновного»

Если после выполнения задачи по регламенту подчинённый получил неудовлетворительный результат, то как руководитель виноваты именно Вы. Так что забудьте о наказании. Наказывайте себя или уж на крайний случай регламент (лупить регламент конечно не следует, просто внесите в него изменения, которые позволят в будущем выполнить работу качественно).

Ну а уж если сотрудник, при наличии регламента, решил пойти своим путём (забыв, конечно, обсудить это с руководителем, перед тем как приступить к задаче) — наказывайте без тени сомнения.

Подробнее о других важных принципах взаимодействия с подчинёнными при постановке задач — в статье “Как навести порядок в работе подчинённых: Семь правил регулярного менеджмента”.

 «Послушай доброго совета, друг, у нас не колбасный цех!»

«Послушай доброго совета, друг, у нас не колбасный цех!»

В своё время так сказал один из моих сотрудников, когда услышал о начале внедрения в “Открытой студии” регулярного менеджмента и системы регламентов. Эмоции, как говорится, зашкаливали. С ним в дальнейшем пришлось расстаться. Да и не только с ним. Будьте готовы, что система регламентов выметет из вашей компании бездельников “поганой метлой”. А вот урок добрым молодцам ниже.

Забудьте про избитые “клише”, что регламенты эффективны только для рабочих, занятых на производстве (сотрудники Вас обязательно будут убеждать в обратном с упорством и энергией, достойной куда лучшего применения).

Для повторяющихся работ в регламентах необходимо прописывать последовательность действий, а для нетиповых задач — базовые принципы, которыми следует руководствоваться при их решении.

Инструкции и алгоритмы прекрасно работают для топ-менеджеров, управленцев, маркетологов, дизайнеров, программистов, бухгалтеров, юристов и т.д. Ещё раз, они работают — для всех!

У Вас не все бизнес-процессы / работы / задачи поддаются детальному описанию? И здесь есть решение. Для повторяющихся работ в регламентах необходимо прописывать последовательность действий, а для нетиповых задач — базовые принципы, которыми следует руководствоваться при их решении.

Алгоритм для начинающих — «добивайте» их по одному

Определите основной бизнес-процесс в своей компании. Начните его описывать. В процессе описания появятся регламенты и алгоритмы-ответвления. Избегайте разработки системы регламента “с наскоку”. Сначала разработайте один регламент, внедрите его, добейтесь его выполнения и только потом приступайте к следующему “ответвлению”.

Список типовых регламентов «для затравки»

• Ответы на типовые вопросы сотрудников

Источник: http://OpenStud.ru/blog/for-businessmen/system-of-reglaments/

Регламент документооборота | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Документооборот существует в любой компании, но далеко не все уделяют внимание его регламентации, хотя с развитием бизнеса это становится необходимым. Грамотно составленный и внедренный регламент документооборота в организации не только упрощает работу, но и позволяет повысить эффективность финансового управления.

Из этой статьи вы узнаете:

• Зачем необходим регламент документооборота.
• Как регламент помогает повысить эффективность работы.
• Как формируется содержание регламента документооборота.
• Порядок согласования регламента документооборота.
• Как проводится внедрение регламента документооборота в организации.

Документооборот определяет инстанции и маршруты движения документов по предприятию.

Упорядочить работу с документами в рамках организации можно с помощью регламента – набора особых принципов, которые обеспечивают быстрый проход документов по структурным подразделениям компании с минимальными затратами времени и средств.

В каждой организации документация регламентируется с учетом конкретных особенностей: структуры управления, вида деятельности, объема документооборота и др.

Зачем необходим регламент документооборота

В документооборот предприятия входят разнообразные договоры, письма, инструкции, налоговые и бухгалтерские документы. От того, насколько четко налажен процесс их прохождения по инстанциям, зависит эффективность управления предприятием в целом.

Понять, зачем организации регламент документооборота, можно, рассмотрев работу предприятия в условиях увеличивающихся потоков неструктурированной информации.

При отсутствии регламента документооборота они создают запутанные маршруты прохождения документов, что чревато не только существенной задержкой, но и потерями.

Четкая организация потоков документооборота устранит проблемы с поиском документов, позволит получить оперативный доступ к истории любой сделки.

Технология работы с документами. Документооборот

Если регламент документооборота грамотно составлен и соблюдается должным образом, то улучшается контроль за исполнением документов, отчетность заполняется и сдается своевременно. Это позволяет эффективнее направлять деятельность организации на достижение поставленных целей.

Регламент документооборота как инструмент дисциплины

Регламент работы с документами является инструментом повышения дисциплины работников. С его помощью увеличивается продуктивность за счет строго определения обязанностей каждого сотрудника. Четкий порядок действий позволяет новым сотрудникам быстрее понять свои обязанности и специфику работы организации.

По образцу регламента документооборота 2016 года легко обучаются правильному исполнению документов даже новые сотрудники из регионов. Работник учится обращать внимание на детали, становится более дисциплинированным, а его работа продуктивной.

Технология работы с документами. Документооборот

Регламент работы с документами необходим при наличии в компании большого количества бизнес-процессов, в которых задействовано несколько подразделений и сотрудников.

Поэтому очень важно, чтобы документооборот в организации был упорядочен и выполнялся всеми ответственными лицами предприятия.

регламента документооборота

Регламент документооборота базируется на нескольких принципах:

• обработка всех поступающих документов в одной службе;
• сокращение маршрута прохождения документов;
• исключение попадания документа не в ту инстанцию;
• четко разработанная маршрутизация;
• однократная регистрация документа.

Разработка содержания регламента документооборота ведется по установленной форме, в которой должна быть представлена следующая информация:

• Назначение регламента и область его применения. Здесь должны быть упомянуты объекты или сотрудники организации, работы которых будет касаться данный порядок.
• Нормативные документы, на основании которых создается регламент. Порядок утверждения, изменений и отмены регламента.
• Определение терминов и разъяснение сокращений, используемых в тексте регламента. Источниками определений должны выступать законодательные акты, ГОСТы и иные нормативные документы.
• Пошаговое описание процесса. Этот самый большой раздел состоит из подразделов, каждый из которых соответствует определенному этапу процесса. Здесь описываются действие и результат, указываются задействованные в выполнении сотрудники.
• Ответственность участников процесса за неисполнение регламента (административная, дисциплинарная, уголовная).
• Указание должностного лица, контролирующего исполнение регламента, описание средств контроля.

Что указано в регламенте документооборота

В регламенте документооборота перечисляются выполняемые структурными подразделениями работы по созданию, проверке и обработке документов. К каждому процессу указывается срок выполнения и ответственные исполнители.

В основной части регламента закрепляется порядок движения по предприятию конкретного вида документа, с момента его прихода в организацию или создания и до момента уничтожения или сдачи в архив (регистрация, подписание, передача, хранение).

Новые статьи

Любой образец регламента документооборота должен быть составлен так, чтобы каждый сотрудник четко понимал свою связующую роль в этом процессе.

Как согласовать регламент документооборота

Регламент документооборота должен составляться компетентным сотрудником финансового отдела, которого назначает руководитель.

После создания проект документа согласовывают с заинтересованными должностными лицами (начальниками отделов, подразделений), затем его утверждает вышестоящий руководитель. После чего участники процесса получают на руки свой образец регламента документооборота под роспись.

Изменения в регламенте аналогичным образом согласуются и утверждаются вышестоящим руководителем. Важно согласовать регламент документооборота с ключевыми участниками процесса.

Внедрение регламента документооборота в организации

Утверждение регламента может выполняться напрямую, когда руководитель собственноручно расписывается на документе, или косвенно, путем издания соответствующего приказа. В приказе нужно закрепить дату вступления регламентов, а также конкретные санкции для сотрудников, нарушивших регламент.

Построение любой системы документооборота основано на минимизации этапов согласования и количества требующих утверждения документов.

Поэтому при внедрении регламента документооборота в организации, прежде всего, нужно закрепить за структурными подразделениями строгие списки документов, с которыми они обязаны работать.

Добиться этого можно через привлечение к созданию регламента руководителей всех подразделений.

Инструкция по делопроизводству. Раздел «Система электронного документооборота»

Скорее всего, сотрудники не сразу примут новый порядок работы и то, что их действия теперь строго регламентированы. Однако это позволит сэкономить время на выполнение обязанностей, а значит, работа будет эффективнее, что положительно скажется на мотивации сотрудников.

Чтобы работникам было проще учиться пользоваться регламентом, желательно организовать специальные тренинги. По их результатам с учетом возникших у сотрудников вопросов можно вносить корректировки в регламент документооборота.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210656-qqq-16-m9-reglament-dokumentooborota

Управление доверенностями

Управление доверенностями

Оформление доверенности является распространенным способом передачи полномочий на совершение юридически значимых действий от имени организации. Доверенность как правовой инструмент широко используется в повседневной деятельности компаний, например, при получении товара со склада поставщика, осуществлении операций с банковскими счетами.

К оформлению доверенности, выданной от имени юридического лица, предъявляются требования, регламентирующие наличие тех или иных реквизитов, в зависимости от вида и назначения доверенности.

По этой причине возникает потребность в контроле операций по составлению, выдаче и отзыву доверенностей, а также в оптимизации работы с большим количеством бумажных экземпляров доверенностей.

Особенно актуально использование доверенностей, не связанных с материальными ценностями, например, право подписи документов, заключение договоров.

Решаемые задачи

Техническое решение «Управление доверенностями» предназначено для автоматизации процессов учета и поиска доверенностей, значительного ускорения их оформления и продления. Использование решения обеспечивает:

• оформление доверенности – составление текста доверенности и его согласование. Подписанный доверителем документ выдается на руки поверенному;
• продление доверенности – создание текста новой доверенности на основе прежней. После процедуры упрощенного согласования и подписания документа новая доверенность выдается поверенному в обмен на старую;
• отзыв доверенности – отправка требования поверенному вернуть доверенность. При этом производится рассылка уведомлений заинтересованным лицам об отзыве доверенности, а также отправка уведомления доверителю о возврате;
• возврат доверенности – подтверждение возврата и отправка уведомления доверителю о возврате;
• ведение единого реестра доверенностей, выданных в компании. Найти нужную доверенность можно с помощью быстрого поиска по сроку действия, передаваемым полномочиям, объекту доверия.

Оформление доверенности

Сотрудник, которому необходима доверенность, создает задачу на согласование выдачи доверенности, используя стандартный механизм системы DIRECTUM.

Согласование проходит по типовому маршруту «Оформление доверенности», в параметрах которого сотрудник указывает вид доверенности и срок ее действия.

Сотрудник вкладывает в карточку задачи документы, являющиеся основанием для оформления доверенности, а в тексте задачи указывает дополнительную информацию, например цель выдачи. Соответствующие поля карточки справочника Доверенности будут заполнены автоматически.

Карточка справочника содержит всю необходимую информацию: список передаваемых полномочий, описание объекта доверия, список связанных с доверенностью электронных документов. Это способствует строгому учету всех доверенностей в организации и быстрому поиску нужных данных.

Формирование документа с текстом доверенности для отправки на согласование производится из карточки справочника. Данные автоматически вставляются в текст документа и доступны для редактирования:

Доверенность на подписание договоров

В процессе оформления доверенности этот документ, вместе с карточкой справочника Доверенности, автоматически вкладывается в задачу и последовательно отправляется по типовому маршруту на согласование: поверенному, руководителю поверенного, согласующим и доверителю.

После согласования доверенности делопроизводитель обеспечивает подписание бумажного варианта документа доверителем, нотариальное заверение, если необходимо, и передачу экземпляра поверенному.

Продление доверенности

Процедура продления включает возврат ранее выданной доверенности и оформление нового документа на основании предыдущего, но с новым сроком действия.

Согласование документа производится по типовому маршруту «Продление доверенности» и с меньшим числом сотрудников: поверенный, руководитель поверенного и доверитель.

Старая запись справочника Доверенности закрывается автоматически, а в новой заполняются поля Дата выдачи и Ведущая доверенность.

Установление связи между карточками справочника обеспечивает сохранение истории оформления и продления доверенностей.

Возврат и отзыв доверенности

Наиболее распространенными причинами возврата доверенности могут стать окончание срока действия доверенности или отсутствие необходимости ее дальнейшего использования.

В этом случае сотрудник, являющийся поверенным, отправляет задачу по типовому маршруту «Возврат доверенности», в ходе которого доверитель получит уведомление о возврате выданного документа.

В юридической практике доверитель может отзывать доверенность у поверенного. В техническом решении для этих целей предусмотрен специальный типовой маршрут. Доверитель стартует задачу, поверенный получает задание о возврате доверенности, а заинтересованные лица — уведомление.

Бизнес-эффект

Внедрение технического решения позволяет автоматизировать выдачу и учет доверенностей на предприятии. Оптимизация всего процесса управления доверенностями достигается несколькими средствами:

• ведение единого реестра выданных на предприятии доверенностей;
• ускорение процесса согласования доверенности и повышение его прозрачности;
• организация быстрого доступа ко всей необходимой информации по выданной доверенности: срок действия, передаваемые полномочия, объект доверия;
• отслеживание доверенностей с истекающим сроком и, как следствие, их своевременное продление, или отзыв доверенностей, необходимости в которых больше нет.

Источник: https://www.directum.ru/solution/3378279