Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Содержание

Заполняем журнал приказов по основной деятельности

Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Названный журнал должен вестись на предприятии в обязательном порядке, т. к. позволяет максимально оптимизировать работу с распорядительными документами по основной деятельности предприятия, в том числе:

оценить общее число зарегистрированных приказов данного вида;
осуществить быстрый поиск того или иного распорядительного документа;
зафиксировать факт издания приказа, чтобы в дальнейшем иметь возможность подтвердить его юридическую силу.

Кроме того, закон напрямую устанавливает эту обязанность для организации (см. п. «а» ст. 258 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень № 558).

По общему правилу такие журналы регистрации подлежат постоянному хранению в организации. В иных случаях, когда содержащаяся в них информация может быть использована в научно-справочных целях, такие журналы передаются на хранение в госархивы.

Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности

Законодательством не предусмотрено единой установленной формы такого журнала, поэтому каждая организация правомочная разработать и утвердить его содержание и форму исходя из собственных потребностей.

Допустимо ведение на бумажном носителе или в электронном виде.

В первом случае необходимо надлежащим образом пронумеровать листы журнала, прошить его и скрепить печатью организации. Кроме того, на прошивку наносится специальная наклейка, на которой указано:

количество прошитых листов;
должность и Ф.И.О. заверяющего лица (обычно это руководитель организации или другой сотрудник, назначенный приказом).

Также на такой наклейке должна быть подпись ответственного лица. Печать организации, скрепляющая заверительную надпись, должна заходить на нее хотя бы на треть.

Если журнал ведется в электронном варианте с помощью специализированных программ или баз данных, то нет необходимости дублировать его на бумажном носителе, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации.

Главное, чтобы такой документ велся на предприятии и были соблюдены сроки его хранения, что установлено требованиями закона (см. п. 2.30 Правил организации, хранения, комплектования…, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.

2015 № 526).

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности

Стандартно такой журнал ведется в форме таблицы, содержащей следующие графы:

порядковый номер записи;
дата издания распорядительного документа;
наименование приказа;
краткое содержание распорядительного документа;
ответственный за выполнение распоряжения сотрудник (указывается его должность и Ф.И.О.);
комментарии и примечания.

Такая структура таблицы является примерной. Каждая организация по собственному усмотрению определяет перечень сведений, которые необходимо зафиксировать в журнале регистрации. В т. ч. могут быть добавлены такие колонки, как список сотрудников, которых надлежит ознакомить с конкретным приказом; количество листов приложения к распорядительному документу и т. д.

Титульный лист журнала регистрации должен предусматривать следующие атрибуты:

организационно-правовая форма и название компании;
наименование вида регистрируемых распорядительных документов (в данном случае — приказов по основной деятельности);
дата начала и окончания ведения журнала;
должность и Ф.И.О. сотрудника, ответственного за ведение журнала регистрации;
продолжительность периода хранения.

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности можно найти ниже по ссылке:

Журнал регистрации приказов — шаблон.

Итак, журнал регистрации приказов по основной деятельности должен вестись в любой организации. При этом законом не установлена типовая форма названного документа, поэтому каждая организация вправе разработать и утвердить ее самостоятельно. Журнал можно вести на бумажном носителе или в электронном формате. Такой журнал подлежит постоянному хранению в организации.

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/kadrovoe_deloproizvodstvo/pravila_zapolneniya_zhurnala_registracii_prikazov_po_osnovnoj_deyatelnosti/

Журнал регистрации приказов: виды, порядок оформления

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами. Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.

Виды журналов регистрации

Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов.

Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством.

Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет. Представляется целесообразным вести несколько журналов приказов и распоряжений в зависимости от количества времени хранения регистрируемых документов.

Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов.

В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:

приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения;
прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения;
оплата труда, доплаты и премирование;
отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми;
длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.

В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:

ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением;
кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные;
дисциплинарные взыскания.

Для фиксирования распоряжений по кадровому документообороту, касающихся не индивидуально работника, а предприятие полностью, предусмотрен журнал учёта приказов по основной деятельности, отражающем издание приказа, касающегося:

изменения правил, регулирующих внутренний распорядок;
утверждения обновления штатного расписания;
назначения работников на руководящие посты;
сокращение численности.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности не включает кадровые документы по административно-хозяйственной деятельности, поскольку первые подлежат хранению в течение 75 лет, а вторые – на протяжении 5 лет, для фиксации которых создаётся отдельная книга.

Порядок оформления

Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации. Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания.

Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

на титульной странице;
на последнем листе;
в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.

Книга принадлежит к документации строгой отчётности, предусматривающей обеспечение сохранности путём предотвращения извлечения или дополнительной вставки новых листов. Страницы пронумеровываются, прошнуровываются и с обратной стороны скрепляются подписью руководителя и печатью организации, дающей возможность зарегистрировать журнал и осуществлять его дальнейшее ведение.

Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены. В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу. Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение.

Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

Регистрация приказов

Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:

Номер, присваиваемый в момент издания. Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.
Название распорядительного документа.
Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
- отпуска;
- приём или увольнение;
- внесение изменения в штатное расписание;
- перевод на другую должность;
- назначение совмещения.

Информация о сотруднике – виновнике составления.
Краткое содержание, находящееся в преамбуле.

Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему

Источник: https://zakon-dostupno.ru/kadrovyie-dokumentyi/zhurnal-registratsii-prikazov/

Регистрация приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

В ней работник кадровой службы предприятия регистрирует внутренние акты — бумаги, которые устанавливают нормы, которые касаются всего персонала (и рядовых сотрудников, и руководство). В этом состоит отличие внутренних документов от актов по личному составу, которые носят персонифицированный характер.

В законах РФ ничего не говорится о том, что организации обязаны вести журнал регистрации документации, но практика показывает, что его использование повышает эффективность внутреннего документооборота. Сотрудник кадровой службы фиксирует в журнале все внутренние акты организации по этим направлениям.

Когда контролирующие органы проверяют документацию предприятий, в том числе нормативные акты по основной деятельности, он упрощает поиск нужных документов, что экономит время и силы.

Акты по основной деятельности распространяются в бюджетных организациях на следующие области:

Хозяйственную сферу.
Планирование.
Порядок отчетности.

Структура журнала регистрации приказов

Бюджетные организации разрабатывают этот документ самостоятельно. Законом унифицированная форма не предусматривается. У каждого предприятия может быть свой образец журнала регистрации приказов по основной деятельности. В следующих разделах представлен образец книги регистрации приказов по основной деятельности и пример его правильного заполнения.

Обычно он включает следующие структурные подразделы:

титульный лист;
раздел с перечнем ответственных за его ведение;
главный раздел с информацией по регистрации бумаг.

На титульном листе приводят:

наименование организации;
наименование документа;
дату начала и окончания ведения.

В разделе об ответственных лицах фиксируют:

ФИО сотрудников, ответственных за ведение книги (начальника отдела кадров, секретаря и т.п.).
Полномочия этих сотрудников.
Их подписи.
Дату ведения документа.

Основной раздел включает:

Порядковые номера внутренних актов предприятия.
Даты издания актов.
Номера распоряжений.
Их наименования.
Количество листов в каждом из них.
ФИО и должности служащих, на которых распространяется действие распоряжения.

Образец заполнения журнала приказов по основной деятельности

Приводим пример заполнения для муниципальной бюджетной организации.

Раздел «Примечание» заполняется по желанию сотрудника, ответственного за ведение документа, в примере — секретарь-референт.

Шаг 1. Заполните шапку. Нужно вписать название организации и другие реквизиты.

Шаг 2. Укажите день, когда сделана первая запись. Дату окончания нужно внести в день, когда сделана последняя запись.

Шаг 3. Укажите, кто несет ответственность за заполнение книги.

Шаг 4. Заполните информацию о новом распоряжении. Ответственное лицо при этом — сотрудник, который отвечает за его исполнение, не всегда тот, кто заполняет таблицу. Поле «Примечание» заполнять не обязательно.

Ниже вы можете скачать полностью заполненную книгу.

Скачать

Порядок регистрации приказов и их нумерации в организациях?

ЖУРНАЛ

регистрации постановлений о приводе, учета

результатов их исполнения

—-T——T—-T——T——-T—-T—-T———T—-T———T——T———T——T——T—-T—-¬¦ N ¦Ф.И.О.¦Дата¦Коли-¦Ф.И.О.,¦Дата¦Рос-¦Ф.И.О. ¦Рос-¦Ф.И.О. ¦Дата ¦Роспись ¦Коли-¦Ф.И.О.

¦Рос-¦Дата¦¦п/п¦судьи ¦ис- ¦чест-¦долж- ¦пос-¦пись¦получив- ¦пись¦судебных¦полу-¦старшего¦чест-¦стар- ¦пись¦ ¦¦ ¦или ¦пол-¦во ¦ность ¦туп-¦ ¦шего пос-¦ ¦приста- ¦чения¦группы в¦во ¦шего ¦ ¦ ¦¦ ¦судеб-¦не- ¦дос- ¦доста- ¦ле- ¦ ¦тановле- ¦ ¦вов по ¦пору-¦получе- ¦дос- ¦судеб-¦ ¦ ¦¦ ¦ного ¦ния ¦тав- ¦вившего¦ния ¦ ¦ние судьи¦ ¦ОУПДС, ¦чения¦нии пос-¦тав- ¦ного ¦ ¦ ¦¦ ¦прис- ¦ ¦ляе- ¦поста- ¦ ¦ ¦или су- ¦ ¦исполня-¦судьи¦тановле-¦лен- ¦прис- ¦ ¦ ¦¦ ¦тава- ¦ ¦мых ¦новле- ¦ ¦ ¦дебного ¦ ¦ющих ¦ ¦ния ¦ных ¦тава ¦ ¦ ¦¦ ¦испол-¦ ¦ ¦ние ¦ ¦ ¦пристава-¦ ¦поста- ¦ ¦судьи ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦нителя¦ ¦ ¦судьи ¦ ¦ ¦исполни- ¦ ¦новление¦ ¦или су- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦или су-¦ ¦ ¦теля ¦ ¦судьи ¦ ¦дебного ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦дебного¦ ¦ ¦ ¦ ¦или су- ¦ ¦приста- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦приста-¦ ¦ ¦ ¦ ¦дебного ¦ ¦ва-ис- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ва-ис- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦приста- ¦ ¦полните-¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦полни- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ва-ис- ¦ ¦ля ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦теля ¦ ¦ ¦ ¦ ¦полните-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ля ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+—+——+—-+——+——-+—-+—-+———+—-+———+——+———+——+——+—-+—-+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦ 15 ¦ 16 ¦+—+——+—-+——+——-+—-+—-+———+—-+———+——+———+——+——+—-+—-+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L—+——+—-+——+——-+—-+—-+———+—-+———+——+———+——+——+—-+——

——————————-

Статистическая отчетность по исполнению приводов ведется в отдельных журналах:

1. По приводам в суды, обслуживаемые подразделением судебных приставов.

Совет 1: Как вести журнал о регистрации приказов

По приводам к мировым судьям.

3. По приводам к судебным приставам-исполнителям.

4. По приводам в другие регионы.

Источник: https://u-bags.ru/%D1%80%D0%B5%D0%B3%D0%B8%D1%81%D1%82%D1%80%D0%B0%D1%86%D0%B8%D1%8F-%D0%BF%D1%80%D0%B8%D0%BA%D0%B0%D0%B7%D0%BE%D0%B2-%D0%BF%D0%BE-%D0%BE%D1%81%D0%BD%D0%BE%D0%B2%D0%BD%D0%BE%D0%B9-%D0%B4%D0%B5/

Журнал регистрации приказов: правила ведения и образец

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Приказ – это распорядительный акт, который отражает решение руководства по вопросам деятельности организации и подчиненных. На действующих предприятиях распорядительный материал издается регулярно, и весь массив поступающей документации необходимо упорядочивать. С этой целью используются журнал регистрации (книга) приказов.

Для чего нужен журнал регистрации приказов

Журнал приказов не является обязательным документом. Потребность в нем возникает на предприятиях, где издается много внутренних нормативных актов. Он призван облегчить выполнение таких задач:

учет изданных документов;
контроль исполнения – в соответствии с указанными ответственными лицами и сроками реализации поставленных задач;
поиск акта в регистре по номеру и дате издания.

В организациях создается канцелярская служба, отвечающая за документооборот, учет и контроль исполнения указаний руководства. Канцелярия ведет регистр выпущенной документации. Копии поступают для исполнения в структурные подразделения, и сотрудники отделов ведут свои книги учета.

Нормативный материал в зависимости от поставленных задач разделяют на две группы:

по основному виду деятельности – касаются организации производственного процесса, решения вопросов структурных подразделений и пр.;
кадровые – касаются трудовых отношений руководства с персоналом.

Учет распорядительной документации удобно вести в отдельных книгах: для документов по основной деятельности и по личному составу.

Правила ведения журнала

Книга учета нормативной документации ведется в свободной форме. Для записей можно использовать обычную тетрадь или журнал формата А4. Поскольку новая информация будет вноситься регулярно, целесообразно завести книгу с плотными страницами и жестким форзацем. Заведение новой книги в начале каждого года упростит поиск нужного документа и контроль выполнения указаний.

На титульном листе прописывается название учреждения, реквизиты, наименование журнала, дата начала и окончания, срок хранения, должность и Ф. И. О. ответственного.

На первом развороте указывают перечень лиц, отвечающих за делопроизводство, и номера распоряжений об их назначении. Прописываются правила ведения регистра.

Тетрадь нумеруется до последней страницы. Листы расчерчиваются таблицей, в графы которой вносятся сведения о распорядительных актах. На последнем листе указывается количество страниц формуляра и число зарегистрированных актов, должность, Ф. И. О. ответственного. Нельзя вырывать листы из тетради или вставлять дополнительные.

ВАЖНО! Если допущена ошибка, запись перечеркивается, делается пометка об ошибке, ставится дата и подпись делопроизводителя.

По окончании формуляр передается в архив.

Регистрацию нормативных документов можно вести и в электронной форме. Вариант полезен тем, что облегчает поиск нужной записи и не требует передачи в архив. Однако подписи об ознакомлении сотрудников взять не получится. Кроме того, есть риск сбоя в работе компьютера.

Какие сведения отражать

В формуляре регистрируются данные о нормативном акте:

порядковый номер позиции;
номер и дата издания приказа;
тип распоряжения: о приеме сотрудника, командировке, отпуске, изменении условий труда, об изменении личной информации (смена фамилии), реорганизации структурного подразделения и т.д.;
основание для издания: например, трудовой договор или законодательный акт;
краткое содержание: например, сообщается название подразделения и должность принимаемого сотрудника или указание организовать закупку материалов;
Ф. И. О. и должность сотрудника, которому поручено исполнение указания;
подпись об ознакомлении;
отметка об исполнении и передаче в архив.

Приведенный перечень ориентировочный. Оформление журнала в организации и ее структурных подразделениях ведется индивидуально.

Ответственный за ведение

Ведение книги приказов возлагается на ответственного за делопроизводство. Делопроизводителем в структурном подразделении назначается один из сотрудников по решению начальника. В небольшом учреждении эту функцию может выполнять секретарь, юрист, кадровик или другой работник предприятия.

Делопроизводитель отвечает за сохранность формуляра и передачу после завершения в архив.

ВАЖНО! Срок хранения регистра нормативной документации определяется решением руководства и типом зафиксированных актов. Например, кадровые приказы хранятся до 75 лет.

По истечении срока хранения регистр уничтожают.

Скачать образцы заполнения журнала приказов: по личному составу и по основной деятельности.

(: 1, средняя оценка: 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://o-kadrah.ru/dokumenty/obrazets-knigi-prikazov

Справочник Бухгалтера

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Акты по основной деятельности распространяются в бюджетных организациях на следующие области:

Хозяйственную сферу.
Планирование.
Порядок отчетности.

Образец книги приказов по основной деятельности

Журнал подходит для любого юридического лица (предприятия, учреждения, организации), использующего наемный труд работников для упорядочения кадрового документооборота.

Зачем нужна книга учета кадровых приказов

На любом предприятии кадровая документация должна быть в порядке и соответствовать требованиям действующего законодательства. Важно обеспечить надлежащий учет документов, отображающих деятельность сотрудников.

Ведет делопроизводство по вопросам персонала отдел кадров или ответственный специалист.

Для эффективной их работы нужно выяснить ряд вопросов: где и как регистрировать приказы по персоналу, какой срок хранения приказов и книг регистрации, какими нормативами следует руководствоваться в решении этих задач. Удобный и продуманный журнал или книга регистрации приказов помогут оптимизировать кадровый учет на предприятии.

Кадровый приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия. Он является распорядительным документом, выполнение которого обязательно для всех сотрудников. Все кадровые приказы подлежат регистрации.

Регистрационные данные документов вносятся в журнал определенной формы. Для фиксации факта создания, отправки и получения распоряжений и приказов по кадровым вопросам заводится специальная книга.

Регистрации подлежит каждый кадровый приказ, издаваемый на предприятии:

о принятии сотрудника на работу;
о привлечении персонала компании к сверхурочной работе;
о поощрениях и привлечении работников к дисциплинарной ответственности;
о переводе на другую работу;
об изменении условий или расторжении трудового договора с работником;
об отпусках и прочих кадровых вопросах.

Форма журнала регистрации приказов по кадрам

Почти вся информация о регистрации приказов относительно личного состава содержится в письме Министерства труда и социальной политики Украины от 19 октября 2005 года № 09-487. Документ носит рекомендательный характер. Из этого следует, что работодатели могут самостоятельно определять количество граф, необходимых для ведения книги.

Представленный журнал издательского дома «МЕДИА-ПРО» разработан с учетом рекомендаций Министерства труда и социальной политики Украины. Форма содержит графы:

регистрационный номер;
дата регистрации;
наименование (краткое содержание);
кем подготовлен документ;
кому направлен.

Перед тем как начинать вносить записи в книгу, ее следует определенным образом подготовить: прошить страницы и заверить печатью (при наличии).

Изъятие листов из книги, исправления в ней, внесение записей «задним числом» не допускаются! Данные в книге должны соответствовать наличию приказов. Журнал регистрации приказов ведется работником кадровой службы.

Заполнение граф нужно делать кратко, отражая содержание локального акта. Кадровик готовит и ведет регистрацию и учет кадровых приказов.

Для правильного ведения книги учета приказов по персоналу в издании предусмотрены рекомендации. В них указаны сроки хранения документов, согласно приказу Министерства юстиции Украины от 12 апреля 2012 года № 578/5.

Исходные данные:

Язык издания: украинскийФормат (размер): 210 × 297 мм

Объем: 60 с.

Регистрация приказа или распоряжения

Регистрация документа– это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.

Регистрация может осуществляться одним из трех способов:

· записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);

· записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке (карточная форма регистрации);

· внесением информации о документе в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (автоматизированная форма регистрации).

Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:

· быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам;

· автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

· автоматический контроль за исполнением поручений (документов);

· возможность одновременной регистрации документов на нескольких рабочих местах и другие.

Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.

В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Excel путем заполнения обыкновенной таблицы.

Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа. Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.

Источник: https://1atc.ru/zhurnal-registracii-prikazov/

Скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности в 2019 году — форма, бланк, эксель, электронный

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Документы, которые имеют значение для организации, отображаются в специальном журнале. Чтобы он имел юридическую силу, к оформлению требуется подойти со вниманием.

Для чего нужен

Каждое предприятие обязано завести журнал, так как с его помощью можно оптимизировать и упростить работу с документацией.

Стандартными ситуациями, для которых требуется документ, являются:

провести быстрый поиск по реквизитам документа и проверить основные положения;
оценить количество приказов определенного вида на предприятии;
зафиксировать день оформления приказа, чтобы подтвердить его существование при возникновении претензий.

Законодательство обязывает юридические лица и предпринимателей вести журнал. Вид документации, которые подлежат регистрации, указаны в приказе Министерства Культуры России №558 от 2010 года.

Согласно внутренним правилам, прошлые журналы требуется хранить в организации, утилизации они не подлежат. Если в журналах есть информация, которую можно использовать в научно-правовых целях, они передаются в государственный архив. На предприятии издается соответствующий приказ.

Журнал заводится при регистрации организации и заполняется, пока фирма не прекратит свое существование. Причиной для создания нового документа является окончание места для внесения записей в предыдущем журнале.

Рекомендуется покупать тетради с большим количеством страниц. Законом не разрешается досрочно закрывать журналы, если они не были испорчены или утеряны.

Какие приказы нужно регистрировать

Приказы по основной деятельности подготавливаются руководителем или уполномоченными специалистами подразделений. Исключениями являются сложные вопросы, которые требуют созыва специальной комиссии или проведения собрания с начальниками нескольких подразделений.

В отличие от документов по личному составу или направленных в отдел кадров, приказы по основной деятельности не относятся к определенному человеку. Они оформляются на всю организацию.

Стандартными примерами приказов являются:

о создании нового подразделения;
о назначении генерального директора;
об утверждения новых правил оформления внутреннего договора;
об изменении штатного расписания;
о появлении на предприятии безналичного расчета;
о требованиях к охране коммерческой тайны;
о сокращении числа сотрудников;
об установлении материальной ответственности целого подразделения;
об изменении форма расчетного листка.

Работодатели обязаны регистрировать приказы, которые меняют или устанавливают локальные правила для большей части сотрудников. Одинаковую важность имеют распоряжения для руководящих и обычных должностей.

В стандартный распорядительный акт входит:

система планирования организации;
решения о хозяйственной деятельности;
построение новой стратегии продаж;
изменение формы отчетности;
планы по развитию бизнеса.

Требования к оформлению

Если работодатель решил вручную заполнять журнал регистрации приказов, требуется проставить нумерацию на каждом листе, затем прошить все листы вместе. На последней странице приклеивается наклейка, на которой вписывается количество прошитых листов в документе, ФИО сотрудника, подпись и печать.

Наклейку имеет право заполнять уполномоченное лицо (тогда проставляется его должность) или руководитель. Печать организации требуется проставлять так, чтобы хотя бы треть заходила на наклейку.

Законодательством разрешено заводить новый журнал раз в год, однако можно и чаще, если старый закончился. Нумерация страниц в новом журнале начинается сначала, наклейка и титульный лист также заполняются с нуля.

Законодательством не установлена единая форма для заполнения журнала, обязанность разработать бланк документа.

В стандартном журнале должны быть следующие страницы:

титульный лист;
несколько страниц с перечислением всех исполнительных лиц, которые имеют право делать записи в журнале;
главный раздел, в котором регистрируются приказы по основной и другим видам деятельности.

Фирма может добавлять другие разделы, например, для дополнительных соглашений к приказам. На титульном листе требуется отразить:

название компании полностью;
название документа;
время составления журнала учета;
последний день ведения документа.

На страницах об ответственных специалистах разрешено записывать:

ФИО уполномоченных граждан полностью;
ссылки на бумаги, которые дают сотрудникам новые полномочия (например, приказ);
подписи сотрудника, которые подтверждают ответственность за предоставление неверных сведений;
даты, в течение которых граждане несут ответственность за журнал.

Основной раздел является самым обширным, в него разрешено вносить следующие сведения:

порядковый номер записи;
реквизиты документа, дата и номер;
количество листов, из которых состоит приказ;
ФИО полностью и должность специалиста, в отношении которого был выпущен приказ.

Номера проставляются без перерывов по всему журналу, даже если на странице нет записей. Номера приказа присваиваются в соответствии с внутренним распорядком компании. Чаще всего ставят индекс и цифровой номер.

В разделе «Вид приказа» требуется проставить действие, которое было выполнено в отношении человека, например, увольнение, повышение, прием на работу, взыскание штрафа, выход в декретный отпуск и т.д.

В любую запись вносятся основания для внесения в журнал, например, трудовой договор, заявление человека, составление дополнительного соглашения, доверенности, оформление уведомления сотрудника.

Форма журнала и скачать бланк

Законодательством не установлено единой формы для организаций. На работодателе лежит ответственность за разработку, проверку и утверждение бланка. В него разрешено добавлять любые поля, удовлетворяющие потребностям фирмы. Журнал оформляется в электронном и бумажном виде.

Традиционный журнал требуется пронумеровать, прошить и скрепить печатью. Чтобы подписаться в журнале, требуется поставить ФИО уполномоченного лица полностью и расшифровать подпись. На наклейку ставится число прошитых листов и инициалы руководителя фирмы.

Ответственное лицо расписывается на наклейке, с этого момента журнал получает юридическую силу. Если нарушить процесс оформления, документ не будет считаться значимым.

Скачать бланк журнала можно по ссылке.

Как заполнить и его образец

Стандартный образец журнала включает таблицу, в которой содержаться следующие графы:

номер записи по порядку;
время издания оригинального приказа;
наименование документа полностью;
несколько предложений о содержании приказа;
ФИО сотрудника, который несет ответственность за выполнение приказа;
если есть, то примечания и комментарии.

Структура таблицы не является обязательной, можно добавлять любое количество столбцов для внесения новых записей. Например, многие добавляют графу о списке сотрудников, которые ознакомились с оригинальным приказом и поставили свои подписи или как-либо отреагировали. Можно внести номера страниц, приложенных к документу, если есть.

Титульный лист должен содержать всю информацию о компании, директоре и всех сотрудниках, которые несут ответственность за журнал.

Он может быть простой тетрадкой в линейку, которую разделили на необходимое количество столбцов. Главное, чтобы ее хватило на 365 дней.

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности:

Что не должно быть

В журнал регистрации нельзя вносить:

исправления;
необоснованные перечеркивания;
подчистки;
измененные или дополненные записи;
вырванных или порванных страниц.

Небольшие ошибки можно исправлять, аккуратно зачеркнув запись, поставив рядом подпись и вписав верные данные.

Срок хранения

Статьей 358 о перечне типовых управленческих документов, опубликованной Росархивом в 2000 году, установлен срок хранения журнала. Он составляет все время действия организации, но не более 75 лет. Приказ о сдаче журнала в госархив также хранится в течение 75 лет.

В электронном виде

Электронный журнал представляет собой компьютерный файл с таблицами, которые работодатели обязаны защищать от правок и доступа сотрудников. Форма и правила ведения документа совпадают с теми, которые установлены для бумажной версии.

Если налоговая служба решила устроить проверку и просит журнал, его можно распечатать в любой форме. Главное, чтобы у документа была обложка, титульный лист, нумерация страниц, прошитые листы, заверение и проставление печати.

Когда журнал передается в архив, требуется проверить его читаемость и полноценность данных. Документ печатается на качественной бумаге.

Рекомендуется отделять приказы по личному составу, которые считаются документами по внешнему движению, от бумаг по основной деятельности и внутреннему движению специалистов.

Первые документы часто требуются отделу кадров для составления отчетности и статистики о приеме на работу и увольнении, переводе на другие должности и т.д. Эти бумаги удобно распечатывать из электронного журнала.

Журнал регистрации приказов обязательно формируется на любом предприятии. Юрисдикция документа может распространяться на всех работников сразу, на руководство или на отдельные лица. Он требуется для наведения порядка в документах.

Журнал хранится в течение всего времени действия фирмы, его проверяет налоговая служба.

по теме:

Внимание!

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Источник: https://juristampro.ru/skachat-obrazec-zhurnala-registracii-prikazov-po-osnovnoj-dejatelnosti/