Протокол общего собрания акционеров. Как правильно оформить

Документы годового общего собрания акционеров | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Одним из основных документов общего собрания акционеров Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее − ФЗ «Об акционерных обществах») называет протокол общего собрания акционеров. Именно этот документ фиксирует ход ведения собрания и решения, принятые по вопросам повестки дня. Рассмотрим подробнее процедуру оформления этого документа.

Протокол общего собрания акционеров

Основным документом, который фиксирует ход ведения собрания и решения, принятые по вопросам повестки дня, является протокол общего собрания.

Правила оформления протокола общего собрания акционеров практически те же, что и для всех документов этого вида.

Однако следует обратить внимание на то, что вводная часть протокола общего собрания акционеров должна содержать важную дополнительную информацию, состав которой определен правовыми актами (ФЗ «Об акционерных обществах» и Положением о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров (зарег. в Минюсте РФ 16.07.2002 № 3578)):

• полное фирменное наименование и место нахождения общества;
• вид общего собрания;
• форма проведения собрания;
• дата проведения общего собрания – дата составления протокола;
• место проведения общего собрания (точный адрес);
• председатель (президиум) и секретарь общего собрания;
• повестка дня общего собрания;
• время начала и время окончания регистрации участников собрания;
• время начала и время закрытия общего собрания, а в случае, если решения, принятые собранием, и итоги ания по ним оглашались на общем собрании, также время начала подсчета ;
• число , которыми обладали лица, включенные в список акционеров, по каждому вопросу повестки дня;
• число , которыми обладали лица, реально принявшие участие в собрании, по каждому вопросу повестки дня с указанием, имелся ли кворум по данному вопросу.

Из приведенного перечня видно, что информация практически повторяет сведения, включаемые в протоколы счетной комиссии.

(Пример вводной части протокола общего собрания акционеров см. во вложенных документах).

Самое серьезное внимание следует уделять формулировкам вопросов повестки дня общего собрания акционеров, чтобы исключить двусмысленность и неоднозначность их толкования.

Неопределенность повестки дня может, например, допустить рассмотрение на общем собрании вопросов, материалы по которым не были своевременно предоставлены акционерам для изучения, а значит, они не имели возможности сформировать своего мнения.

Важно знать!

Не рекомендуется обозначать вопросы повестки дня словами «разное», «иное» и т.п., которые не позволяют точно узнать, какой конкретный вопрос предполагается рассмотреть на собрании.

Кодекс (Свод правил) корпоративного поведения (введен в действие распоряжением ФКЦБ «О рекомендациях к применению Кодекса корпоративного поведения» от 04.04.2002 № 421/р) содержит еще ряд рекомендаций по формулировкам вопросов, входящих в повестку дня общего собрания акционеров.

Например, решение некоторых вопросов невозможно без принятия решений по другим, взаимосвязанным вопросам. В этих случаях такие вопросы рекомендуется объединять.

Так, если отдельными пунктами повестки дня стоят вопросы о досрочном прекращении полномочий совета директоров и об избрании нового состава этого органа, положительное решение по первому вопросу и отрицательное по второму приведет к тому, что общество останется без действующего совета директоров.

Новые статьи

Основная часть протокола должна содержать:

• основные положения выступлений и имена выступавших лиц по каждому вопросу повестки дня;
• формулировки решений, принятых по каждому вопросу повестки дня;
• число , отданных за каждый из вариантов ания («за», «против», «воздержался») по каждому вопросу повестки дня, например:

ПОСТАНОВИЛИ:

Утвердить годовой отчет, бухгалтерский баланс, счета прибылей и убытков за 2010 год.

Результаты ания:

«ЗА» – ___ (___% от общего числа , участвующих в собрании);

«ПРОТИВ» – нет;

«ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» – нет.

Решение принято ___ голосами.

Протокол № 2 счетной комиссии прилагается.

Таким образом, текст протокола должен быть подробным и отражать выступления, вопросы и итоги ания по каждому вопросу повестки дня.

Последнее очень важно, так как в соответствии с законом решения могут приниматься простым большинством (50% + один голос участников ания), но могут быть установлены и другие нормы, например большинством в три четверти лиц, принимающих участие в собрании.

Поэтому нужно обязательно указывать в протоколе число , отданных за то или иное решение. В противном случае решение теряет юридическую силу.

На заметку!

Протоколы счетной комиссии по итогам регистрации и ания приобщаются к протоколу общего собрания. Кроме того, приложениями к протоколу являются документы, принятые или утвержденные решениями общего собрания.

В соответствии с российским законодательством протокол окончательно составляется и редактируется не позднее чем через 15 дней после закрытия собрания (см. ФЗ «Об акционерных обществах», ст. 63). Он составляется в двух экземплярах, и оба экземпляра подписываются председателем и секретарем собрания, которые несут ответственность за достоверность протокола перед акционерами.

(Пример формы протокола общего собрания акционеров см. во вложенных документах).

Документационное обеспечение подготовки и проведения годового общего собрания акционеров – это серьезная работа по составлению значительного числа документов.

Она требует знания правовых норм, учет которых обеспечит юридическую силу не только самим документам, но и решениям, принимаемым на собраниях. Это касается всех видов и форм проведения общих собраний акционеров.

О документационном обеспечении подготовки и проведения внеочередных собраний акционеров – в следующих публикациях.

Т.А.Быкова, канд. ист. наук, доцент РГГУ

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210516-qqe-16-m5-dokumenty-godovogo-obshchego-sobraniya-aktsionerov

Понятие протокола общего собрания акционеров: шаблон, типовой образец, бланк

Акционеры, объединившись в общество, приобретают общие интересы, но вместе с тем и остаются при своих мнениях. Поэтому им следует установить правила и порядок совместной работы, выработать формы действующих в компании документов, в том числе и протокола собрания, фиксирующего факт принятия общих решений.

Понятие и нормы

Данный вид протокола составляется в течение 3-х дней по завершении общего собрания. Должно быть два экземпляра, законность которых подтверждается подписями председателя и секретаря собрания на каждом из них.

Законодательство не регламентирует форму протокола ОСА, а лишь указывает на его необходимость, и дает общее представление о его содержании. Эту информацию можно извлечь из:

• 14-го ФЗ об ООО (ст. 37).
• 208-го ФЗ об АО (ст. 63).

Виды и функции

Протокол служит для фиксации итогов ания, и утверждения решений собрания, принятых на основании прошедшего волеизъявления акционеров.

Существует два вида оформления протокола:

1. Последовательно, по ходу собрания.
2. Логическими частями.

В первом случае структура такая:

• Вопрос из повестки.
• Прения по нему.
• Голосование и его итог.
• Переход к следующему вопросу.

Второй вариант:

• Повестка.
• Последовательное изложение выступлений по каждому вопросу.
• Итоги всех аний.

Как составить протокол общего собрания акционеров

Составить протокол можно, если имеется образец, или разработать собственный вариант. Главное, чтобы он нес в себе всю необходимую информацию о прошедшем ОСА.

Необходимые сведения

Отсутствие установленного вида для протокола ОСА не отменят требования о необходимости фиксации в нем достаточного объема сведений о происходящем. Закон об АО указывает на обязательность присутствия в протоколе информации об:

• Координатах и времени собрания.
• Общем количестве акционеров, имеющих право на участие в собрании.
• И количестве их присутствия в данный момент.
• Повестке собрания.
• Составе президиума и секретаре.
• Главном содержании выступлений.
• Итогах ания.
• Принятых решениях.

Инструкция

Протокол должен вести секретарь в процессе собрания, по окончании которого, за три рабочих дня, он обязан быть подготовлен в окончательный вид документа. Он может быть выполнен:

• На фирменном бланке компании.
• На простых листах А4.
• Заполнен от руки.
• Набран на компьютере.

Но на обоих экземплярах должны быть «мокрые» подписи. А вот печать или штамп – не обязательны, так как протокол является внутренним документом.

На предоставление своей копии каждому участнику собрания отводится 10-ть дней.

Образец

Образец заполненного протокола выглядит так:

• Вверху в углу – номер протокола и причина его проведение.
• Затем развернутое название общества.
• Адрес.
• Вид ОСА (например, годовое) и форма его проведения.
• Дата и место ОСА.
• Дата составления окончательного списка акционеров, обладающим правом ания и их число.
• Начало и конец регистрации.
• Начало и конец собрания.
• Количество присутствующих акций подходящих для участия в ании.
• Повестка собрания.

Следующий блок протокола связан с определением кворума по вопросам повестки собрания. В нем отражается такая информация:

• Количество всех -акций общества.
• Количество акций, зарегистрированных в реестре по каждому из вопросов повестки в отдельности.
• Количество присутствующих в данный момент на собрании, и наличие кворума по каждому вопросу.
• Пофамильный перечень, включающий председателя, секретаря и приглашенных.
• Список счетчиков (с их паспортными данными).

Далее идет описание хода собрания. По каждому вопросу следует запись:

• Постановка вопроса.
• Список выступавших по нему, с изложением тезисов их речей.
• Итого ания: за, против, воздержались.
• Решение принято/не принято.
• Постановление собрания.

И в самом конце:

• Число составления документа.
• Список приложений.
• Подписи председателя и секретаря.

Скачать пример ОСА можно здесь.

Образец ОСА

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/dokumentatsiya/protokol-obshhego-sobraniya-aktsionerov.html