+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Содержание

Должностные обязанности секретаря – помощника руководителя, делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

— Организация бизнеса — Кадры — Должностные инструкции — Должностные обязанности секретаря

Секретари – сотрудники, без участия, знаний и навыков которых сложно обеспечивать слаженную работу хозяйствующего субъекта. Спектр должностных обязанностей секретаря достаточно большой. С ними стоит ознакомиться, чтобы иметь представление о значении данной профессии в современной действительности.

Особенности профессии секретаря и требования к работнику

Даная работа не только требует от лица организованности, коммуникабельности и собранности, но и может обещать ему отличные перспективы карьерного роста. Например, в будущем он может рассчитывать на должность офис-менеджера сотрудника отдела и т.д.

Основные требования, предъявленные к этому специалисту, следующие:

  1. Среднее, высшее образование;
  2. Стаж работы;
  3. Владение ПК и умение работать с оргтехникой;
  4. Знание основ делопроизводства;
  5. Знание иностранного языка (зачастую, английского).

Также многие работодатели делают акцент на личностные качества человека (доброжелательность, отзывчивость, пунктуальность), его отношение к мельчайшим деталям, возможность справляться с широким кругом обязанностей и поручений, приятную внешность.

Заработная плата специалиста варьируются от 15000 рублей и до 40000 рублей. Это зависит от объема работы и финансового положения самой организации.

Существует несколько основных специализаций секретаря:

  • Помощник руководителя;
  • Делопроизводитель.

Должностные обязанности секретаря руководителя

Назначение и увольнение данного сотрудника может происходить только по распоряжению управленца, в чьем подчинении он находится. Также в распоряжении оговаривается должностное лицо, которому делегируются обязанности секретаря руководителя во время его отсутствия на работе.

В своей деятельности данный сотрудник руководствуется:

  • нормативно-правовыми актами федерального и регионального уровней;
  • Уставом и локальными правилами внутреннего распорядка;
  • положениями должностной инструкции.

В должностные обязанности секретаря руководителя входит:

  • обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя (систематизация и структуризация всех необходимых для этого материалов);
  • обеспечение руководителя всем необходимым для работы — исправной организационной техникой, канцелярскими принадлежностями;
  • подготовка совещаний и заседаний, проводимых руководителем;
  • организация командировки руководителя (заказ билетов и бронирование гостиницы);
  • составление запросов и писем по поручению начальства;
  • организация приема посетителей (при необходимости — встреча и размещение гостей);
  • ответ на поступающие звонки, фиксирование поступивших сведений и их передача управленцу;
  • прием заявлений и их передача на подпись руководителю;
  • передача информации от руководства конечным пользователям (конкретным исполнителям, партнерам, клиентам);
  • контроль сроков и качества исполнения сотрудниками предприятия приказов и распоряжений руководства;
  • выполнение копировально-множительных работ любой сложности и объема;
  • поддержание оперативной связи с другими компаниями (как государственными, так и коммерческими), отдельными лицами по вопросам, касающимся непосредственной деятельности предприятия.
  • выдача необходимых справок о стаже работников, а также об их заработной плате.

Секретарь также должен выполнять отдельные поручения служебного характера своего непосредственного руководителя.

Кроме обязанностей, у данного специалиста есть и права. Он может:

  • получать информацию любого характера (даже конфиденциальную, имеющую соответствующий гриф) в том объеме, который потребуется для решения поставленных задач;
  • предлагать руководству идеи по совершенствованию своей работы, повышению производительности труда;
  • запрашивать у других специалистов или целых отделов документы и информацию, которая потребуется для выполнения его обязанностей;
  • требовать создания оптимальных условий для эффективной работы;
  • требовать от исполнителей оперативного исправления выявленных ошибок в представленных документах;
  • принимать решения в пределах своей компетенции.

Секретарь руководителя ответственен за:

  • нарушения правил внутреннего трудового распорядка и правил техники безопасности;
  • несоблюдение приказов, распоряжений и иных локальных актов;
  • невыполнение обязанностей, прописанных в должностной инструкции;
  • оформление документов, которые предоставляются на подпись руководителю;
  • разглашение вверенной ему информации.

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя

Секретарь делопроизводитель находится на ступень ниже, чем референт. Но от этого круг его обязанностей не меньше.

Так, в должностные обязанности секретаря-делопроизводителя входит:

  • прием входящих звонков;
  • ведение документооборота компании;
  • формирование исполнительных документов в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной организацией;
  • экспертиза ценности документов и их сортировка;
  • хранение ценных бумаг;
  • ведение архива документов, их своевременное списание, а также утилизация.

Многие обязанности, которые вменены делопроизводителю, может выполнять и секретарь руководителя, но стоит уточнить, что его функционал заметно шире. Это связано, в первую очередь, с необходимостью обеспечения управленческой деятельности начальства.

У делопроизводителя, как и у любого другого специалиста, имеется ряд прав, в частности:

  • право на получение доступа к необходимой для его деятельности информации;
  • право заверять собственной подписью некоторые документы;
  • право на ознакомление с документами, а также решениями, которые принимает руководство, в отношении круга своих должностных обязанностей;
  • право на отстаивание своих интересов.

Для трудоустройства на должность секретаря необходимо грамотно составить резюме.

В нем важно указать все свои основные профессиональные преимущества, личностные качества и, конечно, профильный опыт работы.

Можно также скачать в интернете подходящее резюме, заполнить его и отправить потенциальному работодателю на рассмотрение. (8 голос., 4,90 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/dolzhnostnye-obyazannosti-sekretarya.html

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Что входит в должностные обязанности делопроизводителя и кому подойдёт такая работа? Вакансии секретарей и делопроизводителей обширно представлено на порталах для поиска работы, что означает востребованность данной профессии. Рассказываем, какие функции выполняют секретари-делопроизводители на рабочем месте, чего ожидают от них работодатели, а также почему эта специальность не потеряет актуальности в ближайшие годы.

Профессия секретаря-делопроизводителя

Секретарь-делопроизводитель — это специалист, который контролирует документооборот организации.

Он обрабатывает входящую и исходящую корреспонденцию, распределяет и подшивает внутреннюю документацию, ведёт архив, утилизирует документы, срок хранения которых истёк.

Полный список того, что входит в обязанности этого специалиста, определяет его работодатель. Секретарь подчиняется напрямую руководителю, нередко является по совместительству его личным помощником.

Востребованность секретаря-делопроизводителя не вызывает вопросов. Любое современное предприятие, даже малый бизнес с 10-15 работниками имеет такой документооборот, что контролировать его без отдельного специалиста не представляется возможным. Именно этой работой и занимается делопроизводитель.

Эта профессия не подразумевает карьерного роста. Хотя опытный и хорошо зарекомендовавший себя специалист может претендовать на аналогичную должность в более престижной организации с высокой оплатой.

Анализ порталов для поиска работы показывает, что средняя зарплата секретаря в регионах составляет 15-20 тысяч рублей, в Москве — 40 тысяч рублей.

Делопроизводители в государственных учреждениях — в мировом суде, в детском саду, в школе — обычно начинают с минимальной заработной платы. Через несколько лет можно рассчитывать на небольшие надбавки за стаж.

Секретарь-делопроизводитель контролирует документооборот организации

Функции

Работа секретаря-делопроизводителя может показаться скучной и монотонной, но в действительности эти специалисты выполняют довольно много разнообразных дел в течение рабочего дня. Основная их функция — контроль документооборота организации.

Если речь идёт о секретаре в суде, вероятно, специалист будет только вести протоколы судебных заседаний.

Работник в офисе не только занимается документами и корреспонденцией, но и принимает звонки, а также обеспечивает обратную связь между руководством и структурными подразделениями.

Основные функции делопроизводителя во многом определяются спецификой организации и сферы, в которых он трудится.

Секретарь лучше всех в компании должен знать документацию, быстро ориентироваться в ней и должным образом хранить.

Если руководителю необходимо найти приказ трёхлетней давности, именно грамотный делопроизводитель за минуту подаст ему нужную папку с искомым документом.

В редких случаях выполняет функции инспектора — проверяет, как выполнены поручения руководителя в структурных подразделениях.

Обязанности

Основную часть рабочего времени делопроизводитель будет уделять бумагам. Контроль документооборота компании, активное управление им на практике подразумевает выполнение множества дел и заданий. Часть из них будут рутинными и повторяться изо дня в день, другие потребуют специальной подготовки и особенного внимания.

Стандартный перечень обязанностей секретаря-делопроизводителя включает:

  • ведение документооборота компании;
  • подготовка проектов приказов, распоряжений, договоров;
  • деловая переписка;
  • ведение протоколов встреч и заседаний;
  • подготовку отчётов по своему направлению работы;
  • обеспечение связи между руководством и структурными подразделениями;
  • доведение важной административной информации до сотрудников компании;
  • регистрацию приказов руководства;
  • приём, регистрацию, распределение входящей корреспонденции;
  • подготовку и отправку входящей корреспонденции;
  • выполнение личных поручений руководства;
  • встреча гостей, клиентов, деловых партнёров;
  • приём входящих звонков.

Работодатель может как сократить, так и расширить перечень обязанностей секретаря. Что именно будет делать делопроизводитель на рабочем месте, определит его начальник.

Профессия секретаря подойдёт коммуникабельным людям, которые не боятся бумажной работы

Требования к работнику

Требования к кандидату на должность секретаря, как правило, подразумевают не образование, а конкретные навыки и умения. Кадровик компании укажет в вакансии следующие характеристики:

  • внимательность;
  • терпимость к монотонной бумажной работе;
  • коммуникабельность, вежливость;
  • уверенный пользователь ПК — стандартные офисные программы, 1С, в редких случаях графические редакторы;
  • умение пользоваться оргтехникой — принтер, сканер, ксерокс, факс;
  • презентабельный внешний вид;
  • спокойный характер, стрессоустойчивость;
  • грамотная устная и письменная речь.

Специалист должен ориентироваться в правилах и нормах делопроизводства. Возможно, окончить соответствующие курсы. Опыт работы в аналогичной сфере обычно считается преимуществом, но большинство работодателей принимают кандидатов и без опыта работы.

Как правило, требования в государственном учреждении менее строги из-за меньших зарплат.

Медицинских противопоказаний к такой работе нет, но некоторые ограничения могут быть установлены для людей с аллергией на бумажную пыль, нервными расстройствами, а также с заразными заболеваниями. Секретари много контактируют с другими людьми, а нередко становятся неофициальными лицами компании, потому что именно их первыми видят посетители в приёмной.

Типовая должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — это очень важный документ, который раскроет сотруднику полный перечень его служебных обязанностей. Выше мы кратко перечислили, что делают секретари на рабочем месте, но именно из инструкции делопроизводитель должен узнать, чего ожидает от него работодатель.

Инструкция всегда является приложением к трудовому договору, без него не имеет законной силы. Важно учесть, что этот документ содержит информацию не только об обязанностях, но и о правах, и ответственности работника.

Стандартный перечень прав секретаря включает:

  • знакомиться с нормативными актами организации;
  • требовать от сотрудников организации соблюдать нормы документооборота и выполнять поручения руководителя;
  • иметь доступ ко всем информационным базам предприятия, к архивам электронных и бумажных документов.

Ответственность секретаря подразумевает не только необходимость в срок и в полном объёме исполнять обязанности, но и обеспечивать сохранность вверенного имущества.

Это касается офисной техники, компьютеров, телефонов. Не менее важно учесть, что в силу профессиональных особенностей, такой специалист получит доступ к коммерческой тайне и другой секретной информации.

Поэтому уместно будет подписать отдельное соглашение о неразглашении.

Скачать: Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Заключение

Секретарь-делопроизводитель — это важное звено в любой организации. Этот специалист контролирует документооборот, принимает и отправляет корреспонденцию, а также выполняет личные поручения руководителя.

Для этой работы не требуется высшее образование, но необходимы внимательность, умение терпеть рутину, знание норм документооборота и умение решать несколько задач одновременно.

Эту профессию нельзя отнести к высокооплачиваемым, но любой портал для трудоустройства в любой момент времени предложит десятки вакансий.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/dokumenty/dolzhnostnaya-instruktsiya-sekretarya-deloproizvoditelya.html

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: обязанности

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Секретарь делопроизводитель выполняет важную функцию на любом предприятии: в школе, в детском саду, в коммерческой организации, в городской администрации, в суде и пр.

Поэтому к его выбору работодатели предъявляют особые требования.

Как регулирует работу такого сотрудника должностная инструкция? Какие обязанности должен он выполнять и какую ответственность несет? Далее рассмотрим эти вопросы.

Образец типовой должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Основная функция секретаря делопроизводителя – быть помощником руководителя. Именно от работы этого сотрудника зависит насколько грамотно будет составлен рабочий график руководителя, директора, зама и пр. Он четко фиксирует все встречи, готовит документацию для решения деловых вопросов, принимает почту, звонки и пр.

В большинстве компаний это подразумевает совмещение сразу двух должностей: непосредственно секретаря и офис менеджера. Нередко к этому сотруднику выдвигаются требования по знанию иностранных языков.

Для специалиста отдела кадров важно иметь образец типовой инструкции для таких работников, поэтому предлагаем рассмотреть содержание типового документа.

Общие положения

В типовом документе, который регламентирует порядок выполнения должностных обязанностей секретарь делопроизводитель относится к разряду «технических работников». Его непосредственный начальник – гендиректор. Основные требования:

  • наличие минимум среднего специального образования;
  • опыт от года;
  • работник должен знать основы компьютерных программ — word, exel и пр.;
  • должен владеть организацией делопроизводства.

В зависимости от своих потребностей организации могут расширить список требований в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя. Например, для такого работника в суде дополнительно выдвигаются требования в умении скоростной печати, в т.ч. машинописной, также необходимо умение обращаться с любым видом техники, которая может быть использована в зале суда и пр.

Должностные обязанности

Согласно типовой должностной инструкции секретарь делопроизводитель обязан:

  • принимать посетителей и вести учет времени приема;
  • принимать звонки и корреспонденцию;
  • принимать документацию и направлять ее на подпись своему руководителю;
  • составлять различные запросы, вести техническую работу по организации рабочего времени;
  • организовывать командировки своего начальника — покупать билеты, заказывать гостиницы и пр.;
  • выполнять личные распоряжения своего непосредственного руководителя и пр.

Основные положения могут корректироваться в зависимости от потребностей организации: для коммерческих организаций — это необходимость знания иностранных языков, а для секретаря делопроизводителя в сфере медицины — знание терминологии и пр.

Права

В должностной инструкции помимо обязанностей секретаря делопроизводителя имеется информация о том, на что секретарь-делопроизводитель имеет право.

Например, к его правам относится решение не приступать к выполнению своих непосредственных обязанностей, если существует малейшая угроза для его жизни либо здоровья.

Также он волен самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции, и вносить рацпредложения по улучшению условий своей работы — закупка нового офисного оборудованияи другое.

Ответственность

Инструкция по исполнению прямых должностных обязанностей секретаря делопроизводителя содержит предупреждения об ответственности.

К примеру, секретарь-делопроизводитель несет ответственность за: результаты принятых самостоятельно решений, за разглашение коммерческой тайны и пр.

Также предусмотрена ответственность за нарушения техники безопасности, за опоздания, прогулы, превышение полномочий и пр.

Условия работы

Условия работы в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя прописываются индивидуально в каждой организации, однако они не должны противоречить основным положениям ТК РФ, и не нарушать прав и свобод работника.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юристаЗадать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

(103,60

Источник: https://ubpln.ru/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-deloproizvoditelya-obyazannosti.html

Должностные инструкции секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция представляет собой внутренний документ, который устанавливает права, обязанности и ответственность сотрудника.

Согласно Трудовому Кодексу РФ должностная инструкция не считается обязательным для составления документом, но как кадровый документ с четко прописанными правилами, полезен как работнику, так и самому работодателю.

Должностные инструкции необходимы для:

  • распределения труда между персоналом предприятия;
  • повышения ответственности работника за вверенный ему участок работы;
  • при решении спорных вопросов между работником и администрацией.

Хорошо организованное функционирование предприятия основано на точном выполнении всеми сотрудниками требований должностных инструкций, где грамотно и четко определены и разграничены обязанности исполнителей на каждом отдельном участке.

Виды должностных инструкций

Должностные инструкции подразделяются на:

  • типовые и
  • индивидуальные.

Типовые инструкции создаются предприятий отдельных отраслей и их подразделений и служат исходным примером для разработки индивидуальных должностных инструкций конкретных сотрудников.

Поскольку четкая форма инструкции не оговорена нормативными актами, разработчик сам решает, какой формат будет иметь этот документ.

Должностная инструкция может представлять собой одиночный документ, а также может являться приложением к другому документу, например, трудовому договору.

Оформление документа

Должностная инструкция, как официальный кадровый документ, должна подчиняться требованиям ГОСТа и содержать определенные реквизиты, такие как:

  1. Наименование организации;
  2. Вид документа;
  3. Номер, дата;
  4. Утверждение, согласование;
  5. Основной текст;
  6. Подписи составителей, визы ознакомления.

Должностную инструкцию разрабатывает начальник структурного подразделения, затем она визируется юридическим отделом (юристом), кадровой службой и/или начальниками иных служб и отделов, с которыми будет взаимодействовать делопроизводитель при работе.

Утверждается должностная инструкция начальником предприятия или его заместителем, курирующим данное подразделение.

Секретарь-делопроизводитель

Профессия секретаря-делопроизводителя требует от сотрудника профессиональной компетентности, коммуникабельности, отличных деловых и личных качеств. Секретарь делопроизводитель в наши дни – это, скорее, помощник главы предприятия, который своей работой содействует эффективной деятельности руководителя.

Специфика профессии состоит в том, что секретарю приходится иметь дело с колоссальным объемом документов, с новейшей, современной организационной техникой, общаться с большим количеством людей.

Секретарь обязан знать не только руководящие документы своего предприятия, правила эксплуатации технических средств, технику безопасности, правила охраны труда и внутреннего распорядка, но также постановления, приказы и постановления вышестоящих организаций.

Для оперативного решения поставленных вопросов ему необходимо знать административный персонал предприятия, вышестоящее руководство, начальников подразделений.

Деловые качества присущие хорошему секретарю — это:

  • Профессионализм – владение специальными навыками, знаниями, умениями(свободное владение компьютерными программами, редакторами, знание языков, грамотное письмо и культура речи);
  • Ответственность – способность отвечать за выполнение поставленных задач;
  • Организованность – умение рационально подготовить рабочее место, распределить время;
  • Инициативность – умение проявлять способности в своей компетенции и другие.

Loading, Please Wait!

This may take a second or two.

Adblock detector

Источник: http://rushbiz.ru/upravlenie-biznesom/personal/dolzhnostnye-instrukcii-sekretarya-deloproizvoditelya.html

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — регламент, который должен быть составлен с учетом специфики условий труда на конкретном предприятии и тех требований, которые обусловлены управленческими потребностями руководства. При составлении этого документа необходимо будет объединить требования, описывающие обязанности секретаря и специалиста, занимающегося делопроизводством.

Из статьи вы узнаете:

  • какие требования предъявляются к должностной инструкции секретаря-делопроизводителя;
  • каковы правила оформления должностной инструкции секретаря-делопроизводителя;
  • какие должностные обязанности секретаря-делопроизводителя необходимо включить в инструкцию;
  • какие права секретаря-делопроизводителя должны быть прописаны в должностной инструкции.

Требования к должностной инструкции

В трудовом законодательстве не устанавливается обязательное использование на предприятии такого организационно-нормативного документа, как должностная инструкция.

 Но сомнений в ее необходимости уже не осталось даже у тех работодателей, которые стремятся свести к минимуму количество «бумажной работы».

Вопросы регулирования трудовой деятельности каждой единицы, указанной в штатном расписании компании, с учетом должностного статуса и конкретной специфики рабочего места, могут быть решены составлением должностной инструкции.

Любая должностная инструкция, в том числе, и должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, является регламентом. Этим документом не только конкретизируется трудовая функция и четко очерчивается круг обязанностей, но и устанавливается порядок взаимодействия с созависимыми штатными единицами, дается перечень правовых актов, которыми следует руководствоваться в работе.

К таким правовым актам относятся законы, отраслевые стандарты и регламенты, локальные нормативные акты конкретного предприятия. Наличие должностной инструкции позволяет требовать от работника выполнения указанных в ней конкретных обязанностей и расценивать их невыполнение как нарушение трудовой дисциплины.

Разработка и практическое применение должностных инструкций позволяет:

  • осуществить оптимальную расстановку штатных единиц:
  • рационально распределить между ними трудовые обязанности и установить четкий порядок взаимодействия;
  • повысить служебную дисциплину на предприятии;
  • установить конкретные критерии по которым каждый специалист может быть объективно оценен на соответствие той или иной должности;
  • использовать устанавливаемые инструкцией требования для разрешения трудовых споров.

Из сказанного выше понятно, что должностная инструкция секретаря-делопроизводителя является важным документом. Его юридическая значимость должна быть обеспечена за счет выполнения требований к его структуре, содержанию и оформлению. В соответствии с УСОРД, структура документа должна содержать следующие разделы:

  1. Общие положения;
  2. Описание трудовой функции;
  3. Должностные обязанности;
  4. Права;
  5. Ответственность;
  6. Связи по должности.

Поскольку утвержденной типовой структуры должностной инструкции нет, в документ могут быть дополнительно включены другие разделы.

Например, раздел «Подчиненность», в котором можно прописать чьи конкретно указания должен выполнять секретарь-делопроизводитель, какие из них являются приоритетными.

Кроме этого, должностная инструкция секретаря-делопроизводителя может содержать раздел «Ответственность», в котором конкретно будет оговорена дисциплинарная ответственность, предусматриваемая за ненадлежащее исполнение требований, оговариваемых документом.

Текстовое содержание должностной инструкции

Что касается текстового содержания документа, его наполнение значительно облегчается за счет использования квалификационных справочников и профессиональных стандартов. Пока что профстандарт секретаря-делопроизводителя не разработан, но описание функционала можно взять из квалификационных справочников.

Также при описании функциональных обязанностей секретаря, можно воспользоваться, например, профстандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (ссылки в конце статьи). Квалификационные требования и трудовые функции должны быть адаптированы к конкретным условиям производственной деятельности предприятия, специфике конкретного структурного подразделения.

Текст должностной инструкции секретаря-делопроизводителя должен быть написан ясным и понятным языком с использованием четких и конкретных формулировок.

Он должен быть убедительным и информационно емким, то есть, предложения должны содержать минимальное количество слов при максимальной смысловой наполненности.

Убедительность его достигается за счет логики и последовательности изложения смысловых блоков.

Правила оформления должностной инструкции

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210876-qqq-17-m4-doljnostnaya-instruktsiya-sekretarya-deloproizvoditelya

Обязанности секретаря делопроизводителя, общая характеристика, права

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Бизнес юрист > Трудовое право > Обязанности секретаря делопроизводителя, о чем стоит помнить

Каждая серьезная компания, архив, библиотека, музей или образовательное учреждение так или иначе связаны с потоком документов. Для успешной и своевременной обработки информации нужно координирование документного потока. Это работа секретаря делопроизводителя. О том, каковы обязанности секретаря делопроизводителя, каким он должен быть и чем занимается, расскажет эта статья.

Общая характеристика профессии

Делопроизводством называется сфера, связанная с созданием, хранением информации и документооборотом. Сюда входят:

  • внутренние документы фирмы: инструкции, распоряжения, Устав
  • внешние документы: нормативные акты, договоры с партнерами, платежные поручения, выписки из банков и т. д.

Всей работой с документами занимается секретарь делопроизводитель. Это специалист, который отвечает за ведение документооборота организации и выполняет связанные с ним обязанности и поручения.

Делопроизводитель нужен как крупным фирмам, так и небольшим. В больших фирмах чаще всего есть несколько секретарей, каждый из которых выполняет свой вид работы, в том числе и секретарь делопроизводитель. В маленьких компаниях функции делопроизводителя выполняет обычный секретарь. Другие названия профессии: архивариус, помощник руководителя, администратор, специалист по работе с документами.

Вся работа секретаря делопроизводителя, как правило, прописана в должностной инструкции. Должностная инструкция составляется отдельно в каждой организации, но имеет стандартный вид. В ней указаны права, обязанности, ответственность и требования к секретарю делопроизводителю.

Основные права и обязанности работника

Обязанности делопроизводителя различаются в зависимости от типа организации, ее внутренних правил и требований руководителя. Но в основном они похожи и регулируются должностной инструкцией. В компании делопроизводитель выполняет следующий набор обязанностей:

  • формирует и ведет документные базы данных
  • решает проектные задачи
  • регистрирует поступившую документацию
  • принимает входящие звонки, читает и рассылает корреспонденцию
  • ведет переговоры с клиентами
  • контролирует исполнение официальных приказов
  • организует совещания и приемы
  • налаживает связь подчиненных с руководителем и наоборот
  • выполняет распоряжения начальства
  • создает деловую атмосферу в фирме
  • контролирует сроки хранения документов

Права делопроизводителя регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом, а также внутренними актами компании. Секретарь делопроизводитель имеет право:

  • знать о предстоящих проектах компании, с которыми он будет связан
  • участвовать в проектной работе компании
  • запрашивать сведения, которые необходимы в его работе
  • сообщать о недостатках, выявленных в процессе работы с документами
  • предлагать собственные идеи по улучшению работы и устранению недостатков
  • требовать от начальства содействия в выполнении должностных обязанностей
  • отстаивать иные права, которые установлены действующим законодательством

Деятельность по осуществлению своих прав секретарь делопроизводитель может совершать как самостоятельно, так и через непосредственного руководителя. Когда секретарь отсутствует, его обязанности на себя берет заместитель либо лицо, назначенное приказом управляющего.

Требования к секретарю с функциями делопроизводителя

Как и ко всем остальным работникам, к секретарю делопроизводителю предъявляются определенные требования. Они связаны со знаниями, навыками, образованием, правилами делового этикета. Ниже будет рассказано об основных требованиях и правилах делового общения.

Требования к знаниям и умениям

Многие организации прописывают, что ищут секретаря делопроизводителя с высшим образованием, но иногда допускается и средне-специальное образование или даже начальное.

Важен опыт работы или нет, зависит от требований организации. Какой специальностью должен владеть кандидат на должность секретаря делопроизводителя, также определяется самой компанией.

Иногда, например, важно юридическое образование или лингвистическое.

Чаще же на должность делопроизводителя идут люди с освоенной специальностью «документоведение» или «архивоведение». Но не всегда требуется оканчивать вузы или колледжи, чтобы стать делопроизводителем. Иногда хватает пройденных курсов.

Делопроизводитель должен обладать хорошей грамотностью, четкой речью, быть коммуникабельным, аккуратным. Требуется внимательность, организованность, усидчивость и стрессоустойчивость.

Так как работа секретаря делопроизводителя связана в большинстве случаев с компьютером, нужно разбираться в программах хотя бы на уровне уверенного пользователя. Уверенно ориентироваться в интернете, разбираться в офисных приложениях.

Важно умение работать с базами данных, знать Microsoft Excel. Плюсом в работе будет высокая скорость печати. В требования часто также включается знание законодательной базы, на которую ориентируется компания.

Часто на работу берут сотрудника с хорошим знанием английского для того, чтобы тот занимался переводами, помогал совершать сделки с иностранными клиентами и т. д.

Хорошим навыком является работа с «Гарант» и «Консультант +».

В процессе работы секретарь делопроизводитель должен будет в полной мере освоить структуру и специфику компании и документов, с которыми он имеет дело.

Таким образом, можно увидеть: от секретаря требуется освоение разнообразных навыков. Они связаны с коммуникацией, знанием офисных программ и законодательной базы.

Образование не всегда является определяющим для этой должности, но, тем не менее, компании нередко предъявляют требования, чтобы это был работник с высшим образованием.

Работа секретаря делопроизводителя требует усидчивости и внимательности, эти навыки, как и другие необходимые в профессии, развиваются посредством тренировки и самообразования.

Требования к этикету

В деловой среде существуют свои правила этикета. Они являются важным составляющим профессионального имиджа человека. Обладание ими является хорошим фактором для развития карьеры.

Требования к этикету секретаря делопроизводителя — это, прежде всего, требования к внешнему виду и вежливости работника. В основном они не отличаются от требований, предъявляемых к другим сотрудникам и, зависят от порядков, установленных в компании.

К основным правилам этикета относятся:

  • пунктуальность
  • организованность
  • презентабельный внешний вид
  • вежливое обращение с руководителями, коллегами и клиентами
  • обращение на «вы»
  • соблюдение коммерческой тайны
  • умение не отвлекаться на посторонние дела на работе
  • навык ведения деловых переговоров
  • умение поддерживать здоровый микроклимат в компании

Секретарь – лицо фирмы. Как сотрудник, секретарь должен иметь презентабельный вид, соблюдать дресс-код компании, если тот имеется. Уметь общаться как вживую, так и по телефону, и в интернете, соблюдая при этом деловой стиль общения.

Также желательно сдерживать негативные эмоции и не переходить на личности в процессе обсуждения рабочих планов или чьих-то промахов и ошибок. Стоит поддерживать ровные отношения с коллегами, быть доброжелательным и вежливым со всеми.

Особенности профессии

В каждой профессии присутствуют особенности. Основные моменты, о которых стоит помнить секретарю делопроизводителю:

  1. Работа с документами – прежде всего сидячая работа в офисе. Такая должность не подходит людям, которые привыкли к физической активности. Да и тем, кто привык долго сидеть за компьютером, стоит разминать позвоночник и давать глазам отдых. Нужно делать перерывы между работой для пятиминутной разминки. Например, можно просто пройтись туда-сюда по лестнице. Либо заниматься зарядкой, спортивными нагрузками в свободное от работы время.
  2. Зарплата секретаря делопроизводителя колеблется от 9000 до 30000 рублей и выше. Это зависит от компании, города и опыта работы. Сотрудники без опыта работы получают сначала невысокую заработную плату, но она повышается с новыми навыками и карьерным ростом.
  3. Карьерный рост связан с профессиональным планом работника, зависит от квалификации и личностных качеств. Делопроизводитель может развиваться в сфере делопроизводства или осваивать смежные профессии.
  4. Секретарь делопроизводитель работает полный день. В некоторых компаниях существуют вакансии на удаленную работу, что дает шансы трудоустроиться лицам с особыми физическими возможностями.
  5. Делопроизводителю важно постоянно осваивать новые навыки и переобучаться. Связано это с появлением новых технологий и с работой за компьютером. Оформление документов в электронном формате и отправка писем по электронной почте сокращают временные затраты, помогают мобильности и скорости общения в рабочей сфере.
  6. Вакансий по поиску секретаря делопроизводителя много. Их можно найти в интернете на различных сайтах по поиску работы. Имея нужные навыки и желание развиваться, работу найти несложно, так как профессия делопроизводителя востребована на рынке труда.

На секретаря делопроизводителя возлагается большая ответственность и нагрузка. Сотрудник должен постоянно развиваться и поддерживать имидж компании. В профессии возможен карьерный рост и способы самореализации.

Главные составляющие профессии прописаны в должностной инструкции. В ней указаны права, обязанности, ответственность и требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю.

Чтобы узнавать новости из сферы делопроизводства, стоит отслеживать информацию в интернете и читать профессиональные статьи.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://PravoDeneg.net/trudovoe/obyazannosti-sekretarya-deloproizvoditelya.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.