ГОСТ по делопроизводству и документообороту – 2019: что изменится в правилах

Оформление документов по новым правилам: особенности ГОСТ, вступившего в силу в 2018 году

В 2018 г. вступили в силу новые правила оформления документов. Прежний ГОСТ, применяемый в российском делопроизводстве, действовал с 2003 г. За минувшие с того времени 15 лет в жизни страны произошли серьезные изменения. Это было учтено при разработке и подготовке государственного стандарта, отвечающего сегодняшним требованиям.

Основные сведения о документообороте

В серьезных учреждениях все организационно-распорядительные бумаги оформляются по установленным правилам. Единые требования удобны не только при составлении и проверке отчетности, но и в деловом документообороте. В идеале стандарты должны соблюдаться в ведении и внешней, и внутренней документации:

1. Сам по себе оборот документации определяется как совокупность движения бумаг по цепочкам от их непосредственных издателей и составителей до исполнителей и обратно. Он должен представлять собой такую систему, которая позволяет довести информацию до всех заинтересованных в ней лиц, осуществлять контроль над ее прохождением, вести строгий учет.
2. Оборот может осуществляться в электронной форме и на бумажных носителях. Как правило, две эти составляющие или взаимодополняют, или полностью дублируют друг друга.
3. Для электронных форм предусмотрены отдельные правила заверения, утверждения, способы подписания и постановки печатей и штампов.
4. Важная роль делопроизводства определяется зависимостью от грамотного его ведения четкости формулировок, сроков прохождения бумаг. Это впрямую влияет на правильность и скорость решений, действий, а значит, и на конечный результат работы.
5. Документопоток бывает внешним (включая входящий и исходящий) и внутренним. Первый нацелен на обеспечение связи предприятия с другими организациями и официальными органами, гражданами. Второй включает в себя все бумаги, которые касаются функционирования внутренней управленческой системы.
6. Обычно выделяются такие этапы процесса, как прием входящих сообщений, их первичная обработка и регистрация, перенаправление руководителю или иному адресату. Далее следует фиксация принятого решения и его оформление, направление исполнителю или подготовка ответа. Впоследствии происходит формирование учетных и контрольных бумаг и, наконец, архивирование.

Важность процесса нельзя недооценивать.

От грамотного оформления бумаг часто зависит успех кадровой и бухгалтерской работы, исход судебных разбирательств и тяжб с надзорными органами, отношения с контрагентами.

В обязательном порядке (и именно в рамках и по требованиям стандарта) должны быть установлены лица, которые будут нести полную ответственность за каждый этап функционирования этой сферы.

Особое внимание при переработке акта было уделено реквизитам. Единообразие в этой сфере должно позволить упростить обеспечение надежной связи между предприятиями и учреждениями, четко организовать нормативно-методическую работу. Реквизитов осталось по-прежнему 30, но часть старых пунктов не вошла в действующий перечень, зато в нем появились новые.

Работников каких профессий ждёт сокращение в 2019 году

Изменений много:

1. Нет теперь таких самостоятельных прежде реквизитов, как код организации (04), ОГРН юрлица (05), ИНН/КПП (06). Они объединены в так называемые справочные данные (08).
2. В то же время появились такие, как наименование структурного подразделения (06), наименование должности лица (07); гриф ограничения доступа (14). Последний реквизит ставится строго на первом листе, в его правом верхнем углу. Здесь же должна даваться и расшифровка: «коммерческая тайна», «для служебного пользования». Если такой отметки именно на этом месте нет, то доступ не ограничен законом.
3. Номера и названия части реквизитов нового и старого акта совпадают. Это адресат (15), гриф утверждения документа (16), подпись (22), отметка о заверении копии (26).
4. Старый реквизит 03 разделен на два: эмблема (02) и товарный знак (03). А первые два прежних теперь стали единым (01) — гербом. В него вошли и российский герб, и знаки субъектов и муниципалитетов. При этом единовременно использоваться может только один из них.
5. Авторство бумаги определяется по трем пунктам. Это наименование организации (05) и структурного подразделения, а также ответственного должностного лица.
6. В дате документа (10) при указании дня из первой декады сейчас не нужно проставлять цифру 0. Например, теперь надо писать 7 декабря 2018, а не 07 декабря 2018.
7. Инициалы сейчас требуется указывать после фамилии. Это касается как физлиц, так и руководителей юрлиц. При обращении к адресату теперь официально можно (но необязательно) использовать обращения «г-же», «г-ну».
8. В отметке об исполнителе (25) Ф. И. О. теперь указываются полностью. Здесь же должны быть номер телефона, должность, электронный адрес.

Отличия богатых от бедняков: 10 основных моментов

Одно из новых требований — отметка об электронной подписи (23). Она должна делаться на месте привычной подписи. Здесь должны быть указаны номер электронного ключа, Ф. И. О. владельца подтверждающего сертификата, срок действия разрешения. Обязательна и надпись, подтверждающая факт использования электронной подписи.

Общие требования

Действие стандарта образца 2018 г. распространяется на уставы предприятий и организаций, постановления должностных лиц, распоряжения и приказы руководителей, решения официальных органов, производственные и иные регламенты. Также его действие касается требований к положениям, правилам, инструкциям, протоколам, договорам, письмам, справкам и другим бумагам.

Текстовая часть актов

В новом акте появились разделы, касающиеся нормативных ссылок, требований по созданию документов, а также специальное приложение по титульному листу. Наиболее большой объем информации несет глава о правилах по видам и размерам шрифтов, межстрочным и иным интервалам, форматированию в целом. В этом разделе подробно описаны главные установки.

Секретарю, делопроизводителю, кадровику, руководителю нужно знать:

1. Нумерацию следует начинать с цифры 2 (и со второй страницы).
2. Номер должен располагаться не менее чем на 1 см ниже верхнего среза листа. Проставляется он в центре.
3. Документы можно печатать с обеих сторон листа. В этом случае ширина левого поля на одной и правого поля на другой стороне должна совпадать.
4. Следует использовать шрифты Arial, Calibri, Times New Roman, Verdana. Размеры их установлены таким образом: 12−13 для Arial и Verdana, 13−14 для Times, 14 для Calibri. В пределах таких же отметок могут применяться и приближенные к названным шрифты.
5. Отступ для абзаца определен в 1,25 см.
6. В тексте применяется одинарный или полуторный межстрочный интервал. Он может быть и двойным, но только для бумаг маленького масштаба (например, официальных сообщений). Текст должен быть выровнен по границам полей и справа и слева.
7. Длина большой строки реквизита зависима от способа его нанесения. Если применен угловой вариант — 7,5 см, продольный — 12 см.
8. Внутренними актами могут быть предусмотрены некоторые особенности оформления. Так, часть реквизитов или подразделов текста допустимо выделять курсивом или полужирным шрифтом.
9. Сами внутренние акты могут иметь титульный лист. Это касается правил, инструкций. Также титул допустим при создании отчетов и планов.

Как купить наиболее выгодную франшизу?

Новый ГОСТ прорабатывался тщательно и готовился долго. Он мог вступить в силу еще в 2016 г. Затем предполагалось, что стандарт будет введен с 2017 г. Но каждый раз требовались изменения, устранение огрехов, приостановки по другим причинам. Это еще раз подчеркивает важность самого акта, сферы документооборота в целом.

Жесткие таблицы

Изменения произошли в правилах создания таблиц. Наименование их должно быть точным, давать полное понятие о внутреннем наполнении и при этом быть кратким. Таблицы приобрели более стройную, но и более жесткую структуру. Она должна отвечать логике и содержанию всего документа.

Правила составления таблиц таковы:

1. В заголовке должно быть указано наименование самого элемента, то есть быть слово «таблица». Далее следует ее порядковый номер, который указывается арабскими цифрами. После этого проставляется тире, а затем идет непосредственно название, которое начинается с большой буквы.
2. В том случае, если название пишется прямо над таблицей, отступ абзаца не используется.
3. Название набирается в одну строку. Даже если оно представляет собой законченное предложение, точка не ставится.
4. Кавычки или подобные им элементы нельзя использовать взамен повторяющихся частей табличек.
5. Нельзя оставлять ячейки пустыми, пропускать их. В незаполненном данными элементе необходимо поставить прочерк (тире).
6. Запрещено разрывать тему и первые ячейки таблицы при переносе на новую страницу. Нужно проставить наименование, создать «шапку», сделать несколько ячеек и только затем переносить остальное. Та часть, которая остается на предыдущей странице, не нуждается в подчеркивании.
7. Над перенесенной частью необходимо слева набрать уведомление «Продолжение таблицы» с указанием ее номера. Название повторять не нужно. Если графика создается программными средствами, то уведомление можно опустить.
8. Заголовки запрещено делать лишь с помощью строчных букв.

Новые табличные правила призваны упростить поиск информации, избавить акты от лишних или необязательных элементов. В отношении пользы здесь эксперты оказались более однозначны во мнении, чем по всему стандарту.

Как правильно заверить копию

К организационно-распорядительным бумагам теперь отнесены не только такие, которые определены управленческим классификатором. Ими могут считаться письмо, справка, записка. Но только в том случае, если они оформлены по правилам, имеют соответствующие реквизиты. Новый порядок коснулся и заверения копий, в том числе и трудовых книжек.

Выгодно ли открывать центр оформления виз по франшизе в России?

Мелочей здесь нет, важны все пункты:

1. Заверяющая отметка проставляется в копии под реквизитом «Подпись».
2. Если документ не подписан, то та же отметка проставляется внизу листа.
3. В том случае, если копия будет использоваться для внутреннего обращения, на ней ставится отметка «Верно». Необходимы также указание должности ответственного лица, его подпись и дата. Роспись должна сопровождаться расшифровкой.
4. Отметка должна быть подкреплена штампом или печатью.
5. Если используется штамп, то он должен иметь поля для указания адреса хранения оригинала.
6. Печать не может соприкасаться с росписью. Большая ее часть должна помещаться на названии должности. Стандарт для этого уставлен в размере не менее 80%.
7. Запрещено делать оттиск между названием должности и фамилией заверяющего лица.
8. На копиях, которые необходимы для внешнего пользования, обязательно указание места хранения оригинала с номером и датой архивного документа. Это касается и трудовых книжек. Например: «Подлинник хранится в АО „Волга“ в деле № 33/77 за 2018 год».

Сама копия может быть представлена в виде выписки из основного документа.

Корректировки призваны упростить работу, унифицировать документооборот. Все внутренние инструкции теперь должны быть изменены под требования акта образца 2018 г. Формально это направлено на создание единых благоприятных условий чиновникам, бизнесменам, сотрудникам контролирующих и надзорных органов.

Источник: https://2pct.ru/oformleniya-dokumentov-po-novomu-gost/

Новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту

Новый стандарт по делопроизводству и документообороту с 1 июля 2018 года сменит ГОСТ Р 6.30-2003. Изменения в сфере оформления документов коснутся всех компаний, независимо от их рода деятельности.

Что именно изменится?

Реквизитов останется по-прежнему 30. Однако есть изменения: часть реквизитов объединили, часть – добавили, а часть – убрали.

Новые реквизиты

По новому ГОСТУ при оформлении документов с 1 июля 2018 года будут применять:

Реквизиты, которые изменили, объединили или убрали

Изменилось соответствие некоторых номеров реквизитам.

• Теперь под номером 04 реквизит «Код формы документа». По прежним правилам применяли 04 – «Код организации».
• Реквизит «Код организации», а также ОГРН (05) и ИНН/КПП (06) объединили со «Справочными данными об организации», номер 08, а не 09, как раньше.
• Объединили прежние реквизиты 01 и 02: теперь существует единый реквизит «Герб» (01). Сюда отнесли герб РФ, гербы субъектов РФ, геральдические знаки и гербы муниципальных образований.
• У реквизита «Виза согласования документа» был номер 24. Теперь этот реквизит называется «Виза», номер присвоили 21.
• Реквизит «Идентификатор электронной копии документа» (30) использовать больше не будут.
• Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» (03) разделили на два разных: «Эмблема» (02) и «Товарный знак (знак обслуживания)» (03).

Реквизиты «адресат», «отметка об исполнителе» и «дата документа»

ГОСТ скорректировал требования к оформлению этих трёх реквизитов:

• Реквизит «Адресат» (15). Его состав расширили. Если компания отправляет обычное письмо, в реквизите все равно проставляют адрес электронной почты. А вот если письмо уйдет по факсу или е-mail, не нужно отмечать полный адрес получателя, достаточно номера факса или электронного адреса. В письма должностным лицам можно ставить «г-ну» или «г-же».
• Реквизит «Отметка об исполнителе» (25). Здесь нужно прописать полностью фамилию, имя, отчество исполнителя, а также указать номер его телефона. Также сведения об исполнителе можно дополнить названием его должности, указанием подразделения, где он работает, электронным адресом.
• Реквизит «Дата документа» (10). Если месяц в документе обозначают словом, а не цифрами, день можно написать без нуля. Например: «5 июня 2018 года», а не «05 июня 2018 года».

Оформлении документов

Шрифты

Для текста предпочтительно использовать: шрифты Times New Roman (размер 13–14), Arial (размер 12–13), Verdana (размер 12–13), Calibri (14); интервал 1-1,5; отступ 1,25 см.

Нумерация

Страницы документов должны быть пронумерованы, если их больше одной. Нумеруют в середине поля на расстоянии не менее 1 см от верхнего края листа.

Печать документа

Допускают двустороннюю печать документа. При этом левое поле на лицевой стороне и правое на оборотной должны совпадать по ширине.

ГОСТ по делопроизводству вводит в 2018 году новые правила для удостоверения копий трудовых книжек: Отметку о заверении ставят в копии документа под реквизитом «Подпись» или в нижнем крае листа, если документ без подписи.

На копиях для внутреннего пользования ставят «Верно», указывают должность заверяющего и дату заверения. Также заверяющий расписывается и делает расшифровку подписи.

На копиях для внешнего пользования нужно указать место хранения оригинала трудовой.

Отметку о заверении следует подкрепить печатью или штампом компании.

Штамп изготавливают специально для заверения таких копий: в его тексте указывается то же адрес хранения оригинала, что и в самой копии. Оттиск печати в копии не должен соприкасаться с подписью.

Нужно, чтобы печать «легла» на часть названия должности (не менее 80%). Оттиск нельзя ставить между должностью заверившего и его фамилией.

Источник: www.law.ru

20.06.2018

Источник: https://ceur.ru/news/biznes/item350254/

Инструкция: как правильно организовать документооборот в бюджетной организации

Целью организации процесса в любом учреждении является содействие своевременному принятию решений управленческого характера и их исполнению. Задачей процесса является обеспечение движения документов по наиболее оптимальному для организации алгоритму при минимальных трудовых и временных затратах.

Что такое документооборот

Делопроизводством в учреждении занимается секретарь или делопроизводственная служба.

Он существует в следующих видах:

• общий — в части деятельности предприятия в целом;
• кадровый — в части движений по персоналу, осуществляется кадровой службой;
• секретный — в части бумаг конфиденциального характера по специальным установленным требованиям;
• электронный — в части передачи информации по автоматизированным системам.

Делопроизводство и документооборот 2019 (учебное пособие по оформлению можно найти в открытых источниках) предполагает, что оборот бумаг в организации начинается с их номенклатуры, то есть перечня всех существующих дел (бумаг одного вида или направления).

Для ее формирования нужно установить перечень всех находящихся в наличии бумаг, объединить их по идентичным направлениям. Далее для каждого вида надо установить номер, то есть код, включающий ряд цифр или букв. Номенклатура призвана облегчить процесс архивирования и систематизации бумаг.

Как правило, предоставляется в форме таблицы с графами, отражающими наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения.

В организации число дел и видов бумаг, находящихся в обороте, зависит от направлений и специфики деятельности, но есть общие для разных отраслей правила и виды:

• внутренние (те, которыми оперируют в пределах учреждения);
• входящие (присланные из внешних структур);
• исходящие (отправляемые во внешние структуры).

По общему правилу, они фиксируются в журналах регистрации (для каждого вида — свой) с указанием порядкового номера, даты, наименования, информации об отправителе.

Журнал нужно сшить и пронумеровать.

В целом число журналов в организации связано с ее потребностями и направлениями деятельности.

Этапы работы по делопроизводству

Движение бумаг в организации состоит из последовательных шагов по их перемещению и действий, которые нужно совершить в период, когда бумага создается и исполняется. Например, этапы процесса изложены в инструкции, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44. Это можно взять за основу.

Работа с входящими в организации состоит из комплекса процессов.

1. Первичная обработка, включающая такие элементы:

• проверка факта правильной доставки до адресата;
• проверка отсутствия повреждений конверта, пакета;
• вскрытие (кроме упаковок с надписью «Лично» и грифами ограничения доступа к бумаге);
• проверка целостности входящих, в том числе приложений;
• уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
• отметка с присвоением входящего номера.

Номер присваивается один раз, двойная регистрация не допускается.

2. Предварительное рассмотрение для правильного распределения потоков бумаг, которое:

• можно провести до регистрации (при наличии отметок о необходимости немедленного исполнения);
• осуществляется в отношении всех бумаг, поступающих в учреждение и на имя директора (если адресованы в подразделение, они направляются непосредственно адресату).

В результате процедуры бумаги сформируются в потоки, идущие в адрес:

• руководителя учреждения;
• заместителя руководителя;
• начальников подразделений и их сотрудников.

Завершением этапа станет передача нужному руководителю в соответствии с функционалом последнего.

3. Рассмотрение руководителем:

• производится в день получения им бумаги (на следующий — в случае передачи в конце рабочего дня);
• наложение резолюции.

По получении резолюции передается на исполнение соответствующему сотруднику.

4. Обработка, выполнение резолюции.

5. Формирование ответов.

6. Контроль исполнения.

Работа с исходящими включает перечень действий:

• разрабатываются проекты, оформляются;
• визируются заинтересованными сотрудниками;
• проверяются на предмет правильности оформления;
• регистрируются в день подписания (на следующий рабочий, если подписаны вечером);
• передаются на отправку;
• контролируется исполнение.

Внутренние учреждения обрабатываются поэтапно.

Работа с распорядительными бумагами (приказами, распоряжениями) состоит из:

• подготовки проекта;
• согласования с заинтересованными сотрудниками;
• направления на проверку правильности формирования;
• передачи руководителю для подписания;
• регистрации (с присвоением номера по отдельным группам в пределах календарного года);
• контроль исполнения;
• формирования подлинников в дела в соответствии с номенклатурой.

Работа с протоколами включает:

• формирование текста;
• регистрацию тех, которые оформляются по итогам заседаний под председательством руководителя (номер по порядку присваивается внутри календарного года);
• хранение подлинников в делах по месту регистрации;
• контроль исполнения;
• направление копий в адрес заинтересованных лиц.

В учреждении по всем документам нужно вести учет их числа, которые поступили, были в нем созданы и отправлены во внешние организации в определенном периоде. Такая фиксация осуществляется как по предприятию в целом, так по его структурным подразделениям, группам бумаг, отправителям и адресатам, а также иным параметрам, которые требуются для проведения анализа работы.

ГОСТы по делопроизводству

Источник: https://gosuchetnik.ru/kadry/instruktsiya-kak-pravilno-organizovat-dokumentooborot-v-byudzhetnoy-organizatsii

Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, Приказ Росархива от 11 апреля 2018 года №44

В соответствии с подпунктом 5 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г.

N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.

4034),
приказываю:
Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях.

Руководитель
А.Н.Артизов

Зарегистрированов Министерстве юстицииРоссийской Федерации17 августа 2015 года,регистрационный N 51922

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях

УТВЕРЖДЕНАприказом Федеральногоархивного агентства

от 11 апреля 2018 года N 44

I. Общие положения

1.1.

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (далее — Примерная инструкция) разработана в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034), а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

1.2. Примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации.

1.3. Примерная инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций (далее — организация), независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.

1.4. Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

1.5. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.

1.6.

Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в подразделениях организации возлагается на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства (далее — Служба делопроизводства).________________

В организациях с небольшим объемом документооборота функции Службы делопроизводства могут выполняться работником (делопроизводителем, секретарем).

Служба делопроизводства организации действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем организации и определяющего задачи и функции подразделения, его права и ответственность.

1.7. Ответственность за организацию работы с документами в подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях организации осуществляется делопроизводителем или иным работником подразделения, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства (далее — делопроизводитель подразделения).

1.9. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.10. служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

Работники организации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.________________

Статьи 192, 193 Трудового кодекса Российской Федерации; пункты 2; 15.11 статьи 13.

25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях; статья 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 50, ст.7344; 2013, N 26, ст.3207; 2013, N 27, ст.3477; 2013, N 30 (Часть I), ст.4084; 2013, N 44, ст.5631; 2013, N 51, ст.

6677; 2013, N 52 (Часть I), ст.6990; 2014, N 45, ст.6154; 2016, N 22, ст.3097; 2017, N 30, ст.4440; 2018, N 1 (Часть I), ст.65).

1.11. При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства организации, после чего организуется розыск документов.

Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

1.12. На основе Примерной инструкции в организации разрабатывается индивидуальная инструкция по делопроизводству, утверждаемая руководителем организации.

1.14. Правила работы с документами в системе электронного документооборота организации (далее — СЭД) и иных информационных системах, в которых осуществляется создание (включение) и хранение документов, не должны входить в противоречие с положениями Примерной инструкции.

II. Документирование управленческой деятельности

2.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами в организации издаются организационно-распорядительные документы.

2.2. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности организации, должны быть оформлены по правилам, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

2.3. Особенности оформления документов, создаваемых в структурных подразделениях организации и отражающих специфику их деятельности, а также правила организации работы с данными документами могут устанавливаться отдельными локальными нормативными актами организации.

2.4. Создание документов в организации, использующей СЭД, в целях повышения эффективности использования СЭД, осуществляется с использованием шаблонов бланков документов и шаблонов документов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе.

2.5. Для создания документов, отражающих специфику деятельности структурных подразделений организации, и управления данными документами могут использоваться другие информационные системы.

2.6. Документы организации оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата А4.

2.7.

Для изготовления документов в организации используются:

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк письма для ведения переписки с организациями и гражданами, находящимися на территории Российской Федерации;

бланк письма с реквизитами на русском и одном из иностранных языков для ведения переписки с зарубежными корреспондентами.

По решению руководителя в организации могут использоваться другие бланки: бланк письма руководителя организации или иного уполномоченного им лица, бланк протокола, бланк письма структурного подразделения.

Для оформления резолюций на документе в организации могут использоваться бланки резолюций.

2.9. На бланках документов воспроизводится товарный знак и/или (эмблема) организации (при их наличии).

Источник: http://docs.cntd.ru/document/542623605

Правила написания даты в документах ГОСТ — СИЗ, нормы, инструкции

Требования нового ГОСТ по делопроизводству 2018 должны были начать действовать еще год назад. Делопроизводители провели большую подготовительную работу и уже знакомы с новшествами. О различиях между старым и новым ГОСТ по делопроизводству читайте в статье.

Для кого ГОСТ по оформлению документов 2018 года является обязательным?

Новый ГОСТ с 1 июля 2018 года заменит действующий с 2003 года ГОСТ Р 6.30-2003. По правилам, которые были установлены старым стандартом, оформляют организационно-распорядительные документы большинство предприятий. Это удобно организациям, взаимодействующим друг с другом по единым нормам и требованиям. Это также позволяет придерживаться единообразия при оформлении внутренних документов.

Поэтому локальными нормативными актами предприятий предусматривалось применение единого стандарта оформления документов.

Если в организации действовал старый государственный стандарт, проверьте, чтобы в нормативных актах ссылки на него были заменены на новый ГОСТ оформления документов с 1 июля.

Что изменилось в новом гост и как теперь организовать работу с нормативно-методическими документами, читайте в журнале «Справочник секретаря».

При введении требований нового ГОСТ по делопроизводству 2018 года, ответственность за их неисполнение может быть предусмотрена на уровне должностных инструкций.

Инструкция по делопроизводству по новому ГОСТу должна быть приведена в соответствие с изменившимися требованиями.

Какие реквизиты включены в ГОСТ по делопроизводству и документообороту в 2018 году?

К организационно-распорядительным документам относятся не только те, что включены в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации».

Любая справка, служебная записка или письмо будет считаться документом только при наличии реквизитов. Для каждого вида документов перечень реквизитов свой.

В правила оформления текстовых документов по ГОСТ-2018 внесены следующие изменения:

• для текстов рекомендовано использовать шрифты Arial (размер 12–13), Calibri (14), Times New Roman (размер 13–14), Verdana (размер 12–13); рекомендуемый интервал 1-1,5 с отступом 1,25 см;
• если в документе более одной страницы, их нумеруют; номер страницы проставляют в середине поля, расстояние от верхнего края листа — не менее 1 см;
•  если документ напечатан на обеих сторонах листа, ширина левого поля на лицевой стороне должна быть равной ширине правого поля на оборотной.

Основные изменения, которые содержатся в новом ГОСТ по делопроизводству 2018, касаются реквизитов. Их общее количество осталось таким же, как и в старом ГОСТе — 30. Корректировки внесены, чтобы упростить работу делопроизводителям и кадровикам, надзорным и контролирующим органам. Сравнение списка обязательных реквизитов по старому и новому ГОСТ по делопроизводству представлены в таблице.

Таблица. Сравнение реквизитов старого и нового ГОСТ делопроизводство 2018 года

Наименование и номер некоторых реквизитов в старом и новом ГОСТ по делопроизводству совпадают. Это реквизиты с порядковым номером 15 «адресат»,16 «гриф утверждения документа»,22 «подпись» и 26 «отметка о заверении копии».

Как изменится состав и требования к оформлению реквизитов по ГОСТ с 01 июля 2018?

Если сравнить данные приведенные в таблице, видно, что теперь в ГОСТ требования к оформлению документов 2018 сведения об авторе содержат сразу три реквизита — наименование организации (05), ее подразделения (06) и должности лица, составившего документ (07). Появился новый реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» (14). Он используется в случае, когда документ содержит сведения, составляющие государственную, коммерческую или служебную тайну.

Еще один новый реквизит, который нужно будет использовать в соответствии с новым ГОСТ с 1 июля — «Отметка об электронной подписи» (23). Место расположения этого реквизита — там, где ставится обычная подпись. Но новый реквизит содержит несколько элементов:

• текстовую надпись «Документ подписан электронной подписью»;
• номер сертификата ключа электронной подписи;
• фамилия, имя и отчество владельца сертификата;
• срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Новые правила оформления текстовых документов по ГОСТ-2018 коснулись состава реквизита «Адресат» (15). С 1 июля инициалы ставим после фамилии и для юридических и для физических лиц.  —Кроме того, при указании фамилии и инициалов должностного лица-адресата, можно будет указывать «г-ну» или «г-же».

Согласно новому ГОСТ по делопроизводству в 2018 году, изменился и состав реквизита «Отметка об исполнителе» (25). Фамилия, имя и отчество лица, исполнившего документ, пишутся полностью. Кроме номера телефона исполнителя, в реквизите можно указать электронный адрес, должность и наименование подразделения.

При указании даты документа в реквизите 10 день можно писать без «0», например, не «01 июля 2018», а «1 июля 2018».

Новый ГОСТ по делопроизводству 2018 скачать можно в правовой базе электронного журнала «Справочник секретаря».

Вывод

Соблюдая требования нового ГОСТ по делопроизводству 2018 можно сократить время на оформление и исполнение документов. Обязательное применение этого регламента закрепите локальным нормативным актом.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211158-gost-po-oformleniyu-dokumentov-18-m7

написание даты в документах

Для этого надо от летописного года отнять одно из трех чисел (5507, 5508, 5509), в зависимости от месяца события и календарного стиля, примененного в летописи, — с началом нового года 1 марта или 1 сентября.

Если календарный стиль неизвестен, т. е. неизвестно, начинается год 1 марта или 1 сент. от летописной даты нужно отнять 5508 (дата будет приближенной).

Если неизвестен месяц факта, что не позволяет точно установить год по современному летосчислению, то, по «Правилам издания исторических в СССР», год обозначается двумя смежными годами через дробь.

I. Основные требования к оформлению текстов документов

Рациональное составление служебных с учетом их особенностей является весьма актуальной задачей в деле совершенствования и повышения эффективности управленческого труда и требует знания определенных правил и норм работы с.

Цель настоящей Памятки состоит в том, чтобы показать специфику языка служебной документации и ознакомить специалистов учреждений, организаций, предприятий и т.

страница — Как правильно? — Как правильно писать?. дату в документах

Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов в такой последовательности: число, месяц, год.

Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года. то ее написание имеет следующую форму: в апреле 2004 г.; в октябре-ноябре 2001 г.

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р -2003 — Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов — (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)

«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Как правильно пишутся и читаются даты

Здравствуйте! Продолжаем изучение такой обширной темы, как английские числительные. Даже если вы достаточно неплохо владеете языком, вы можете испытывать трудности, когда нужно назвать или написать какие-либо числа. Сегодня вы узнаете, как правильно назвать и писать даты по-английски, чтобы грамотно изъясняться и не допускать оплошностей при общении с носителями.

Источник: http://rossiz.ru/pravila-napisaniya-daty-v-dokumentah-gost/