Как писать заголовки, чтобы юристы уважали

Как правильно писать и оформлять деловые письма

Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» — партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее.

Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов.

В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.

Бланк письма и оформление

Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников». Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».

В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

• название (и сокращённое наименование);
• фактический и почтовый адреса;
• адрес электронной почты;
• контактные телефоны;
• адрес сайта.

Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.

Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

• минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
• если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
• отдельно нумеруется каждое приложение;
• в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
• в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
• в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
• обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.

Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру). Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.

Общие правила написания

Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

• вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
• содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
• резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).

Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.

Язык письма

Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины.

«Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно.

Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

Несколько практических советов:

• используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
• чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
• не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
• избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
• пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
• избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
• проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.

Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.

Особенности обращения к адресату

Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами.

1. Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
2. Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
3. При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».

В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:

• «С уважением,» «Искренне ваш»;
• «С наилучшими пожеланиями»;
• «С надеждой на продолжение сотрудничества»;
• «Всегда рады оказать вам услугу»;
• и т. д.

Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.

Этика делового письма

Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит. Всегда обращайте внимание на тон послания.

Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ.

Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали.

Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:

• «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
• «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
• «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».

В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?

Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.

Составление электронных писем

Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок. Конечно, «бумажная» переписка никогда полностью не исчезнет, но уже через несколько лет написанные на классических бланках письма станут редкостью. Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате. Современный предприниматель сейчас отправляет по «мэйлу» в разы больше писем, чем по обычной почте.

Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются. Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности.

1. Позаботьтесь о том, чтобы ваш логин выглядел солидно или хотя бы адекватно. Director-ivanov@gmail.com– хорошо, zaichonok-vanya@mail.ru– плохо.
2. Очень важно всегда заполнять поле «Тема». Именно от этой строчки зависит, откроет ли человек пришедшее сообщение. Если вы пишете незнакомому вам лицу, стоит постараться и придумать интересный заголовок. Но не переусердствуйте – темы в духе «Срочно!!! Уникальное предложение, откройте прямо сейчас!» вызывают лишь желание поскорее щёлкнуть по иконке корзины наверху. Заголовок должен состоять из 3–5 слов и отражать содержание послания.
3. Если вы не знакомы с адресатом – вкратце обрисуйте, кто вы, как узнали о нём. Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить.
4. Не отключайте в настройках цитирование – пусть предыдущая переписка отображается внизу, под катом.
5. Чтение с экрана – сомнительное удовольствие. Бумажное письмо можно взять в руки, и уже поэтому оно на бессознательном уровне воспринимается более серьёзно, чем электронное. Учитывайте это.
6. Чем короче электронный месседж – тем быстрее на него ответят.
7. Используйте только стандартные шрифты.
8. Не злоупотребляйте выделением текста – к наиболее важным моментам можно применить «полужирный», но использовать разные цвета недопустимо.
9. Никакого «капса». Никогда. Даже в подзаголовках. То же самое относится к дублированным знакам препинания.
10. Разделяйте текст на абзацы с интервалами между ними (просто оставляйте пустую строку).
11. К электронному письму можно приложить изображения или текстовые файлы. Дополнительные материалы и разъяснения, комментарии, развёрнутые подробные описания – всё это должно быть во вложенных файлах, но никак не в тексте письма.
12. В деловой переписке с людьми, с которыми у вас установились доверительные отношения (речь о проверенных партнёрах, надёжных контрагентах) можно изредка использовать смайлики. Это позволит «оживить» общение – смайлы на экране (пусть даже в деловом послании) воспринимаются вполне положительно. Конечно, в «бумажных» письмах их использовать нельзя.
13. Обязательно ставьте подпись. В электронных письмах она обычно состоит из 3-6 строк и включает имя и фамилию отправителя, его должность, название компании, адрес сайта и контактный телефон.

Пример подписи:

С уважением,

Иван Иванов

direktor-ivanov@site.com

http://site.com.

Предлагаем вам образец делового письма.

Подводя итоги

Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.

Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:

• объективность;
• краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
• нейтральность тона изложения;
• отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
• отсутствие эмоциональных оценок;
• чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.

Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.

Источник: https://dezhur.com/db/docs/examples/pisma/kak-pravil-no-pisat-i-oformlyat-delovye-pis-ma.html

Как писать юридический текст, способный убедить всех: и клиентов, и поисковых роботов

Предприниматели знают все в своем бизнесе, но в редких случаях могут о нем хорошо написать. С юристами и адвокатами – та же история. Составить качественный текст для сайта им мешают образование, профдеформация и недостаток свободного времени.

Чтобы исключить появление слабых, перегруженных и никому не нужных статей, достаточно:

• Разобраться, каким должен быть идеальный юридический текст с точки зрения клиента и SEO.
• Узнать, как выбирать исполнителя, составлять для него техническое задание и оценивать готовую работу.
• Понимать, каким образом можно усилить действие полезного контента.

Теперь по порядку.

1. Писать просто и понятно

Целевая аудитория юристов – обычные люди без специального образования. Они уже устали читать сложный текст в законах, договорах и отписках чиновников.

Потенциальные клиенты юристов и адвокатов – предприниматели, менеджеры, пенсионеры, домохозяйки – хотят, чтобы интернет стал приятным исключением. На сайте ни к чему канцелярит и штампы, объяснять сложные вещи нужно простым языком.

Как упростить юридический текст: несколько примеров

В то же время простой и понятный – не значит примитивный. Писать надо уважительно и думать о пользе для читателя.

Авторам юридических текстов стоит прислушиваться к мнению экспертов. Илья Бирман в своем блоге отмечает: «То, что физик-ядерщик понятен только физику-ядерщику — нормально. То, что юрист понятен только юристу — абсурд». Максим Ильяхов призывает убирать канцеляризмы и юридические штампы даже из договоров, где официально-деловой стиль считается обязательным.

2. Отвечать на вопросы читателя

Чтобы сделать текст полезным, нужно учесть потребности целевой аудитории. Юридические статьи на сайтах читают ради двух целей:

1. Решить текущие проблемы.

Примеры запросов: «куда пожаловаться на ЖКХ», «как зарегистрировать ИП в 2017».

2. Предупредить возникновение проблем в будущем.

Примеры запросов: «как не попасть под сокращение», «как избежать штрафа за несвоевременную сдачу нулевой декларации».

Делать качественный информационный контент – сложно и дорого, но он показывает экспертность и, главное, обучает клиентов.

Блоги адвокатов, юристов и юридических компаний – как бы небольшие СМИ, способные сформировать доверие целевой аудитории. Оно крайне необходимо, так как принять решение о заказе юридической услуги намного труднее, чем купить говорящего хомяка или спиннер.

На сайтах нужен и коммерческий текст. Его размещают на главной и посадочных страницах. Он помогает ответить на «горячие» запросы аудитории: «услуги юриста по земельным вопросам», «юридическое сопровождение бизнеса цена» и тому подобные.

Коммерческий текст на сайте должен выполнять следующие функции:

• Наглядно объяснять ценообразование.

«Стоимость по запросу» раздражает не только в e-commerce. Юридические услуги стоят недешево, поэтому нужно хотя бы указать разброс цен. И рассказать, от каких факторов они зависят.

• Показывать преимущества и выгоды, суть конкретной услуги.

Посетитель сайта должен понимать, что он получит от вас. «Человек покупает не дрель, а отверстия в стене» – «бородатый» афоризм, но всегда актуальный.

Используйте цифры и факты, если они понятны потенциальному клиенту.

• Продавать обратный звонок или консультацию, но не саму услугу.

Даже если текст – коммерческий, не стоит кричать «купи прямо сейчас», угрожать и излишне поучать. Привлекать клиентов лучше ненавязчиво.

Однако хорошего текста недостаточно. На сайте обязательно должны быть социальные доказательства: реальные отзывы клиентов, дипломы, сертификаты, исследования, кейсы, ссылки на решения судов.

Серьезный плюс к доверию также дадут бесплатные электронные книги и шаблоны документов.

3. Не забывать о дизайне

Никто не будет читать «простыни» текста без подзаголовков, абзацев, таблиц, списков и врезок.

Структуру текста следует строить на ключевых моментах. Она должна быть в мире читателя: тем, кто ищет услуги юриста в Москве, не интересно читать «воду» о римском праве.

Каждому тексту – минимум по одной иллюстрации. Только добавлять на страницы сайта стоит лишь ценный графический контент: таблицы, схемы, графики, диаграммы, скриншоты. Если их нет, а «разбавить» текст хочется, заказывайте дизайнерские иллюстрации.

Боже упаси от стоковых картинок Фемиды: лучше загрузить на сайт фотографии своих сотрудников.

Помните: плохая верстка может испортить даже хороший текст. Проверяйте публикации после загрузки на сайт несколькими браузерами и устройствами.

4. Учитывать требования SEO

Дополнительная польза качественного текста – привлечение пользователей из «Яндекса» и Google. Чтобы получить целевой поисковый трафик, нужно учитывать требования поисковых систем. SEO – хорошо, если без фанатизма.

Что делать перед тем, как писать SEO-текст:

• Собрать семантическое ядро – пул поисковых запросов, по которым должен продвигаться сайт. Вручную подобрать их можно с помощью сервиса «Яндекс.Вордстат». Список поисковых запросов (ключевых слов) пригодится и для посадочных страниц, и для статей в блоге.
• Объединить похожие ключевые слова в кластеры. Эта процедура позволяет сэкономить время и силы без потери эффективности, ведь совсем не обязательно под каждый запрос делать отдельную страницу.
• Проанализировать поисковую выдачу – определить уместное количество вхождений поисковых запросов в текст. Главное правило: лучше меньше ключевых слов, чем переспамленность ими.

В поисковой оптимизации много тонкостей, поэтому эту работу следует поручить опытному специалисту.

В SEO есть устойчивое убеждение: важна 100 % уникальность. Пытаясь поправить статью в угоду подобному заблуждению, несчастные авторы даже меняют слово «юрист» на «жрец Фемиды» и «юриспрудент». Такие требования для юридического текста – бред, особенно, если необходимо цитировать закон.

Как выбрать исполнителя, составить ТЗ и оценить результат

В первом абзаце мы говорили: часто юристы и адвокаты не могут правильно составить текст для веба, а большинство копирайтеров слабо разбирается в юриспруденции и бизнесе. Возникает вопрос: кто тогда будет писать для юридического сайта?

Есть три варианта:

1. Обратиться в интернет-агентство и доверить все подрядчику.
2. Самостоятельно найти автора с юридическим бэкграундом или большим опытом написания текстов для юристов.
3. Начать работу с автором без специальных знаний, но умеющим «глубоко копать», задавать вопросы и проверять факты.

С первым и вторым вариантом – все ясно. В третьем случае, чтобы получить качественный контент, важно помочь копирайтеру: как минимум дать контакты экспертов для консультаций. Было бы хорошо также предоставить ему список так называемых LSI-фраз. Они ускорят процесс написания текста и помогут быстро вникнуть в незнакомые темы.

LSI – технология скрытого семантического индексирования. Поисковые системы учитывают не только вхождение «ключей» в текст, но и дополнительные слова, связанные с поисковыми запросами семантически. Собрать список с LSI-фразами можно с помощью подсказок «Яндекса» и Google или специальных инструментов, например, «Акварель-генератора» в JustMagic.

У диджитал-специалистов есть поговорка: «Без внятного ТЗ – результат ХЗ». В техническом задании для копирайтера необходимо указать сведения о целевой аудитории, цель текста и другие важные моменты.

Образец технического задания на написание юридического текста

Пример ТЗ для авторов юридических текстов

Готовую работу старайтесь оценивать объективно. Учитывайте не только личные ощущения, но и мнения экспертов, конверсию в заявки, поведенческие факторы: глубину просмотра, процент отказов, время пребывания на сайте.

Кстати, чтобы принести пользу людям, не обязательно писать большие статьи и разрабатывать посадочные страницы. В юридической теме хорошо работают и F.A.Q. – короткие ответы на вопросы.

Что еще можно использовать для продвижения юридических услуг

Все мечтают о сарафанном радио, но этот канал непредсказуем, его сложно контролировать. Гораздо легче управлять бизнесом, если есть комплексная маркетинговая стратегия.

Правильный маркетинг способен объяснить качество и стоимость услуг, выстроить долгосрочные отношения с целевой аудиторией и (в конечном счете) увеличить прибыль.

Мы уверены, что в юридической тематике главный упор следует делать на обучающие материалы: статьи, электронные книги, исследования, видеоуроки. Их воспримут на ура и на вашем сайте, и на сторонних площадках (форумах, отраслевых СМИ, социальных сетях).

Не бойтесь обучать, так как знание ≠ действие.

Хотите усилить эффект от создания и распространения контента – развивайте и другие направления:

• Запустите email-рассылку и контекстную рекламу.
• Постоянно собирайте и обрабатывайте обратную связь.
• Отслеживайте действия конкурентов.
• Стройте личный бренд.
• Выступайте на семинарах и по TV.

В завершение статьи хотим пожелать вам успехов и терпения. Ведение блога, работа с авторами, съемка видео не сразу приносят деньги. Зато в долгосрочной перспективе инвестиции в интернет-маркетинг с упором на контент многократно окупаются.

Источник: https://TexTerra.ru/blog/kak-pisat-yuridicheskiy-tekst-sposobnyy-ubedit-vsekh-i-klientov-i-poiskovykh-robotov.html

Деловое письмо

У любой организации, будь то государственный завод, маленький магазин или огромный холдинг, рано или поздно возникает необходимость вступить в переписку. Для этого необходимо уметь грамотно написать, оформить и отправить деловое письмо. В этой статье разберем виды деловых писем и поговорим о том, как оформить основные реквизиты этого документа.

Для начала давайте определимся, какие существуют виды делового письма. Ведь в зависимости от этого отличаются и правила написания писем: что писать, как писать, кому писать и прочее.

Можно перечислить несколько десятков разновидностей деловых писем, но чаще всего встречаются:

• информационное письмо;
• сопроводительное письмо;
• гарантийное письмо;
• благодарственное письмо;
• жалоба;
• претензия;
• предложение (не коммерческое);
• коммерческое предложение;
• приглашение;
• поздравление;
• извинение;
• сообщение;
• заявление;
• подтверждение;
• предупреждение;
• уведомление;
• напоминание;
• рекомендация;
• отказ;
• заказ;
• запрос;
• справка;
• просьба;
• job offer.

Есть еще одна отдельная категория писем – это судебные письма. Рассматривать их мы не станем, так как такими письмами занимаются только юристы, а они знают толк в их написании. Все, что требуется знать всем остальным работникам организации, особенно работающим с почтой: если вам в руки попало такое письмо (оно имеет пометку «судебное»), сохраните и конверт, и письмо.

Деловое письмо: структура

Скачать схему делового письма

Деловое письмо, среди прочего, отличается от обычного письма тем, что имеет четкую структуру, которая состоит из следующих частей:

1. Адресат.
2. Тема письма.
3. Заголовок или обращение.
4. Вступительная часть.
5. Основная часть.
6. Заключительная часть.
7. Приложение (если есть).
8. Подпись.
9. Исполнитель.

Это наиболее распространенная схема деловых писем, но, разумеется, некоторые пункты могут быть изменены.

Адресат

Это тот, кому мы пишем письмо. Здесь можно указывать название компании, ее руководителя или то должностное лицо, с которым в настоящий момент вы ведете переписку.

В случае, когда деловое письмо отправляется впервые в организацию, адресатом ставят генерального директора. Письмо может отправляться также обычному человеку – физическому лицу.

Адресатов может быть несколько, но больше пяти лучше не ставить. В этом случае правильнее будет сделать список рассылки.

В зависимости от того, кому направляем письмо, реквизит оформляем по-разному.Если адресат – руководитель предприятия, в первую очередь следует указать его должность, следом название предприятия и инициалы с фамилией, причем все перечисленное должно стоять в дательном падеже.

Генеральному директору

ООО «Энерготрас»

О.Р. Зазублину

Если же письмо адресуется определенному человеку на предприятии, нужно написать сначала название организации в именительном падеже, потом должность человека, инициалы и фамилию, но уже в дательном:

ЗАО «Бутиль-Экспресс»

Начальнику производства

Р.Н. Табуреткину

Если письмо будет направляться без конкретного адресата в организацию, то указывают название организации в именительном падеже:

ОАО «Мистик Про»

Если деловое письмо предназначается физическому лицу, то сначала пишем фамилию в дательном падеже, потом инициалы, а на следующих строчках – почтовый адрес, по которому будет отправлено письмо. Если почтовый адрес неизвестен и документ планируется передать каким-то другим способом, оставляем только фамилию и инициалы:

Комаровой С.В.

ул. Полевая, д. 5, кв. 457,

г. Москва, 123456

Не нужно ставить точку в конце или менять шрифт, он должен быть таким же, как и текст письма. Выравнивается текст реквизита «Адресат» по правому краю.

Тема письма

Это краткое содержание письма. Нужно писать его над основным текстом.

Существуют некоторые документы, в которых не нужно указывать тему письма, а именно: уведомление, жалоба, претензия, поздравление, гарантийное письмо или предупреждение. Во всех перечисленных документах следует выносить вид письма в заголовок, единственное исключение делается для поздравлений.

Текст темы не должен превышать 50 знаков, нужно очень кратко, но при этом понятно написать, о чем данный документ. Зачастую тему можно выразить 2-3 словами, например «Запрос информации» или начать с предлога «о» и писать в предложном падеже.

Шрифт темы может быть на один кегль меньше, чем шрифт основного текста, но не более, и это не обязательно. Выравнивать следует по левому краю.

Например:

О согласовании порядка действия организаций в чрезвычайных ситуациях

Запрос информации

Заголовок или обращение к адресату

Заголовок или обращение пишутся по центру, через одну пустую строку от темы письма.

Это может быть название письма, которое, по сути, заменяет тему. В большей части это относится к жалобам, претензиям, гарантийным письмам, заявлениям, предупреждениям или уведомлениям. Также это может быть личным обращением к адресату письма.

Если вы пишите заголовок, то лучше его набирать прописными буквами и поставить по центру. Не нужно выделять заголовок в виде увеличения шрифта, он должен быть точно таким же, как и основной текст. Допускается сделать шрифт полужирным:

УВЕДОМЛЕНИЕ

ПРЕТЕНЗИЯ

Уважаемая Галина Викторовна!

Уважаемый Евгений Борисович!

Если имя и отчество физического лица неизвестны, они не заменяются инициалами, а пишется так:

Уважаемый г-н Петров!

Уважаемая г-жа Лисицына!

Если же деловое письмо пойдет в организацию, ни фамилия, ни имя-отчество руководителя которой вам неизвестны, напишите нейтрально «Уважаемые коллеги» или «Уважаемые господа». Не забудьте поставить в конце знак восклицания, но только один, не нужно их ставить ни три, ни более раз, показывая свое уважение, это будет выглядеть совсем по-детски.

Текст письма

Текст письма делится на три части: вступление, основная часть и заключение. Необязательно это три абзаца, может быть и больше. Каждая часть текста плавно переходит одна в другую.

Если у вас в организации не предусмотрен корпоративный шрифт для написаний самого тела письма, лучше выбрать шрифт Arial или TimesNewRoman, кегль выбрать или 12, или 14. Стоит начинать писать с красной строки, выравнивая по ширине. Текст нужно выровнять по ширине.

Он может состоять из простых или сложноподчиненных предложений, причем каждое из них должно иметь какую-то мысль, не быть пустым. Никакой «воды» деловой стиль речи не терпит. Каждый абзац начинается с красной строки.

Вступление

Вступлением можно указать на пришедшее ранее письмо адресата, на которое вы пишите ответ, или сообщить, что ранее вы договорились с адресатом о том, что пришлете письмо. Если письмо пишется человеку впервые и никаких договоренностей не было, вступление можно и пропустить.

Вступление это одно предложение или даже его часть.

Например:

На Ваш исх. № 175-8/3-15 от 25.05.2015 сообщаем следующее

Согласно нашей договоренности…

Основная часть

Это часть письма, где написано о главном, то есть о сути проблемы. Условно ее можно поделить на две части: «обоснование» и «просьба». В обосновании указывается причина написания письма, в «просьбе» излагается то, чего вы хотите добиться от получателя письма.

 «Просьбу» следует писать с нового абзаца и с красной строки.

Например:

       Направляем вам для рассмотрения пакет документов по хозяйственному обслуживанию ТК «Комета» и прилегающей к нему территории за июнь 2015 года.

       Просим рассмотреть документы, подписать их, заверить подписи печатями и выслать один комплект документов в адрес ООО «Клининг-Системс».

Заключение

Письмо нужно закончить формулой вежливости, которая плавно перетекает в подпись, например:

С уважением,

С чувством глубокой признательности

С наилучшими пожеланиями

Наличие или отсутствие завершающей фразы зависит от того, насколько вы близки с адресатом, и от корпоративной культуры автора, и от содержания письма.

Если взять, к примеру, религиозные организации, то свои письма они заканчивают достаточно объемными и эмоциональными фразами. Но если в претензии написать «С уважением» будет смотреться не уместно.

Поэтому следует подумать, нужна ли такая фраза.

В зависимости от ситуации, вида и текста письма заключительная фраза или будет, или нет. Так как после этой фразы будет стоять подпись, следует ставить запятую, а не точку. Исключение, если завершающую формулу автор письма умудрился оформить в виде короткого, но полноценного предложения. Тогда в конце ставится точка или восклицательный знак.

Не стоит менять шрифт, он должен быть таким же, как и в теле письма. Формула вежливости пишется с красной строки. Следует отступить от основной части или перечня приложений на 2-3 строки, выравнивать также по ширине.

Подпись

Здесь указывается название должности, далее идет свободное место для личной подписи, следом инициалы и фамилия того, кто подписывает письмо.

Красная строка здесь не оформляется. Должность пишется слева. Если она слишком длинная, лучше разбить ее на две строчки. Инициалы и фамилию размещаем справа, выравниваем по краю. В результате между должностью и ФИО получаем свободное место для подписи.

Например:

Главный архитектор ОАО «Строй-Сити»                                                             А.Д. Семенец

сопровождения ООО «Телеконтакт»                                                                 А.В. Гавриленко

Приложение

Приложением могут быть документы, которые вполне самостоятельны, несут определенную информацию, которая нужна в работе. Обязательно нужно указать все приложения к данному письму, пронумеровать их, указать количество страниц и экземпляров.

Если деловое письмо имеет приложения, они пишутся после основного текста письма, через одну пустую строку строки. С красной строки указывается слово «Приложение» или «Приложения», после нужно поставить двоеточие.

Если приложений больше одного, тогда каждое из них пишется с новой строки и нумеруется. В приложении первым идет название, далее количество листов, экземпляров.

В оформлении текста ничего не меняется, остается тот же шрифт, размер, выравнивание по ширине.

Например:

Приложение: Заявка на участие в фестивале на 1 л. в 2 экз.

Или

Приложения:

1. Шкала и критерии оценки звуковых файлов на 3 л. в 1 экз.
2. План проведения тренинга «Управление конфликтными ситуациями» на 2 л. в 2 экз.

Исполнитель

Несмотря на то, что каждое деловое письмо подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т.е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.

https://www.youtube.com/watch?v=XZc8MlzvjJM

Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу письма, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже – адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.

Например:

Исп.: Антон Соломонович Леприков

Тел. (499)123-45-67

e-mail: a.s.leprikov@sitename.ru

Когда письмо полностью готово, распечатайте его на фирменном бланке и зарегистрируйте, после чего можно отправлять.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=1244

Как писать заголовки: 6 лютых формул

Написание статей, постов для соцсетей или писем — не самая сложная часть копирайтинга. То, что реально сложно — написать заголовок. Продающий, захватывающий, запоминающий, цепляющий, одним словом “вкусный”.

Думаю у вас тоже периодически возникает вопрос: “Как писать заголовки, так чтобы они цепляли читателей?”. Ответ найдете ниже. Но сначала…

Раскрою вам один секрет…

В этом вам никто не признается, но заголовок намного важнее, например, чем сама статья.

Вспомните, сколько постов в соцсетях, страниц в новостях или блогах вы просматриваете ежедневно? Что же заставляет вас открыть и прочитать ту или иную статью?

Секрет? Мне?

Верно! Именно заголовок. Вот почему так важно уделить ему время и внимание. То же самое правило действует и для сайта, и даже в директе.

И чтобы этого не случилось, и вы научились писать креативные, привлекательные, по-настоящему цепляющие заголовки, вам всего то и нужно воспользоваться этой инструкцией. Ну или выражаясь “по-модному” — мануалом.

как писать продающие заголовки —
3 способа-усилителя

Чтобы было более понятно, расскажу сразу на примерах:

1. Обязательно используйте цифрыПлохо — Ошибки, которые допускают все маркетологи

Хорошо — 9 ошибок, которые допускают все маркетологи

2. Используйте прилагательные
Плохо — Ошибки, которые допускают все маркетологи
Хорошо — Критические ошибки, которые допускают все маркетологи

3. Используйте призывы к действию
Плохо — Ошибки, которые допускают все маркетологи
Хорошо — Узнайте ошибки, которые допускают все маркетологи

Ну, а теперь перейдем к самому интересному.

6 формул

Эти 6 формул станут для вас решением, как только вы задумаетесь о том, как правильно написать цепляющий заголовок.

1. Число — прилагательное — существительное — ключевое слово — обещание
6 простых формул, чтобы написать цепляющий заголовок за 2 минуты

2. Как — действие — ключевое слово — обещание
Как написать цепляющий заголовок для любой статьи

3. Формулировка — руководство по — действие — ключевое слово — обещание
Легкое руководство для написания цепляющих заголовков за 2 минуты

4. Позитивные слова — число/существительное — ключевое слово — обещание/детали
Быстрый путь к написанию цепляющих заголовков в ваш блог

5. Негативные слова — действие — ключевое слово
Перестаньте допускать эти ошибки при написании цепляющих заголовков, используя эту формулу

6. Призыв к действию — ключевое слово — обещание
Используйте эти 6 формул для быстрого написания цепляющих заголовков

Примечания:

1. Порядок слов менять можно.

   Важно, чтобы не терялся смысл самого заголовка;

2. Ключевые слова и обещания могут быть теми же самыми словами или фразами;
3. Обещания и детали — это на ваше усмотрение, но они помогают определить тему и замотивировать людей прочитать статью.

А чтобы эта инструкция была для вас еще полезней, я подготовил конструктор слов, которые вы можете использовать в уже описанных формулах.

Конструктор слов

Прилагательные
Абсолютный, случайный, удивительный, захватывающий внимание, красивый, большой, блестящий, умный, сумасшедший, хороший, восхитительный, легкий, эффективный, эпический, фантастический, невероятный, бесстрашный, бесплатный, великолепный, безумный, непреодолимый, мощный, рекомендуемый, возмутительный

Существительные
Области, компоненты, факты, формы, идеи, ингредиенты, уроки, ошибки, ресурсы, шаг, процесс, причины, умения, стратегии, методы, шаблоны.

Действия/Призывы к действию
Используйте, спросите, решите, увеличьте, преодолевайте, ищите, показывайте, оформляйте, думайте.

Позитивные слова
Всегда, лучший, крупнейший, простой, быстрый, наибольший, горячий.

Негативные слова
Избегать, не надо, никогда, ничего, никто, ни за что, худший.

Коротко о главном

И в завершение небольшой лайфхак, основанный на исследованиях. Портал Buzzsumo проанализировал практически 100 млн. статей в социальных сетях за 8 месяцев и пришел к выводу.

Статьи с информационными заголовками (т.е., которые начинаются с цифр), заголовками “Как сделать/получить …” и заголовками-руководствами (инструкция, мануал, методика) получают гораздо больше читателей, чем все остальные статьи.

И да, если включить голову, а не просто копировать, эти 6 формул можно использовать для любой ниши и сферы бизнеса. Надеюсь, я надолго убрал из вашей головы вопрос: “Как писать заголовки?”.

Источник: https://in-scale.ru/blog/kak-pisat-zagolovki

Как написать правильный заголовок для статьи

Мы уже рассказывали о том, как правильно писать статьи и какие инструменты в этом помогают. Но без привлекательного и грамотного заголовка все труды канут в лету. У вас может быть качественный текст, но кто его увидит, если заголовок не цепляет и совсем не располагает к дальнейшему чтению?

Заголовок должен не только привлекать внимание и побуждать читателя кликнуть на него, чтобы прочитать всю статью, но и отражать суть материала, быть релевантным его содержанию.

В этой статье я расскажу об основных правилах создания заголовка, которые помогут привлекать аудиторию, в том числе из поисковых систем.

1. Правильно используйте ключевые слова

Не нужно вставлять в заголовок кучу ключевиков для SEO-продвижения, достаточно одного-двух. Ключевое слово в названии помогает системам Google и Яндекс понять, о чем статья, и по каким запросам ее нужно показывать пользователям.

Не стоит забывать, что важно отразить в заголовке суть статьи. Если название и содержание будут кардинально отличаться, такой подлый ход поисковые системы (не говоря уже о читателях) точно не оценят. Они «похоронят» такую статью в недрах вашего сайта. Она никогда не будет ранжироваться в поисковой выдаче и ни о каких посетителях речи идти не будет.

2. Вызывайте эмоции

Согласно исследованиям Copyblogger, из десяти человек только двое после прочтения заголовка изучат всю статью. Только вдумайтесь, 8 человек проигнорируют материал.

Есть всего одна попытка привлечь внимание. В этом поможет сильный и привлекательный заголовок. Рекомендую использовать необычные, эмоциональные слова. Например, «Как не попасть на штраф в 70 000 рублей…», «Падают продажи? 5 шагов для исправления ситуации..» и т.д.

3. Пишите ясно и по делу

Название статьи должно быть понятным и не вводить в заблуждение. Вы столько сил и времени отдаете на построение доверительных отношений с аудиторией, что просто обязаны оправдывать их ожидания.

К примеру, заголовок этой статьи позволяет точно понять, о чем будет материал. В самом тексте мы раскрываем суть и не пишем о чем-то другом.

Если вы обманете читателя и укажете то, что совершенно не рассматривается в статье, это приведет к тому, что человек покинет сайт. Показатель отказов увеличится, и поисковые системы станут меньше доверять вашему интернет-ресурсу.

4. Понимайте свою аудиторию

Вы знаете, что действительно интересует вашу аудиторию? Какие проблемы у нее возникают? Лучшие заголовки – это те, которые отвечают на вопросы клиента, помогают в решении проблем. Заголовок должен отвечать на главные и болезненные вопросы, которые волнуют ваших пользователей.

Создайте портрет своего клиента (или несколько), проведите анализ – какие проблемы волнуют данных людей, какие задачи стоят перед ними. Это сильно поможет в создании правильных «меседжей».

Ниже один из портретов наших клиентов:

5. Используйте цифры

Цифры притягивают читателей, они дают более четкое представление о том, что будет «внутри» статьи. Например, «3 способа привлекать больше клиентов» или «5 здоровых продуктов, которые вы должны есть на завтрак». Сразу понятно, что в статье будет перечень из 5 продуктов, которые надо кушать. И сразу понятно, длинная эта статья или нет. Чем больше пунктов, тем длиннее текст.

Согласно исследованию Outbrain, нечетные числа привлекают в среднем на 20% больше читателей, чем четные. Вот такой интересный факт.

6. Захватывайте внимание

К ключевым словам добавьте сильные прилагательные и наречия. Например, «бесплатный», «легко», «новый» и т.д. Попробуйте использовать эти слова и вы заметите, как ваша аудитория начнет расти.

Есть еще один способ: использовать фразы, которые указывают на срочность, специфичность и уникальность. Каждый хочет узнать актуальную информацию быстрее других.

7. Пишите коротко

Короткий заголовок позволяет быстро прочитать и сразу понять о чем идет речь в статье. Не нужно строить огромные конструкции, если этого можно избежать. Пишите кратко и по делу.

Также если вы занимаетесь email-рассылками и анонсируете статьи, короткий заголовок как нельзя кстати. Ведь вы должны заставить подписчика открыть письмо. А что надо писать в теме письма? Именно, название статьи. И все почтовые клиенты рекомендуют использовать в теме письма не более 40 знаков. Иначе название просто не поместится полностью.

Конечно, приведенный выше список не является святым граалем. Используйте и тестируйте различные стратегии и гипотезы, которые вам встретятся на пути. Но включить эту практику в свою обычную стратегию создания контента просто необходимо.

Источник: https://www.obrazstroy.ru/blog/kak-napisat-pravilnyy-zagolovok-dlya-stati/