пример заполнения штатной расстановки

Содержание

Штатная расстановка: образец заполнения

Штатная расстановка не является обязательным документом для организаций, за ее отсутствие работодатели ответственность не несут. Но многие кадровые сотрудники, оценив всю пользу от применения данного документа, продолжают его оформлять. Что собой представляет штатная расстановка? Для каких целей составляется этот документ? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Штатная расстановка

Штатная расстановка, образец заполнения которой можно найти ниже, представляет собой кадровый документ, составленный на основе штатного расписания. В ней указано, какие из утвержденных в штатном расписании должностей уже заняты. Возле каждой занятой должности прописано Ф.И.О. сотрудника и его оклад. Также из документа можно узнать, какие должности пока еще остаются свободными.

Унифицированной формы штатной расстановки и официальных требований по ее заполнению не существует. Каждая организация может самостоятельно разработать ее и утвердить внутренним приказом.

За основу обычно берут унифицированную форму № Т-3 штатного расписания (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.

2004 № 1) и дополняют ее необходимыми сведениями, позволяющими значительно упростить отслеживание кадровых передвижений.

Какие сведения содержит документ:

Перечень структурных подразделений.
Перечень штатных единиц с пофамильным списком сотрудников.
Размер тарифной ставки (оклада) каждого.
Дополнительные сведения или примечания.

Какие задачи помогает решить штатная расстановка

цель составления документа – отслеживание вакантных должностей и определение потребности организации в персонале. Кроме того, использование штатной расстановки помогает решить следующие задачи:

отследить «текучесть» кадров;
определить наличие вакантных мест;
установить количество пенсионеров и инвалидов в штате;
проанализировать «вилку» окладов и т.д.

В компаниях с большим количеством работников и постоянной «текучкой» составление штатной расстановки будет особо актуальным. Если какая-либо должность освобождается – сотрудник отдела кадров при помощи данного документа сможет без труда подыскать подходящую кандидатуру на вакантное место из числа действующих сотрудников.

Штатная расстановка и штатное расписание: в чем отличие?

Назначение этих документов разное. Штатное расписание применяется для утверждения числа сотрудников в соответствии с имеющимся объемом работы. В документе указывают должности, необходимое количество работников и размер тарифной ставки. Штатное расписание обязательно к ведению в организации и имеет утвержденную форму.

Штатная расстановка носит исключительно информационный характер, содержащиеся в ней сведения используются не только для отслеживания текучести, но и для упрощения составления плановой отчетности.

Помимо перечня должностей и тарифных окладов в расстановке фиксируются Ф.И.О. лиц, занимающих конкретную должность, и дополнительные сведения о них.

Документ не имеет утвержденной формы и составляется в произвольном порядке.

Ведение документа

Составить штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии несложно. Сотруднику отдела кадров необходимо внести в нее основные сведения о нанятом персонале на требуемую дату. Чем подробнее будет составлен документ – тем удобнее им пользоваться.

Надо ли утверждать штатную расстановку и кто должен это делать? Документ, в отличие от штатного расписания, утверждения приказом руководства не требует, поскольку он лишь отражает расстановку кадров на определенный момент.

Штатную расстановку, как правило, заполняют сотрудники отдела кадров. Именно они располагают сведениями о приеме и перемещении трудовых ресурсов внутри организации. Скачать образец штатной расстановки можно в конце этой статьи.

Как заполнить штатную расстановку

Документ представляет собой бланк в виде таблицы. Некоторые графы совпадают со штатным расписанием. Работодатель может добавлять и удалять графы по своему усмотрению. Документ заполняют следующим образом:

В графе «Структурное подразделение» указывают наименование подразделения (к примеру, отдел продаж, цех, финансовый отдел и т.д.) и его код.
В графе «Должность» перечисляют наименования всех должностей, которые предусмотрены штатным расписанием в конкретном отделе.
Возле каждой из приведенных должностей указывают оклад (тарифную ставку), надбавки и т.п.
В графе «Ф.И.О.» перечисляют сотрудников, занимающих соответствующую должность. Благодаря этому можно увидеть, какие должности в компании уже заняты, а по каким есть вакансии.
Графа «Примечание» предназначена для отображения нюансов по оплате, отметки о пребывании сотрудницы в декретном отпуске, указание на работу по совместительству и пр.
Внизу приводится общее число штатных единиц, сколько из них занято, и сколько есть на данный момент свободных вакансий.

Штатную расстановку можно заполнять как в электронном, так и в рукописном виде.

Образец штатной расстановки:

Источник: https://spmag.ru/articles/shtatnaya-rasstanovka-obrazec-zapolneniya

Заполняем штатную расстановку

пример заполнения штатной расстановки
| Штат | Заполнение штатной расстановки

Как производится заполнение штатной расстановки? Все знают, что штатное расписание («штатка») – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах организации.

В том числе, сведения о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. А что такое штатная расстановка? Образец заполнения этого документа, актуальный на 2018 год – в статье.

Отличие от «штатки»

Под штатным расписанием понимается документ, содержащий в себе структурированную информацию о персонале организации. В «штатке» перечислены все, предусмотренные компанией должности и количество запланированных единиц по каждой из них.

Подробнее об этом см. «»

В свою очередь, штатная расстановка это документ, в котором указано, какие единицы и кем заняты. То есть в штатной расстановке прописывают Ф.И.О. сотрудников, занимающих те или иные должности, а также их табельные номера и другие необходимые сведения. Например, указание на инвалидность, совместительство, пенсионный возраст и т.п.

Если принято решение о составлении этого документа, то нужен образец заполнения штатной расстановки на 2018 год. Понятно, что заполнить нужную форму намного проще, имея перед глазами готовый пример.

Плюсы применения

Отметим, что штатное расписание и штатная расстановка – это документы не обязательные для заполнения коммерческими организациями. Решение о введении во внутренний документооборот этих бланков принимает администрация предприятия.

Если решение положительное, то нужен образец заполнения штатной расстановки.

Несмотря на то, что обязанности по заполнению данных форм нет, «штаткой» и штатной расстановкой лучше не пренебрегать. Ведь имея в своем распоряжении эти документы, можно наглядно увидеть структуру организации, рассчитать необходимое количество денег на содержание персонала и владеть оперативной информацией.

Эти сведения могут понадобиться менеджерам компании для принятия управленческих решений.

Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Поэтому предлагаем вниманию читателей пример заполнения штатной расстановки, подготовленный нашими специалистами.

Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п.

Например, «старший кассир». Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:

разные права и обязанности;
различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.

Понятно, что оперативная информация о работниках содержится в столбце «Примечание». Именно в данном разделе формы производится заполнение штатной расстановки при совмещении должностей или уходе работника в отпуск по уходу за ребенком, например. Вся важная информация, касающаяся работника, отражается в данной графе.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Вопросы и ответы юристов

Юлия 05.09.2017

Здравствуйте! на работе не отпускают в отпуск в связи с нехваткой людей. и как тут быть? вроде и подставлять не хочется, но отпуск запланирован уже. ссылаются на закон в котором говорится о производственных показателях и хотят перенести мой отпуск на неопределённый срок. это же упущение руководства получается, что не организовали расстановку отпусков, чтоб у всех всё было по графику? главное, чтобы после решения вопроса можно было нормально работать в дальнейшем, а то руководство так же может поступить.

Отвечает юрист Елена Сергеенко 05.09.2017

Здравствуйте, Юлия.

Если не отпускают, все равно напишите заявление на отпуск, и ждите обоснованного ответа в письменной форме. Не принимают, отправляйте заказным письмом.

Наталия Андреевна 16.03.2018

Здравствуйте, в мае 2017 года я должна была выйти на работу из отпуска по уходу за ребенком до 3 лет. с работы мне никто не звонил, по тем телефонам что указаны у них на сайте трубку никто не брал,начала им звонить еще с апреля месяца,бывший руководитель(уже уволилась) тоже не отвечала, приехать на работу и все узнать не было возможности( это аэропорт и на территорию никто не пустит без пропуска(из новых сотрудников никого там не знаю). так вот через много людей кое как раздобыла в октябре номер специалиста расстановки кадров и выяснилось, что про меня все забыли, должности моей больше нет и не будет, предлагают перевестись в другую компанию или на другую должность ниже по рангу( я не согласна) выйти теперь на работу нет возможности(ребенок постоянно болеет и сидеть кроме меня некому)говорят можно попробовать написать заявление на отпуск по семейным объстаятельствам за свой счет, но с какого числа его тогда писать? я готова написать его с октября-ноября, а числа с мая по октябрь пусть тогда оплачивают,это же ведь их «косяк», что они про меня забыли, а я в то время готова была выйти. как мне правильно поступить, как получить деньги с работодателя за эти месяцы, что они про меня забыли и возможно ли это? спасибо за ответ.

Отвечает юрист Станислав Борисов 16.03.2018

Добрый день! Исходя из описанной вами ситуации, непонятно почему работодатель обязан вам оплачивать время, когда фактически Вы не работали. По окончании отпуска по уходу за ребенком Вы обязаны были приступить к своим должностным обязанностям и, во всяком случае, находится на своем рабочем месте, указанном в вашем трудовом договоре.

Работодатель не обязан вас уведомлять об окончании отпуска по уходу за ребенком и каким-либо образом вызывать Вас на работу. Тут вопрос может стоять не об оплате, а об увольнении по п.6 ст.81 Трудового кодекса РФ за прогул.

Так что если работодатель будет согласен оформить вам отпуск без сохранения заработной платы задним числом, то это не самый плохой вариант в Вашей ситуации.

Статьи по теме

Два штатных расписания в одной организации (учреждении)

Бюджетное или казенное учреждение: два штатных расписания одновременно: бюджет и внебюджет. Сокращение персонала: два штатных расписания в организации.

Штатное расписание: ознакомление работников

Штатное расписание: ознакомление работников при внесении изменений и составлении нового штатного расписания. Штатное расписание: ознакомление и вступление в силу.

Сроки утверждения штатного расписания

Штатное расписание на следующий год: сроки утверждения в 2018 году. Штатное расписание при сокращении: сроки утверждения: как правильно.

Источник: https://quittance.ru/articles/shtat/zapolnenie-shtatnoi-rasstanovki/

Штатная расстановка в 2019: образец заполнения, отличие от расписания и скачать бесплатно бланк

пример заполнения штатной расстановки

Специалист кадровой службы должен обрабатывать большие объемы информации. Для облегчения этого нелегкого труда было разработано множество форм документов, облегчающих анализ и применение различных данных. И штатная расстановка – один из них. Попробуем разобраться в целесообразности ее ведения в нашем новом материале.

Что это такое?

Среди менеджеров по работе с персоналом документ более известен как кадровое замещение. Это свод существующих в компании должностей с указанием лиц, их замещающих.

Такой локальный нормативный акт передает общую кадровую картину предприятия и используется для удобства работодателя и HR.

Пример кадрового замещения

В чем удобство:

наглядно отражены существующие вакансии;
видно распределение сотрудников по подразделениям, что упрощает возможную оптимизацию численности;
позволяет обработать большой объем данных в организациях с высокой численностью работников.

Самое главное, что отсутствие обязательной формы позволяет отражать в документе необходимые данные, предусматривая дополнительные графы.

Нормативная база

Современное законодательство не требует от работодателя обязательного ведения кадровой расстановки. Документ может быть создан по инициативе руководителя предприятия и заполняться в свободной форме.

Однако заполнение расстановки потребует использования ряда источников:

профстандарты, утвержденные министерством труда и социальной защиты. Эти нормативные акты предназначены для регламентации наименований должностей, а также для определения рамочных должностных инструкций;
Трудовой Кодекс РФ, устанавливающий требования к окладу, надбавкам и так далее;
Инструкции по делопроизводству и кадровой работе отдельных государственных органов могут устанавливать требования к расстановке. Примеры можно найти в нормативной базе Ростехнадзора и Минкульта РФ.

Цели составления

Единственная цель – облегчение деятельности кадровика/менеджера по персоналу.
Документ позволяет быстро и качественно обработать большой объем информации.

В компанию «РусСинтез» обратился Салемский П.И. с заявлением о приеме на работу на должность старшего мастера отдела погрузки. HR-специалист уточнил в расстановке факт отсутствия вакансий в указанном отделе и смог мотивированно отказать рекруту.

Замещение нужно для:

оценки и отслеживания существующих вакансий;
отслеживания статуса отсутствующих сотрудников;
анализа текучести кадров;
быстрого обнаружения неравномерного распределения трудовых ресурсов между подразделениями.

Семенов Л.П. был уволен из компании «Рубин» по сокращению. Семенов обратился в суд, чтобы оспорить законность увольнения, так как ему не предложили других должностей при сокращении. Позиция истца была разрушена во время судебного заседания, когда в заверенной кадровой расстановке не нашлось ни одной вакансии.

Различие расстановки от расписания

Эти акта относятся друг ко другу как общее и частное, но имеют ряд серьезных отличий.

КритерииРасстановкаРасписание

Обязательность	Не является обязательным документом.	Законодательство устанавливает обязанность работодателя об утверждении расписания.
Назначение	Предназначена для более качественной и удобной кадровой работы, в частности для обработки и учета вакантных должностей. Кадровое расписание – это данные о работниках и замещаемых должностях.	Необходимо для формирования фонда оплаты работы, а также для максимально гармоничной оптимизации отдельных подразделений.Этот документ – это данные о денежных средствах и возможном штате предприятия.
Срок архивного хранения	Существует требование об условно постоянном хранении (75 лет).	Является документом временного хранения. Архив предприятия примет акт на 3 года.
Наличие персональных данных	При заполнении вносятся ФИО работников. Работа с данным НПА является обработкой персональных данных.	Штатное расписание обезличено. В нем нет сведений о конкретных работниках подразделений.
Требование к форме	Не имеет бланка. Разрабатывается, исходя из потребностей работодателя.	Существует строгая форма Т-3.

В соответствии с вышеизложенным, можно утверждать, что эти своды похожи в силу специфики отражаемых данных, но имеют разные задачи и функционал.

В связи с нестабильной ситуацией на рынке, руководством ООО «Зареченское» было принято решение о сокращении фонда оплаты труда на 10%. В компании было 10 отделов по 10 человек. Экономистами было изучено кадровое расписание, в котором были упразднено по 1 должности в каждом отделе.

Менеджер по работе с персоналом обратился к расстановке и выяснил, что в каждом структурном подразделении существует 2-3 вакансии. Таким образом, никого не пришлось увольнять, а фонд вознаграждения труда был сокращен.

Сведения в кадровой расстановке

Данный свод является одним из самых объемных и подробных кадровых документов. Обязательного перечня данных не существует, но годы практики делопроизводства сформировали идеальный перечень необходимых сведений:

наименование подразделения предприятия (название отдела, цеха, филиала, представительства);
код подразделения (в случае, если предприятие имеет большое количество отделов, может вестись их кодификация, но данный пункт не является обязательным);
должности и их количество, предусмотренное в отдельных структурных подразделениях;Образец кадровой расстановки в организации
заработная плата в разбивке по трем составляющим – оклад, надбавки, общая сумма;
фамилия, имя, отчество работников;
реквизиты приказов о кадровых передвижениях;
дополнительные сведения по желанию работодателя (отпуск, декрет, временная нетрудоспособность, отстранение от работы и так далее).

Эти сведения во многом дублируют кадровое расписание, что является закономерным, так как последнее является основой для штатной расстановки.

Как правильно заполнить кадровое замещение?

Столь объемные правовые акты зачастую вызывают страх перед их заполнением. Но все проще, чем может показаться на первый взгляд.

Заполнения штатного замещения можно условно разделить на 2 этапа: дублирование сведений из штатного расписания и введение недостающей информации.

Рассмотрим пошаговую инструкцию по заполнению расписания:

Первый этап:
- Создание необходимого НПА на основе формы Т-3;
- Формирование перечня подразделений. Очень важно, чтобы эта часть нормативного акта формировалась в соответствии с иерархией отделов предприятия;
- Указание наименований и количества должностей в подразделениях;
- Заполнение финансовой составляющей (оклад, надбавки, размер заработной платы);Первый этап заполнения расписания
Второй этап:
- Указание фамилии, имени и отчества лиц, замещающих отдельные должности. Если какие-то из них вакантны, то ставится пометка «вакансия»;
- Формирование примечания, если оно необходимо. В данной графе можно ставить пометку о временной нетрудоспособности, потенциальном сокращении или отпуске по беременности и родам.Второй этап заполнения расписания

В результате не должно остаться пустых клеточек. Свободные поля необходимо заполнить прочерками.

Отметим, что данный свод не является единственным верным. Каждый сотрудник кадровой службы может создать удобную форму под свои профессиональные нужды.

Для удобства работы предлагаем скачать форму штатного замещения по ссылке.

В случае, если обязательность замещения предусмотрена локальными актами предприятия, то документ должен быть утвержден руководителем компании.

Штатное замещение является не обязательным, но необходимым документом. Этот документ будет полезен не только профильным специалистам, но и руководителям любых уровней.

Расстановку можно не вести, но качественное управление персоналом и анализ фонда оплаты труда оперативно провести не удастся.

Статья проверена экспертом: Нефедовой Анной.

Источник: https://OPrave.com/drugoe/buxgalteriya/shtatnaya-rasstanovka.html

Пример заполнения бланка штатной расстановки

пример заполнения штатной расстановки

Действующее законодательство предусматривает определенный перечень документов, которые должны заполняться любым предприятием или частным предпринимателем, в штате которого есть наемные сотрудники.

Одним из таких документов является бланк штатной расстановки, который позволяет определиться с тем, кто занимает какую должность и как ведется работа на предприятии в целом.

При этом стоит отметить, что многие уполномоченные лица, занимающиеся оформлением подобных бумаг, могут даже не знать о том, как правильно заполняется бланк штатной расстановки и насколько вообще необходим этот документа на современном предприятии.

Суть понятия

Бланк штатной расстановки представляет собой специализированный документ, в котором собирается информация обо всех штатных единицах, работающих на указанном предприятии с обязательным указанием ФИО сотрудника и предусмотренного для него оклада (предусматривается возможность указания минимального и максимального пределов, если работник получает не четко фиксированную сумму), а также перечне тех вакансий, которые остаются свободными.

На сегодняшний день законодательством не устанавливаются какие-либо унифицированные формы, в соответствии с которыми должен заполняться такой документ, и единственное, что можно выделить – это рекомендации к заполнению, которыми должны руководствоваться сотрудники государственных учреждений и которые основываются на стандартной форме Т-3 штатного расписания.

Скачать пример формы Т-3 в excel

В связи с этим частным организациям нужно самостоятельно заняться разработкой этого документа и отразить его в своей учетной политике.

Назначение

Штатная расстановка достаточно часто используется в работе тех лиц, полномочия которых связаны с ведением кадровой работы на предприятии.

Форма этого документа, как говорилось, не утверждается, но на сегодняшний день в преимущественном большинстве случаев ее разрабатывают на основании формы №Т-3, в которую просто добавляют специальный столбец с указанием ФИО сотрудников компании, которые находятся на тех или иных должностях.

Благодаря наличию такого документа в отделе кадров всегда можно быстро определиться с точным количеством вакантных должностей, а также полностью закрыть какие-либо штатные единицы в случае приема на работу совместителя или же в том случае, если какая-либо должность распределяется сразу между несколькими лицами.

Скачать пример штатного расписания формы Т-3 в word

Нужно ли вести документ

Действующее законодательство не включает в себя какие-либо нормы, в соответствии с которыми работодатели должны были бы в обязательном порядке заниматься ведением штатной расстановки, в связи с чем они могут делать это полностью на свое усмотрение. При этом стоит отметить, что данный документ может вестись не только в бумажном, но и в электронном виде при использовании таких программ как Microsoft Word или Excel.

Ведение штатной расстановки, а также постоянное поддержание ее в актуальном состоянии представляет собой достаточно простую процедуру, даже если выполнение этой функции не было автоматизировано с помощью специализированного программного обеспечения.

Сотрудники кадрового отдела в преимущественном большинстве случаев указывают в данном документе полный перечень информации о сотрудниках, включая их уход или выход из длительного отпуска, наличие статуса инвалида и еще целый ряд других сведений, которые могут быть полезными при работе и учете этого лица. К примеру, основываясь на штатной расстановке, в дальнейшем будет гораздо проще оформлять различную отчетность для руководителей по самым разным вопросам.

Некоторые директоры периодически уточняют, кто из рабочего состава на данный момент пользуется своим временем отпуска, и кадровый отдел, используя бланк штатной расстановки, сможет быстро подготовить отчетность с указанием всей необходимой информации.

Бланк штатной расстановки

Отличия от расписания

Должностные инструкции, включающие в себя полный перечень обязанностей, предусмотренных для определенного сотрудника, служат основанием для оформления официального штатного расписания, в котором указывается планируемое распределение работ между всеми сотрудниками компании.

В соответствии с учредительной документацией в этом бланке устанавливается и закрепляется структура предприятия, а также общая численность и состав сотрудников:

должности, являющиеся значимыми для ведения производственной деятельности компании;
перечень отдельных структурных подразделений;
общее количество штатных единиц персонала;
установленные оклады, конечная величина ФОТ, применяемые надбавки.

Помимо этого, данный документ в обязательном порядке должен включать в себя следующую информацию:

иерархическая структура подразделений предприятия;
полный перечень должностей и профессий, которые требуются для ведения успешной работы компании;
планируемое количество сотрудников, которое требуется для полноценной реализации производственного плана;
точное указание суммы труда не только отдельно по разным должностям, но и в целом по предприятию.

В Трудовом кодексе рекомендуется в соответствии с штатным расписанием компании устанавливать нужные специальности и должности. При этом стоит отметить, что действующим законодательством предусматриваются унифицированные наименования должностей, которые закреплены в классификаторах.

В частности, их можно увидеть в Едином квалификационно-тарифном руководстве по профессиям и работам, а также Общероссийском или общеотраслевом справочниках профессий.

Стоит отметить, что эта бумага имеет сама по себе обезличенный и обобщенный характер, потому что сам документ не является отражением фактического расположения сотрудников по рабочим местам компании.

Расстановка же представляет собой таблицу расписания с добавочными графами, в которых указывается четкая информация по всем сотрудникам предприятия, что используется потом для оформления всевозможной отчетности о трудовой деятельности организации.

Опять же, унифицированная форма такого бланка на сегодняшний день отсутствует, и любая компания должна заниматься самостоятельной разработкой этого документа с включением в него всей нужной информации и реквизитов.

В штатной расстановке указывается следующий перечень данных:

полный перечень подразделений компании;
полные наименования должностей;
общее количество штатных единиц организации;
оклады и тарифы, прописанные в разрезе профессий;
сумма всевозможных доплат и надбавок к стандартной зарплате;
личные данные сотрудников, работающих на тех или иных рабочих местах, а также тех, кто замещает определенные должности;
регистрационная информация из приказов.

Такой документ также позволяет упростить работу кадровой службы компании, ведь с его помощью можно постоянно отслеживать кадровые вакансии, контролировать факт заполнения вакантных мест при приеме на работу по совместительству в случае, если определенная ставка распределяется сразу между несколькими лицами.

Таким образом, штатное расписание представляет собой обязательный нормативный документ с унифицированной формой, информация в котором обезличена, в то время как штатная расстановка компаниями разрабатывается полностью самостоятельно.

При этом расстановка представляет собой более точную информацию с указанием фактических реальных величин, в то время как расписание предусматривает указание только обезличенных данных с плановыми показателями.

Образец заполнения бланка штатной расстановки

Сразу стоит отметить тот факт, что данный образец может использоваться и для стандартной работы, но если у руководства компании есть желание разработать собственный вариант, то в таком случае в него можно добавить все нужные графы или исключить лишние.

Основываясь на образец, можно отразить, какие именно единицы были заняты в штатном расписании с указанием обязательной информации о сотруднике, который занимает ту или иную должность, его табельного номера и условий, на которых осуществляется оплата труда.

В обязательном порядке нужно указать в документе следующие разделы (столбцы):

наименование отделения, в котором работает указанный сотрудник;
уникальный код, присвоенный данному подразделению;
табельный номер;
полное наименование должности с указанием разряда, класса или квалификации, если это предусматривается;
тарифная ставка и другие выплаты, выделенные в пользу указанного лица на протяжении года;
всевозможные надбавки, предусмотренные за ненормированный рабочий день, знание дополнительных языков или интенсивность выполнения своих непосредственных обязанностей на благо компании;
ФИО указанного лица, по которому заполняется данная информация;
примечание, в котором может указываться какая-то важная информация о работе этого сотрудника.

Сроки хранения

На сегодняшний день предусматривается специализированный перечень типовых управленческих архивных документов, которые могут появляться в процессе работы любой государственной компании, а также государственных организаций или органов местного самоуправления.

Также стоит отметить, что в соответствии с приказом Министерства культуры №558 от 25 августа 2010 года для штатных расстановок предусматривается собственный срок хранения, равный 75 годам.

Источник: http://buhuchetpro.ru/blank-shtatnoj-rasstanovki/

Что собой представляет штатная расстановка, нормативная регламентация

Штатная расстановка (второе название – штатный список) – кадровый документ, содержащий представленные в табличном виде исчерпывающие сведения о трудоустроенных сотрудниках, позволяющий облегчить анализ движения кадров. Так, в ней находит отражение информация о:

количестве штатных единиц с указанием их Ф.И.О.;
внутреннем перемещении работников (например, трудоустройстве, переводе, расторжении трудовых отношений);
размере основного и дополнительного трудового вознаграждения;
рабочих нюансах иного характера (относится ли тот или иной сотрудник к льготной категории, является ли он совместителем или числится в штате, достиг совершеннолетия или нет и так далее).

Таким образом, один формуляр позволяет судить о положении дел с кадрами в субъекте хозяйствования.

Впрочем, как уже говорилось, ни его форма, ни содержание, на законодательном уровне прямо не регулируются. Отдельные акты, к примеру, Приказы Ростехнадзора № 372 от конца мая 2008 г. и Минкультуры № 558 от 2010 г.

, содержат упоминания о документе, а также обобщенные правила его создания и ведения. Прямого же указания на необходимость его формирования нет.

Отсюда исходит, что бизнес-субъекты могут самостоятельно регулировать все вопросы, связанные с этим документом.

Цели использования штатной расстановки

Те компании, которые все же формируют штатную расстановку, как один из документов кадрового делопроизводства, используют ее для:

оперативного выявления свободных рабочих мест;
расчета кадровой текучести;
определения процента совместителей и льготных категорий (необходимо для отчета вышестоящему руководству и госинстанциям);
соотношения величины трудового вознаграждения с минимальным законодательно определенным во избежание его неправомерного занижения;
отслеживания ухода работников в отпуска.

Таким образом, документ синтезирует множество данных, что облегчает управление кадровыми вопросами и составление требуемых отчетов в госинстанции (ФНС, ПФР или Центр занятости).

Штатная расстановка и штатное расписание – отличия

На практике часто возникает вопрос об отличиях двух указанных кадровых документов. Несмотря на то, что, в большинстве случаев, расстановка представляет собой расширенное расписание, их содержание и алгоритм составления разнятся.

Так, расписание:

составляется по стандартизированной форме Т-13, утвержденной Постановлением Госкомстата № 1, содержащей утвержденные законом графы (в количестве 10 штук);

С 2013 г. управленцам дано право разрабатывать свою форму расписания. Впрочем, вносить в нее дополнения можно только при соблюдении определенных процессуальных мероприятий и издании приказа.

обязательно для ведения;
содержит наименование должностей и их количество.

Расстановка же:

ведется по желанию управленца компании;
составляется в произвольной форме, может содержать любые данные, которые руководитель посчитает уместными;
отражает привязку должности к конкретному субъекту.

Кроме того, бумаги имеют разное назначение. Первый документ служит для:

определения требуемого количества подчиненных с учетом имеющегося объема работ;
распределения штатных единиц согласно структурной иерархии.

Характер расстановки – информационный. Она позволяет упростить составление плановой отчетности и принять грамотное управленское решение на основании синтеза данных о кадрах.

Таким образом, в большинстве случаев покадровая расстановка оформляется на основании штатного расписания, но в расширенном формате, заключающемся во внесении дополнительных сведений.

Кем визируется и утверждается документ, сколько он хранится

Как и любой другой кадровый документ, расстановку должен подписывать сотрудник, ответственный за ее составление. Чаще всего, это – работник отдела кадров либо его начальник, располагающий требуемыми сведениями о приеме и передвижении трудовых ресурсов хозсубъекта. Но соответствующим приказом руководителя обязанности по ее ведению могут вменяться и другим подчиненным.

Источник: https://kfin.pro/shtatnaya-rasstanovka-obrazec-zapolneniya/