Должностная инструкция и обязанности руководителя отдела продаж

Руководитель отдела продаж: образец обязанностей + инструкция

Сердце бизнеса — это отдел продаж, и все потому что за его счет живут остальные подразделения в организации. Как и сердце в организме, отдел продаж не всегда работоспособный и эффективный.

Поэтому обязанность руководителя отдела продаж — это быть неким кардиостимулятором, который заставляет продажников работать ровно и бесперебойно, а финансовые потоки компании делает обширными и наполненными.

Шаблон. Если Вы ищите образец должностных обязанностей руководителя продаж —> dolzhnostnaya-instruktsiya-nachalnika-otdela-prodazh. А если хотите узнать как его оптимизировать под себя, то читайте дальше.

Нужен готовый скрипт продаж?

Закажите индивидуальную разработку в нашей компании

Без шаблонов и конструкторов

Бесплатная корректировка

Обучение Ваших менеджеров

Узнать подробнее

Основные обязанности

Хоть и должностные инструкции часто у всех руководителей похожи друг на друга, Вам все равно придется адаптировать новый регламент работы и выделить время для пояснения деталей.

Так что разобраться все равно нужно, поэтому далее я как раз расскажу кратко про все обязанности и функции РОПа.

1. Планирование

Помимо всего прочего, РОП занимается планированием. Причем как планированием плана продаж, работы отдела продаж, так и планированием активности сотрудников и их рабочего дня.

1.1. Планирование плана продаж

На основании прогнозов, полученных от каждого сотрудника, руководитель составляет “внутренний” план продаж.

Далее его он сравнивает с “нисходящим”, то есть с тем, который спущен руководством компании.

Кстати, они почти всегда разные. “Нисходящий” основан на фактических затратах, запланированной прибыли, итогах прошлого месяца с прибавкой на рост.

“Внутренний” опирается на клиентов в работе и их статус. Зная эту разницу РОП может скорректировать активность сотрудников.

Например, ООО “Рога и Копыта” запросили счет, а с ИП Иванченко уже согласовали макет договора, зато представитель ООО “Селькомплект” взял паузу.

Далее, основываясь на статусах, Иванов составляет прогноз — плюсует чеки клиентов, которые с большой долей вероятности купят в этом месяце.

А РОП уже складывает цифры от каждого продавца, понимая, сколько реальных денег в перспективе компания получит в этом периоде.

Внутренний план

1.2 Планирование работы отдела

Так же в компании РОП должен разработать и поддерживать четкую систему планирования для менеджеров, это нужно для того, чтобы сотрудникам было проще в понимание их действий, а руководителю их контроль. И такая система должна включать как минимум:

1. Проставление задач на конкретную дату. Зайдя в систему менеджер должен увидеть клиентов, с которыми ему предстоит сегодня взаимодействовать, а также другие задачи.
2. Составление прогнозов для руководителя. В системе видно сведения о вероятных выплатах от клиентов за период. Причём в идеале система суммирует эти суммы и показывает вероятный план.
3. План рабочего дня. В разрезе отдела создается четкое описание работы отдела. По итогу возникает понимание, кто из сотрудников в какое время принимает входящие звонки, кто делает исходящие и т.д.

Как правило, всё это умещается в CRM-системе. Но если Вы ещё не особо расположены к такому подходу, то это уместится в 5-7 разных эксель страниц с готовыми формулами на каждую ячейку.

Хорошее решение

2. Декомпозиция

Составление план продаж и его декомпозиция, как по отдельному сотруднику, так и по отделу в целом — это, пожалуй, одна из главных обязанностей для руководителя отдела продаж. Жалко вот используют её единицы.

Пример: Если директор установил план в 1 000 000 рублей в месяц, то РОП для прогноза действий разбивает этот план на детали.

• При 22 рабочих днях нужно совершать сделок на 45 454,5 рублей в день (1 000 000/22).
• Если работает 4 менеджера, то каждый из них должен ежедневно продавать на 11 363 рубля.

Зная сумму, необходимую для достижения плана каждый день, РОП вносит корректировки.

Если в понедельник вместо запланированных 45 545 рублей было продано на 30 000, то остаток переносится на следующий день. Значит во вторник план будет 45 545 + 15 545 = 61 090 рублей на всех.

Декомпозиция

3. Мотивация

Про мотивацию отдела продаж и отдельно сотрудников, у нас уже есть статьи по теме. Но далее я всё же раскрою основу, пускай хоть и коротко.

По теме:
1. Нематериальная мотивация персонала: 15 рабочих способов;
2. Мотивация менеджеров по продажам: примеры схем.

3.1 Мотивация отдела продаж

В этом случае мотивируется не отдельная личность, а команда специалистов. Все планы складываются и получается общий план отдела продаж. Цель такой мотивации — выполнение плана, даже если в команде есть отстающие.

Если план не выполняется, менеджеры, которые уже достигли своего запланированного объема продаж, продолжают усердно трудиться, чтобы закрыть проседание коллеги.

Возможные вознаграждения:

1. Фиксированная материальная премия за выполнение общего плана, распределяемая пропорционально;
2. Нематериальное вознаграждение для всех сотрудников в виде выездного корпоратива;

Но не обязательно РОП должен быть банален в премиях, полет Вашей фантазии никто не отменял.

Например, можно стимулировать менеджеров перевыполнить план, пообещав, что вся прибыль сверх обозначенной суммы будет потрачена на полисы дополнительного медицинского страхования сотрудников.

Хмм.. над этим надо подумать, так я еще не мотивировал

3.2. Личная мотивация

По многочисленным исследованиям было выявлено, что если не мотивировать сотрудников в отдельности, то они не только будут средне продавать, но и могут потянуть вниз всех остальных.

Именно поэтому руководитель обязан мотивировать каждого сотрудника в отдельности, так сказать — давать личный стимул.

Возможные вознаграждения:

1. Повышенный % за перевыполнение плана;
2. Премия за лучший результат периода;
3. Бонусы по KPI и за достижение плана

Кроме того, благоприятно на психологический настрой влияют не только деньги, но и нематериальные факторы: звание лучшего сотрудника, грамоты и наградные кубки, ужин с руководителем и ключевым клиентом. На это и личная мотивация.

4. Организация

Чтобы работа в отделе шла, как часы, необходимо грамотно организовать и корректировать работу сотрудников.

И это самое логичное, что входит в обязанности руководителя. Но всё же дам основные направления:

1. Регламенты. Четко описывают, что менеджер должен делать в рабочее время, в какой последовательности и в каких временных рамках.
2. Инструменты. Разработка и предоставление сотрудникам инструментов продаж позволяет им качественно осуществлять свой функционал.
3. Структура. Налаживает взаимодействие между отделами внутри организации, для понимания с кем продажнику необходимо взаимодействовать.

РОП должен наладить работу таким образом, чтобы в любой ситуации менеджер знал: что ему делать, как сделать и какие инструменты использовать.

Например, при исходящем звонке использовать один скрипит продаж, а при входящем совершенно другой.

5. Контроль

При самой хорошей организации невозможна полноценная деятельность без развитой системы контроля за работой.

В ней включается несколько основных пунктов, а далее уже факультативы.

1. Планерка. На них озвучиваются самые важные вопросы и решаются текущие проблемы, также обсуждается успеваемость и выполнение плана.
2. Контроль с помощью CRM. В CRM должна своевременно вноситься история по каждому клиенту, проставляться статус и смена состояния лида.
3. Система отчетности сотрудников. Продажники должны ежедневно отчитываться по выполненным задачам и проявленной активности.
4. Записи разговоров. Позволяет оценить, придерживаются ли продажники скрипта, насколько качественно консультируют клиента.
5. Дашборд. Доска результатов показывает соотношения “факт/план”, включая поступление денег на счет фирмы и дневную активность.
6. Карта рабочего дня с оптимизацией. Карта анализируется на предмет непрофильных дел, которые не всегда сразу видны.

Причём это одно из самых слабых мест любой компании из нашего опыта. Как правило, все дают сотрудникам задачи, но их совсем не проверяют.

И это зря, так как продажники автоматически начинают лениться, ведь никто не проверяет, а значит, можно где-то схалявить.

К тому же отчётность, по их мнению, не ведёт их к большим деньгам (естественно, это заблуждение).

6. Обучение

Хорошо работают только компетентные люди, поэтому в труд РОПа в обязательном порядке должно быть включено обучение сотрудников. Обучение бывает пяти вариантов:

1. Первичное. Новым работникам преподается информация о том, что нужно для успешной работы.
2. По проблемным зонам. Проводится если нужно улучшить конкретные показатели.
3. Ситуационное. Когда нужна помощь, какие шаги необходимы в конкретной ситуации.
4. Стратегическое. Применяется если в компании внедрили новый инструмент.
5. Квалификационное. РОП изучает новые инструменты продаж и потом обучает этому подчиненных.

Это ещё одно слабое место. И дело даже не в менеджерах, а в целом в людях. Мы не особо любим учится. Особенно это видно у звёзд компаний, которые делают и так высокие продажи.

Но мы с Вами знаем, что всегда можно продавать лучше. Или как говорится “Нет пределу совершенства”.

Основные моменты

При подборе руководителя, важно понимать не только то, какой функционал он должен выполнять, но и то, какие качества для этого оптимальны.

Также обязательно нужно учитывать права РОПа и тот регламент, по которому он будет отчитываться перед директором организации.

Качества РОПа

Начальник должен иметь соответствующие качества и компетенции, необходимые для полноценного выполнения должностных обязанностей. И сейчас разберем самые основные, на которые стоит обращать внимание при найме:

1. Ориентированность на достижение результата;
2. Амбициозность;
3. Лидерские качества;
4. Умение влиять на подчиненных;
5. Навыки планирования и декомпозиции планов;
6. Умение анализировать работу сотрудников и давать обратную связь;
7. Навыки ведения переговоров и знание технологии продаж;
8. Навыки анализа и управления бизнес-процессами.

При выборе нужно оценивать их наличие, имеющийся опыт работы, достижения на прежней должности, готовность принимать решения и брать на себя ответственность.

Права РОПа

Зона ответственности РОПа — увеличение объема выручки организации. Причём именно через продажи, а не через маркетинг. Поэтому руководитель отдела продаж имеет полное право на следующие пункты:

1. Набор и обучение подчиненных;
2. Стимулирующие мероприятия;
3. Постановку задач и требование их выполнения;
4. Запрос информации у других руководителей;
5. Иные гарантии по Трудовому кодексу.

Права дают РОПу возможность комфортно работать и полноценно выполнять свои должностные обязанности.

Только права должны быть у него не формальные, а реальные. Всё-таки это руководитель, а не рядовой сотрудник. Он должен чувствовать возможности для управления своим отделом продаж.

Отчётность РОПа

Отчитывается руководитель отдела продаж только перед своим непосредственным начальником.

Стандартно руководитель отдела продаж подчиняется генеральному директору компании, но иногда его непосредственным начальником может быть коммерческий директор или руководитель департамента продаж.

Как правило, каждый начальник выставляет свой список отчётов, лично мы рекомендуем как минимум этот:

1. Финансовые показатели на текущий момент;
2. Процент выполнения плана;
3. Информацию о работе подчиненных;
4. Описание дальнейших перспектив роста продаж.

И конечно, отчётность делится на ежедневную, еженедельную, месячную, квартальную и годовую.

Чем чаще происходят изменения в компании и в плане продаж, тем чаще и больше должно быть таких “скучных”, но очень полезных материалов.

Коротко о главном

Идеальный руководитель отдела продаж — это человек обладающий харизмой и лидерскими качествами, имеющий опыт работы как в качестве линейного продажника, так и руководителя отдела продаж с отличным знанием обязанностей.

Он готов самостоятельно принимать решения, нести за них ответственность, для чего имеет соответствующие навыки и компетенции.

Такой сотрудник обычно претендует на хорошую зарплату. Но самое главное, как показывает практика, хороший РОП задействует весь потенциал сотрудников, что уже в первые полгода работы приводит к значительному увеличению прибыли компании.

Так что нужно откинуть мысль “Вот когда будут деньги, тогда и найму РОПа”. Пора переходить на новый уровень “Пока у меня не будет РОПа, у меня не будет больше денег”.

Источник: https://in-scale.ru/blog/rukovoditel-otdela-prodazh-obyazannosti

Должностная инструкция и обязанности руководителя отдела продаж

Должностная инструкция — многофункциональный и во многом полезный для всех сторон документ, если он был составлен правильно. Наличие должностной инструкции существенно упрощает трудовые отношения и делает их более прозрачными.

В данном документе содержатся требования, предъявляемые к кандидату на должность, механизм принятия на работу и увольнения. К примеру, необходимость издания при приеме на работу и увольнении с этой должности соответствующего указа.

Инструкция составляется по определенной форме и содержит права, обязанности и предполагаемую ответственность для указанной должности.

Характеристики должности, знания и квалификация

Руководитель отдела продаж — привлекательная должность с хорошим окладом, заполучить которую желают многие соискатели, но не стоит недооценивать трудность работы, спектр обязанностей и величину ответственности.

Профессия существует практически так же давно, как существуют продажи больших масштабов.

Начальник отдела продаж — ключевой игрок в команде, от успешной работы которого во многом зависит судьба компании. Хорошая работа руководителя отдела продаж — благополучие всей компании. Именно грамотно составленная инструкция может это обеспечить.

должностной инструкции сильно зависит от сферы деятельности предприятия, в котором существует данная позиция. Влияет и размер компании. Например, в маленькой фирме начальник отдела продаж может брать на себя некоторые маркетинговые функции. В крупной фирме такое совмещение не встретить, отделам приходится тесно взаимодействовать между собой для успеха предприятия.

В любой организации, оказывающей услуги или занимающейся производством/куплей-продажей товаров, обязательно есть место руководителя отдела продаж.

Требования к потенциальному руководителю

Наличие опыта руководства.

В большинстве перспективных компаний выдвигают подобное требование, поскольку предполагается, что в скором времени из хорошего начальника отдела продаж может в дальнейшем получиться прекрасный финансовый, коммерческий и исполнительный директор. Без опыта работы на руководящей должности могут принять в штат в небольшой компании, где не предполагается дальнейший карьерный рост.

Активные продажи. Нельзя руководить отделом, работу которого не понимаешь изнутри. Перед тем как стать хорошим руководителем, необходимо получить успешный опыт менеджера по продажам. Статистика утверждает, что лучшие руководители получается из сотрудников.

Именно поэтому многие компании предпочитают выращивать руководителей из своих сотрудников, а не брать со стороны. Чаще всего это лучшие менеджеры по продажам, отработавшие потом помощниками руководителя. Таким образом они постепенно учатся выполнять функции руководящей должности.

Опыт работы в подборе персонала. Для руководства коллективом требуется уметь его грамотно формировать. Важно уметь разбираться в людях и уметь определять их профессиональные качества, находить баланс в коллективе. Во многих компаниях именно руководитель отдела принимает итоговое решение о приеме сотрудника на работу, если речь идет о вакантном месте в его отделе.

Владение компьютером и офисными программами на уровне уверенного пользователя. Без этих навыков с работой не справиться, поскольку существенная ее часть автоматизирована, в том числе отчетность. В современном мире никакая квалифицированная работа не может выполняться без этих навыков.

Высшее образование — необходимость даже для рядовых менеджеров, что и говорить о руководителях? Предпочтительные сферы — экономика, психология, реклама, маркетинг. Если же образование напрямую связано со сферой деятельности продаваемых товаров/услуг, то это тоже допустимо.

Помимо универсальных требований разные компании устанавливают и более специфические требования. Например, наличие водительских прав и собственного автомобиля. Обычно такие требования предъявляют, когда предполагаются частые разъезды и многочисленные встречи с клиентами вне офиса.

Если компания работает с иностранными клиентами и партнерами, то среди требований будет владение иностранными языками. Разговорный английский — это минимум, которым должен владеть руководитель для ведения переговоров.

Навыки, которые помогут кандидату на должность в дальнейшей работе:

• умение вести переговоры;
• способность доносить информацию от высшего руководства до подчиненных;
• коммуникабельность;
• опыт совершения холодных звонков;
• настойчивость.

Хороший руководитель — хороший переговорщик, поскольку должен учитывать интересы высшего руководства компании и работников, которые ему подчиняются.

Типовая инструкция

В типовой инструкции есть обязательные разделы: общие положения, права, обязанности и ответственность. Каждый раздел должен быть подробно расписан по пунктам.

Общие положения

Общие положения описывают:

• место данной должности в компании и ее суть;
• как назначается работник и как снимается с должности;
• кому подчиняется и чем руководствуется в своей работе;
• требования, предъявляемые к кандидату, назначаемому на должность;
• качества, которыми он должен обладать;
• навыки, которыми он должен владеть;
• кто замещает начальника отдела продаж, если он отсутствует;
• основные задачи;
• чем сотрудник руководствуется в своей работе.

В этом пункте зачастую указывают и условия работы, режим, возможности командировок и наличие служебного транспорта.

Должностные обязанности

Должностные обязанности содержат весь перечень заданий и функций, которые придется выполнять. Подробное и точное описание обязанностей позволит наладить работу и избежать недопониманий с сотрудником.

Наиболее распространенные обязанности, прописываемые в инструкции:

1. Организация процесса продаж. Реализация товаров и услуг, а также повышение продаж. Разработка политики цен и скидок.
2. Планирование текущей и долгосрочной работы.
3. Формирование кадрового состав отдела и контроль за регулярным повышением профессиональных навыков работников, а также за тем, чтобы новые сотрудники успешно адаптировались к новому месту и влились в работу. Мотивация членов коллектива и формирование командного духа.
4. Разработка индивидуальных планов для работников и системы мотивации, понятной для подчиненных.
5. Отчетность.
6. Поиск потенциальных клиентов и координация работы с имеющимися.
7. Общение с потенциальными поставщиками. Контроль сроков поставки.
8. Контроль выполнения общего плана продаж.
9. Конференции и выставки.
10. Участие в переговорах, напрямую влияющих на работу его отдела.
11. Анализ рынка и составление списка потенциальных клиентов.
12. Разрешение конфликтов между сотрудниками и клиентами.
13. Участие в разработке рекламной стратегии для продвижения товаров.

Еще одна важная обязанность для руководителя отдела — управление дебиторской задолженностью. Для этого необходимо контролировать условия продаж, обеспечивать гарантированное поступление денег и разрабатывать систему скидок, определять максимальный предел задолженности и работать с долгами.

Права и ответственность

Сотрудник организации на данной должности имеет право вносить предложения по улучшению работы и изменению ассортимента продукции, нанимать и увольнять сотрудников в соответствии с трудовым законодательством, а также по назначению начальства представлять интересы организации в различных инстанциях.

Ответственность появляется в случаях:

• неисполнения возложенных на него и подчиненных поручений;
• нарушения правил внутреннего распорядка компании;
• злоупотребления обязанностями и нетактичного обращения с подчиненными;
• оформления документов, противоречащих национальному законодательству или локальным нормативным документам;
• нанесения компании материального и репутационного ущерба;
• нарушения соглашения о неразглашении коммерческой тайны.

Что должен знать

«Что должен знать сотрудник» — раздел, который содержится не во всех руководствах, но встречается довольно часто. В нём перечисляют список нормативных документов, с которыми обязан быть знаком сотрудник.

Наиболее распространенные варианты:

• национальное законодательство, затрагивающее деятельность компании;
• основы менеджмента и маркетинга;
• порядок разработки плана продаж;
• этика делового общения, в том числе переписки;
• психология продаж;
• основы ценообразования и налогообложения;
• методы формирования и поддержания спроса.

Образец

Ниже приведен образец должностной инструкции для начальника отдела продаж. Его можно использовать для составления документа для своей организации или для того, чтобы убедиться в правильности составления уже имеющегося.

Документы для скачивания (бесплатно)

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Источник: https://investim.info/dolzhnostnaya-instrukciya-i-obyazannosti-rukovoditelya-otdela-prodazh/

Должностная инструкция руководителя отдела продаж

Статьи Должностная инструкция руководителя отдела продаж

Должностные обязанности руководителя отдела продаж подразумевают охват всех аспектов взаимодействия с клиентами и сотрудниками, включая планирование, организацию и анализ достигнутых результатов.

Начальник отдела продаж, должностные обязанности которого закрепляются документально, должен обладать соответствующими личными качествами. Кроме образования и опыта работы потребуется умение руководить коллективом, анализировать рынок, обучать, координировать работу персонала

Должностные обязанности начальника отдела продаж

Назначаемый непосредственно генеральным директором глава подразделения должен разбираться в гражданском и финансовом законодательстве. Важно лично отслеживать изменения нормативно-правовых актов, поскольку сотрудники могут что-то упустить.

Управленец обязан знать специфику работы предприятия. Абсолютное знание особенностей реализуемого продукта помогает усовершенствовать алгоритм заключения сделки и подготовить сотрудников к переговорам.

Должностная инструкция руководителя отдела продаж подразумевает знание основ финансового планирования, поскольку именно руководитель утверждает плановые показатели реализации на будущий период.

Должностные обязанности руководителя отдела продаж:

• Разработка ценовой политики компании;
• Утверждение политики применения скидок;
• Управление командой менеджеров по продажам;
• Разработка текущих и перспективных планов;
• Работа с клиентской базой;
• Подготовка скриптов телефонных переговоров с клиентами;
• Анализ состояния дебиторской и кредиторской задолженности;
• Участие в обучении сотрудников;
• Реализация программы подбора кадров;
• Разработка системы мотивации коллектива;
• Анализ результатов работы подчиненных.

Большая часть функций реализуется с поддержкой других сотрудников. Например, для планирования объема сбыта используются отчеты, подготовленные аналитиком, а обучение сотрудников проходит с участием опытных коммерсантов. При этом сам начальник разбирается во всех вопросах и готов самостоятельно решать поставленные задачи.

Проведите экспресс-аудит отдела продаж самостоятельно по 23 критериям и определите точки роста продаж!

Действия коллектива направлены на перераспределение временного ресурса на решение наиболее важных для компании задач, с которыми может справиться только наставник.

Начальник отдела продаж, должностные обязанности которого требуют постоянного принятия решения, получает информацию о результатах компании по первому требованию. У управленца не будет возможности координировать работу коллектива без актуальных данных.

Права ведущего коммерсанта

Должностные обязанности начальника отдела продаж связаны и с его правами. Начальник может самостоятельно разрабатывать список служебных обязанностей для своих подчиненных. При этом он опирается на соответствующий опыт работы и принятые в компании стандарты заключения сделок и работы с клиентами.

Управленец представляет интересы организации перед государственными органами и другими компаниями, имеет право дать официальный ответ на поступивший вопрос.

Начальник может предлагать директору меры по совершенствованию процессов и действующих инструкций и самостоятельно принимать решения в зоне своей ответственности.

Ответственность управленца

Должностная инструкция руководителя отдела продаж содержит и информацию об ответственности сотрудника. Начальник обязан подчинять свои действия разработанной инструкции и следить за выполнением обязанностей подчиненными. За невыполнение плановых показателей также будет отвечать наставник менеджеров.

Занимая важную должность, специалист перестает отвечать только за себя. Безусловно, он будет “отчитывать” свою команду за промахи, но и его будут судить за неудачи коллег.

Тест для руководителя отдела продаж

Дорога к вакантному месту в компании проходит через несколько этапов отбора. Отсеять неподходящих кандидатов помогает просмотр резюме. На этом этапе можно определить, кто категорически не справится с указанными обязанностями. У человека может не быть релевантного опыта, соответствующего образования, либо опыт работы есть, но был получен в другой сфере.

Тест для руководителя отдела продаж подразумевает использование кейсов. Реальная проблема, которую необходимо решить, поможет раскрыть потенциал будущего главы подразделения.

Проверки проводится по разным направлениям. Могут применяться психологические тесты (на определение типа темперамента, качеств характера, особенностей памяти и внимания). Опросник поможет определить, способен ли человек найти общий язык с коллективом, получить общее впечатление о личности.

Несколько заданий на определение тенденций рынка и перспектив компании по результатам за отчетный период продемонстрируют аналитические способности кандидата.

Будущий управленец проходит тестовые переговоры с полной отработкой возражений. Если все задания завершены успешно, остается интервью с генеральным директором, который и будет принимать решение.

Правильный человек на должности руководителя отдела продаж — одна из составляющих успеха компании. Именно от этого специалиста зависит, будет ли подразделение успешно развиваться, или продажи начнут падать. Ведущий специалист должен стать опорой главы компании, гарантией выполнения планов и наставником для подчиненных.

© Константин Бакшт, генеральный директор «Baksht Consulting Group».

Лучший способ быстро освоить и внедрить технологию построения отдела продаж — посетить тренинг К. Бакшта по управлению продажами «Система продаж».

Проведите экспресс-аудит отдела продаж самостоятельно по 23 критериям и определите точки роста продаж.

Отправить

Источник: https://www.fif.ru/stati/dolzhnostnaya-instruktsiya-rukovoditelya-otdela-prodazh/

Обязанности руководителя отдела продаж в 2019 (23 функции)

Чтобы эффективно управлять сотрудниками, обязанности руководителя отдела продаж (РОП) должны быть строго очерчены и понятны. Они реализуются в 5 основных направлениях. Разбираемся, что должен делать РОП, чтобы поддерживать уровень эффективности своего подразделения на нужном уровне.

Еще больше идей для роста выручки можно получить на наших авторских бесплатных вебинарах от компании Ой-Ли. Регистрируйтесь прямо сейчас.

Читайте в статье:

• Обязанности руководителя отдела продаж: планирование
• Обязанности руководителя отдела продаж: определение ежедневных показателей активности
• Обязанности руководителя отдела продаж: организация
• Обязанности руководителя отдела продаж: мотивация
• Обязанности руководителя отдела продаж: контроль
• Обязанности руководителя отдела продаж: обучение
• Обязанности руководителя отдела продаж: кратко о ключевых моментах

Надлежащее планирование в отделе продаж подразумевает появление подробного документа с декомпозированными общими целями. Необходимо детализировать активность менеджеров в разрезах дня, недели, месяца, квартала и т.д.

Личный план продаж сотрудника с реперными точками контроля промежуточных результатов является самым сильным инструментом. Именно такие планы позволяют достичь общих целей компании.

Для того, чтобы эффективно осуществлять такое планирование, необходимо учитывать немало общечеловеческих аспектов и работать над ними.

1. Психология сотрудника

Лучше всего рассматривать восприятия сотрудника через призму: будущее/прошлое/настоящее. Как именно наемный работник воспринимает свою деятельность и какие при этом допускаются ошибки?

► Ошибка сотрудника №1 «Жить будущим». Чтобы начать работать как положено:

• сотрудник может ожидать сезонного всплеска
• сотрудник может ожидать внедрение CRM-системы
• сотрудник может ожидать нового мотивационного стимула
• сотрудник может ожидать, когда закончится кризис и т.д.

► Ошибка сотрудника №2 «Жить прошлым». Если сотрудник работает в компании более 3-х лет, то он может постоянно вспоминать о старых добрых временах и демотивировать себя работать сейчас.

• Сейчас продажи совсем не те, вот 5 лет назад…
• Сейчас лиды не так заинтересованы, вот 4 года назад…
• Сейчас доходы уже не так легко достаются, вот 6 лет назад… и т.д.

В обязанности руководителя продаж входит обязанность скорректировать такое видение подчиненного. РОП должен постоянно возвращать своих подопечных в позицию «сейчас».

В качестве действенного инструмента возвращения сотрудника на позицию «сейчас» можно использовать технику Брайана Трейси

• Поставить цели на 1,3,5,10 лет
• Осознание позиции сегодняшнего дня
• Какие действия следует предпринять чтобы выполнить цель года

2. Личные цели сотрудника по SMART

В продолжении техники Брайна Трейси нужно применять к сотрудникам технологию SMART. SMART – это инструмент постановки целей, который позволяет сделать будущие результаты осязаемыми.

Аббревиатура расшифровывается следующим образом, подразумевая несколько этапов оценки целей:

• Specific (конкретизация цели),
• Measurable (измерение цели, чтобы понять, когда она будет достигнута),
• Achievable (выполнимость цели),
• Relevant (обеспеченность ресурсами),
• Timebound (срочность цели, ее достижение должно быть ограничено по срокам).

В обязанности руководителя отдела продаж входит обсуждение личных планов сотрудника по технике SMART для выполнения конкретных целей

• Купить квартиру
• Погасить кредит
• Купить машину
• Свадьба на Мальдивах
• Отправить ребенка учиться в престижное учебное заведение

3. Фразы маркеры

После проработки цели сотрудника по SMART, она фиксируется. Затем руководитель отдела продаж апеллирует к каждому из сотрудников с помощью фразы-маркера, чтобы актуализировать цель. Фраза-маркер – это ключевые слова из сформулированной менеджером цели: «квартира», «свадьба», «машина» и т.д.

4. Растяжка

Относительно манипулятивная технология по стимулированию сотрудников к выполнению планов. Она играет на чувстве финансового «голода» подчиненных.

Руководитель отдела продаж на личном примере показывает материальные плоды своей работы, относящиеся к элементам «сладкой» жизни. Сотрудник может захотеть попасть туда же. Пусть и в кредит.

То есть расширить, «растянуть» свои денежные потребности, выйдя из зоны комфорта. При этом он будет вынужден много работать и добиваться высокого финансового результата.

5. Уменьшение доходов сотрудников

При критическом падении доходов собственника такой инструмент управления вполне оправдан. Речь не идет о фактическом уменьшении зарплат. Необходимо оптимизировать рабочий день сотрудников с целью уплотнить его, наполнив новыми обязанностями. То есть сотрудник должен делать больше, чтобы получать столько же.

Определение ежедневных показателей активности входит в обязанности руководителя отдела продаж и является особой формой планирования для достижения финансовой цели по выручке. Результатом такого планирования являются особые показатели — «счетчики», которые должен выполнять 1 рядовой продавец отдела на каждодневной основе например:

• ежедневное количество звонков;
• ежедневное количество встреч;
• ежедневное количество выставленных счетов;
• ежедневное количество оплат.

Планирование «счетчиков» осуществляется методом декомпозиции по плану.

• Определение прибыли
• Вычисление выручки
• Определение количества оплат
• Расчет показателя лидогенерации
• Получение общего количества действий на каждом этапе бизнес-процесса на отдел для всего планируемого периода
• Получение общего количества действий на каждом этапе бизнес-процесса на отдел для 1 дня
• Распределение общего количества действий за 1 день между менеджерами

В обязанности руководителя отдела продаж по организации работы сотрудников входит проведение собраний. Общие принципы работы РОПа на этих мероприятиях

• Фиксация всех обещаний сотрудников
• Наличие листа обещаний с прошлого собрания
• Резюмирование обещаний в виде планов и пересылка итогов собрания каждому из участников с целью повышения ответственности за сказанное

Собрания, проведение которых входит в обязанности руководителя отдела продаж, бывают нескольких видов.

1. Еженедельное собрание длительностью до 60 минут

Цель – задать настроение на неделю и скорректировать результаты предыдущей. На еженедельном собрании проходятся по следующим контрольным точкам

• Итоги недели
• Групповое обучение по кейсам недели (трудности, возражения, обратная связь по телефонным переговорам)
• Планы на неделю по оплатам и задачам
• Промежуточные итоги конкурсов между сотрудниками отдела продаж (если такой вид мотивации внедрен)

2. Ежедневная планерка

Цель – поставить план на день и мотивировать к его выполнению. Контролируем следующие показатели

• Факт за вчерашний день (отдельно по каждому сотруднику и всему отделу)
• План на завтра отдельно по каждому сотруднику и всему отделу)
• Что сделать, чтобы повторить/не повторить результатов вчерашнего дня
• Итоги по промежуточным показателям эффективности
• Небольшой блок по обучению и мотивации (если планерка происходит утром)

3. Пятиминутка

Проводится раз в три часа. Примерно 2-3 раза в день: 11:00, 14:00, 16:00. Проводится не совсем отделом продаж, а 1-3 сотрудниками выборочно в зависимости от текущей занятости. При этом обсуждаем:

• Выполнение задач по сделкам
• Осуществление оплат

Время проведение и количество пятиминуток приведено условно. В любом случае вам необходимо ориентироваться на свой бизнес-процесс.

Важно помнить, существуют разные типы и способы мотивации, внедрение которых должны быть вменены в обязанность руководителя отдела продаж:

• Мотивация достижения – требования выполняются с целью получить привилегии/вознаграждение
• Мотивация избегания – требования выполняются с целью избежать неприятностей

Каким инструментом пользоваться зависит от типа личности сотрудника.

Существует еще один алгоритм персональной мотивации, которая реализуется в трех направлениях

Преобладает эгоистичный интерес сотрудника получить от компании максимум. Человек хочет для себя: больше заработать, приобрести опыт, продвинуться по карьерной лестнице.

Это мотивация, направленная на повышение коллективной сознательности. Ее можно проиллюстрировать утверждением: «Не выполнишь план ты – не выполнит весь отдел. Отдел и руководитель не получит свои бонусы. Что ты об этом думаешь?»

Помимо настройки системы отчетности в CRM, руководитель отдела продаж для исполнения своих обязанностей по контролю активности сотрудников должен использовать современные средства коммуникации:

Используя эти приложения как средства контроля можно легко осуществлять функции:

• напоминания
• обсуждения плана работ по клиенту/сделке
• отчета по факту оплат
• контроль местоположения сотрудников

Если в компании отсутствует должность внутреннего тренера, тогда обязанности по обучению перекладываются на руководителя отдела продаж. Тренинги для сотрудников должны быть сугубо практичны и оставаться в рамках нескольких элементов:

► Навыковая модель. Она подразумевает совершенно четкий набор навыков, которые варьируются в зависимости от сегмента бизнеса. Тренинги должны быть предельно сфокусированы на этом наборе.

► Листы развития. Этот инструмент помогает декомпозировать необходимые для вашей компании навыки менеджеров до конкретных элементов. К таковым могут относиться техники СПИН, сторителлинга, small talk.

► Прослушка звонков. Обучение проводится на основе записей звонков конкретных сотрудников. На реальных кейсах разбираются ошибки менеджеров и возражения клиентов.

В обязанности руководителя обязательно входит постановка планов в отделе продаж. Причем они должны быть детализированы по временных периодам, по продуктам, регионам и т.д.

Также РОПу необходимо определить показатели ежедневной активности, чтобы каждый сотрудник знал свою «норму» в соответствии с функциональными обязанностями. Кстати, организационная структура, функционал сотрудников – все это тоже вотчина руководителя.

Создать и посчитать – важно, но еще важнее наладить контроль деятельности. Собрания, совещания, планерки, отчеты, быстрые коммуникации в мессенджерах – все это должно работать, как часы.

РОП не может списывать неудачи на нерасторопных сотрудников. Ведь он принимает участие в подборе персонала, а также организует и проводит обучение и тестирование. Он должен помнить о системе мотивации: если руководитель правильно ее разработает, то это станет серьезным стимулом для менеджеров работать на полную отдачу.

Мы рассказали об отдельных способах реализации своих обязанностей руководителем отдела продаж. Это далеко не полный список инструментов. Но применения даже нескольких из них не замедлит сказаться на вашем финансовом результате.

Еще больше информации по этой теме вы можете получить на наших авторских бесплатных вебинарах от компании Ой-Ли. Мы рассказываем о более 50 функций руководителя отдела. Регистрируйтесь прямо сейчас.

Приходите на программу «Отдел продаж под ключ»

Источник: http://blog.oy-li.ru/obyazannosti-rukovoditelya-otdela-prodazh/