Электронная подпись в договорных отношениях. Как организовать документооборот

Документооборот с эцп документы дня

Постараемся рассмотреть конкретные примеры, когда ЭЦП может быть использована в электронном документообороте предприятия, какие преимущества можно получить, какие проблемы могут возникать и каковы возможные пути их решения.

Примеры использования ЭЦП Существующие системы ЭДО отличаются по своим возможностям и функциональным решениям.

Поэтому для того, чтобы сделать рассматриваемые примеры наиболее конкретными, автор опирается на опыт решения ситуаций, которые встречались на предприятиях в процессе внедрения корпоративной системы электронного документооборота DIRECTUM. Служебная записка.

Это, пожалуй, самый распространенный элемент внутреннего документооборота предприятия. В ней может содержаться что угодно: от просьбы вставить новый замок в дверях до предложения об изменении оргструктуры предприятия.

Жизнь с эцп. новые правила документооборота

Важно В качестве доказательств можно использовать счет-фактуры, договоры, официальные письма, подписанные электронно. Согласно АПК РФ, такой документ является аналогом бумажного с собственноручной росписью.

Какие бывают электронные подписи ЭЦП — это «штамп», который позволяет идентифицировать ее владельца, а также удостовериться в целостности подписанного документа.
Типы ЭЦП и порядок их оформления утверждены Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2011.

Он установил, что подписи бывают трех видов:

1. Простая.
   Распространена для подписания писем или спецификаций, подтверждается с использованием паролей, кодов и иных средств, чаще всего используется в системах корпоративного ЭДО.
2. Усиленная неквалифицированная. Получается в процессе криптографической обработки информации и использования закрытого ключа.

Как подписать документ электронной подписью

Подписывайтесь на нашканал в Яндекс.Дзен! Подписаться на канал Для того чтобы подать заявку на получение ЭЦП, необходимо определиться с тем, какой вид подписи необходим:

1. Простая ЭЦП — необходима, как правило, для ведения документооборота в организации, но при этом не подтверждает неизменность документа (требуется, например, для портала госуслуг).
2. Неквалифицированная ЭЦП — необходима при обмене документами между несколькими участниками, которые заключили соглашение о возможности использования такого средства идентификации. При этом подпись обеспечивает неизменность информации, содержащейся в ней.
3. Квалифицированная ЭЦП — используется для сдачи отчетности в фискальные органы и участия в электронных торгах.

Согласно ст.
13 ФЗ «Об электронной подписи», создавать и выдавать сертификаты ключей для проверки ЭЦП может только удостоверяющий центр.

Документы для электронной подписи

Исчезнут ситуации, когда один контрагент утверждает, что направил документ другому, а второй контрагент ничего не получил. Проблема 2: подписывают не те лица При бумажном документообороте подписи при заключении сделок или подписании актов могут быть произведены неуполномоченными лицами.

В случае передачи ключевой пары третьему лицу возмещение причиненных вследствие этого убытков возлагается на владельца сертификата ключа подписи (ст. 12 Закона об ЭЦП).

Электронная цифровая подпись — решение проблем документооборота

Электронное» будущее В настоящее время система электронного документооборота развита главным образом в банковской сфере, а также при взаимодействии хозяйствующих субъектов и контролирующих органов (например, при подаче налоговых деклараций). Что касается взаимоотношений между контрагентами, то здесь внедрение ЭЦП только начинается.

Дополнительно стимулировать этот процесс может переход на электронный документооборот государственных учреждений, предусмотренный Федеральной целевой программой «Электронная Россия». Прогресс не стоит на месте, и мы всерьез полагаем, что повсеместное использование электронного документооборота — дело ближайшего будущего и каждый должен оценить его плюсы.

Электронные документы и эп: что нужно знать бухгалтеру

Внимание Документы для получения ЭЦП (электронной цифровой подписи) необходимо представлять в удостоверяющий центр, в котором та будет создаваться. При этом законодатель уточняет их перечень только для выдачи квалифицированной подписи. О составе пакета необходимых документов и особенностях получения ЭЦП расскажет наша статья.

Что необходимо знать для подачи заявки на ЭЦП? Перечень документов, которые нужны для получения ЭЦП Что необходимо знать для подачи заявки на ЭЦП? Основной нормативный акт, регламентирующий вопросы использования электронной подписи в РФ, — закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — ФЗ «Об электронной подписи»).

Согласно данному закону, ЭЦП не что иное, как информация в электронной форме, которая прикладывается к другим сведениям в аналогичной форме для идентификации лица, заверившего информацию.

Вопрос: работа с эцп при заверке различных документов

Поиск документов может потребовать существенных затрат времени. Каким бы организованным ни был бумажный архив, все равно в нем нет опции «Поиск», как в компьютере.

При электронном же документообороте существуют специальные программные продукты, представляющие собой электронные архивы документов. Эти программные средства позволяют систематизировать любой объем хранимого материала и обеспечить к нему удобный доступ.

Также система будет автоматически следить за изменениями в каждом документе. Затраты на аренду помещения, оборудование и персонал, необходимые для ведения бумажного архива, в этом случае отсутствуют.

Как происходит связь Сразу скажем, что оба контрагента должны быть клиентами одной из систем подтверждения подписи должностных лиц. Необходимо проверить, чтобы система была зарегистрирована в Едином государственном реестре сертификатов ключей подписей удостоверяющих центров.

2.

Какими бухгалтерскими документами можно сейчас обмениваться в электронном виде? И вновь обращаемся к законодательству, а именно к Федеральному закону от 06.12.2011 г. N 402 «О бухгалтерском учете». В статье 9 указано, что создавать в электронном виде с использованием электронной подписи можно любой (!) первичный бухгалтерский документ.

Соответственно, при наличии электронной подписи и инструментов передачи/получения можно обмениваться любыми бухгалтерскими документами. Инструменты для обмена определяют уже сами контрагенты – лучше всего прибегнуть к услугам операторов электронного документооборота.

Источник: http://pbcns.ru/dokumentooborot-s-etsp-dokumenty-dnya/

Электронный документооборот между организациями: как это работает?

Электронный документооборот (ЭДО) — это быстрый способ обмена информацией, основанный на использовании электронных документов с виртуальными подписями. Он уже давно завоевал признание в развитых странах мира, как эффективный инструмент оперативного ведения бизнеса.

Суть

Электронный документооборот между организациями – это совокупность процессов по созданию, обработке, отправлению, передачи, получению, сохранению, использованию и уничтожения документов. Все эти процессы выполняются после проверки целостности и подтверждения факта получения документов.

Правила осуществления документооборота между юридическими лицами осуществляется по договоренности сторон. Обмен информацией осуществляется при помощи телекоммуникационных средств, а документы хранятся на электронных носителях. Срок хранения бухгалтерской информации не должен превышать тот, который установлен на законодательном уровне.

Организации между собой могут обмениваться формальными и неформальными документами с подписями участников. В сфере предпринимательской деятельности это могут быть: накладные, соглашения, счета фактуры, договора, соглашения, приказы, уведомления, доверенности и т.д. Информация может передаваться в виде текстовых, табличных и графических файлов.

Предпосылкой к внедрению ЭДО могут быть:

• сокращение рутинной работы;
• снижение потери документов;
• «прозрачная» работа с документами;
• повышение исполнительской дисциплины – предоставление документов в указанные сроки и т. д.

Среди количественных целей можно выделить такие:

• Сокращение времени на обработку документа в 10 раз.
• Сокращение расходов на канцелярию в два раза.

Электронный документооборот между организациями: как это работает

В соответствии с отечественным законодательством, электронный документооборот между организациями ведется по согласию двух сторон. Для обмена данными, необходимо, чтобы все участники были подключены к оборудованию одного оператора. Далее пользователю нужно отправить запрос на добавление в список контрагентов. После подтверждения запроса участники системы могут обмениваться данными.

Модуль ЭДО должен будет выполнять такие функции:

• Приглашать контрагентов к обмену данными.
• Формировать адресную книгу.
• Интегрироваться с бухгалтерским ПО, например, 1С.
• Подписывать и шифровать документацию.
• Структурировать корреспонденцию.
• Отслеживать статусы писем.

Электронный документооборот между организациями осуществляется с помощью сертификатов. Подключение к серверу и аутентификация осуществляется через персональный цифровой сертификат.

ЭЦП выдается каждому пользователю системы, хранится на электронном носителе Token и защищен ПИН кодом. Пользователь должен ввести свой логин, пароль к персональному кабинету.

Только после этого он получит доступ к своим документам.

Инициировать процесс обмена может любой сотрудник организации, подключенный к системе. Прежде чем отправить документ контрагенту, его необходимо подписать в ЭЦП. Эта операция выполняется при помощи программы «Криптопро». Документ отправляется через ЭДО. Сотрудник контрагента получает уведомление о поступлении нового документа.

Если он принимает его, то он также ставит ЭЦП. Если необходимо внести правки в документ, то создается его новая электронная версия. По завершении редактирования нужно сохранить все изменения при помощи ЭЦП. Затем документ с изменения отправляется контрагенту. В случае необходимости осуществляется электронное согласование информации.

Если необходимо в очередной раз внести правки, то вся процедура повторяется заново. Если претензий к новой версии нет, то документ уважается. Итоговым считается образец, подписанный двумя ЭЦП.

Се версии документа хранятся на сервере и доступны для просмотра. Как только образцу будет присвоен статус действующий, внести поправки в документ не получится. Расстроенным договорам присваивается статус «Аннулирован».

Вот как осуществляется электронный документооборот между организациями.

Оборудование

Что нужно для электронного документооборота между организациями? Во-первых, необходимо выбрать оператора связи и установить специальное ПО для обмена информацией. Во-вторых, с каждым контрагентом, с которым организация намерена вести электронную переписку, нужно заключить «Соглашение об обмене электронными документами».

Также необходимо установить сервер ЭДО, на котором будут храниться все документы. Это может быть как оборудование клиента, так и «облачное» хранилище.

Доступ к документам осуществляется только через интерфейс приложения и после прохождения аутентификации.

Проект ЭДО

Проект автоматизации процессов может длиться от нескольких месяцев до нескольких лет. Срок напрямую зависит от количества процессов, которые нужно автоматизировать, ресурсных и финансовых возможностей организации. Кратка схема внедрения ЭДО выглядит следующим образом:

• Создание рабочей группы.
• Формирование целей, сроков и бюджет проекта.
• Исследование существующих процессов.
• Разработать задания.
• Выроб системы ЭДО.
• Подписание договора на внедрение СЭД.
• Утверждение регламента работы.
• Наполнение справочников системы.
• Обучение персонала.
• Проведение предварительных испытаний.
• Издание приказа о внедрении СЭД.
• Доработка ПО и регламента работы.
• Запуск пилотного проекта.
• Полномасштабный переход к ЭДО.

Ошибки внедрения ЭДО

В процессе автоматизации документов нужно уделить особое внимание процессам, в которых по закону требуется наличие бумажного носителя. Дублировать бумажный документ электронным нельзя. Это значительно замедляет процесс работы и вызывает негативное отношение к процессу автоматизации в целом. За выполнение двойной работы никто не доплачивает.

В процессе внедрения нужно разработать новый регламент работы с документами, обучить персонал и только после этого заниматься полноценным внедрением. Добиться этого можно только если донести до сотрудников преимущества использования новых технологий.

Еще одна популярная ошибка – слабая проработка требований к СЭД. Если пользователям приходится работать в ненастроенной системе, то процесс ЭДО отличается от того, что принят в организации.

Электронный документооборот между организациями: плюсы и минусы

Преимущества:

• Сокращение расходов на пересылку оригиналов документов по почте.
• Экономия места для хранения документации. Она вся сохраняется в электронном виде.
• Простота использования. Отправка документа осуществляется с одного рабочего места. Быстрый поиск документа осуществляется по статусам (отправлен, получен, принят и т. д.).
• Мгновенная доставка. Вся отправленная информация попадает к адресату в течение нескольких секунд.
• Документ не может быть утрачен до истечения срока его хранения в системе.

Недостатки:

• Для использования оборудования необходимо приобрести лицензию, которая стоит немалых денег.
• Обмениваться данными чаще всего можно только между участниками одной системы.
• Электронный документооборот между организациями в 1С или при помощи любого другого ПО отличается от применяемой ранее схемы. С внедрением нового алгоритма у всех сотрудников возникнут вопросы по ведению работы.
• Техническая оснащенность. Перед внедрением ЭДО организации необходимо закупить технику и подготовить сотрудников к управлению новой системой.
• ЭДО осуществляется при помощи ЭЦП, срок действия которой составляет 1 год. Необходимо отслеживать и своевременно обновлять сертификаты. Также необходимо контролировать сроки действия сертификатов контрагентов, чтобы избежать проблем с налоговой.

Правовое регулирование

Какими нормативными актами регулируется электронный документооборот между организациями? Законодательство РФ включает ФЗ №63 «Об электронной подписи», правила предоставления документов в ФНС прописаны в приказе Минфина № ММВ-7-2/168.

ЭДО между органиазциями осуществляется на основании приказа Минфина № 50н. Правила обмена первичными бухгалтерскими документами в электронной форме прописаны в приказе ФНС № ММВ-7-6/36@.

Все операторы ЭДО в процессе деятельности должны руководствоваться приказом ФНС № ММВ-7-6/253@.

«СБИС»

Электронный документооборот между организациями «СБИС» дает клиентам такие преимущества:

• Отправлять документы можно любой организации, которая зарегистрирована на территории РФ. Если контрагент не является участником системы «СБИС», то сотрудник компании просто свяжется с представителем организации и вышлет на его e-mail приглашения для участия в системе. Сразу после подтверждения запроса обмен информацией между участниками будет осуществляться без посредников.
• Устанавливать ПО на компьютер не нужно. Достаточно иметь актуальную версию браузера и доступ в интернет.
• Для работы с данными не нужна специальная программа. Если отчет изначально готовится в стороннем ПО, например, 1С, то можно настроить интеграцию данных с системой «СБИС».
• Типовая форма документа не установлена. Можно отправлять текстовые, табличные файлы, изображения и т. д.

Скб «контур»

Один из первых разработчиков ПО в России также занимается поставкой оборудования, с помощью которого осуществляется электронный документооборот между организациями.

«Контур» разработала систему Диадок, с помощью которой осуществляется обмен электронными документами. Особенностью системы является то, что доступ к данным можно получить, находясь заграницей.

Специально для этой цели компания разработала тарифы в роуминге. При желании моно получить доступ к данным через API.

Что нужно?

Чтобы подключить ЭДО, организации необходимо купить:

• лицензионное ПО;
• сервер;
• провести обновление оборудования;
• обучить персонал;
• настроить и интегрировать СЭД для работы с внутренними приложениями.

Такие инвестиции необходимо осуществить, чтобы подключить электронный документооборот между организацией? Включение в расходы консультации техподдержки, обновления СЭД и ПО – второй этап инвестиций. Эти затраты придется оплачивать ежемесячно.

Вывод

На смену бумажному документообороту приходит электронный. Он не только сокращает расходы организации на ведение процессов, но и повышает эффективность бизнеса в целом. Чтобы ЭДО успешно функционировало, нужно четко сформулировать цели внедрения системы и правильно настроить оборудование.

Источник: http://fb.ru/article/324727/elektronnyiy-dokumentooborot-mejdu-organizatsiyami-kak-eto-rabotaet

Электронный документооборот и электронная цифровая подпись

Современное ведение бизнеса уже нельзя представить без таких инструментов, как электронный документооборот и электронная цифровая подпись. Данный способ имеет массу преимуществ и значительно облегчает управление всеми процессами в организации.

Современные предприниматели все чаще стали применять специализированные системы для регулирования своей деятельности, поскольку они являются незаменимыми помощниками в решении ежедневных задач компании.

Такие программные комплексы автоматизируют каждый процесс и позволяют упорядочивать все процедуры, связанные с документацией.

Функции электронного документооборота и его достоинства

Автоматизация производства призвана выполнять следующие функции:

• регистрация всех внутренних, а также входящих и исходящих документов;
• занесение их в программу для последующего контроля;
• подтверждение подлинности данных посредством электронно-цифровой подписи;
• осуществление работ справочно-информационного характера;
• списание данных в дело;
• составление различных отчетов по результатам деятельности предприятия.

Основной плюс подобного делопроизводства заключается в отсутствии необходимости затрачивать много времени на согласование какого-либо проекта организации отдельными сотрудниками или руководством. Это связано с наличием возможности осуществлять рассылку нужной информации в электронном виде. Данный способ избавляет от бумажной волокиты.

Система электронного документооборота в обязательном порядке должна иметь текущий архив, при помощи которого корпоративные данные могут быть получены в оперативном порядке.

Помимо этого, она обеспечивает высокий уровень надежности хранения информации.

Функция справочно-информационного характера дает возможность проводить отборку только требуемой на данный момент документации, что позволяет компании экономить значительные средства на создании хранилища для бумаг.

Наиболее важной функцией все же является более упрощенная процедура по удостоверению данных.

Если для информации на бумажном носителе требуется наличие таких подтверждающих элементов, как печать, дата, подпись и реквизиты предприятия, то документооборот в электронном виде предусматривает применение электронно-цифровой подписи. Основное преимущество ЭЦП заключается в возможности использовать ее для нескольких документов одновременно.

Электронно-цифровая подпись

Этот инструмент делопроизводства необходим для обеспечения защиты всем документам, участвующим в деятельности организации. Он представлен в виде криптографического преобразования данных, закрепленного посредством закрытого ключа.

Его наличие позволяет выявить владельца подписи и помогает подтвердить подлинность информации.

Основными задачами, с которыми призвана справляться электронно-цифровая подпись, являются:

• обеспечение безопасности информации против подделок;
• выявление владельца сертификата ключа;
• обнаружение каких-либо искажений в данных.

Электронно-цифровая подпись ЭЦП в документообороте имеет свою особенность. Она заключается в логическом характере этого инструмента. Она дает возможность провести аутентификацию (проверку на наличие изменений), а также распознавание ее владельца.

С целью проведения анализа электронного документа на его подлинность следует осуществить идентификацию уполномоченного лица, а также установить истинность информации. Сделать это можно лишь единственным способом – в ходе предъявления соответствующего иска в суд, где будет проводиться тщательный анализ данных компании и ее документации.

Основными достоинствами использования электронно-цифровой подписи являются:

1. Возможность вести партнерские отношения с организациями, находящимися на удаленном расстоянии.
2. Копии электронных документов получаются равнозначными.
3. Автоматизация каждой стадии при разработке подписи за счет специализированных аппаратных и программных средств.
4. Повышение производительности труда работников компании.

Несмотря на все преимущества данного элемента системы, он имеет и свои недостатки.

Так, чтобы создать надежную подпись, необходимо в обязательном порядке использовать специализированные средства правового, организационного и технического обеспечения. К техническим методам защиты относятся способы криптографии.

Они выражаются в создании уникальной последовательности символов, благодаря которой можно не только распознать создателя ЭЦП, но и проверить документ на подлинность.

Криптографическая защита представлена в виде шифрования данных и разработке уникального ключа для подписи. Данный метод является алгоритмом, при помощи которого осуществляется описание действий при преобразовании какой-либо информации. Что касается ключа, то он создается в качестве основы для этого способа.

Классификация методов шифрования данных

В настоящее время различают два типа шифрования:

1. Симметричный. Предполагает передачу созданного одним партнером ключа другому. Для шифрования и дешифрования информации в данном случае требуется только один ключ.
2. Несимметричный. Используются специальные математические расчеты. При этом разрабатывается сразу два ключа: один из них применяется в качестве шифровального элемента, а посредством другого обеспечивается дешифровка данных. Первый ключ остается у владельца подписи и называется либо личным, либо закрытым. Второй же элемент может быть предоставлен большому кругу лиц (сотрудников организации).

Электронный документооборот и электронная подпись

Подписание документа электронной подписью

Как работает электронная подпись, легко о сложном.

Электронная подпись в 1С:Документооборот

Источник: http://documentooborot.com/dokumentooborot/elektronnyj-dokumentooborot-i-ecp.html

Организация использования цифровых сертификатов и электронно-цифровой подписи при обеспечении безопасности электронного документооборота хозяйствующего субъекта

Сохрани ссылку в одной из сетей:

Тема: Организация использования цифровых сертификатов и электронно-цифровой подписи при обеспечении безопасности электронного документооборота хозяйствующего субъекта.

Введение

1. Принципы проведения экономических и финансовых операций с использованием технологий в электронной коммерции, банковских операциях и электронном документообороте.

   1. Основные понятия системы электронного документооборота

   2. Банковские операции и система банк-клиент

   3. Электронная коммерция класса business-to-business

   4. Налоговая отчетность

1.5 Примеры применения защиты информации

• В электронной торговле
• В банковской среде
• В налоговой сфере

1. Защита информации

   1. Основные понятия

   2. Требования по информационной безопасности

   3. Нормативная база

2.3.1 Федеральный закон « Об электронной цифровой подписи»

1. Порядок организации защищенного электронного документооборота

   1. Межсетевое взаимодействие

   2. Средства криптографической защиты информации

   3. Установление доверительных отношений между удостоверяющими центрами

   4. Регистрация участников электронного документооборота

   5. Ответственность участников системы

   6. Конфликтные ситуации

2. Рекомендуемая литература.

Заключение

Введение

Широкое внедрение компьютерной техники во все сферы деятельности человека привел к изменениям в обществе, пожалуй не меньшим, чем промышленная революция XIX в. За несколько десятилетий ЭВМ превратились из чисто «вычислительных» машин в мощные системы по обработке, хранению, передаче информации.

В результате создания глобальных компьютерных сетей произошел настоящий переворот в области передачи и распространения информации. С использованием средств удаленного доступа стали проводиться торги, участники которых имеют возможность совершать сделки, не покидая своего офиса.

Поручения о переводе денег могут передаваться в банк в виде компьютерных данных за считанные секунды.

Чтобы заключить договор в письменной форме, уже необязательно писать его на бумаге и заверять подписью – достаточно заверить компьютерный файл с текстом договора электронной подписью и направить его по телекоммуникационным каналам партнеру.

Вместе с тем компьютеризация привела к возникновению целого ряда проблем, в том числе и правовых.

Традиционные правовые системы создавались в эпоху, когда главенствующую роль в рыночном обмене занимали материальные товары, а теперь, когда информация в стоимостном выражении стала существенной частью рынка, когда новые компьютерные технологии существенно изменили функционирование самого рынка, указанные системы часто уже не дают адекватных ответов на многие вопросы.

К числу таких проблем можно отнести следующие:

1. Появление нового типа преступлений – преступлений в сфере компьютерной информации, связанных с несанкционированным доступом к компьютерной информации, созданием и распространением компьютерных вирусов и т.п.;

2. Обеспечение правовой охраны программ для ЭВМ; определения правового режима компьютерной информации, баз данных;

3. Регламентация доступа к базам данных, содержащим сведения о личной жизни граждан, определение ответственности за несанкционированное разглашение таких сведений;

4. Правовое регулирование использования систем электронного документооборота и в связи с этим определение правового статуса электронных документов;

5. Правовые проблемы, связанные с функционированием глобальных сетей, трансграничной передачей данных и трансграничными компьютерными преступлениями, и ряд других.

Системы электронного документооборота

Развитие компьютерных технологий позволило во многих областях заменить бумажный документооборот безбумажным (электронным). Первые системы электронного документооборота (ЭДО) появились в банковской сфере.

В западной литературе такие системы получили название «системы электронного перевода денежных средств» (The Electronic Funds Transfer Systems (EFTS)). Одна из таких систем SWIFT1 функционирует с начала 1970-х годов.

В дальнейшем системы ЭДО стали широко применяться и для обмена другой коммерческой информацией. (Английское название таких систем Electronic Data Interchange, или сокращенно EDI).

используют системы ЭДО для передачи необходимой информации между своими подразделениями, занимающимися продажей и производством продукции.

Даже эти несколько примеров показывают, насколько широк спектр применения систем безбумажного документооборота в коммерческой деятельности в индустриально развитых странах.

И в такой сфере, как оформление таможенных документов, где казалось бы, трудно избежать заполнения бумажных форм и бланков, в некоторых странах (например в странах ЕЭС) стало возможным представление деклараций в электронном виде. К проекту TVINN2 Норвежского таможенного управления присоединилось около семидесяти крупнейших норвежских компаний.

В рамках этого проекта создана система ЭДО, позволяющая ее участникам использовать электронные таможенные декларации, которые направляются в таможенные органы из центральных офисов фирм по телекоммуникационным сетям.

В последние годы системы ЭДО стали активно внедряться и в нашей стране. Ряд крупных банков и банковских объединений (например, МДМ, УралСиб и др.) создают и используют в работе с клиентами и в межбанковском обмене указанные системы.

Очевидно, масштабы использования систем ЭДО в коммерческой деятельности будут увеличиваться благодаря множеству несомненных преимуществ этих систем перед традиционным документооборотом на бумажных носителях.

Во-первых, существенно возрастает скорость передачи и обработки информации. Правда, скорость выше только по сравнению с передачей бумажных документов по почте или с курьером, а такие средства обмена сообщениями, как телетайп и телефакс, позволяют обеспечить практически одинаковую с ЭДО скорость. Но и по сравнению с ними ЭДО имеет существенное преимущество.

Системы ЭДО позволяют передавать структурированную определенным образом информацию, что в свою очередь позволяет автоматизировать обработку принимаемых сообщений. Естественно, при этом стороны должны предварительно договориться об обмене электронными документами и об их структуре.

Проблема стандартизации документов в системах ЭДО является одной из важнейших на настоящий момент.

Во-вторых, значительно сокращается пространство, необходимое для хранения документации (например, вся «Большая советская энциклопедия» может быть записана на одном жестком магнитном диске персонального компьютера). Одновременно существенно упрощаются такие операции, как поиск необходимой информации, копирование документов.

В-третьих, использование систем ЭДО позволяет получить ощутимый экономический эффект. По оценкам американских фирм-производителей автомобилей, внедрение ЭДО позволяет сэкономить около 200 долл. на каждом автомобиле. Суммарное годовое сокращение издержек благодаря использованию систем ЭДО в Норвегии оценивалось в 2004 г. в 1,5 млрд. евро (около 1 млрд. долл.).

Электронно-цифровая подпись

ЭЦП имеет смысл только в том случае, если на предприятии действует система электронного документооборота. На первый взгляд может показаться, что ЭЦП – лишний атрибут документа, и все можно отрегулировать правами доступа в ЭДО. Но это работает, только если документ формируется одним сотрудником, а остальные его только исполняют или знакомятся.

Но как только количество человек, подготавливающих и утверждающих документ, увеличивается, необходимо контролировать, чтобы утверждалась именно последняя версия документа. Используя ЭЦП можно обеспечить неизменность документа после проставления согласительной подписи каждого участника.

Кроме того, на предприятиях, имеющих удаленные подразделения и филиалы, где используется электронная почта для передачи документов, использование ЭЦП снимает необходимость в распечатке и сканировании документов. Использование ЭЦП регламентируется законом № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 2002 г.

, для того чтобы ЭЦП широко вошла в гражданский оборот и применялась наряду с традиционной ( используемой уже тысячелетия) подписью, требовалось выполнить несколько условий как правого, так и неправового характера:

1. Субъекты гражданского оборота оценили удобство и выгодность её использования. Ранее были показаны преимущества систем ЭДО. Однако если такие системы не позволят совершать гражданско-правовые сделки, а будут только удобным инструментом для быстрого обмена информацией, то экономический эффект от их использования, очевидно, снизится.

2. Математики-криптологи предложили достаточно надежный способ подтверждения подлинности электронных документов и убедили в его надежности и возможности практического использования потенциальных пользователей, а также законодателя.

3. Наконец, законодатель:

а) определил, что представляет собой цифровая подпись ( в отличии от традиционной подписи от руки, которую можно считать объектом очевидным и не нуждающимся в определении);

б) закрепил возможность и сферы применения электронных документов и цифровой подписи;

в) установил допустимость использования электронных документов в качестве доказательств в суде.

Предметом исследования данной работы является — Организация использования цифровых сертификатов и электронно-цифровой подписи при обеспечении безопасности электронного документооборота хозяйствующего субъекта.

Для достижения поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:

1. Описать принципы проведения экономических и финансовых операций с использованием технологий в электронной коммерции, банковских операциях и электронном документообороте.

2. Рассмотреть защиту информации.

3. Рассмотреть порядок организации защищенного электронного документооборота.

Дипломная работа разбита на 3 основные главы.

В первой главе рассматриваются основные понятия электронного документооборота. Его приложение в банковской деятельности, использование в налоговой сфере. Применение в электронной коммерции. И примеры применения защиты конфиденциальной информации.

Вторая глава посвящена защите информации. Основное внимание уделено основополагающим понятиям защиты информации, требованиям предъявляемым к информационной безопасности, и нормативной базе обосновывающей применение тех или иных средств защиты информации, а также федеральному закону « Об электронной цифровой подписи».

Третья глава целиком посвящена порядку организации защищенного документооборота, межсетевому взаимодействию, средствам криптографической защиты информации, установлению доверительных отношений между удостоверяющими центрами и регистрации участников электронного документооборота. Кроме того, рассматривается ответственность участников системы, и разрешение конфликтных ситуаций возникающих при взаимодействии этих участников.

С помощью ЭД могут заключаться сделки, может передаваться юридически значимая информация, в том числе и распорядительного характера, возможно даже удаленное управление бизнес-процессами в комплексе таких систем как CRM.

В настоящее время ЭД и ЭЦП в основном применяются в следующих сферах:

1. Представление информации в электронном виде в министерствах и ведомствах Российской Федерации

Источник: https://refdb.ru/look/1780528.html

Корпоративный документооборот. Защита информации: ЭП и шифрование

Электронная подпись является необходимым условием для полноценной реализации защищенного электронного документооборота.

Она представляет собой аналог традиционного заверения бумажного экземпляра при помощи подписи и печати.

Помимо этого, ЭП позволяет подтвердить личность автора или отправителя корреспонденции, а также гарантирует, что в документ после его подписания не были внесены изменения.

Возможности применения ЭП и шифрования данных обеспечиваются благодаря интегрированным в систему «ДЕЛО» ссертифицированным средствам криптографической защиты информации – КриптоПро CSP, СигналКом CSP, Верба OW, Домен-К, Авест, Генкей, решения Microsoft.

Применение электронной подписи:

• Регистрируя входящую корреспонденцию, сотрудник может подписывать прикрепляемый к карточке файл, удостоверяя его подлинность. При работе с проектами, исходящей и внутренней документацией организации ЭП может применяться при согласовании, визировании, утверждении, регистрации, отправке документа адресату.

• Система предоставляет возможность подписывать файлы, хранящиеся в базе данных и отправляемые по e-mail.

  При необходимости документ может быть подписан несколькими сотрудниками, что очень удобно для автоматизации процедур согласования и утверждения.

  Если система «ДЕЛО» установлена у всех участников обмена информацией, пользователи получают возможность распространять подписанные электронные документы по всей территориально-распределенной организации.

• Любой сотрудник, имеющий доступ к документу, получает достоверную информацию о подписях и подписавших лицах, а также может проверить подлинность каждой подписи «одним нажатием кнопки».

Технология применения электронной подписи:

Для каждого пользователя, обладающего правом подписи, формируется ключ, состоящий из двух частей:

• Секретный ключ – используется для подписания документов и для дешифрации сообщений, отправляемых пользователем по почте.

  Он записывается на носитель информации, передаваемый лично пользователю (также он может быть дополнительно защищен паролем на случай потери носителя).

  Подписание происходит путем ввода носителя в считывающее устройство компьютера и нажатия кнопки «Подписать».

• Открытый ключ – используется для проверки подлинности ЭП. Проверка производится на основании сертификата открытого ключа.

Подробнее о том, что надо знать для применения Электронной подписи и шифрования

Использование технологии ЭП позволяет применить один из двух возможных подходов к организации защищенного документооборота, которым соответствуют два варианта поставки опции «Электронная подпись и шифрование»:

1 вариант: «корпоративный электронный документооборот»;

2 вариант: «юридически значимый электронный документооборот».

Организация корпоративного ЭДО

Корпоративный ЭДО трудно представить без электронной подписи. Она может быть использована для подписания документов в рамках внутрикорпоративных или межкорпоративных соглашений по ее использованию.

В этом случае документы, подписанные ЭП, могут иметь хождение внутри одной организации, а также может быть организован обмен с территориально удаленными подразделениями, филиалами, дочерними компаниями. Возможна реализация обмена между различными организациями в рамках двухсторонних или многосторонних соглашений.

Данный подход не решает вопросов обеспечения юридической значимости ЭДО, но позволяет существенно сократить затраты временных и человеческих ресурсов.

Криптографический комплекс «Корпоративный документооборот» включает: СКЗИ КриптоПро CSP 3.9 или Сигнал-Ком 3.х , система«ДЕЛО», начиная с версии 8.8.0 (для системы «ДЕЛО» версии 8.6.0 — СКЗИ КриптоПро CSP 2.0).

Организация юридически значимого ЭДО

Данный подход является более полным решением и позволяет придать юридическую значимость создаваемым в системе «ДЕЛО» документам благодаря обеспечению ряда условий (установленных законодательно):

• удостоверение точного времени создания с помощью штампов времени;

• получение в реальном времени информации о статусе сертификатов электронных подписей (всей цепочки сертификатов – от личного до сертификата головного удостоверяющего центра);

• поддержка усовершенствованного формата подписи «КриптоПро ЭЦП», обеспечивающего возможность длительного хранения документов в цифровом виде с ЭП (до 30 лет).

Документооборот с использованием такой ЭП приобретает полную юридическую силу в рамках российского законодательства, что дает ряд существенных преимуществ, например:

• электронные документы, подписанные ЭП, имеют одинаковую юридическую силу с бумажными;

• они принимаются в ходе судебных разбирательств;

• ЭП может использоваться для подписания первичных бухгалтерских документов для налоговых органов и других ведомств.

Это решение создает предпосылки для реального перехода к безбумажным технологиям.

Кроме того, организация корпоративного и юридически значимого ЭДО требует создания регламентов использования ЭП в рамках организации. Более подробная информация находится в руководстве по опции «Электронная подпись и шифрование».

Опция «Юридически значимый документооборот» включает:СКЗИ КриптоПро CSP 3.9 или СигналКом 3.х «КАРМА»,система «ДЕЛО», начиная с версии 8.8.0.

Шифрование документов, передаваемых по электронной почте

Средства криптографической защиты информации, входящие в состав данной опции, также обеспечивают надежное шифрование данных.

Шифрование сообщений, передаваемых по открытым каналам, позволяет гарантированно защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа – прочтения, искажения либо подмены.

Возможность защищенного обмена документами по внешним каналам связи является актуальной для территориально распределенных организаций, т.е. имеющих сеть филиалов или дочерние организации. Гарантию конфиденциальности передаваемых сведений часто требует также переписка с клиентами или партнерами.

Источник: https://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/zaschita_inf/EZP.php