+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Где хранить договоры компании

Содержание

Срок хранения договоров в организации

Где хранить договоры компании

Договорные отношения обеспечивают законное основание для всех сфер ведения деятельности.

Заключение соглашения производится до начала ведения партнерских отношений и действует до полного погашения обязательств.

Форма регулирует правовые исполнения сторонами обязательств и имеет юридическую силу для контролирующих и судебных органов.

Порядок определения периода сохранности

Определяется срок хранения договоров после утраты актуальности.

Периоды хранения для различных видов соглашений утверждаются в учетной политике предприятия или ином виде бумаги внутреннего делового оборота, например, номенклатуры дел. При составлении внутреннего перечня лет хранения в основу принимаются требования законодательства. Периоды хранения типовых бумаг организации указаны в п. 436 Перечня, утвержденном приказом Минкультуры от 25. 08. 2010 №558.

Внимание! Подсчет числа лет хранения после окончания действия договора ведется с 1 января следующего года.

Государственные учреждения при определении периодов хранения руководствуются ведомственными перечнями.

Для хранения бумаг общего назначения госорганов применяется Перечень типовых управленческих архивных форм.

Указанная длительность хранения используется при составлении номенклатурных дел, передаче в государственный архив, уничтожения по акту.

В деловом обороте используются сроки:

  1. Ограниченные конечной датой действия. При подсчете периода учитываются дополнительные соглашения, являющиеся его неотъемлемой частью. Например, для продления времени аренды заключение дополнительных соглашений исключает необходимость прохождения официальной регистрации.
  2. Неограниченные датой. Р’ тексте может иметься формулировка «РґРѕ погашения обязательств», позволяющая определить конечную дату.

Отдельно рассматриваются формы постоянного хранения – учредительные формы, бумаги приобретения имущества, РґРѕРіРѕРІРѕСЂ аренды помещений РїСЂРё условии включения данных адреса месторасположения РІ реестр организаций Рё прочие.

Учет в журналах для контроля сроков

Законодательством не разработаны унифицированные формы учета договоров.

Предприятия учитывают информацию в самостоятельно разработанной форме журнала регистрации.

Сведения книги должны быть достаточны для учета движения договоров и должны содержать:

  • данные Рѕ номере, дате составления, наименования контрагента;
  • краткое назначение документа – поставки, оказания услуг Рё прочее;
  • указание длительности действия Рё данные Рѕ конечной дате формы, если отсутствует РёРЅРѕР№ характер длительности, например, действующий бессрочно.

В журнале регистрации учитываются основные документы договоров и дополнительные соглашения к ним.

Контроль Р·Р° ведением журналов возлагается РЅР° различные службы – юридический отдел, бухгалтерию, кадры.

В основе группировки лежит экономическая целесообразность дальнейшего использования. В организации заводят несколько книг учета, учитывающих:

  1. Сотрудничество СЃ контрагентами – поставщиками, покупателями. Отдельная регистрация производится РїРѕ постоянно действующим хозяйственным соглашениям Рё разовым договорам, например, РЅР° поставку канцелярских товаров.
  2. Договоры с поставщиками услуг. Особое внимание уделяется сохранности соглашений об оказании коммунальных услуг и аренды помещений. Договоры часто имеют дополнительные соглашения, указывающие на пролонгацию аренды, изменения условий. Окончание действия договора аренды совпадает с конечной датой последнего приложения.
  3. Соглашения подряда. Документы используются в строительстве капитального и текущего назначения. Часто производится регистрация одновременно с гражданско-правовыми формами. Если строительство является профильной деятельностью организации, договоры подряда учитываются в отдельном журнале.
  4. Трудовые договоры с сотрудниками. Журнал позволяет получить точные данные дат трудоустроенных и уволенных работников. Гражданско-правовые формы в журнале не отражаются. Соглашения гражданского вида регистрируются вместе с бумагами на оказание услуг.

Журналы регистрации несут дополнительную функцию. При внесении записи документа, составленного организацией, ему присваивается уникальный номер, позволяющий идентифицировать документ.

Примеры сроков хранения по видам договоров

Организации самостоятельно РіСЂСѓРїРїРёСЂСѓСЋС‚ РґРѕРіРѕРІРѕСЂС‹ РїРѕ назначению Рё устанавливают СЃСЂРѕРєРё РЅР° основании деловой необходимости Рё СЃ учетом минимально допустимого периода  – 5 лет. Р’ учете коммерческой компании соглашения используют РІ качестве форм первичного учета бухгалтерии, что обязывает хранить документы СЃСЂРѕРєРѕРј свыше 5 лет.

�сключение составляют периоды, установленные для обеспечения сохранности трудовых договоров (в отличие от гражданско-правовых типов) сотрудников. Законодательство обязывает длительно хранить и архивировать документы, касающиеся труда и заработной платы.

Внимание! Период хранения трудовых договоров с работниками установлен в размере 75 лет.

Необходимость РІ столь длительном периоде основана РЅР° использовании данных РїСЂРё начислении пенсии или восстановлении записей трудовых книжек уволенных сотрудников.  

Гражданско-правовые формы не относятся к трудовым видам соглашений.

На лиц, с которыми заключаются гражданско-правовые формы, не распространяются социальные гарантии, предоставляемые штатным работникам.

Соглашение свидетельствуют об оказании услуг и подлежат хранению в течение 5 лет после окончания действия.

К одним из часто применяемых видов договоров услуг относятся соглашения аренды помещений.

Оказание услуг оформляется краткосрочным или длительным соглашением.

Соглашение аренды регистрируют в реестре при оформлении отношений на период свыше 1 года.

Как утилизируют договоры после истечения времени хранения

�стечение периода актуальности и хранения договора, отсутствие необходимости в дальнейшей сохранности позволяют компании произвести утилизацию.

В организации создается комиссия, ответственная за процедуру уничтожения бумаг.

Комиссия может быть постоянно действующей или быть организована для разового действия.

В состав комиссии включают сотрудников числом, не менее 3-х человек. Возглавляет комиссию председатель. В обязанности комиссии входят:

  • определение документов, утративших актуальность Рё выдержавшие положенный СЃСЂРѕРє хранения. Р�нформация Рѕ периодах хранения берется РёР· журналов регистрации;
  • отбор экономически нецелесообразных форм Рё сверка периодов СЃ внутренним документом, регламентирующим СЃСЂРѕРєРё;
  • составление РѕРїРёСЃРё документов;
  • утилизация Рё составление акта.

Внимание! Утилизация трудовых соглашений сотрудников не производится. При ликвидации организации документы передаются в государственный архив. Гражданско-правовые формы уничтожаются в стандартном порядке.

Акт об уничтожении имеет юридическую силу, проходит регистрацию в книге общих документов и предъявляется при проверке налоговым органам. Проведение утилизации договоров осуществляется ежегодно.

Скачать список сроков хранения документов организаций

Источник: //paperdoc.ru/documents/buxgalteriya/srok-xraneniya-dogovorov

Регистрация рассылка договоров и их хранение

Где хранить договоры компании

После устранения всех замечаний, куратор согласовывает (визирует) проект договора с теми должностными лицами, которыми были высказаны замечания к проекту договора. При большом количестве разногласий по существенным условиям договора, проект договора возвращается контрагенту с предложением заключить договор на условиях компания Алтайкрайэнерго».

РАЗДЕЛ 5. ПОДГОТОВКА ПРОЕКТА ДОГОВОРА К ПОДПИСАНИЮ. ПОДПИСАНИЕ ДОГОВОРА 5.1. Согласованный проект договора в количестве экземпляров, необходимом для его заключения с имеющимися приложениями, протоколом разногласий, не позднее одного рабочего дня со дня его получения куратором от юридического отдела передается для подписания Генеральным директором. 5.2.

 договора по типам

При подготовке проектов внешнеэкономических договоров и при их подписании обязательным является применение норм Положения о форме внешнеэкономических договоров (контрактов), утверждённого приказом Министерства экономики и по вопросам европейской интеграции Украины от 06.09.01 г.

№201; Договор подписывается директором Предприятия или другим лицом, которое согласно уставу Предприятия, приказа директора Предприятия или выданной от имени Предприятия доверенности имеет соответствующие полномочия, а также скрепляется печатью Предприятия; Применение при подписании договора факсимильного воспроизведения подписи или другого аналога собственноручной подписи директора Предприятия (другого уполномоченного лица) допускается только при наличии с контрагентом письменного соглашения о возможности применения такого аналога с отображением в соглашении образцов аналогов собственноручных подписей.

Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

Для заключения договора потенциальный контрагент должен приложить к проекту договора следующие документы: 1) копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица; 2) копия справки комитета государственной статистики о присвоении кодов; 3) копия справки налоговой инспекции о постановке на учет; 4) карточка с образцами подписей и оттиском печати; 5) копия протокола (приказа) о назначении единоличного исполнительного органа (директора) Общества; 6) копии учредительных документов (устав, положение, учредительный договор); 7) копия лицензии, если деятельность, осуществляемая по договору, подлежит лицензированию в соответствие с действующим законодательством РФ; 8) экономическое обоснование цены договора (расчет стоимости товаров, работ, услуг). 2.1.3. Подготовленный проект договора с перечнем документов, указанных в п.
2.1.2.

5. регистрация и хранение договоров

После того, как истечет срок хранения, на протяжении последующих пяти лет должны храниться следующие соглашения:

  • возмездного оказания услуг;
  • на поставку товаров, оказания услуг и выполнение работ;
  • о правах и обязанностях;
  • коммунального обслуживания;
  • контрактации;
  • на обслуживание жилых помещений;
  • управление многоквартирными домами;
  • банковского счета;
  • договоры мены, займа и кредита;
  • найма;
  • материальной ответственности;
  • аренды транспорта и услуг перевозки;
  • о медицинском обслуживании;
  • а также об оказании прочих видов услуг.

У некоторых деловых бумаг имеется отметка о том, с какого момента начинается срок их хранения.

Документооборот договоров: мастер-класс

При поступлении в юридический отдел договоров, не прошедших, предусмотренной настоящим положением процедуры согласования, но подписанных Генеральным директором Общества, юридический отдел заносит их данные в журнал регистрации договоров без присвоения регистрационного номера.

При этом оригинал договора (экземпляр Общества) остаётся в юридическом отделе, его копия и экземпляр контрагента передаются куратору со служебной запиской об отказе в регистрации со ссылкой на несоблюдение указанного Положения.


Важно В дальнейшем такие договоры регистрируются только при возвращении от куратора переданной служебной записки с резолюцией Генерального директора Общества о регистрации договора.

Договор без регистрационного номера, проставленного юрисконсультом юридического отдела, равно как дополнительное соглашение к договору без отметки юридического отдела, к исполнению подразделениями Общества не принимаются.

Учет и хранение договоров

  • Правила архивного хранения документов
  • Сроки хранения документов в организации
  • Как определяются сроки хранения номенклатуры дел?

Хранение договоров Каждой организации необходимо организовать правильное хранение данных деловых бумаг. Хранение договоров в организации имеет разные сроки.

Источник: //advokat-burilov.ru/registratsiya-rassylka-dogovorov-i-ih-hranenie/

Где следует хранить первые экземпляры договоров

Где хранить договоры компании

От того, насколько грамотно организовано хранение договоров на предприятии, может зависеть эффективность всей его производственной деятельности и даже состояние финансов. Поэтому важно соблюдать и порядок, и сроки хранения этого вида документов.

Почему хранению договоров необходимо уделять повышенное внимание

В своей деятельности ни одна организации не сможет обойтись без заключения договоров с другими юридическими и физическими лицами. Эти договоры, носящие гражданско-правовой характер, заключаются, в том числе:

  • на выполнение какого то определенного вида или объема работы;
  • на поставку оборудования, комплектующих, сырья и инструментов;
  • куплю-продажу производимой компанией продукции, предоставляемых услуг;
  • аренду помещений;
  • проведение специальной оценки рабочих мест;
  • поставку канцелярских принадлежностей.

Этот перечень видов договоров, хранящихся в организации, далеко не полный. Но даже по нему видно, что подобные двусторонние соглашения могут заключаться на самые разные виды работ и предоставление самых разнообразных услуг.

Всеми договорами, независимо от того, что является объектом каждого из них, предусматриваются взаимные обязательства сторон и сроки выполнения. При этом нарушение обязательств или сроков, как правило, предусматривает серьезные штрафные санкции.

Кроме того, своевременное выполнение обязательств контрагентов, оформленных на основе письменно заключенных договоров — это гарантия своевременного обеспечения предприятия всем необходимым, непрерывности его производственного и организационного цикла. Поэтому хранению договоров в организациях уделяется повышенное внимание, в том числе, когда речь идет о подготовке, передаче и хранению их в архиве.

Кому поручается текущее хранение договоров в организации

Решение о том, какое подразделение будет осуществлять текущее хранение договоров в организации, принимает работодатель, это входит в зону его ответственности.

Обратите внимание! Под текущим хранением подразумевается хранение договоров, действие которых еще не завершено или завершилось в текущем году.

Обычно, хранить действующие договоры поручается юридической службе или бухгалтерии, на небольших предприятиях этом может вменяться в обязанности секретарю. Но наиболее целесообразным представляется передача этой функции работникам бухгалтерии, при этом в юридическом отделе могут храниться только копии этих документов.

Договоры относятся к документам первичного бухгалтерского учета, поскольку ими подтверждаются производимые хозяйственные операции.

Поэтому, как и в отношении всех других первичных учетных документов, хранение договоров должно осуществляться в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г.

Согласно этому Положению, для их текущего хранения должны быть выделены специальные несгораемые закрывающиеся на замок шкафы или оборудовано специальное помещение.

Справка

Все договоры, заключаемые организацией, прежде, чем будут переданы на хранение, должны быть зарегистрированы. Регистрация этих документов, обычно, входит в функции секретаря

Регистрационная форма разрабатывается работодателем и представляет собой состав сведений, максимально полно отображающих информацию о каждом заключенном соглашении.

Если текущее хранение договоров осуществляется в подразделениях, у секретаря обязательно должен быть доступ к полной базе данных договоров или их реестру.

Как организовать учет договоров, находящихся на текущем хранении  

Поскольку, как уже было сказано, договоры являются важными документами, должна быть исключена их утеря. С этой целью на предприятии ведется в электронном или бумажном виде реестр заключенных и подписанных экономически работающих договоров.

Ведение реестра, а также журнала учета договоров, как правило, поручается секретарю. В реестре и журнале учитываются уже те документы, которые подписаны и зарегистрированы.

При этом неважно, какому из подразделений поручается текущее хранение договоров.

В реестр или журнал вносится следующие сведения о каждом зарегистрированном договоре:

  • порядковый номер записи;
  • наименование (тип) договора;
  • указанная в нем стоимость или цена;
  • информация о второй стороне, подписавшей документ;
  • дата заключения договора;
  • срок его действия (если он оговорен);
  • наличие изменений, дополнительных соглашений к документу;
  • текущий статус договора (действует, расторгнут, завершен);
  • сотрудник, ответственный за текущее хранение договора;
  • примечание;
  • номер дела в котором хранится договор.

Источник: //www.sekretariat.ru/article/211142-hranenie-dogovorov-v-organizatsii-17-m11

Где хранить договоры компании

Компания ведет напряженную деятельность и исполняет много договоров. Хранить договоры можно у бухгалтеров, юристов или в отделе делопроизводства. У каждого способа есть свои удобства.

Когда у компании большое количество договоров, необходимо установить четкий порядок их хранения. Если этого не сделать, юрист потратит слишком много времени, когда потребуется найти договор, чтобы представить его в суд. Если же юрист так и не найдет договор, организация рискует проиграть дело в суде. Оптимальные условия хранения позволят организовать учет договоров и избежать потерь.

Хранить договоры можно в бухгалтерии, в юридическом отделе либо в канцелярии. Каждый из способов имеет свои плюсы и минусы.

Хранить договоры можно в бухгалтерии

Чаще всего оригиналы договоров хранят в бухгалтерии. Это объясняется тем, что хранение договоров и иных первичных документов – элемент бухучета. Именно бухгалтерия хранит первичные документы и по запросу представляет их в налоговую инспекцию.

Недостаток такого способа в том, что юристам и менеджерам договоры бывают нужны намного чаще, чем бухгалтерам. Это отнимает у сотрудников бухгалтерии время на поиск нужных документов, а юристам доставляет неудобства в случаях, когда необходимо срочно получить договор на руки.

☆ Совет от редакции: вести учет договоров удобно в специальном сервисе. Получите пробный доступ к сервису «Учет договоров».

Хранить договоры можно в юридическом отделе

Хранить договоры у юристов удобно по трем причинам:

  • именно юридический отдел разрабатывает договоры и дополнительные соглашения к ним, а также проверяет итоговый текст перед тем, как его подпишут;
  • в юридическом отделе хранятся документы, которые связаны с заключением договоров (переписка сторон, протоколы разногласий, копии учредительных документов контрагентов и т. д.);
  • сотрудники юридического отдела, как правило, ведут реестр договоров компании.

Недостаток – юристам придется отвлекаться, чтобы выдавать договоры бухгалтерам, представлять их по запросам налоговой инспекции и т. п.

Хранить договоры можно в канцелярии

Если у компании много контрагентов, значит, много и договоров. В таком случае хранить и вести учет всех заключенных договоров поручают отделу делопроизводства или канцелярии.

Это удобно тем, что именно канцелярия регистрирует все исходящие и присланные контрагентами документы.

После того как оформленный договор зарегистрировали, работники канцелярии делают необходимое число копий, а затем разносят их по отделам и исполнителям. Сами же оригиналы договоров хранят в специально отведенном месте.

Окончательное решение о том, где нужно хранить договоры, принимает руководитель организации. Юристу нужно взвесить все риски и решить, какой вариант ему будет удобнее. После этого стоит попросить руководителя утвердить именно этот вариант.

Как хранить договоры

Чтобы договоры было удобно хранить, их нужно систематизировать и разложить по папкам. Это можно сделать:

  • по видам (поставка, аренда, кредитные договоры и т. п.);
  • дате заключения договора;
  • наименованию контрагента.

Лучше систематизировать договоры сразу по нескольким критериям.

Если юрист помещает договоры в разные бумажные папки, то на каждой папке нужно указать, какие именно договоры в ней лежат (например, «поставка, 2016, А–К»).

После того как юрист систематизировал договоры и разложил их по папкам, эти папки нужно поместить в специально выделенное место, где их будут хранить в хронологической и алфавитной последовательности.

В каждую папку для удобства поиска на первом развороте нужно поместить лист, где будут перечислены договоры, которые находятся в папке, и указать в нем дату заключения и контрагента по договору.

После того как юрист систематизирует договоры и поместит их на хранение, нужно установить порядок выдачи договоров. В противном случае может сложиться ситуация, когда в реестре договор есть, но фактически оригинала договора нет.

Для этого рекомендуется завести журнал учета выдачи договоров, а также назначить лицо, которое ведет этот журнал. В этом журнале нужно отмечать, какой сотрудник компании и когда взял оригинал договора. Сотруднику тоже нужно расписаться в журнале, если он берет договор на руки.

Когда сотрудник возвращает договор, в журнале также нужно поставить отметку о возврате с подписью сотрудника, вернувшего договор. В таком случае будет видно, кто потерял договор, который отсутствует на месте. А потому работники организации будут более ответственно подходить к экземплярам договоров, которые они взяли на руки.

Кроме того, информацию о том, что сотрудник компании забрал оригинал договора, можно размещать в реестре договоров.

При этом договор нужно будет поместить в ту папку, в которую он попадает по классификации (по году, виду договора и по наименованию контрагента), а сведения о договоре нужно указать на первом листе в папке.

Источник: //sroorgru.com/gde-sleduet-hranit-pervye-ekzemplyary-dogovorov/

Хранение договоров в организации

Где хранить договоры компании

От того, насколько грамотно организовано хранение договоров на предприятии, может зависеть эффективность всей его производственной деятельности и даже состояние финансов. Поэтому важно соблюдать и порядок, и сроки хранения этого вида документов.

Трудовые договора где хранить

Где хранить договоры компании

Личные дела, трудовые договоры и прочее документы необходимо архивировать. Для этого создаются отдельные папки, куда подшиваются дела.

Если сотрудников на предприятие много и текучка кадров большая, то на каждый год создается отдельная папка, в которой все документы подшиты в алфавитном порядке фамилий уволенных.

Если же сотрудников немного, то создается одна такая папка на несколько лет, в которой года отделены друг от друга – листом-разделителем. В любом случае папка должна содержать в себе опись, год, трудовые договоры.

Также существует два подхода к датировкам: согласно законодательству РФ отдел кадров может самостоятельно принимать решения относительно даты подшивки дел — в год приема или в год увольнения работника. Считается хорошим тоном вести архивные папки с указанием года увольнения сотрудника.

По текущему законодательству Российской Федерации минимальное количество экземпляров трудового договора на одного сотрудника – 2. Оба должны быть зарегистрированы, потом один из них остается в отделе кадров или соответствующем департаменте, второй — отдается на руки работнику и хранится у него.

Работник, перед тем как получить свой экземпляр, должен написать на нем вручную – «Один экземпляр трудового договора от 00.00.0000 № 00 получен». Под надписью поставить подпись и фамилию с инициалами.

Также работник после получения должен быть завизирован в журнале «Регистрация трудовых договоров», если такой имеется на предприятии (такой журнал не является обязательным согласно законодательству РФ).

Где должен храниться экземпляр трудового договора который остается у работодателя

Законодательство не устанавливает определенный порядок хранения трудовых договоров, однако на практике, чаще всего трудовые договоры хранят в личном деле сотрудника. При этом, в отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции.

Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Трудовые договоры: обязательно регистрировать

Тот экземпляр трудового договора, который остается у работодателя, обычно подшивается в личное дело (для госслужащих), которое хранится в соответствии с ст.

656 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, с указанием сроков хранения 75 лет с последующей сдачей в архив.

Если личные дела работников не ведутся, то трудовые договоры работников формируются в отдельное дело.

Читать еще –>  Чернобыльская Зона Список Населенных Пунктов 2019

Все вопросы о нарушении закона в этом случае, суд направит работодателю, а не работнику, потому что работник сам себе трудовой договор не оформляет – это обязанность работодателя. И потом это просто невозможно для работника. Вот и придется работодателю доказывать свою законнопослушность всеми доступными способами, в т.ч. и при помощи регистрации трудовых договоров.

Срок хранения трудовых договоров работников

Трудовые договоры работников подписываются в двух экземплярах обеими сторонами и регистрируются. Образец, оставшийся на предприятии, обычно подшивается к личному делу сотрудника. Ещё один вариант хранения трудовых договоров – создание короба, где бумаги лежат в алфавитном порядке.

В случае увольнения личные дела, договоры и прочие документы должны храниться в архиве. Для этой цели заводятся папки, куда подшивают дела. Если в организации штат меняется быстро, то каждый год создаётся новая папка.

Если работников, напротив, мало, то в одной папке могут находиться документы за несколько лет. Бумаги разделяют по годам при помощи чистого листа.

Дата подшивки может обозначаться как в год вступления человека на должность, так и в год увольнения.

Всё о сроке хранения трудовых договоров

Многие современные компании предпочитают держать такие важные документы в электронном виде. Руководство организации обязано принимать все меры для того, чтобы данные не были утрачены, искажены или попали в общий доступ. Помимо этого, существует порядок, согласно которому все электронные данные должны время от времени перезаписываться на более новые носители информации.

Главное, на что необходимо обратить внимание, – это дата документа. Во-первых, она обязательно должна быть указана. Во-вторых, не позднее 3 дней после оформления соглашения новый сотрудник обязан ознакомиться с распоряжением руководителя. Специалисты по делопроизводству советуют издавать приказ в день заключения контракта, чтобы не было просрочек.

Как правильно вести учет договоров и дополнительных соглашений

Даже если в вашей организации в архив организации передаются на хранение документы, имеющие сроки хранения до 10 лет (такое может быть, особенно в коммерческой организации, где создаются большие объемы договорной и первичной учетной бухгалтерской документации), в архив такие документы передаются по номенклатуре дел в том виде, в каком они сформировались в делопроизводстве.

Если вы ведете учет договоров вручную, то единственный способ учета – это ведение двух регистрационно-учетных форм (двух журналов или двух картотек): одну – для учета (регистрации) договоров, другую – для дополнительных соглашений к договорам.

В журнале учета дополнительных соглашений должна быть графа «№ и дата договора», чтобы можно было через регистрационно-учетную форму привязать дополнительное соглашение к договору.

Гораздо удобнее вести учет (регистрацию) договоров и дополнительных соглашений к ним в автоматизированном режиме.

Читать еще –>  Какие документы нужны документы при покупке дома

Как вести журнал учёта трудовых договоров и дополнительных соглашений

Информацию о каждом договоре вносите в отдельную строку. Пропуски между строчками не допускаются. Корректировать ошибки можно любым способом, предусмотренным для первичной документации. Ошибочную запись зачеркните одной линией и впишите исправленные данные над ней. Рядом поставьте подпись ответственного лица и дату внесения изменения.

Журнал регистрации — необязательный документ. Его заполняют, чтобы легче было вести учёт документации. В книгу записывают порядковый номер договора, дату заключения, ФИО сотрудника. Регистрация фиксирует факт создания документа и оформляется согласно ГОСТ Р51141–98. Случаи, когда пригодится журнал:

Хранение трудовых договоров сотрудников

В ежегодных планах проведения плановых проверок юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений) указываются сведения о наименовании юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений), места нахождения юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений) (п. 4ст. 9 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»; далее — Закон № 294-ФЗ).

Форма 2. Децентрализованное делопроизводство. При такой форме ведение кадрового делопроизводства распределяют между головной организацией и обособленными структурными объединениями, которые имеют относительно одинаковый набор функций по кадровому документообороту.

При этом кадровая служба головной организации может оформлять кадровые документы на всех сотрудников организации, включая и работников обособленных подразделений, а в филиале или представительстве хранятся и оформляются документы только сотрудников этих подразделений.

Личная карточка работника

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.

//www.youtube.com/watch?v=YzjOxsafKTE

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание — номер приказа и его дату.

Журнал регистрации трудовых договоров

Любая проверка контролирующих органов может испросить этот журнал для проверки: ведь многие руководители фирм могут и не оформлять трудовые соглашения со своими сотрудниками. Наличие соответствия с числом сотрудников и заключенных соглашений значительно снижает штрафные санкции в отношении руководителей предприятий по условиям предоставления рабочего места.

Трудовые законодательные акты не регламентируют ведение журнала регистрации, но это большое подспорье для любой малой или большой организации: всегда можно отследить дату заключения договора или его окончание, какие дополнительные соглашения были заключены с работником предприятия.

Источник: //firstjurist.ru/zhaloby-i-obrashheniya/trudovye-dogovora-gde-hranit

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.