Профессиональный стандарт делопроизводителя

Профстандарт секретаря руководителя предприятия в 2018 году

Российское трудовое законодательство предусматривает случаи, в которых предписано использование профстандарта секретаря руководителя. Данные положения действуют с 2016 года, когда профстандарты обрели полномочия нормативного акта.

Что представляет собою данный стандарт

Профессиональный стандарт секретаря включает в себя:

• перечень трудовых функций, выполнение которых предусматривает данная профессия;
• перечень знаний, умений и навыков, актуальных для каждой из трудовых функций;
• указание образовательного уровня и стажа работы, актуального для каждой из трудовых функций.

Кроме того, профстандарт предусматривает оперирование кодировками: ОКЗ и ОКВЭД, что особенно важно для ведения статистики.

Несмотря на существенную разницу в условиях труда на производствах и в разнообразных учреждениях, профстандарт является своеобразным средним знаменателем, по которому определяется количество и качество выполняемых работ.

По сути, это инструмент унификации всех требований и критериев, которым должны отвечать работники в должности секретаря руководителя компании.

Какова цель создания профстандарта секретаря

Целью создания стандарта является оптимизация кадровой политики на производстве. Руководителю легче оценивать профессиональные качества работников, ориентируясь на требования стандарта.

При этом стандарт актуален и для системы профессионального образования. Методика преподавания в тех учебных заведениях, где реализуются учебные программы по подготовке секретарей, ориентирована именно на профстандарт. Студенты данных заведений имеют возможность четко представлять круг своих обязанностей в дальнейшей работе.

Им будет легче ориентироваться в нюансах будущей профессии. Кроме того, знание действующего стандарта на момент трудоустройства — это дополнительный бонус при составлении собственного резюме.

Структурные особенности профстандарта секретаря

В официальном перечне профстандарт секретаря руководителя имеет номер 447 и официально называется Профстандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».

Структурно он подразделяется на несколько частей:

• Общие сведения. В данном подразделе конкретизируется кодировка и обозначается цель создания самой должности секретаря. Здесь же приводится полное название должности.
• Функциональная карта. В данном подразделе приводится в полный список трудовых функций. Здесь же отмечается, какой квалификационной категории должен соответствовать работник, состоящий в данной должности.
• Описание трудовых функций. В данном подразделе конкретизируется перечень работ, навыков и обязанностей, предписываемых работнику.
• Выходные данные о разработчиках. Подраздел содержит указание, кем и когда разрабатывался стандарт.

Четкость формулировок профессионального стандарта секретаря обусловлено спецификой его работы. От степени организованности работника, состоящего в данной должности, зависит упорядоченность всего рабочего дня учреждения.

Секретарь задает тон деловому общению и рабочий ритм будней офиса. По его профессиональной подготовленности во многом зависит профессиональная состоятельность руководителя.

Часто секретарь является связующим звеном между всеми производственными подразделениями. К нему стекаются разнообразные потоки информации, которые, в свою очередь, должны быть классифицированы и распределены соответствующим образом.

Цель создания профстандарта секретаря предполагает также внедрение инновационных наработок в области распределения и хранения конфиденциальной информации. В частности, секретарь любой квалификационной категории должен уметь использовать технические средства или ПО для организации ой или конференц-связи, а также владеть техническими приемами защиты конфиденциальной информации.

В чем своеобразие функциональной карты секретаря

В третьей части отражается подробный перечень профессиональных обязанностей. Для успешного выполнения каждой из предписанных обязанностей предусмотрены квалификационные категории, которым должен соответствовать работник в данной должности.

Квалификационных уровней всего 6. Их градация зависит от опыта, профессиональных навыков и общего стажа работника. Они фиксируются по определенной системе, предусмотренной стандартом.

Основными функциями, представленными в обобщенном виде, являются:

1. Информационная поддержка руководителя по текущим вопросам.
2. Организация и обслуживание конферентных мероприятий.
3. Организованный сбор профессиональной информации.
4. Документирование поступающей информации и ее систематизация.
5. Создание оптимальных рабочих условий для руководителя компании, фирмы или предприятия.
6. Подготовка рабочего места руководителя и создание деловой атмосферы в кабинете.

Секретарь руководителя не должен быть просто статистом, принимая корпоративную или производственную информацию. Он должен проводить анализ поступаемых сведений от коллег, руководителей подразделений, клиентов, рядовых сотрудников.

Аналитический подход к сбору профессиональной информации заключается в том, что секретарь ранжирует поступаемые сведения по степени важности и выделяет на представление руководителю самые безотлагательные.

Административная поддержка руководителя

Кроме того, функциональной обязанностью секретаря является административная поддержка руководителя. То есть, руководитель имеет право затребовать рабочую документацию за любой истекший период и провести параллели с сегодняшним днем.

Задача секретаря в этом случае — обеспечить администрирование без задержек. Он должен выполнить принятые руководителем решения, будь то кадровый или производственный вопрос.

При этом профстандарт секретаря предписывает не только исполнение решений руководителя, но и обеспечивает своевременный контроль над исполнением этих поручений. Это возможно только при владении определенными методами классификации и хранения информации.

Так, самая распространенная и наиболее часто выполняемая организаторская функция предполагает работу с посетителями. Это могут быть клиенты, записанные заранее на прием к руководителю или потенциальные партнеры компании. Секретарь должен обеспечить комфортные условия ожидания в приемной, проявляя максимальную вежливость и доброжелательность.

Создание функционального пространства в приемной — важная трудовая обязанность. Здесь должно быть не только уютно. Приемная руководителя должна быть максимально насыщенной корпоративной символикой и информацией. Выставочные стенды с рабочей информацией или графиками дадут возможность посетителям, дожидаясь своего времени, проникнуться духом компании и составить представление о ее профиле.

Среди всех обязанностей секретаря профессиональный стандарт особое отношение уделяет координационным мероприятиям. Они включают в себя:

• Фиксацию перемещения сотрудников. По индивидуальному распоряжению руководителя секретарь может вести учет временных потерь персоналом (отметка о своевременности прихода на работу, о простоях). Данные сведения вносятся в специальный журнал перемещений.
• Координацию перемещений курьеров и водителей. В этом отношении особенно важно соблюдение документального подтверждения перемещения данных категорий сотрудников.
• Формирование графиков разъездов и их маршрутов.

Осуществление коммуникаций также является частью административной поддержки руководителя. От своевременного приема телефонных звонков зависит полноценное функционирование офиса. Секретарь должен не просто фиксировать каждый звонок, но распределять их адресатам.

Секретарь: воплощение деловой этики

Выполнение любого вида работ требует от секретаря знания деловой этики. Безупречная вежливость, офисный дресс-код являются профессиональным требованиям для секретаря любой квалификационной категории.

Стандарт предписывает умение устанавливать контакт с любым собеседником и способность поддерживать деловую беседу. Имеется в виду не только телефонные переговоры, но и личное общение в приемной с клиентами. При этом, согласно положениям стандарта, секретарь должен уметь урегулировать конфликтные моменты без непосредственного участия руководителя.

Соблюдение служебного этикета предполагает также знание информационно-коммуникационных технологий. Расположить клиента или посетителя к диалогу, значит, создать благоприятное впечатление о компании.

От владения речевым и поведенческим этикетом во многом зависит имидж организации в целом и личная репутация руководителя.

Какое образование должно быть у секретаря руководителя

Простейшие функции, которые должен выполнять работник в данной должности, предписывают наличие среднего образования. Кроме того, большим плюсом при приеме на работу будет документальное подтверждение прохождения программы профессиональной подготовки. Это полезные курсы, которые включают, помимо изучения базовых обязанностей, владение офисной техникой.

Диплом пользователя компьютера — неотъемлемая часть компетенции секретаря любого уровня, даже для сотрудника со средним образованием. Если же секретарю вменяется в обязанность обеспечение деятельности руководителя, то в профстандарте особо оговаривается: он должен иметь диплом о высшем образовании, причем не ниже бакалавриата.

Однако работа с людьми во многом ориентирована на человеческий фактор.

Если сотрудник проявил организаторские способности и имеет задатки программиста, то, согласно профстандарту секретаря руководителя, на данную должность может быть утвержден работник со средним профессиональным образованием. Что касается административной поддержки руководителя, то эта функция может быть доверена только сотруднику с высшим образованием.

Требования по стажу не актуальны для секретаря, отвечающего только за организацию и сбор информации. Однако если речь идет о должности секретаря для руководителя, профессиональный стандарт предписывает соблюдение следующих требований, касающихся стажа:

• для формирования базы данных (документационной поддержки) соискатель должности обязан проработать 2 года секретарем;
• административная поддержка и аналитика требует 3-х лет присутствия в профессии.

Секретарь руководителя: как профстандарт помогает в работе с кадрами

Профстандартом предусматривается градация должностей по возрастанию предъявляемых к ним квалификационных требований:

1. Секретарь-администратор (минимальный функционал).
2. Делопроизводитель (основной акцент на сборе профильной документации).
3. Секретарь руководителя (администрирование и аналитика).
4. Помощник руководителя (составление расписания работы; редактирование документов; организация деловых встреч с партнерами и коллегами; организация протокольных мероприятий; ведение протокола; бронирование переговорных комнат).

Часто помощник руководителя берет на себя обязательства референта. В этом случае расширенный круг обязанностей предусматривает особую оплату и особые квалификационные требования.

На практике градация должностей оптимизирует составление штатного расписания. Работа с кадрами, ориентированная на профстандарт, принимает логическую завершенность. Руководителю легче выносить решения относительно участия каждого члена коллектива в решении какой-либо производственной задачи.

Обратите внимание — профстандарты, принятые в 2016 году, обязательны к исполнению. Контролю подлежит соблюдение функциональных требований, возложенных и на сотрудника в должности секретаря, и на работодателя.[/attention]

Согласно положениям Трудового кодекса Российской Федерации, несоответствие названий должностей вменяемому объему работ может быть квалифицировано как должностное нарушение.

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/profstandart-sekretarya.html

Что представляет собой профстандарт для делопроизводителя

С 1 июля 2016 года на территории РФ действуют новые профстандарты для делопроизводителей, секретарей и документоведов, действие которых подкреплено ФЗ №122 от 2.05.2015 г.

Для чего необходим профстандарт, и как его изменения затронут работников частных и государственных учреждений? Каким стандартам должен соответствовать делопроизводитель? Узнать ответы на эти и другие вопросы можно в данной статье.

Функции и обязанности делопроизводителей

Специалисты, работающие в сфере секретариата и ДОУ, делятся на несколько категорий в зависимости от того, какие обязанности они выполняют.

Делопроизводители должны соответствовать высокому уровню квалификации, поскольку они отвечают за документооборот в организации и контролируют поток документации.

Им необходимо грамотно организовать работу с бумагами, отвечать за их хранение и выполнять другие функции.

Обязанности, которые устанавливает должностная инструкция делопроизводителя, также включают в себя прием входящих и исходящих деловых писем и звонков, контроль над тем, как соблюдаются сроки согласования и подписания документов различного типа. В настоящее время в каждой организации внедрены специальные системы автоматизированного оборота, заметно упрощающие работу с бумагами.

Важно! Руководство любой компании имеет право самостоятельно менять описание функционала делопроизводителя с учетом особенностей деятельности конкретного предприятия. При этом за основу всегда берется государственный профессиональный стандарт.

Главной задачей любого делопроизводителя является контроль над документооборотом предприятия или его отдельного подразделения. Поскольку делопроизводство подразумевает преимущественно работу с бумагами, стоит отметить, что в штате крупной компании обычно работает несколько таких сотрудников. Перечень их обязанностей указывается в стандарте и подразумевает:

• полноценную организацию работы с документами;
• надлежащее хранение документов и создание архива;
• формирование дел с учетом требований номенклатуры организации.

Прочитайте полезные статьи по теме:

• Список обязательных профстандартов

На любом предприятия стандартный перечень обязанностей секретаря начального уровня ограничивается организационными и информационными вопросами. Сюда входит прием и совершение звонков от лица компании, а также их переключение на необходимых адресатов, прием посетителей, а также ряд других функций, помогающих координировать деятельность отдельной организации.

Обязанности, возлагаемые на секретаря, могут различаться в зависимости от сферы предприятия. В целом полномочия такого сотрудника должны включать работу под руководством с возможностью проявлять самостоятельность для решения задач, планирование деятельности групп сотрудников, а также ответственность за результаты. Профстандарт секретаря стандартной категории содержит следующие функции:

1. Составление плана собственного рабочего времени.
2. Организацию переговоров по телефону.
3. Работу с посетителями.
4. Подготовку и проведение различных мероприятий, включая совещания, конференции и многое другое.
5. Контроль над исполнением текущих задач руководства.
6. Работу с документацией.

Что такое профстандарт

Согласно статье 195.3, входящей в Трудовой кодекс, работодатели обязаны применять профессиональные стандарты, в которых четко указываются требования к квалификации сотрудников, их обязанности и другие важные положения

Профессиональный стандарт делопроизводителя представляет собой комплексный документ, в котором перечислены основные и дополнительные требования, на основании которых составляется функционал обязанностей сотрудника предприятия. Он предназначен для секретарей различной категории, включая помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и работников, занимающихся ведением документооборота.

Понятие профстандарта является относительно новым и применяется в кадровой работе не так давно.

Сотрудник, занимающий определенную должность, должен иметь специальное образование и владеть необходимыми навыками, все это подробно описывается в стандарте.

Важно! В настоящее время профстандарты действуют вместе с положениями, указанными в квалификационных справочниках единого типа, но в дальнейшем смогут заменить их полностью.

Применение профстандартов делопроизводителя любой категории является обязательным для каждой организации, в том числе на предприятиях с различной формой собственности.

Они необходимы не только учреждениям муниципального типа, но и частным фирмам, с течение времени стало понятно, что наличие таких стандартов одинаково полезно как для руководителя, так и для сотрудника, поскольку помогает понять:

• какие обязанности должен выполнять специалист с учетом своей должности и профессии;
• условия, касающиеся уровня образования, навыков и опыта, соблюдение которых обязательно для сотрудника, претендующего на определенную должность;
• как работодатель должен оценивать работу конкретного сотрудника.

Посмотрите видео по теме:

Профстандарты для помощника руководителя

Согласно принятой иерархии, секретари руководителей относятся к более высокой категории, поскольку должны выполнять расширенный круг обязанностей по сравнению со стандартным делопроизводителем и владеть широким перечнем знаний и навыков. Каждый личный помощник должен выполнять множество важных задач, он является «правой рукой» начальника, по этой причине профстандарт секретарь руководителя включает большое количество требований.

Важно! Согласно ТК РФ, от секретаря руководителя не требуется строгое соответствие установленным стандартам, поскольку большая их часть несет рекомендательную функцию. Каждый руководитель самостоятельно решает, нужно ли применять их на практике.

Сотрудник данной категории должен отвечать за организационные вопросы и деятельность руководителя компании, работать с документацией и представлять начальнику все необходимые документы в установленный срок, а также важную информацию, касающуюся предприятия. От секретаря руководителя требуется оказывать информационно-аналитическую и организационно-административную поддержку по текущим вопросам.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Решение о том, внедрять ли на практике профстандарт документовед или регламент для секретаря делопроизводителя, принимает глава компании, но для этого потребуется соблюсти определенный алгоритм действий. В первую очередь необходимо создать специальную рабочую группу, которой будет поручена процедура внедрения профстандартов, а также отслеживание соблюдения всех правил.

При обнаружении несоответствии сотруднику выдается направление на курсы повышения квалификации, также он может быть переведен на другую должность с учетом его профессиональных знаний и навыков. Секретарь должен владеть не только теоретическими знаниями, но и обладать хорошим практическим опытом, чтобы выполнять свою работу на должном уровне.

Является ли соблюдение регламента обязательным

Согласно информации, указанной в статье 57 ТК РФ, соблюдение профессиональных стандартов является обязательным только в той части, когда речь идет о названиях профессий или специальностей и требований, которые к ним предъявляются. В регламенте учитываются нормативные акты, контролирующие предоставление льгот или компенсаций сотрудникам, а также ограничения, касающихся определенных должностей.

В письме Минтруда РФ подчеркнуто, что обязанность применения профстандартов не является повсеместной и может носить преимущественно рекомендательный характер. Профессия секретаря не подразумевает предоставление льгот или ограничений, по этой причине главы бюджетных и частных предприятий не обязаны применять такие стандарты по отношению к своим сотрудникам этой категории.

Требования к секретарям, выполняющим простые функции, не являются слишком строгими. Им необходимо иметь оконченное среднее или средне-специальное образование и пройти специальные курсы подготовки. Когда речь заходит о должности помощника руководителя, претенденту на это место понадобится иметь диплом о высшем либо среднем профессиональном образовании.

Стаж претендента на должность секретаря также полностью зависит от функционала и обязанностей, которые будет выполнять сотрудник.

Если секретарь выполняет простые функции в небольшом подразделении, от него не требуется иметь стаж работы по специальности. Для помощника руководителя в этом случае требования также будут гораздо более строгими.

Несоответствие стандарту по данным важным пунктам может рассматриваться как нарушение.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1097573-17-m7-profstandart-deloproizvoditelya

Обязателен ли профстандарт для секретарей?

С 1 июля 2016 года вступила в силу статья 195.

3 Трудового кодекса Российской Федерации, согласно которой в случаях, когда нормативными правовыми актами Российской Федерации установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, профессиональные стандарты в части указанных требований обязательны для применения работодателями. В связи с этим важно понимать, обязательны ли профессиональные стандарты для секретарей разных уровней и рангов, работающих в организациях разных форм собственности.

В каких случаях профстандарты обязательны?

Абзацем третьим части второй ст. 57 ТК РФ установлено, что трудовая функция – это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой работнику работы.

Причем в случаях, если в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках или в профстандартах.

Итак, абзац третий части второй ст.

Минтруд России в своих письмах разъясняет это положение и также подчеркивает транснормативный и ограниченный характер обязательности применения профстандартов:

А что бюджетники?

Несколько иная ситуация в бюджетных (государственных и муниципальных) организациях. 27.06.2016 Правительством РФ было принято постановление № 584 «Об особенностях применения профессиональных стандартов в части требований, обязательных для применения го-

сударственными внебюджетными фондами Российской Федерации, государственными или муниципальными учреждениями, государственными или муниципальными унитарными предприятиями, а также государственными корпорациями, государственными компаниями и хозяйственными обществами, более пятидесяти процентов акций (долей) в уставном капитале которых находится в государственной собственности или муниципальной собственности» (далее – Постановление № 584).

Согласно Постановлению № 584:

1. Профессиональные стандарты применяются в части требований к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти.

2. Профессиональные стандарты применяются поэтапно на основе утвержденных указанными организациями планов по организации применения профессиональных стандартов (далее – планы, см. Пример).

3. Планы утверждаются указанными организациями с учетом мнений представительных органов работников.

4. Планы должны содержать:

1) список тех профессиональных стандартов, которые подлежат применению в данной организации;

2) сведения о потребности работников в профессиональном образовании, профессиональном обучении и (или) дополнительном профессиональном образовании работников, которые должны быть получены на основе анализа:

• квалификационных требований, содержащихся в профстандартах;

• кадрового состава организаций, указанных в Постановлении № 584;

4) этапы применения профессиональных стандартов;

5) перечень локальных нормативных актов и других документов, в том числе по вопросам:

• аттестации;

• сертификации;

• других форм оценки квалификации работников,

подлежащих изменению в связи с учетом положений

профессиональных стандартов, подлежащих применению в данной организации.

5. Реализация плановых мероприятий должна быть завершена не позднее 01.01.2020.

6. Вышестоящие организации по отношению к организациям, указанным в Постановлении № 584, осуществляющие контроль и координацию их деятельности, должны обеспечить:

а) корректировку локальных нормативных актов и других документов, требующих учета положений профстандартов, подлежащих применению;

б) контроль за реализацией плановых мероприятий.

При появлении новых профстандартов их реализацию предписано осуществлять аналогичным образом.

РЕЗЮМЕ

Очевидно, что для секретарских должностей мера обязательности профстандартов равна нулю, поэтому работодатели и бюджетной, и частной сфер вправе, но не обязаны применять профессиональные стандарты для этой категории работников.

И.В. Журавлева,
юрист, консультант по кадровому учету

Источник: https://www.profiz.ru/sr/11_2016/profstandart_sekretar/

Профстандарты секретаря

В каждой организации в задачи секретаря входит разный круг функционала. Обязательно ли применение профстандарта? Как его использовать во благо?

Профстандарты секретаря – это описание навыков, которыми должен обладать секретарь, описание функциональных обязанностей, требований по образованию и уровню квалификации, набора должностных обязанностей.

Так как действующее законодательство пошло по пути формализации (нормативного закрепления) круга обязанностей по различным должностям, то это коснулось и такой должности как секретарь.

Документ с вышеописанным содержанием принят на уровне нормативного акта (ст. 195.2 ТК РФ) – Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г.

N 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»

стандарта

Как видим, в наименовании документа и самого стандарта слово «секретарь» отсутствует. Называют эту должность специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией.

Но проблема в том, что секретарь в каждой конкретной компании выполняет порой совершенно разный набор функций. А в некоторых крупных организациях так вообще созданы целые отделы секретарей, где функционал разделен. Поэтому применить профстандарт секретаря буквально, описав четко его в должностной инструкции работника в соответствии с Приказом – практически нереально.

Работу секретаря можно разделить на несколько направлений:

• работа непосредственно с руководителем (организация его деятельности, помощь, ведение его документации, планирование и т.д.) – тогда мы будем применять профстандарт секретаря руководителя;
   
• работа с документацией и делопроизводством (в трудовые обязанности по данной должности зачастую входит работа с входящей и исходящей документацией, регистрация, хранение, ведение различных журналов, оформление документации по сфере деятельности); в этом случае говорим про профессиональный стандарт делопроизводителя.

В документе (профстандарте) трудовые функции скомпонованы как раз исходя из разных направлений: организационное обеспечение, документационное обеспечение, информационно-аналитическая деятельность и сочетания их.     

Справка

Профстандарты секретаря, согласно Приказу, содержат, например, такие трудовые функции:

1. Организация телефонных переговоров руководителя;
2. Организация работы с посетителями в приемной руководителя;
3. Составление и оформление управленческой документации;
4. Обеспечение руководителя информацией;
5. Организация деловых контактов и протокольных мероприятий и др.

К каждому описанному трудовому действию прилагается описание необходимых навыков, умений и знаний. Указываются также требования к опыту, уровню образования.

Для работы секретарем необходимо наличие среднего специального либо неоконченного высшего образования. Помимо этого, в профстандартах секретаря 2016 года указано, что необходим опыт практической работы.

Именно наличие опыта работы для секретаря является обязательным условием, в виду того, что планирование и организация деятельности руководителя в каждой компании по своему уникальна и во многом зависит от деятельности и направленности предприятия.

Следует отметить, что навыки и умения секретаря по профессиональным стандартам достигаются путем получения профессионального опыта. Таким образом, можно сделать вывод, что длительный срок работы секретаря на занимаемой должности является одним из главных путей достижения соответствия профессиональным стандартам.

Профессиональные стандарты секретаря руководителя содержат такой функционал:

организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий (совещаний, заседаний, переговоров, конференций и т.п);

осуществление контроля исполнения поручений руководителя;

организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;

составление и оформление организационных документов.

Справка

Профессиональный стандарт делопроизводителя указывает на такие трудовые функции:

1. организация работы с документами;
2. организация текущего хранения документов в организации;
3. организация обработки дел для последующего хранения.

Обязательность использования профстандарта

Данный документ обязаны использовать в работе государственные и муниципальные учреждения, а также компании, где более половины собственности принадлежит государству. Коммерческие организации используют его по желанию.

Никаких требований в части того, что описанным требованиям должен соответствовать один человек, как и выполнять весь описанный функционал, не установлено. Один человек вправе совмещать несколько направлений (т.е. быть и секретарем руководителя и специалистом по документообороту, например), либо функционал может быть распределен среди нескольких сотрудников секретариата.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211068-profstandarty-sekretarya-17-m9