Системы управления запасами на предприятии

Содержание

Система управления запасами на предприятии

Управление запасами является важной частью политики управления имеющимися на предприятии оборотными активами. Основная цель – обеспечить бесперебойность процессов производства и реализации продукции и при этом минимизировать совокупные затраты, что идут на обслуживание запасов. И на этом сказалась автоматизация. Помогает нам система управления запасами на предприятии.

Общая информация

К запасам относят не только материалы и сырье, которые необходимы для осуществления производственного процесса, но и неготовую продукцию и товары, что могут быть реализованы. Важным является контролирование их объема.

Страховые запасы должны быть всегда, ведь сезонные всплески потребительского спроса и перебои с поставкой ещё никто не отменял. А всё это может негативно сказаться на финансовом результате деятельности. Конечно, следует отметить, что это можно отнести и к запасам, но с другой стороны – они обеспечивают устойчивость и ликвидность предприятия.

Если же будет наблюдаться дефицит, то остановится производство, будут падать объемы реализации, а может возникнуть и такая ситуация, что придётся покупать партию сырья или материалов по завышенной цене. Как следствие – предприятие недополучит возможную прибыль.

Также из-за того, что запасы являются ликвидными активами, их уменьшение приведёт к ухудшению текущего нормативного состояния предприятия. Но здесь необходимо придерживаться золотой середины. Так, избыток запасов может привести к тому, что увеличатся затраты на их хранение, придётся переплачивать налог на имущество.

Также можно недополучить возможные доходы из-за того, что финансовые ресурсы будут заморожены в сырье и материалах. Кроме этого, не следует выпускать из внимания и то, что они подвержены моральному старению и физической порче.

Говоря про управление запасами, необходимо отметить, что перед управляющим звеном стоит выбор из трех планов деятельности относительно формирования запасов. Они разнятся различным уровнем доходности и рисков:

Консервативный подход. В нём ставка делается не только на удовлетворение всей существующей потребности в сырье, материалах и полуфабрикатах. Также предусматривается создание больших резервов на случай перебоев с поставкой, ухудшения условий, в которых производится продукция, возникают задержки, связанные с инкассацией дебиторской задолженности, активизируется спрос покупателей. Использование этого подхода негативно сказывается на уровне рентабельности и позитивно — на возможном риске.
Умеренный подход. Предусматривает создание резервов для наиболее типичных сбоев, что могут возникнуть при операционной деятельности предприятия. Расчеты в данном случае строятся на данных предыдущих лет. В этом случае предусматривается средний уровень рентабельности и рисков.
Агрессивный подход. В данном случае обеспечивается минимальный уровень запасов (хотя они могут и полностью отсутствовать). Если во время осуществления операционного процесса не возникнет сбоя, то предприятие получит наилучший результат эффективности. Но при появлении проблем предприятие несёт значительные финансовые потери. Таким образом, можно получить наибольшую прибыль, но существует и значительный риск убытков.

Модель управления: факторы

Всё, что было до этого – теоретическая подготовка. Сейчас нами будет рассмотрена разработка системы управления запасами для предприятия. Для этого нам необходимо учитывать ряд факторов:

Условия, по которым приобретаются запасы (объемы поставок, частота заказов, льготы и скидки).
Особенности реализации готовой продукции (состояние спроса, надежность и развитие дилерской сети, изменение уровня продаж).
Характерные нюансы производственного процесса (особенности технологии создания, длительность подготовки и непосредственного обеспечения продукции).
Издержки, которые возникают во время хранения запасов (замораживание средств, возможная порча, складские расходы).

Система управления запасами на предприятии может быть построена на нескольких конкретизированных методах. Каждый из них имеет свои специфические особенности.

Модель Уилсона

Используется для того, чтобы управление запасами в логистической системе было оптимизировано по максимуму. Она может быть применена для получения ответа на такие вопросы: какие запасы должны быть; какой объем материалов и сырья нужен на единицу времени; оптимальный размер поставок.

Кроме них рассматриваются и другие положения, которые необходимо решить. По модели Уилсона можно математическими средствами убедиться, что предприятие заинтересовано в том, чтобы сырье, материалы и товары заказывать как можно большими партиями.

В таком случае будут минимизированы траты на транспортные расходы, оформление и тому подобное. А это напрямую будет влиять на рентабельность предприятия.

Также она позволяет подобрать минимально допустимый нормативный уровень запасов, которые позволят избежать высоких операционных затрат, что идут на хранение сырья, материалов и полуфабрикатов. Какие же есть параметры системы управления запасами в данном случае? Для полноценного использования модели необходимо знать:

Что она может быть применена только для одного вида товаров. При этом его количество должно непрерывно измеряться.
Уровень спроса на конкретный товар, который постоянен во времени.
Производство продукции осуществляется отдельными партиями.
Заказы приходят отдельной поставкой, что влечёт за собой дополнительные расходы.
Расходы запасов происходят непрерывно.
Доставка и затраты по заказам являются постоянными величинами (или необходимо вывести среднее число). Причем в данном случае подразумеваются транспортные, операционные и иные траты.
Не рассматриваются случаи с дополнительными поставками товаров и скидки за большой объем заказов.

Что используется на практике?

Какие основные системы управления запасами применяются? В чем заключаются их особенности? Давайте рассмотрим это на примере. И в качестве исследуемого объекта выступит система контроля над запасами ABC.

Она построена на объемно-стоимостном анализе, который разделяет все виды запасов на определённые группы зависимо от величин реализации и получаемой прибыли. Во многих случаях может оказаться, что 70-80% всех продаж выпадает на 10-20% товаров. Это принцип Парето в действии.

В таких случаях система управления запасами предлагает сосредотачиваться на наиболее важных изделиях и товарах, а также эффективно ими управлять, чтобы не расходовать лишние средства на менее важные направления.

В рамках системы большую важность имеют стоимость, объем и частота расходования, последствия при недостатке определённого сырья и тому подобное. Разделение осуществляется на разные категории. Давайте же мы их и рассмотрим.

Классификация категорий системы АВС

Всего их существует три:

Категория А. Сюда относят самые дорогие виды запасов, которые имеют продолжительный цикл использования. Они требуют наличия постоянного мониторинга, поскольку в случае их недостатка будут серьезные финансовые последствия. Чтобы определить, когда оптимально следует осуществлять их завоз, используют описанную выше модель Уилсона. Конкретные товарно-материальные ценности, как правило, имеются в весьма ограниченном количестве и требуют еженедельного контроля.
Категория В. Сюда включены товарно-материальные ценности в вопросе обеспечения бесперебойности операционного процесса и формирования конечного финансового результата. Как правило, запасы из данной группы контролируют только 1 раз за месяц.
Категория С. Система управления товарными запасами АВС сюда относит все товарно-материальные ценности, обладающие низкой стоимостью и которые не играют значительной роли в формировании конечного финансового результата. Объем закупок в данном случае будет довольно большим. Контроль движения запасов осуществляется, как правило, не чаще чем один раз в квартал.

Оценка стоимости запасов

На практике для этой цели могут использоваться следующие методы:

LIFO. В данном случае сглаживается влияние инфляции, когда формируется прибыль. Этот метод подойдёт в том случае, если необходимо иметь объективную оценку полученного результата. Позитивной стороной является и то, что он позволяет уменьшить размер величины налога на имущество.
FIFO. Позитивно влияет на ликвидность, уменьшает издержки и увеличивает прибыль.

Что же собой представляет система управления запасами? Это полноценный комплекс мероприятий, которые направлены на то, чтобы создавать и пополнять запасы, а также организовать непрерывный контроль и оперативное планирование поставок.

Большую роль здесь играет обратная связь, а точнее то, как она реализована. Наилучший результат – это когда представители управляющего звена могут оперативно получать все необходимые данные, принимать решения и реализовывать их. Для этого широко используются средства автоматизации.

Для пояснения устройства можно поработать с трехуровневой моделью.

Реализация

На первом уровне информация про материальный запас системы управления запасами формируется благодаря складским программам и базам данных. Благодаря им можно получить все сведения о движении сырья, материалов и полуфабрикатов, а также информацию о погрузке или отгрузке чего-то. Второй уровень системы формируется из разных моделей управления запасами.

Они используют весь необходимый математический аппарат, который позволяет оценивать текущее состояние запасов и разрабатывать рекомендации относительно эффективного управления. На третьем уровне используется модель управления финансами, а также реализованные в программном виде ограничения, что позволяют контролировать финансовое состояние запасов.

В данном случае оценивается экономическая эффективность принимаемых решений, определяются источники для приобретения сырья и материалов. Кроме этого, данная модель занимается общей финансовой стратегией управления запасами.

Наличие программной реализации и средств автоматизации позволяет существенно увеличить уровень эффективности и в конечном итоге сэкономить на штате экономических работников.

Улучшения

Активно встаёт вопрос: а как можно провести совершенствование системы управления запасами? Для начала необходимо позаботиться о том, чтобы нужная информация была доступна в любой момент времени. В этом неоценимую помощь могут оказать облачные технологии.

Они позволят получить данные с произвольной точки земного шара – только был бы интернет. К тому же самые передовые системы управления запасами обладают алгоритмами расчета трат сырья и материалов. Поэтому они могут предоставлять высококачественные прогнозы и рекомендации, когда необходимо пополнять склады.

В таком случае роль отдельного человека сводится только к оформлению заказов и к слежению за нормальной работой системы.

Создаём АСУ

Допустим, создаётся автоматизированная система управления. В таком случае для алгоритма значительную важность будут представлять следующие факторы:

Производственные мощности.
Необходимый размер запасов для нормального функционирования предприятия.
Объем продукции, что производится за определённые периоды времени (таковыми являются день, неделя, месяц). В отдельных случаях может даже в качестве основы приниматься год.
Уровень запасов на момент введения системы в строй.
Периодичность осуществления доставок.

MRP

Это тоже система управления запасами. Мы рассмотрим её в качестве альтернативы ранее упомянутой АВС. Существуют две конфигурации: MRP-1 и MRP-2. В первой обрабатывается и корректируется информация про приход, движения и расход запасов. Также предоставляются стратегии пополнения и контроля по каждой позиции.

Чтобы решать задачи управления, есть специальный файл заказов, в котором содержится вся информация. MRP-2 выгодно отличается более широкой номенклатурой выполняемых функций. В неё включены производственное и финансовое планирование, а также логистические операции.

Анализ системы управления запасами позволяет знать, где, что и сколько есть.

Заключение

Система управления запасами необходима для каждого предприятия, которое планирует длительное время успешно функционировать. Ведь она позволяет осуществлять функцию контроля и пополнения резервов.

Немалую роль как структурный элемент играют средства автоматизации.

Можно смело говорить о том, что они постепенно будут совершенствоваться, и в будущем мы сможем увидеть эту структурную часть предприятия в качестве автономной системы, которая нуждается только в настройке. Осуществлять деятельность она сможет самостоятельно.

Источник: http://fb.ru/article/257438/sistema-upravleniya-zapasami-na-predpriyatii

Управление запасами на предприятии, управление запасами — ABM Inventory

Системы управления запасами на предприятии

Эффективное управление запасами на предприятии складывается из: метода управления запасами + автоматизированной системы + оптимизированных процессов + обученного персонала. На примере крупной розничной сети рассмотрим, как компания оптимизировала процессы и внедрила систему управления запасами на предприятии. Благодаря инновациям сеть получила ощутимые результаты:

излишки сократились на 30-35%,
оборачиваемость улучшилась в 2-2,5 раза,
упущенные продажи снизились на 27%!

Компания с 20 летним опытом работы в индустрии красоты и здоровья, насчитывающая 100 магазинов в 20 городах Российской Федерации. В магазинах представлены товары более 30 торговых марок от ведущих мировых производителей товаров для красоты и здоровья.

Система управления запасами на предприятии. Предпосылки внедрения

Система управления запасами на предприятии напрямую влияет на рентабельность.

Для достижения финансовой и операционной эффективности сети обязательным условием является контроль за ключевыми показателями: продажами и запасами.

Запасы должны обеспечивать необходимый уровень продаж, с одной стороны, и не приводить к излишкам с другой. Для этого требуется инструмент управления и контроля за состоянием товарных запасов.

На момент предпроектного аудита сети, все заказы формировались в полуавтоматическом режиме с помощью товарно-учетной системы 1С и Excel.

В учетной системе была ассортиментная матрица на группы магазинов (без детализации для каждого магазина), поэтому ассортимент магазина необходимо было актуализировать при каждом заказе.

Такой подход к формированию заказов требовал больших временных затрат и порождал неизбежные ошибки, связанные с человеческим фактором.

Также в учетной системе не было возможности анализировать динамику запасов, анализировались исключительно продажи, поэтому оценить уровень товарных излишков было невозможно.

Вышеперечисленные факторы сказывались на качестве управления товарными запасами, а, следовательно, на прибыльности всей сети.

Руководством было принято решение о внедрении инструмента контроля за уровнем товарных запасов.

Выбор системы управления запасами предприятия

При выборе системы управления запасами компании, менеджмент рассматривал программные продукты, основанные на разных методологиях:

Решение, основанное на прогнозировании;
Решение, основанное на методологии Теории Ограничений, а именно система управления запасами и заказами от компании ABM Cloud — ABM Inventory.

В результате анализа были выявлены недостатки подхода, основанного на прогнозировании:

Из-за непостоянства спроса, прогноз имеет не высокую точность;
Прогнозу хорошо поддаются агрегированные данные, в то время, как разовые продажи (которые в основном и имеют место в компании) прогнозированию не подлежат;
Точные модели прогнозирования основаны на сложном математическом аппарате, что усложняет работу человека.

Методология Теории Ограничений с ее механизмом Динамического управления буфером работает проще и эффективнее: анализирует текущие продажи и продажи недавнего прошлого. Таким образом, система пополняет запасы исходя из потребления. Такой подход позволяет существенно повысить наличие товара, не увеличивая, а снижая средние запасы в системе.

Помимо методологического преимущества, решение от ABM Cloud имеет ряд дополнительных плюсов:

Система не нуждается в трудоемких настройках, также не требуется дополнительное программирование.
Не нужно инвестировать в дополнительное оборудование.
Оплата производится по факту использования системы.

Цели проекта

Оптимизация ассортимента;
Снижение излишков товарных запасов;
Рост показателей оборачиваемости предприятия;
Автоматизация заказов;
Автоматизация управления ассортиментом: настройка индивидуальной ассортиментной матрицы для разных магазинов.

Обучение пользователей

Внедрение на всех этапах сопровождается обучением пользователей и состоит из трех обязательных этапов:

Семинар-тренинг по методологии управления запасами предприятия по ТОС;
Обучение работе с программой, ее алгоритмам и настройке;
Обучение работе с отчетностью системы.

В процессе обучения пользователям предоставляются необходимые методические и справочные материалы. После запуска проекта предоставляется консалтинговая и техническая поддержка, также при необходимости данный процесс предполагает присутствие консультантов в офисе заказчика для максимально быстрого решения возможных вопросов.

Управление запасами на предприятии — этапы проекта

Проект предполагал 2 условных этапа: подключение московского региона (40 торговых точек) и подключение других регионов (35 торговые точки).

После выполнения этих 2 этапов, руководством компании было принято решение подключить к системе еще и оптовое подразделение (11 складов).

На первоначальном этапе подключения товаров, был рассчитан целевой уровень запасов по каждому SKU на каждой точке хранения.

Контроль и управление запасами компании с помощью отчетов

Управление запасами компании с помощью системы отчетности для контроля за состоянием запасов. ABM Inventory помимо функции автозаказа позволяет контролировать эффективность управления запасами. Система генерирует порядка 30 отчетов. Сегодня специалисты компании используют отчеты об излишках и упущенных продажах, которые помогают ежедневно улучшать показатели деятельности компании.

Рис.1. Еженедельная динамика показателей излишек, руб

Аналогичный отчет генерируется для показателя упущенных продаж. А также конкретные позиции, по которым на прошлой неделе были самые большие упущенные продажи или излишки в денежном выражении.

Также используется отчет, который показывает дефицит каких конкретных товаров привел к возникновению упущенных продаж, а также конкретные позиции, по которым на прошлой неделе были самые большие упущенные продажи или излишки в денежном выражении.

Также в отчете есть сопоставление упущенных продаж по товару на этой неделе и на прошлой неделе (для понимания динамики показателя для товара) и в случае ухудшения динамики – показатель подсвечивается красным цветом. Также отчет показывает дни дефицита этого товара.

Аналогичный отчет генерируется по излишкам товара.

Также компания использует специфичный отчет по товарам, которые выводятся из ассортимента. Исходя из того, что в системе предусмотрена процедура вывода товара из ассортимента, которая предполагает автоматическое изменение статусов товаров исходя из остатков:

в начале процедуры система блокирует заказы от центрального склада внешнему поставщику;
когда центральный склад очищается от остатков, система блокирует и заказы от магазинов на центральный склад;
когда по всей сети обнуляются остатки – система переводит товар в не активный.

Также в системе предусмотрено 5 отчетов о товарах, выводимых из ассортимента, но наиболее интересный для компании – отчет о товарах, которые уже блокированы к заказу с торговых точек на центральный склад (т.е.

остатки товара на центральном складе были обнулены), но на центральном складе появился остаток.

С помощью такого отчета можно контролировать корректное распределение товаров, выводимых из ассортимента для недопущения ситуации «застревания» товаров на центральном складе.

Также компания использует отчет о динамике запасов, который показывает недельные результаты ключевых показателей (запасов, излишков, продаж, упущенных продаж и оборачиваемости) за последний год в общем, в разрезе торговой точки, поставщика, группы товара или пользователя системы:

Рис. 2. Отчет о динамике запасов

Результаты

В настоящий момент под управлением системы находится порядка 50 тыс. позиций товаров (активный ассортимент по торговым точкам и складам). Система ежедневно автоматически формирует и рассылает от 11 до 21 заказа центральному складу в зависимости от согласованного графика заказов.

За 7 месяцев были достигнуты следующие результаты:

1) По московскому региону: