Жаркий вопрос: быть или не быть графику отпусков

10 советов по составлению графика отпусков: шпаргалка для работодателя

В некоторых организациях не составляют графики отпусков или составляют их формально. А ведь этот документ является обязательным как для работодателя, так и для работника. Из статьи вы узнаете, как правильно составить, изменить, дополнить график отпусков. Совет первый: помните про категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ).

Подготовлен он должен быть к декабрю, так как утвердить его следует не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Например, график отпусков на 2018 год должен был быть утвержден не позднее 15 декабря 2017 года (17 декабря — воскресенье). Утверждается график приказом руководителя организации. 

Если в организации есть профсоюз, то график должен быть утвержден с учетом его мнения.

Чтобы полностью разобраться с расчетами с работниками, например, как правильно считать и выплачивать зарплату, средний заработок в разных случаях, пособия, командировки и пр., рекомендую пройти обучение на онлайн-курсе Контур.Школы «Расчеты с персоналом по оплате труда». По итогам обучения вы также получите удостоверение о повышении квалификации 136 ак.часов.

Что учитывать при составлении графика отпусков

Совет первый. Помните, что есть категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время. Например, к таким категориям относятся работники в возрасте до 18 лет или работники-совместители (лицам, работающим по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы).

Посмотреть полный список лиц, которые вправе использовать отпуск в удобное для них время.

Совет второй. При составлении графика отпусков учитывайте пожелания работников, не забывая при этом о производственном процессе. 

Совет третий. Для составления графика воспользуйтесь унифицированной формой № Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разработайте форму бланка самостоятельно.

В графике отпусков отражаются не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но и дополнительные оплачиваемые отпуска и отпуска, не использованные в текущем году, которые были перенесены на другой год.

Совет четвертый. Ознакомьте работников под роспись с утвержденным графиком отпусков, несмотря на то, что ТК РФ напрямую не обязывает вас делать это. Но в противном случае сложно требовать от работников его соблюдения.

В некоторых организациях заводят специальный журнал, который служит специально для ознакомления работников со всеми локальными нормативными актами организации и иными внутренними документами организации.

Изменение графика отпусков

На практике сложно четко следовать графику. Ведь есть случаи, когда работодатель не просто может, а обязан перенести отпуск работника на другой срок, например, если тот заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Совет пятый. Информацию, связанную с перенесением отпуска на другой срок, обязательно отразите в графике.

Если в организации применяется унифицированная форма № Т-7, то в графе 8 указанной формы укажите, на основании какого документа отпуск работника переносится.

Основанием может служить заявление работника, в котором он указывает свою просьбу о переносе отпуска. В свою очередь дата, на которую переносится отпуск, отражается в графе 9 формы № Т-7.

Совет шестой. Если пришлось отозвать работника из отпуска, внесите изменения в график. Основанием для внесения изменений будет согласие на отзыв, полученное работодателем от работника, а также приказ об отзыве.

Не каждого работника можно отозвать из отпуска, даже, если работник не против выйти на работу раньше срока. Например, трудовое законодательство запрещает отзывать из отпуска беременных женщин. В общем случае, отзыв возможен только с согласия работника.

Совет седьмой. Отразите в графике информацию о разделении отпуска на части, если ранее, при составлении, такая возможность не была учтена. Заявление, полученное от работника с просьбой предоставить ему только часть отпуска и приказ о предоставлении этой части, будут служить основанием для внесения изменений в график отпусков.

Помните, что при делении отпуска на части, одна из таких частей не может быть менее 14 календарных дней.

Совет восьмой. Внесите изменения в график и в том случае, если работники хотят пойти в отпуск в другое, отличное от графика, время. В этом случае основанием будет являться заявление работника и приказ на отпуск.

Совет девятый. Дополните график отпусков графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в локальныйх-нормативных актах.

Совет десятый. Для вновь устроенных сотрудников составьте дополнительный график отпусков, либо предоставляйте отпуск только на основании их заявления.

Как поступить в этой ситуации — на усмотрение работодателя.

 Трудовой кодекс не обязывает вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков, но и не запрещает дополнить график сведениями об отпусках новых сотрудников.

Отсутствие графика отпусков: ответственность

Если несоблюдение графика не ухудшает положение работников, то никакой ответственности работодатель не понесет. Например, если работники уходят в отпуск вне графика. 

Если же несоблюдение графика приведет, наоборот, к ухудшению положения работников, то ответственности работодателю не избежать. Например, работодатель не соблюдает график, и работникам не предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в течении двух лет подряд – это прямое нарушение трудового законодательства. В данном случае работодателя можно оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ.

За отсутствие данного документа работодателя могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ. В этом случае штраф составляет:

• для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
• для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
• для юридического лица — от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается.

Зачем нужен график отпусков

Наличие графика отпусков помогает в следующих случаях:

1. Работодатель сможет выплатить отпускные в определенный трудовым законодательством срок. Согласно ст. 136 ТК РФ, отпускные следует выплатить не позднее, чем за три дня до начала отпуска.
2. У работодателя есть возможность найти работника, который сможет выполнять на время отпуска отсутствующего сотрудника его должностные обязанности.
3. Работодатель может четко отследить количество использованных работниками отпусков, может видеть информацию о переносе неиспользованных отпусков.
4. В графике отпусков отмечают даты ежегодных оплачиваемых отпусков, что позволит работодателю не брать с работников заявление о предоставлении отпуска.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Источник: https://school.kontur.ru/publications/1446

График отпусков

График отпусков — это локальный нормативный акт, обязательный для принятия и исполнения как работодателем, так и работниками. Это означает, что ни работодатель, ни работник не могут в одностороннем порядке изменить график отпусков.  

 Работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемым локальным нормативным актом- графиком отпусков одним из двух способов:

Можно использовать один из двух вариантов ознакомления работников с графиком отпусков.

1. Пускать по отделам, подразделениям ознакомительные листы. В них каждый сотрудник указывает дату ознакомления с графиком отпусков и расписывается.

2. Если в утвержденный график внесены изменения, сотрудник ставит подпись напротив даты его ухода в отпуск  «Примечание».

График отпусков на новый календарный год должен быть составлен не позднее, чем за две недели до нового года.

График отпусков устанавливает очередность предоставления отпусков работникам в течение года. Этот документ обязателен и для работодателя, и для всех сотрудников.

Декабрь для работодателя — это тот месяц, когда нужно спланировать отпуска всех работников на будущий год, даже несмотря на то, что зимой мало кто задумывается об отпуске. Ведь в случае проверки ГИТ отсутствие утвержденного графика может стать причиной штрафа.

Обычно на момент составления графика к нему относятся довольно формально в расчете на то, что ближе к лету даты будут скорректированы с учетом реальных планов работников. Но если в текущем году у работника не был израсходован отпуск, то он обязательно поднимет вопрос о судьбе неизрасходованных дней.

Чтобы избежать дальнейших конфликтов, лучше заранее решить этот вопрос. Работодатель может пойти несколькими путями. Неиспользованные отпуска могут быть включены в общий график, либо может быть составлен дополнительный индивидуальный план для данного работника.

Некоторые работодатели считают, что отпуска за прошлые годы можно не предоставлять в натуре, а просто выплатить за них компенсацию. Но такое решение будет противоречить не только ТК РФ, но и Конвенции МОТ 1970 года № 132 (далее – Конвенция, Конвенция МОТ № 132), которая прямо запрещает такие договоренности.

Несмотря на то, что Конвенция действует уже 2 года, суды редко обращаются к ней. Между тем правильное понимание норм Конвенции позволило бы избежать правовых ошибок, которые допускают суды при вынесении решений.

Если график отпусков не был утвержден или была нарушена процедура его составления

Если график отпусков не утверждался или он был утвержден с нарушением законодательства виновные лица могут быть привлечены к административной ответственности по ст.5.27 КоАП РФ предусматривающая следующее наказание:- на должностных лиц — штраф от 1000 до 5000 руб.;

— на юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб. или их деятельность приостанавливается на срок до 90 суток.

                    Форма составления графика отпусков

График отпусков может быть составлен по унифицированной форме №Т-7, которая с 01.01.2013 года является не обязательной к применению, или  график может быть разработан самим работодателем с учетом ст.9 Закона РФ « О бухгалтерском учете».

График отпусков  подписывается начальником кадровой службы и утверждается руководителем.

Если в компании есть профсоюз, то при составлении графика нужно учесть и его мнение.

               Время утверждения графика отпусков

Утвердить график отпусков на новый год должен быть утвержден не позднее 17 декабря текущего,  К этому дню график должен быть составлен.

     Что должно быть учтено при составлении графика отпусков

При составлении графика следует учесть специфику деятельности организации и пожелания сотрудников, а также особенные условия трудовых договоров некоторых категорий работников.

           Кто может использовать отпуск в любое время

Уйти в отпуск в любое время может несовершеннолетний работник.

 Уход в отпуск работников отработавших в организации менее шести месяцев

 Работники недавно принятые на работу имеют право на отпуск только по истечении шести месяцев работы в организации.

 Уйти в отпуск ранее шести месяцев вправе:

Работник в возрасте до 18 лет, поскольку он имеет право на отпуск в любое удобное для него время;

работник, усыновивший ребенка в возрасте до трех месяцев;

Работнику, работающему по совместительству, отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы.

                     Досрочное предоставление отпусков

Законом предусмотрены следующие случаи досрочного предоставления отпусков:

1. Если работник принадлежит к льготной категории, его отпуск необходимо запланировать в графике отпусков в период до истечения срока трудового договора.
2. Стороны договорились о досрочном предоставлении отпуска. В соглашении сторон может быть установлено, что отпуск предоставляется работнику до истечения шести месяцев непрерывной работы. В этом случае его отпуск необходимо включить в график отпусков. Если же такой договоренности нет, включать данного работника в график отпусков не имеет смысла, поскольку он еще не получит право на отпуск.

Трудовой договор начинается и заканчивается в текущем году. У работодателя нет оснований планировать на следующий год отпуск работника, трудовые отношения с которым завершатся до его наступления.

При увольнении работодатель обязан выплатить работнику компенсацию за неиспользованный отпуск за шесть месяцев работы.

  Планирование количество дней отпуска в графике отпусков

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в общем случае составляет 28 календарных дней.

Некоторым категориям работников предоставляются отпуска большей продолжительности.

Такое право имеют:

— несовершеннолетние — 31 календарный день;

— работающие инвалиды (независимо от группы инвалидности) — не менее 30 календарных дней;

— педагогические работники — от 42 до 56 календарных дней;

— государственные гражданские служащие — 30 или 35 календарных дней в зависимости от занимаемой должности.

Сложение основного и дополнительного отпуска при составлении графика отпусков

Некоторой категории работников законодательством предоставляется не только основной, но и дополнительный оплачиваемый отпуск .

 При расчете ежегодного отпуска дополнительный оплачиваемый отпуск суммируется с ежегодным.

Так же следует поступить и при составлении графика отпусков — суммировать продолжительность основного и дополнительного оплачиваемых отпусков.

                        Учебный отпуск в графике отпусков

 Учебный отпуск считается целевым и никакого отношения к ежегодному не имеет.

Если работник имеет возможность одновременно работать и, например, сдавать экзамены, учебный отпуск он может не оформлять.

Если такой возможности нет, сотрудник должен представить работодателю справку-вызов и заявление о предоставлении учебного отпуска. В график отпусков учебные отпуска не вносят.

                           Не использованные дни отпуска

К моменту наступления нового календарного года работник может накопить отпускной стаж, дающий ему право на использование большего количества календарных дней отпуска, чем положено за отработанный год. Нужно ли этот факт учитывать при планировании отпусков?

Такие отпуска работодатель может включить в график отпусков на очередной календарный год либо предоставить их по соглашению с работником.

Включение неиспользованного отпуска в график позволяет компании более рационально распоряжаться фондом рабочего времени и соблюсти нормы трудового законодательства:

— запрещается непредставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд;

— неиспользованный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

                            Изменение графиков отпусков

В случае необходимости в график отпусков могут быть внесены изменения. По личным обстоятельствам работник решил перенести отпуск.

Работника может быть отозван из отпуска по производственной необходимости. В таких случаях в графике должно быть указано, что работник отозван из отпуска с указанием даты и реквизиты приказа.

Бывает удобно запланировать отпуска вновь поступивших работников. Порядок внесения таких изменений в график отпусков не установлен.

В настоящее время на практике встречаются два варианта действий.

1. К действующему графику отпусков оформляют приложение — такой же лист по унифицированной форме № Т-7 с записями об отпусках новых работников. Приложение утверждает руководитель компании, предварительно согласовав с профсоюзом, если он в организации есть.

2. В действующий график отпусков, утвержденный до приема нового работника, не вносят никакие изменения (дополнения). Если новый работник соберется в отпуск, не включенный в график, он подает заявление в произвольной форме. В случае согласия руководитель издает приказ о предоставлении отпуска. Сведения об отпуске заносятся в личную карточку работника.

Администрация предприятия обязана предупредить работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели .

Обязанности знакомить с графиком отпусков трудовое законодательство не устанавливает. Это решение может быть принято внутри организации.

Источник: http://pershickow.ru/grafik-otpuskov.

Отпустите меня! 13 вопросов про отпуск — Статьи

По неофициальной статистике летом во время работы об отпуске думают 90% всех работающих. Остальные 10% уже отправились отдыхать. К сожалению, не всегда получается уйти в отпуск тогда, когда хочется, и на столько, на сколько «усталось» и «наработалось». Rjob разбирает основные моменты, которые нужно знать будущим отпускникам.

Закон об отпуске регулируется главой 19 Трудового кодекса РФ, статьи 114 – 128. Многие моменты в нём остаются неизменными долгое время, но с каждым годом появляются какие-то нововведения. Рассмотрим основные вопросы, которые могут возникнуть у работников. 

Сколько времени положено отдыхать?

28 календарных дней в году, то есть полных 4 недели. Выгодно брать отпуск во время праздников, так как эти дни не учитываются как календарные и отдых продлевается за их счёт. Например, в 2016 году 8 Марта выпало на вторник – официальный выходной. Все, кто в это время были в отпуске, получили ещё день «в подарок». 

На дополнительный оплачиваемый отпуск могут рассчитывать те, кто работает с опасными и вредными веществами, на Крайнем Севере и приравненных к нему местностях, по ненормированному графику и пр. Также работодатель может сам предоставить любому сотруднику дополнительный отпуск по его желанию.

Через какое время после начала работы можно брать отпуск? 

Спустя 6 месяцев со дня выхода приказа о зачислении в штат. Раньше этого срока могут отправиться отдыхать:

• будущие мамы (перед отпуском по беременности и родам или сразу после него), а также их мужья, 
• сотрудники, которым ещё не исполнилось 18 лет,
• усыновители ребёнка, которому ещё нет 3-х месяцев.

Если руководитель не против, он может отпустить «на моря» любого сотрудника. Практически в каждом пункте статей, посвящённых отпуску, фигурирует фраза «по соглашению сторон». Если это соглашение достигнуто, можете ехать отдыхать. 

Чаще проблемы возникают именно с такими «спонтанными» отпусками: на словах начальник пообещал отпустить, а когда билеты уже куплены и чемодан упакован, вдруг всё меняется. Появляется новый заказ, приходит клиент, нужно спасать мир и в отпуск уже никто не едет. 

К сожалению, если договорённости были только на словах, принудить руководителя отпустить вас тогда, когда вам хочется, не получится. Он имеет право вас не отпускать даже в неоплачиваемый отпуск, о котором мы поговорим ниже. 

Как же гарантированно получить отпуск в определённые дни? 

В ст. 123 Трудового кодекса РФ говорится об очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков. В каждой организации должен быть очень важный внутренний документ – график отпусков.

По закону его должны составить и подписать не позднее, чем за две недели до окончания года.

Если хотите точно знать, на какие даты можете рассчитывать в следующем году, уточните этот момент в декабре у непосредственного руководителя, в отделе кадров или в профсоюзной организации, если такая у вас есть. 

График отпусков обязан подписать и работодатель, и работник. Не менее чем за две недели до начала отпуска сотрудник должен написать заявление на имя директора, чтобы ему успели начислить отпускные.

Как оплачивается отпуск? 

Отпускные составляют примерно столько же, сколько и заработная плата. Формула расчёта такова: весь годовой заработок делится на 12 месяцев. Дальше сумму делят на 29,4 (среднемесячное количество календарных дней) и полученный среднедневной заработок умножают на количество отпускных дней. 

Могут ли отозвать из отпуска? Как правильно должна пройти эта процедура?

Некоторые работодатели так переживают, что сотрудник на отдыхе потеряет квалификацию, что просят их поработать во время отпуска. Естественно, подобные просьбы незаконны и вы можете от таких заданий отказаться. На деле же сказать начальнику «нет» чревато обидами и конфликтами. 

В ст. 125 говорится, что отозвать работника из отпуска можно только по его согласию.

При этом сотрудник пишет заявление примерно с таким текстом «Прошу отозвать меня из очередного отпуска в связи со служебной необходимостью».

Или же его начальник пишет служебную записку на имя руководителя организации с просьбой отозвать сотрудника для выполнения определенных обязанностей. В этом случае отпускной день сохраняется и его можно перенести. 

Как часто можно уходить в отпуск? 

Свои законные 28 дней можно разбить на несколько частей, но один из периодов обязательно должен быть непрерывным в течение минимум 14 дней. 

Можно ли взять отпуск вместо отработки двух недель перед увольнением? 

При увольнении сотрудник должен получить вместо неиспользованного отпуска денежную компенсацию. Но опять же по соглашению сторон эти дни можно «отгулять» и перед уходом и тогда последний день отпуска будет считаться днём увольнения. 

Как быть, если во время отпуска пришлось взять больничный?

В этом случае нужно предоставить в отдел кадров копию больничного листа и написать заявление о продлении отпуска на дни больничного, которые совпали с днями отпуска. 

Если заявление не написано, то работодатель по своей инициативе не обязан продлять отпуск. 

Кто должен выполнять работу по время отпуска? 

Подобные вопросы решаются в каждом случае индивидуально. В небольших компаниях стараются отдыхать в период затишья или накануне сделать работу по максимуму. 

Если же начальник или коллеги упорно названивают вам с просьбами помочь, доделать, посмотреть и подобными, а отказывать вы не умеете или боитесь, можно пойти на хитрость: не просматривать почту, включать телефон на пару часов в день, не брать трубку, делая вид, что вы на экскурсии или вообще в океан уплыли.

Многие практикуют полное выключение из рабочей жизни на время отпуска. Но это зависит от специфики работы: если вас некому подменить и вдруг возник действительно сложный вопрос, то, может, стоит прервать свой отдых и ответить.

В подобных случаях, к сожалению, часто бывает, что либо вы откликаетесь на просьбы и сохраняете хорошее отношение с коллегами, либо по возвращении вас будут встречать как изменника Родины.

Чтобы подобного не произошло, можно заранее обсудить степень важности вопросов, по которым вас можно беспокоить, и время, в которое вы можете выйти на связь. 

Продолжает ли сотрудник быть материально-ответственным лицом во время отпуска? 

Да, подобная ответственность с работника не снимается. Но ответственность делится пропорционально отработанному времени. 

Что делать с неиспользованным отпуском? 

Если в течение года вы не смогли, не успели, не захотели взять отпуск, то вы можете перенести его на следующий год или получить за эти неиспользованные дни денежную компенсацию. 

По закону запрещено не брать отпуск более чем в течение двух лет. То есть если вы два года не отдыхали, на третий обязаны отправиться в отпуск хотя бы на 14 дней. 

В каких случаях сотрудник может взять неоплачиваемый отпуск? 

Иногда нужно взять несколько свободных дней, а до отпуска ещё далеко. В этом случае уходить можно «за свой счёт», т.е. без сохранения заработной платы. Если причина не веская или в компании сложный период, заявление могут не подписать. 

Но есть категории сотрудников и ситуации, в которых руководитель в любом случае обязан отпустить работника:

• на свадьбу, при рождении ребёнка или смерти родственников – до 5 календарных дней, 
• работающим пенсионерам – до 14 дней в году, 
• участникам ВОВ – до 35 дней. 

Все категории перечислены в ст. 128 главы 19 ТК РФ. 

Может ли начальник не отпустить отдыхать? Что делать в таких случаях?

Несколько раз перечитав главу 19 ТК РФ, мы можем сделать вывод, что наиболее гарантированный способ уйти в отпуск – это уходить строго по графику. Потому что все остальные ситуации решаются по соглашению сторон, а их можно и не достигнуть.

Допустим, у вас запланирована поездка с 1 по 14 августа. Вы знали это ещё с прошлого декабря – расписывались в графике отпусков рядом с подписью начальника. В июле вы подаёте заявление на имя руководителя, но… вас просят подождать и, в идеале, отменить «море». Вы ничего отменять не хотите и настаиваете на подписи.

31 июля, документ не подписан. Имеете ли вы право не выходить завтра на работу? Да, так как график отпусков – не просто бумажка, а документ, на который при необходимости (например, вас решат уволить за неявку на работу) можно ссылаться в Трудовой инспекции. На этот случай держите копию графика при себе.

Её можно взять сразу же после подписания.  

При использовании материалов сайта rjob.ru указание автора и активная ссылка на сайт обязательны!

Источник: https://rjob.ru/articles/otpustite_menya_13_voprosov_pro_otpusk/

График отпусков и последствия за нарушения

График отпусков и последствия за нарушения. Утверждать график отпусков (форма № Т-7) положено не позднее чем за две недели до начала года (ст. 123 Трудового кодекса РФ). То есть подписать график на 2010 год нужно было до 17 декабря 2009 года (включительно). Если это не сделано, советуем исправить этот недочет как можно скорее – иначе компанию и руководство могут оштрафовать.

Но на этом работа с графиком отпусков не заканчивается. Ведь этот документ не просто формальность. Трудовой кодекс РФ обязывает и работодателя, и сотрудника соблюдать указанные в нем сроки. Проверяющие из трудовой инспекции считают это правилом, за нарушение которого также грозит штраф.

В то же время реальность такова, что строго соблюдать заранее запланированные сроки отпусков практически невозможно.Отпуска переносятся по желанию работников, по правилам законодательства, по инициативе руководства…

В каждой из этих ситуаций график отпусков нарушается. Но штрафа по статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (он составляет от 30 000 до 50 000 руб. для компании и от 1000 до 5000 руб.

– для руководителя) можно избежать – достаточно правильно оформить документы.

Работник попросил перенести отпуск на более удобное время

График отпусков и последствия за нарушения.В большинстве случаев вопрос о переносе отпуска по желанию работника решается по договоренности с руководством. Подтверждением того, что договоренность достигнута, является разрешительная подпись руководителя на заявлении работника.

Однако есть случаи, когда работодатель обязан пойти сотруднику навстречу и перенести отпуск на удобное для него время. Они названы в Трудовом кодексе РФ, а также в некоторых федеральных законах. В частности, право на выбор времени отпуска имеют:
– внешние совместители (ст.

286 Трудового кодекса РФ требует оформлять им отпуск в тот же период, на который приходится отпуск по основному месту работы);
– сотрудницы, желающие использовать ежегодный оплачиваемый отпуск перед отпуском по беременности и родам, непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 Трудового кодекса РФ);
– сотрудники-мужчины во время отпуска жен по беременности и родам (ст. 123 Трудового кодекса РФ);
– супруги военнослужащих (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ);
– работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 Трудового кодекса РФ).

Фактически такие сотрудники могут взять отпуск в любое время. Тем не менее указывать ориентировочные дни их ежегодного отдыха в утверждаемом до начала года графике отпусков необходимо. И пустых строк напротив их фамилий тоже лучше не оставлять. Проверяющие расценят это как неправильное составление графика.

По заявлению работника перенести его отпуск на более поздний срок работодатель также обязан, если:
– сотруднику вовремя на выплачены отпускные (ст. 136 Трудового кодекса РФ обязывает выдавать их не позднее чем за три дня до начала отпуска);
– сотрудника не предупредили о времени начала отпуска (ст. 123 Трудового кодекса РФ требует делать это за две недели).

Такие правила приведены в статье 124 Трудового кодекса РФ.

Отпуск начинается раньше запланированного срока

В этом случае достаточно, чтобы сотрудник написал обычное заявление о предоставлении отпуска.

В нем должна быть указана дата, с которой он хочет начать ежегодный отдых, а при необходимости еще и причина, по которой работодатель обязан предоставить отпуск именно в это время (со ссылкой на соответствующую норму Трудового кодекса РФ или федерального закона).

Эта форма заявления, как правило, более удобна. Ведь в большинстве компаний сотрудников просят писать такие заявления, даже если они уходят в отпуск по графику (хотя формально в этом случае заявления вообще необязательны).

Таким документом может быть приказ о переносе отпуска. Но мы считаем, что в рассматриваемой ситуации можно обойтись и без него. Достаточно сразу составить приказ о предоставлении отпуска по форме № Т-6.

Правила Трудового кодекса РФ при этом нарушены не будут.

Если отпуск перенесен на месяцы текущего года, в графе 8 графика отпусков можно указать реквизиты именно этого документа. А в графе 9 нужно отразить новую дату начала отпуска. Если отпуск перенесен на следующий год, соответствующие сведения лучше привести в графе 10 «Примечание».

Отпуск начинается позже запланированного срока

Сообщить о желании перенести отпуск сотрудник должен до того, как наступит указанный в графике день начала отпуска. Просто проигнорировать эту дату и оформить документы на отпуск позже нельзя. Ведь в этом случае трудовики могут заявить, что работодатель не соблюдает график отпусков.

Оформить документы о переносе отпуска можно двумя способами. Первый – по вышеописанной упрощенной схеме (то есть без приказа о переносе отпуска). Этот способ удобен, если дата начала отпуска сдвигается незначительно (скажем, на одну-две недели) и работник уверен в том, что новая дата нарушена не будет.

Второй способ заключается в следующем. Работник пишет заявление о переносе отпуска (в произвольной форме). В нем он прописывает новую дату отпуска, даже если он в ней сомневается. На основании этого заявления издают приказ о переносе отпуска. Составить его можно в произвольной форме (см. образец).

Данные этого приказа отражают в графах 8 и 9 графика отпусков (или в графе 10 – если отпуск перенесен на следующий год). Если впоследствии дата начала отпуска не изменится, на основании этих документов составляют приказ по форме № Т-6.

Требовать от работника еще одно заявление перед началом отпуска необязательно.

Этот способ предпочтителен, когда дата начала отпуска переносится на несколько месяцев. Ведь издавать приказы по форме № Т-6 за несколько месяцев не принято. Также этот способ выбирают, когда назвать новую дату отпуска работник затрудняется. Скажем, муж хочет взять дни отдыха во время декретного отпуска жены, но еще не известно, когда он начнется.

Во время отпуска работник болел, учился, выполнял гособязанности

Существуют ситуации, в которых работодатель обязан продлить или перенести сотруднику отпуск, так как этого требует Трудовой кодекс РФ. То есть фактически независимо от желания работника. Рассмотрим наиболее распространенные из них.

1. Во время отпуска сотрудник заболел (ст. 124 Трудового кодекса РФ). В этом случае отпуск продлевают на время болезни, только если оформлен больничный лист по нетрудоспособности самого работника. Если же сотрудник ухаживал за заболевшим членом семьи, удлинять (переносить) время отдыха не надо.

2. На время ежегодного отпуска пришлись дни учебного отпуска, и это подтверждено справкой-вызовом. Предоставлять работнику не использованные из-за учебы дни ежегодного отпуска в другой период Трудовой кодекс РФ напрямую не обязывает. В то же время сотрудник имеет право воспользоваться каждым из отпусков.

В этом случае отпуск должен быть продлен или перенесен, если по законодательству сотрудника на необходимое время освобождают от работы (ст. 124 Трудового кодекса РФ).

Основанием для изменения даты окончания отпуска являются повестки, вызовы и другие аналогичные документы.

Работник решил перенести часть отпуска на более позднее время

В этом случае сотрудник выходит на работу в утвержденный по графику день и пишет заявление с указанием даты, с которой хочет использовать часть отпуска. Больничный лист (справку-вызов, повестку в суд и т. п.) он прикладывает к этому заявлению.

На основании этих документов составляется приказ о переносе части отпуска и внесении изменений в график отпусков (в произвольной форме) либо сразу приказ о предоставлении отпуска по форме № Т-6. Реквизиты приказа и дату начала отпуска отражают в графике отпусков в графах 8 и 9 (или 10).

В графе 10 можно также сделать пометку о том, что на другое время перенесены не все дни запланированного отпуска, а часть.

Работник решил продлить свой отпуск

Теперь рассмотрим ситуацию, когда работник решил использовать оставшиеся дни отпуска сразу после болезни, учебы, выполнения гособязанностей. Об этом он должен заранее сообщить руководству.

Сделать это необходимо до того, как наступит первый день выхода на работу по ранее утвержденному графику.

Появляться на рабочем месте в этот день необязательно – достаточно просто позвонить или известить о случившемся другим способом.

Допустим, по истечении отпуска сотрудник вышел на работу.

Возникает вопрос: а нужно ли требовать с него заявление о продлении отпуска и издавать соответствующий приказ? Из статьи 124 Трудового кодекса РФ следует вывод, что делать это необязательно.

Достаточно, чтобы сотрудник просто представил соответствующий документ – листок нетрудоспособности, справку-вызов, повестку в суд и т. п. К тому же Указания требуют оформлять специальным документом лишь перенос отпуска, а не его продление.

Однако трудовые инспекторы считают: изменения в график отпусков нужно вносить в том же порядке, в котором был принят этот документ. Это означает, что они должны быть утверждены руководителем организации. Поэтому приказ о продлении отпуска безопаснее все-таки составлять. Информацию о продлении срока отпуска можно указать в форме № Т-7 в графе 10 «Примечание».

Руководитель перенес отпуск работника по своей инициативе

Работодатель имеет право перенести отпуск сотрудника на другое время текущего года. При этом он должен учесть пожелания работника. В исключительных случаях (если отсутствие сотрудника может негативно отразиться на работе компании) с его согласия возможен и перенос отпуска на следующий рабочий год (ст. 124 Трудового кодекса РФ).

Оформить согласие работника на перенос отпуска можно двумя способами. Первый – в виде отдельного заявления от имени работника. На основании этого заявления составляют приказ о переносе отпуска. В нем нужно указать новую дату начала отпуска и причину его переноса.

Второй способ – сразу издать приказ о переносе отпуска, предусмотрев в нем графу, в которой работник распишется, подтвердив свое согласие. Этот способ более удобен в ситуации, когда есть уверенность, что сотрудник, предварительно изъявив устное согласие, потом не откажется подписать приказ.

Реквизиты соответствующего приказа и новую дату начала отпуска нужно указать в графике отпусков в графах 8, 9 или 10.

Эти правила не распространяются на ситуации, когда речь идет о сотрудниках до 18 лет и сотрудниках, занятых на работах с вредными (опасными) условиями труда. Переносить отпуска таких сотрудников по инициативе руководства нельзя.

В течение года приняты или уволены работники

В организацию приняты новые работники или кто-то из сотрудников увольняется. В этом случае в график отпусков нужно внести поправки. Иначе график будет содержать неактуальную информацию, что трудовики считают нарушением законодательства.

Как именно нужно оформлять изменения в график отпусков, ни в Трудовом кодексе РФ, ни в Указаниях не сказано. По нашему мнению, неувязку с присутствием в графике уволенного работника можно устранить просто – сделать пометку о дате его ухода из компании в графе 10 «Примечание».

Теперь о проблеме с отсутствием в графике новых работников. На практике ее решают двумя способами.

Заметим, что применять эту процедуру нужно только в отношении тех работников, которые приняты в первом полугодии. Ведь сотрудники, принятые на работу позже, по общему правилу получают право на отпуск только через шесть месяцев. А значит, будут внесены в график отпусков уже на следующий год.

Второй вариант – изменить график отпусков и утвердить его заново уже с учетом новых сотрудников и тех, кто уволился. Плюс этого способа в том, что в результате все сотрудники и даты их отпусков будут находиться в одном списке. Однако назвать этот способ безопасным нельзя.

Трудовым инспекторам может не понравиться, что на один и тот же год существует сразу несколько графиков отпусков. Ведь законодательство упоминает только об одном графике, утверждаемом раз в год.

Сотрудника отозвали из отпуска

Право отозвать сотрудника из отпуска предоставляет работодателю статья 125 Трудового кодекса РФ. Но реализовать его он может, только если сам сотрудник согласен вернуться на работу. Если работник не желает прерывать свой отпуск, обязать его сделать это нельзя.

Оформить согласие на отзыв нужно в письменном виде. Самый простой вариант – предусмотреть в приказе графу «На отзыв из отпуска согласен», в которой сотрудник должен расписаться с указанием даты.

Однако возможен и более формальный вариант. Он применяется, когда нет уверенности в том, что сотрудник пойдет руководству навстречу.

Тогда ему предварительно направляют уведомление с просьбой прервать отпуск и выйти на работу. Если работник делает на нем отметку о своем согласии, на основании уведомления издают приказ об отзыве.

Сведения об отзыве и переносе части отпуска на другое время отражаются в графике отпусков в графах 8 и 9 (или 10).

Часть отпуска, которая осталась неиспользованной, сотрудник может взять в любое удобное для него время в текущем году или присоединить к отпуску за следующий год.

Эти правила не распространяются на ситуации, когда речь идет о работниках моложе 18 лет, беременных женщинах и сотрудниках, занятых на вредных и опасных работах. Отзывать таких людей из отпуска нельзя, даже если они дали свое согласие.

2. Если в первой половине года принят новый сотрудник, лучше издать дополнение к графику отпусков.

3. Изменения в график отпусков нужно оформлять в том же порядке, в котором утверждается сам график.

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/27148-grafik-otpuskov-i-posledstviya-za-narusheniya