Служебное расследование, или Как доказать вину работника

Как провести служебное расследование в случае нарушения работником трудовой дисциплины

Вам необязательно во всех случаях нарушения дисциплины проводить служебное расследование. Но вы можете его провести, если нужно более тщательно проверить, есть ли основания для применения к работнику взыскания.

Порядок проведения работодателем служебного расследования законом не установлен. Мы рекомендуем издать приказ о его проведении, которым урегулировать все вопросы служебного расследования, в частности: состав комиссии, сроки проведения расследования, документы, которые нужно оценить.

Комиссия после сбора всех документов оценивает их и дает свои предложения по итогам расследования: стоит или нет объявлять работнику взыскание и если да, то какое.

Всю эту информацию желательно отразить в акте служебного расследования, который можно использовать как дополнительное доказательство в суде, если работник решит оспорить ваше взыскание.

Почему желательно провести служебное расследование в случае нарушения работником трудовой дисциплины

Служебное расследование не будет лишним, если вы не можете разобраться в сложной ситуации и нужно заручиться дополнительным мнением. Его желательно провести, если нужно получить дополнительные доказательства того, что вы правомерно применили к работнику дисциплинарное взыскание. А именно, вами было учтено:

• насколько тяжелым является совершенный работником проступок;
• при каких обстоятельствах он был совершен, являются ли уважительными причины его совершения;
• есть ли вина работника, а также каким было его поведение, как в целом он относится к труду.

Это позволит доказать, что вами перед применением взыскания были выполнены требования законы и учтены разъяснения суда, а именно ч. 1, 5 ст. 192 ТК РФ, п. 53 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2.

Перечисленные обстоятельства вы сможете оценить, собрав необходимые для расследования проступка документы. Результаты оценки зафиксируйте в акте служебного расследования.

В какой срок проводится служебное расследование в случае нарушения работником трудовой дисциплины

Специальный срок проведения такого расследования нормативно не установлен. Рекомендуем начать расследование сразу со дня, когда узнали о проступке.

Оптимальный, на наш взгляд, срок проведения расследования — семь — десять рабочих дней. В течение этого времени вы успеете запросить объяснения от работника в соответствии с ч. 1 ст.

193 ТК РФ, а также изучить полученные в ходе расследования материалы.

Кроме того, этот срок будет «укладываться» в срок применения взыскания.

Как составить приказ о проведении служебного расследования в случае нарушения работником трудовой дисциплины

Составьте приказ в произвольной форме, так как нормативно установленной нет.

В нем рекомендуем указать:

• состав комиссии по проведению служебного расследования. Нормативных требований к составу комиссии нет. Желательно включить в нее минимум трех ваших работников, например юриста, работника отдела персонала, работника административного отдела;
• сведения о дисциплинарном проступке, который будет расследоваться (кто его совершил, время, место, обстоятельства совершения, последствия проступка);
• полномочия комиссии, чтобы обеспечить законность ее деятельности (будет оценивать обстоятельства совершения проступка и предлагать решение: объявлять работнику взыскание или нет, если объявлять, то какой вид взыскания выбрать);
• документы, которые необходимо собрать для расследования проступка;
• оптимальные сроки проведения служебного расследования и оформления его результатов (например, актом служебного расследования).

Образец приказа о проведении служебного расследования в случае нарушения работником трудовой дисциплины

Какие документы нужно собрать для расследования дисциплинарного проступка

Перечня таких документов законом не предусмотрено. Предлагаем для наиболее объективного расследования оценить следующие документы.

1. Документы, фиксирующие проступок. Это могут быть, например, акт, докладная записка непосредственного руководителя работника, где зафиксировано, кто совершил проступок, подробное описание проступка, кто был свидетелем проступка. Также в этих документах может быть указано, какие последствия повлек проступок.
2. Трудовой договор, должностную инструкцию, правила внутреннего трудового распорядка или иной документ, где зафиксирована нарушенная работником трудовая обязанность. Убедитесь, что работник ознакомлен с этим документом, иначе вам будет сложно доказать его вину в проступке.
3. Письменное объяснение работника, которое вы запросили у него в соответствии с ч. 1 ст. 193 ТК РФ, либо акт о том, что работник его не предоставил по истечении двух рабочих дней.

Если работник представил вам объяснение, в котором указана уважительная, на ваш взгляд, причина проступка, то по возможности попросите работника представить дополнительно подтверждающий эту причину документ.

Например, если работник ссылается на то, что отсутствовал по болезни, попросите его представить листок нетрудоспособности или справку от врача.

Такие документы-доказательства также приобщите к материалам расследования.

См. также:

·     Как получить у работника объяснительную записку

·     Как составить акт об отказе работника дать объяснения

Как составить акт служебного расследования по факту нарушения работником трудовой дисциплины

Составьте такой акт в произвольной форме, так как нормативно утвержденной нет. Он будет одним из ключевых доказательств в суде в случае спора с работником, поэтому рекомендуем в акте объективно и подробно описать следующее:

• сведения о расследуемом проступке, включая информацию о том, кто его совершил (Ф.И.О., должность), время, место, обстоятельства и последствия совершения;
• реквизиты документов, где указана обязанность работника, которую он нарушил, совершив проступок;
• являются ли уважительными причины совершения проступка;
• последствия проступка (при наличии). Это могут быть как уже возникшие последствия, так и потенциальные. Рекомендуем описывать последствия так, чтобы между ними и проступком прослеживалась прямая связь.

Например: отказ потенциального клиента от сотрудничества в результате неявки работника на переговоры; штрафы (например, в результате несвоевременной сдачи отчетности, если это входит в обязанности работника);

• предложение о применении/неприменении дисциплинарного взыскания.

В акте вы можете указать и иные сведения.

К акту приложите собранные в ходе расследования документы. В случае судебного разбирательства они будут являться доказательствами правомерности привлечения работника к дисциплинарной ответственности.

Акт подписывают все члены комиссии.

Образец акта о проведении служебного расследования по факту нарушения работником трудовой дисциплины

  Close Window

Loading, Please Wait!

This may take a second or two.

Источник: http://urist7.ru/trudovoe-pravo/disciplina-truda/kak-provesti-sluzhebnoe-rassledovanie-v-sluchae-narusheniya-rabotnikom-trudovoj-discipliny.html

Заключение по результатам служебного расследования: образец

Известно, что любой человек имеет право на ошибку. Однако в рамках трудовой деятельности она может принимать довольно серьёзный характер и, зачастую, сопрягаться с нанесением ущерба.

Чтобы понять и эффективно устранять причины совершения ошибок подчиненными, работодателю необходимо знать, как проводить соответствующие проверки.

В данной статье основное внимание будет акцентироваться на порядке составления заключения служебного расследования, а также основных сопутствующих понятиях и причинах, которые могут послужить основанием для такого рода мероприятия.

Понятие и основные причины проведения служебного расследования

Невыполнение работником обязанностей, обусловленных его должностной инструкцией, неизбежно влечёт за собой внимание со стороны руководства. А если такое нарушение еще и стало причиной материального ущерба, понесенного работодателем, то и вовсе возникает необходимость привлечь лицо к ответственности.

Проведение служебного расследования на предприятии означает реализацию комплекса мер, направленных на изучение причин, устранение последствий и наказание виновных в совершении того или иного проступка лиц.

Как правило, такая проверка проводится компетентным структурным подразделением, в чьи обязанности входит защита интересов предприятия и выявление негативных факторов, мешающих нормальной деятельности. Также может созываться комиссия, в состав которой входит руководитель бизнес-субъекта, кадровые и финансовые работники, иные члены коллектива.

Говоря об основных причинах, по которым может возникнуть необходимость провести расследование, следует выделить:

• Явное нарушение работником требований должностной инструкции, положений отдельного приказа или локального нормативного акта предприятия.
• Причинение материального ущерба организации вследствие указанного нарушения.
• Злоупотребление служебным положением, неоднократное нарушение правил внутреннего трудового распорядка и т.д.

Иными словами, расследование обуславливается отступлением сотрудника от норм действующих локальных правовых актов (ЛПА) предприятия, нарушениями их положений, которые могут быть выявлены как в процессе трудовой деятельности, так и в результате плановых проверок, инвентаризаций и т.д.

Оформление заключения служебного расследования

Документальное отражение проверки и порядок её проведения, как правило, регламентируется внутренними ЛПА предприятия. В них чётко должны быть изложены этапы проверки и образцы составляемых документов.

На практике проводить служебные расследования компетентны специализированные отделы предприятия, например, служба безопасности. В случае необходимости проверка проводится в тесном взаимодействии с кадровым подразделением, юридическим отделом и другими службами.

Так, основанием для проведения расследования является докладная записка руководителя того или иного подразделения предприятия, где замечено нарушение.

Служебное расследование следует проводить в сжатые сроки, не превышающие 30 календарных дней с момента нарушения.

После этого управленец тщательно изучает обстоятельства, затем специальным приказом по предприятию создаётся комиссия. В её состав входят работники вышеуказанных подразделений, которые и будут проводить проверку.

Далее члены комиссии начинают свою работу. В их задачи входит сбор необходимых материалов проверки, включающий объяснения причастных к инциденту лиц, копии подтверждающих документов и так далее.

Образец заключения служебного расследования

Итогом проверки будет выступать заключение по результатам служебного расследования, где детально и поэтапно излагается рассматриваемое происшествие. Этот документ состоит из вводной, описательной и резолютивной частей.

Его составление нужно начинать с указания реквизитов предприятия, города составления и даты.

Во вводной части следует отразить основания для проведения проверки, указать членов комиссии, в ней задействованных.

Описательная часть должна содержать в себе факты конкретного инцидента, являющегося объектом проверки. При составлении данного блока документа следует опираться на информацию, указанную причастными лицами в своих объяснительных.

В резолютивной части комиссия приводит свои выводы по результатам проверки. Как правило, в данном разделе акцентируется внимание на необходимость привлечь виновного к дисциплинарной ответственности. Если же вина не доказана, то это указывается, и проверка прекращается.

Готовое заключение служебного расследования должно быть подписано исполнителем, а также лицами, указанными в приказе о создании комиссии. После этого оно передаётся на утверждение руководителю предприятия.

В случае, если служебное расследование проведено в срок, отражает реальную картину произошедшего и вина конкретного лица доказана, проверка будет служить надёжным основанием для применения дисциплинарного взыскания.

Ниже приведён пример составления заключения служебного расследования:

Общество с ограниченной ответственностью «Недра»

                            ИНН №123456789, г. Саратов, ул. Виноградная 23

                                                                                   «Утверждаю»

                                                                                   О.П. Петров

                                                                                   «12» июня 2017 г.

                                                           Заключение

                                    по материалам служебного расследования

Комиссией, утвержденной Приказом№143 от 10.06.2017 г. в составе начальника отдела по безопасности И.И. Иванова, начальника юридического отдела А.Б. Петрова, начальника отдела кадров М.М. Максимова, было проведено служебное расследование, в ходе которого установлено следующее:

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/zaklyuchenie-po-rezultatam-sluzhebnogo-rassledovaniya.html

Cлужебное расследование в отношении работника

На любом предприятии рано или поздно происходит что-то, требующее провести служебное расследование и установить причины и виновников. Поэтому очень важно знать, как и в каких случаях оно проводится, а также как оформляются его результаты.

Понятие служебного расследования

Если на предприятии было серьёзное происшествие или же пропали материальные ценности, необходимо будет провести служебное расследование.

В его ходе собирается комиссия, выявляет все обстоятельства, после чего принимает акт служебного расследования. При этом самого понятия «служебное расследование» в отечественном законодательстве нет, и потому оно обычно ведётся по правилам дисциплинарного производства, а детали в каждой организации прорабатываются на уровне внутренних правил.

Собственно, и само проведение расследования будет внутренним мероприятием, то есть наказание предусматривается рабочего характера.

Если речь идёт о нарушениях более серьёзных, то делом займутся уже государственные органы.

Служебное расследование предполагает исключительно добровольное участие работника, это значит, запрещается заставлять его, например, проходить проверку на детекторе лжи или принудительный обыск.

Когда проводится

При мелких нарушениях его обычно не проводят – достаточно беседы с нарушителем. Его проведение затевают, если нарушение серьёзное, и сотрудник или вовсе отказывается признавать его, либо признаёт не все важные обстоятельства, отчего становится необходимым их прояснение.

Виды нарушений, при которых надо проводить расследование, устанавливаются самими работодателями. Обычно в списке присутствуют нарушения трудового распорядка, должностной инструкции, техники безопасности, неисполнение трудовой функции, нанесение ущерба компании.

Все эти нарушения можно разделить также на две основные категории: дисциплинарные проступки и причинение ущерба. Рассмотрим их подробнее.

Дисциплинарный проступок

Обычно по их поводу расследование не проводится, однако если проступок должен повлечь за собой наказание – например, увольнение, при этом сам сотрудник не признаёт, что его совершил, то расследование будет необходимо. К такого рода проступкам относится в первую очередь прогул. Может расследоваться также уклонение от прохождения медицинского обследования, прохождения обучения и тому подобные.

Причинение ущерба

Если действия сотрудника нанесли серьёзный ущерб компании, также необходимо провести расследование по данному случаю, чтобы установить размер ущерба и определить виновен ли работник, и если именно он допустил или причинил ущерб, то какое наказание должен понести. Ущерб может быть как прямым, так и, к примеру, причинённым вследствие утечки коммерческой тайны, потому и необходимо задействовать комиссию, чтобы точно установить все сопутствующие обстоятельства.

Иногда действия провинившегося могут оказаться более тяжкими, подпадающими даже под статьи Уголовного кодекса, например, хищение.

Никаких полномочий вести следствие самостоятельно в подобных случаях компания не имеет, даже если у неё есть собственная служба безопасности.

Организация расследования

Как применяются дисциплинарные взыскания, устанавливает статья 193 Трудового кодекса. Именно на неё надо опираться, когда необходимо организовать расследование.

Сначала рассмотрим общую структуру принятия решений. Она будет различаться при дисциплинарном проступке и нанесении ущерба.

Начнём с дисциплинарного проступка: после того, как он обнаружен, работодатель должен предоставить работнику возможность объясниться письменно.

На то, чтобы оформить объяснение, работнику отводится двое суток. Если он отказывается, необходимо будет оформить акт об отказе.

Затем работодатель решает, какие санкции применять, основываясь на объяснениях работника, докладах его руководителя, других документах. Опираясь на них, он издаёт приказ о наложении определённого взыскания.

Непосредственно служебное расследование здесь будет означать сбор документов, указывающих на:

• факт совершения проступка;
• степень вины работника в нём;
• обстоятельства совершения, влияющие на определение меры наказания.

При причинении ущерба сотрудником алгоритм действий будет следующим:

• приказом работодателя создаётся комиссия, включающая в себя минимум троих работников предприятия;
• она выявляет детали нарушения;
• определяется, какое наказание должен понести провинившийся.

Именно это и будет называться служебным расследованием в данном случае. С его помощью выявляется, по каким причинам нанесён ущерб, а также его размеры, определяется, какова степень вины работника, по отношению к которому проводится разбирательство. Далее мы будет рассматривать именно этот вариант, то есть полноценное расследование с комиссией.

В обоих рассмотренных выше случаях на работодателя возлагается выяснение всех обстоятельств перед определением наказания. Необходимо, чтобы они подтверждались документами, ведь наказанный сотрудник может обратиться в суд, и надо будет подтверждать свою позицию. И если наказание не будет чётко обосновано, а вина работника доказана, то суд примет решение именно в его пользу.

Порядок проведения

Рассмотрим этапы, предшествующие началу расследования, а также этапы его проведения:

1. Выявляется факт совершения проступка – сделать это может любой сотрудник компании, при этом как день обнаружения будет принят тот, в который данный сотрудник рассказал о нарушении руководителю, которому подчинён провинившийся сотрудник.
2. Нарушение фиксируется в докладной записке на имя начальника.
3. После рассмотрения записки начальник принимает решение о начале расследования (либо передаёт документ более высокопоставленному должностному лицу, если не имеет соответствующих полномочий).

На этом предшествующие расследованию этапы заканчиваются, и начинается непосредственно процесс:

1. Приказом формируется комиссия – отметим, что непосредственный руководитель проверяемого в её состав не включается. Также, как и тот руководитель, который будет принимать итоговое решение.
2. Комиссия проводит расследование – в его ходе необходимо выяснить, в чём состояло нарушение, кто его совершил, какими были причины и обстоятельства, размер причинённого ущерба. Для этого у провинившегося лица берётся объяснительная, а если оно не установлено, то у всех возможных виновников, затем собираются документы для прояснения обстоятельств.
3. Составляется итоговый акт, подробно описывающий ход проверки и её заключение. В цели комиссии нередко включается и разработка мер для предотвращения подобного ущерба в будущем. Члены комиссии удостоверяют акт своими подписями, руководитель ставит на него печать.

Рассмотрим некоторые важные нюансы – форму служебной записки, оформление акта от дачи показаний, состав комиссии.

Служебная записка

Именно она становится основанием для проведения расследования, а с момента её принятия и фиксации в журнале документооборота будет отсчитываться время его начала.

Составляет записку работник компании, она подаётся на имя либо непосредственного начальника, либо руководителя всей компании. В ней указывается, какое именно нарушение отмечено, а также все его важные обстоятельства. Если ущерб был выявлен инвентаризацией, то к записке прилагается её акт.

Помимо служебной записки, в роли основания для проверки могут выступить и иные документы: обращения от потребителей со сведениями о проступке, претензии контрагента, заявление от самого работника.

Состав и полномочия комиссии

Осуществляет расследование в отношении работника служба безопасности, если в компании она есть; при её отсутствии – кадровый отдел. В комиссию входят сотрудники разных отделов – обычно это служба безопасности и кадровый, а также представитель профсоюза. Чаще всего состав ограничивается именно тремя членами, но иногда в комиссию может входить и большее число людей.

Комиссия имеет право потребовать объяснения от каждого работника, который мог быть причастен к проступку. Это, впрочем, не означает, что работники обязаны их давать.

Также она может запрашивать любые документы и привлекать к делу сторонних специалистов. К примеру, такая необходимость возникает, если требуется определить, был ли работник пьян во время смены.

Создание комиссии возможно, даже если компания не понесла ущерб, но действия работника могли к нему привести. Иногда она может быть постоянной, но чаще является временной.

Объяснительная записка и акт об отказе

После получения работником уведомления о необходимости предоставить письменное объяснение, ему даётся двое суток на оформление и предоставление. Если время вышло, а документ так и не был оформлен, это считается отказом в содействии проверке, о чём должен быть составлен письменный акт.

Законодательство не устанавливает форму для этого документа, как и для объяснения сотрудника, потому оформление свободное. Важно в первую очередь наличие подписей членов комиссии. Объяснительная или акт об отказе от неё обязательно подшиваются в дело.

Сроки

Законодательство устанавливает чёткое ограничение по сроку, в течение которого можно расследовать дело – месяц, и до его истечения следует представить результаты. Отсчёт начинается со дня оформления приказа о начале расследования, либо с даты подачи служебной записки, если проверка начинается на её основании.

Но следует отметить, что в этот период не должно включаться время, когда сотрудник отсутствует, будучи в отпуске или находясь на больничном, а также требуемое на то, чтобы учесть мнение представительского органа работников.

Это неучитываемое время в сумме не должно превышать 6 месяцев.

После истечения полугода же возможность применить дисциплинарное взыскание пропадает, кроме наказания за нарушения, выявленное ревизией или аудиторской проверкой – в его отношении этот срок составляет до 2 лет.

Юридические последствия

Служебное расследование – исключительно внутреннее дело компании, и никаких юридических последствий иметь не может. Его результатом становится решение относительно работника, исключительно именно как работника, но не как гражданина. А для перевода дела в юридическую плоскость, что может повлечь за собой соответствующие последствия, оно должно быть передано государственным органам.

Порядок обжалования

На предприятии могут быть предусмотрены различные процедуры по обжалованию результатов расследования, какие это будут процедуры, устанавливается локальными актами. Законодательством этот вопрос не регулируется, как мы уже упоминали, в нём  вообще нет такого понятия, как служебное расследование, и тем более не установлены нюансы его обжалования.

А вот что можно обжаловать, так это принятое работодателем решение – в трудовой инспекции или сразу в суде. В таком случае он должен будет предоставить собранные в ходе расследования документы, чтобы доказать, что нарушение в самом деле было допущено, и тем самым лицом, на которое наложено наказание, а мера тяжести соответствует нарушению.

Оформление результатов

Документом, который должен подытожить результаты, является акт служебного расследования – его образец мы прилагаем к статье, здесь же коротко рассмотрим содержание.

Состоит этот документ из трёх частей:

• вводная;
• описательная;
• резолютивная.

Во вводной излагается, о каком нарушении идёт речь, указывается дата совершения, состав комиссии, период, в течение которого велось расследование. Описательная углубляется в доказательства, на основании которых комиссия пришла к определённым выводам. Наконец, в резолютивной подводится итог – комиссия делает выводы относительно вины работника.

Затем следуют приложения, то есть документы, такие как служебные записки, объяснительные, акты инвентаризации, если речь о недостаче, заключения экспертов и тому подобные. Необходимо, чтобы каждый член комиссии подписал акт, а руководитель поставил печать. Затем делу присваивается номер, указывается дата, когда оно было составлено – она же и дата завершения расследования.

Если у одного из членов комиссии мнение отличается от изложенного в документе, он всё равно должен поставить подпись, но может изложить свою позицию отдельно и приложить это изложение к другим материалам.

После этого руководителю даётся три дня на принятие решения, которое должно быть оформлено в виде приказа. Руководитель обязан ориентироваться на предписания комиссии, вместе с тем обычно сам может выбрать нужный вариант взыскания из допустимых по законодательству.

Работника необходимо ознакомить с приказом – на это отводится 3 рабочих дня после его издания. Если работник отказывается знакомиться с документом, составляется акт об отказе.

Источник: http://pravograjdan.ru/prava-trudjashhihsja/cluzhebnoe-rassledovanie/

Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов

Не виновен, пока не доказано обратное. Если позиция работодателя в итоговом акте служебной проверки окажется недостаточно аргументированной, впоследствии суд может встать на сторону работника. Юридически точное и делопроизводственно грамотное оформление документов на разных этапах расследования поможет вам вынести взвешенное решение и хладнокровно отстоять интересы компании в будущем.

Служебное расследование (служебная проверка) – процедура серьезная. Для доказательства мелких нарушений она не затевается. Часто с нарушителем корпоративного спокойствия достаточно провести профилактическую беседу.

Если же есть подозрения в том, что сотрудник нанес организации значительный материальный ущерб или использовал свои служебные полномочия в корыстных целях, то стоит перейти к строгим мерам.

Факт прогула также подтверждается результатами служебного расследования. 

Кроме того, к дисциплинарным нарушениям, за проверку которых возьмется специальная комиссия, относятся уклонение от медицинского освидетельствования (для работников некоторых профессий) и прохождения в рабочее время специального обучения и сдачи экзаменов по охране труда, технике безопасности и правилам эксплуатации, а также отказ от заключения договора о полной материальной ответственности, если это является основной трудовой функцией работника.

В российском законодательстве отсутствует понятие служебного расследования как таковое.

Его можно считать частью дисциплинарного производства, в котором детально описан порядок привлечения к ответственности за дисциплинарный проступок.

Важно знать, что проведение служебного расследования – мероприятие внутреннее. Работодатель может вызывать на «допрос» виновного, очевидцев произошедшего и других сотрудников, но только в рамках своей организации, ведомства, учреждения и т.п. Поскольку процедура носит добровольный характер, работники вправе отказаться от участия.

Нельзя заставлять работников проходить проверку полиграфом или без их согласия проводить обыск и личный досмотр. Если для служебного дела требуется заключение эксперта, допускается привлечение третьих лиц (аудиторов, оценщиков, медицинских работников, инженеров и др.) на договорной основе. Закон также разрешает направлять в государственные органы и пр.

организации необходимые для расследования запросы.

С чего начинается служебное расследование

Основная задача работодателя при проведении служебного расследования состоит в том, чтобы доказать факт совершения дисциплинарного проступка, установить вину работника и ее степень, характер и размер причиненного вреда.

Дополнительно определяются причины и мотивы совершения дисциплинарного проступка, смягчающие и/или отягощающие обстоятельства, возможности работодателя устранить и предотвратить такие нарушения трудовой дисциплины, меры по привлечению лиц к ответственности.

Перед началом официальной процедуры необходимо позаботиться о том, чтобы факт проступка был документально зафиксирован. Именно этот документ служит основанием для последующей проверки.

Это может быть служебная записка руководителя подразделения, отдела и/или непосредственного начальника. Как правило, она составляется в бумажном виде (см.

Образец 1), но может быть оформлена и в форме электронного документа. 

Служебная записка должна быть принята к исполнению и зарегистрирована. С того момента, когда на ней ставится входящий номер по журналу внутреннего документооборота и дата принятия, начинается отсчет времени для проведения расследования. Помимо служебной записки, основанием для проверки могут стать:

• заявление самого работника;
• претензия контрагента или жалоба потребителя;
• акт об обнаружении недостачи товара;
• заключение аудитора, акт инвентаризации;
• письменные и устные обращения граждан, представителей организаций, содержащие сведения о совершении работником проступка и др.

Одного из этих документов достаточно для того, чтобы запустить процедуру служебного расследования. Стартовым выстрелом для него является приказ руководителя о проведении проверки или иного уполномоченного лица, ответственного за принятие кадровых решений.

Кто участвует в служебном расследовании

Обычно служебной проверкой занимается служба безопасности и/или подразделение внутреннего аудита. В небольших компаниях эти функции нередко на себя берет кадровая служба.

Как уже говорилось выше, для служебного расследования можно привлекать и сторонних специалистов (юристов, бухгалтеров и т.д.). В расследовании должен участвовать непосредственный начальник работника, в отношении которого оно проводится.

При этом важно знать, что для объективности проводимой проверки непосредственный начальник не может быть членом специальной комиссии. Это требование касается и руководителей организации, принимающих решения по вынесению дисциплинарного взыскания.

Таким образом, в комиссию могут входить сотрудники службы безопасности и персонала, а также профсоюзной организации. Как правило, в ее составе находится не менее трех человек, возглавляемых начальником службы безопасности.

Сроки проведения расследования

Один месяц – столько времени отводится законом на расследование факта нарушений трудовой дисциплины. Он считается со дня принятия решения (издания приказа) о проведении проверки.

В том случае если расследование проводится на основании служебной записки какого-либо работника, то проверка должна быть завершена не позднее одного месяца с момента подачи документа (ст. 193 ТК РФ).

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В эти сроки не включено время производства по уголовному делу.

Проведение служебного расследования

После того, как приказом руководителя была сформирована комиссия, начинается выяснение обстоятельств нарушения. У работника запрашивается письменное объяснение. По месту жительства работника рекомендуется направить уведомление – заказным письмом с описью вложения или телеграммой (см. Образец 2). 

Со дня получения уведомления отсчитывается два дня, в течение которых работник должен дать письменное объяснение. Отсутствие ответа по прошествии этого времени расценивается как отказ от содействия расследованию. О факте отказа составляется соответствующий акт (см. Образец 3). 

Формы этих документов не установлены, но желательно, чтобы они были подписаны всеми членами комиссии. Работник может составить объяснительную записку в свободной форме с соблюдением общих требований делопроизводства. В объяснительной работник излагает свою версию произошедшего, поясняет обстоятельства и указывает причины проступка (см. Образец 4). 

Объяснительная записка – обязательный, но не всегда единственный документ расследования. Комиссия может потребовать копии или оригиналы иных документов, подтверждающих вину или невиновность работник. Все полученные документы нумеруются и подшиваются в дело. В итоговом документе проверки они оформляются как приложения.

Если работник не вышел на работу, то на каждый день отсутствия составляется акт об отсутствии лица на рабочем месте.

К акту можно приложить косвенные доказательства, как например, факт отсутствия подписи работника в журнале учета прихода и ухода работников, информацию в электронной системе контроля доступа персонала, докладные записки сослуживцев и непосредственного начальника и др.

Требование явиться на работу и представить объяснения прогула направляется заказным письмом с описью вложения или телеграммой по месту жительства работника, если он не появлялся на рабочем месте два дня подряд. Срок ожидания ответа рекомендуется отсчитывать с даты получения письма или телеграммы. Работник может направить свои объяснения в письменной форме.

Согласно Федеральному закону 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», проведение инвентаризации обязательно при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества. Инвентаризация проводится комиссией на основании приказа руководителя организации.

Установление причин возникновения и размера материального ущерба обязательно до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками.

При этом размер ущерба определяется по фактическим потерям исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день его причинения (ст. 246 ТК РФ). Но он не может быть ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета за минусом амортизационных отчислений.

Как правило, для определения размера работодатели приглашают независимых оценщиков либо берут данные балансовой стоимости имущества.

Злоупотребление полномочиями

Для того чтобы выявить факт злоупотребления полномочиями, проводится аудиторская проверка или привлекаются независимые аудиторы. Их услуги могут понадобиться для установления, например, обоснованности отпуска товаров, передачи в аренду имущества по заниженным ценам и др.

Для акционерного общества и общества с ограниченной ответственностью решение об аудиторской проверке принимается общим собранием участников (акционеров) юридического лица с целью подтверждения правильности бухгалтерской документации, финансовой отчетности и состояния текущих дел организации.

Как оформить результаты служебного расследования

Итогом служебного расследования является письменное заключение или акт (см. Образец 5), составленный на основании собранных материалов. Заключение состоит из трех частей: вводной, описательной и резолютивной:

• Вводная часть содержит факт нарушения дисциплины труда, дату нарушения, период проведения расследования и состав комиссии.
• Описательная часть подробно излагает доказательства расследования.
• Резолютивная часть – это резюме: кто конкретно и в чем именно виновен, имеются ли у данного сотрудника аналогичные неснятые взыскания.

В конце приводится список приложений к итоговому акту комиссии:

• служебные записки об обнаружении факта дисциплинарного проступка, акты об отсутствии работника, иные документы, являющиеся основанием для проведения расследования;
• адресное требование представить объяснения, документы, подтверждающие направление (вручение) данного требования, объяснительную записку работника (либо акт об отказе ее представления);
• докладные, служебные и объяснительные записки должностных лиц и очевидцев происшедшего;
• акт инвентаризации;
• заключение аудитора; заключения независимых экспертов, а также показания специальных технических средств и т. д.

Документ вместе с приложениями должен быть подписан всеми членами комиссии. В делопроизводстве итоговому акту присваивается порядковый номер, указывается дата его составления. Она и является днем окончания расследования. Документ утверждается руководителем организации и заверяется печатью.

Ответственность при дисциплинарном проступке

Решение о привлечении работника к дисциплинарной ответственности принимается на усмотрение работодателя. Оно должно быть принято руководителем организации в течение трех дней с момента окончания расследования.

Некоторые работодатели ограничиваются мягкими мерами воздействия: проведением бесед, выражением порицания и др. В ТК РФ предусмотрено три вида наказания: замечание, выговор и увольнение по соответствующим основаниям.

Другие взыскания к работнику применяться не могут, за исключением работников, в отношении которых действуют специальные уставы и положения о дисциплине труда (ч .5 ст. 189 ТК РФ).

Решение о дисциплинарном взыскании оформляется приказом (см. Образец 6), в котором определяются виновные должностные лица, наложенные взыскания и основания вынесенного решения. 

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Для учета служебных расследований и их результатов в бумажном или электронном виде ведется Журнал учета служебных расследований (см. Образец 7). Все материалы расследований целесообразно хранить подшитыми в отдельные дела либо в одно дело и размещать в хронологическом порядке.

В соответствии со ст. 193 ТК РФ, с приказом о применении дисциплинарного взыскания работник обязательно должен быть ознакомлен в течение трех рабочих дней дня его издания, не считая времени его отсутствия на работе.

В случае отказа работника составляется соответствующий акт. Ст.

248 ТК РФ установлено, что приказ о взыскании с материально ответственного лица суммы причиненного ущерба издается не позднее чем через один месяц с момента окончательного установления работодателем его размера.

ВНИМАНИЕ! Желательно, чтобы работник ознакомился со всем пакетом документов под роспись. В будущем это может предотвратить подачу работником иска, поскольку он заранее знал аргументированную позицию работодателя.

Если в ходе служебного расследования были обнаружены признаки состава преступления (например, работник использовал служебные полномочия в целях извлечения личной выгоды), необходимо их назвать и внести предложения руководителю организации рассмотреть вопрос о возбуждении уголовного дела.

Т.В. Войцехович

Источник: http://naar.ru/articles/kak-pravilno-provesti-sluzhebnoe-rassledovanie-jetapy-sroki-i-formy-dokumentov/