Справка 2-НДФЛ: отпускные

Справка 2-НДФЛ: отпускные

Справка 2-НДФЛ представляет официальный документ, содержащий информацию об источнике заработка и размерах заработной платы и удержанных налогов. Выдачу данных справок осуществляет бухгалтерия предприятия по требованию работника. Период, который отражён в документе, может быть разным, но, как правило, составляет 1 год.

1. Информацию о работодателе, которая включает его название и реквизиты.
2. Информация о работнике.
3. Зарплата по месяцам, которая облагается налогом по ставке 13%.
4. Разного вида вычеты (стандартные, социальные и имущественные) и их коды.
5. Суммированное значение всех вычетов, доходов и налогов.

Справку работник может получить в бухгалтерии предприятия по предварительному запросу. Срок оформления, согласно Трудовому кодексу РФ, не должен превышать трёх дней. На справке должна присутствовать печать и подпись руководителя предприятия.

При заполнении справки по зарплате работника сумму отпускных необходимо указывать в графе того месяца, в котором они были выданы служащему. Такие порядки установила налоговая служба.

Порядок заполнения гласит, что в подразделе справки, который отражает данные о доходах конкретного работника, суммы указываются в соответствующем налоговом периоде.

Это должны быть те месяца, в которые производилась выдача средств.

Аналогично необходимо поступить, если отдых начался в одном году, а закончился в другом. К примеру, отпуск начался в середине декабря 2017 года, а закончиться должен в конце января 2019 года. В таком случае он будет отражён в справке декабрём, поскольку на руки работнику отпускные были выданы в декабре в день зарплаты.

Инструкция по заполнению

Справку заполняет налоговый агент, а именно, работодатель в лице бухгалтера фирмы или организации. Она заполняется в трёх случаях:

1. При сдаче отчёта в налоговую службу за прошедший год, который содержит информацию о размере налога, начисленного за весь отчётный период.
2. Когда невозможно произвести удержание НДФЛ, например, в случае увольнения сотрудника.
3. По запросу работника организации о предоставлении справки.

Заголовок

Графа

Год
Указывается год, за который предоставляется справка.

Номер
Номер, который присваивает лицо, заполняющее справку.

*Они присваиваются в каждом отчётном периоде. В следующем году нумерация идёт по новой.

*В том случае, если составляется справка для корректировки или аннулирования предыдущей, то указывается номер исходной справки.

Дата
Дата в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ

*В том случае, если составляется справка для корректировки или аннулирования, то ставится их дата, а не дата исходной справки.

Признак
Цифра 1, если в справке указывается НДФЛ, который был удержан из заработка сотрудника на протяжении всего отчётного периода.

Цифра 2, если справка оформляется для извещения налоговой службы о невозможности произвести удержания налога.

Номер корректировки
00 – такой номер указывается при оформлении отчётного документа в первый раз;

01, 02, 03, 04 и т.д. – при каждой корректировке;

99 – указывается при заполнении справки для аннулирования уже поданных сведений.

Код ИФНС
Код организации, в которой предприятие находится на налоговом учёте. Состоит из четырёх цифр. Первые две – региональный код, вторые две – код отделения налоговой службы.

Данные о налоговом агенте

Графа

1
Код территории, на которой непосредственно располагается организация. Определяется согласно ОКТМО.

*Если в течение отчётного года служащий работал в нескольких организациях, которые имеют разный код ОКТМО, то необходимо составить разные справки с каждого места работы и указать соответствующие коды.

*Можно вписать 11 цифр. Если код состоит из меньшего числа знаков, то пустые поля оставляются незаполненными.

*ИП и другие лица, осуществляющие рабочую деятельность, указывают код по месту регистрации.

*Организации на других системах налогообложения указывают код, отражающий адрес нахождения фирмы.

2
Указывается номер мобильного и стационарного (при наличии) телефона организации в лице налогового агента.

3
Указывается налоговый номер организации или частного предпринимателя.

4
Данную графу заполняют только организации.

*Если за прошлый отчётный период сотрудник работал в нескольких местах, то нужно составлять столько справок, сколько мест сменил работник за год, указав для каждой организации свой КПП.

5
Указывается сокращённое название организации (если его нет, то указывается полное наименование).

*Предприниматели вписывают ФИО согласно паспорту. Тут никаких сокращений использовать нельзя.

Информация о лице, которое получает доход

Графа

6
Номер, который является подтверждением постановки на учёт в ФНС. Если ИНН отсутствует, то графа не заполняется.

7
Налоговый номер плательщика, который является гражданином другой страны.

8
Информация заполняется согласно паспорту.

*Если плательщик является гражданином другой страны, то возможно записывать эти данные латинскими буквами. При отсутствии отчества, графа остаётся незаполненной.

9
1 – для лица, являющегося резидентом РФ.

2 – для лица, которое не является резидентом.

3 – для лица, которое не является резидентом, но признан высококвалифицированным специалистом.

4 – для лиц, участвующих в программе по переселению в нашу страну соотечественников, которые проживают за границей и не являются резидентами.

5 – для лиц, которые являются беженцами или получили убежище на территории РФ, не являющиеся резидентами.

6 – для граждан других стран, которые трудятся в РФ по договору найма.

10
Указывается дата рождения плательщика в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ

11
Указывается код страны, жителем которой является плательщик.

*Прописаны в ОКСМ.

*Если лицо не имеет гражданства, то указывается код той страны, которая производила выдачу паспорта.

12
В графу вписывается числовой код документа, который подтверждает личность плательщика.

*Узнать его можно в справочнике с кодами документов, которые устанавливают личность.

13
Заполняется серия и номер документа, который удостоверяет личность.

*Вписываются только цифры, другие знаки не допускаются.

14
Указывается адрес проживания плательщика, запись вносится на основании документа, который является подтверждением личности.

*Для гражданина другой страны вписывается адрес по месту жительства или непосредственного пребывания.

Записывается почтовый индекс отделения, к которому относится адрес проживания плательщика.

Указывается код региона, в котором физическое лицо зарегистрировано.

*Запись вносится согласно справочнику с кодами регионов России.

Вносится информация о районе регистрации налогоплательщика.

Город, в котором физическое лицо имеет регистрацию.

Например, для деревни Васильково указывается «Васильково д.».

Полные данные о месте регистрации.

15
Указывается код той страны, в которой лицо непосредственно живёт.

*Можно не заполнять, если заполнена графа «Адрес места жительства в России».

*Можно не заполнять, если заполнена графа «Адрес места жительства в России»

Доходы, которые облагаются по ставке

В наименовании подраздела указывается размер ставки, по которой подаётся справка в надзорный орган. Если за отчётный налоговый период заработок сотрудника облагался по разным ставкам, то для каждой из них необходимо будет заполнить этот раздел.

Графа

17
Записывается порядковый номер месяца, в котором производились выплаты работнику.

18
Указывается нужный код, который указан в справочнике.

19
Вносится полная сумма заработка, из которой не производилось удержание вычетов.

*Если из дохода совершался какой-либо вычет, то его код ставится напротив этой суммы.

*При заполнении документа записывается доход, с которого не был удержан НДФЛ.

20
Заполняется только в том случае, если производились разного рода вычеты из доходов.

*Значения каждого кода берутся из соответствующего справочника.

21
Указывается только тогда, когда имел место налоговый вычет.

Стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные налоговые вычеты

В том случае, если заполняется справка для аннулирования, то этот подраздел не заполняется.

Графа

22
Указывается, исходя из соответствующего справочника.

23
Записывается размер вычета по каждому коду.

24
Записывается дата выдачи и порядковый номер уведомления и кода налоговой, которая его выдавала.

25
Указывается дата и номер уведомления, а также код налоговой, которая его выдала.

Общие суммы налога и дохода

Графа

26
Указывается полная сумма без всех возможных вычетов и удержания НДФЛ.

27
Налоговая база, с которой произошло начисление и удержание НДФЛ.

28
Общий размер начисленной пошлины.

29
Та сумма, на которую уменьшается начисленная пошлина.

30
Общий размер удержанной пошлины.

31
Сумма перечисленной пошлины.

32
Сумма пошлины, которая была излишне удержана и не возращена плательщику.

33
Сумма пошлины, которая не удержана в отчётном периоде.

34
Заполняется в том случае, если у плательщика есть соответствующее уведомление.

Заключение

Графа

35
Если справку выдаёт агент – 1.

Если выдает уполномоченное лицо – 2.

36
Данные лица, которое выдаёт справку.

37
Подпись лица, которое выдаёт справку.

38
Указывается тогда, кода справку выдаёт представитель агента.

Документы для скачивания (бесплатно)

• Новая форма 2-НДФЛ в Excel
• Образец заполнения 2-НДФЛ

Коды доходов

Ниже представлены основные коды доходов, которые используются при оформлении справки по форме 2-НДФЛ.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Законодательство обязывает организации и предприятия предоставлять оплачиваемый отпуск работнику ежегодно. Не предоставить в текущем году отпуск работодатель может только в том случае, если уход сотрудника негативно скажется на рабочей деятельности компании. Срок работы без отдыха не должен превышать двух лет.

Работодатель имеет право предоставить работнику возможность отгулять неиспользованный отпуск либо денежную компенсацию. Она выплачивается сотруднику при увольнении, а также после письменного заявления. Компенсировать в таком случае можно только те дни, которые превышают стандартный отпуск в 28 календарных дней.

Заменить отпуск компенсацией невозможно для:

• беременных сотрудниц;
• несовершеннолетних работников;
• служащих с вредными и опасными условиями труда.

Сумма возмещения рассчитывается следующим образом:

Размер компенсации = размер среднего заработка * количество неиспользованных дней отпуска

Рассмотрим, как происходит расчёт суммы компенсации на конкретном примере. Чтобы вычислить размер компенсации, нужно узнать размер среднего заработка. Эта величина рассчитывается по формуле:

Средний заработок за день = годовой заработок / 12 / 29,3, где

12 – количество месяцев, 29,3 – среднее количество дней в месяце.

Предположим, что годовой заработок сотрудника составляет 240 000 рублей. Тогда средний дневной заработок будет составлять:

240 000 рублей / 12 / 29,3 = 682,59 – размер дневного заработка сотрудника

682,59 рублей * 8 дней = 5460,72 рублей. Сумма компенсации за отпуск указывается в отчётном документе с помощью кода 4800, который называется «Иные доходы».

Источник: investim.info

Источник: http://IDeiforbiz.ru/spravka-2-ndfl-otpysknye.html

Код дохода для отпускных в справке 2-НДФЛ

> Персонал > Отпуск > Код дохода для отпускных в справке 2-НДФЛ

В справке 2-НДФЛ необходимо указывать код дохода. При выплате отпускных работнику указывается код, отличный от кода, указываемого при выплате заработной платы. В данной статье пойдёт речь о значении кода дохода для отпускных в справке 2-НДФЛ в 2019 году.

Что из себя представляет справка 2-НДФЛ?

Справка 2-НДФЛ – это документ, где содержится следующая информация:

• источник дохода;
• размер заработной платы;
• объём удержанных налогов.

Данные сведения предоставляются в отношении следующих категорий граждан:

• работники;
• подрядчики;
• граждане, получающие дивиденды.

Работодатель или налоговый агент обязан оформлять персональные справки 2-НДФЛ.

Необходимо обратить внимание на то, что с 01.01.2019 г. в соответствии с Приказом Федеральной налоговой службы от 2 октября 2018 г. № ММВ-7-11/566@ утверждены:

• форма сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц “Справка о доходах и суммах налога физического лица” (форма 2-НДФЛ);
• порядок заполнения формы сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц “Справка о доходах и суммах налога физического лица” (форма 2-НДФЛ);
• формат представления сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц “Справка о доходах и суммах налога физического лица” (форма 2-НДФЛ) в электронной форме;
• порядок представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц и сообщения о невозможности удержания налога, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога на доходы физических лиц;
• форму справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога на доходы физических лиц “Справка о доходах и суммах налога физического лица”.

Новая справка 2-НДФЛ содержит сведения о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц за налоговый период 2018 года.

Налоговый агент предоставляет в ИФНС справки 2-НДФЛ в следующие сроки:

Читайте так же ⇒ “Справка 2-НДФЛ для ИП”

Где требуется предоставление справки 2-НДФЛ?

Справка 2-НДФЛ необходима ИФНС. Из данного документа налоговые органы получают следующие сведения:

• размер заработной платы работника;
• налоговые вычеты;
• удержания, которые были произведены у работника.

Помимо ИФНС, куда справку 2-НДФЛ предоставляет работодатель или налоговый агент, данный документ может быть запрошен у налогоплательщика в следующих случаях:

Во всех случаях форма справки 2-НДФЛ является неизменной, особенностей заполнения справки в зависимости от ситуации нет.

Читайте так же ⇒ “Нужна ли печать на справке 2-НДФЛ в 2019 году” 

Нужно ли учитывать отпускные отдельным доходом?

В соответствии со ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Отпускные выплаты нельзя рассматривать в виде заработной платы, т.к. согласно ст.

129 ТК РФ заработная плата (оплата труда работника) – вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

Иными словами, заработная плата выплачивается работнику за труд, а отпускные – за отсутствие на рабочем месте и невыполнение трудовых обязанностей.

По части исчисления и уплаты НДФЛ тоже существуют различия:

Механизм исчисления, удержания и перечисления НДФЛ Минфин России разъяснил в своём письме от 17 января 2017 г. № 03-04-06/1618: налог на доходы физических лиц с отпускных сумм налоговый агент обязан исчислить и удержать при их фактической выплате, а перечислить в бюджет — не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

Таким образом, благодаря кодам отпускных в справке 2-НДФЛ, у ИФНС есть возможность проконтролировать соблюдение сроков перечисления НДФЛ в бюджет Российской Федерации.

Читайте так же ⇒ “Как заполнить 2-НДФЛ на работников за год в 2019 году”

Согласно п. 2 ст. 230 НК РФ обязанностью налоговых агентов является представление в налоговый орган по месту своего учета документа, содержащего следующие сведения:

• о доходах физических лиц истекшего налогового периода;
• суммах налога, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему Российской Федерации за этот налоговый период по каждому физическому лицу.

Данный документ предоставляется ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме, форматам и в порядке, которые утверждены федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. Речь идёт о справке 2-НДФЛ.

Для того, чтобы ИФНС могла определить правильность уплаты НДФЛ – в графе «Код дохода» указываются коды, утверждённые Приказом Федеральной налоговой службы от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387@ «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов».

Так, для отпускных предусмотрены следующие коды:

Пример:

Работнику ООО «АБВ» Рублёву Р.Р. в декабре 2018 г. были выплачены отпускные в размере 18640 рублей и заработная плата в размере 25150 рублей. Все выплаты он получил одномоментно и одной суммой, что составила 43790 рублей.

При этом в справке 2-НДФЛ напротив суммы 18640 будет стоять код 2012, а в строке напротив суммы 25150 – код 2000.

Ответственность работодателя за отказ в предоставлении справки 2-НДФЛ

Непредоставление работодателем справки 2-НДФЛ по письменному заявлению работника относится к нарушению трудового законодательства и влечёт за собой административные санкции (ст.5.27 КоАП РФ):

В случае, если обратившийся гражданин не является действующим работником предприятия – в отношении данного случая ст 5.27 КоАП РФ не действует, но вступает в силу ст. 5.39 КоАП РФ. Согласно ст. 5.

39 КоАП РФ неправомерный отказ в предоставлении гражданину информации, предоставление которой предусмотрено федеральными законами, несвоевременное ее предоставление либо предоставление заведомо недостоверной информации влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.

Вопросы и ответы

Источник: http://buhland.ru/kod-doxoda-dlya-otpusknyx-v-spravke-2-ndfl/

Виды отпусков в справке 2 НДФЛ

В справке 2 НДФЛ работодатель отражает выплаты в пользу работников. Каждому доходу присваивается неповторимый код. Отдельное обозначение предусмотрено и для отпускных выплат. Поскольку в это время человек не работает, рассматривать денежные суммы как заработную плату не правильно. 2012 – НДФЛ – код дохода отпускных в справке 2 НДФЛ.

Как отражаются отпускные

В 2 НДФЛ отражаются доходы, попадающие под налогообложение. Налогоплательщиком страховых взносов и НДФЛ сотрудников – работодатель, который отчитывается по форме 2 НДФЛ перед налоговой инспекцией. Каждая выплата отражается в отчетности под «уникальным» кодом.

Выплаты заработной платы и отпускных носят ряд главных отличий. В первую очередь это уплата налога. Ставка НДФЛ и в том и в другом случае будет 13% (если работник – налоговый резидент). Удержать налог в обоих случаях работодатель должен в день выплаты, но вот сроки перечисления сбора в бюджет не одинаковы.

При перечислении заработной платы это следующий день за днем выплаты, у отпускных это последний день месяца. Поэтому отпуск, в справке указывают отдельно, чтобы надзорные органы проконтролировали сроки уплаты налога.

Еще один вопрос, который волнует бухгалтеров, как правильно исчислить НДФЛ при “переходящих” отпускных, когда сотрудник уходит отдыхать в одном месяце, а возвращается в другом. В справке 2 НДФЛ доход отражается в том месяце, в котором сотруднику перечислены деньги, независимо от времени начала или окончания периода.

Важно! Отпускные перечисляются сотруднику заранее, одной суммой за этот период.

Отпуск и компенсация

В трудовом законодательстве встречается понятие, как компенсация по отпуску. Это денежная выплата, которая перечисляется работнику за дни отпуска, но человек в этот момент не отдыхает. Компенсацию вместо отдыха получают только за дни отпуска, которые превышают 28 дней.

Так, например, у сотрудников с ненормированным рабочим днем дополнительных 3 дня отдыха, их оформляют компенсационной выплатой.

Внимание! Дополнительные отпуска за работу во вредных условиях труда нельзя заменять компенсацией.

Исключением из этого правила – увольнение работника. Если при увольнении у человека остались не отгулянные дни, они заменяются денежной выплатой и перечисляются в день увольнения вместе с расчетом.

Раньше отдельного кодового обозначения для компенсации не предусматривали.

На практике встречались 3 варианта отражения начисленной выплаты:

• 2000 – код заработной платы;
• 2012 – номер отпускных в справке;
• 4800 – иные доходы. Как раз этот вариант рекомендовал использовать ФНС.

Но в конце 2017 года коды доходов пересмотрели и появились новые обозначения, в том числе и для компенсации. Теперь в 2 НДФЛ такая сумма отражается по коду 2013 в том месяце, где выплачены средства.

Компенсация также выплачивается вместо отпуска, и в дополнении к нему. Государственным и муниципальным служащим такие выплаты гарантированы законом, за 10 дней выплачивается компенсация – единовременная выплата к отпуску. В отчетности отражается под кодом 4800.

Люди, работающие в других сферах, получают такую выплату, если это предусмотрено локальными нормативными актами работодателя. Но обязанности выплачивать компенсацию, у организаций нет. Если подобного рода выплаты в компании предусмотрены, в 2 НДФЛ они показываются как материальная помощь – код 2760.

Отпуск по инициативе работника

Существует ли отдельный код для отпуска без сохранения заработной платы. Такой отпуск оформляется по просьбе работника.

При согласии работодателя отпуск за свой счет оформляется на ряд дней или месяцев.

Указывать его в справке не нужно, так как за этот период заработная плата не начисляется, соответственно и НДФЛ не удерживается, а в отчете показываются только выплаты облагаемые налогом.

Справка! Есть категории работников, которым такой отпуск предоставляется в обязательном порядке по заявлению. Например, инвалиды берут до 60-и дней за свой счет.

Отпуск без содержания по инициативе работодателя

Такого понятия в трудовом законодательстве нет и отправлять работников в неоплачиваемые отпуска работодатель не вправе.

Отстранить сотрудника от работы организация может, но для этого необходимы веские основания:

• Работник в состоянии алкогольного, наркотического или иного опьянения;
• не прошел аттестацию по охране труда;
• не прошел обязательный медицинский осмотр;
• имеет противопоказания к выполняемой работе.

Период отстранения от работы не оплачивается, а значит, и указывать в 2 НДФЛ не нужно.

Если работодатель не обеспечивает сотрудников работой, он отправляет их в простой. Время простоя оплачивается из средств организации – не менее 2/3 от оклада. В справке эти выплаты проходят по коду 4800, как “иные доходы” – это не заработная плата, а гарантийная выплата.

Пример заполнения

Рассмотрим образец заполнения справки на следующем примере. Степанова Л.В. устроилась на работу 1 февраля 2017. Ее оклад составляет 38 900 рублей. С 31 июля по 13 августа ей предоставили ежегодный отпуск.

Выплата денежных средств произведена 26 июля. По просьбе сотрудника, Степановой оформлен отпуск без сохранения заработной платы на весь октябрь. А 1 декабря сотрудница уволилась. В день увольнения выплачена компенсация за 9 дней не отгулянного отпуска.

Поскольку отпускные выплачиваются заранее, в счете их укажут в июле, потому как большинство дней отпуска выпало на август. Заработок в июле и августе рассчитается пропорционально отработанному времени.

Выплат за октябрь не будет, так как Степанова в этом месяце не работала. Компенсация за отпуск и расчет отразятся декабрем, потому что деньги перечислены в день увольнения – 1 декабря.

Справка 2 НДФЛ за 2017 год выглядит следующим образом:

Для каждого вида дохода в 2 НДФЛ предусмотрен код. Налоговый агент обязан правильно отразить физическим лицам произведенные выплаты. Отпускные учитываются под кодом 2012, так как это не заработная плата. Отдельный код предусмотрен и для компенсации за неиспользованный отпуск – 2013.

Источник: https://ndflexpert.ru/2/kod-dohoda-otpusknye-v-spravke-2-ndfl.html

Основные разделы

1. Информацию о работодателе, которая включает его название и реквизиты.
2. Информация о работнике.
3. Зарплата по месяцам, которая облагается налогом по ставке 13%.
4. Разного вида вычеты (стандартные, социальные и имущественные) и их коды.

5. Суммированное значение всех вычетов, доходов и налогов.

Справку работник может получить в бухгалтерии предприятия по предварительному запросу. Срок оформления, согласно Трудовому кодексу РФ, не должен превышать трёх дней.

На справке должна присутствовать печать и подпись руководителя предприятия.

При заполнении справки по зарплате работника сумму отпускных необходимо указывать в графе того месяца, в котором они были выданы служащему. Такие порядки установила налоговая служба.

Порядок заполнения гласит, что в подразделе справки, который отражает данные о доходах конкретного работника, суммы указываются в соответствующем налоговом периоде.

Это должны быть те месяца, в которые производилась выдача средств.

Аналогично необходимо поступить, если отдых начался в одном году, а закончился в другом. К примеру, отпуск начался в середине декабря 2017 года, а закончиться должен в конце января 2018 года. В таком случае он будет отражён в справке декабрём, поскольку на руки работнику отпускные были выданы в декабре в день зарплаты.