+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Должностная инструкция и обязанности секретаря руководителя на 2019 год

Содержание

Что входит в должностные обязанности секретаря руководителя

Должностная инструкция и обязанности секретаря руководителя на 2019 год

Секретарь руководителя – человек, без которого невозможно обойтись ни в одном учреждении. Именно он хранит в порядке всю документацию и является главным помощником главы организации.

Вместе с тем существует перечень должностных обязанностей, которых обязан придерживаться представитель данной профессии. Он указывается в отдельном документе, и любое нарушение может привести к взысканиям со стороны руководителя, ввиду чего знать их обязательно.

Сегодня поговорим о должностных обязанностях секретаря и разберем все основные положения инструкции.

Общие положения

Перед тем как говорить об обязанностях работников данной сферы, необходимо уточнить некоторые моменты. Прежде всего, обращаем внимание, что секретарь руководителя – это техническая должность.

Его назначение и увольнение может производиться исключительно приказом гендиректора предприятия, в чьем подчинении он и будет находиться в ходе всей своей деятельности.

В приказах сразу же предусматривается и должностное лицо, которое будет выполнять обязанности секретаря руководителя в случае его отсутствия на рабочем месте.

Существует определенный перечень требований, которым должны соответствовать представители данной профессии. К их числу относятся:
  1. Наличие высшего либо же среднего специального образования, в зависимости от требований компании.
  2. Определенный трудовой стаж (как правило, без него на должность секретаря руководителя принимают редко).
  3. Умение работать с оргтехникой (МФУ, сканеры, принтеры).
  4. Уверенное пользование персональным компьютером, в особенности знание программ, входящих в пакет программного обеспечения Microsoft Office.

Как стать хорошим парикмахером

В своей работе секретарь руководителя обязан руководствоваться целым рядом нормативных документов, к числу которых относятся:

  1. Федеральные и региональные нормативно-правовые акты;
  2. Устав и правила внутреннего распорядка организации;
  3. Действующая должностная инструкция.

Итак, мы разобрались в общих положениях, далее же поговорим непосредственно об обязанностях секретаря руководителя

Что должен, на что имеет право, чем рискует лицо

Итак, первоочередной задачей секретаря является техническое обеспечение работы руководителя.

Он обязан получать всю почту и документацию, приходящую на имя непосредственного начальства, перенаправляет ее в конкретные органы организации, исходя из принятых генеральным директором решений.

Кроме того, он и сам может приводить в исполнение какие-либо распоряжения непосредственного начальника.

Секретарь руководителя должен принимать все бумаги, а также какие-либо поступающие заявление гендиректору для подписи. Также он должен отвечать на любые звонки, принимать или передавать необходимые сведения, организовывать контакты начальника с заинтересованной стороной. Также он обязан заниматься рассылкой каких-либо писем или документации, исходя из распоряжений вышестоящих лиц.

Секретарь руководителя обязан заниматься организацией совещаний органа или департамента, возглавляемого собственным начальником, а также занимается составлением протокола заседания. В число обязанностей представителей данной профессии входят сбор всей нужной информации, а также оповещение всех участников совещания о дате, времени проведения мероприятия и вопросах, вынесенных на повестку.

Представитель данной специальности должен следить за фактическим исполнением тех или иных приказов вышестоящих лиц, а также за соблюдением сроков их выполнения, если подобные задачи поручаются ему директором.

Кроме того, работник обязан контролировать наличие всех необходимых принадлежностей на столе у начальника.

Именно на нем лежит ответственность за обеспечение условий продуктивной работы директора организации или ее структурного подразделения.

Также секретарь должен заниматься принимать всех посетителей, которые посещают непосредственного руководителя. Он же принимает все заявления, ходатайства, жалобы, предложения от сотрудников организации или ее конкретного подразделения.

Кроме того, он обязан следить за сохранностью и правильностью документов, направляющихся на архивное хранение, лично направлять их туда.

Именно секретарь занимается организацией всех командировок непосредственного руководителя, заказывает билеты на транспорт, осуществляет бронь номеров в отелях и т. д.

Однако помимо обязанностей, у секретаря также есть и определенные права. Прежде всего, секретарь имеет доступ ко всем сведениям, которые понадобятся ему для решения тех или иных задач, поставленных руководством. Представители данной должности могут предлагать руководству проведение каких-либо мер, направленных на улучшение деятельности учреждения.

Кроме того, при наличии соответствующей санкции от руководства ему впору обратиться для получения любой документации, нужной для выполнения своих непосредственных обязанностей.

Секретарь имеет право требовать от руководителя создания условий, которые позволят ему сделать свой труд максимально продуктивным, а также обеспечивать сохранность всей документации компании.

Также секретарь имеет право на принятие любых решений, в рамках собственной компетенции.

Как заработать свой первый миллион

Представители данной профессии несут определенную ответственность и могут быть наказаны руководителем в ряде случаев. В первую очередь за проявление халатности на рабочем месте и неисполнение служебных обязанностей.

Также наказуемо игнорирование норм, содержащихся в документации, которой обязан подчиняться секретарь. Кроме того, взыскания могут быть вынесены, если лицо не исполняет правила пожарной безопасности, внутреннего распорядка, техники безопасности, норм трудового соглашения.

За все эти проступки секретарь может быть наказан любыми методами, предусмотренными нормативными документами предприятия: выговором, штрафом либо же увольнением с рабочего места.

Поэтому если вы решили избрать данную специальность, старайтесь максимально точно исполнять свои служебные обязанности, это поможет вам избежать ряда проблем и быть на хорошем счету у руководства.

Источник: https://salary.blankbuh.ru/article/chto-vhodit-v-dolzhnostnye-obyazannosti-sekretarya-rukovoditelya

Должностные инструкции секретаря делопроизводителя

Должностная инструкция и обязанности секретаря руководителя на 2019 год

Данный документ не является обязательным для составления, но тем не менее, его применяют практически во всех организациях. Ведь благодаря ему специалист имеет возможность лучше ознакомиться со сферой своей деятельности, своими функциями, обязанностями и правами. К слову, еще полезно прочитать про то, чем является .

Загрузить данный типовой документ можно по ссылке ниже: Должностная инструкция секретаря учебной части школы, содержит общие требования, функции, права и ответственность данного специалиста.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя на предприятии

И таких факторов довольно много. Но, отдельно выделить личные качества, которые наиболее подойдут для такой работы.

Что именно будет требоваться от работника:

Аналитический склад ума. Это необходимо для того, чтобы максимально быстро разбираться с большим объемом документов и при этом принимать правильные решения; Возможность концентрироваться на протяжении долгого времени на одной проблеме; Возможность выполнять несколько поручений в одно время.

Основные должностные обязанности делопроизводителя

То есть это доверенное лицо, приближенное к руководителю.

Круг обязанностей достаточно разнообразен, в зависимости от сферы деятельности организации:

  1. выполнение мелких поручений директора;
  2. контроль наличия у директора необходимых для работы канцтоваров и прочих вещей;
  3. прием и регистрации входящих звонков. Соединение абонента с отделом или должностным лицом на предприятии;
  4. регулирование рабочего графика руководителя: планирование и напоминание о встречах, организация совещаний и тому подобное;
  5. организация работы в приемной руководителя: запись и прием посетителей;
  6. обслуживание начальника: подача чая, кофе, бутербродов и подобное;
  7. организация командировок: бронирование билетов и гостиничных номеров, проверка наличия и соответствующего заполнения сопроводительных документов.

Во многих организациях секретарь – это помощник руководителя.

Должностные обязанности секретаря

Он может:

  1. принимать решения в пределах своей компетенции.
  2. требовать создания оптимальных условий для эффективной работы;
  3. предлагать руководству идеи по совершенствованию своей работы, повышению производительности труда;
  4. получать информацию любого характера (даже конфиденциальную, имеющую соответствующий гриф) в том объеме, который потребуется для решения поставленных задач;
  5. требовать от исполнителей оперативного исправления выявленных ошибок в представленных документах;
  6. запрашивать у других специалистов или целых отделов документы и информацию, которая потребуется для выполнения его обязанностей;

Секретарь руководителя ответственен за:

  1. нарушения правил внутреннего трудового распорядка и правил техники безопасности;

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

К таким правовым актам относятся законы, отраслевые стандарты и регламенты, локальные нормативные акты конкретного предприятия.

Разработка и практическое применение должностных инструкций позволяет:

  1. повысить служебную дисциплину на предприятии;
  2. использовать устанавливаемые инструкцией требования для разрешения .
  3. рационально распределить между ними трудовые обязанности и установить четкий порядок взаимодействия;
  4. установить конкретные критерии по которым каждый специалист может быть объективно оценен на соответствие той или иной должности;
  5. осуществить оптимальную расстановку штатных единиц:

Должностная инструкция делопроизводителя – образец 2019

В бюджетной организации, обязанности секретаря несколько разнятся.

Кстати, имеется еще и должностная инструкция инспектора по кадрам.

Среди них:

  • Организация телефонных переговоров для дирекции компании.
  • Ведение картотеки документов.
  • Выполнение личных поручений директора.
  • Принимает и подготавливает документацию на подпись директора предприятия.
  • Обеспечение нормативной базы на предприятии.

Категория специалистов, которая администрирует район, по ФГОС, обязуется:

  • Подготавливает и организует мероприятия в компании.
  • Организовывать командировочный отпуск для работодателя, в соответствии с ДОУ.
  • Контролирует
  • Организация приема посетителей детского сада, согласно утвержденному графику, самим работодателем по ФГОС.

Обязанности секретаря делопроизводителя

Ее скорее можно назвать сводом рекомендаций, которая составляется отделом кадров или ответственным за прием на работу сотрудником.

Выдвигать предложения по совершенствованию и оптимизации трудового процесса компании/предприятия.

Получать информацию, необходимую для работы, из других отделов. Иметь комфортные условия работы и отдыха.

Должностная инструкциясекретаря

— основы организации труда.

Секретарь: — осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя; — принимает корреспонденцию, поступающую на рассмотрение руководителя, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; — ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением организационной техники, предназначенной для сбора, обработки, хранения и представления информации при

Должностная инструкция делопроизводителя

Как правило, это явление наблюдается в небольших организациях, где документооборот небольшой.

Ниже мы рассмотрим пример составления должностной инструкции секретаря и особенностей работы секретаря-делопроизводителя. разрабатывается служащим отдела кадров или работником, отвечающим за охрану труда на предприятии. Документ обязательно должен быть согласован с непосредственным начальником сотрудника; при необходимости начальник вправе вносить в текст изменения.

Инструкция утверждается руководителем учреждения и представляется делопроизводителю на ознакомление в момент заключения с ним трудового договора.

Источник: http://disk-shetka.ru/dolzhnostnye-instrukcii-sekretarja-deloproizvoditelja-80666/

Должностная инструкция секретаря руководителя

Должностная инструкция и обязанности секретаря руководителя на 2019 год
Составлена в ___ экз.

Утверждаю __________________________________ (инициалы, фамилия)_________________________________ __________________________________ (наименование работодателя, (руководитель или иное лицо,_________________________________ __________________________________ его организационно-правовая уполномоченное утверждать_________________________________ __________________________________ форма, адрес, телефон, адрес должностную инструкцию)_________________________________электронной почты, ОГРН, ИНН/КПП) “___”_____________ ____ г.”___”__________ ____ г. N _______ М.П.

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя “________” (далее – “организация”).

1.2. Секретарь руководителя назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя организации.

1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно ____________.

1.4. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5. Секретарь руководителя должен знать:

– постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

– структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;

– организацию делопроизводства;

– методы оформления и обработки документов;

– архивное дело;

– машинопись;

– правила пользования приемно-переговорными устройствами;

– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

– основы этики и эстетики;

– правила делового общения;

– основы организации труда и управления;

– правила эксплуатации вычислительной техники;

– основы административного права и законодательства о труде.

1.6. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется:

– правилами внутреннего трудового распорядка;

– приказами и распоряжениями руководителя организации и непосредственного руководителя;

– настоящей должностной инструкцией;

– правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.

1.7. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на ____________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь руководителя осуществляет следующие обязанности:

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации.

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.

Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Копирует документы на персональном ксероксе.

3. ПРАВА

Секретарь руководителя имеет право:

3.1. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей.

3.2. Повышать свою квалификацию.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.5. Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь руководителя несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, – в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.3. За причинение материального ущерба – в соответствии с действующим законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы секретаря руководителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь руководителя обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

5.3. В соответствии с ____________________ работодатель проводит оценку эффективности деятельности секретаря руководителя. Комплекс мероприятий по оценке эффективности утвержден _________ и включает в себя:

– _____________________

– _____________________

– _____________________

6. ПРАВО ПОДПИСИ

6.1. Секретарю руководителя для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи информационно-справочных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

Должностная инструкция разработана на основании _________________________________________________________________________________________________. (наименование, номер и дата документа) Руководитель структурного подразделения ____________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись) “___”_____________ ____ г. Согласовано: юридическая служба ____________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись) “___”_____________ ____ г. С инструкцией ознакомлен: (или: инструкцию получил) ____________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись) “___”_____________ ____ г.

Источник: https://vse-documenty.ru/%D0%B1%D0%BB%D0%B0%D0%BD%D0%BA%D0%B8/%D0%94%D0%BE%D0%BB%D0%B6%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%BD%D1%8B%D0%B5/%D0%94%D0%BE%D0%BB%D0%B6%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%BD%D0%B0%D1%8F_%D0%B8%D0%BD%D1%81%D1%82%D1%80%D1%83%D0%BA%D1%86%D0%B8%D1%8F_%D1%81%D0%B5%D0%BA%D1%80%D0%B5%D1%82%D0%B0%D1%80%D1%8F_%D1%80%D1%83%D0%BA%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D0%B8%D1%82%D0%B5%D0%BB%D1%8F

Должностная инструкция секретаря образца 2019 года

Должностная инструкция и обязанности секретаря руководителя на 2019 год

функция должностной инструкции – четко определить круг обязанностей работника, что соответствует интересам обеих сторон:

  1. Работник заранее может оценить свои силы, изучить свои полномочия, сферу ответственности, требования к знаниям и умениями, чтобы понять, подойдет ли он на эту позицию или нет.
  2. Работодатель получает юридическое право требовать полного исполнения инструкции, а при недостаточно хорошей работе либо при уклонении от обязанностей компания вправе привлекать такого сотрудника к мерам дисциплинарной ответственности.

Скачать образец должностной инструкции секретаря (word)

В большинстве случаев статус работника в должностной инструкции определяется как секретарь либо:

  • делопроизводитель;
  • помощник;
  • ассистент;
  • личный секретарь;
  • личный помощник;
  • начальник/руководитель отдела секретариата (в крупных компаниях).

С точки зрения названий должности между всеми этими позициями нет каких-либо принципиальных отличий. Однако как руководителю, так и самому секретарю важно понимать, какой именно круг обязанностей должен исполнять сотрудник:

  • только профессиональные задачи;
  • как профессиональные задачи, так и личные просьбы руководителя.

В первом случае сотрудника логично называть секретарем, а во втором – личным помощником руководителя. Чтобы на практике не возникло недопонимания, при составлении должностной инструкции лучше сразу прописать, что работник периодически должен исполнять и личные поручения. Это может быть доставка вещей в химчистку, приобретение сувениров, представительские расходы и многое другое.

Правила составления и образец должностной инструкции для секретаря

Поскольку должностная инструкция секретаря непосредственно описывает основные обязанности работника, а также дает право требовать их исполнения либо привлекать к ответственности за ненадлежащую работу, к составлению документа не стоит относиться формально.

Права, обязанности и ответственность

Именно этот пункт является основным. Здесь конкретно формулируются функции (обязанности) секретаря, его права (полномочия), а также ответственность (случаи наступления и возможные меры).

обязанности
  • общие обязанности – обеспечение бесперебойной работы офиса, выполнение задач, поставленных руководителем;
  • полная организация командировок руководства;
  • составление и коррекция графиков деловых мероприятий;
  • информационные обязанности – доведение распоряжений руководства до сведения всех подчиненных лиц;
  • контроль за исполнением отдельных поручений;
  • приобретение канцелярских принадлежностей;
  • прием и отправка корреспонденции, написание некоторых писем;
  • прием сотрудников, формирование очереди по записи;
  • прием клиентов, партнеров и др.
права
  • требовать выполнения трудового договора (условия труда, график, оплата и т.п.);
  • выдвигать собственные предложения по совершенствованию рабочего процесса;
  • проходить курсы повышения квалификации, тренинги и т.п.
ответственность
  • дисциплинарная ответственность, строго в соответствии с законодательством РФ в случаях:
  • недостаточно качественного исполнения обязанностей;
  • прямого уклонения от выполнения обязанностей;
  • нарушения трудовой дисциплины, субординации и т.п.

Условия работы и прочие положения

В отдельный пункт можно выделить условия работы, которые дублируются в трудовом договоре либо в принятых правилах трудового распорядка.

Это график, продолжительность рабочего дня, возможные переработки и их оплата, работа в выходные дни и т.п.

Также в этом пункте прописывают, что секретарь периодически будет совершать служебные поездки (командировки) в соответствии с распоряжением руководителя – как в пределах своего региона, так и в другие субъекты РФ и/или за рубеж.

В конце текста работник ставит подпись, расшифровку подписи и дату. Дополнительную отметку делает и начальник отдела кадров (при необходимости).

Порядок ознакомления с должностной инструкцией секретаря

Конкретного порядка ознакомления с должностной инструкцией для секретаря в законодательстве не предусмотрено. Однако в большинстве случаев работник ознакамливается с текстом и подписывает документ в первый же день своего трудоустройства наряду с другими бумагами:

После ознакомления в конце документа работник ставит подпись, расшифровку подписи (фамилию, инициалы) и дату. Подпись означает не только ознакомление с текстом, но и полное принятие всех условий, согласие с каждым пунктом.

Отметку о подписи также нужно сделать и в журнале регистрации внутренних документов. Один из экземпляров подписанной должностной инструкции секретаря хранится в отделе кадров, другой – непосредственно на рабочем месте сотрудника.

ссылкой:

(1 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/obrazec-dolzhnostnoj-instrukcii-sekretarya/

III. Права

Секретарь имеет право:

  1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
  2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
  3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
  4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
  5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

  1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
  2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
  3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Источник: https://www.rabotka.ru/job_description/307.php

Должностная инструкция и обязанности секретаря руководителя на 2019 год

Должностная инструкция и обязанности секретаря руководителя на 2019 год

Секретарь руководителя является важным помощником и обязан обладать большим багажом знаний и умений для того, чтобы не только умело принять или отправить важные документы, но и правильно и эффективно организовать время самого начальника.

В настоящее время такой специалист должен обладать несколькими иностранными языками и правилами делового этикета совместно с азами психологии общения. При этом все эти обширные знания не являются априори, а должны быть четко конкретизированы.

Во многом это связанно с тем, что каждый директор выбирает себе помощника согласно критериям выдвигаемым его организацией. Из-за всего этого очень важно, чтобы все запросы, выдвигаемые к специалисту, были конкретизированы и отображены в должностной инструкции.

В обычной должностной инструкции перечисляются выдвигаемые требования к претенденту на должность.

Также в ней могут быть выдвинуты условия к профессиональной квалификации и опыту работы или наличию требуемых знаний, навыков.

В данном документе могут быть отражены и условия назначения с перечнем должностей, которым подчиняется данный специалист.

В должностной инструкции описывается и ответственность за умышленно совершенные действия или же за несоблюдение трудовых обязанностей.

В отдельном пункте размечаются условия работы секретаря. В них могут входить важные упоминания о возможных рабочих командировках, ненормированном рабочем графике и труду в выходные дни.

Должностная инструкция, как правило, разрабатывается под нужды определенной компании, добавлять пункты в нее следует только с одобрения непосредственно самого руководителя.

На данную должность будут брать людей с оконченным высшем образованием, при обязательном знании одного или двух иностранных языков, а также навыками делопроизводителя. Стоит отметить, что данную должность невозможно получить без приобретенного опыта работы.

Секретарь руководителя будет подчинятся непосредственно самому генеральному директору, утвердить его в должности может только он.

Кроме указанного выше перечня требований, к данному специалисту выдвигается следующий ряд обязанностей:

  1. Владеть на высоком уровне техническими средствами и компьютерами, которые необходимы для осуществления своих обязанностей.
  2. Знать и использовать во время выполнения своих функций НПА, устав и инструкцию по делопроизводству
  3. Знать все действующие нормы законодательства РФ, а также положения трудового кодекса и правила пожарной безопасности.

Несмотря на то, что в основном роль помощника требует исполнительности и оперативности, но исполнение этих обязанностей невозможно без наличия большого багажа знаний и накопленного опыта.

Должностные обязанности и функции

Секретарь руководителя имеет ряд обязанностей:

  1. Вести организационно-техническое обеспечение административной деятельности руководителя предприятия.
  2. Обслуживать приходящую на имя директора почту и в последующем передавать ее в относящиеся к ним структурным отделам.
  3. Производить делопроизводство и выполнять ряд задач с помощью компьютера. Также ее необходимо обрабатывать и представлять информацию, которая может повлиять на принятие важных решений.
  4. Принимать документацию и личные заявления на имя руководителя компании.
  5. Заранее подготавливать документы и материал, который требуется для работы руководителя.
  6. Проверять на четкость и правильность оформления всю документацию, которая поступает от структурных отделов на имя директора.
  7. Проводить организацию телефонных конференций директора. Записывать информацию со звонков и передавать ее в последующем непосредственно руководителю.
  8. По поручению руководителя составляет официальные письма, запросы и ряд других документов и в свою очередь пишет ответы авторам писем.
  9. Организовывать проведение совещаний, которые будут проводится директором. Также необходимо вести протоколы заседаний.
  10. Контролировать исполнения сотрудниками организации изданных указов и поручений руководителя.
  11. Проводить обеспечение руководительского места необходимыми канцелярскими товарами, техникой. В целом требуется создать подходящие для оптимального труда условия.
  12. Проводит организацию приема посетителей и содействует рассмотрению просьб и предложения сотрудников.
  13. Соблюдать правила принятого трудового распорядка и других локальных документов.
  14. Соблюдать чистоту и порядок на собственном рабочем месте.

В целом можно условно подразделить обязанности секретаря на три категории, а именно, на:

  • организаторские;
  • анализирующие;
  • контролирующие.

Также в обязанности помощника входит и непосредственное выполнение отдельных служебных заданий, которые исходят от директора. В том числе это может быть отправление специалиста в командировку.

Права

Данный специалист имеет право:

  1. Предлагать директору компании проекты по оптимизации работы, связанной с непосредственными обязанностями секретаря.
  2. Подавать запросы во все отделы организации за необходимой информацией, которая требуется для исполнения непосредственных обязанностей.
  3. Ознакомится с документацией, регламентирующей его права и обязанности.
  4. Возможность составлять требования к руководству организации в целях содействия организационно-технических условий, которые необходимы для выполнения непосредственных обязанностей.

Ответственность

Секретарь будет нести ответственность в следующих случаях:

  1. За некачественное исполнение свои непосредственных должностных обязанностей, которые перечислены в принятой предприятием должностной инструкции в рамках действующего трудового законодательства РФ.
  2. За умышленные правонарушения, совершенные во время своей деятельности в рамках действующего административного, трудового и уголовного законодательства.
  3. За непредумышленное или намеренное причинение материального ущерба компании.

Условия работы

Как правило, должностная инструкция секретаря руководителя должна содержать положения о графике и всех условиях работы. Кроме того, здесь могут отображаться особые требования к форме одежды во время обычной работы, заседаний и командировок.

Также график работы может содержать данные о ненормированности рабочего дня и денежной компенсации за это.

Инструкция секретаря является документом, который предоставляет понимание об обязанностях и правах, а также дает возможность начальнику требовать четкого исполнения трудовых функций.

Право подписи

Последний раздел данного документа содержит всего один пункт, а именно, перечень документов, которые может заверять своей подписью сотрудник.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее необходимо согласовать с работником, который напрямую ответственен за соблюдение прав и норм, указанных в должностной инструкции специалиста (в качестве наблюдателя может выступать руководитель секретариата или же начальник кадровой службы). Также здесь необходимо отобразить название его должности, организации, ФИО, после чего заверить все это подписью с расшифровкой.

После заполнения этой формы следует указать служебные данные о сотруднике наряду с его личной информацией. При этом печать ставить вовсе не обязательно, так как этот документ является частью внутреннего документооборота.

Требования к квалификации

К соискателю предъявляется требования об образовании, он обязан иметь высшее профессиональное образование (без стажа работы) или же полное среднее профессиональное образование со стажем работы более двух лет.

В целом профессия секретаря руководителя довольно требовательная к соискателю, так как помимо основных предъявленных требований ему необходимо соответствовать и ряду других параметров.

В них входят: расторопность, оперативность, отличная память, умение организовать правильно как свое личное время, так и время директора, коммуникабельность и другие.

Без них качественное исполнение обязанностей будет попросту невозможно, такой сотрудник не сможет долго «удержатся» на рабочем месте.

Также он должен быть педантичным и исполнительным, так как потребуется довольно часто записывать протоколы встреч и заседаний, на которых присутствует сам директор.

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Образец ДИ секретаря руководителя

Источник: investim.info

Источник: http://IDeiforbiz.ru/doljnostnaia-instrykciia-i-obiazannosti-sekretaria-rykovoditelia-na-2019-god-3.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.