Электронная переписка. Пять способов убедить суд принять ее в качестве доказательства

Надлежащее направление претензии: можно ли отправить по электронной почте

Досудебную претензию важно не только правильно оформить с юридической точки зрения, но еще правильно вручить лицу, которое не желает выполнять свои обязанности. Но какими способами направляется претензионное письмо? Можно ли отправить претензию по электронной почте для экономии своего времени? И что делать, когда претензия была успешно проигнорирована?

Как можно направить претензию?

Для вручения претензионного письма применяются следующие способы:

1. передача при личной встрече конфликтующих сторон;
2. вручение заказным письмом;
3. отправка при помощи электронного ящика.

Рассмотрим подробнее каждый из этих методов. В независимости от того, какой вариант направления претензии выберет ее автор, он должен иметь доказательства направления претензии ответчику.

Личное вручение

Чтобы вручить претензионный документ лично, необходимо прийти в компанию юридического лица или по адресу проживания физического лица. Если претензия вручается:

1. юридическому лицу, то документ лучше всего передать в руки прямо руководителю компании или секретарю. При этом потребуйте, что на вашем экземпляре документа поставили дату получения. На копии также должна присутствовать печать компании, подпись и ФИО лица, которое принимает претензию.
2. физическому лицу при личной встрече, то рекомендуется потребовать поставить на вашей копии дату получения, подпись и ФИО получателя. Дополнительной страховкой станет присутствие нескольких свидетелей, которые в случае судебных разборок смогут подтвердить факт передачи претензионного письма. Свидетелем не может быть родственник автора претензии. Если ответчика не получается застать дома, можно приклеить досудебною претензию к двери квартиры или дома. В этом случае важно сделать несколько фотографий приклеенного документа. Это позволит отправителю зафиксировать момент надлежащего уведомления о претензии.

Как показывает практика, ответчики в редких случаях спешат исполнять требования претензии. Чтобы продемонстрировать получателю всю серьезность требований автора, лучше всего отправить претензионное письмо через почту.

Нюансы вручения претензии через почтовое отделение

Отправка досудебной претензии с помощью почтового отделения является самым законным способом сообщить недобросовестному лицу о предъявлении требований в его адрес.

Претензия будет направлена получателю заказным письмом. В конверте получатель найдет образец претензии, а также опись вложения.

Отправляя заказное претензионное письмо, отправитель должен приготовиться к одному из следующих исходов:

1. получатель получил письмо. В таком случае автор претензии сможет получить уведомление о вручении документа в руки получателя. Данное уведомление можно использовать во время судебного разбирательства как доказательство того, что получатель знал о предъявленных требованиях ему, но ничего не сделал для их выполнения. На бланке уведомления будет стоять личная подпись ответчика, дата вручения, а также штамп почтового отделения;
2. получатель не получил заказного письма. Если ответчик по каким-либо причинам не принял досудебной претензии от сотрудника почты, она будет возвращена обратно своему автору. В таком случае на конверте заказного письма будет пометка о том, что должник уклоняется от получения претензии или по этому адресу он не проживает. Возвращенное письмо с отметкой станет также хорошим доказательством того, что отправитель имел желание разрешить спор в досудебном порядке.

В случае успешного вручения претензионного заказного письма ее автору следует подождать на реакцию получателя. Если ответчик не пожелал разрешить проблему мирно, нужно обращаться в суд.

Отправление претензии на электронный ящик

Хотя надлежащее направление претензии возможно с помощью электронной почты, здесь необходимо помнить о некоторых нюансах, выбирая этот способ отправки претензии. Мнения судов об использовании электронного ящика для предъявления претензии расходятся:

1. с одной стороны судьи не признают доказательств о направлении претензионного электронного письма;
2. с другой стороны судьи считают, что электронная почта – это один из возможных способов решения споров, ведь в законодательстве не определен перечень запрещенных методов для вручения претензии;

Но проанализировал судебную практику, можно сделать вывод, что направлять претензию можно при помощи электронной почты эффективно, если в договоре между контрагентами она указана в качестве способа для решения различных споров. После отправки электронной претензии в отправителя должно быть подтверждение направления претензии. Таким доказательством станет, например, скрин отправленной досудебной претензии.

Источник: https://www.freshdoc.ru/addons/articles/pretenziya/otpravit_po_elektronnoj_pochte/

Особенности электронного документа как источника доказательств в гражданском процессе

Кандидат юридических наук, доцент кафедры управления персоналом и коммерческого права

ПИ(ф) РГТЭУ. 614070, г. Пермь, бульвар Гагарина, 57

E-mail: Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Статья посвящена  проблемам использования результатов современных технических средств в качестве судебных доказательств в гражданском процессе.

Ключевые слова: доказательства; электронный документ

С развитием общественных отношений в Российской Федерации все более актуальной становится проблема использования результатов современных технических средств в качестве судебных доказательств в гражданском процессе.

Электронные цифровые документы образуют альтернативу классу аналоговых документов – класс цифровых (по форме исполнения записи) электронных документов, способ фиксации записи которых основан на принципе преобразования информации в кодированную цифровую форму, при этом сам физический способ цифровой (машинописной) записи может быть любым (механическим – на перфокарте, электромагнитным – на магнитной ленте кассеты или диске дискеты и жестком диске).

Существенными признаками электронного документа являются его содержание (информация) и форма (технический электронный носитель).

Она создается посредством использования электронно-технических средств фиксации, обработки и передачи информации, с помощью которых закрепляются сведения в документах, имеющих не письменную, а «электронную» форму.

Вместо письменных знаков и вспомогательных пишущих средств физическими носителями информации служат электромагнитные поля и технические средства.

Файл как основная форма электронного цифрового документа фактически является своего рода его «электронной бумагой». При этом материальность записи файла и его документированной информации как объективной формы остается необходимым и обязательным условием существования файла.

Это позволяет файлу как форме представления электронного документа, с одной стороны, в полной мере отвечать признакам, определяющим документ как материальный объект, а с другой стороны, обладать нематериальными свойствами, что делает возможной передачу по каналам связи электронных документов и юридически обосновать нематериальное перемещение и тождественность принятых электронных документов их отправленным аналогам.

Особенность файловой формы представления электронных цифровых документов проявляется в том, что при копировании файлов каждая последующая копия равноценна и равнозначна первой копии созданного файла и физическое местонахождение записи файла на материальном носителе не имеет существенного значения, т.е. понятия «оригинал электронного цифрового документа» и его «электронная копия» не имеют того смысла, который присущ традиционным бумажным документам.

Таким образом, под электронным документом как источником судебного доказательства следует понимать сведения об обстоятельствах, подлежащих установлению по делу, записанные на перфокарту, перфоленту, магнитный, оптический накопитель и иной подобный носитель, полученный с соблюдением процессуального порядка их собирания.

По информации, которая может составлять содержание электронного документа, она не отличается от информации, которая может составлять содержание иных видов документов.

Однако для установления различия между электронными документами и иными документами необходимо в содержании понятия указать на специфическую форму существования такой информации в качестве записи на материальном носителе.

Для определения достоверности информации, составляющей содержание электронного цифрового документа, большое значение имеет наличие возможности  ее идентификации и аутентификации.

Под аутентификацией электронного документа обычно понимают возможность проверки целостности и неизменности  содержания электронного документа.

Под идентификацией электронного документа, в свою очередь,  понимают возможность установления того, что он действительно получен от лица, которое, например, обозначено в нем в качестве отправителя.

Здесь большое значение имеет обеспечение надежной защиты информации, обрабатываемой средствами электронно-вычислительной техники, от ее преднамеренного искажения, утечки, подделки и других неправомерных действий.

Незащищенная от искажений, а значит, недостоверная информация, содержащаяся в электронных документа, в действительности должна лишать эти документы юридической силы даже при наличии в них всех формальных реквизитов, а следовательно, и исключать такие документы из источников доказательств в гражданском процессе как недопустимые.

Для определения достоверности содержащейся в электронном цифровом документе информации  важное значение имеет наличие в документе определенных, установленных соответствующими правилами, реквизитов. Именно правильное оформление документа и подписание его уполномоченным лицом предопределяет юридическую силу электронного цифрового документа.

При этом особое предпочтение среди прочих реквизитов документа издавна отдавалось подписи. Согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ при совершении сделок допускается использовать в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон, в том числе и электронно-цифровую подпись (ЭЦП).

Представляя собой определенный цифровой код, она является персональной и выполняет те же функции, что и ее материальный аналог.

ЭЦП на электронном документе является реквизитом только данного конкретного подписанного электронного документа.

ЭЦП позволяет провести проверку подлинности электронного документа и идентифицировать подписавшее лицо, и если проверка подтверждает подлинность и целостность подписанного цифровой подписью электронного документа, то ЭЦП лица, указанного в документе, не подлежит сомнению.

Таким образом, в гражданском процессуальном законодательстве должны быть закреплены правовые гарантии достоверности информации, полученной с помощью современных научно-технических средств, ответственность за фальсификацию такого рода информации, процессуальный порядок исследования соответствующих источников в судебном заседании. Практическая (техническая и финансовая) сторона вопроса также должна быть решена для эффективного использования электронных документов в качестве доказательств в суде.

УДК 347.94

Page 3

Perm Institute (branch) State Higher Education Institution  “Russian State Trade and Economics University” (PI(branch) SEI HVE RSTEU). 57,  Gagarin Boulevard, Perm, 614070

The article addresses the issues of use of the latest technology as judicial evidence in civil proceedings.

Keywords: evidence; electronic document

Источник: http://www.jurvestnik.psu.ru/index.php/vipusk2122011/9-2010-12-01-13-31-58/-2-12-2011/133-2011-2-21

Деловая переписка по электронной почте

Когда мы пишем письмо другу или родственнику, то можем не обращать внимания на ошибки и знаки препинания, как угодно сокращать слова, использовать сленг. Главное, чтобы было понятно, о чем речь. А вот если мы пишем незнакомому или малознакомому человеку и хотим получить от него ответ, то следует учитывать некоторые правила.

1. Всегда указывайте тему письма.

Поле «Тема» должно быть заполнено в любом случае и очень желательно, чтобы оно соответствовало содержанию сообщения.

Хотите вы, например, записаться на консультацию пятого марта, так и напишите: «Запись на консультацию (05.03)».

2. При ответе на письмо сохраняйте историю переписки.

Когда вы получаете от кого-то письмо, то на него можно ответить тремя способами:

1. Скопировать адрес отправителя и написать ему новое письмо.
2. Нажать на специальное поле для ответа внизу сообщения.
3. Использовать кнопку «Ответить».

При деловой переписке отвечать следует третьим способом, то есть нажать на кнопку «Ответить». Откроется новое письмо, повторяющее то, которое вы получили. Тема такая же, только с приставкой «Re:», изначальный текст полностью процитирован.

Это общепринятая форма ответа и вы в ней ничего не должны менять. Свой ответ нужно печатать перед процитированным текстом. Это делается для того, чтобы каждый участник беседы в любой момент мог вспомнить, о чем шла речь.

3. Всегда здоровайтесь и обращайтесь к собеседнику на «вы».

Любое сообщение следует начинать с приветствия. И лучше, если оно будет индивидуальным. Если уместно, называйте собеседника по имени, в противном случае – по имени и отчеству.

Заканчивать письмо желательно конструкцией: С уважением, … (имя/фамилия или имя/отчество).

Например: Здравствуйте, Алексей Петрович. Отправьте, пожалуйста, договор Ивану Михайловичу. С уважением, Илья Кривошеев

4. Отвечайте как можно быстрее.

Чем раньше вы ответите на сообщение, тем лучше. Идеально – в течение нескольких часов. Но допустимо и в течение нескольких суток. Чем дольше тянете с ответом, тем хуже это сказывается на репутации.

Что касается текста сообщения, то при его написании тоже следует руководствоваться некоторыми правилами.

Пишите конкретно, но подробно

Не заставляйте собеседника догадываться, что вы имели в виду. Если проблема неочевидна, опишите ее как можно подробнее: как получили тот результат, который имеете, чего именно хотите достичь и что требуется от собеседника.

Но это вовсе не означает, что нужно указывать все детали в мельчайших подробностях. Опустите лишнее – цените время другого человека.

Старайтесь писать кратко и по делу

Не нужно, например, рассказывать о том, как поживает ваша жена, теща и прочие родственники.

Что касается размера, то в идеале – один «экран» (без прокрутки). Максимум – размер текста, умещающийся на листе формата А4.

Руководствуйтесь здравым смыслом и правилами приличия

Будьте вежливы, внимательны, благодарите за письма и уделенное время.

Чего делать категорически НЕЛЬЗЯ

1. Злоупотреблять знаками препинания.

Вполне достаточно одного восклицательного или вопросительного знака. Не следует их дублировать. Также не следует злоупотреблять многоточием.

Пример «плохого» письма:

2. Использовать разные шрифты, размер и цвет букв.

Почтовые сайты и программы позволяют менять эти параметры. Можно выбрать необычный шрифт, увеличить или уменьшить буквы, раскрасить текст в разные цвета. Но в деловой переписке это неуместно!

Лучше вообще ничего не менять и оставить всё так, как оно указано по умолчанию. Единственное, что допустимо, это выделить некоторые слова полужирным или курсивным начертанием. Но только если это необходимо!

Пример «плохого» письма:

3. Вставлять смайлики-картинки.

Пример «плохого» письма:

4. Печатать текст заглавными буквами.

Печатать текст большими буквами в интернете считается дурным тоном. Это касается как деловой переписки, так и личной, а также общения в социальных сетях, в скайпе, на форумах и в других местах. Причем это касается как всего текста, так и отдельных слов.

За заглавные буквы отвечает клавиша клавиатуры Caps Lock. То есть, если у вас все буквы набираются большими, нужно просто нажать на нее один раз и отпустить.

Тем более не печатайте большими буквами «Тему» письма — это верх неуважения!

На заметку. Печать отдельных слов и всего текста заглавными буквами воспринимается как крик. А крик – это агрессия, что выходит за рамки культурной переписки.

Если вам очень надо что-то выделить в тексте, лучше сделайте это при помощи полужирного или курсивного начертания.

И еще очень желательно избегать в теме письма слов «Срочно», «Важно» и других, выражающих нетерпение.

Грамотность

Не следует относиться к этому слишком строго, но в своих письмах старайтесь писать грамотно. Несколько простых советов:

• Каждое предложение должно начинаться с большой буквы. Чтобы ее набрать, удерживайте клавишу Shift.
• В конце каждого предложения должна стоять точка. В русской раскладке клавиатуры она находится в нижнем ряду справа (перед Shift).
• Для печати запятой удерживайте Shift и нажмите клавишу с точкой.
• Не ставьте пробел перед запятой или точкой. Пробел должен быть после них.

И еще один совет для тех, кто хоть чуть-чуть умеет пользоваться текстовым редактором Word (Writer). Напечатайте сначала письмо в этой программе. Она подчеркнет красной линией ошибки и, нажав по такому слову правой кнопкой мышки, его можно исправить.

Готовый текст скопируйте и вставьте в поле для письма. Но перед вставкой следует отключить форматирование, чтобы он добавился без оформления из программы Word (Writer).

В почте mail.ru для этого нужно нажать на надпись «Убрать оформление» вверху.

В Яндекс.Почте – кнопку «Отключить оформление» справа.

После вставки оформление можно снова включить.

Источник: http://www.neumeka.ru/pravila_obscheniya.html