Как доказать подмену листов договора

Работнику указали неверный оклад? Исправьте ошибку правильно

Не прочитано

После того как новый сотрудник подписал все документы, кадровик заметил ошибку в договоре. Оказалось, что в размере оклада появился лишний ноль. Чтобы не ставить в известность руководство, он просто зачеркнул неверную цифру, расписался в документе и поставил кадровую печать.

Через полгода с работником произошел конфликт, и ошибка всплыла. Дело дошло до суда, а у кадровика был непростой разговор с начальником. От ошибок никто не застрахован, но есть способы, которыми их нельзя исправлять.

Мы расскажем, как поступить правильно, чтобы не навредить своей карьере и благополучию компании.

Не заменяйте лист трудового договора с ошибкой, работник может доказать подмену документа

Чаще всего трудовой договор печатают на нескольких листах и скрепляют степлером. При этом нигде не сказано, что нужно каждую страницу заверять подписями сторон. В итоге подписи ставят только в конце документа. Из-за этого у кадровика, который обнаружил свою ошибку, возникает соблазн заменить листы в трудовом договоре. Даже если сотрудник на это согласен, компанию подстерегают риски.

Работник может сделать нотариальную копию старой версии документа. Нет гарантий, что работник до того, как вы договорились заменить листы, не заверил его у нотариуса. По закону нотариус не вправе отказать в копии документа лишь потому, что он скреплен металлическими скобами (ст. 45 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г.

№ 4462-1). Ранее нотариусы не могли заверять документ, если он не сшит, но сейчас эта норма не действует (п. 1.4 Методических рекомендаций по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них, утвержденных Решением Правления ФНП от 26–27 марта 2003 г.).

В итоге суд примет нотариальную копию трудового договора, а не экземпляр работодателя, ведь последний легче подделать.

Если экземпляры договоров будут отличаться, суд проведет экспертизу. Если кадровик заменит лист с ошибкой только в экземпляре трудового договора компании, то он не будет соответствовать экземпляру работника.

Если суд установит подлог листов в трудовом договоре, работодатель проиграет трудовой спор с работником.

Исправления в договоре всегда оформляйте соглашением

Если в трудовом договоре ошибка, которая закралась всего в одно слово, не спешите исправлять ее ручкой. Поскольку почти все документы печатают, то чернилами можно что-то дополнять в исключительных случаях. Когда планируете исправления, опирайтесь на два правила.

Условия договора исправляйте через дополнительное соглашение. Если компания написала лишний ноль в окладе работника, просто зачеркнуть цифру нельзя. Оплата труда работника – это обязательное условие трудового договора (ч.

вторая ст. 57 ТК РФ). Изменить его можно только с помощью дополнительного соглашения или приложения к документу
(ч. третья ст. 57, ст. 72 ТК РФ).

Если правки сделать чернилами, суд и проверяющие органы не примут изменение как надлежащее.

Сведения в договоре исправляйте от руки в исключительных случаях. Вписывать от руки в трудовой договор можно только недостающие сведения (ч. первая, третья ст. 57 ТК РФ). Если работодатель забыл включить в текст, например, свой ИНН или паспортные данные сотрудника, то можно его дописать ручкой.

Но указать дополнительные сведения нужно в обоих экземплярах трудового договора. Для этого кадровику придется просить у работника его договор. Поэтому на практике такой способ почти не используют.

Лучше вносить недостающие сведения, оформляя приложение или дополнительное соглашение к трудовому договору, чтобы не было претензий со стороны ГИТ и споров в суде.

В трудовом договоре сотрудника компания прописала оклад 12 000 рублей в день. Но, отработав два месяца, он получил зарплату меньше, чем по условию договора, и обратился в суд.

Работодатель настаивал, что оклад сотрудника – 12 000 рублей в месяц и что сумму в трудовом договоре следует толковать как размер оплаты труда за календарный месяц. При этом работодатель не подтвердил зарплату сотрудника иными документами. Приказ о приеме компания не издавала, а в штатном расписании нет должности истца.

Суд встал на сторону сотрудника и взыскал с работодателя задолженность по оплате 1 049 000 рублей (апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 19 мая 2016 г. по делу № 33-8437/2016).

Любые ошибки в трудовом договоре исправляйте документально

Если вы нашли ошибку в трудовом договоре, ее следует устранить. И технические неточности, и неправильно указанные обязательные условия трудового договора исправляйте письменно.

Уведомите работника об ошибке. Сообщите сотруднику, что в его трудовом договоре нашли опечатку или ошибку.

Закон не требует в этом случае готовить какой-либо документ-основание для изменений, но лучше проинформировать работника письменно, например уведомлением. В нем аргументируйте, почему ошибка является технической (образец ниже).

Так работник поймет, что его не пытаются обмануть. Вручите ему уведомление под подпись и попросите отразить, согласен ли работник заключить дополнительное соглашение.

Скачать и распечатать образец

Если в компании непосредственный руководитель участвует в кадровых вопросах, попросите его вручить сотруднику уведомление об ошибке в трудовом договоре. Если это физически невозможно, руководитель может дополнительно поставить свою подпись на уведомлении. В этом случае работник лояльнее отнесется к просьбе подписать письменное соглашение.

После того как вы исправите ошибку в трудовом договоре, скорректируйте другие документы, в которых есть аналогичная неточность (приказ о приеме или переводе, личная карточка работника и др.).

Заключите с работником дополнительное соглашение к трудовому договору. После уведомления подпишите с сотрудником письменное соглашение к трудовому договору
(ст. 72 ТК РФ).

Это основной документ, который сведет к минимуму спорные вопросы с сотрудником и инспекциями. По форме дополнительное соглашение будет аналогично другим соглашениям к трудовому договору (образец ниже).

Обязательно включите в текст документа срок, с которого действует пункт, в котором вы устранили ошибку.

Скачать и распечатать образец

Подготовьте другие доказательства, если работник откажется исправлять ошибку

Сложно представить, что работник откажется исправлять ошибку, если ему указали зарплату меньше обещанного. Но когда зарплата завышена, сотрудник может не пойти навстречу. Поэтому заручитесь другими документами на случай конфликта с работником, чтобы доказать фактический размер оклада.

Получите от работника письменный отказ заключить дополнительное соглашение.

В уведомлении о технической ошибке в трудовом договоре попросите работника написать, что он отказывается заключать дополнительное соглашение.

Если сотрудник не захочет делать такую отметку, составьте при свидетелях акт об отказе ознакомиться с уведомлением и подписывать письменное соглашение к трудовому договору.

Опишите отказ работника в служебной записке и получите от руководителя письменное распоряжение. Составьте служебную записку на имя генерального директора, что работник отказался исправить дополнительным соглашением ошибку в трудовом договоре.

В записке поясните, почему вы считаете это ошибкой, какие есть доказательства, приложите копию уведомления работнику и акт об отказе с ним ознакомиться. Издайте приказ за подписью генерального директора, чтобы подтвердить неточность в договоре и указать фактические условия труда сотрудника.

1. Если выявили ошибку в трудовом договоре, не пытайтесь без ведома сотрудника поменять лист или исправить неточность ручкой. Суд и ГИТ не признают такие исправления надлежащими.

2. Заключайте с работником письменное соглашение к трудовому договору, если обнаружили описки в документе. Предварительно направьте сотруднику уведомление о том, что нашли ошибку.

3. Если работник отказывается исправить ошибку письменным соглашением, подготовьте другие документы: акт об отказе исправить ошибку, служебную записку на имя руководителя, приказ о признании в договоре опечатки. Так вы соберете доказательства на случай спора с сотрудником.

Звезда
за правильный ответ

Неправильно

Правильно!

Как исправлять техническую ошибку, которую допустили в трудовом договоре:

написать на полях, что это ошибка, поставить подпись и печать;

замазать белым штрихом-корректором и поверх написать чернилами;

уведомить работника и подписать с ним дополнительное соглашение.

Источник: https://e.kdelo.ru/554092

Защита договора

Дата написания: 2014-01-28

Договор, как и любая более-менее важная информация, требует к себе бережного отношения не только в правовом смысле, но также и в плане организации определенных специфических процедур.

Я имею ввиду принятие соответствующих мер по защите договора. В эпоху цифровых технологий защита информации становится одной из первостепенных задач любого важного проекта.

Как однажды сказал Натан Ротшильд — «Кто владеет информацией, тот владеет миром»…

Но в чем заключается эта защита? От чего?

Лексическое значение слова «защита» означает совокупность мероприятий направленных на сохранение чего-либо от негативных внутренних и внешних воздействий. Применительно к договору круг мероприятий, направленных на защиту договора, условно можно поделить на две группы:

• Внутренняя защита
• Внешняя защита

Внутренней защитой договора являются способы и методы, применяемые непосредственно в самом тексте договора (или то что его заменяет). Внешняя защита — та защита, которая осуществляется за пределами текста. Поясню что я имею ввиду.

Как вы конечно понимаете, защита договора невозможна без детального анализа. При любых договорных отношениях, там где есть выгода, всегда тенью следуют риски. Не бывает абсолютно безрисковых сделок. Это очень важно понять. Ведь смысл всех мероприятий и способов по защите договора сводиться к тому, чтобы снизить риски до приемлемого уровня.

Выбор в пользу того или иного метода зависит от конкретной ситуации и от степени риска, который стороны считают для себя допустимым. Классически считается, чем выше выгода (прибыль) от сделки, тем выше риски и наоборот.

Наша задача в данном случае снизить риски оставив по возможности выгоду (прибыль) на том же уровне. Используя различные методы и приемы это вполне возможно. Сегодня существует большое количество способов реализации более менее надежной защиты.

Но какой из способов в той или иной ситуации целесообразней выбрать.

Уровень и перечень допустимых рисков — вот главные критерии оптимального выбора способа защиты договора. О каких же рисках идет речь.

Если сгруппировать наиболее распространенные риски, сопутствующие договорным отношениям, то получим следующие пять основных типов рисков (напомню речь идет в большей степени не о правовой стороне вопроса, а об организационной):

1. Риск признания договора незаключенным
2. Риск неисполнения (ненадлежащего исполнения) договора
3. Риск разглашение конфиденциальной информации
4. Риск подмены документа
5. Налоговые риски

Риски признания договора незаключенным, неисполнения договора, разглашения конфиденциальной информации

Первое с чего необходимо начинать в деловых переговорах (в том числе договорных) — это проверка полномочий лиц, заключающих сделку. Риск признания договора незаключенным вполне реален.

Даже сегодня, когда с сентября 2013 года главы ГК РФ о «Сделках» и «Представительстве» действуют в новой редакций, риск признания договора незаключенным никуда не исчез. Да, он стал менее вероятен, но полностью его исключать нельзя.

И судебная практика тому подтверждение.

В связи с этим, воспользуемся старым, добрым правилом, испытанным временем еще нашими прадедами: при заключении сделки, проверяем полномочия лица, с которым имеем дело. Не бойтесь показаться смешным или нелепым, это того стоит. Конечно же, все должно быть уместно и своевременно.

Что такое полномочия и как их проверить я писал в одной из прошлых статей, посвященных тематике заключения сделки.

Риск неисполнения (ненадлежащего исполнения) договора и риск разглашения конфиденциальной информации возможно снизить способами и методами, относящимися преимущественно к внутренним способам защиты, т.е. это работа с текстом договора.

Здесь основной упор делается на проработку грамотного составления таких разделов договора как «обязательства сторон» и «ответственность» за их нарушение. В помощь этому кропотливому занятию существует такой правовой инструмент, пришедший к нам из англо-саксонского права, как «заявления и гарантии».

О том что такое «заявления и гарантии» и как они применяются в договорах также можно ознакомиться в одной из моих статей.

Риск подмены документа

Риски подмены документов не так часто встречаются, как вышеуказанные риски, но в то же время остаются актуальными на сегодня. И знать о них, а также как с ними работать все-таки необходимо.

Для предотвращения подмены документов существует большое количество способов. Вот наиболее распространенные из них:

• Проставление подписей на каждом листе договора
• Прошивка договора с проставлением подписи, уполномоченного лица и печати на сшивке
• Распечатка договора на специальной бумаге (фирменные бланки, проставление логотипов в углу каждого листа, водяные знаки и т.д.)
• Использование специальных средств
• Использование специальных печатей на договоре (трудно подделываемых)
• Нотариальное заверение договора

Проставление подписи, уполномоченного лица на каждом листе договора довольна распространенная практика. Существует две разновидности этой процедуры: парафирование и визирование.

Парафирование представляет собой форму согласия сторон с текстом документа, выработанным (согласованным) в результате переговоров, путем проставления уполномоченными представителями сторон своих подписей на каждой странице. В отличие от парафирования, где подписи проставляются каждой из сторон, визирование может быть и односторонним (кем то из контрагентов).

И визирование и парафирование является самым простейшим, но относительно эффективным способом защиты договора от подмены. В некоторых организациях существуют даже специальные лица (юристы, главные бухгалтеры, начальники отдела службы безопасности и т.д.), уполномоченные на осуществление данной процедуры. Это и понятно.

Прошивание договора является также довольно распространенным способом защиты договора от подмены листов. Вариантов прошивки существует несколько.

Рекомендую использовать классический способ «на три дырки» по центру с левой стороны или вариант прошивки, используемый большинством нотариусов.

Иногда вместо прошивки договор скрепляют специальными заклепками, в гражданско-правовых договорах это допустимо, но на мой взгляд, все-таки лучше использовать обычную прошивку.

Количество листов на обратной стороне сшивания как правило указывается не только в цифрах, но и прописью. Заверяется сшивание подписью уполномоченных лиц с приложением печати или без таковой (обычно это те же лица, что и подписывали договор; однако, как и в случае визирования, это могут быть другие лица, надлежащим образом уполномоченные на это).

Использование для договора специальной бумаги является более экзотическим способом защиты, но от этого не менее эффективным.

При грамотном его применении данный способ может давать очень высокую степень защиты от подмены документов. Однако этот способ (в некоторых случаях) несет дополнительные затраты.

Но если риски велики и затраты не столь обременительны, то тогда дерзайте. В любом случае все способы хороши в их комбинировании друг с другом.

Использование специальных средств и специальных печатей довольно редко применяемые способы защиты. Они относительно недавно появились и только сейчас стали набирать популярность. Связаны эти способы с развитием технологий.

Здесь может быть использовано практически что угодно, что способствует приданию уникальности документа. Например использование (наклеивание) специальной голограммы на договор, проставление на листах уникального штрих-кода и т.д.

Наиболее интересным на мой взгляд является применение специальной печати организации, изготовленной по современным технологиям. Таких технологий несколько. Одним из распространенных вариантов является использование скрытого изображения. Это гарантирует довольно высокую степень защиты от подделки.

Таким образом, имея при себе шаблон, всегда можно определить подлинность проставленного оттиска. Обратите внимание, внешний вид такой печати не имеет никаких определенных признаков, говорящих о наличии в ней скрытого изображения.

Поддельная печать, изготовленная по этому оттиску, конечно же, не будет иметь такого скрытого изображения. Другой технологией является использование так называемых «химических веток». Имеется в виду, что для постановки оттиска печати используются специальные подушки, оставляющие «уникальный» след.

Этот след невозможно увидеть без инфракрасной или ультрафиолетовой лампы. Такая печать также визуально ничем не будет отличаться. И это существенно затрудняет мошенникам подмену документов.

Нотариальное заверение сделки хоть и не является для большинства видов договоров обязательным, тем не менее в некоторых случаях является незаменимым средством от мошенников.

Этот способ защиты позволяет снизить не только риски подмены документов, но также практически сводит на нет риск признания договора впоследствии незаключенным. Несмотря на его затратность и инертность рекомендую при особо важных сделках не сбрасывать этот способ защиты со счетов.

Хороший нотариус при необходимости проконсультирует и по другим возможным, сопутствующим сделке вопросам.

Налоговые риски

На первый взгляд налоговые риски стоят несколько особняком от всех остальных . Но это не совсем так. Защита договора без учета налоговых рисков будет неполной, однобокой.

Налоги всегда являются следствием той или иной сделки. Почти любая реальная сделка несет в себе вполне определенную финансовую подоплеку.

Налоговая составляющая в рамках настоящей темы проявляется как минимум в двух направлениях.

• Оптимизация налогов посредством договоров
• Проявление должной осмотрительности при заключении сделки

Снижение налоговых рисков осуществляется в большинстве случаев именно в этих двух направлениях.

Оптимизация налогов посредством договора является одним из основных инструментов грамотной оптимизации налогообложения. Здесь учитываются все аспекты, непосредственно влияющие на «налоговую» квалификацию сделки.

Ведь в ряде случаев от вида и самого содержания договора зависит тот или иной режим налогообложения. По хорошему, при планировании сделки необходимо выполнить ряд определенных действий, направленных на предотвращение возможных неблагоприятных финансовых последствий.

Как правило это сводится к анализу следующих аспектов договорных отношений:

1. Анализ сторон договора
2. Анализ предмета договора
3. Анализ вида деятельности
4. Анализ даты совершения определенных юридических действий, исполнение которых предусмотрено договором
5. Анализ порядка определения и формирования цены договора
6. Применяемые меры ответственности сторон по договору
7. Иные специальные положения и действия, которые стороны договора обязаны исполнить

Проявление должной осмотрительности является важной составляющей при заключении договоров. Здесь необходимо провести определенные действия в отношении контрагента, как правило сводящиеся к проверке его благонадежности и добросовестности. И хотя согласно ст. 10 Гражданского кодекса РФ.

Добросовестность участников гражданских правоотношений и разумность их действий предполагаются.

Вместе с тем в налоговой сфере требования контролирующих органов относительно проявления должной осмотрительности во многих регионах все еще актуально. Объясняют налоговики это тем, что ст.

10 ГК РФ касается гражданских, а не налоговых отношений. Не буду сейчас обсуждать это спорное утверждение.

Подведем итоги.

Защита договора представляет собой совокупность мероприятий направленных на сохранение договорных отношений от негативных «внутренних» и «внешних воздействий». Эти мероприятия (специальные юридические способы и методы) всегда имеют своей целью снижение определенных рисков.

Существует пять наиболее распространенных рисков, сопутствующих договорным отношениям

1. Риск признания договора незаключенным
2. Риск неисполнения (ненадлежащего исполнения) договора
3. Риск разглашение конфиденциальной информации
4. Риск подмены документа
5. Налоговые риски

Наиболее оптимальным вариантом защиты является комбинирование различных методов и приемов, направленных одновременно на снижение всех основных рисков, сопутствующих договорным отношениям.

Резюме…

Источник: http://vnedogovora.com/view_post.php?id=24