Компанию ждет проверка инспекции труда. О чем нужно знать юристу

Что проверяет трудовая инспекция в 2019 году и какие штрафы

На официальном сайте Роструда, ежегодно публикуется перечень плановых проверок по субъектам Российской Федерации. Открытость информации позволяет руководству подготовить необходимую документацию для более комфортного проведения процедуры.

Чтобы минимизировать нежелательные последствия, работодателям важно знать, что проверяет трудовая инспекция в 2019 году и какие штрафы возможны за выявленные нарушения.

Информация об этом будет актуальна не только после фиксации правонарушений, но и в целях их недопущения.

Основная задача инспекции – оценить точность и своевременность исполнения работодателем требований трудового законодательства.  в связи с этим внимание инспекторов будет касаться прежде всего рабочих и профильных документов так или иначе, касающихся соблюдения интересов сотрудников:

• трудовых договоров (коллективных и индивидуальных), личных карточек персонала;
• наличия, оформления и порядка учета трудовых книжек;
• журнала рабочего графика и табеля учета отработанного времени;
• документов о больничных листах и медосмотрах;
• сведений об отпусках (графиков предоставления, заявлений персонала);
• положений об оплате труда и стимулирующих выплатах;
• бухгалтерских ведомостей о выплатах;
• документов об оформлении на работу льготников и иностранцев;
• устава, правил внутреннего распорядка, действующих должностных инструкций, штатного расписания, положений о зарплате, премировании и пр.;
• документов об организации охраны труда (журналов вводного инструктажа, инструкций по охране труда, учете выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ), справок о медосмотрах);
• документов, подтверждающих ознакомление персонала с указанной выше информацией.

На заметку! Точный перечень необходимых документов будет зависеть от цели посещения. Проверяемый обязан предоставлять их по первому требованию, поскольку отказ будет считаться нарушением законодательных норм.

Круг полномочий инспекторов

Полный перечень полномочий трудовых инспекторов обозначен Постановлением Правительства № 875 от 1.09.2012. Основными среди них являются:

• Проведение проверки (при наличии удостоверения и приказа) в любое время суток.
• Получение необходимых документов и сведений для проверки непосредственно от работодателя, федеральных и местных органов власти.
• Требование для исследований образцов материалов, сырья и других веществ, с которыми работает компания.
• Расследование несчастных случаев, связанных с нарушением норм охраны труда.
• Оформление предписаний об устранении нарушений или отстранении от работы отдельных лиц, обязательных к исполнению работодателем.
• Обращение в суд с требованием о прекращении деятельности компании и дальнейшее участие в судебном процессе в качестве эксперта.

Важно! Инспектор не имеет права изъять оригиналы любых документов или требовать предоставления сведений и образцов, не касающихся объекта проверки. Независимо от оснований, проверка не проводится без присутствия руководства проверяемого объекта.

Распространенные нарушения

На основании результатов предыдущих лет, можно сформировать перечень того, что проверяет трудовая инспекция в 2019 году, какие при этом выявляются недостатки и за что можно получить штрафы. Среди наиболее частых случаев нарушения, связанные с:

• Оформлением трудовых договоров: отсутствие официального трудоустройства, недостатки в составлении (отсутствие подписи работника, информации о ставке оплаты труда).
• Ведением трудовых книжек. Они заводятся на каждого сотрудника, работающего более пяти дней, хранятся у работодателя. для каждой записи обязательно наличие соответствующего приказа работодателя, под которым должна стоять подпись работника.
• Выплатами заработной платы: установление на уровне ниже МРОТ, указание не в национальной валюте, систематические задержки, выдача реже 1 раза в 15 дней при отсутствии письменного согласия персонала на такой график.
• Отсутствием необходимых локальных документов: Положений о внутреннем распорядке, Акта об обработке персональных данных работников, письменных согласий сотрудников о внутреннем переводе, о работе в праздники, выходные и пр.
• Соблюдением законов в отношении льготных категорий (несовершеннолетних, беременных женщин, инвалидов) и иностранцев (обязательное наличие приказов, регулирующих их работу).
• Нормами охраны труда (особенно при проверках по несчастным случаям): проведение своевременной спецоценки условий труда, инструктажей по охране труда и технике безопасности, их выполнение в процессе работы, необходимость спецодежды и СИЗ в зависимости от сферы деятельности.

Результаты и штрафы

Итоги проверки оформляются в виде акта в двух экземплярах: первый остается у проверяемого, второй – у сотрудников Трудовой инспекции. При выявлении недостатков в работе дополнительно оформляется предписание с указанием:

• даты и сути правонарушения;
• ссылок на нарушенные нормы законодательства;
• сроков на устранение недостатков.

Неисполнение предписаний в установленные сроки чревато штрафами для нарушителя. В зависимости от ситуации, взыскание проводится с самой компании (как юридического лица), руководства, отдельных должностных лиц, индивидуальных предпринимателей. при этом последние при наличии сотрудников также считаются должностным лицом, если для них не установлены отдельные меры ответственности.

На заметку! При одновременном выявлении нескольких правонарушений, взыскания накладываются по каждому из них в отдельности.

Суммы штрафов в 2019 году по основным категориям нарушений представлены в таблице:

Источник: https://2019-god.com/chto-proveryaet-trudovaya-inspekciya-v-2019-godu-i-kakie-shtrafy

Что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке

Во время плановой проверки сотрудникам трудовой инспекции требуется проверить точность и своевременность исполнения трудового законодательства работодателями. В ходе выездной проверки государственные инспекторы будут осуществлять анализ деятельности подконтрольной организации.

Для проверки законности совершаемых работодателем действий и принимаемых решений государственным служащим потребуется провести анализ документов, подготовленных для трудовой инспекции руководителем компании.
Инспекция по труду основывает свою деятельность на следующих принципах:

• уважение, соблюдение и защита гражданских прав;
• независимость и гласность проверки;
• законность и объективность решений, принимаемых по итогам изучения работодателя.

В ходе подготовки и проведения контрольных мероприятий в 2018 году должностные лица инспекции по труду нацелены на выполнение таких задач как:

• предотвращение и выявление фактов отступления от трудовых норм или правил безопасности трудовой детальности;
• информирование работодателей и работников о современных методах соблюдения действующих положений;
• сообщение уполномоченным государственным органам об обнаружении фактов совершения неправомерных деяний (действий или бездействий), злоупотребления правом или принятия решений, не соответствующих указаниям трудового законодательства.

Документы, необходимые для проведения проверки

Законодатель передает трудовым инспекторам права по:

• истребованию у работодателей и бесплатному изучению любой документации, информации или объяснений, которые требуются для наиболее полного и всестороннего изучения подконтрольного объекта;
• изъятию для анализа образцов веществ и материалов, которые обрабатываются или иным образом используются производственными работниками;
• направлению в адрес работодателя официальных запросов с просьбой предоставить конкретные документы. Получив такой письменный запрос, руководитель должен передать государственным служащим копию необходимого документа, удостоверенную печатью предприятия, а также личной подписью начальника или уполномоченного им должностного лица организации.

Трудовое законодательство не позволяет государственным инспекторам оставлять запросы на документы или изымать образцы, которые не имеют отношения к проводимой проверке. Также сотрудники трудовой инспекции не вправе совершать изъятие из организации оригинальных экземпляров любых документов.

Какие документы проверяет трудовая инспекция при плановой проверке

Для всестороннего изучения объекта уполномоченным инспекторам необходимо проанализировать:

• учредительные документы организации (устав или учредительный договор);
• документы об ИП или сведения об участниках юридического лица;
• выписку из ЕГРЮЛ;
• локальные нормативные акты, утвержденные руководством компании;
• официально действующие в организации должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, а также штатное расписание;
• содержание индивидуальных и коллективных трудовых договоров, заключенных с работниками и руководителем фирмы;
• акт о порядке обработки персональных данных работников;
• положение об организации работы по охране труда, положение о службе охраны труда;
• утвержденный руководителем график отпусков, необходимый согласно ст. 123 ТК РФ;
• положения об оплате труда (ст. 129 ТК РФ) и начислении стимулирующих выплат (ст. 135 ТК РФ);
• форму расчетного листка и график сменной работы;
• личные карточки работников, оформленные в соответствии с действующими стандартами;
• трудовые книжки и журнал движения трудовых книжек;
• журнал учета рабочего времени;
• схему управления производственно-хозяйственной деятельностью;
• журнал прохождения вводного и рабочего инструктажа, программы по проведению инструктажа на рабочем месте, инструкции по охране труда;
• приказы о порядке прохождения стажировки, приказы о допуске к самостоятельной работе;
• акты ввода в эксплуатацию зданий и сооружений, акты приемки производственных механизмов;
• личные карточки учета выдачи средств индивидуальной защиты, документы о приобретении специальной одежды и обуви;
• протоколы аттестации по охране труда, удостоверения о прохождении обучения правилам безопасности трудовой деятельности;
• документы о прохождении медицинских осмотров.

Какой период проверяет трудовая инспекция при плановой проверке

Согласно законным указаниям плановая проверка работодателя, проводимая сотрудниками трудовой инспекции, должна происходить не чаще 1 раза в течение 3-х лет.

Какие года обычно проверяет трудовая инспекция

Чаще всего проверке подвергают сведения за последние 3 года. Проверяющий истребует у представителя работодателя журнал учета проверок. Этот документ позволяет отслеживать периодичность контрольных мероприятий. В журнале органы по надзору за соблюдением трудового законодательства отмечают:

• наименование контрольного органа;
• дату начала и окончания проверки;
• задачи и предмет, правовые основания для организации контрольных мероприятий;
• перечень выявленных нарушений и выданных предписаний.

Проверка трудовой инспекцией малого предприятия

Целью проведения проверки малых предприятий является поиск нарушений трудовых прав сотрудников. При наличии соответствующих просьб проверяющий знакомит руководителя с административным регламентом проверки. Затем должностные лица проводят контрольные мероприятия и сообщают руководителю организации о результатах проверки.

Если государственный инспектор выявляет отступления от действующего закона, он:

• выдает представителю юридического лица предписание с целью устранить выявленные нарушения в конкретные сроки, а также провести мероприятия по предотвращению травматизма среди работников;
• контролирует исполнение выданных предписаний.

Комментариев нет.

Бесплатная консультация юриста по телефону: Москва и область: +7 (499) 450-83-88 Санкт-Петербург и область: +7 (812) 509-67-15 Все регионы звонок бесплатный включая мобильные: +8 (800) 222-90-76
Задать вопрос онлайн

Источник: https://trudinspection.ru/alone-article/stati5/%D1%87%D1%82%D0%BE-%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%B5%D1%80%D1%8F%D0%B5%D1%82-%D1%82%D1%80%D1%83%D0%B4%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D1%8F-%D0%B8%D0%BD%D1%81%D0%BF%D0%B5%D0%BA%D1%86%D0%B8%D1%8F-%D0%BF%D1%80%D0%B8-%D0%BF%D0%BB%D0%B0%D0%BD%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B9-%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%B5%D1%80%D0%BA%D0%B5/

Что проверяет трудовая инспекция и на каких основаниях?

Деятельность организаций, функционирующих на территории России, должна соответствовать требованиям Трудового кодекса. Они включают в себя соблюдение прав сотрудников, правильную организацию мест для работы, а также приемлемые условия труда.

Недобросовестные руководители должны понести ответственность. Для этого необходимо обнаружить нарушения в деятельности организации, что проверяет трудовая инспекция.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

В 2004 году было принято Постановление Правительства №324. Согласно этому положению, органом, контролирующим трудовые отношения в Российских организациях, была назначена Трудовая инспекция. Это многоуровневая система, во главе которой стоит орган федерального значения.

Остальные подразделения Роструда расположены в субъектах страны. Лицо, которое руководит федеральным отделением организации, занимает должность государственного инспектора труда. Его деятельность регулируется 353 статьей ТК РФ.

Чем занимается трудовая инспекция и на основании чего, прописано в законах:

• ст. №353 ТК РФ (1 часть);
• ФЗ №58;
• ФЗ №294;
• ФЗ №59;
• Приказ Роструда №211.

Если сотрудник организации, при нарушении своих прав, обратился к своему работодателю, а тот отказался принимать меры, то работник вправе написать обращение в Инспекцию по трудовым спорам. На основании этого обращения, инспекция проведет проверку данной организации.

Кроме того, инспекция обязательно нагрянет на предприятие, где произошел несчастный случай. Она проведет собственное расследование для выявления причин ЧП.

Законность проводимых проверок подтверждается документом, в котором указывается, с какой целью она проводится, предполагаемая дата ее окончания, а также, личные данные представителя инспекции по охране труда, который непосредственно проводит проверку.

Проверять инспекция имеет право любую организацию: ИП, ООО, госучреждение.

Территориальное расположение

В связи с тем, что деятельность инспекции осуществляется на региональном уровне, ее подразделения могут быть расположены в краевых или областных центрах страны, а именно, в зданиях Минтруда или Соцзащиты.

Во всяком случае, где находится ближайшее отделение трудовой инспекции, можно найти при помощи интернета.

Функции

Основные задачи инспекции по труду и занятости установлены Постановлением Правительства №324:

1. Следить за тем, чтобы руководители организаций не нарушали права подчиненных. Для этого проводятся проверки.
2. Расследования по причине чрезвычайных происшествий на предприятиях проводятся под контролем данной структуры.
3. Доводить до сведения сотрудников организаций изменения, произошедшие в соответствующих законах.
4. Признание за работниками права получения компенсаций в связи с вредными условиями работы.
5. Урегулирование спорных ситуаций, возникших среди сотрудников организаций.
6. Временно останавливать деятельность организаций при выявлении серьезных нарушений.
7. Назначать штрафные санкции нарушителям трудового законодательства на руководящих постах.
8. Выявив серьезные нарушения, сотрудники Роструда могут сообщить эту информацию в прокуратуру или в суд.

В законах прописано, какие вопросы решает трудовая инспекция. Например:

Проверки по плану и внеплановые

Плановая проверка организации проводится каждые три года (№294-ФЗ). Причем, относительно каждой компании составляется план проверок. Он является общедоступным, и руководство предприятия может с ним ознакомиться на сайте Роструда.

Перед тем, как намеченный план приобретет законную силу, с ним должны ознакомиться представители прокуратуры. Максимальный срок, за который необходимо окончить проверку, равен 20 дням. Исключение составляют филиалы, проверка в которых может продолжаться до двух месяцев.

Если от сотрудника какой-либо фирмы поступила жалоба, инспекция не имеет права бездействовать и должна принять меры в десятидневный срок, проведя внеплановую проверку. Причем, проверяющее лицо не должно сообщать руководству организации имя человека, обратившегося с жалобой, если тот пожелал сохранить его в тайне (ст. 358 ТК РФ).

Здесь можно подробнее узнать о том, как проводятся внеплановые проверки.

Основания

Основания для внеплановых проверок закреплены статьей 360 ТК РФ:

• По жалобе работника о несоблюдении его трудовых прав;
• Инспекция может нагрянуть повторно. Это происходит, если в ходе предыдущей проверки, были выявлены серьезные нарушения;
• Если до инспекции дошли сведения о том, что существует угроза жизни и здоровью граждан, которые там работают;
• При поступлении запроса на проверку условий трудовой деятельности от сотрудника компании;
• На основании поручения прокурора, Правительства или Президента страны.

ФЗ №294 дает основания для проверок по плану. Они проводятся спустя три года после:

1. Государственной регистрации фирмы;
2. Проведения последней проверки;
3. Подачи предпринимателем информации о том, что он начал осуществлять свою деятельность.

Процедура

Обычно эта процедура внушает работодателям страх. На деле достаточно лишь понимать, что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке, что делает на предприятии, и заранее подготовиться к визиту. Готовый пакет документов к проверке значительно ускорит процесс.

Руководители компании, в которой запланирована проверка, должны быть об этом предупреждены максимум за сутки до фактического ее начала. Эта обязанность возлагается на уполномоченное лицо Роструда.

1. Прибыв на место проведения проверки, инспектор должен показать свое удостоверение и документ, подтверждающий законность проводимых действий. Чтобы окончательно развеять сомнения, относительно правомерности данного мероприятия, представитель компании может позвонить в инспекцию.
2. После того, как эти вопросы будут решены, начало проверки должно быть отмечено в специальном журнале.
3. Помимо обязательной проверки документации, ревизор имеет право провести осмотр самого предприятия и всех его помещений. Для оценки деятельности компании, любому из ее сотрудников могут быть заданы определенные вопросы.
4. Если имеются недостающие сведения, проверяющий может запросить их у должностного лица. Следует понимать, что проверка не обязательно имеет комплексный характер. Исследование может проводиться в отношении какой-то одной проблемы. В этом случае инспектор не может касаться других сторон деятельности организации.

Руководителю необходимо знать, какие документы проверяет трудовая инспекция при проверке.

Сотрудник инспекции, согласно закону, имеет право потребовать любой документ, который касается деятельности компании.

Перечень проверяемых документов:

• В первую очередь, внимание уделяется трудовым договорам с сотрудниками. Правила по их оформлению закреплены в статье 57 ТК РФ.
• Проверке подвергнутся трудовые книжки, а также ведение по ним учета.
• Документы о материальной ответственности. Список материально ответственных лиц закреплен постановлением Министерства труда №85.
• Бумаги, которые касаются выплаты сотрудникам заработной платы.
• Табели, по которым ведется учет времени работы сотрудников.
• График, по которому сотрудники уходят в отпуск.
• Устав организации.
• Расписание работы.
• Свидетельство, подтверждающее государственную регистрацию.
• Если проверка вызвана ЧП на производстве, не останутся без внимания документы с информацией об обеспечении работникам безопасных условий труда.
• Документы, относящиеся к социально уязвимым категориям сотрудников – инвалидам, беременным и несовершеннолетним.

При выявлении нарушений подобного рода, работодателя ждет серьезная ответственность.

Посмотрите видео о том, что проверяет инспекция в первую очередь:

Полномочия инспекторов

• Следить за тем, чтобы работодатели не переступали закон в отношении своих подчиненных;
• Проводить проверки и составлять по их результатам акты;
• Составлять предписания для работодателя, в которых указаны конкретные сроки, за которые нарушения должны быть исправлены;
• Отстранять от занимаемой должности работников, не обладающих необходимыми знаниями и навыками, касаемо техники безопасности;
• Фиксировать факт административных правонарушений, путем составления протокола, и привлекать к ответственности виновных лиц;
• Выявлять причину произошедших несчастных случаев, путем проведения расследования;
• При необходимости, передавать сведения и документы в прокуратуру или в суд;
• Инициировать закрытие предприятия, при наличии определенных оснований.

Составление акта

После того, как проверка считается законченной, должен быть составлен акт с ее итогами (4 статья ФЗ №294). Там обязательно должны быть указаны личные данные проверяющих, дата проверки, на каких основаниях она проводилась, а так же ее итоги.

Документ составляется в двух экземплярах, один из которых должен быть передан на руки руководителю организации, под личную подпись. Подписав документ, глава компании не лишается права на оспаривание результатов проверки.

Также на имя работодателя составляется предписание с требованиями по устранению трудовых нарушений. Помимо этого, могут быть назначены штрафные санкции.

Обнаружение несоответствий в деятельности организации дает право инспектору завести административное дело, которое послужит основанием для назначения наказания.

Обжалование результатов

Если работодатель считает нужным оспорить результаты проверки, он может это сделать, обратившись в вышестоящую инстанцию. Не обязательно решение комиссии будет оспорено. В этом случае его обжалование становится возможным только в суде.

В ходе судебного разбирательства будут рассмотрены основания для проведения проверки, ее законность. И, если инспекция действовала в разрез с законом, ее вердикт относительно данной фирмы может быть признан незаконным.

Оспаривание может быть произведено лишь в течение 15 дней после подписания акта проведенной проверки.

Штрафные санкции

На основании протокола с обнаруженными нарушениями выносится решение о том, какое наказание должен понести недобросовестный работодатель. Чаще всего, его обязывают к выплате штрафа. Но это совсем не значит, что, если заплачен штраф, то не нужно устранять недостатки, которые выявила комиссия.

Если вдруг нарушений окажется несколько, руководство компании будет оштрафовано по каждому пункту.

В зависимости от степени серьезности нарушения, размеры штрафов отличаются, их размер может достигать 500 тысяч рублей. Например, согласно статье №143 УК, если по причине недолжного обеспечения безопасности работников, кто-то из них пострадал, работодатель должен будет выплатить 200 тыс. руб.

Нарушение прав беременной женщины или матери маленького ребенка, в частности, ее увольнение, наказывается штрафом в 200 тыс. руб. (ст. 145 УК РФ).

Необоснованный отказ в приеме на работу или необоснованное увольнение женщины по мотивам ее беременности, а равно необоснованный отказ в приеме на работу или необоснованное увольнение с работы женщины, имеющей детей в возрасте до трех лет, по этим мотивам – наказываются штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев либо обязательными работами на срок до трехсот шестидесяти часов.

Если работодатель не исправил нарушения в деятельности компании, и повторная проверка это подтвердила, штраф для юридического лица будет варьироваться от 300.000 до 500.000 рублей.

Чтобы не гадать, за что вашу организацию может оштрафовать инспекция, содержите документы в порядке и не нарушайте прав работников.

Источник: https://bizakon.ru/yuridicheskie-lica/spory/chto-proveryaet-trudovaya-inspektsiya.html

Вам стоит это знать

Сразу отметим, что нигде не определен список документов, запрашиваемых при проверке трудовой инспекции.  В ходе проверки трудовой инспектор может запросить любой документ, подтверждающий (или не подтверждающий) соблюдения работодателем  трудового законодательства.

Поэтому можно сказать, что все обязательные трудовые документы должны иметься у работодателя, и эти документы должны быть оформлены надлежащим образом.

Договоры

В организации должны иметься следующие договоры:

1. Трудовые договоры. Все трудовые договоры должны содержать обязательные условия, установленные статьей 57 Трудового кодекса.

2. Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности и договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности.

Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, утверждены постановлением Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. № 85.

3. Ученические договоры. Эти договоры должны быть в организации, при оформлении ученичества.

Обязательные локальные акты организации

В каждой организации в обязательном порядке должны быть:

1. правила внутреннего трудового распорядка;

2. положение об оплате труда и премировании. Это положение обязательно только в том случае, если система оплаты труда не отражена в коллективном договоре или в другом локальном акте организации, например, в правилах внутреннего распорядка (ст. 135 ТК РФ).

3. положение о персональных данных работников (ст. 88 ТК РФ);

При наличии определенных условий, в организации должны быть следующие локальные акты:

1. локальный нормативный акт, в котором указываются должности работников с ненормированным рабочим днем.

Этот документ обязателен в случае наличия в организации работников, которым установлен ненормированный рабочий день, при условии, что данные сведения не отражены в коллективном договоре или другом локальном акте, например, в правилах внутреннего распорядка (ст. 101 ТК РФ).

2.график сменности.

Наличие данного документа необходимо в случаях, когда работа в организации осуществляется посменно. График сменности может быть оформлен как приложение к трудовому договору (ст. 103 ТК РФ);

3. локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части.

Этот документ обязателен в тех организациях, где рабочий день может быть разделен на части (ст. 105 ТК РФ);

4. локальный нормативный акт, предусматривающий порядок и условия прохождения работниками профессиональной подготовки или переподготовки.

Документ должен быть в организации только в том случае, если работодатель принимает решение о необходимости направления работников на обучение, переобучение или повышение квалификации (ч. третья ст. 196 ТК РФ). Вместо утверждения ЛНА, условия об обучении могут быть включены в коллективный договор или, например, в правила внутреннего трудового распорядка.

5. локальный нормативный акт, устанавливающий порядок применения вахтового метода (ч. четвертая ст. 297 ТК РФ). Условие об установлении порядка применения вахтового метода не обязательно оформлять отдельным локальным актом, это условие может быть включено в коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка.

Документы по охране труда

На всех работодателей возлагаются обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда (ст. 212 ТК РФ).

У работодателей должны иметься:

1. Инструкции по охране труда

Инструкции по охране труда относятся к обязательным локальным актам организации. Минтруда России издало Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда (утверждены 13 мая 2004 г.). Работники должны быть ознакомлены с инструкциями по охране труда под роспись. Для этого следует завести журнал ознакомления работников с инструкциями по охране труда.

2. Документы, подтверждающие прохождение инструктажа и обучения  по охране труда.

Для всех принимаемых на работу лиц, а также для работников, переводимых на другую работу, работодатель (или уполномоченное им лицо) обязан проводить инструктаж по охране труда (п. 2.1.1 Порядка). Помимо первичного инструктажа, работодатель обязан проводить повторный и в установленных случаях внеплановый инструктаж.

Проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего, а также даты проведения инструктажа (п. 2.1.3 Порядка).

Отметим, что по общему правилу инструктаж должны проходить все работники. Однако, очевидно, что фактически в таком инструктаже нуждаются только сотрудники рабочих профессий.

Поэтому работники, не связанные с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов, могут освобождаться от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте.

При этом перечень профессий и должностей сотрудников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, утверждается работодателем (п. 2.1.4 Порядка). Эти же работники освобождаются и от прохождения повторного инструктажа. Поэтому у работодателя в обязательном порядке должны иметься журналы проведения инструктажей.

Итак, документы, подтверждающие проведение вводного инструктажа:

• протокол заседания комиссии по проверке знаний по безопасности труда;
• личная карточка прохождения обучения;
• журнал вводного инструктажа;
• журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;
• перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте.

Формы, подтверждающие прохождение вводного инструктажа, содержит ГОСТ 12.0.004-90. «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения». Все эти формы являются рекомендованными.

Приказы (распоряжения) работодателя

Приказ –  это распорядительный документ, издаваемый и подписываемый руководителем организации. Трудовое законодательство устанавливает обязательность издания приказов, при этом перечня возможных приказов не существует. Поэтому, организация обязана хранить все «трудовые» приказы.

Приказы по личному составу должны храниться в организации в течение 75 лет (ст. 19 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Документы, связанные с выплатой зарплаты

Работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника при выплате заработной платы (ч. первая ст. 136 ТК РФ). Трудовые инспекторы обязательно проверят, утверждена ли в организации форма расчетного листка. Поэтому в  компании должен иметься приказ об утверждении расчетного листка.

Помимо этого трудовые инспекторы обращают внимание, указаны ли дни выплаты заработной платы:

• в трудовом договоре с работником;
• в правилах внутреннего трудового распорядка;
• в коллективном договоре (при его наличии).

«Отпускные» документы

В организации должен быть утвержден график отпусков. График утверждается не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. первая ст.123 ТК РФ).

Помимо графика отпусков трудовые инспекторы проверят, извещаются ли работники о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Поэтому в организации должен иметься либо специальный журнал извещения работников о начале отпуска, либо копии извещений, на которых должны стоять подписи работников и даты.

Документы по личному составу

В организации должны быть следующие документы:

1. Трудовые книжки. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, для которого эта работа является основной.

2. Личные карточки работников. Личные карточки можно вести по унифицированной форме № Т-2.

Документы по учету рабочего времени и штата

В организации должны иметься:

1. Табель учета рабочего времени. Обязанность работодателя по ведению учета рабочего времени закреплена статьей 91 Трудового кодекса РФ. Табель учета рабочего времени можно  вести с использованием унифицированной формы № Т-12.

2. Штатное расписание. Из Трудового кодекса прямо не следует, что штатное расписание – обязательный документ для всех работодателей.

Поэтому если трудовая функция сотрудников определяется через конкретный вид поручаемой работы (например, «работник принимается для уборки территории» и т. д.), формально можно не утверждать штатное расписание.

Между тем, в большинстве случаев, обойтись без штатного расписания невозможно.  Работодатель составляет штатное расписание, исходя из норм статей 15, 57 Трудового кодекса.

Извещения и уведомления

Трудовое законодательство обязывает работодателя уведомлять работников о наступлении определенных событий, поэтому у работодателя должны иметься:

• уведомления о начале отпуска;
• уведомления о сокращении численности или штата работников;
• уведомления о прекращении срочного трудового договора;
• другие уведомления.

Заявления и справки, полученные от работников

В организации должны храниться заявления работников:

• о предоставлении или переносе отпусков;
• о предоставлении отпусков по беременности и родам и отпусков по уходу за ребенком;
• о расторжении трудового договора по инициативе работника;
• другие заявление.

Справки., полученные от работников:

• о подтверждении беременности;
• о наличии (отсутствии) судимости;
• другие справки.

Журналы и книги учета

Организации должны вести следующие журналы и книги:

1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.  № 69).

2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (форма утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

3. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (форма утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 № 739н).

4. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (форма утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

5. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве (форма утверждена постановлением Минтруда России от 24 октября 2002 № 73).

6. Журнал проведения вводного инструктажа (форма рекомендована ГОСТ 12.0.004-90. «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения»).

Помимо этого в организации должен иметься Журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Отметим, что факт ознакомления с локальными актами можно подтверждать иначе, например, сделать листки ознакомления к локальным нормативным актам.

Итак, здесь мы привели обширный, но не полный список документов, которые может потребовать трудовой инспектор в ходе проверки.

Если вы не уверены, что можете правильно оценить наличие и корректность оформления документов, предлагаем вам воспользоваться помощью наших специаистов и заказать услугу «кадровый аудит».

(по данным журнала «Кадровое дело»)

Источник: http://hrlogistic.ru/vam-stoit-eto-znat/article_post/chto-proveryayet-trudovaya-inspektsiya