+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как быстро ввести нового сотрудника в работу юридического отдела?

Содержание

Как быстро ввести в курс дела нового сотрудника финансовой службы

Как быстро ввести нового сотрудника в работу юридического отдела?

Чтобы помочь новому сотруднику финансовой службы быстрее адаптироваться в компании и добиться от него положительных результатов, в первые дни сделайте следующее:

Что важно рассказать о компании новому сотруднику финансовой службы

Выполнять обязанности всегда приятнее, если знаешь, какой вклад вносишь в компанию, как соотносятся твои задачи с целями компании. В первый рабочий день расскажите новому сотруднику финансовой службы о компании и его будущей роли в ней.

К примеру, остановитесь подробнее на том, какое место предприятие занимает на рынке сейчас, к чему оно стремится, каковы стратегические цели и планы на три–пять лет.

Опишите ключевые бизнес-процессы и отметьте, какую роль отводите новому сотруднику в достижении целей компании.

Познакомить новичка с компанией помогут рекламные материалы, каталоги выпускаемой продукции, презентации для внешних пользователей – инвестиционный меморандум, бизнес-план для банка.

Предварительно определитесь, всю ли информацию раскрывать сотруднику на время испытательного срока.

Если знаете, что на продолжительную беседу с новым подчиненным времени не хватит, попросите его заранее подготовить вопросы и ограничьтесь только ответами на них.

Помочь новому сотруднику понять специфику бизнеса, организацию производства позволит экскурсия по цехам и складам в сопровождении инженера, начальника производства, технолога.

Такое ознакомительное мероприятие не должно занимать больше часа, чтобы не перегружать новичка информацией.

Если основные активы находятся удаленно, а командировка нового сотрудника в ближайшее время не предусмотрена, встречу с главным инженером, технологом можно провести по Skype.

Удостоверьтесь, что для нового сотрудника подготовили рабочее место, дали доступ к учетной системе и другим необходимым программам, документам и отчетам. Так новичок сразу сможет приступить к работе. Не тратьте время и не рассказывайте ему о корпоративной культуре и графике работы. Этой информацией поделятся специалисты отдела персонала.

Посмотрите фрагмент семинара «Финансовая служба компании: как работать с новыми сотрудниками». Лектор Яна Миллер, финансовый директор компании AIRTRANSS, расскажет, как презентовать компанию новому подчиненному.

семинар. Финансовая служба компании: как работать с новыми сотрудниками

Как провести инструктаж нового сотрудника финансовой службы

Попросите службу персонала подготовить или актуализировать должностную инструкцию для нового сотрудника. Проверьте, чтобы документ содержал не общие размытые понятия, а конкретные задачи, с которыми специалист может ознакомиться в первый рабочий день.

Скачайте образцы должностных инструкций для сотрудников финансовой службы и поручите отделу кадров доработать их под компанию. Пропишите функциональные обязанности и задачи, выделите сферу ответственности. Перечислите локальные положения и регламенты, которые должен соблюдать сотрудник. Укажите, кому он подчиняется и с кем взаимодействует.

Образцы должностных инструкций специалистов финансовой службы

Обсудите с новым сотрудником его должностные обязанности. Формулируйте задачи как можно подробнее, чтобы человек понял, в чем они заключаются и как действовать, чтобы их выполнить.

Акцентируйте внимание на испытательном сроке – что новичок должен освоить за этот период, сколько времени затрачивать на рабочие задания. После беседы уточните, все ли понятно подчиненному, ответьте на его вопросы.

Если он не готов сразу задать их, дайте один-два дня подумать над ними. Прочитайте дополнительно, Как сформулировать новое задание для сотрудника финансовой службы.

Куратор поможет быстрее ввести подчиненного в курс дела, освоиться на новом месте, наладить общение с коллегами. Выбирайте наставника еще до того, как новый сотрудник выйдет на работу. К примеру, для рядового специалиста им может стать старший специалист либо заместитель начальника отдела.

Посмотрите фрагмент семинара «Как работать с новыми сотрудниками: типичные ошибки компании». Спикер Яна Миллер, финансовый директор компании AIRTRANSS, расскажет, как проводить контрольные срезы знаний у новых сотрудников и зачем в компании нужна система наставничества.

семинар. Как работать с новыми сотрудниками: типичные ошибки компании

Как наладить эффективное взаимодействие нового сотрудника финансовой службы и коллег

С первого дня работы новому сотруднику важно установить контакт с коллегами. Если вся финансовая служба компании находится в одном здании, представьте новичка лично во время совещания или планерки.

Чтобы познакомить подчиненного с коллективом в дочерних подразделениях и филиалах, организуйте конференцию по телефону или Skype. Подключите также специалистов других служб, с кем новичку придется общаться напрямую. Другой вариант – разошлите по электронной почте мини-презентацию нового специалиста.

Помимо Ф. И. О. и должности, укажите основные обязанности – если это новая штатная единица.

После знакомства расскажите новому подчиненному, с кем контактировать и взаимодействовать, какой способ связи использовать, какие вопросы решать. Объясните, где сотрудник может найти информацию о коллегах – внутренние телефоны, адреса электронной почты, должностные обязанности.

С первых дней работы привлекайте новичка к участию в общих собраниях, обсуждениях, рабочих группах финансового блока. Это позволит ему быстро найти общий язык с коллегами и адаптироваться. Прочитайте дополнительно, Как наладить взаимодействие финансовой службы с другими подразделениями компании.

Наталия Алексеева , финансовый директор ГК «ТРИЭР», к. э. н.

В компании «Восток» для быстрой адаптации новых сотрудников финансовой службы разработали и внедрили следующий порядок действий.

1. Подготовить рабочее место для новичка. На этом этапе проверяется наличие и исправность мебели и оргтехники. Рабочее место оснащается всем необходимым (канцелярские принадлежности, калькулятор и т. п.). Сотрудники IT-службы дают пароли доступа к программному обеспечению, заводят электронную почту.

2. Оповестить о приходе нового сотрудника. Руководитель совместно с HR-менеджером размещает на корпоративном сайте компании информацию о новичке:

3. Закрепить наставника на испытательный срок.

4. Встретить нового сотрудника в первый рабочий день, сопроводить на рабочее место.

5. Провести вводный инструктаж – HR-менеджер демонстрирует фильм о компании, озвучивает ключевую информацию:

6. Организовать экскурсию по офису: где какие отделы расположены, где находятся места для отдыха и курения, оргтехника. Представить нового сотрудника руководителям отделов. Экскурсию проводит HR-менеджер либо наставник.

7. Провести вводный профессиональный инструктаж. Проводит руководитель или наставник. Сотруднику подробно разъясняют его функциональные обязанности, специфику и нюансы организации финансовой службы, взаимодействие со смежными отделами.

8. Ознакомить сотрудника с действующими в компании регламентами и распорядительными документами – положениями, инструкциями.

9. Составить совместно с наставником плана работы на испытательный срок, смотрите пример в таблице. План утверждает и контролирует его выполнение непосредственный руководитель.

10. Во время испытательного срока все вопросы и проблемы, возникающие во время выполнения должностных обязанностей, решаются совместно с наставником и непосредственным руководителем.

Этот порядок действий позволяет компании показать новому сотруднику заинтересованность в долгосрочном сотрудничестве, сформировать у него положительное впечатление о новом месте работы, почувствовать себя более комфортно и уверенно, уменьшить степень стресса, связанного с переменой места работы. В результате процесс адаптации проходит более быстро и безболезненно.

Посмотрите фрагмент семинара «Финансовая служба компании: как работать с новыми сотрудниками». Спикер Яна Миллер представит пошаговую инструкцию, как в компании AIRTRANSS помогают адаптироваться новому специалисту.

семинар. Финансовая служба компании: как работать с новыми сотрудниками

Источник: https://fd.ru/recommend/2651-kak-bystro-vvesti-v-kurs-dela-novogo-sotrudnika-finansovoy-slujby

Как правильно ввести нового сотрудника в должность

Как быстро ввести нового сотрудника в работу юридического отдела?

Вы рассказываете им о методах своей работы и представляете им тех людей, с которыми им предстоит работать бок о бок. Иными словами, новые сотрудники должны составить для себя общее представление о деятельности и состоянии вашего предприятия.

На все перечисленные выше вопросы стоит потратить необходимое количество времени.

В том случае, если новый сотрудник с самого начала встретит радушный прием и почувствует себя частью вашего коллектива, он будет лучше работать.

Так он гораздо быстрее станет активным членом вашего трудового коллектива. Все затраты, связанные с введением новых сотрудников в должность, являются инвестициями в развитие вашего бизнеса.

Нужно ли составлять план действий, связанных с введением в должность новых сотрудников?

Если с самого начала не объяснить новому сотруднику все, что связано с его должностью, он замучает вас бесконечными вопросами. Он будет тратить на это не только свое, но и ваше время.

Без соответствующего плана введения в должность вы будете объяснять все новому сотруднику нечетко и непоследовательно, касаясь, то одной, то другой стороны его будущей деятельности. В результате этого какие-то важные моменты могут быть упущены из виду, не исключены и ошибки. Бессистемное, нелогичное введение в должность обернется впоследствии неэффективной работой нового сотрудника.

Всего этого можно избежать в том случае, если вы с самого начала четко, ясно и последовательно объясните новому сотруднику, что он должен делать. В результате вы:

  • избавите нового сотрудника от необходимости задавать слишком много вопросов;
  • существенно снизите степень риска, связанного с неправильными действиями нового сотрудника из-за незнания каких-либо вопросов;
  • сможете застраховаться от таких ошибок, которые могут обернуться для вас в будущем большими материальными убытками и опасностями;
  • поможете новому сотруднику почувствовать свою сопричастность к общему делу;
  • дадите возможность новому сотруднику быстрее войти в работу и добиться максимальной степени эффективности его трудовой деятельности.

Конкретный порядок действий, связанных с введением в должность, будет зависеть от должности нового сотрудника. Ниже пойдет речь о том, на что следует обратить внимание независимо от того, чем будет заниматься ваш новый сотрудник.

Общие вопросы, связанные с введением в должность нового сотрудника

Вам потребуется показать новому сотруднику производственное или служебное помещение, а также решить ряд естественных административно-технических вопросов. Необходимо объяснить новому сотруднику:

  • где можно пообедать;
  • где и когда можно выпить чай или кофе (если это практикуется на вашем предприятии);
  • где что находится в вашем помещении;
  • можно ли у вас курить и где;
  • где находится туалет;
  • когда, где и как будет выплачиваться зарплата;
  • кому и каким образом следует сообщать о болезни или вынужденном отсутствии на рабочем месте (например, секретарю по телефону);
  • где можно поставить автомобиль (если в этом есть необходимость);
  • что делать в случае возникновения пожара.

Этот перечень можно было бы продолжить. Запишите те пункты, которые имеют самое непосредственное значение для вашего вида бизнеса.

Вводя нового сотрудника в должность, может быть, имеет смысл еще раз напомнить ему основные условия трудового договора. Вы, скорее всего, затрагивали эти вопросы во время собеседования. Речь идет:

  • об оплате труда;
  • о материальном стимулировании;
  • о вычетах из зарплаты;
  • о времени работы;
  • о сверхурочной работе;
  • об отпуске;
  • о компенсации расходов;
  • о праздничных днях;
  • об оплате больничных листов;
  • о соблюдении трудовой дисциплины;
  • об особых условиях и характере работы.

Поставьте галочку напротив тех пунктов, которые имеют непосредственное отношение к деятельности вашего предприятия.

Предположим, вы берете на работу нового сотрудника. О чем бы вы рассказали ему прежде, чем он приступит к исполнению своих служебных обязанностей? Запишите свои соображения на этот счет.

Прежде, чем посвящать нового сотрудника в детали его работы, расскажите ему о своей коммерческой деятельности в целом. Новому сотруднику наверняка полезно будет узнать:

  • чем занимается ваше предприятие;
  • какие виды товаров или услуг оно предлагает;
  • кто относится к числу ваших клиентов;
  • как работает ваше предприятие в целом, и почему вы проводите данную хозяйственную политику;
  • какой имидж вы хотите создать своему предприятию (например, является ли ваше предприятие традиционным, или же оно разрабатывает новые технологии);
  • что представляют собой ваши конкуренты, и за счет чего вам удается опережать их;
  • что вы думаете о предпринимательской деятельности и что ждете в связи с этим от своих сотрудников;
  • какие отношения и традиции сложились в вашем трудовом коллективе.

Теперь новый сотрудник может задавать вам интересующие его вопросы. Не забудьте рассказать новому сотруднику об основных правилах внутреннего распорядка. Обязательно объясните ему, на чем основаны данные правила. Постарайтесь записать те основные вопросы, на которые необходимо обратить внимание нового сотрудника.

Частные вопросы, связанные с введением в должность нового сотрудника

Теперь давайте, обратим внимание на более частные вопросы. Вы помогли новому сотруднику составить общее представление о хозяйственной деятельности своего предприятия. Теперь настал момент показать вашему новому сотруднику его место в структуре вашего предприятия. Иными словами, новый сотрудник должен четко знать свой участок работы.

Если его работа связана с использованием сложного или опасного оборудования, необходимо познакомить сотрудника с правилами техники безопасности. Ответственность за это ложится в первую очередь на вас.

Может быть, на первых порах новый сотрудник будет набираться опыта. В этом случае нужен такой человек, к которому новый сотрудник может обратиться в случае необходимости, задать интересующие его вопросы.

Образно говоря, на первых порах кто-то должен взять нового сотрудника «под свое крыло».

Кто, по вашему мнению, мог бы стать наставником новичка? Если вы нанимаете только одного или двух новых сотрудников, вы, наверное, и сами сможете о них позаботиться.

Постарайтесь перечислить все частные вопросы, связанные с введением в должность нового сотрудника. Это могут быть следующие вопросы:

  • Какую конкретно работу должен выполнять ежедневно новый сотрудник?
  • О чем следует договориться с новым сотрудником?
  • На каком оборудовании он будет работать?
  • С кем он будет работать?
  • Кому он будет отчитываться о проделанной работе?

Это далеко не все возможные вопросы. Запишите все те вопросы частного характера, которые связаны с введением в должность нового сотрудника и учитывают особенности вашего бизнеса.

Что следует делать после введения в должность нового сотрудника

Введение в должность нового сотрудника занимает от одного дня до нескольких недель. Сразу после введения в должность новый сотрудник должен приступить к исполнению своих хотя бы основных служебных обязанностей.

Не следует забывать о том, что сначала все ему будет в новинку. Не теряйте нового сотрудника из поля своего зрения. Хотя при введении в должность новый сотрудник получил минимум необходимой для работы информации, все же будьте готовы к дополнительным вопросам. Пусть новый сотрудник не боится лишний раз задать интересующий его вопрос.

И вы, и новый сотрудник в равной степени заинтересованы в том, чтобы он побыстрее вписался в новый трудовой коллектив. Не стоит надеяться на то, что новый сотрудник сразу все запомнит и освоит. Наберитесь терпения!

Оказывайте новому сотруднику постоянную помощь и поддержку. Он гораздо лучше будет справляться со своими должностными обязанностями, если почувствует себя частью единой команды.

Если новый сотрудник хорошо усвоил принципы вашей работы и понял, что от него требуется, он начинает испытывать чувство повышенной ответственности. Постепенно он станет очень полезным членом вашего трудового коллектива.

Контроль и оценка работы нового сотрудника

Введение нового сотрудника в должность не ограничивается одной неделей. Вы должны быть уверены в том, что он хорошо усвоил ваши уроки. С этой целью необходимо еженедельно контролировать его работу.

Запишите основные параметры работы нового сотрудника (например, уровень квалификации, стиль работы с клиентами, соблюдение трудовой дисциплины) и отметьте, насколько он соответствует указанным параметрам. Это поможет вам оценить качество работы нового сотрудника. Кроме того, вам сразу станет ясно, как именно необходимо направлять трудовую деятельность нового сотрудника.

Новые сотрудники без опыта работы

Не исключено, что ваш новый сотрудник может не иметь опыта работы в данной области или же не иметь опыта работы вообще. В этом случае необходимо учесть данное обстоятельство и соответствующим образом составить план действий, связанных с введением в должность нового сотрудника.

Вы должны помнить о том, что то, чем ему придется заниматься у вас, довольно сильно будет отличаться от того, чему его учили в школе или высшем учебном заведении или же от того, чем он занимался ранее.

В данном случае от вас потребуется определенная доля терпимости и понимания. Обязательно нужно запастись терпением: элементарные, на ваш взгляд, вещи могут оказаться абсолютно незнакомыми для выпускника средней школы или вчерашнего безработного.

В связи с этим процесс введения нового сотрудника в должность может существенно растянуться во времени.

Вместе с тем, вам, может быть, придется проявить жесткость и строгость, чтобы раз и навсегда искоренить у нового сотрудника те вредные привычки и замашки, которые могут неблагоприятно сказаться на развитии вашего предприятия и создать сложности в отношениях с клиентами и деловыми партнерами.

Вы можете принять на работу выпускника средней школы при условии, что он после работы будет заниматься на специальных курсах обучения основам предпринимательства. Кроме того, можно выделить для заочной учебы нового сотрудника определенное время в течение рабочего дня, чтобы он мог посещать одно из высших учебных заведений, повышая уровень своего образования.

Все это потребует времени и денег, однако в результате вы будете иметь более квалифицированного и лучше подготовленного сотрудника.

Источник: Бизнес от и до

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-pravilno-vvesti-novogo-sotrudnika-v-dolzhnost

Как ввести сотрудника в новую должность?

Как быстро ввести нового сотрудника в работу юридического отдела?

Каждый новый или вновь назначенный служащий нуждается в некоторой форме введения в должность. Особенно эта процедура важна в период первичного освоения профессиональных, квалификационных знаний.

Процедура введения в должность позволяет предупредить возможные негативные последствия передвижения уже работающего либо наем нового сотрудника.

Ее основная задача — помочь сотруднику адаптироваться в новой обстановке и достичь необходимой эффективности трудовых функций в наиболее короткий срок. Вот перечень необходимых действий.

Процедура введения в должность позволяет предупредить возможные негативные последствия передвижения уже работающего либо наем нового сотрудника. Ее основная задача — помочь сотруднику адаптироваться в новой обстановке и достичь необходимой эффективности трудовых функций в наиболее короткий срок.

Необходимо отметить, что эта процедура не является обучением и не обеспечивает необходимых навыков или знаний для выполнения порученной работы. Скорее это знакомство с нормами, принятыми в организации. В связи с этим обучение и введение в должность планируются и проводятся раздельно.

Каждый новый или вновь назначенный служащий нуждается в некоторой форме введения в должность. Особенно эта процедура важна в период первичного освоения профессиональных, квалификационных знаний. Скорее всего, для них это будет первый реальный рабочий опыт, и, следовательно, им нужен более подробный и развернутый объем информации.

Программы введения в должность

Процедура введения в должность имеет достаточно общий характер. Она устанавливает общие правила и предписывает комплекс необходимых процедур.

Вместе с тем процесс адаптации сотрудника исключительно индивидуален как с точки зрения его личностных качеств, так и с точки зрения его работы.

Для персонификации процесса введения в должность создаются программы для каждого отдельного сотрудника. программы зависит от следующих условий:

  • содержание работы;
  • статус и уровень ответственности;
  • рабочее окружение;
  • личностные особенности сотрудника.

Участники процедуры:

  • Линейные руководители обеспечивают составление и выполнение программы введения в должность на рабочем месте.
  • Сотрудники, имеющие возможность оказать реальную поддержку и помощь в адаптации сотрудника.
  • Коллеги, работающие в одном отделе или в смежных подразделениях.
  • Как правило, подразделение управления персоналом.

Организация процедуры

Первый день работы нового сотрудника рекомендуется начинать несколько позже обычного времени, с тем чтобы все сотрудники были уже на местах и можно было выполнить все формальности без суеты и спешки.

Обычно нового работника встречает кто-нибудь из подразделения управления персоналом и первым делом обеспечивает заполнение необходимых документов.

После этого нового сотрудника представляют куратору (не обязательно прямому руководителю), который отвечает за реализацию программы введения в должность.

Аутсорсинг бухгалтерии от 1667 рублей в месяц. Персональная команда для вашего бизнеса: бухгалтер, юрист, налоговик, кадровик и бизнес-ассистент.

Сначала сотрудник получает инструменты и оборудование, необходимые ему для работы. Затем его ведут на рабочее место и знакомят с коллегами. И только после этого начинают знакомить его с организацией.

Список возможных тем может быть следующим:
Аутсорсинг бухгалтерии от 1667 рублей в месяц. Персональная команда для вашего бизнеса: бухгалтер, юрист, налоговик, кадровик и бизнес-ассистент.

  • подробная история компании и ее развитие;
  • высшее и среднее звено управления;
  • наиболее важные документы компании (например, миссия, стратегия, управление качеством и т. д.);
  • описание бизнеса организации; политика в области работы с заказчиками;
  • содержание работы, должностная инструкция, пределы полномочий, ответственность;
  • система качества;
  • взаимодействие с другими отделами или людьми;
  • техника безопасности на предприятии (инструктаж);
  • список документов, с которыми новому работнику необходимо ознакомиться в первую очередь.

Один из наиболее практичных путей предоставления информации — создание пакета документов, который состоит из обычных рекламных материалов и специфических материалов, подготовленных специально для конкретного работника.

Если организация обладает соответствующими ресурсами, то в течение первого месяца организуется формальный семинар для всех вновь принятых сотрудников.

На таком семинаре раскрываются основы философии организации, приводятся примеры обычной рабочей практики, дается представление о возможных перспективах, показывается положение на рынке.

Кроме того, рассказывают об основных продуктах или услугах, заказчиках и принципах работы с ними, вводят в курс деловой этики принятой в компании.

В течение первой недели организовывается встреча сотрудника и куратора с менеджером по обучению для разработки индивидуального плана обучения.

В период процесса адаптации необходимо контролировать успехи в освоении профессии сотрудником, для чего организуются периодические встречи с целью фиксации достигнутых результатов выполнения программы введения в должность.

Желательно, чтобы процесс адаптации заканчивался формальным или аттестационным собеседованием, на котором подводились бы окончательные итоги адаптационного периода и планировались дальнейшие мероприятия по повышению эффективности работы сотрудника.

Перечень необходимых действий

Перед приходам нового работника необходимо:

  • убедиться, что должностная инструкция готова и соответствует действительности;
  • договориться с кем-нибудь из его будущих коллег о неформальной помощи и опеке;
  • проверить, готово ли его рабочее место;
  • дать предварительную информацию всем сотрудникам о приходе нового работника;
  • приготовить все информационные материалы, которые будут выданы сотруднику в первый день работы;
  • подготовить необходимые пропуска;
  • позвонить сотруднику накануне его официального выхода на работу и убедиться, что все в порядке.

Первый день:

  • совместно с новым сотрудником разобрать его должностные обязанности;
  • объяснить правила по компенсации возможных затрат;
  • ознакомить с требованиями конфиденциальности информации;
  • ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка;
  • обсудить стиль управления, особенности культуры, традиции, нормы и т. д., принятые в организации;
  • ознакомить с основными процедурами и политикой по персоналу;
  • ознакомить с организационной структурой и структурой подчинения (если это необходимо);
  • провести инструктаж по технике безопасности;
  • провести инструктаж по оказанию неотложной помощи;
  • ознакомить с правилами и действиями на случай эвакуации, показать пожарные выходы;
  • ознакомить с процедурой коммуникаций и связей по должности;
  • ознакомить его с требованиями к внешнему виду;
  • ознакомить с требованиями пропускной системы, открытием и закрытием офиса;
  • представить сотрудника подчиненным, коллегам и руководителям;
  • предоставить ему информацию личного плана: местонахождение столовой, туалетов, места для отдыха, курения и т. д.;
  • представить информацию о традициях отдела или группы, в которой сотрудник будет работать.

До конца периода адаптации:

  • ознакомить со специальными процедурами;
  • ознакомить со спецификой его работы в отделе и организации;
  • проанализировать компетенцию и разработать индивидуальную программу перспективной подготовки;
  • объяснить, как действует административно-хозяйственная система организации, используемые правила и процедуры;
  • ознакомить с требованиями и стандартами выполнения работы;
  • ознакомить с системой отчетности.

Поскольку процедура введения в должность не регулируется какими-либо особыми правовыми нормами, все вышеизложенное носит рекомендательный характер. Для каждой организации данная процедура имеет исключительно индивидуальный характер и это внутреннее дело организации — решить, в каком объеме использовать ту или иную процедуру, какие дополнительные аспекты внести и использовать ли их вообще.

Сергей Мордвин, ректор Санкт-Петербургского международного института менеджмента (ИМИСП), вице-президент Российской ассоциации бизнес-образования.

Источник: Налоговый практик

Источник: https://delovoymir.biz/kak-vvesti-sotrudnika-v-novuyu-dolzhnost.html

10 советов, как быстро адаптировать нового сотрудника и сохранить на долгие годы

Как быстро ввести нового сотрудника в работу юридического отдела?
06.12.201606.12.2016

Первые дни, а иногда и месяцы, на новой работе, для большинства людей являются сложным периодом. Новый сотрудник только начинает понимать всю суть его работы, ответственность, которую он несет и встраиваться в привычный ритм коллектива.

Что может испытывать только нанятый работник? Ведущими чувствами при выходе на новую работу, являются страх и стресс

Поэтому руководитель должен создать максимально комфортные (физические и психологические) условия для продуктивной и благоприятной работы сотрудника. К сожалению, многие работодатели забывают про личные переживания новобранца и с первого дня начинают загружать его работой.

Какие шансы, что работник не сбежит от вас через месяц при постоянном стрессе? Высокие. Если вы хотите регулярно держать открытым объявление о поиске нового сотрудника и постоянно принимать к себе новых кандидатов, то эта статья не для вас.

Если вы намерены найти и удержать сотрудника  на долгие годы, то следуйте следующим несложным, но важным советам

1. В первую очередь — обратите внимание на свой коллектив. Как он настроен к новому сотруднику? Переговорите и оповестите о предстоящем пополнении всю команду. Расскажите им о новом сотруднике, учтите его сильные стороны и объясните, почему выбор пал именно на него. Подготовьте всех.

Никто не должен испытывать неприязнь к новичкам. Если вы узнаете, что в коллективе царят недружеские отношения — пресекайте это сразу, не доводите дело до серьезных проблем. Только сплоченная команда даст хороший результат.
2. У вашего сотрудника первый рабочий день. Начните его рабочее время с приятного знакомства со всеми.

Расскажите о каждом сотруднике, покажите ему заинтересованность в его персоне. Пускай он со всеми познакомится и запомнит, кто за что отвечает, и к кому он может обращаться за помощью.
3. Проведите для новичка экскурсию по всем помещениям места работы. Расскажите куда и по каким вопросам обращаться.

Конечно, ваш новый сотрудник все сразу не запомнит, но так он почувствует ваше серьезное отношение и психологически будет настраиваться на долгую работу.
4. Сейчас все больше набирает популярность приятный жест от компании новичкам в качестве небольших подарков.

Например, кружка с логотипом компании, фирменные ручки, ежедневники и т.п. Такой сюрприз настроит вашего сотрудника на позитивную волну и поможет чувствовать себя в команде, а это очень важно.
5. Ознакомьте сотрудника со всеми вашими правилами и нормами на рабочем месте. Расскажите, что у вас принято, а чего не стоит делать.

Это поможет избежать неприятных ситуаций с нарушением правил внутреннего порядка. Также спросите у сотрудника о его каких-либо привычках. Например, кто-то не любит открытые двери, кто-то при разговоре по телефону должен ходить и т.д. Прислушайтесь и по максимуму создайте для него комфортные условия.
6.

Не бросайте на своего сотрудника сразу все задачи. Сядьте вместе с ним, составьте подробный план задач на первый месяц работы. Не стоит давать задание и ждать, что сотрудник сам разберется. Полной самостоятельности можно достичь минимум через месяц работы.
7.

Какая у вас принята форма отчетности? За день, неделю, месяц, квартал, год? Как вам ее предоставляют? Объясните подробно своему сотруднику. Расскажите о правильном оформлении, дате сдачи, времени на обсуждение.

По теме: Адаптация сотрудников.Сила первого впечатления… взгляд изнутри
8. Заведите специальный файл (или сделайте в распечатанном виде) со списком телефонов коллег, которые могут пригодиться в работе, у которых можно получить совет и с которыми придется часто работать.

У вашего нового сотрудника должен быть полный доступ к связи со своими коллегами.
9. Проведите Welcome-тренинг, расскажите о том, как крута ваша компания и, какую реальную пользу она приносит клиентам. Расскажите ему историю создания компании, укажите ключевых клиентов. У каждой компании есть свои внутренние истории — посвятите сотрудника в них.

Он не должен испытывать нехватку информации. Он должен знать о вас почти все.

По теме: Адаптация персонала.Разберем по-шагам
10. Проведите небольшое обучение по всем предлагаемым услугам/товарам, которые предлагает ваша компания. Убедитесь, что сотрудник начал во всем разбираться и у него не осталось вопросов. Что предлагает ваша компания и кому она нужна — это первое, что должен понимать каждый ваш сотрудник.

В первый месяц всегда интересуйтесь проделанной работой вашего сотрудника. Что он успел сделать? В чем у него появились трудности? В каких областях он испытывает неуверенность и помогите ему самоорганизоваться. Следите за расписанными задачами на месяц. Если что-то не получается, то не бросайте его с проблемой, а максимально постарайтесь в ней разобраться и решить ее.

Сотрудник это оценит.

Помните, что кризисные периоды ухода из компании новых сотрудников — это 1-й, 3-й, 9-й месяцы

Именно в это время надо держать каждого новичка на контроле, это и есть важная система адаптации и плотного взаимодействия руководства (забота) о новеньких.Следуйте этим советам и внимательно относитесь к новичкам в своей команде.

Помните, лучше потратить немного времени на улучшение рабочих условий для сотрудника, который может принести компании немалую пользу, чем постоянно держать открытые двери для всех возможных кандидатов.

Успехов в бизнесе!

Кристина Счастная

Источник: http://hr-media.ru/10-sovetov-kak-bystro-adaptirovat-novogo-sotrudnika-i-soxranit-na-dolgie-gody/

Прием нового сотрудника на работу, пошаговая инструкция

Как быстро ввести нового сотрудника в работу юридического отдела?

В ходе ведения деятельности организации и предпринимателя наступает момент, когда необходимо принять на работу сотрудника, у ООО сразу, т.к. у нее есть директор – без него никуда, а у ИП, как появится такая необходимость.

В этот момент возникает ряд вопросов – что нужно, какие документы, порядок приема, заявления, трудовые, трудовые договора и прочее.

Эти моменты мы и отразим в этой статье и рассмотрим вариант, когда у вас есть кандидат и его нужно оформить документально.

Какие нужны документы для приема на работу

Для того, чтобы принять сотрудника на работу, вам необходимо запросить у него следующие документы:

  1. Паспорт гражданина
  2. Трудовая книжка, в случае, если сотрудник до этого нигде не работал, заводится новая
  3. Снилс – страховое свидетельство – зеленая карточка
  4. ИНН, если его так же не было – необходимо, чтобы сотрудник его получил в ФНС
  5. Документ об образовании – он нужен скорее по желанию работодателя
  6. Документ воинского учета, в случае если гражданин является военнообязанным
  7. В определенных случаях мед.справка

Шаг 1. Специальная оценка условий труда (ранее до 2014 года – аттестация рабочих мест)

Если в организации есть наемные сотрудники, выполняющие какой-то труд, даже офисный, необходимо провести специальную оценку условий труда, для выявления вредных и опасных факторов в их работе. Относительно это фикция, но согласно закону это требование обязательно и применяется как к организациям, так и предпринимателям (согласно ст. 212 ТК РФ и ч.1 ст. 8, ФЗ № 426).

Да можно конечно провести оценку и после того, как вы начнете работать, но имейте в виду, что вас могут привлечь к административной ответственности, как ИП, так и ООО. Для начала могут выставить предупреждение, но есть и материальные рычаги влияния, ровно, как и приостановка деятельности предприятия, причем повторное нарушение будет караться более жестоко.

Важно! Административный штраф за отсутствие СОУТ с 2015 года составляет – для должностных лиц и ИП 5-10 тыс.руб., на ООО – 60-80 тыс.руб., при повторном факте – от 30 до 40 тысяч руб. и от 100 до 200 тыс. руб. соответственно, так же могут приостановить деятельность предприятия на срок до 90 суток.

Прежде чем, принять сотрудника в некоторых случаях необходимо наличие медицинской справки, для этого он должен пройти медицинское исследование в специальном центре, после чего ему выдадут подтверждающий документ. Возможно и по желанию работодателя запросить такой документ.

Когда необходимо наличие мед справки:

  • В случае принятия на работу не совершеннолетнего
  • В случае работы в сфере общепита и пищевой промышленности, такие осмотры проводятся предварительно и периодически, а лица не достигшие 21 года – ежегодно

Шаг 3. Заявление на работу

Основанием для инициации приема на работу, ровно, как и заключение трудового договора является написание сотрудником заявление о приеме на работу. В случае одобрения этого заявление всеми руководителями, его визирует директор или генеральный директор компании и отдел кадров приступает к приему и оформлению всех необходимых документов.

Однако стоит заметить, что в настоящее время заявление является не обязательным документом при трудоустройстве, можно обойтись и без него. Это следует из того, что основание заключения между сотрудником и работодателем трудовых отношений является именно трудовой договор, на основании него уже будут формировать приказ о приеме на работу и другие кадровые документы.

Шаг 4. Заключение трудового договора с сотрудником

Основанием для установления трудовых отношений между работодателем и работником является заключение с ним гражданского или трудового договора – по факту, описание всех обязательств участников в письменном виде и закрепление печатями и подписями с обеих сторон. Составляется в 2-х экземплярах – один остается у работника, другой у работодателя.

Что отражается в трудовом договоре и срок действия

Все условия договора не должны противоречить трудовому законодательству, обычно содержит следующую информацию:

  • Испытательный срок, по закону установлен длительностью минимум 3 месяца, но по соглашению сторон он может быть сокращен или вообще отсутствовать
  • Должно быть описано место работы с описание структуры подчиненности
  • Обязанности, которые должен выполнять сотрудник
  • Размер оплаты труда
  • Описывается режим работы и отдыха

Трудовой договор может содержать и другие условия, которые нужно отразить на бумаге. В том числе может быть прописан срок действия:

  • На неопределенный срок или бессрочный, чаще всего такой заключают с работниками
  • На определенный срок – срочный, в случае, если после завершения контракта сотрудник все еще работает, то такое контракт переводится в бессрочный

Так же возможно заключение трудового договора о неразглашении коммерческой тайны предприятия и договор полной или частичной материальной ответственности (чаще всего работники склада и прочие ответственные лица).

Шаг 5. Регистрация трудового договора в журнале

После того, как был составлен трудовой договор с сотрудником или же несколько договоров – к примеру, еще дополнительно договор материальной ответственности, номера и даты этих договоров визируются в журнале учета.

После получения своих копий документов, сотрудник расписывается в соответствующей графе, для того, чтобы в последствии, если это понадобится доказать, что такой договор выдавался сотруднику на руки.

Шаг 6. Приказ о приеме на работу

Основанием, по которому сотрудник приступает к своим должностным обязанностям или наделяется какими-то полномочиями, является приказ о приеме на работу . В приказе отображаются условия, на которые приглашен сотрудник и после ознакомления визируется обоими сторонами. В качестве документа применяется унифицированнаяформа № Т-1 для одного и Т-1а для группы лиц.

Шаг 7. Ознакомления сотрудника с его должностными обязанностями

Прежде чем сотрудник приступит к исполнению своих трудовых обязанностей, необходимо предварительно их составить и описать в соответствующем документе. После ознакомления с этим перечнем ставится печать и дата ознакомления, так же распечатывается в двух экземплярах.

Если обязанности на группу лиц, или они типовые, то можно сделать лист ознакомления, где будут расписываться все сотрудники, принимаемые на эту вакансию с указанием их фамилий и даты подписания.

Шаг 8. Заполнение трудовой книжки

После того, как вы заполнили все необходимые документы, и у вас есть все подписи на них, вы в течение 5 дней должны произвести запись в трудовой книжке сотрудника о приеме на работу. Порой не стоит это делать сразу, т.к. бывает возникают нюансы и сотрудник просто не выходит на работу, так что лучше подождать трудовую неделю.

Шаг 9. Регистрация трудовой в книги учета трудовых книжек

После того, как вы успешно заполнили трудовую книжку, потребуется еще ее регистрация в журнале учета трудовых книжек.

Шаг 10. Личная карточка

Одновременно с приемом сотрудника оформляется личная карточка сотрудника по форме Т2, в которую заносятся его личные данные

Шаг 11. Учет рабочего времени

В ходе жизнедеятельности предприятия и посещения его сотрудниками, необходимо вести учет рабочего времени на каждого сотрудника. Гос. ком. статом, установлены две формы:

  • Т-12, может использоваться если предприятие будет вести учет рабочего времени и расчет с сотрудниками по зарплате. Допускается при этом вести учет без заполнения раздела о расчете заработной платы
  • Т-13, может применяться при использовании автоматизированной электронной техники

Образец заполнения табеля учета рабочего времени Т-13, с нюансами.

Шаг 12. Обязательная регистрация в ПФР и ФСС в качестве работодателя

После появления наемных сотрудников, вам необходимо зарегистрировать (попросту, получить номер в систем) организацию в фондах, как работодатель.

Для этого установлены определенные сроки:

  • Пенсионный фонд – 30 суток.
  • ФСС – 10 суток.
  • ФОМС – 30 суток.

Каждый новый договор необходимо зарегистрировать в ПФР и ФСС.

Штрафы за работу без регистрации в фондах в качестве работодателя

В случае, если вы по каким-то причинам не зарегистрировались, то возможно наложение штрафов:

  • При просрочке менее 90 дней до 5 тыс. рублей (На ИП)
  • До 10 тысяч при просрочке более 90 дней (На ИП)
  • На ООО – 30-50 тыс. рублей

Медицинские полисы

В настоящее время у организаций нет обязанностей получать на каждого сотрудника мед. полис, с 1 марта 2011 года это обязанность вменена самому сотруднику. Подробнее о том, как можно получить полис ОМС описано здесь.

журнал регистрации договоров.
Договор полной материальной ответственности.
[us_separator size=”small” thick=”2″ color=”primary”]

Прием на работу сотрудника пошаговоПрием сотрудников на работу

Источник: https://infportal.ru/kadry/noviy-sotrudnik.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.