Как оформить представительские расходы

Условия документального оформления представительских расходов

Затраты, которые выделяются компанией на проведение каких-либо представительских мероприятий, на сегодняшний день являются одними из наиболее спорных.

Причина такого противоречия заключается в ключевых особенностях и самой юридической природе подробных мероприятий, в связи с чем многие предприниматели, которые занимаются их проведением, регулярно сталкиваются с различными сложностями.

Именно поэтому для того, чтобы минимизировать налоговые риски, предприниматели должны правильно понимать, как осуществляется документальное оформление представительских расходов в 2019 году и как этот вопрос регулируется действующим законодательством.

Что входит, а что нет

В соответствии с положениями, указанными в пункте 1 статьи 264 Налогового кодекса, в категорию представительских затрат включены любые расходы, которые относятся к официальному приему или обслуживанию каких-либо лиц.

В частности, это касается представителей других компаний, принимающих участие в проведении переговоров для поддержания или установления взаимного сотрудничества, а также тех участников, которые прибывают для проведения заседания совета директоров или же каких-либо других руководящих органов.

Место же, в котором проводятся соответствующие представительские мероприятия, само по себе не имеет никакого значения, и это достаточно важно понимать, потому что действующая деловая практика предусматривает возможность проведения представительских встреч не только в формальной, но и неформальной обстановке, то есть они могут осуществляться и вне офисного помещения.

Статья 264. Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией

При этом стоит отметить тот факт, что в число представительских расходов не входят следующие категории затрат предпринимателей:

• аренда помещения;
• расходы, выделенные для организации развлекательных мероприятий или отдыха, лечения и профилактики заболеваний;
• любые затраты, которые выделены на обслуживание физических лиц, если они не являются частными предпринимателями или клиентами компании;
• визовая поддержка, транспортировка иностранных граждан до гостиницы от вокзала, а также любые затраты, выделенные для обеспечения проживания;
• приобретение сувенирной продукции.

Главные детали

Так как вопрос о проведении представительских мероприятий на сегодняшний день является достаточно активно обсуждаемым юридическими деятелями, нужно знать все ключевые особенности их проведения для того, чтобы не столкнуться с какими-либо проблемами.

Зачем и по каким требованиям

Представительские затраты относятся к обособленной категории издержек компании и могут использоваться для того, чтобы сократить налогооблагаемую базу компании, работающей на общей системе.

Стоит отметить, что сокращается база не в полном размере, только на 4% от суммы затрат, выделенных на оплату труда на протяжении соответствующего отчетного периода, причем компания должна будет предоставить подтверждения того, что затраты являются представительскими, а также имеют документальное обоснование и фиксацию.

Предоставить налоговым органам нужно внутреннюю учетную и контрактную первичную документацию. Первичная документация оформляется в процессе возникновения того или иного хозяйственного факта или же сразу после его появления. Руководитель компании в обязательном порядке утверждает форму первичного документа, используемого в компании, указывая его в учетной политике компании.

Нормативы налогов

Налоговый учет представительских затрат включает в себя три основных этапа:

1. Подсчет представительских расходов за текущий месяц.
2. Определение того, какая часть таких затрат может учитываться в текущем периоде в соответствии с нормативом в 4% от рассчитанных затрат на оплату труда. При этом стоит отметить, что суммы затрат и оплаты труда в процессе нормирования определяется нарастающим итогом, и если какая-то часть в одном квартале не учитывается, то в таком случае ее можно хотя бы частично учитывать на протяжении следующего квартала этого года.
3. Принимается к вычету НДС по всем представительским затратам, которые учитываются в пределах норматива как расходы текущего периода.

Приказ о проведении официального мероприятия

Что стоит учитывать

В соответствии с законами официальный прием предусматривает проведение завтрака, обеда, ужина или какого-либо другого аналогичного мероприятия, и под обслуживанием в данном случае подразумевается следующее:

• транспортировка каждого участника на то место, где проводится представительское мероприятие, и обратно;
• буфетное обслуживание (действующее налоговое законодательство не предусматривает подробный перечень напитков и продуктов, расходы на которые не могут указываться в составе представительских расходов);
• оплата профессиональных переводчиков, которые не являются сотрудниками компании, но при этом обеспечивают перевод в процессе проведения указанного мероприятия.

Представительские затраты могут учитываться даже в том случае, если по результатам проведенной встречи контракт или желаемый договор стороны не подписывали, так как Налоговым кодексом не определяется возможности признания подобных расходов в зависимости от результатов указанного мероприятия.

Законные детали документального оформления представительских расходов

Представительские затраты должны быть в обязательном порядке оформлены следующей внутренней документацией:

• приказ руководителя компании;
• программа мероприятий с указанием состава делегации и должностей приглашенных лиц;
• список представителей компании, принимающих участие в проводимых переговорах, а также заседаниях руководящих органов;
• перечень должностных лиц компании, имеющих право на получение средств для проведения мероприятий;
• порядок выдачи средств;
• смета представительских расходов;
• акт о выделении затрат на представительские мероприятия;
• отчет о предоставленных образцах и сувенирах;
• меню, которое было утверждено руководителем столовой, если предоставление обеда осуществлялось самим предприятием;
• авансовый отчет с указанием оригиналов первичной документации, то есть товарных чеков и чеков ККМ.

Важные формальности

Для корректного признания представительских затрат и использования их в целях сокращения базы налогообложения нужно правильно понимать все ключевые формальности, связанные с их оформлением.

Критерии признания

Для обоснования данных расходов нужно правильно учитывать следующие критерии:

• под затратами подразумеваются любые расходы, имеющие документальное подтверждение и обоснование;
• обоснование расходов предусматривает экономическую оправданность выделенных сумм;
• документальное подтверждение затрат предусматривает наличие соответствующих документов, которые составлены в полном соответствии с действующим законодательством.

Бухучет

В бухгалтерском учете представительские затраты не нормируются или же в принципе относятся к категории затрат по стандартным видам деятельности. Таким образом, при оформлении соответствующей документации их нужно будет отразить на счете 26 или 44 в зависимости от того, был ли получен отчет к моменту утверждения авансовой отчетности или окончания мероприятия.

Если же к концу года останется определенная часть затрат, которые не могут признаваться в налоговом учете, то в таком случае можно погасить остаток ОНА проводкой по Кт09 и Дб68, и на аналогичную сумму начислить постоянное обязательство в Дб99. Помимо этого, можно списать остаток на сечет 99, и этот способ гораздо проще, но он не совсем корректен, так как не происходит самого по себе выбытия активов и обязательств.

В процессе списания в конце года на затраты сумм НДС, которые относятся к представительским затратам, превышающим нормативы, налоговые обязательства отражаются по Кт68 и Дб99.

Смета на представительские расходы

Наглядные примеры

Стандартная схема отчетности может выглядеть следующим образом:

• полное наименование компании;
• должность и ФИО лица, заполняющего данную документацию;
• дата оформления документа;
• наименование «Смета представительских расходов» с указанием отчетного года;
• указание полного перечня представительских расходов с указанием их вида и лимита годовых расходов, а также общей суммы;
• подпись генерального директора компании.

Помимо этого, также издается внутренний документ (к примеру, специальное положение о проведении подобных мероприятий), которое должно утверждаться приказом руководителя, в котором указываются следующие данные:

• полное наименование компании;
• номер приказа;
• город и дата составления документа;
• определение норм расходования средств на представительские расходы на отчетный год;
• перечень лиц, которые имеют право получать средства на проведение представительских мероприятий;
• указание лица, несущего ответственность за расходование средств;
• указание лица, которое должно предоставлять ответственность о приеме;
• указание необходимости обеспечения соответствующего отражения проведенных расходов в бухгалтерском и налоговом учете;
• подпись генерального директора.

Помимо всего прочего, само мероприятие должно проводиться в соответствии с приказом, в котором значится дата и ключевые особенности данного мероприятия.

Отчет о проведении официальной встречи

Особенности заполнения и содержания

Унифицированные формы, в соответствии с которыми должны оформляться подобные затраты, законодательством не утверждены, и каждая компания имеет право разработать свои, некоторые из которых являются обязательными, и это:

• приказ о проведении мероприятия с указанием даты, цели и места проведения, а также полного списка лиц;
• программа представительского мероприятия, в которой указываются даты и этапы официального приема;
• смета проводимого мероприятия, которая составляется на каждое мероприятие с постатейным указанием всех затрат;
• отчетность о проведенном мероприятии с указанием наименования партнеров, даты, цели и места проведения;
• акт на списание представительских затрат, в котором указывается точная сумма всех понесенных затрат.

Помимо всего прочего, собираются также всевозможные чеки и документы, подтверждающие сумму понесенных затрат.

Отдельные уточнения

Затраты на организацию развлекательных программ не могут учитываться в перечень затрат при оформлении налоговой отчетности, в то время как расходы на ужины, которые проводятся в позднее ночное время или же в процессе проведения командировок, могут включаться в данный перечень. Помимо этого, при учете представительских расходов нужно обеспечить возможность распределения принимаемых затрат от непринимаемых.

Источник: http://buhuchetpro.ru/dokumentalnoe-oformlenie-predstavitelskih-rashodov/

Учет и оформление представительских расходов

В условиях современного бизнеса все чаще организации в своей деятельности сталкиваются с учетом и оформлением представительских расходов, направленных на установление и развитие долгосрочных связей с партнерами по бизнесу.

Елена Деревягина, менеджер группы бухгалтерских услуг аутсорсинговой компании Acsour, подробно разбирается, какие расходы могут быть отнесены к представительским, как их учитывать в бухгалтерском и налоговом учете и какие документы необходимы для их обоснования

К представительским расходам относят затраты компании по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) организации.

Перечень расходов, относимых к представительским, является закрытым и закреплен в пункте 2 статьи 264 НК РФ, а именно:

1. Расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

2. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для лиц, указанных в пункте 1, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.

3. Транспортное обеспечение доставки лиц, указанных в пунктах 1 и 2, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

4. Буфетное обслуживание во время переговоров.

5. Расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Также в Налоговом кодексе уточняется, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний сотрудников.

Согласно ПБУ 10/99 «Расходы организации», представительские расходы включаются в траты компании по обычным видам деятельности. Затраты на представительские расходы отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажу, в зависимости от специфики деятельности организации. Рассмотрим ниже пример возможных проводок, регистрируемых при учете представительских расходов:

При должном документальном оформлении в бухгалтерском учете представительские расходы принимаются в полной сумме понесенных затрат. При этом порядок учета представительских расходов определяется учетной политикой организации.

Представительские расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место (пункт 18 ПБУ 10/99). Датой их признания могут являться даты:

• утверждения руководителем организации авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия;
• утверждения отчета о проведении представительского мероприятия;
• подписания акта приема оказанных услуг, связанных с проведением представительского мероприятия.

Налоговый учет и нормирование представительских расходов

В налоговом учете, на основании подпункта 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ, представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, организации вправе учитывать в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

При этом включение представительских расходов в состав прочих расходов нормируется в размере, не превышающем 4 процента от расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период (абзац 3 пункт 2 статьи 264 НК РФ).

Состав расходов на оплату труда определен статьей 255 НК РФ, где используемая при нормировании величина определяется суммой расходов на оплату труда, которая признана организацией в целях налогообложения в соответствующем (отчетном) периоде.

Превышающая норматив сумма представительских расходов при определении облагаемой базы по налогу на прибыль не учитывается (пункт 42 статьи 270 НК РФ).

При расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода (пункт 7 статьи 264, статьи 315 НК РФ).

Таким образом, в течение налогового периода сумма расходов на оплату труда, которая признается в целях налогообложения, может увеличиваться, а значит может изменяться и предельный размер представительских расходов, который будет учтен в целях налогового учета.

Важно обратить внимание на то, что представительские расходы могут быть учтены при определении размера базы по налогу на прибыль, если они соответствуют требованиям, приведенным в пункте 1 статьи 252 НК РФ, а именно, иметь:

1. Экономическую обоснованность.
2. Документальное подтверждение.
3. Направленность на получение дохода.

Если проведенное представительское мероприятие не обладает вышеуказанными признаками, не носит официального характера, либо отсутствуют подтверждающие документы, расходы по проведению такого представительского мероприятия не учитываются для целей налогового учета.

Документальное оформление представительских расходов

Расходы по проведению представительских мероприятий, как и расходы по любому факту хозяйственной деятельности, должны оформляться первичными учетными документами (пункт 1 статьи 9 Федерального Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

На сегодняшний день актуальные нормативные акты не содержат конкретного перечня документов, которые необходимо оформлять для включения представительских расходов в общие затраты, поэтому организации вправе самостоятельно определять порядок их документального оформления.

Для подтверждения представительских расходов рекомендуется иметь следующие документы, указанные в таблице ниже.

Источник: https://delovoymir.biz/uchet-i-oformlenie-predstavitelskih-rashodov.html

Представительские расходы: как оформить, пример и требования

У любой компании в процессе осуществления хозяйственной деятельности может возникнуть необходимость отражения представительских расходов в учете. 

Рассмотрим порядок оформления и налогообложение указанных расходов, но сначала отметим, что к представительским расходам относятся расходы на:

• проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий (п.2 ст. 264 НК РФ).

Вместе с тем, к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Перечень представительских расходов является закрытым, поэтому не поименованные в пункте 2 статьи 264 НК РФ, затраты не относятся к представительским.

Для признания представительских расходов в учете, также как и любых других расходов организации необходимо, чтобы они были обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Несоблюдение какого-либо из указанных критериев означает невозможность принятия затрат в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Однако во избежании споров с налоговыми органами, необходимо соблюсти еще один критерий — размер представительских расходов не должен превышать предусмотренный норматив. Он установлен пунктом 2 статьи 264 НК РФ в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Таким образом, окончательная сумма, включаемая в расходы, определяется по завершении календарного года – 31 декабря.

Например, если при расчетах в первом квартале, по итогам года величина норматива составит большую сумму, чем произведенные затраты, например, в первом квартале, то учесть при расчете налога на прибыль можно будет только сумму (норматив) по итогам первого квартала.

Порядок оформления

Для контроля за расходами рекомендуем издать приказ, например о предельных нормативах отдельных видов представительских расходов. Такие нормативы, а также перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя.

Приказ

01 января 2013 год № 12/ПР

О представительских расходах

Приказываю:

1. Установить на 2013 год следующие нормы расходования средств на представительские расходы:

2. Назначить ответственным за расходование средств на представительские расходы, правильное и своевременное оформление связанных с ними документов финансового директора М.Н. Павлову.

3. Представлять отчет о проведении каждых переговоров течение 3 дней с момента проведения.

Генеральный директор ООО «Вдохновение»

В.А. Николаев ________________________

Источник: https://rosco.su/press/predstavitelskie_raskhody_poryadok_oformleniya_i_nalogooblozheniya/

Учет и оформление представительских расходов

В условиях современного бизнеса все чаще организации в своей деятельности сталкиваются с учетом и оформлением представительских расходов, направленных на установление и развитие долгосрочных связей с партнерами по бизнесу.

Елена Деревягина, менеджер группы бухгалтерских услуг аутсорсинговой компании Acsour, подробно разбирается, какие расходы могут быть отнесены к представительским, как их учитывать в бухгалтерском и налоговом учете и какие документы необходимы для их обоснования

К представительским расходам относят затраты компании по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) организации.

Перечень расходов, относимых к представительским, является закрытым и закреплен в пункте 2 статьи 264 НК РФ, а именно:

1. Расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

2. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для лиц, указанных в пункте 1, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.

3. Транспортное обеспечение доставки лиц, указанных в пунктах 1 и 2, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

4. Буфетное обслуживание во время переговоров.

5. Расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Также в Налоговом кодексе уточняется, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний сотрудников.

Согласно ПБУ 10/99 «Расходы организации», представительские расходы включаются в траты компании по обычным видам деятельности. Затраты на представительские расходы отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажу, в зависимости от специфики деятельности организации. Рассмотрим ниже пример возможных проводок, регистрируемых при учете представительских расходов:

При должном документальном оформлении в бухгалтерском учете представительские расходы принимаются в полной сумме понесенных затрат. При этом порядок учета представительских расходов определяется учетной политикой организации.

Представительские расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место (пункт 18 ПБУ 10/99). Датой их признания могут являться даты:

• утверждения руководителем организации авансового отчета лица, ответственного за проведение представительского мероприятия;
• утверждения отчета о проведении представительского мероприятия;
• подписания акта приема оказанных услуг, связанных с проведением представительского мероприятия.

Оформление приказа на представительские расходы

Представительскими называют расходы, предназначенные для осуществления приемов будущих деловых компаньонов. Их перечень ограничивается трудовым кодексом, выдаются деньги только определенному кругу лиц, закрепленных в приказе о подотчетных лицах. Порядок проведения переговоров и расходования представительских денег определяют в приказе, образец которого можно скачать ниже.

Категории представительских затрат

Перечень представительских расходов обозначен Налоговым кодексом (п.2 ст.264):

• оплата деловых приемов, заседаний в гостиничных и ресторанных комплексах или собрание с партнерами на территории предприятия (к примеру, завтраки и обеды);
• расходы на крепкие, алкогольные напитки и буфет;
• затраты на препровождение гостей до пункта назначения;
• оплата работы переводчика, не являющегося частью коллектива фирмы.

Данные издержки позволяют компании, применяющей для работы общую систему налогообложения, сократить налогооблагаемую базу в пределах установленного лимита — 4% от суммы расходов фирмы на заработную плату. Чтобы иметь возможность списания данных расходов, необходимо подготовить приказ на представительские расходы.

Расходы на аренду переговорной комнаты или банкетного зала, развлекательные мероприятия (боулинг, сауна, экскурсии), лечение заболеваний, проведение юбилейного торжества сотрудника, оформление праздников, приобретение сувенирной продукции, подарков и наград не могут уменьшить базу для исчисления налога на прибыль.

Основным документом является приказ на представительские расходы, удостоверяющий факт их реализации и обоснованности.

Приказ может выглядеть следующим образом:

Как составить приказ на представительские расходы в 2017 году

Каждая организация вправе самостоятельно разработать форму приказа.

Данный документ содержит сведения:

• название хозяйствующего субъекта;
• заголовок приказа (о проведении переговоров, делового обеда) и его порядковый номер;
• дата составления документа и месторасположение субъекта;
• цель мероприятия (поддержание делового общения, увеличение объемов продаж);
• обозначение ответственных специалистов за исполнение данной процедуры с указанием определенных задач для каждого работника;
• дата и время мероприятия;
• перечисление запланированных рабочих моментов;
• назначение ответственного сотрудника за составление сметы расходов и контроля выполнения распоряжения и последующего формирования отчета о совершенных действиях;
• указание бухгалтеру о выдаче необходимой суммы;
• виза руководителя субъекта и указанных в документе специалистов.

В форме приложений к приказу могут выступать программа мероприятия и смета представительских расходов.

Программа отражает все запланированные этапы с указанием конкретного времени и день официального приема. Смета расписывается для каждого пункта затрат в отдельности: транспорт, обслуживание банкета, цветы, сувениры.

В произвольной форме пишется заявление директору с обозначением размера денежной суммы и срока ее выдачи.

Оформление итогов деловой встречи

По завершении деловых переговоров сотрудником, ответственным за их проведение и контроль переговоров, на имя руководителя предприятия составляется отчет о выполненных задачах и достигнутых результатах. К примеру, отразить подписание нового договора поставки, увеличение номенклатуры товара по уже заключенного контракту.

В отчете также фиксируется наличие остатка денежных средств от выделенной суммы или его отсутствие, дополнительные расходы.

Затем составляется акт на списание расходов (представительских), отображающий точную сумму понесенных затрат, которые должны быть подтверждены соответствующими накладными, договорами, чеками. Бланк подписывается директором предприятия и главным бухгалтером.

Признание затрат представительскими для налогового законодательства не зависит от исхода переговоров (достигнута ли цель по заключению нового контракта), главное, чтобы вся первичная документация соответствовала нормам ст.9 №402-ФЗ. В противном случае, расходы не будут отнесены к представительским и автоматически попадают в базу для налогообложения прибыли.

Образец оформления

Образец приказа на представительские расходы 2017 — скачать.

Источник: https://blankived.ru/prikaz-na-predstavitelskie-rasxody/

О налоговом учете представительских расходов

В целях развития бизнеса, заключения выгодных договоров и укрепления долгосрочного сотрудничества с партнерами организациям все чаще приходится затрачивать денежные средства на проведение разного рода мероприятий.

Можно ли такие затраты признать представительскими расходами и учесть их в целях налогообложения прибыли? Насущная проблема оформления затрат как представительских состоит в том, что такие расходы нужно экономически обосновать и подтвердить документально.

рупные компании уделяют серьезное внимание организации встреч и переговоров со своими партнерами по бизнесу. В обычаях делового оборота укоренилась практика проведения различных презентаций и официальных приемов для своих постоянных и потенциальных клиентов.

1. Что сказано в Налоговом кодексе РФ

В соответствии с подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, то есть расходы на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном п. 2 указанной статьи.

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся затраты налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:

• представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
• участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

К представительским расходам относятся, в частности, расходы:

• на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для названных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• на буфетное обслуживание во время переговоров;
• на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам могут быть отнесены затраты организации, осуществленные в рамках договора консультационных услуг Например, по одному из споров суд квалифицировал в качестве представительских расходов затраты на проведение переговоров между представителями общества и иностранной фирмы по вопросам делового сотрудничества в рамках договора на оказание консультационных услуг (реструктуризация операционной

деятельности, изменение организационной структуры с целью повышения эффективности, сокращения затрат и развития производства). Позиция арбитражного суда отражена в постановлении ФАС СЗО от 27.01.2006 N А42-8823/04-28.

Следует обратить внимание на то, что представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Таким образом, представительские расходы относятся к так называемым нормируемым затратам.

Согласно подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления представительских расходов признается дата утверждения авансового отчета.

2. Анализ общих требований, предъявляемых
к расходам

Теперь проанализируем основные критерии, которым должны удовлетворять любые расходы в налоговом учете. Эти критерии прописаны в п. 1 ст. 252 НК РФ, где сказано, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.

Расходы должны быть обоснованными

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Произведенные расходы организации оформляются должным образом Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные:

• документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации;
• документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;
• документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Как показывает практика, арбитражные суды разрешают организациям учитывать экономически обоснованные и документально подтвержденные представительские расходы.

Так, по одному из дел суд установил, что спорные расходы по командировке понесены обществом в связи с участием генерального директора в инициированном правительством Республики Башкортостан деловом визите официальной делегации и представителей предприятий республики в города Санкт-Петербург и Калининград с целью посещения находящихся там организаций и проведения переговоров с их руководством. Тема визита была непосредственно связана с производственной деятельностью общества. Позиция арбитражного суда отражена в постановлении ФАС УО от 26.04.2007 N Ф09-2970/07-С2.

Когда представительс -кие расходы экономически целесообразны? Рассмотрим ситуации, в которых арбитражные суды признавали представительские расходы организации экономически обоснованными.

Так, по одному из арбитражных споров суд указал, что расходы общества соответствуют критериям, установленным подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ и п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть связаны с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах с целью установления и поддержания сотрудничества, подтверждены и экономически обоснованны.

Проводимые приемы представителей авиапредприятий — контрагентов общества направлены как на исполнение текущих обязательств по заключенным контрактам, так и на дальнейшее продолжение сотрудничества, при этом на заводские испытания приглашались как конкретные заказчики, так и представители других авиакомпаний (постановление ФАС СЗО от 21.06.

2007 N А56-10798/2006).

Документальное подтверждение официального визита Разрешая другой налоговый спор по существу, суд отметил, что официальный характер проводимых мероприятий подтверждается приказами о командировании, в которых устанавливается цель поездки:

проведение переговоров с контр-агентами банка, заключение договоров (что свидетельствует о направленности служебного задания на поддержание сотрудничества с контрагентами банка).

Суд установил, что было назначено лицо, исполняющее обязанности отсутствующего сотрудника, а это означает, что визит руководителя банка не носил частный характер, а был официальной поездкой по служебной необходимости. Подтверждением официального характера проводимых мероприятий служат также отчеты о командировке.

Источник: https://www.garant.ru/article/6609/

Представительские расходы

Одной из задач секретаря или помощника руководителя является организация мероприятий по приему представителей контрагентов – встречи, обеда или ужина, помощи при размещении в гостинице, обеспечения необходимыми канцелярскими товарами, подготовки небольших презентов.

Часто от того, как встречен деловой партнер, зависит, будет ли подписан так нужный организации контракт. В настоящей статье мы рассмотрим порядок оформления представительских расходов организации и дадим несколько советов по практической организации их учета и контроля.

Что это такое?

Что такое представительские расходы, разъясняет нам п. 2 ст.

264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ), согласно которому к представительским расходам относятся те расходы, которые организация осуществляет в рамках проведения официальных приемов и обслуживаний сотрудников других организаций.

Кроме того, к представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания органов управления организацией.

Стоит заметить, что использование законодателем термина «участники» не совсем удачно, поскольку данный термин в действующем законодательстве применяется прежде всего к лицам, владеющим долями в уставном капитале обществ с ограниченной ответственностью.

Так, речь идет о лицах, участвующих в работе органов управления обществом. Отметим, что к ним относятся как сотрудники организации, т.е. физические лица, состоящие с ней в трудовых или гражданско-правовых отношениях (члены совета директоров, правления), так и приглашенные эксперты. В настоящей статье акцент делается на представительских расходах, связанных с ведением переговоров, поскольку именно с этим видом расходов наиболее часто приходится сталкиваться помощникам руководителя и секретарям-референтам.

Законодатель особо оговаривает, что к представительским расходам относятся:

• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) как для приглашенных, так и для официальных лиц самой организации, участвующих в переговорах;
• расходы на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
• расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.

При этом указывается, что к данным расходам нельзя отнести расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Такая оговорка сразу ставит крест на возможности отнести к расходам для целей налогового учета и оплату гида-экскурсовода, и совместный поход представителей компании с ее гостями в спортзал, на футбол или в сауну. Ниже мы рассмотрим эту проблему подробнее.

В плане налогового администрирования представительские расходы относятся к одной из проблемных областей учета – налоговые органы сплошь и рядом отказывают компаниям в принятии их к учету. Поэтому оформление подтверждающих такие расходы документов требует особого внимания.

Документальное оформление представительских расходов можно разделить на три основных этапа.

Первый этап: оформление общих распорядительных документов организации

Такие документы должны фиксировать порядок организации вышеперечисленных мероприятий, определять процедурно-организационные вопросы, внутренние процедуры и регламенты.

На этом этапе, например, можно предусмотреть, какие мероприятия должны быть осуществлены и какие расходы допустимы в зависимости от «категории» гостя.

Одно дело – встречать рядового снабженца одной из полусотни организаций-поставщиков и совсем другое – председателя правления инвестиционного банка, от которого зависит, будет ли модернизировано производство.

Средние и небольшие компании в большинстве случаев подобные документы не оформляют. Такой подход не является нарушением или ошибкой при условии, что в учетной политике определен порядок отражения представительских расходов в бухгалтерском учете организации, а в приложении к ней утверждена смета расходов.

Но стоит отметить, что учетная политика – это «узкий», специализированный документ, призванный решать задачи бухгалтерского учета, а с делегациями работают многие службы. Поэтому мы рекомендуем составлять в организации специализированные документы, определяющие порядок работы.

Причем они могут быть как общего (Пример 1), так и индивидуального характера (Пример 2).

ПРИМЕР 1

Приказ об организации работы с официальными делегациями

Общество с ограниченной ответственностью «Корпорация „Тау„»

ПРИКАЗ

Источник: https://www.profiz.ru/sr/5_2013/predst_rashodi/